HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Word Processing Using Word 2007

HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Word Processing Using Word 2007

Giáo trình tin học phổ thông

ICDL Word Processing Using Word 2007

Học phần 3

Mục lục

Bài 1 Tạo bản văn bản đầu tiên 5

1.1 Mở và đóng Word 6

1.1.1 M Word ở 6

1.1.2 Đóng Word 6

1.2 Nhập chữ vào văn bản lần đầu 8

1.2.1 C ch ho t đ ng ơ ế ạ ộ 8

1.2.2 Nh p ch trong văn b n ậ ữ ả 11

1.2.3 Bàn phím 12

1.2.4 Ng t dòng ắ 13

1.2.5 T đ ng s a l i (AutoCorrect) ự ộ ử ỗ 14

1.2.6 Thu phóng (Zoom) 14

1.3 Chèn, xóa và sửa lỗi chữ 18

1.3.1 Cách đi u h ề ướ ng trong m t văn b n ộ ả 18

1.4 Lưu và Đóng một văn bản 22

1.4.1 L u m t văn b n m i ư ộ ả ớ 22

1.4.2 L u nh ng thay đ i ư ữ ổ 23

1.4.3 Đóng văn b n ả 23

1.5 Trợ giúp 26

1.5.1 S d ng ti n ích tr giúp c a Word ử ụ ệ ợ ủ 26

1.6 Quản lý các văn bản 30

1.6.1 M m t văn b n ở ộ ả 30

1.6.2 L u m t văn b n d ư ộ ả ướ i m t tên m i ộ ớ 31

1.6.3 T o m t văn b n m i,văn b n tr ng ạ ộ ả ớ ả ố 31

1.6.4 Làm vi c trên nhi u văn b n ệ ề ả 32

1.7 Lựa chọn phần chữ 36

1.7.1 L a ch n ch có liên quan đ n nhau ự ọ ữ ế 36

1.7.2 L a ch n ph n ch không liên quan ự ọ ầ ữ 37

1.8 Di chuyển và sao chép 40

1.8.1 Di chuy n và sao chép thông qua b ng Clipboard ể ả 40

1.8.2 Di chuy n và sao chép tr c ti p ể ự ế 41

1.8.3 Khôi ph c ụ 42

Bài 3 Giao diện định dạng chữ 45

1.9 Giao diện chữ 46

1.9.1 Các tuỳ ch n đ nh d ng ọ ị ạ 46

1.9.2 Ch nh s a đ nh d ng ch ỉ ử ị ạ ữ 47

1.9.3 Sao chép đ nh d ng ị ạ 49

1.9.4 Bi u t ể ượ ng và các ký hi u đ c bi t ệ ặ ệ 49

1.9.5 Ch hoa và ch th ữ ữ ườ ng 51

1.10 Giao diện của đoạn 54

1.10.1 Các ng t dòng th công ắ ủ 54

1.10.2 Các d u đ nh d ng ấ ị ạ 54

1.10.3 Dóng hàng, lùi đ u dòng và d u cách ầ ấ 56

1.10.4 Đ ườ ng vi n và bóng ề 59

1.11 Kiểu dáng 64

1.11.1 L a ch n các ki u t o ra ự ọ ể ạ 64

1.11.2 Các ki u nhanh ể 65

Bài 4: Định dạng và in các văn bản 68

1.12.3 Ng t trang th công ắ ủ 72

1.12.4 Thi t l p trang ế ậ 73

1.12.5 Đ m c trên và Đ m c d ề ụ ề ụ ướ i 75

1.12.6 Các s trang, ngày tháng và th i gian ố ờ 77

1.13 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp 83

1.13.1 Ki m tra chính t và ng pháp khi b n gõ ch ể ả ữ ạ ữ 84

1.13.2 Kích ho t ch c năng ki m tra chính t và ng pháp ạ ứ ể ả ữ 86

1.14 Sự nối từ (Hyphenation) 89

1.14.1 T n i các t ự ố ừ 89

1.14.2 Ch c năng n i t trong Word ứ ố ừ 90

1.15 Tìm và thay thế 92

1.15.1 Tìm 92

1.15.2 Tìm và Thay th ế 94

1.16 In ấn 98

1.16.1 Xem tr ướ c b n in (Print Preview) ả 98

1.16.2 In n ấ 99

1.16.3 In các phong bì ho c các Nhãn mác ặ 100

Bài 5: Sắp xếp văn bản 103

1.17 Biểu tượng và số 104

1.17.1 T o các danh sách bi u t ạ ể ượ ng và s ố 104

1.18 Phím Tabs 111

1.18.1 S d ng phím Tab ử ụ 111

1.18.2 Đ t các đi m Tabs thông qua th ặ ể ướ c 112

1.18.3 Thi t l p các đi m Tabs thông qua h p tho i ế ậ ể ộ ạ 113

1.19 Bảng (Tables) 116

1.19.1 T o b ng ạ ả 116

1.19.2 Chèn d li u ữ ệ 117

1.19.3 Ch n ch trong b ng ọ ữ ả 118

1.19.4 Ch nh s a b ng ỉ ử ả 118

1.19.5 Đ nh d ng b ng ị ạ ả 123

1.19.6 Đ nh v cho b ng ị ị ả 125

Bài 6 Chèn và chỉnh sửa đồ họa 129

1.20 Chèn và chỉnh sửa các ảnh 130

1.20.1 Clip Art 130

1.20.2 Chèn nh t t p tin ả ừ ệ 131

1.20.3 Làm vi c v i đ h a ệ ớ ồ ọ 132

1.20.4 V trí và t l c a các nh đ h a ị ỷ ệ ủ ả ồ ọ 132

1.20.5 Drawing Canvas 135

1.20.6 Shapes 137

1.21 Biểu đồ với Excel 142

1.21.1 T o bi u đ ạ ể ồ 142

1.21.2 Làm vi c v i các bi u đ ệ ớ ể ồ 143

1.21.3 Ch nh bi u đ ỉ ể ồ 144

1.22 Các biểu đồ với Microsoft Graph 149

1.22.1 T o bi u đ v i Microsoft Graphs ạ ể ồ ớ 149

1.22.2 Làm vi c v i bi u đ trên Microsoft Graph ệ ớ ể ồ 150

1.22.3 Đi u ch nh bi u đ Microsoft Graph ề ỉ ể ồ 150

Bài 7 Tự động hóa và trao đổi các văn bản 153

1.23 Trộn thư 154

1.23.1 S d ng B ng nh m t ngu n d li u ử ụ ả ư ộ ồ ữ ệ 155

1.23.2 Th c hành tr n th b ng cách dùng Wizard ự ộ ư ằ 155

1.23.3 Tr n th v i các nhãn mác ộ ư ớ 158

1.24 Các thiết lập mặc định của Word 164

1.24.1 H p tho i Word Options ộ ạ 164

1.25 Các mẫu 167

1.25.1 T o và xóa các m u ạ ẫ 167

1.25.2 T o văn b n d a trên m u ạ ả ự ẫ 169

1.26 Trao đổi các văn bản 174

1.26.1 L u d ư ướ i các đ nh d ng t p khác ị ạ ệ 174

1.26.2 Văn b n l u nh m t trang Web ả ư ư ộ 175

Bài 1 Tạo bản văn bản đầu tiên

Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo một bản văn bản, nhập chữ và lưu chữ như một văn bản Bạn cũng sẽ học được cách chỉnh sửa phần chữ đã nhập vào và lưu những thay đổi tạo

• Điều hướng trong một văn bản

• Chèn, xóa và chỉnh sửa chữ văn bản

• Lưu một văn bản mới

• Lưu những thay đổi trong một văn bản

• Đóng một văn bản khi chưa đóng Word

• Sử dụng tiện ích trợ giúp của Word

1.1 Mở và đóng Word

Microsoft Word là một chương trình nâng cao trong việc xử lý từ ngữ, nó hữu dụng hơn việc thay thế một cái máy đánh chữ Microsoft Office Word 2007 có thể được mua và sử dụng độc lập, nhưng nó thường được cài đặt như một trong những chương trình trong gói Microsoft Office 2007

Chú ý: Trong phiên bản Microsoft Office 2007 mới, các chương trình Word, Excel, PowerPoint và Access gồm một

bảng điều khiển cho phép sử dụng tất cả các lệnh Những chương trình Office khác như Outlook và Publisher được hoạt động thông qua các bảng chọn và thanh công cụ (như tất cả các chương trình của bản Microsoft Office cũ)

Gợi ý: Các chương trình trong Microsoft Office 2007 hoạt động thống nhất với nhau, chúng còn có thể trao đổi thông

tin cho nhau Hơn nữa, sự hoạt động của các chương trình và chức năng trợ giúp Help đều làm việc như nhau trong các chương trình

1.1.1 Mở Word

Bạn có thể mở Word bằng nhiều cách vì có thể có các biểu tượng tắt tới Word, ví

dụ trên màn hình máy tính và trên thanh công cụ Quick Launch ở dưới đáy màn hình Tuy nhiên, bạn luôn luôn có thể mở Word bằng cách Nhấn chuột vào Start, điều này sẽ được hướng dẫn dưới đây

 Cách mở Word thông qua nút Start

1 Nhấn vào Start dưới góc bên trái

2 Trỏ vào hay nhấn vào bảng chọn All programs

Nội dung bên trái của bảng chọn khởi động bị thay đổi vì vậy tất cả các chương trình đã cài đặt được lên danh sách

3 Nhấn vào bảng chọn Microsoft Office

4 Nhấn vào bảng chọn Microsoft Office Word 2007

Word được mở ra ngay lúc này

1.1.2 Đóng Word

Khi bạn đã hoàn thành công việc trong Word, bạn nên đóng chương trình lại để tiết kiệm những nguồn không cần thiết trong máy tính Bạn không cần phải đóng văn bản bạn đang làm việc trước khi bạn đóng Word Word sẽ tự động đóng tất cả các văn bản đang mở trước khi

tự nó đóng lại

 Cách đóng Word

1 Nhấn vào nút Office ở góc trên bên trái

2 Nhấn vào Exit Word

Nếu Word chứa các văn bản có một số thay đổi mà chưa lưu, một hộp thoại trượt sẽ xuất hiện

Chú ý: Trong Word 2007, bảng chọn File sẽ được thay thế bởi nút Microsoft Office.

Gợi ý: Nếu chỉ có một văn bản mở, bạn có thể đóng Word bằng cách nhấn vào nút Exit góc phải phía trên

của cửa sổ chương trình

1.2 Nhập chữ vào văn bản lần đầu

Khi bạn mở Word, bạn sẽ thấy những hiển thị tiếp theo trên màn hình Nó sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các thành phần trong giao diện sử dụng

1.2.1 Cơ chế hoạt động

Các chương trình trong Microsoft Office 2007 hoạt động thống nhất với nhau, chúng còn có thể trao đổi thông tin cho nhau Hơn thế nữa, cơ chế hoạt động của các chương trình và chức năng trợ giúp Help đều làm việc như nhau trong các chương trình

Nút và thanh công cụ Office

Nút Office được hiển thị ở góc trái phía trên màn hình Khi bạn

nhấn vào nó, danh sách mục Office sẽ được mở Ngoài ra, nó

còn được sử dụng để tạo, mở, lưu và in các văn bản Phía bên

phải của nút Office là thanh công cụ Quick Access Thông qua

thanh công cụ này, bạn có thể lưu nhanh một văn bản và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn

Gợi ý: Bạn có thể chèn thêm các nút vào thanh công cụ Quick Access bằng nút Customize Quick Access Toolbar

được hiển thị phía bên phải của thanh công cụ.

Tất cả các bảng trong Bảng Điều Khiển đều có chiều rộng như nhau Nội dung của các tab có thể được hiển thị với chiều rộng nhất, phụ thuộc vào chế độ phân giải và kích cỡ của màn hình được chọn Nếu không đủ chỗ trống để hiển thị nội dung của tab trong chiều rộng nhất, một nút sẽ xuất hiện để giải quyết cho trường hợp này Khi nhấn vào một nút kiểu như thế này, nội dung của một nhóm sẽ được hiển thị với chiều rộng nhất

Word luôn luôn hiển thị bảy bảng mặc định trên Bảng Điều Khiển và khi cần thiết sẽ có các tab bổ sung, phụ thuộc vào từng nội dung Ví dụ nếu bạn đang làm việc với biểu đồ, Word sẽ chèn thêm ba bảng về các công cụ biểu đồ vào Bảng Điều Khiển

Bảng Điều Khiển luôn hiển thị cả bảng và nội dung theo bố cục mặc định Nếu bạn cần thêm chỗ trống trên màn hình, bạn có thể chọn thu nhỏ Bảng Điều Khiển để nội dung của các bảng chỉ hiện ra khi bạn chọn bảng đó

 Cách thu nhỏ Bảng Điều Khiển

1 Nhấn vào nút Customize Quick Access Toolbar

Theo mặc định, nút này được đặt trên thanh tiêu đề

2 Nhấn vào Minimize the Ribbon trong danh sách được hiển thị.

Bảng Điều Khiển được thu nhỏ lại bởi vậy chỉ các tiêu đề của bảng được hiển thị Khi nhấn vào tiêu đề của một tab, Bảng Điều Khiển sẽ được nới rộng để bạn có thể chọn lệnh mong muốn Bảng Điều Khiển lại thu nhỏ lần nữa khi bạn chọn một lệnh hay nhấn vào tiêu đề của bảng đang được kích hoạt

Chú ý: Sau đó, nếu bạn muốn Bảng Điều Khiển trở về bố cục mặc định, lặp lại bước 1-2.

Bảng chọn tắt

Có thể sẽ khó khăn khi tìm và chọn các lệnh cần dùng trên

Bảng Điều Khiển Để dễ dàng cho bạn, Word có thể hiển thị

một danh mục biểu tượng tắt chuyên dùng để tra các lệnh

trong các tình huống cụ thể

tượng bạn muốn thấy bảng chọn tắt của nó và sau đó nhấn

chuột phải Bảng chọn tắt sẽ xuất hiện tại nơi đặt trỏ chuột

Minh họa phía bên phải sẽ cho bạn thấy bảng chọn tắt xuất

hiện khi nhấn chuột phải ở bất kỳ đâu trên văn bản

Thanh công cụ Mini

Word chứa một thanh công cụ Mini giúp bạn xử lý các định dạng chữ

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện theo kiểu mờ dần khi bạn chọn chữ bằng chuột Thanh công cụ Mini được tìm thấy gần với phần chữ được chọn Nếu bạn xóa trỏ chuột khỏi phần chọn, thanh công cụ Mini sẽ biến mất và nếu bạn chỉ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện

rõ màu

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện cùng với bảng chọn tắt khi nhấn chuột phải vào chữ

Gợi ý: Nếu việc tự động hiển thị của thanh công cụ Mini làm phiền bạn, bạn có thể bỏ kích hoạt nó Nhấn vào nút

Office, sau đó Nhấn vào Word Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái Bỏ chọn ở mục Show Mini toolbar on selection Cuối cùng Nhấn vào OK.

Các ký tự/các số bây giờ được hiển thị trên tất cả các lệnh sẵn có.

3 Nhập các ký tự/các số hiển thị trên các lệnh yêu cầu Ví dụ nếu bạn muốn chọn lệnh

Copy, nhấn <C>

Lặp lại bước 3 cho đến khi lệnh cuối cùng được chọn Nếu bạn muốn sao chép theo cách này, bạn phải nhấn <Alt>+<H>+<C> như minh họa phía dưới

Khi bạn đã chọn lệnh cuối cùng, các ký tự/các con số sẽ tự động biến mất

Chú ý: Bạn có thể bỏ kích hoạt chức năng này bằng cách nhấn nút <Alt> lần nữa.

Chú ý: Khá nhiều lệnh có thể được kích hoạt sử dụng các phím tắt kết hợp để sử dụng nhanh chóng hơn Nếu một

lệnh có một biểu tượng tắt, nó sẽ được hiển thị trong Screen Tip

khi bạn ngừng trỏ chuột tại lệnh đó Ví dụ như bạn có thể chọn

Khi bạn đang nhập chữ trong văn bản, Word sẽ kiểm tra chính tả, ngữ pháp và các định dạng hợp lý Và kết quả của việc này là những đường lượn sóng nhiều màu khác nhau sẽ hiển thị trên phần chữ của bạn

Nếu có bất cứ đường lượn sóng màu đỏ nào dưới các từ, điều đó có nghĩa

là chức năng kiểm tra chính tả không tìm thấy cụm từ này trong từ điển của

Word Cụm từ này có thể sai lỗi chính tả; tuy nhiên, cũng có thể cụm từ đó đúng chính tả nhưng không tồn tại trong từ điển

Nếu Word tìm thấy từ nào sai ngữ pháp, đường lượn sóng màu xanh lá cây

sẽ xuất hiện và nếu định dạng của chữ khác với định dạng phần trước, đường

lượn sóng màu xanh biển sẽ được hiển thị (nếu chức năng này được kích hoạt)

Và bạn có thể bỏ qua tất cả các đường lượn sóng – các chức năng tương ứng của chúng sẽ được giải thích sau

Chú ý: Bạn có thể gặp những đường gạch dưới màu tím trong Word - Đường này biểu thị một đoạn từ thông minh được tạo ra Thông qua danh sách mục, đoạn từ thông minh này có thể giúp bạn thực hiện các hành động có liên quan tới việc sử dụng các chương trình khác

1.2.3 Bàn phím

Các ký tự trên bàn phím máy tính được đặt cùng vị trí như trên máy đánh chữ, nhưng bàn phím có thêm một số phím Dưới đây là một danh sách ngắn các phím chuyên dụng bạn có thể cần dùng khi gõ chữ

Trong Word Bạn có thể cũng đã biết phần lớn chúng:

Enter Cũng tương tự như nút Return Ngoài ra, nó được sử dụng để

xuống dòng tiếp theo

Escape Được sử dụng để hủy các thao tác, ví dụ như đóng hộp thoại và

bảng chọn

Shift Giữ nhấn phím Shift trong khi nhấn các phím khác để thay đổi

chức năng của phím đó Nó cũng có thể dùng kết hợp với chuột

<Shift>+ => B

<Shift>+ => %

Caps Lock Khi <Caps Lock> được kích hoạt, tất cả các ký tự đều được viết

hoa và <Shift> + một ký tự có nghĩa là ký tự đó sẽ được viết thường Caps Lock được kích hoạt và bỏ kích hoạt bằng cách nhấn phím Phím sẽ không được nhấn giữ

Alternate

Graphic Được dùng để viết các biểu tượng ảnh hiển thị ở dưới một vài

phím (phím Alt không có chức năng giống nhau) Giữ phím Alt Gr

trong khi nhấn phím khác

<Alt Gr>+ => @

Delete Dùng để xóa chữ về phía bên phải của con trỏ Cũng để xóa các

thành phần đã được bôi đen (xóa về phía trước)

Chú ý: Tất cả các phím không được cho là phải giữ nhấn sẽ có một chức năng lặp lại Điều này có nghĩa là khi

nhấn giữ một phím, dấu hiệu hay chức năng của phím sẽ bị lặp lại cho tới khi bạn nhả ra Phím Shift thường được nhấn giữ, nhưng nếu bạn nhấn giữ Shift phía bên phải trong 8 giây mà không nhấn bất kỳ phím nào, hộp thoại Filter keys sẽ hiển thị Nhấn vào No trong hộp thoại để đóng lại.

Gợi ý: Phần lớn những phím mới đều có một phím Windows  , dùng để mở và đóng danh mục Start của Windows.

1.2.4 Ngắt dòng

Khi bạn gõ chữ dài hơn một dòng, bạn không cần nhấn <Enter> ở phía cuối dòng và tiếp tục

gõ chữ Word tự động ngắt dòng khi không còn chỗ trống trên một dòng, nghĩa là trỏ chuột chạm tới căn lề phải Kiểu ngắt dòng này được gọi là tự động ngắt dòng Khi bạn muốn chuyển tới dòng kế tiếp để viết một đoạn văn bản mới thì bạn cần phải nhấn Enter

 Cách chèn một ngắt dòng và bắt đầu một đoạn văn bản mới

1 Đặt con trỏ tới vị trí bạn muốn ngắt dòng

2 Nhấn <Enter>

Và việc ngắt dòng được thực hiện tại vị trí đặt con trỏ và con trỏ và bất kỳ chữ nào tiếp theo

sẽ được đẩy xuống một dòng

Bỏ ngắt dòng

Được chèn Bạn có thể xóa một ngắt dòng được chèn

giống như cách bạn xóa các dấu hiệu thông thường Ví dụ bạn có thể xóa một ngắt dòng được chèn trên một dòng trống bằng cách đặt con trỏ trên dòng trống đó

và nhấn <Backspace>

Tự động Ngắt dòng tự động sẽ biến mất khi nó không còn cần thiết, nghĩa là nếu bất kỳ

chữ nào bị xóa thì phần chữ còn lại sẽ vừa trên một dòng, hay chữ bị chia ra bởi ngắt dòng thủ công

Chú ý: Việc xóa chữ sẽ được kiểm nghiệm sau này ngay trên văn bản này.

Backspace Enter

Nhấn chuột và gõ chữ (Click and write)

Khi bạn bắt đầu gõ chữ vào một văn bản trống, con trỏ luôn được đặt ở

góc trên bên trái Nếu bạn muốn gõ chữ xuống thêm phía dưới văn bản,

bạn có thể tự ngắt dòng theo ý muốn, nhưng tốt hơn để Word giúp bạn

Word chứa một chức năng được gọi là Click and write, nghĩa là bạn có thể

đưa con trỏ tới một điểm trống trong văn bản bằng cách nhấn đúp chuột

vào điểm mong muốn Bạn hãy làm như sau:

1 Nhấn đúp vào điểm bạn muốn gõ chữ

Con trỏ chuột sẽ có hình dạng thế này

Word ngay lúc này sẽ ngắt dòng để chuyển con trỏ tới vị trí mong muốn

Con trỏ đã được dịch chuyển và bạn có thể bắt đầu gõ chữ bình thường

Chú ý: Nếu trỏ chuột đổi từ sang thì là vì bạn đang chỉ ra phía ngoài lề của văn bản.

1.2.5 Tự động sửa lỗi (AutoCorrect)

Khi bạn gõ chữ trong Word, bạn có thể gặp trường hợp chữ thay đổi mà

bạn không hề yêu cầu gì cả Ví dụ, nếu bạn đã ngừng gõ chữ và sau đó

viết thêm một từ ở dạng chữ thường, thì ký tự đầu sẽ tự động hiển thị như

chữ viết hoa khi bạn nhấn phím cách Đó là do hệ thống AutoCorrect trong

Word đã tự động điều chỉnh các lỗi mặc định

Nếu bạn đã hài lòng với điều chỉnh của hệ thống AutoCorrect trong khi bạn gõ chữ trong văn bản, bạn có thể tiếp tục công việc Nếu bạn chưa hài lòng với các điều chỉnh, bạn có thể khôi phục bằng cách điều chỉnh các tùy chọn trong AutoCorrect

 Cách điều chỉnh các tùy chọn trong AutoCorrect

1 Chỉ vào phần chữ đã được điều chỉnh bởi AutoCorrect

Một hộp nhỏ màu xanh biển sẽ gạch dưới chữ

Các điều chỉnh được tạo ra bởi

AutoCorrect đã hoàn thành

1.2.6 Thu phóng (Zoom)

Khi đang làm việc với văn bản, bạn có thể cần phóng to hay thu nhỏ chế độ hiển thị chữ trên màn hình Ví dụ khi làm việc cùng lúc với cả chữ và hình ảnh, sẽ luôn là lợi thế nếu bạn nhìn tổng thể ngay lập tức Khi bạn chỉ gõ mỗi chữ thì tốt hơn chữ được hiển thị với mức độ lớn có thể

Hộp thoại Zoom

Bạn có thể chọn một vài giá trị thu

chọn thu phóng chỉ có giá trị

thông qua hộp thoại Zoom

phóng mặc định Chú ý rằng giá trị

thể của chữ

Nếu bạn muốn thấy vài trang văn bản

nhấn giữ chuột trong khi bạn chọn số

trang mong muốn

phóng

sau khi đã chọn giá trị thu phóng.

 Cách làm việc với Zoom

Theo mặc định cỡ thu phóng, một văn bản thường hiển thị ở chế độ 100% Sự lựa chọn cỡ thu phóng thuận tiện nhất cho bạn phụ thuộc vào màn hình bạn đang làm việc và bạn đang làm gì trong văn bản Nếu bạn muốn thay đổi cỡ thu phóng, làm như sau:

1 Nhấn vào bảng View và chọn giá trị thu phóng bạn muốn sử dụng nhóm Zoom

{hoặc}

1 Chọn một giá trị thu phóng sử dụng thanh trạng thái

Văn bản ngay lúc này sẽ được phóng to hay thu nhỏ theo lựa chọn của bạn

Gợi ý: Bạn có thể mở hộp thoại Zoom bằng cách nhấn vào giá trị thu phóng (ví dụ 70 %) trên thanh trạng thái.

Gợi ý: Nếu chuột của bạn đang ở chế độ cuộn chạy, bạn có thể thu phóng bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi

This is the headline, and it is therefore followed by a manual line break

This is the body text The line breaks in it are automatic, and the length of the lines therefore depends on the size of the margins in the specific document

This is a new paragraph in the body text Immediately before this paragraph, a manual line break has been made in order to move the paragraph down to the next line.

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở Word

• Nhấn vào nút Start ở góc dưới bên trái

• Nhấn vào All programs, sau đó nhấn vào Microsoft Office và Microsoft Office Word

2007.

2 Thu nhỏ Bảng Điều Khiển

• Nhấn vào nút Customize Quick Access Toolbar trong thanh tiêu đề.

• Nhấn vào Minimize the Ribbon.

3 Nhập câu đầu tiên trong ô chữ ở phần đầu tiên của bài tập này – nếu bạn gõ sai lỗi nào, bạn không cần phải sửa lại chúng

• Nhập chữ như hiển thị và nhấn <Enter> ở cuối dòng để tạo ngắt dòng

4 Chuyển sang Zoom Text width bằng cách sử dụng nút Zoom.

• Tới bảng View.

• Nhấn vào Zoom trong nhóm Zoom

• Chọn chế độ Text width.

• Nhấn OK.

5 Để Bảng Điều Khiển trở về chế độ hiển thị bình thường bằng cách bỏ chức năng thu nhỏ

• Nhấn vào nút Customize Quick Access Toolbar trên thanh tiêu đề.

• Nhấn vào Minimize the Ribbon.

6 Gõ câu thứ hai trong ô chữ ở phần đầu tiên của bài tập này – nếu bạn gõ sai lỗi nào, bạn không cần phải sửa lại

• Nhập chữ như hiển thị và nhấn <Enter> ở cuối dòng để tạo ngắt dòng

• Không tạo ngắt dòng tại vị trí câu sẽ tiếp tục ở dòng kế tiếp

7 Chuyển giá trị thu phóng thành 130 % sử dụng thanh trạng thái

• Sử dụng nút plusnằm thấp phía bên phải trong thanh trạng thái

8 Chỉnh câu văn thứ hai nằm ra chính giữa sử dụng thanh công cụ Mini

• Nhấn chuột phải vào câu và nhấn vào nút Center trong thanh công cụ vừa xuất hiện

Còn tiếp…

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

9 Gõ câu cuối cùng trong ô chữ ở phần đầu tiên của bài tập này – nếu bạn gõ sai lỗi nào, bạn không cần phải sửa lại

• Nhập chữ như hiển thị

• Không tạo ngắt dòng tại vị trí câu sẽ tiếp tục ở dòng kế tiếp

10 Gõ DIstance between (DI ở chế độ viết hoa) đằng sau phần cuối cùng của câu (…line).

• Lập tức đặt con trỏ ngay phía sau …line.

• Nhấn <Space>

• Gõ chữ DIstance between.

11 Lưu ý cách Word tự động chuyển I thành chữ viết thường

• Word đã chuyển ký tự khi bạn nhấn <Space>

12 Kích hoạt danh mục AutoCorrect

• Chỉ chuột vào từ Distance.

• Chỉ chuột vào hộp nhỏ màu xanh biển gạch dưới chữ D trong từ Distance xuất hiện bởi chế độ AutoCorrect.

• Nhấn vào nút AutoCorrect options.

• Nhấn vào Change back to DIstance.

13 Đóng Word mà không lưu

• Nhấn vào nút Office trên góc trái

• Nhấn vào Exit Word và sau đó nhấn vào No trong hộp thoại vừa xuất hiện.

1.3 Chèn, xóa và sửa lỗi chữ

Khi bạn đang làm việc trên một văn bản thì việc chèn, viết đè hay xóa chữ là rất cần thiết Để

làm được việc đó, bạn cần quản lý tốt văn bản

1.3.1 Cách điều hướng trong một văn bản

Một văn bản nhanh chóng trở nên quá lớn để bạn có thể nhìn thấy toàn bộ văn bản trên màn

hình cùng lúc Khi việc này xảy ra bạn có thể cuộn qua các trang và quyết định phần nào bạn

muốn hiển thị trên màn hình Bạn cũng có thể làm như vậy bằng cách sử dụng chuột hay bàn

phím

Sử dụng chuột và thanh cuộn

Khi lướt qua văn bản sử dụng chuột, bạn không cần tự động di chuyển con trỏ Chỉ có hiển thị

của màn hình là thay đổi Bạn có thể di chuyển quanh màn hình sử dụng thanh cuộn

Có hai thanh cuộn: Một cho dịch chuyển ngang và một cho dọc Chiều dài của thanh cuộn

dựa vào chiều dài hay chiều rộng của văn bản

Có một hình vuông nhỏ trên thanh cuộn Vị trí và kích thước của nó phụ thuộc vào trang đang

hiển thị trên màn hình và độ lớn phần văn bản đang làm việc

Thanh cuộn được hoạt động như minh họa bên cạnh

Chú ý: Khi bạn gõ chữ trong văn bản, chữ luôn được nhập tại vị trí con trỏ Nếu bạn bỏ qua con trỏ mà sử dụng

thanh cuộn và sau đó bắt đầu gõ chữ, Word sẽ tự động trở lại vị trí con trỏ vì vậy bạn có thể thấy những gì đã gõ vào

Gợi ý: Bạn có thể sử dụng chuột để “gọi” con trỏ Nhấn vào điểm chữ nào bạn muốn con trỏ đặt tại đó.

Sử dụng bàn phím

Bạn cũng có thể điều hướng trong văn bản bằng cách sử dụng nhiều phím Với cách này, bạn

di chuyển con trỏ quanh văn bản Các phím và các phím kết hợp dưới đây thường được dùng

để:

<>, <> Một lần cách sang trái hoặc phải

<>, <> Một dòng lên hay xuống

<Page Up> Lên một khung hình

<Page Down> Xuống một khung hình

<Ctrl>+<> Một từ sang trái

Lên một dòng Lên một ảnh

Donmanual line shifttion is in the same folder as previously ly saved, and do not wish to keep this previous versioMột dòng dưới

Kéo hộp đến khi trang mong muốn được hiển thị

Tìm kiếm trước hoặc một văn bản trang trước.

Thành phần tìm kiếm trước hoặc một văn bản dưới

Xuống một ảnh

Tìm kiếm thành phần

Trang hiện thời hiển thị khi bạn nhấn vào hộp

<End> Tới vị trí cuối cùng của dòng.

<Home> Tới vị trí đầu tiên của dòng

<Ctrl>+<End> Tới vị trí cuối cùng của văn bản

<Ctrl>+<Home> Tới vị trí đầu tiên của văn bản

Gợi ý: <Shift>+<F5> chuyển con trỏ về vị trí ngay trước đó của nó.

Biến đổi chữ trong văn bản

Bạn có thể biến đổi chữ trong văn bản bằng cách xóa, chèn và viết đè chữ Biến đổi chữ luôn diễn ra tại vị trí của con trỏ Ví dụ bạn có thể xóa và chèn chữ theo các cách sau:

<Ctrl>+<Delete> Xóa (phần còn lại của) từ nằm về

bên phải con trỏ

<Ctrl>+ <Backspace> Xóa (phần còn lại của) từ nằm về

bên trái con trỏ

Write text Chèn chữ tại vị trí của con trỏ và đẩy

các chữ có sẵn lên phía trước

Chú ý: Phím Insert thường dùng để kích hoạt chức năng viết đè Để chặn những lần viết đè không mong muốn,

chức năng này được mặc định không kích hoạt trong Word 2007

 Cách để biến đổi chữ văn bản

1 Đặt con trỏ tại vị trí chữ mong muốn

2 Xóa/thêm theo ý muốn

Chữ đã được biến đổi

Chú ý: Nếu bạn cần xóa một lượng chữ lớn, ví dụ một hay nhiều câu, sẽ dễ dàng hơn nếu đầu tiên bạn chọn đoạn

chữ đó và sau đó nhấn <Delete> hoặc <Backspace>.

Bài tập: Chèn, xóa và sửa lỗi chữ

Con trai bạn đang học về một câu chuyện thần tiên ở trường và ngày mai chúng sẽ có bài đố

về câu chuyện Con trai bạn muốn thực hành trước, bởi vậy bạn gõ một mẩu chuyện vào máy tính Đoạn chữ sẽ có một vài lỗi để con trai bạn phải tìm ra và sau đó bạn sửa lại chúng.Trong bài tập này, bạn sẽ nhập phần chữ phía dưới và sau đó chèn, xóa và sửa từ

Ole Lukoie – a fairy talle by H.C Nielsen from 1931

There’s no one in Denmark who knows so many stories as Ole Lukoie – he certainly can tell the!

Khi bạn hoàn thành bài tập này, đoạn chữ phải có hình dạng như trong ô này:

Ole Lukoie – a fairy tale by H.C Andersen from 1841

There’s no one on earth who knows so many stories as Ole Lukoie – he certainly

can tell them!

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở Word

• Sử dụng nút Start phía dưới góc bên trái.

2 Gõ phần chữ hiển thị ở trên với các lỗi sẵn có

• Gõ chữ vào Tạo một ngắt dòng (nhấn <Enter>) sau 1931 – không tạo ra bất kỳ ngắt

dòng nào trong phần chữ còn lại

3 Sửa phần sau bằng cách xóa về phía trước: Đổi talle thành tale

• Đặt con trỏ vào giữa tal và le.

• Nhấn <Delete> một lần

4 Sửa phần sau bằng cách xóa về phía sau: Đổi Nielsen thành Andersen

• Đặt con trỏ ngay phía sau Nielsen.

• Nhấn <Ctrl>+<Backspace> để xóa từ

• Gõ từ Andersen

5 Sửa phần tiếp bằng cách chèn ký tự thiếu: the thành them

• Đặt con trỏ ngay phía sau the.

• Gõ ký tự m.

6 Kích hoạt chức năng Overtype.

• Nhấn chuột phải vào thanh trạng thại dưới đáy của màn hình hiển thị

• Chọn Overtype trong danh mục vừa xuất hiện.

• Nhấn vào một điểm trống trên văn bản

7 Sửa phần sau đây sử dụng chức năng Overtype:

Đổi 1931 thành 1841

Đổi in Denmark thành on earth.

• Đặt con trỏ ngay trước 1931.

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

8 Bỏ kích hoạt chức năng Overtype.

• Sử dụng cách thức hệt như bạn kích hoạt nó

9 Đóng Word mà không lưu

• Nhấn vào nút Close ở góc trên bên phải

• Nhấn No trong hộp thoại vừa xuất hiện.

1.4 Lưu và Đóng một văn bản

Khi bạn tạo một văn bản, nó được lưu trong bộ nhớ của máy tính (RAM) Nếu máy tính bị tắt,

bộ nhớ sẽ bị xóa và văn bản sẽ biến mất! Vì vậy bạn cần lưu văn bản để có thể tìm lại sau này và tiếp tục công việc với nó Khi văn bản được lưu, bạn có thể đóng lại bằng cách thoát khỏi Word, hay bạn đơn giản có thể đóng chính văn bản lại Đây là một ý hay ví dụ nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với văn bản khác

1.4.1 Lưu một văn bản mới

Lần đầu tiên bạn lưu một văn bản mới trong Word, bạn phải quyết định tên nó và nơi để lưu

nó Các văn bản thường được lưu trên đĩa, nhưng bạn cũng có thể sử dụng lưu trong thẻ nhớ (USB), một đĩa CD… Chú ý nên để tên của văn bản có liên quan đến nội dung khiến bạn

dễ dàng để tìm nó sau này

Hộp thoại Save as

Khi bạn đặt tên và lưu một văn bản mới thường phải thông qua hộp thoại Save as

Tại đây bạn có thể xem

địa chỉ thư mục đang mở

Bạn có thể mở một thư mục khác bằng cách nhấn mũi tên liên quan

và rồi chọn một thư mục trong danh sách hiển thị

Đây là các biểu tượng tắt

cho các thư mục bạn sử dụng thường xuyên nhất

Bạn có thể mở một thư mục bằng cách nhấn vào một trong số chúng

Đây là nội dung của thư mục đang mở Nếu bạn muốn mở một thư mục con hay một văn bản trong nó, bạn cần phải nhấn đúp vào nó

Bạn có thể tạo một thư mục con trong thư mục đang mở bằng cách nhấn vào đây.

Tại đây bạn có thể nhập tên tệp theo lựa chọn của bạn trước khi lưu tệp.

Chú ý: Ngoài ra, bố cục của hộp thoại phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kích thước của nó, nếu hộp thoại của bạn hiển

thị không giống cái hiển thị ở đây bạn có thể thử mở rộng nó bằng cách kéo góc đáy bên phải của nó.

 Cách lưu một văn bản mới

1 Nhấn vào nút Save được đặt bên phải của nút Office.

Hộp thoại được hiển thị bởi vì văn bản vẫn chưa có tên

2 Mở thư mục trong văn bản đã được lưu

3 Nhập tên văn bản vào hộp File name.

4 Nhấn nút Save.

Văn bản lúc này được lưu với tên đã cho

Chú ý: Chỉ khi bạn lưu một văn bản mới, hộp thoại Save As mới xuất hiện khi nhấn nút Save

1.4.2 Lưu những thay đổi

Nếu bạn muốn lưu các thay đổi đã được tạo ra trên một văn bản mà bạn đã lưu trước đó và bạn không muốn giữ bản cũ của nó, bạn có thể lưu nó với tên cũ và trong cùng thư mục Điều này có nghĩa bản cũ đã được thay thế Cái lợi của bạn là bạn có thể tránh được việc lưu nhiều bản của một thư mục Theo cách này đảm bảo rằng bạn sẽ luôn làm việc trên phiên bản văn bản mới nhất và bạn cũng tiết kiệm được khoảng trống trên đĩa cứng

 Cách lưu các thay đổi trong một văn bản đang tồn tại.

Nếu bạn muốn lưu các thay đổi được tạo ra ở văn bản mà bạn đã lưu trước đó và bạn không muốn giữ lại bản văn bản cũ, bạn hãy làm như sau:

1 Nhấn vào nút Save

{hoặc}

1 Nhấn vào nút Office và chọn Save.

Word sẽ lưu văn bản bằng cách thay thế bản cũ của nó

Chú ý: Theo mặc định, cứ 10 phút, Word lại lưu văn bản một lần Các bản này để phục hồi tự động trong trường hợp

chương trình bị tắt vì một vài lý do gì đó Chức năng lưu tự động này có thể không thay thế cho cách sử dụng việc lưu thông thường

Gợi ý: Bên cạnh việc lưu văn bản trước khi đóng nó, bạn phải lưu thường xuyên trong các trường hợp chẳng hạn mỗi

lần bạn hoàn thành công việc bạn không muốn phải làm lại

1.4.3 Đóng văn bản

Khi bạn thoát Word, tất cả các văn bản sẽ tự động đóng lại Tuy nhiên có thể đóng văn bản

mà không cần đóng Word Đây là cái tiện lợi nhất trong trường hợp nếu bạn đã hoàn thành công việc trên một văn bản nào đó, nhưng vẫn phải tiếp tục công việc trong Word

 Cách đóng một văn bản mà không cần đóng Word

1 Nhấn vào nút Office và chọn Close.

{hoặc}

1 Nhấn vào nút CLOSE nếu có nhiều văn bản đang mở

Văn bản sẽ được đóng lại trừ trường hợp văn bản hay các thay đổi cuối cùng chưa được lưu Nếu đây là trường hợp bạn cần phải Nhấn vào nút theo lựa chọn của bạn trong hộp thoại xuất hiện:

Tên tệp: Virus.

Thay đổi.

Lưu

Chú ý: Nếu bạn chọn đóng văn bản mà không lưu nó, thì các văn bản không được lưu (các thay đổi không lưu) sẽ bị

mất mãi mãi, ngay cả khi bạn chưa đóng Word.

Bài tập: Lưu và đóng một văn bản

Bạn đang phải trông các cháu gái của bạn và muốn kể cho chúng nghe câu chuyện cổ tích về Ole Lukoie trước khi ngủ Để khởi đầu câu chuyện được trôi chảy bạn quyết định viết đoạn

mở đầu trên máy tính, in ra và cầm nó khi kể

Trong bài tập này bạn sẽ được học cách để lưu văn bản trước khi bắt đầu làm việc trên nó Sau đó, các thay đổi bạn tạo ra phải được lưu trước khi Word được đóng lại Khi bạn hoàn thành công việc, văn bản của bạn sẽ chứa văn bản được hiển thị trong hộp sau

When night comes on and children still sit in good order around the table, or on their little stools, Ole Lukoie arrives He comes upstairs quietly, for he walks in his socks Softly he opens the door, and flick! he sprinkles sweet milk in the children’s eyes – just a tiny bit, but always enough to keep their eyes closed so they won’t see him

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở Word

• Sử dụng nút Start ở góc đáy bên trái.

2 Lưu văn bản trong thư mục mới với tên My Exercises

Văn bản được đặt tên Outline

• Nhấn vào nút Office và nhấn Save As trong danh sách.

• Nhấn vào thư mục Documents nếu nó vẫn chưa được chọn.

• Nhấn vào nút Create New Folder.

• Viết My Exercises và nhấn OK.

• Viết Outline trong hộp chữ File name.

4 Lưu các thay đổi được tạo ra trong văn bản

• Nhấn vào nút Save được đặt trên thanh tiêu đề.

5 Tạo thêm câu sau sau Ole Lukoie arrives.

He comes upstairs quietly, for he walks in his socks Softly he opens the door, and flick!

• Viết chữ

6 Bắt đầu đóng văn bản, nhưng không được hủy khi hộp thoại xuất hiện

• Nhấn nút Office và chọn Close.

• Nhấn Cancel trong hộp thoại xuất hiện.

7 Tạo thêm câu sau sau flick!

he sprinkles sweet milk in the children’s eyes – just a tiny bit, but always enough to keep their eyes closed so they won’t see him.

1.5 Trợ giúp

Word được trang bị với các chức năng trợ giúp, nó giải thích ý nghĩa của từ và đưa ra các chỉ dẫn từng bước cách sử dụng một lệnh nào đó Bạn có thể tìm kiếm các biểu thức hoặc chủ

đề bạn quan tâm trong nội dung của bảng Help

Khi đưa vào một câu hỏi bạn có thể viết vào nhập một chủ đề cụ thể chẳng hạn Spelling Checker hoặc bạn có thể viết câu hỏi theo cách tương tự như bạn nói, ví dụ: make space between paragraphs

1.5.1 Sử dụng tiện ích trợ giúp của Word

Nếu có một vấn đề gì đó bạn cần có sự hỗ trợ trong Word thì bạn có thể sử dụng chức năng trợ giúp

Nhấn vào đây để làm ẩn/hiện bảng các nội dung

Nhấn vào đây nếu bạn muốn cửa sổ hỗ trợ hiển thị ở đỉnh

Nó hiển thị trên đỉnh khi hình đinh bấm được chèn vào như minh họa ở đây

Nếu bạn muốn tìm kiếm sự trợ giúp, bạn phải nhấn vào hộp chữ và nhập yêu cầu của bạn rồi nhấn Search để bắt đầu việc tìm kiếm

Nếu bạn muốn tìm kiếm các chỉ dẫn trong các sách hỗ trợ bạn phải sử dụng bảng nội dung Nhấn vào một cuốn sách để xem nó bao hàm chủ

đề gì rồi nhấn vào chủ đề để xem nội dung của nó

Đây là kết việc tìm kiếm của bạn hay nội dung chủ đề mà bạn đã chọn trong bảng nội dung

Các chữ màu xanh nổi bật đưa bạn vào phần câu hỏi trong chữ cần trợ giúp hiện thời

Tại đây bạn có thể xem Word đang tìm kiếm sự trợ giúp thông qua internet

 Cách tìm kiếm các chỉ dẫn trong các cuốn sách hỗ trợ của Word

1 Nhấn vào nút Help

{hoặc}

1 Nhấn <F1>

Cửa sổ hỗ trợ Help của Word hiển thị.

2 Nhấn vào nút hiển thị bảng nội dung (Show Table of Content) nếu bảng nội dung bị ẩn

3 Nhấn vào cuốn sách trong bảng nội dung có liên quan đến chủ đề được yêu cầu

4 Nhấn vào chủ đề trong bảng nội dung mà bạn muốn đọc

6 Đóng cửa sổ trợ giúp Help khi bạn đã sử dụng xong nó

 Cách tìm kiếm trợ giúp

1 Nhấn vào nút Help

{hoặc}

1 Nhấn <F1>

Cửa sổ hỗ trợ Help của Word hiển thị.

2 Nhấn vào hộp chữ và nhập câu hỏi của bạn/tìm kiếm từ

Word sẽ tìm kiếm đáp án cho câu hỏi của bạn và hiển thị kết quả

4 Nhấn vào chữ màu xanh mô tả chủ đề bạn cần hỗ trợ

Nội dung của chủ đề hiển thị

5 Đọc và thực hiện các bước được mô tả

6 Đóng cửa sổ trợ giúp khi bạn đã sử dụng xong

Chú ý: Bạn có thể nhận được sự trợ giúp trong nội dung của hộp thoại bằng cách nhấn trên đỉnh góc phải của hộp thoại Cửa sổ hỗ trợ của Word sẽ hiển thị ngay lúc đó Nó chứa các chỉ dẫn cho hộp thoại.

Gợi ý: Bạn có thể lại tìm kiếm trước đó của bạn trong cửa sổ trợ giúp bằng cách nhấn nút Back

Bài tập: Trợ giúp

Bạn có thể xem xét các chế độ sẵn sàng cho việc sử dụng khi bạn đang làm việc trong Word Bạn có thể tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi của bạn ngay khi bạn muốn bằng cách sử dụng chức năng trợ giúp của Word

Trong bài tập này, bạn sẽ dùng tiện ích trợ giúp Help để tìm hiểu xem cách tạo các phong bì trong Word như thế nào Bạn cũng sẽ dùng tiện ích Help để tìm xem hình mờ là gì

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở Word

• Sử dụng nút Start.

2 Kích hoạt chức năng trợ giúp

• Nhấn vào dấu hỏi chấm trên đỉnh góc phải

3 Viết chữ sau trong hộp chữ: create envelopes

• Nhập create envelopes trong hộp chữ của cửa sổ trợ giúp.

• Nhấn vào nút Search.

4 Sử dụng chức năng trợ giúp để tìm ra cách tạo một phong bì thư

• Nhấn vào Create and print a single envelope trong kết quả tìm kiếm.

5 Cách tạo và lưu một phong bì?

• Xem chữ dưới Create and print or save an envelope.

6 Quay lại kết quả tìm kiếm ban đầu và tìm kiếm cách tạo các phong bì cho hàng loạt thư

• Nhấn 2 lần vào nút Back trên đỉnh trái của cửa sổ trợ giúp

• Tìm kết quả tìm kiếm Create and print envelopes for a mass mailing và nhấn vào nó.

• Đọc mô tả về các bước cơ bản (1-5)

7 Sử dụng bảng nội dung trong cửa sổ trợ giúp để tìm ra hình mờ (water mark) là cái gì

• Nhấn nút Show Table of Contents trong cửa sổ trợ giúp, nếu bảng nội dung vẫn chưa

hiện ra

• Nhấn sách Working with graphics and charts.

• Nhấn vào Brand a document with a watermark or background trong bảng nội dung.

• Nhấn vào Learn about watermarks and backgrounds bên phải của cửa sổ trợ giúp

• Đọc phần chữ trợ giúp, cái mà nói cho bạn về watermarks

8 Đóng cửa sổ trợ giúp và thoát khỏi Word

• Nhấn nút Close trong cửa sổ trợ giúp.

• Nhấn vào nút Word Close.

Bài 2 Chỉnh sửa các văn bản

Một trong những thuận lợi của việc viết trên máy tính là bạn có thể chỉnh sửa văn bản mà không cần phải đợi đến phần cuối của văn bản Trong bài học này, bạn học được cách chỉnh sửa một văn bản bằng cách lựa chọn chữ và sau đó di chuyển hoặc sao chép nó

Bài học chỉ cho bạn cách:

• Mở một văn bản mà bạn chưa lưu trước đây

• Lưu một phiên bản mới của một văn bản

• Tạo một văn bản mới

• Làm việc trên một vài văn bản mở

• Lựa chọn phần chữ

• Di chuyển và sao chép phần chữ

• Khôi phục một hành động

1.6 Quản lý các văn bản

Bạn đã biết một chút về quản lý các văn bản khi bạn biết cách lưu và đóng một văn bản Bạn

sẽ thấy được thuận lợi khi tái sử dụng phần chữ, tuy nhiên, bạn cũng phải học cách mở, tạo

và làm việc trên một vài văn bản

1.6.1 Mở một văn bản

Khi bạn muốn tiếp tục làm việc trên một văn bản mà bạn đã lưu trước đây, bạn cần mở văn bản đó ra Word có thể làm điều này, nhưng rõ ràng cần phải tiếp cận với văn bản trong máy tình yêu cầu

Hộp thoại Open

Khi bạn mở một văn bản trong Word bạn thực hiện bằng cách sử dụng hộp thoại Open

Đây địa chỉ để mở thư

mục được hiển thị Bạn có thế mở một thư mục khác bằng cách nhấn vào mũi tên có liên quan và sau đó chọn thư mục bạn muốn trong danh sách đó

Bạn có thể mở một thư

mục bằng cách nhấn vào một cái trong danh sách

đó

Cái này thể hiện nội dung của thư mục mở Nếu bạn muốn mở một thư mục trong danh sách ở đây thì phải ban phải nhấn đúp chuột vào nó Lựa chọn văn bản mong muốn bằng cách nhấn vào nó

Mặc định, kiểu tệp All Word documents được lựa chọn Điều này có nghĩa là các kiểu tệp khác như là bảng tính

Excel không xuất hiện (3)

Nhấn vào đây để mở văn bản được lựa chọn.

 Cách mở một văn bản hiện hành

1 Nhấn chuột vào nút Office và lựa chọn Open.

Hộp thoại Open xuất hiện

2 Mở thư mục chứa văn bản mà bạn muốn mở

3 Lựa chọn văn bản bằng cách nhấn chuột vào nó

4 Nhấn vào Open.

Văn bản được chọn giờ được mở ra Nếu bạn muốn làm như thế, bạn có thể mở các văn bản bằng nhiều cách giống nhau

Chú ý: Nếu bạn tìm văn bản mà bạn muốn mở trên màn hình máy tính hoặc trong một thư mục mở, bạn

có thể mở văn bản bằng cách nhấn đúp chuột vào nó.Các văn bản Word thật dễ dàng được nhận

thấy bởi chữ W và màu xanh của chúng

Gợi ý: Các văn bản được mở gần đây nhất được hiển thị bên phải trong bảng chọn Office Nhấn chuột vào văn bản

1.6.2 Lưu một văn bản dưới một tên mới

Nếu bạn muốn lưu phiên bản mới nhất của một văn bản mà không phải xóa phiên bản trước, bạ cần phải lưu phiên bản mới của văn bản dưới một tên mới.Chú ý rằng mỗi lúc bạn lưu dưới một tên mới, bạn tạo một văn bản mới Nó thật sự quan trọng để sử dụng các tên gây hiệu quả chú ý khi bạn lưu,vì vậy nó rất dễ để bạn phân biệt giữa các phiên bản khác nhau của văn bản

 Cách lưu một văn bản dưới một tên mới

1 Mở văn bản nếu nó chưa được mở

2 Nhấn vào nút Office và nhấn vào Save As.

Hộp thoại Save As xuất hiện.

3 Đặt cho văn bản đó một cái tên mới

4 Nhấn vào Save.

Văn bản bây giờ đã được lưu dưới các tên mới cái mà được hiển thị trên thanh tiêu đề ở đỉnh của cửa sổ chương trình

Gợi ý: Nếu bạn biết từ đầu rằng bạn muốn giữ phiên bản gốc của một văn bản, thì ý tưởng hay là bạn mở văn bản đó

như một bản sao hoặc trong chế độ chỉ để đọc Bạn làm bằng cách nhấn đúp vào danh sách trượt trong hộp thoại Open và lựa chọn Open-Read Only hoặc Open as Copy.

1.6.3 Tạo một văn bản mới,văn bản trống

Khi Word được mở, một văn bản trống được tạo một cách tự động Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo một văn bản mới cho chính bạn Khi bạn muốn tạo một văn bản mới, nó sẽ không xảy

ra vấn đề gì nếu bạn đóng văn bản hiện hành Nếu văn bản hiện hành không được đóng, văn bản mới được mở một cách dễ dàng trong một cửa sổ chương trình mới

Khi bạn chọn tạo một văn bản trống dựa trên mẫu có sẵn Blank document Tuy nhiên bạn

cũng có thể lựa chọn để tạo một văn bản được dựa trên các mẫu có sẵn mà được thiết kế một cách đặc biệt cho các kiểu chắc chắn của các bảng Chế độ này không được mô tả ở

đây, nhưng nó được thay thế cho việc nghiên cứu trong đề tài đó được gọi là Templates

 Cách tạo một văn bản mới, văn bản trống.

1 Nhấn vào nút Office và lựa chọn New.

Hộp thoại New Document xuất hiện

Tên tệp: Virus cùng với các bức ảnh.

Đã đổi

Tên tệp: Virus. Văn bản được thay

Được lưu bằng một tên mới.

Save As

2 Kiểm tra lại Blank document đã được lựa chọn và nhấn vào Create.

Word bây giờ tạo và hiển thị một văn bản trống

1.6.4 Làm việc trên nhiều văn bản

Khi có nhiều văn bản mở trong Word cùng một lúc, các văn bản được thay thế vào trong các cửa sổ chương trình riêng biệt Bạn có thể chọn chuyển giữa các văn bản vì thế chỉ một văn bản được hiển thị lúc này Đây là một ưu điểm bởi vì văn bản được kích hoạt có thể được trải rộng ra màn hình Bạn cũng có thể chọn có nhiều văn bản được hiển thị trên màn hình một lần Đây cũng có thể là một ưu điểm nếu bạn muốn xem nội dung của văn bản mở khác cùng một lúc như khi bạn đang làm việc trên văn bản được kích hoạt

 Cách chuyển giữa các văn bản qua bảng tác vụ.

Nếu bạn muốn chuyển tới văn bản khác bằng cách sử dụng bảng tác vụ, bạn phải làm như sau:

3 Nhấn vào nút của văn bản yêu cầu trong thanh tác vụ

Văn bản được lựa chọn bây giờ được hiển thị

Nếu có nhiều chương trình hoặc văn bản cùng mở một lúc, Word tập

trung “các nút” của văn bản trong một bảng chọn Nếu bạn muốn thấy

bảng chọn này, bạn phải nhấn vào nút Microsoft Office Word trên

bảng tác vụ và sau đó lựa chọn văn bản mà bạn đã chọn

Gợi ý: Bạn có thế chuyển giữa tất cả các chương trình hoặc văn bản mở bằng cách sử dụng nút Switch Windows

được đặt sau nút Start trên bảng tác vụ.

 Cách chuyển giữa các văn bản thông qua Ribbon

Nếu bạn muốn chuyển tới văn bản mở khác bằng cách sử dụng

Ribbon, bạn hãy làm như sau:

1 Chuyển tới tab View

2 Nhấn vào Switch Windows trong nhóm Window

3 Lựa chọn văn bản mà bạn chọn trong bảng chọn phụ Văn bản được chọn bây giờ được hiển thị

 Cách có tất cả các văn bản được hiển thị trên màn hình

Nếu bạn muốn một cái nhìn tổng quát tới tất cả các văn bản mở, bạn hãy làm như sau:

1 Chuyển sang tab View.

2 Lựa chọn Arrange All trong nhóm Window.

3 Nhấn vào cửa sổ bạn muốn làm việc, nếu tất cả văn bản mở vẫn được hiển thị.

Bài tập: Quản lý các văn bản

Con trai của bạn phải viết một bản tóm tắt câu chuyện Ole Lukoie cho trường học và bạn cần giúp cậu bé viết chữ trên máy tính Tóm tắt đó phải bắt đầu với một tiêu đề và một lời trích dẫn từ câu chuyện

Trong bài tập này bạn sẽ mở một văn bản hiện hành và lưu nó dưới một tên mới Sau đó bạn

sẽ tạo ra một văn bản mới, lưu nó và viết chữ trong đó Kết thúc bạn sẽ sắp xếp hai văn bản

để bạn có thể đọc một câu trong văn bản đó trong khi nhập câu đó vào văn bản khác Khi bạn

đã hoàn thành bài tập này, văn bản mới tạo ra sẽ trông giống như văn bản trong hộp dưới đây

Ole Lukoie – a fairy tale by H.C Andersen from 1841

“There’s no one on earth who knows so many stories as Ole Lukoie – he certainly can tell them!”

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở văn bản There’s no one on earth.

Văn bản được lưu trong thư mục có tên là Exercise Files mà bạn đã tải về và mở ra.

• Mở Word

• Nhấn vào nút Office và sau đó nhấn vào Open.

• Tìm kiếm văn bản There’s no one on earth và lựa chọn nó

• Nhấn vào Open.

2 Lưu băn bản tên là On earth trong thư mục My Exercises.

• Nhấn vào nút Office và sau đó nhấn vào Save As.

• Mở thư mục My Exercises (nếu bạn chưa tạo thư mục này, bạn phải tạo nó bây giờ bằng cách sử dụng nút Create New Folder).

• Thay đổi tên tệp thành On earth.

5 Sắp xếp các cửa sổ mà cả hai văn bản được hiển thị một lúc

• Chuyển tới tab View.

• Nhấn vào nút Arrange All trong nhóm Window.

Còn tiếp tục…

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

6 Viết dòng đầu tiên (There’s no one on earth…) từ văn bản On earth dưới tiêu đề trong văn bản Ole Lukoie Đặt chữ trong trong dấu ngoặc kép

• Nhấn vào dòng trống dưới tiêu đề Ole Lukoie – a fairy tale…

• Nhấn một dấu ngoặc kép bằng cách sử dụng <Shift>+2

• Viết chữ mà bạn có thể đọc trong dòng đầu tiên của văn bản khác

• Nhấn một dấu ngoặc kép

7 Lưu văn bản Ole Lukoie.

• Nhấn vào nút Save trong văn bản mà nói về Ole Lukoie trong tựa đề

8 Đóng Word

• Nhấn vào nút Office trong văn bản đó.

• Nhấn vào nút Exit Word.

1.7 Lựa chọn phần chữ

Trong Word bạn có thể di chuyển, sao chép và chèn chữ Tuy nhiên, để

cho phép Word biết một phần của chữ mà bạn muốn thay đổi, bạn cần

bắt đầu bằng việc lựa chọn chữ yêu cầu Với các chữ khác, bạn cần lựa

chọn chữ trước khi bạn chọn làm gì với nó

Lựa chọn chữ được làm nổi bật bằng màu xanh sáng:

1.7.1 Lựa chọn chữ có liên quan đến nhau

Có nhiều cách để lựa chọn chữ có liên quan đến nhau Cách thức được ưu tiên phụ thuộc vào đoạn văn bản (từ, câu…) được lựa chọn và tùy vào thị hiếu của bạn Đây là bảng hiển thị cách lựa chọn các phần riêng biệt của một phần chữ:

Lựa chọn Ví dụ Dùng bàn phím Dùng chuột

Đoạn trích Nhấn <F8> và di

chuyển điểm chèn,

ví dụ bằng cách sử dụng các phím mũi tên

Kéo con trỏ chuột qua văn bản đã được lựa chọn Nếu bạn lựa chọn vùng chữ, Word sẽ mặc định trải rộng

sự lựa chọn ra toàn bộ văn bản

Từ Nhấn <F8> hai lần Nhấn đúp chuột vào từ mà bạn lựa

Giữ <Ctrl> trong khi nhấn <A>

Hoặc

Chuyển tới tab Home , nhấn Select trong nhóm Editing và lựa chọn Select

all.

Chú ý: Khi nhấn <F8>, bạn kích hoạt chức năng của Extend Selection Đây là chức năng kích hoạt còn lại cho đến

khi bạn lựa chọn một lệnh, ví dụ như Cut Nếu bạn không muốn lựa chọn một lệnh, bạn phải khử hoạt tính <F8> bắng cách nhấn <Esc> Khử hoạt tính không xóa bỏ sự lựa chọn, nhưng nó ngừng lại sự mở rộng của nó (sự lựa chọn đã được xóa bỏ khi bạn di chuyển điểm chèn).

Gợi ý: Bạn có thể giảm bớt dần một sự lựa chọn bằng cách nhấn <Shift>+<F8>.

2 Kết thúc sự lựa chọn F8 bằng cách nhấn <Esc>.

Chữ bây giờ được lựa chọn Bạn có thể xóa sự lựa chọn bắng cách nhấn vào bất kì nơi nào trong văn bản

Chú ý: Chữ được lựa chọn xuất hiện khi bạn viết văn bản mới.

1.7.2 Lựa chọn phần chữ không liên quan

Chữ được đặt trong các vùng khác nhau của một văn bản có thể được lựa chọn cùng một lúc Đây là một lợi thế, nếu bạn muốn thay đổi phông chữ hoặc các kiểu định dạng khác của chữ

 Cách lựa chọn các chữ không liên quan

1 Đặt lựa chọn đầu tiên như bình thường

2 Nhấn và giữ <Ctrl>

3 Sắp xếp lựa chọn theo cách chọn của bạn

4 Thả <Ctrl>

Bây giờ có nhiều lựa chọn chữ không liên quan trong văn bản

Chú ý: Chữ được lựa chọn đồng thời được nhắc tới như một nhóm của Word Nếu bạn lựa chọn ba câu khác nhau

cùng một lúc và sau đó cắt chúng từ văn bản đó, chúng sẽ xuất hiện như một clip và do đó có thể chỉ được chèn lại như một thành phần

Bài tập: Lựa chọn chữ

Con trai của bạn thích câu chuyện về Ole Lukoie, nhưng nghĩ rằng toàn bộ thời gian nó nói

về Ole Lukoie và children Để xem cậu bé có nói đúng không, bạn phải tìm tất cả những sự

kiện xảy ra trong câu chuyện và làm nổi chúng lên

Trong bài học này, bạn sẽ mở một văn bản và sao đó lựa chọn các phần chữ khác nhau bằng các cách khác nhau.Trong hộp dưới đây bạn có thể nhìn thấy các phần chữ được làm nổi bật ở cuối của bài tập

CÁCH THỨC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Mở văn bản Ole Lukoie – a fairy tale.

Văn bản được lưu trong thư mục Exercise Files.

• Mở Word

• Nhấn vào nút Office và nhấn vào Open.

• Tìm văn bản Ole Lukoie – a fairy tale và lựa chọn nó.

• Nhấn vào Open.

2 Lưu văn bản là Ole Lukoie – highlighted trong thư mục My Exercises.

• Nhấn vào nút Office và nhấn vào Save As.

• Mở thư mục My Exercises (tạo thư mục này nếu chưa có).

• Thay đổi tên tệp thành Ole Lukoie - highlighted

• Nhấn vào Save.

3 Lựa chọn sự kiện đầu tiên của văn bản Ole Lukoie bằng cách sử dụng chuột

• Kéo con trỏ chuột lên trên dòng chữ Ole Lukoie.

4 Làm cho chữ được lựa chọn có màu vàng nổi bật bằng cách sử dụng thanh công cụ

• Kéo con trỏ chuột qua thanh công cụ được mờ dần Mini (ở trên bên phải)

(Nhấn chuột phải vào sự lựa chọn nếu thanh công cụ không được hiển thị)

• Nhấn vào danh sách trượt và sau đó nhấn vào màu vàng

5 Lựa chọn sự kiện thứ hai của các từ Ole Lukoie bằng cách sử dụng bàn phím

(Không giữ sự lựa chọn đầu tiên)

• Đặt điểm chèn trước O trong Ole Lukoie.

• Nhấn phím Shift và giữ nó

• Nhấn vào phím mũi tên bên phải cho đến khi chữ Ole Lukoie được lựa chọn.

Còn tiếp tục…

6 Để cho chữ đã được lựa chọn một màu vàng nổi bật bằng cách sử dụng thanh công cụ Mini.

• Nhấn chuột phải vào lựa chọn và nhấn vào trên thanh công cụ Mini

7 Lựa chọn sự kiện thứ ba trong văn bản Ole Lukoie bằng cách sử dụng <F8>

(Không giữ sự lựa chọn hiện hành)

• Nhấn vào chữ Ole.

• Nhấn <F8> hai lần

• Nhấn vào sau Lukoie.

• Nhấn <Esc> để chức năng lựa chọn được tắt hoạt tính

8 Để cho chữ được lựa chọn một màu vàng nổi bật bằng cách sử dụng ribbon

• Nhấn trong nhóm Font trong tab Home

9 Lựa chọn sự kiện thử tư của các chư Ole Lukoie bằng cách sử dụng <F8>, phím key và

phím mũi tên (Không giữ lại sự lựa chọn hiện hành)

• Đặt điểm chèn trước O trong Ole Lukoie

11 Lựa chọn tất cả các sự kiện trong từ children bằng cách nhấn đúp chuột vào chúng.

• Nhấn đúp chuột vào children.

• Nhấn chuột phải vào một sự lựa chọn và nhấn trên thanh công cụ Mini

13 Lưu văn bản và đóng Word

• Nhấn vào nút Save.

• Nhấn vào nút Close.

1.8 Di chuyển và sao chép

Khi chỉnh sửa một văn bản, bạn thường kết thúc tại một vị trí nơi mà bạn muốn di chuyển

hoặc dùng lại chữ Bạn làm đơn giản bằng cách sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste

1.8.1 Di chuyển và sao chép thông qua bảng

Clipboard

Khi bạn cắt hoặc sao chép chữ thì đoạn chữ đó được đặt trong bảng ghi tạm (Clipboard) Bảng Clipboard có thể chứa tới 24 clips cùng một lúc và có thể được sử dụng trong tất cả các chương trình Microsoft Office Cách này thật dễ để chèn các thành phần từ chương trình bảng tính Microsoft Excel trong một văn bản Word Clipboard có thể cũng được sử dụng để

di chuyển/ sao chép chữ trong phạm vi một văn bản và giữa các văn bản

 Cách mở Clipboard

1 Lựa chọn tab Home

2 Nhấn vào hộp thoại trong nhóm Clipboard

Clipboard và nội dung của nó lúc này được hiển thị

Gợi ý: Khi Clipboard mở thì biểu tượng Clipboard được hiển thị bên phải trên bảng tác vụ mà không quan tâm xem

chương trình nào đang kích hoạt Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển sang

chương trình Office khác như Excel và mở Clipboard một cách đơn giản bằng cách

nhấn đúp chuột vào biểu tượng

Di chuyển hoặc sao chép chữ thông qua Clipboard

Di chuyển Nếu bạn muốn di chuyển chữ, bạn cần cắt nó từ văn bản và sau đó dán nó

vào nơi mà bạn muốn

Sao chép Nếu bạn muốn sao chép chữ, bạn cần sao chép chữ và sau đó dán chữ sao

chép đó vào nơi mà bạn muốn