4 tochuc lanh dao va quan ly tran van binh

Dẫn đến Đạt được mục đích đề ra của Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gỡ phải làm, làm như thế nà

4 Tổ chức bộ máy quản lý

CHỨC NĂNG CỦA QUẢN Lí

z Chức năng và quá trỡnh

– Quá trỡnh quản lý tâp hợp những quyết định và công việc đang xảy trong

đó người quản lý phải thực hiện: lập kế hoạch, tổ chúc, điều phối và kiểm tra

Dẫn đến

Đạt được mục đích

đề ra của

Tổ chức

Xác lập mục

đích, thành lập

chiến lược và

phát triển kế

hoạch cấp nhỏ

hơn để điều

hành hoạt

động

Quyết định những gỡ phải làm, làm như

thế nào và ai

sẽ làm việc đó

Định hướng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng

được hoàn thành như

trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Điều phối Kiểm tra

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

z Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức

z Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người cùng

nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục

tiêu chung.

ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC

z Kết hợp các nỗ lực

– Công việc phức tạp có thể được hoàn thành nếu các thành viên cùng nhau nỗ lực góp sức và trí tuệ để giải quyết

z Có mục đích chung

– Mục tiêu chung sẽ đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm

để tập hợp lại

z Phân công lao động

– Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc

cụ thể

z Hệ thống thứ bậc quyền lực

– Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người khác Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ trở nên rất khó khăn nếu không

có hệ thống thứ bậc rõ ràng

MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC

Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá

nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn

thành mục tiêu chung của tổ chức

NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC TỔ

CHỨC

z Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy

z Nguyên tắc Gắn với mục tiêu

z Nguyên tắc Hiệu quả

z Nguyên tắc Cân đối

z Nguyên tắc Linh hoạt

NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TỔ

CHỨC

z Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính:

– Tổ chức cơ cấu:

z Xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý

– Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau

– Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

– Tổ chức quá trình:

z Là thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ

z Tạo mối liên hệ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp

– Tổ chức nhân sự

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

z Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn

vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ ràng, nhằm tạo một môi

trường nội bộ thuận lợi cho sự thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

z Tổ cơ cấu phải thực hiện:

– Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau

– Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC

z Cơ cấu theo trực tuyến

z Cơ cấu theo chức năng

z Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng

z Cơ cấu theo kiểu dự án

z Cơ cấu theo ma trận

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN

z Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất

Qu¶n lý 1

Qu¶n lý 2.2 Qu¶n lý 2.3 Qu¶n lý 2.1

Qu¶n lý 3.2 Qu¶n lý 3.3 Qu¶n lý 3.1

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN

z Ưu điểm

– Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh Æ dễ dàng quy trách

nhiệm cho các cấp

z Nhược điểm

– Tập trung gánh nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi họ phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh vực và chuyên môn khác nhau

– Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát

z Ứng dụng:

– Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG

z Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý, người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (phòng ban chức năng) Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của mình.

T ỔNG GI ÁM ĐỐC

S ẢN XUẤT T ÀI CHÍNH

M ARKETING

C ÔNG TY B C ÔNG TY C

C ÔNG TY A

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG

– Ph ản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ

– tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy được sức

mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng Æ Ti ết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo

– Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

– Các cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trên Æ không có sự thống nhất

về các quyết định

– Các bộ phận chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau Æ có sai lầm xảy ra thì khó quy trách nhiệm cho ai

z Ứng dụng:

– Cho các doanh nghiệp có tính đặc thù cao, khi các hoạt động giữa các bộ phận tương đối độc lập với nhau như ngân hàng, bảo hiểm, du lịch…

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG

Qu¶n lý 1

Chøc n Ă ng 2 Chøc n Ă ng 3 Chøc n n Ăng Ăng 1

Qu¶n lý 2.2 Qu¶n lý 2.3 Qu¶n lý 2.1

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG …

z Nguyên tắc

– Là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cao

z Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn

có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn

z CÁc đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các quy định thuộc phạm vi chuyên môn của mình

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG…

– Ph ổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIÊU)

z Nguyên tắc

– Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm có giá trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự

án Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng

Qu¶n lý 1

Dù ¸n 2 Dù ¸n 3

Dù ¸n 1

CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN

– Linh hoạt trong điều động nhân sự

– Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

– Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao tiếp

z Nhược điểm

– Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức

– Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc

và chiều ngang

z Ứng dụng

– Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập theo quyết định 90-91/CP

CƠ CẤU THEO MA TRẬN

Qu¶n lý 1

CN 1

Bé phËn 1

Bé phËn 2

Bé phËn 3

CƠ CẤU THEO MA TRẬN

z Nguyên tắc

– Các cấp quản lý phía dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang

z Các bộ phận chức năng được thiết kế để giúp người quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô toàn doanh nghiệp lớn

z Các bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi

bộ phận này thì cũng chỉ có các đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của bộ phận đó, tuỳ theo quy mô mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức năng