6 kiem tra lanh dao va quan ly tran van binh

6- CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến Đ ạt được mục đích đề ra của Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết

6- CHỨC NĂNG KIỂM TRA

TRONG QUẢN TRỊ

Dẫn đến

Đ ạt được mục đích

đề ra của Tổ chức

Xác lập mục

đích, thành lập

chiến lược và

phát triển kế

hoạch cấp nhỏ

hơn để điều

hành hoạt

động

Quyết định những gỡ phải làm, làm như

thế nào và ai

sẽ làm việc đó

Định hướng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng

được hoμn thμnh như

trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Điều khiển Kiểm tra

Định nghĩa

z Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến

z Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương

pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt

được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực

của tổ chức

z Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước

trong việc thực hiện

Mục đích của quá trình kiểm soát

z Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết

điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời

z Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức

o Kiểm soát các người thừa hành

o Kiểm soát người quản lý

Vai trò của chức năng Kiểm Soát

z Là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết

định trong quản lý

z Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao

z Đảm bảo việc thực thi quyền lực của nhà tổ chức

z Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường

z Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Vai trò của chức năng Kiểm Soát

Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm

Vạch ra mục tiêu và mục

đích

Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế

Vạch ra những hoạt động

và kết quả dự kiến

Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra

Tiến trình đưa ra các

quyết định về mục tiêu,

chiến lược, chiến thuật và

phân bố các nguồn lực

của tổ chức

KIỂM SOÁT LẬP KẾ HOẠCH

CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

1 Kiểm soát phòng ngừa

z Kiểm soát nhằm ngăn ngừa những

sai lầm, sai sót trong quá trình điều

hành các hoạt động của doanh

nghiệp hoặc những hoạt động

vượt quá phạm vi cho phép gây

hậu quả xấu.

- Ví dụ: đặt hệ thống các thiết bị

cảnh báo tốc độ chạy tàu.

2 Kiểm soát hiệu chỉnh

z Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra – Ví dụ: Kiểm soát dự trữ

3 Kiểm soát phản hồi

z Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra Æ cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên

– Vd: xây dựng biểu đồ nhân quả

CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

ĐẦU VÀO

(Inputs)

ĐẦU VÀO

(Inputs)

QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process)

QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process)

ĐẦU RA (Outputs)

ĐẦU RA (Outputs)

Kiểm tra phòng ngừa

CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT

z Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp

– Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính…

z Kiểm soát của doanh nghiệp

– Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ

z Kiểm soát nhóm

– Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.

z Kiểm soát của cá nhân

– Có ý thức

– Không có ý thức

Bắt đầu

Bắt đầu

Đo lường việc thực hiện

So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn

Phản hồi lại với các sai lệch

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1 Xây dựng tiêu chuẩn

– Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay

là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính

– Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn

– Yêu cầu:

z Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý

z Có khả năng thực hiện trên thực tế

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

2 Đo lường việc thực hiện (tiến hành Kiểm tra) và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn

các phương tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thực hiện thực tế sẽ dễ dàng

các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh doanh…

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

3 Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch

– Phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch

– Khắc phục và điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại

bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục

tiêu…

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KIỂM TRA PHẢN

HỒI

So s¸nh

c¸c ®iÒu chØnh

Ch−¬ng

chØnh

Ph©n tÝch nguyªn nh©n

NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

– Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn

z Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

– Tính khách quan

z Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch.

– Tính toàn diện

z Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần

kiểm tra.

– Tính thời điểm

– Tính có thể chấp nhận được

Các hoạt động kiểm soát

Trong quá trình điều hành các hoạt động

của doanh nghiệp người ta có thể tiến hành hoạt động kiểm soát ở các lĩnh vực sau:

thực hiện các nguyên tắc, các thủ tục hành chính, việc tuân thủ hệ thống phân cấp

quyền lực từ trên xuống dưới.

Các hoạt động kiểm soát …

mãn nhu cầu khách hàng, tiến triển mức thị phần của doanh nghiệp, sự hoạt động đồng

bộ giữa các khâu của hệ thống phân phối,

…

khả năng thanh toán, vòng quay của vốn,

vòng quay hàng tồn kho, …

Một số tỷ số tài chính thông dụng

Đo lường khả năng

tự tài trợ của doanh nghiệp

- Tổng nợ

- Tổng tài sản

Tổng nợ/Tổng tài sản Đòn cân nợ

Đo lường hiệu suất

sử dụng vốn lưu động

- Doanh thu thuần

- Vốn lưu động bình quân trong kỳ

Vòng quay của vốn lưu động

Các tỷ số hoạt động

Đo lường khả năng trả nợ ngắn hạn

- Tài sản lưu động

- Tổng nợ ngắn hạn

Tỷ số luân chuyển của tài sản lưu động Tính thanh khoản

Đo lường khả năng sinh lợI của vốn kinh doanh

- Lợi nhuận sau thuế

- Vốn kinh doanh

Mức doanh lợj của vốn

Khả năng sinh lợi

Thể hiện Cách tính

Tỷ số Loại

Các hoạt động kiểm soát …

số sử dụng máy móc thiết bị

hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng lao động, phân tích biến động giá thành sản phẩm, …

sản phẩm (KCS), xây dựng các biểu đồ

chất lượng, biểu đồ nhân quả, …

Xây dựng kế hoạch hành động

z Đề xuất vận dụng những nội dung của khoa học

quản lý: Tổ chức bộ máy, ủy thác công việc, tạo

động lực làm việc, tăng hiệu qủ của quá trình ra

quyết định, kiểm soát quản lý, Vào công việc thực

tế mà Anh/Chị đang đảm nhận

z Nếu tên đề xuất, căn cứ để đưa ra đề xuất, mục tiêu cần đạt được, phạm vi tác động của đề xuất, các giải pháp cụ thể (nhân sự, kinh phí, cơ chế cính sách, )

để đưa đề xuất vào áp dụng

Bài tập tại lớp

Một doanh nghiệp nhận thấy rằng doanh thu của mỡnh trong năm tăng 10% Nhưng cũng trong năm đó dân số trong khu vực ảnh

hưởng của doanh nghiệp tăng 2% và thu

nhập cuả các hộ gia đỡnh tăng 5% Biết rằng

hệ số đàn hồi theo thu nhập sản phẩm của doanh nghiệp α = 1 Hãy xác định mức tăng doanh thu thực sự do sự cố gắng chủ quan của doanh nghiệp mang lại.