phu luc QT2 02

Hồ sơ và thời bảo quản TT Tên loại hồ sơ Ký hiệu Thời gian bảo quản Nơi bảo quản I Hồ sơ nguyên tắc, gồm: Thông t, chỉ thị, nghị định, sách nghiệp vụ.... bảo quản vĩnh viễn Tại các phòng

QT2.02- Phụ lục

số 1 Ngày BH: / /20

QT2.02-Phụ lục 1 chỉ để làm mẫu cho các phòng ban,

đơn vị áp dụng đặt tên (tiêu đề) hồ sơ và thời hạn bảo quản khi thực hiện BM 2.02.04

Hồ sơ và thời bảo quản

TT Tên loại hồ sơ Ký hiệu Thời gian

bảo quản Nơi bảo quản

I Hồ sơ nguyên tắc,

gồm: Thông t, chỉ

thị, nghị định,

sách nghiệp vụ

cấp bộ, ngành

bảo quản vĩnh viễn

Tại các phòng ban, đơn vị

1 Các quy định về q.lý

tài chính

2 Các quy định về xây

dựng cơ bản

3 Các quy định về Lao

động tiền lơng, an

toàn lao động

4 Các quy định về

quản lý hành chính

II Hồ sơ công việc

1 Quản lý nhân sự, đào

tạo

- Hồ sơ cá nhân

- Các kế hoạch đào

tạo

Lâu dài

2 Hồ sơ quản lý xe máy

thi công

Lâu dài

3 Hồ sơ quản lý hành

chính

- Các thiết bị văn

phòng

Lâu dài

- Đất đai, sửa chữa

nhà ở

Vĩnh viễn

4 Hồ sơ thi công

- Từng công trình thi Lâu dài

5

BM 2.02.01

Ngày BH: ./ /20

BM 2.02.01: áp dụng cho các phòng, ban Công ty và Đội thi công trực thuộc

(BM này không áp dụng cho hồ sơ văn bản đi của văn th cơ quan)

danh mục hồ sơ lập trong năm

phòng/ban/Đơn vị

Tất cả các BM, ngời viết quy trình chỉ để làm mẫu, Các phòng, ban, đơn vị không photocopy mẫu này mà phải tự kẻ lấy, tuỳ theo lợng thông tin ghi trong các cột mà mở rộng hay

hẹp, để dọc hay ngang khổ giấy, nhng phải đủ các cột mục trong mẫu

mục lục

Hồ sơ số: 03 Tập số (đơn vị bảo quản): 01 - Đội xây lắp 3

TT Số và KH văn bản Ngày, tháng văn bản Trích yếu nội dung Văn bản Tác giả Tờ số Ghi chú

Hồ sơ công việc đợc lập theo logic của sự việc (sắp xếp theo thứ tự từ khi bắt đầu sự việc đến khi kết thúc sự việc, không phân biệt tài liệu do bên ngoài gỉ đến hay do đơn vị ban hành), Thực hiện theo mục 5.1.2 và 5.2.1 của quy trình này và mục 6 của mỗi quy trình

BM 2.02.03 Ngày

BH: ./ /20

BM 2.02.03: áp dụng cho tất cả các CBNV làm công tác có liên quan tới việc lập hồ sơ Tờ kết thúc: Tờ kết thúc Đơn vị bảo quản này gồm có: tờ (Viết bằng chữ)

Mục lục văn bản có: văn bản Đặc điểm và trạng thái của văn bản:

Ngày tháng

năm

Ngời lập (Ký và ghi rõ họ, tên) Để kiểm tra, bảo quản văn bản tài liệu, tránh việc đánh tráo, đánh cắp, giả mạo, đồng thời theo dõi đợc trạng thái văn bản, tài liệu có biện pháp bảo quản thích đáng, kịp thời Tờ kết thúc cần đa ra những thông tin sau: • Số lợng tờ của đơn vị bảo quản (dùng bút chì đánh số từ trang đầu đến trang cuối của hồ sơ) • Chất lợng trạng thái văn bản (giấy viết tay, đánh máy, bao nhiêu bản gốc, bao nhiêu bản sao, chỗ nào dập, xoá, chỗ nào mờ, chỗ nào rách nát )

BM 2.02.04 Ngày

BH: ./ 2/20

BM 2.02.04: áp dụng cho các phòng, ban Công ty và Đội thi công trực thuộc

Từng phòng, từng Đội thi công lập một danh mục, sắp xếp lần

l-ợt danh mục hàng năm vào một hồ sơ (Không áp dụng cho văn

th cơ quan vì HS của văn th cơ quan mặc nhiên bảo quản vĩnh viễn theo quy định)

danh mục hồ sơ đa vào lu trữ năm

phòng/ban/Đơn vị

Số và ký

Bản danh mục này có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Địa danh, ngày tháng

năm

Thủ trởng cơ

quan

Ký tên, đóng

dấu

BM 2.02.05 Ngày

BH: ./ /20

BM 2.02.05: áp dụng cho các phòng, ban Công ty và Đội

thi công trực thuộc

Từng phòng, từng Đội thi công lập một bảng thống kê hồ sơ đã

đợc lập ( áp dụng cho cả văn th cơ quan)

Bảng thống kê hồ sơ

Cặp

,

hộp

Hồ

sơ

số

Tiêu đề hồ sơ Ngày

tháng bắt đầu

và

Thời hạn Số Ghi

quản Tờ chú

01 01 Tập văn bản đi năm

30/3/200 2

Lâu

2 30/6/200 2

Lâu dài

400

2 30/92002

Lâu

Chú ý:

- Mỗi hồ sơ chỉ đợc ghi một số thứ tự, nếu hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập đợc đánh một số thứ tự riêng

- Trờng hợp nhiều hồ sơ có cùng tiêu đề thì chỉ ghi một lần

đầu, các lần sau đề (-nt-)

- Cột số 6: ghi tổng số tờ đã đợc hệ thống hoá bên trong hồ sơ đó

- Cột số 7: Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng nh nội dung của hồ sơ; đặc điểm bên trong của hồ sơ lu trữ

* Không ghi lặp lại các tít biểu mẫu trên các bảng thống kê, chỉ ghi ở ngoài bìa

Mẫu bìa

công ty viwaseen.1

Phòng/ban/đội

Mục lục hồ sơ

(BM2.02.05-ISO)

Từ năm … đến năm…

BM 2.02.06 Ngày

BH: ./ /20

BM 2.02.06: áp dụng cho các phòng, ban Công ty và Đội thi công trực thuộc

Từng phòng, từng Đội thi công lập một danh mục, sắp xếp lần

l-ợt danh mục hàng năm vào một hồ sơ để tiện theo dõi, đối chiếu với danh mục tài liệu, hồ sơ đợc đa vào lu trữ

danh mục tài liệu, hồ sơ tiêu huỷ năm

đơn vị

Số và ký

hiệu Tiêu đề Thời hạn Tình trạng Ngời đề Ghi

tài liệu,

hồ sơ hồ sơ quản bảo tài liệu, hồ sơ nghị huỷ Chú

Cột1: ghi những thông tin đã đánh dấu trên hồ sơ hoặc số, ký hiệu trên tài liệu cần huỷ

Cột 2: ghi tên của hồ sơ đã đợc lập

Cột 3: ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ

Cột 4: ghi tài liệu trùng, thừa, quá rách nát không phục chế đợc, hồ

sơ đã quá thời hạn bảo quản

Cột 5: ngời trực tiếp lập hồ sơ, hoặc đợc bàn giao lại của ngời trớc là

ngời đề xuất huỷ và chịu trách nhiệm từ việc lập tới bảo quản

và huỷ hồ sơ.

Cột 6: ghi những điều cần thiết

Địa danh, ngày

tháng năm

Phê duyệt của lãnh đạo C.ty Phụ trách đơn vị

ký và ghi rõ họ tên