Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Khái niệm về CSDL  Các bảng và các biểu mẫu: Thiết kế, tính chất, view, wizart  Thông tin từ cơ sở dữ liệu: Các báo cáo và các truy vấn  Cơ sở dữ liệu quan hệ; Các dữ liệu bên ngoài;

Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL

Microsoft Access

Nội dung

 Nhập môn về ACCESS Khái niệm về CSDL

 Các bảng và các biểu mẫu: Thiết kế, tính chất, view, wizart

 Thông tin từ cơ sở dữ liệu: Các báo cáo và các truy vấn

 Cơ sở dữ liệu quan hệ; Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ; Switchboard

 Các liên kết một - nhiều: Mẫu biểu con và các truy vấn nhiều bảng

 Các mối liên kết nhiều - nhiều: Một hệ thống phức tạp hơn

 Xây dựng các ứng dụng: Switchboard, Macro, và Prototyping

 Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Chương 1: Nhập môn về ACCESS

Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL)

Mục tiêu:

 Định nghĩa các thuật ngữ: trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu…

 Khởi động Microsoft Access; mô tả cửa sổ cơ sở dữ liệu và các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu Access.

 Thêm vào, sửa đổi, loại bỏ các bản ghi bên trong một bảng; sử dụng lệnh Find để định vị một bản ghi cụ thể.

 Mô tả một bộ chọn bản ghi; giải thích khi nào các thay đổi được ghi vào một bảng.

 Giải thích tầm quan trọng của của việc làm có giá trị của dữ liệu trong bảo trì bảng.

 Áp dụng bộ lọc (Filter) đối với một bảng; sắp xếp một bảng trên một hoặc nhiều trường.

 Mô tả một cơ sở dữ liệu quan hệ; xác định các mối liên kết một - nhiều tồn tại trong một cơ sở dữ liệu.

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL)

1 Định nghĩa Hệ Quản Trị (HQT) CSDL

 HQT CSDL là 1 phần mềm cho phép mô tả, lưu giữ, thao

tác và xử lý các dữ liệu trong CSDL đồng thời phải đảm bảo sự an toàn và bí mật của dữ liệu.

 Chức năng của một HQT CSDL:

- Cho phép tạo ra các cấu trúc để lưu giữ dữ liệu

- Cho phép nhập, lưu giữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữ

liệu vào CSDL.

- Cho phép thao tác trên các dữ liệu của CSDL để đưa ra

các thông tin.

- Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đưa thông tin

ra theo 1 mẫu nào đó

- Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

2 Định nghĩa CSDL:

 CSDL là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó (ví dụ dữ liệu Thư Viện), được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng

và được tổ chức theo mô hình dữ liệu.

 Các tiêu chuẩn của 1 CSDL:

- Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức

- Không có sự dư thừa thông tin (cùng 1 thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và 1 thông tin mang nhiều tên khác nhau) vì nó làm tốn

bộ nhớ và dễ gây ra các thông tin không đúng khi cập nhật dữ liệu.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng)

- Có sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì

- Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kết quả như nhau.

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

3 Định nghĩa hệ thống thông tin (HTTT)

 HTTT là 1 tập hợp bao gồm các công cụ về phần cứng, phần mềm, con người nhằm quản

lý “tổ chức” nào đó.

 Các thành phần của 1 HTTT:

- Phần cứng (Máy tính, thiết bị mạng,…)

- Phần mềm: HĐH, HQT CSDL, chương trình ứng dụng, CSDL, tiện ích,…

- Con người: Quản lý hệ thống, phân tích và thiết kế, lập trình viên, người sử dụng.

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

4 Định nghĩa mô hình CSDL

 Mô hình CSDL là tập các khái niệm cho phép thể hiệnhoạt động của 1 “tổ chức”

 Các loại mô hình CSDL:

a Mô hình CSDL mức khái niệm:

- Để biểu diễn các đối tượng trong thế giới thực và mốiliên quan giữa các đối tượng đó

- Khái niệm sử dụng trong mức này là: thực thể, liênkết,…

- Có 2 loại:

+ Mô hình Quan hệ - Thực Thể

+ Mô hình hướng đối tượng

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

b Mô hình CSDL mức thể hiện:

- Sử dụng trong mức này là các cấu trúc

- Có 3 loại:

+ Mô hình CSDL quan hệ: Dữ liệu được phân vào các bảng.

Có thể kết nối các bảng với nhau.

- Cấu trúc: Bảng

- Liên kết: Thuộc tính khóa

+ Mô hình phân cấp: Cây

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

I Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu

5 Định nghĩa một số thuật ngữ:

 Một trường (field) là một sự kiện cơ bản (hoặc một phần tử dữ liệu) như là Tên của cuốn sách hoặc Số máy điện thoại của một nhà xuất bản.

 Một bản ghi (record) là một tập hợp các trường.

 Một bảng (table) là một tập hợp các bản ghi Mỗi một bản ghi chứa các trường như nhau theo một thứ tự như nhau.

 Một cơ sở dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều bảng.

 Ví dụ mỗi bản ghi trong bảng SACH chứa đúng sáu trường:

Mã sách, Tên sách, Năm xuất bản, Giá và Nhà xuất bản Tương tự, mỗi bản ghi trong bảng NHAXUATBAN sẽ có các trường giống nhau cho mỗi nhà xuất bản,

 Các thuật ngữ trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu rất quan trọng và được sử dụng thường xuyên.

II Nhập môn về Microsoft Access

1 Cửa sổ cơ sở dữ liệu: Để hiển thị các đối tượng khác

nhau trong một CSDL Access Có bảy kiểu đối tượng:

- Bảng (table)

- Truy vấn (query)

- Biểu mẫu (form)

- Báo cáo (report)

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

người, địa điểm, đồ vật, …) và là phần tử cơ sở trongCSDL Một bảng được tạo thành từ các bản ghi, mỗibản ghi được tạo thành từ các trường Bảng xuất hiệndưới dạng cột, mỗi bản ghi nằm trên một dòng củabảng và mỗi trường cột nằm trên mỗi cột riêng rẽ.

 Một mẫu biểu (form) cung cấp một cách thuận tiện vàhấp dẫn để nhập, hiển thị, hoặc in các dữ liệu trongbảng

 Một truy vấn (query) trả lời một câu hỏi về CSDL Kiểuchung nhất của các query là chỉ ra một tập tiêu chuẩn,sau đó tìm trong CSDL để rút ra các bản ghi thỏa mãntiêu chuẩn

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

1 Cửa sổ cơ sở dữ liệu

 Một báo cáo (report) trình bày các dữ liệu trong một bảnghoặc trong một truy vấn dưới dạng một bảng in được

 Một trang (page) là một tài liệu HTML có thể gửi đến mộtWeb Server hoặc một mạng LAN và có thể dùng Webbrowser để nhìn thấy nó

 Một macro tưng tự như một chương trình máy tính và baogồm các lệnh có thể được thực hiện một cách tự độnglệnh này đến lệnh khác

 Một module cung cấp một chương trình viết bằng ngônngữ VBA (Visual Basic for Applications)

 Trong chương này chúng ta tập trung vào bảng, các đốitượng khác sẽ được lần lượt trình bày và nghiên cứutrong các chương sau

2 Bảng

Bảng là trung tâm của mọi CSDL vì nó chứa các dữ liệu

 Trong Access một bảng được hiển thị dưới dạng mộttrong hai khung nhìn (view):

- Khung nhìn thiết kế (Design view)

- Hoặc khung nhìn trang dữ liệu (Datasheet view)

 Khung nhìn thiết kế được dùng để định nghĩa bảngban đầu và chỉ ra các trường của nó

 Khung nhìn trang dữ liệu được sử dụng để thêm vào,sửa đổi, hoặc loại bỏ các bản ghi

 Trong chương này ta nghiên cứu kỹ khung nhìn trang

dữ liệu

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

3 Khung nhìn trang dữ liệu

 Dòng đầu tiên chứa các tên trường Mỗi dòng tiếp theo chứa một bản ghi Mỗi cột biểu diễn một trường Mỗi bản ghi trong bảng chứa các trường như nhau và chúng có thứ

tự như nhau.

 Thanh ghi trạng thái ở đáy cửa sổ chỉ ra bảng có bao nhiêu dòng và chúng ta đang định vị trên dòng nào Dòng ta đang làm việc gọi là dòng hiện tại.

 Tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể làm việc với một dòng Có một ký hiệu chọn bản ghi (một tam giác, dấu sao hoặc cái bút chì) ở bên cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của nó.

- Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa, cái bút chì chỉ ra rằng ta đang làm việc với bản ghi đó và những thay đổi còn chưa được lưu lại.

3 Khung nhìn trang dữ liệu

- Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, ký hiệu cáibút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi tavừa làm việc đã được lưu vào đĩa

- Dấu sao xuất hiện bên cạnh bản ghi trắng ở cuối mỗibảng Khi ta đang thêm một bản ghi vào cuối bảng, dữliệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận (là một gạchthẳng đứng nhấp nháy) còn ký hiệu chọn bản ghi lúc

đó là cái bút chì Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghitrắng ở cuối bảng

 Mỗi một bảng nhất thiết phải có một khoá chính (Primary key). Đó là một trường hoặc một nhóm cáctrường có giá trị khác nhau trên mỗi bản ghi

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Bài thực hành 1:

 Mở một CSDL đã có sẵn, thêm một bản ghi vào một bảng trong CSDL

III Duy trì cơ sở dữ liệu

 Chúng ta còn cần phải sửa đổi, xoá các bản ghi đã có

Để làm điều đó cần phải tìm ra bản ghi cần sửa hoặccần xoá bằng cách tìm kiếm lần lượt trên bảng mộtcách thủ công hoặc sử dụng các lệnh tìm kiếm (Find)

dễ sẽ dẫn đến tìm kiếm và thay thế thất bại

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

2 Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (data validation)

 Thuật ngữ GIGO (Garbage in, garbare out)

- Một máy tính làm một cách chính xác những cái bạn bảo

nó làm chứ không phải những cái bạn muốn nó làm

- Vì vậy bạn phải kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu sẽ đượcđưa vào hệ thống, nếu không, thông tin liên quan có thể

sẽ không đúng

- Không có một hệ thống nào, dù có tinh vi đến đâu, có thểtạo ra các dữ liệu ra đúng đắn từ các dữ liệu vào khônghợp lệ

- Nói cách khác, vào không đúng thì ra không đúng

IV Các mẫu biểu, truy vấn và báo cáo

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Bài thực hành 2:

 Mở một bảng CSDL có sẵn, thực hiện việc thêm, sửađổi, xoá một bản ghi và minh hoạ việc làm có giá trị dữliệu, giới thiệu các form, query,và report

 Chú ý: Access lưu trữ mọi thay đổi trong bản ghi hiệntại một cách tự động ngay sau khi chúng ta chuyểnđến bản ghi tiếp theo hoặc khi ta đóng bảng LệnhUndo Current Record sẽ xoá bỏ mọi thay đổi đối vớimột bản ghi đã được lưu trữ trước đó

V Lọc và sắp xếp (Filter and Sort)

 Filter làm hiển thị một tập con các bản ghi của một bảng theo một tiêu chuẩn cụ thể.

 Sort liệt kê các bản ghi của theo theo một thứ

tự nào đó, ví dụ sắp xếp theo thứ tự a, b, c của

họ tên hay theo thứ tự giảm dần của lương,

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Bài thực hành 3:

 Mở một bảng đã có và thực hiện các phép toán: Filter

by Selection, Filter by Form và Sort

 Chú ý: Một bộ lọc (filter) là một tập hợp các tiêu chuẩnđược áp dụng cho một bảng để hiển thị một tập concác bản ghi trong bảng đó Microsoft Access cho phép

ta lọc bằng lựa chọn hoặc lọc bằng mẫu biểu Áp dụngcủa một bộ lọc không loại bỏ các bản ghi ra khỏi bảng

mà chỉ ngăn cần nó xuất hiện ở khung nhìn Các bảnghi trong một bảng có thể hiển thị theo một thứ tự tăngdần hoặc giảm dần bằng cách nhắp các nút thích hợptrên thanh công cụ của CSDL

VI Cơ sở dữ liệu quan hệ

 Cơ sở dữ liệu dạng quan hệ là CSDL bao gồm các

bảng hai chiều chứa dữ liệu.

1 Định nghĩa bảng CSDL: Là 1 tập các thực thể có cùng 1

số đặc trưng.

 Bảng có tên

 Bảng có các cột:

- Tên cột: Tên thuộc tính (Tên cột phải khác nhau)

- Giá trị cột: Thuộc của miền giá trị của thuộc tính.

 Các hàng: Mỗi hàng gồm 1 bộ giá trị của các thuộc tính

(mỗi hàng biểu diễn 1 thực thể) các hàng, các cột có thứ

tự tùy ý.

 Mỗi hàng có khóa chính xác định các thuộc tính khác 1

cách duy nhất.

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

2 Định nghĩa khóa chính, khóa ngoài,

vai trò của các khóa trong CSDL

a Định nghĩa khóa chính: Là 1 tập các thuộc tính, nhờ nó có

thể phân biệt được đối tượng này với đối tượng khác.

vai trò của các khóa trong CSDL

b Định nghĩa khóa ngoài: Là khóa chính của 1 bảng được

sử dụng như 1 thuộc tính ở 1 bảng khác Nó thể hiện mối liên hệ giữa các bảng với nhau.

 Ràng buộc:

- Giá trị của khóa ngoài phải tương thích với các giá trị của khóa chính mà nó quy chiếu tới.

- Có thể có những giá trị không xác định (Null)

- Vai trò của khóa trong CSDL giúp dễ dàng tạo mối lien hệ giữa các bảng trong CSDL quan hệ.

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

3 Các phép toán trên bảng CSDL

3 Các phép toán trên bảng CSDL

 Bảng là 1 quan hệ nên các phép toán trên bảng là các phép toán trên quan hệ Các phép toán: Chiếu, chọn, nối, tách, hợp, giao, trừ (được HQT CSDL thực hiện).

 Chúng ta sẽ nghiên cứu dần dần trong các chưng sau.

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

Bài thực hành 4:

 Mở một CSDL có nhiều bảng; xác định các kiểu liên kếtmột-nhiều bên trong CSDL để tạo ra các bản ghi dựatrên các kiểu liên kết đó

 Chú ý: Một CSDL quan hệ chứa nhiều bảng và chophép ta lấy ra các thông tin từ các bảng đó trong mộttruy vấn đơn Các bảng phải liên kết với các bảng khác,theo một ràng buộc gọi là toàn vẹn quy chiếu Như vậy,Access cài đặt một cách tự động một số kiểu làm có giátrị các dữ liệu để ngăn ngừa các vi phạm ràng buộcnày

Chương 2: Các bảng và các biểu mẫu:Thiết

kế, tính chất, view, wizart

1 Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

Trường hợp nghiên cứu : Cơ sở dữ liệu Sinhviên

 Giả sử bạn muốn thiết kế một bảng chứa các dữ liệu về

sinh viên Nói chung, phương pháp thiết kế như sau:

- Trước hết, bạn phải suy nghĩ về những dữ liệu mà nhà

trường yêu cầu đối với một sinh viên, chẳng hạn: mã số,

họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chuyên ngành, số các đơn

vị học trình đã học,…và viết chúng ra giấy

- Sau đó bạn phải tưởng tượng những dữ liệu ra (output)

mà những người sử dụng sẽ yêu cầu để xác định các

dữ liệu vào (input) nhằm tạo ra các dữ liệu ra đó

1 Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

 Hãy suy nghĩ đến các trường (field) cụ thể và cố gắng mô tả từng trường phù hợp với kiểu dữ liệu (ví dụ: kiểu số, kiểu văn bản, ) và kích cỡ (độ dài) của nó Cuối cùng, chúng

ta có thể có một bảng gồm các trường được liệt kê như sau:

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

1 Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

 Để có một bảng “tốt”, chúng ta phải tiến hành một quá trình thiết kế cẩn thận dựa trên ba nguyên tắc chỉ đạo sau:

- Bao gồm tất cả các dữ liệu cần thiết: Cách tốt nhất là ta tạo

ra các bản thô của các báo cáo mà bạn sẽ cần và sau đó thiết kế bảng sao cho nó chứa các trường cần thiết để tạo

ra các báo cáo đó.

- Lưu trữ dữ liệu trong từng phần nhỏ nhất của nó: Điều đó

có nghĩa là nếu các trường có thể phân chia ra được thì ta nên phân chia cho đến mức cuối cùng Ví dụ: Họ và tên ta phân chia (Họ đệm, Tên)

- Không sử dụng các trường tính được: Giá trị của nó có thể tính được thông qua một công thức hoặc một hàm tham chiếu đến các trường đã có Ví dụ, ĐTB (thông qua các môn học).

1 Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

 Tóm lại, bạn phải thiết kế bảng một cách cẩn thận để khỏi bị thất vọng khi nó đã được cài đặt.

 Bạn phải hoàn toàn chắc chắn rằng các dữ liệu được đưa vào hệ thống là đủ để cung cấp các thông tin cần thiết, nếu không, hệ thống sẽ bị thất bại.

 Khi xây dựng hệ thống, bạn phải nghĩ đến việc hệ thống sẽ tồn tại khá lâu, vì vậy chúng ta phải quan tâm đến những yêu cầu trong tưng lai của hệ thống.

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

1 Mô tả chung về việc thiết kế một bảng

 Một bảng có hai khung nhìn:

 Khung nhìn thiết kế và khung nhìn bảng dữ liệu.

- Khung nhìn thiết kế được sử dụng để tạo bảng

và định nghĩa các trường bên trong bảng cũng như là kiểu dữ liệu và các tính chất của mỗi trường.

- Khung nhìn bảng dữ liệu được sử dụng sau khi bảng đã được tạo để thêm, sửa đổi và xoá các bản ghi

 Mỗi một trường có một tên trường để xác định dữ liệuđược đưa vào trường.

 Tên trường là một dãy ký tự có độ dài lớn nhất là 64 ký

tự Các ký tự được sử dụng trong tên trường là chữcái, chữ số Chữ cái đầu tiên được viết hoa

Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access

- Ký ức (Memo): Chứa đến 64000 ký tự Các trường ký ức được sử dụng để lưu giữ các dữ liệu dài, có tính chất mô tả.

- Ngày/giờ (Date/Time)

- Tiền tệ (Currency)

- Có/Không (Yes/No): Sử dụng một trong hai giá trị Yes hoặc No, True hoặc False, On hoặc Off

- OLE Object: Bao gồm như tiếng nói và đồ hoạ

- Hyperlink chứa các địa chỉ Web ( URL).