3 lapkehoach lanh dao va quan ly tran van binh

Lí DO LẬP KẾ HOẠCHz Các nguồn lực của doanh nghiệp bị hạn chế – Tài nguyên thiên nhiên – Nguồn lực của tổ chức như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, tài chính.... z Phối hợp các hoạt động

3 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

TRONG QUẢN LÝ

CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ

Dẫn đến

Đạt được mục đích

thế nào và ai

sẽ làm việc đó

Định hướng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng

được hoàn thành như

trong kế hoạch

Lí DO LẬP KẾ HOẠCH

z Các nguồn lực của doanh nghiệp bị hạn chế

– Tài nguyên thiên nhiên

– Nguồn lực của tổ chức như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, tài chính

z Tính không chắc chắn của môi trường quản lý

– Không thể đoán trước được các môi trường của quản lý

– Không thể đoán chắc chắn được hậu quả và kết quả của các quyết định

– Không thể đoán trước được sự thay đổi của môi trường tác

động đến doanh nghiệp

LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH

z Ứng phó với những tỡnh huống bất định và thay đổi ặ thích nghi với sự thay đổi

z Phối hợp các hoạt động và nỗ lực các bộ phận của tổ chức lại với nhau để hoànthành mục tiêu

– Kế hoạch lμ nền tảng cho việc phối hợp các hoạt động khác nhau của tổ chức

– Một bản kế hoạch sẽ giúp việc phân chia rõ rμng về công việc vμ trách nhiệm của từng cá nhân vμ nhóm từ đó giúp điều hμnh hoạt động chung của họ

z Tập trung nỗ lực và các nguồn lực vào các mục tiêu chính

z Tạo động lực và tinh thần tập thể cho nhân viên

z Giúp cho các nhà quản lý kiểm tra

bản chất của lập kế hoạch

z Thực chất của việc lập kế hoạch lμ xõy dựng chương trỡnh hành động, chương trỡnh huy động và điều phối cỏc nguồn lực nhằm đạt được các mục đích vμ mục tiêu của tổ chức

đặt thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thμnh viên

trong tổ chức.

z Lập kế hoạch lμ khâu đầu tiên của quá trỡnh quản lý, do đú nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả không thực hiện đ−ợc hoặc thực hiện với hiệu quả không cao.

Một doanh nghiệp hoạt động mà

không có kế hoạch và chiến lược

giống như một người mù đi ra đường

Không biết đi đâu, về đâu?

PHÂN LOạI Kế HOạCH

z Phân loại theo phạm vi hoạt động.

– Kế hoạch chiến lược

– Kế hoạch tác nghiệp

z Phân loại theo thời gian.

– Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 5 năm

– Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 1 năm và nhỏ

hơn 5 năm

– Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian nhỏ hơn 1 năm

z Phân loại theo mức độ cụ thể.

– Kế hoạch cụ thể: kế hoạch cụ thể là kế hoạch với mục tiêu được xác

định rõ

– Kế hoạch định hướng: kế hoạch định hướng là kế hoạch có tính định

hướng và đưa ra hướng chỉ đạo chung

Kh chiến lược VÀ kh tác nghiệp

Kế hoạch chiến lược

z Kế hoạch chiến lược là kế hoạch ở

cấp tổ chức, là KH thiết lập những

mục tiêu chung của doanh nghiệp

và vị trí của tổ chức với môi trường.

z Hoạch định chiến lược mang tính

mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lược.

z Nội dung chủ yếu là định ra các chương trỡnh hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã được phân

bổ để hoàn thành nhiệm vụ

Các tính chất của kế hoạch chiến l−ợc

Sáng tạo

ít Lâu dài Nặng nề, có thể bị phá sản Lớn

Khái quát vấn đề Một lần, không lặp lại

Cục bộ Ngắn hạn Cao Xác định

ít, rõ ràng

Đầy đủ, chính xác Cao

Khai thác Nhiều

Có thể điều chỉnh

Có thể khắc phục Hạn chế

Phân tích tỉ mỷ, toàn diện Lặp lại

Ph©n cÊp xây dựng kế hoạch trong tæ

chøc

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch tác nghiệp

Quản lý cao cấp

Quản lý trung cấp

Quản lý trực tiếp

Mục đích

và nhiệm vụ Các mục tiêu Các chiến lược Các chính sách: chủ yếu và thứ yếu

Các thủ tục và quy tắc Các chương trỡnh: chính yếu, thứ yếu, và phụ trợ

Các ngân quỹ: các chương trỡnh đã

được cấp tiền hoặc xếp thứ tự ưu tiên về tiền

Sự phân cấp trong lập kế hoạch

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch Tỏc nghiệp

NéI DUNG CñA LËP KÕ HO¹CH

z Lµm râ những gì s½n cã vµ những gì cßn thiÕu Æ lập dự toán ngân sách

z Dù kiÕn tr−íc những khã khăn, trë ng¹i cã thÓ x¶y ra vµ dù phßng c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc, c¸c nguån lùc còng nh− tr¸ch nhiÖm qu¶n lý

z X¸c lËp c¸c biÖn ph¸p kiÓm tra hµnh chÝnh

Ng©n quü ho¸ kÕ

ho¹ch

Các bước lập kế hoạch

1. Nhận thức cơ hội

– Người quản lý cần phải nhận thức được doanh nghiệp đang đứng trước

những cơ hội nào về sản xuất, kinh doanh nói chung Lưu ý rằng ở mỗithời điểm doanh nghiệp có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau Nhưng

do bị hạn chế về nguồn lực thỡ họ chỉ có thể theo đuổi để biến một vài cơhội thành hiện thực Xác định mục tiêu

2. Xác định các mục tiêu

– Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trỡnh thực hiện kế hoạch

thỡ doanh nghiệp sẽ đi đến đâu? Đạt đến trỡnh độ phát triển nào với nhữngchỉ tiêu đặc trưng cho trỡnh độ phát triển ấy

– Lưu ý rằng khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp

giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mụctiêu ngắn hạn

Các bước lập kế hoạch

3 Xem xét các tiền đề cơ bản

– Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị

trường, về môi trường doanh nghiệp, cùng với những đánh giá về trỡnh độ hiện tại của doanh nghiệp, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư,

4 Xây dựng các phương án

– Dựa trên mục tiêu và điều kiện tiền đề để xây dựng các phương

án và lưu ý rằng để đạt được mục tiêu thỡ doanh nghiệp có thể đi theo nhiều con đường khác nhau, mỗi con đường đòi hỏi những khoản chi phí khác nhau, cũng như đem lại các khoản thu nhập khác nhau cho doanh nghiệp ặ nhiều phương án để lựa chọn.

Các bước lập kế hoạch

5 Đánh giá phương án

– Sau khi đưa ra được các phương án, ta phải tỡm cách đưa ra các

tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề

– Đánh giá định tính và định lượng

6 Lựa chọn phương án

– Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết

định của mỡnh dựa vào các kết quả đánh giá phương án

– Người ta sẽ chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho

từng trường hợp: Lợi nhuận cực đại hoặc thu hồi vốn nhanh.

Các bước lập kế hoạch

7 Xây dựng kế hoạch phụ trợ (kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa mỏy múc

thiết bị)

8 Lập dự toỏn ngân sỏch

– Lập dự toỏn ngõn quỹ cho việc triển khai thực hiện kế hoạch

– Các ngân quỹ chính là các đảm bảo vật chất có các kế hoạch đã đưa ra

được thực hiện có kết quả

– Việc thành lập ngân quỹ là một yếu tố quan trọng, chúng đảm bảo các

nguồn lực về tài chớnh cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch

đề ra Đó là cách mà người quản lý phân phối các nguồn lực về tài chớnh

mà doanh nghiệp có

– Việc ngân quỹ hoá kế hoạch còn là một công cụ quan trọng trong kiểm

soát quản lý vỡ qua ngân quỹ người chủ sẽ thấy tiền của mỡnh đang được aichi tiêu, ở đâu, vào các khoản chi phí nào cũng như các nguồn thu của

mỡnh

Nguyên tắc lập kế hoạch

quản lý cần phải quán triệt một số nguyên tắc căn bản dưới

đây:

1 Phải chủ động đối với quá trỡnh lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở ngại,

tạo bầu không khí trong đó mọi người làm việc có kế hoạch

2 Việc lập kế hoạch cần có sự tham gia của người quản lý ở mọi cấp

3 Việc lập kế hoạch phải có tổ chức

4 Việc lập kế hoạch phải xác định rõ ràng: các mục tiêu, tiền đề,

chiến lược, chính sách phải được xác định cụ thể

Nguyên tắc lập kế hoạch

5 Kết hợp kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn: tránh tỡnh trạng chỉ lập

kế hoạch ngắn hạn mà không có sự quan tâm thích đáng tới các kế

z Tính cứng nhắc nội tại: cứng nhắc về tâm lý – việc t− duy theo khuôn mẫu

và không thích có sự thay đổi là sự hạn chế đáng kể cho việc lập kế hoạch hoặc sự cứng nhắc về chính sách và thủ tục sẽ hạn chế khả năng thay đổi

và điều chỉnh trong quá trỡnh thực hiện kế hoạch

Các giai đoạn của quá trình lập kế

hoạch

Phân tích môi trường

Phân tích khách hàng

Phân tích cạnh tranh

Phân tích doanh nghiệp

Các chỉ tiêu hướng theo tài nguyên

Các chỉ tiêu hướng theo thị trường

Phát triển doanh nghiệp thông qua

viễn cảnh tổng thể

lý tưởng