Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc khi phát hành quy trình phải để lại 01 bản lu tại Văn th Cơ quan.. Các cột mục trên, Văn th Cơ quan chịu trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin yêu cầu phần t
Trang 1
QT2.01, Phụ lục số1
NgàyBH: / /2010
QT 2.01, Phụ lục số 1: áp dụng cho Văn th Cơ quan mở sổ theo dõi và giữ 01 bản lu Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc khi phát hành quy trình phải để lại 01 bản lu tại Văn th Cơ quan
Sổ theo dõi XD Văn bản hệ thống chất lợng
Trởngphòng Giám đốchoặc Phó
Giám đốc
Bộ phậnviết và văn
th giữ bảnlu
Trang 2
Các cột mục trên, Văn th Cơ quan chịu trách nhiệm ghi đầy đủ
thông tin yêu cầu (phần thông tin này đã đợc hiển thị ngay trang đầu tiên của mỗi quy trình)
Trang 3
QT2.01, Phụ lục số 2
Ngày BH: / /2010
QT2.01, Phụ lục số 2: áp dụng cho tất cả CBNV làm công tác có liên quan tới soạn thảo văn bản và Văn th Cơ quan kiểm tra thể thức trớc khi văn bản đợc gửi đi
quy định thể thức văn bản thông thờng
cơ quan chủ quản Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam
VD: chỉ thị
V/v:
Chú ý: không đợc ghi 2 lần trích yếu nội dung trên một văn bản
(phải xác định đúng loại VB, nếu có (2) thì không có (3).
(4) Nơi cơ quan nhận văn bản (đối với văn bản không có tên gọi),
phần này phải ghi chữ "Kính gửi" trớc cơ quan nhận và ghi lệch về lề phải của trang văn bản
(5) Phần trình bày nội dung văn bản
(2)
(1)
(3)
(4)(5)
(6)
(7)(9)
(8)
Trang 4
(9): Nơi cơ quan nhận văn bản (đối với văn bản có tên gọi) và tên
đơn vị giữ bản lu
(6): Chức danh của ngời ký văn bản
(7): Chữ ký của ngời có thẩm quyền và con dấu hợp pháp
(8): Họ tên, chức danh của ngời ký văn bản
QT 2.01, Phụ lục số 3
Ngày BH: / /2010
QT 2.01, Phụ lục số 3: áp dụng cho tất cả các CBNV đợc phân công viết quy trình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO
Quy định thể thức tài liệu quản lý chất lợng
Biểu tợng Tên tài liệu Mã hiệu
Ghi mã hiệu đã đợc quy định cho từng quy trình
Lần ban hành: số lần ban hành tài liệu (sau mỗi lầnban hành đợc nâng lên 01 đơn vị VD lần banhành 01, 02, 03
Ngày ban hành: là ngày đợc ngời có thẩm quyền kýchính thức vào quy trình
Số trang là số trang/tổng số trang tài liệu
Ban ISO Công ty đợc quyền phân công soát xét, hiệu chỉnh và sửa đổi tài liệu trong quy trình khi thấy cần thiết hoặc ban hành mới để phù hợp với những quy định của Nhà nớc và phù hợp với Chính sách chất lợng của Công
ty Tờ trình xin sửa đổi do chính bộ phận đợc phân
Trang 5
công soạn thảo thực hiện, báo cáo Ban ISO Công ty xem xét trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Trang 6
BM 2.01.01 Ngày BH: / /2010
BM 2.01.01: áp dụng cho Văn th cơ quan từ Công ty đến các đơn vị
văn công văn
trích yếu
Cách ghi các cột trong sổ nh sau:
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản theo cách đánh số của cơquan
(2) Ghi ngày, tháng văn bản đợc đóng dấu và đăng ký vào sổ
Trang 7(7) Ghi chó nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt
NÕu VB ®i cña c¬ quan cã VB khÈn, mËt kh«ng nhiÒu
sæ chuyÓn giao v¨n b¶n néi bé
Ngµy,
th¸ng Sè/KH cña N¬i nhËn Ký nhËn Ghi chó
VB hoÆcsèlîng
Trang 9Ngày ban hành tài liệu
Ngày có hiệu lực của Tài liệu
Lần ban hàn h
Lần sửa
đổi
Số tran
g
Ghi chú
- Sổ này giúp phòng ban, đơn vị lập, theo dõi, áp dụng các quy định của Công ty đợc chính xác, thờng xuyên, đồng thời tránh đợc việc sử dụng tài liệu đã lỗi thời, đã hết hiệu lực thi hành và giúp nhân viên văn
th thực hiện đợc mục 5.1.4 trong quy trình này
Bìa của số đợc trình bày nh sau: (không ghi lặp lại tên sổ và ký hiệu biểu mẫu trong mỗi trang trong sổ Chia cột mục và ghi thông tin trong các cột mục Khi lập sổ có thể trên giấy A4 quay ngang hoặc trên khổ A3, tuỳ theo thông tin trong các cột mục mà để độ rộng, hẹp cho hợp lý)
Công ty viwaseen 1 Phòng
Danh mục tài liệu ban hành
(BM 2.01.03)
Hà Nội, tháng/năm
Trang 10BM 2.01.04: ¸p dông cho Ban ISO
Sæ giao nhËn tµi liÖu quy tr×nh
Tªn Tµi liÖu
§¬n vÞ nhËn tµi liÖu
Ch÷
ký
Ghi chó
Trang 11
BM 2.01.05 Ngày BH: / /2010
BM 2.01.05: áp dụng cho các phòng ban Công ty và Đội trực thuộc (Các phòng ban của các Công ty trực thuộc cũng nên tham khảo biểu mẫu này)
sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Số
đến Tác giả Ng.nhận Thời hạn Hìnhthức Số, KH Ghi chú
số, KH VB để g/ quyết g/quyế
t VB trả
ngày VB g/quyết hoặc
ngày, hoặc lờitrích
yếu VB năm VB tháng,
trả lời
nội dung g/quyế t
(1) Số đến là ghi số của văn th đã ghi trong dấu đỏ "CV
đến" trên VB (2) Ghi tác giả, ký hiệu, ngày, trích yếu ND
VB của chính VB gửi đến
(3) Ghi tên ngời trực tiếp nhận VB để giải quyết
(4) Ghi thời hạn giải quyết VB do lãnh đạo yêu cầu/khoảngthời gian từ
khi nhận VB cho tới khi có VB trả lời
(5) Trích yếu ND hoặc hình thức văn bản trả lời (vd: đã raQĐ, chỉ thị, phúc đáp văn bản, thông báo tới các đơn vị,báo cáo cấp trên )
(6) Ghi số, ký hiệu văn bản (Số trên sổ đăng ký VB đi củavăn th)
Trang 12
- Việc lập sổ này là các phòng thực hiện khâu cuối cùng của
"Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến" tại mục 5.2 của
Quy trình này Chỉ những VB do văn th chuyển tới đã có phêduyệt của Giám đốc/phó GĐ ở góc trên lề trái của VB, các phòngban mới thực hiện việc vào sổ Những VB có liên quan tới côngviệc nhiều phòng/đơn vị, Văn th có trách nhiệm nhân bản gửi
đúng, gửi đủ Nếu phòng, ban nào chịu trách nhiệm chínhtrong việc trả lời văn bản (soạn thảo VB trả lời) thì ghi đầy đủthông tin trên các cột mục, những phòng/đơn vị chỉ để phốihợp thì cột 5 ghi "đã phối hợp với phòng ) Cách thức ghi bìa và
đóng sổ, chia độ rộng, hẹp của các cột nh đã trình bày tại BM2.01.03
BM2.01.06 Ngày
BH: / /2010
BM 2.01.06: áp dụng cho Văn th cơ quan từ công ty đến các đơn vị trực thuộc (đơn vị có con dấu và biên chế Văn th)
Sổ đăng ký văn bản đến
Nơi, Tên loại Ký Ghi
Trang 13
Cột ghi chú: ghi những điều cần thiết để nhận biết tính chấttài liệu và tra tìm tài liệu khi cần Ví dụ: VB gửi đến qua đờngFax/ email/ tiếng Anh/DHL/EMS; tên của ngời lần đầu tiên ký vàosổ; mức độ khẩn mật của tài liệu / lý do ngời nhận tài liệu quáchậm so với ngày tài liệu đến
Nói tóm lại: Yêu cầu ngời ghi chép các thông tin trong sổ phải
năng động để ghi chép sao cho đầy đủ thông tin cần thiếtgiúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng Vì yêu cầu đối với mộtvăn th cơ quan hay đơn vị là phải biết tổng hợp, biết sàng lọcthông tin và chuyển tải thông tin nhanh chóng, chính xác, kịpthời giúp cho lãnh đạo Cơ quan, đơn vị ra những quyết định
về quản lý, điều hành đợc chính xác
Trang 14
BM2.01.07 Ngà
y BH: / /2010
BM 2.01.07: áp dụng cho Văn th công ty và các đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th)
Trang 15
BM2.01.08 Ngà
y BH: / /2010
BM 2.01.08: áp dụng cho Văn th công ty và câc đơn vị trực thuộc (đơn vị có biên chế văn th)
Số đăng ký giấy giới thiệu
nh sau:
Tên công ty phòng tổ chức hành chính
Sổ đăng ký giấy giới thiệuNăm/từ năm … đến năm…
(BM.2.01.08-iso)
Từ số 01 đến số ……
Từ tháng 01/ … đến tháng … năm …
Trang 16
BM2.01.09 Ngà
Ngời
đợcuỷquyền
Phạm vicôngviệc uỷquyền
Thờihạn uỷquyền
Đơn vịthảo VB
Chú ý: Tuỳ theo số lợng giấy uỷ quyền phát ra trong năm nhiềuhay ít để lập sổ theo từng năm hoặc từ năm … đến năm đểxác định ghi ngoài bìa sổ Bình thờng bìa sổ sẽ đợc thể hiện
nh sau:
Tên công tyPhòng tổ chức hành chính
Sổ theo dõi giấy uỷ quyềnNăm/ từ năm … đến năm …
(bm.2.01.09-iso)
Từ số 01 đến số ….
Từ tháng 01/ … đến tháng ….năm ……
Trang 17
BM2.01.10 Ngà
y BH: / /2010
BM 2.01.10: áp dụng cho Phòng Kế hoạch –Kỹ thuật công
ty & các đơn vị trực thuộc (Thực hiện theo điểm c Điều 21-Quy định về công tác văn th số 82/QĐ-HĐQT ngày
22/5/2006 của Hội đồng Quản trị công ty)
Số theo dõi Hợp đồng kinh tế
Số HĐ Ngày HĐ Nội dung
HĐ Đối tácký hợp
đồng
Đơn vịthảo HĐ Ngời kýHĐ
Chú ý: Tuỳ theo số lợng Hợp đồng kinh tế đợc ký kết trong nămnhiều hay ít để lập sổ theo từng năm hoặc từ năm … đến năm
để xác định ghi ngoài bìa sổ Bình thờng bìa sổ sẽ đợc thểhiện nh sau:
Tên công tyPhòng tổ chức hành chính
Sổ theo dõi hợp đồng kinh tếNăm/ từ năm … đến năm …
(bm.2.01.10-iso)
Từ số 01 đến số ….
Từ tháng 01/ … đến tháng ….năm ……
Trang 19
BM2.01.11 Ngày
BH: / /2010
tờ trình
V/v xin ban hành, sửa đổi tài liệu
Kính gửi: ông Giám đốc Công ty VIWASEEN 1
Đơn vị xin ban hành, sửa đổi tài liệu:
1 Lần xin ban hành, sửa đổi:
Trang 20
quy trình chính Tờ trình này chỉ lu giữ ở phòng có quy trinh soạn thảo
& Ban ISO, không đóng dấu & không coppy gửi kèm vào quy trình cho các phòng ban, đơn vị Văn th cơ quan đóng dấu treo vào trang/dòng đợc sửa chữa để thay thế trong quy trình chính.
BM 2.01.12: áp dụng cho các Phòng ban Công ty, đơn vị trực thuộc
Danh mục tài liệu bên ngoài/ tham khảo
Số TT Tên tài liệu
hoặc nội dung
tài liệu
Mã hiệuhoặc số, kýhiệu tài liệu
Ngày cóhiệu lực Ghi chú
Tất cả các nghị định của Chính phủ, chỉ thị, thông t, sách ớng dẫn của các Bộ, ngành có liên quan tới nghiệp vụ chuyênmôn của phòng đang có hiệu lực thi hành, các phòng, ban,
h-đơn vị phải mở sổ đăng ký theo dõi và lập thàng 1 hồ sơ, hồsơ này gọi là “ Hồ sơ nguyên tắc”, những tài liệu này đợcthực hiện thờng xuyên cho công việc hàng ngày nên khôngchuyển sang lu trữ Những tài liệu hết hiệu lực thi hành cácphòng ghi ký hiệu nhận biết để tránh sử dụng nhầm lẫn
Vd: trên sổ của VP đợc ghi: Pháp lệnh lu trữ quốc gia, Nghị
định 110 ngày 08/4/2004 quy định về công tác văn th, Nghị
định 111 ngày 08/4/2004 quy định về công tác lu trữ , Thông
t liên tịnh giữa Bộ Nội vụ & Văn phòng Chính phủ số 55/2005ngày 06/5/2005 Hớng dẫn về thể thức & Kỹ thuật trình bàyvăn bản, sách in các văn bản pháp quy về công tác hành chính-văn th-lu trữ, sổ tay công tác văn phòng … Tất cả tài liệu này
VP đã xếp trong 1 hồ sơ và sổ ghi “danh mục tài liệu bên
BM 2.01.12Ngày
BH: / /2010
