Quản trị hệ cơ sở dữ liệu Access

Quản trị hệ cơ sở dữ liệu Access

Microsoft Access 2000 Microsoft Access 2000

liệu trực quan, nằm trong bộ Microsoft Office

Có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý chúng theo những yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng.

trong Excel hoặc các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office mà bạn đã quen thuộc.

Access 2000 là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan, nằm trong bộ Microsoft Office

Có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý chúng theo những yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng.

trong Excel hoặc các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office mà bạn đã quen thuộc.

Chương I: Database and Tables.

I - Các khái niệm trong CSDL

1 Thế nào là một CSDL (Database)?

ờng là các tệp, bảng biểu) có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản

lý chúng theo những yêu cầu đặt ra

2 Cấu trúc của một CSDL trong AccessDatabase

2.2 Truy vấn (Query).

Là đối tượng được trích rút từ bảng theo những điều kiện xác định Query cùng là tệp có dạng bảng

2.3 Biểu mẫu (Forms)

Là đối tượng được thiết kế để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu (Giao

diện)

2.4 Báo cáo (Report)

Là đối tượng được thiết kế để quy

định cách, tính toán, in và tổng hợp dữ liệu được chon

2.5 Macro

Là đối tượng định nghĩa một hoặc

nhiều hành động (thao tác) mà Access

sẽ thưc hiện mỗi lần khi chạy

2.7 Module

Là đối tượng chứa các thủ tục được lập trình bằng Access Basic để xử lý

tự động thông tin tự động

3 Đối tượng bảng và các khái niệm cơ bản A Bảng là gì (Table)?

 Bảng dùng để lưu trữ dữ liệu trong một CSDL

Một bảng gồm có các hàng và cột.

 Một cột trong bảng được gọi là Một cột một trường một trường

(Fields) Một trường trong bảng được khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu tương ứng.

 Một hàng trong bảng được gọi là một bản ghi

(Recordset).

Ví dụ: một bảng dữ liệu quen thuộc

Họ và tên Ngày sinh Giới tính Địa chỉ

Nguyễn Ngọc Hải 10/11/1983 Nam Ba đình - Hà nội

 Các cột Họ và tên , Ngày sinh được gọi là các

trường ( Fields ) của bảng (hàng tiêu đề của một bảng,

ở đó mỗi một ô là một trường của bảng).

 Các hàng còn lại, mỗi hàng là một bản ghi

(Recordset ) của bảng (chứa nội dung của bảng).

 Tên trường (Field Name):

Tên trường là một dãy ký tự

gồm chữ cái, chữ số và gạch nối Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 ký tự.

 Kiểu trường (Data Type):

Mỗi một trường bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của trường đó

B Một số quy tắc về trường (cột).

C Các kiểu dữ liệu của trường

Text: kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài tối đa

là 256 ký tự.

Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.

− LongInteger: kiểu nguyên kép (-2,147,483,648

đến 2,147,483,647)

− Single: kiểu số thực đơn (1.4E-45 đến 3.4E 38)

− Double: kiểu số thực kép

 Date/ time: kiểu ngày tháng.

 Currency: kiểu tiền tệ.

 Yes/ No: kiểu logic (đúng sai).

Các bước tạo và định dạng bảng

 Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng.

Một số quy tắc về xây dựng cơ sở dữ liệu.

Quy tắc 1 : Mỗi một trường trong bảng phải mô tả

một loại thông tin duy nhất

Quy tắc 2 : Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau (số trư ờng tối thiểu gọi là khoá cơ bản – Primary key)

Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến

chủ thể của bảng (Điều này gọi là phụ thuộc hàm)

Quy tắc 4 : Có thể thay thế một số trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến trường khác

4 Khởi động Access

Start/ Programs/ Microsoft Access

Khi đó hộp thoại sau xuất hiện

Tạo mới một CSDL trắng

Mở một CSDL đã có

Tạo CSDL từ mẫu CSDL có

sẵn

5 Tạo CSDL mới (Database)

–Nếu khởi động ta chọn thành phần Blank Access Database hoặc chọn một trong các cách sau:

Khi nhËp tªn CSDL vµ chän Create ta cã cöa sæ Database xuÊt hiÖn nh­ sau:

II - Tạo bảng trong CSDL

1 Khai báo cấu trúc bảng trong Access.

B1 Mở hoặc tạo mới một CSDL

B2 Chọn thanh phần Create Table in Design View

 Cửa sổ khai báo các trường

của bảng xuất hiện như

sau:

Field Name: Nhập tên trường.

Data Type: Chọn kiểu dữ liệu của trường.

Description: Nhập chú thích cho trường nếu cần.

Field properties: thuộc tính của trường.

Ghi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:

View/ Datasheet View

Chọn biểu tượng View trên thanh công cụ.

Ghi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:

2.Sửa cấu trúc của bảng

Để sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View bằng một trong các cách sau:

 View/ Design View

 Chọn biểu tượng View trên thanh công cụ

Thay đổi tên trường

Thay đổi kiểu dữ liệu của trường

Thêm trường

Xóa trường

Thay đổi vị trí của trường

2 Sửa cấu trúc của bảng

Để sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View

bằng một trong các cách sau:

 View/ Design View

 Chọn biểu tượng View trên thanh công cụ

Thay đổi tên trường.

Thay đổi kiểu dữ liệu của trường.

Thêm trường.

Xóa trường

Thay đổi vị trí của trường

3 Một số thuộc tính của trường (Field properties).

Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:

3.1 Field Size: độ rộng của trường.

 Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của trư

ờng có thể lưu trữ

 Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu

con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255

− Integer: kiểu nguyên đơn

− LongInteger: kiểu nguyên kép

− Single: kiểu số thực đơn

3 Một số thuộc tính của trường (Field properties).

Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:

3.1 Field Size : độ rộng của trường.

 Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của trư

ờng có thể lưu trữ

 Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu

con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255

− Integer: kiểu nguyên đơn

− LongInteger: kiểu nguyên kép

− Single: kiểu số thực đơn

3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách

hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau

 >: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.

 <: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự thường.

 Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định dạng như sau:

 dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm

 dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ

3.3 Input Mask: (Khuôn nạ nhâp liệu):Tạo khuôn dạng

nhập liệu cho người nhập Vd nhập ngày tháng: / / 3.4 Decimal Places: Xác định số lượng các chữ số sau

dấu chấm thập phân.

3.5 Caption: đặt tiêu đề cho cột (trường).

3.6 Defualt Value: đặt giá trị ngầm định.

3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách

hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau

 >: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.

 <: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự thường.

 Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định dạng như sau:

 dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm

 dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ

3.3 Input Mask: (Khuôn nạ nhâp liệu):Tạo khuôn dạng

nhập liệu cho người nhập Vd nhập ngày tháng: / /

3.4 Decimal Places: Xác định số lượng các chữ số sau

dấu chấm thập phân.

3.5 Caption: đặt tiêu đề cho cột (trường).

3.6 Defualt Value: đặt giá trị ngầm định.

3.8 Validation Text: thông báo khi nhập ngoài

khoảng giá trị ở Validation Rule.

3.9 Required: Phải nhập dữ liệu hoặc không

= Yes: phải nhập.

= No: có thể nhập hoặc không.

3.10 Indexed: Sắp xếp theo tệp chỉ mục

= No: không sắp xếp theo tệp chỉ mục.

= Yes: sắp xếp theo tệp chỉ mục

- Yes (Duplicates OK): Cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.

- Yes (No Duplicates): không được phép

khoảng giá trị ở Validation Rule.

3.9 Required: Phải nhập dữ liệu hoặc không

= Yes: phải nhập.

= No: có thể nhập hoặc không.

= No: không sắp xếp theo tệp chỉ mục.

= Yes: sắp xếp theo tệp chỉ mục

- Yes (Duplicates OK): Cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.

- Yes (No Duplicates): không được phép

3 Trường khóa trong CSDL.

a)Trường khóa là gì?

Trường khóa là trường mà trong bảng không

có bản ghi nào trùng nhau trên trường đó.

b)Cách tạo trường khóa trong bảng.

Chọn trường cần làm khóa cho bảng

C1: Edit/ Primary Key

C2: Chọn biểu tượng Primary Key trên thanh công cụ

a) Trường khóa là gì?

Trường khóa là trường mà trong bảng không

có bản ghi nào trùng nhau trên trường đó.

b) Cách tạo trường khóa trong bảng.

Mở bảng ở chế độ Design View

Chọn trường cần làm khóa cho bảng

C1: Edit/ Primary Key

C2: Chọn biểu tượng Primary Key trên thanh công cụ

Chú ý:

tính khóa Primary Key.

khóa, khi ghi bảng lên đĩa máy đưa ra hộp thọai cho phép ta tạo ra một trường khóa với tên ID với kiểu AutoNumber như sau:

III - Thiết lập quan hệ giữa các bảng

1 Tại sao phải phân chia một CSDL thành nhiều

bảng?

Việc tách một CSDL thành nhiều bảng giải quyết 3 vấn

đề chính:

Chánh việc dư thừa dữ liệu khi cài đặt trên một bảng.

Kích thước của một bảng có thể rất lớn Nên việc sắp

xếp, tìm kiếm và quản lý khó hơn là thực hiện trên nhiều bảng nhỏ

Không thể bảo mật được dữ liệu bằng thiết kế trên

nhiều bảng

2 Các kiểu quan hệ của hai bảng

Một CSDL được tách thành nhiều bảng thì thông tin trên một bảng là không đầy đủ.

Để có thông tin đầy đủ ta phải “ghép” thông tin của từng bảng lại Muốn làm được điều này thì các

bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một trường

 Để có thông tin đầy đủ ta phải “ghép” thông tin

của từng bảng lại Muốn làm được điều này thì các

bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một trường

nào đó.

là CSDL quan hệ.

Hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau theo c¸c kiÓu sau:

hÖ duy nhÊt víi mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

quan hÖ duy nhÊt mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

Hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau theo c¸c kiÓu sau:

Quan hÖ 1 - 1: lµ quan hÖ mét b¶n ghi cña b¶ng A quan

hÖ duy nhÊt víi mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ 1 - N: lµ quan hÖ mét b¶n ghi cña b¶ng A

quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ N - 1: lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi cña b¶ng A

quan hÖ duy nhÊt mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ N - N: lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi cña b¶ng A quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

3 Cách thiết lập quan hệ giữa các bảng trong CSDL

a)Cách thiết lập quan hệ.

Tạo trường khóa ở các bảng nếu cần.

Tools/ RelationShips (hoặc chọn biểu tượng

RelationShips trên thanh công cụ)

Kéo thả chuột trên hai trường cần đặt kết nối.

Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ RelationShips

b)Sửa, xóa mối quan hệ

C1: Chọn RelationShips/ Edit RelationShips

C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ và chọn RelationShips.

Để xóa ta chọn Delete.

 Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ RelationShips

b) Sửa, xóa mối quan hệ

 C1: Chọn RelationShips/ Edit RelationShips

 C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ và chọn

RelationShips.

Để xóa ta chọn Delete.

3 Đặt các tính chất khác cho bảng

 Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

 Format/ Row Height : Thay đổi chiều cao của

hàng.

 Format/ Column Width : Thay đổi đọ rộng cột.

 Format/ Freeze Columns: Cố định vị trí cột.

 UnFreeze All Columns: Bỏ tính chất cố định các

cột.

 Hide Columns: ẩn cột trong bảng.

 UnHide Columns: Hiện cột đã bị ẩn trong bảng.

Các ví dụ

 Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

 Format/ Row Height : Thay đổi chiều cao của

hàng.

 Format/ Column Width : Thay đổi đọ rộng cột.

 Format/ Freeze Columns: Cố định vị trí cột.

 UnFreeze All Columns: Bỏ tính chất cố định các

cột.

 Hide Columns: ẩn cột trong bảng.

Các ví dụ

Các phép toán và hàm thông dụng

 <>: khác

 Between: Khoảng giá trị từ đâu đến đâu

 VD: Betwen 0 and 10 nằm trong khoảng từ 0 đến 10 

>= 0 and <=10

 Like “Xâu văn bản”  = “Xâu văn bản”

 IN(a1, a2, a3, an): nhận các giá trị nguyên a1, a2, a3

an

 VD: IN(1, 2, 3): chỉ nhận 3 giá trị 1, 2, 3

 Year(): hàm lấy năm của kiểu dữ liệu Date/ time

 Month(): hàm lấy tháng của kiểu dữ liệu Date/ time

 Day(): hàm lấy ngày của kiểu dữ liệu Date/ time

V - Tìm kiếm, lọc và sắp xếp

1 Tìm kiếm và thay thế.

 Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

 Edit/ Find: Tìm kiếm

 Edit/ Replace: Thay thế.

1 Lọc dữ liệu trong bảng

Lọc dữ liệu là việc chỉ làm xuất hiện những bản ghi thỏa mãn một vài điều kiện nào đó.

a) Sử dụng lọc Filter By Selection

Chức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị đã được lựa chọn trong bảng dữ liệu

Cách lọc:

Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu

• C1: Records/ Filter/ Filter By Selection

• C2: Chọn biểu tượng Filter By Selection trên thanh công cụ

• C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By

a) Sử dụng lọc Filter By Selection

 Chức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc

các bản ghi thỏa mãn giá trị đã được lựa chọn trong bảng dữ liệu

 Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu

• C1: Records/ Filter/ Filter By Selection

• C2: Chọn biểu tượng Filter By Selection trên thanh công cụ

• C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By

 Để lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá trị được

chọn ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.

 Để bỏ lọc ta chọn biểu tượng Remove Filter trên thanh

công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter) b) Sử dụng lọc Filter By Form

Chức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá trị

mà ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện)

Cách lọc:

 Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu tượng Filter By

chọn ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.

công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter).

b) Sử dụng lọc Filter By Form

Chức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá trị

mà ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện)

Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

 Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu tượng Filter By

3 Sắp xếp dữ liệu

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Chọn cột cần sắp xếp.

Records/ Sort/ Ascending: tăng dần

Records/ Sort/ Descending: giảm dần

Ta có thể chọn biểu tượng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Chọn cột cần sắp xếp.

Records/ Sort/ Ascending: tăng dần

Records/ Sort/ Descending: giảm dần

Ta có thể chọn biểu tượng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.

3 Sắp xếp và lọc cấp cao

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Records/ Filter/ Advanced Filter Sort

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Records/ Filter/ Advanced Filter Sort

Field: Chọn trường cần lọc

hoặc sắp xếp.

Sort: Chọn kiểu sắp xếp.

Criteria: nhập điều kiện lọc.

Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

 Field: Chọn trường cần lọc

hoặc sắp xếp.

 Sort: Chọn kiểu sắp xếp.

 Criteria : nhập điều kiện lọc.

 Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

VI - Các vấn đề khác về bảng

1 Sao chép bảng

 Chọn bảng cần sao chép.

• Edit/ Copy (Kích phải chuột/ Copy).

• Edit/ Paste (Kích phải chuột/ Paste).

• Hộp thoại sau xuất hiện:

Table Name: Nhập tên bảng.

Structure Only: Sao chép cấu trúc.

Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc

và dữ liệu.

Append Data to Existing Table: Ghép vào

Table Name: Nhập tên bảng.

Structure Only: Sao chép cấu trúc.

Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc

và dữ liệu.

Append Data to Existing Table: Ghép vào