Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

Trong bảng này có những trường sau: TT, MCV,CHUC VU; bảng nay cho phép ta nhập thông tin về các chức vụ có trong một cơ sở đoàn ví như đoàn trường đại học.. cho phép ta nhập dữ liệu của

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước tiến nhảy vọt ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây

Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người

Ví như trước đây những công việc quản lý của nhà nước tới những nghành nghề khác nhau của xã hội dều thông qua thủ công như công văn báo cáo hoặc thăm dò thưc tế, thì nay chỉ cần bằng một số thao tác đơn giản bằng Microsoft Access ta có thể có những báo cáo chuẩn xác và đơn giản, giảm tối thiểu năng lượng vô ích cho con người Nói trong một phạm vi hẹp như trong một trường chuyên nghiệp, vấn đề quản lý cán bộ, quản lý học phí, quản lý sinh viên, quản lý thư viện …hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác , nhanh nhạy tăng cao hiệu suất công việc Nói vậy cũng chỉ để khẳng định thêm việc ứng dụng những Công Nghệ Thông Tin vào trong các công tác quản lý nói chung là một việc làm thiết thực của hầu hết các nhà chức trách

Với những hiểu biết còn hạn chế cùng những ứng dụng thiết thực của Microsoft Access em đã đưa ra mô hình quản lý Đoàn viên của một trường đại học Hi vọng với mô hình này sẽ góp phần giúp cho người làm công tác quản lý đoàn viên có thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi

PHẦN II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

A phân tích và chức năng của Cơ Sở Dữ Liệu

2 Phần Menu chính và Thoát:

Phần này giúp cho người sử dụng , sử dụng phần mềm một cách dễ dàng ,có thể tra cứu nhanh chóng

Tóm lại:theo MeNu chính của chương trình thì hệ gồm 5 chức năng:

1 Nhập cho các bảng chính, xoá, sửa chữa trong dang sách những thành phần không cần thiết.Nhập và cập nhật thông tin cho danh sách một cách dễ dàng

2 Khai thác:

a ,Tìm kiếm:tìm kiếm một đoàn viên và các thông tin của đoàn viên

đó, Bằng cách sử dụng các truy vấn tham số Như vậy ta chỉ cần nhập một trong các thông tin sau :Họ và tên, Mã đoàn viên

Thống kê :

 Tìm tổng số Nam và Nữ

 Tìm đoàn viên của mỗi dân tộc

 Tìm số đoàn viên của một chi đoàn

 Tìm số đoàn viên của một liên chi ……

b,Tìm kiếm các cán bộ liên chi và cán bộ chi đoàn

c,tính toán đoàn phí của từng đoàn viên hay là từng chi đoàn

d,thống kê tình hình biến động đoàn viên

3 In danh sách

 In danh sách của một lớp

 In danh sách đoàn viên của một dân tộc

 In danh sách đoàn viên bị khai trừ

 In danh sách đoàn viên mới vào đoàn

 In danh sách đoàn viên mới ra trường …

4 Kết thúc:

quay về Windows hoặc Access

Dưới đây là cửa sổ ban đầu của phần mềm microsoft acess:

Thiết kế một phần mềm mcrosoft acess gồm có những bước sau:

I, Thiết kế các table: cách tạo một table như sau:

Click vào table sau đó chọn đisign sau đó gõ các trường dữ liệu vào bảng click vào close, yes và đặt tên cho bảng vừa tạo

Nhìn chung chương trình có 7 bảng như sau:

_Các table(bảng) là Trong phần mềm này có các bảng sau:

1 bảng CHUC VU

Trong bảng này có những trường sau: TT, MCV,CHUC VU; bảng nay cho phép ta nhập thông tin về các chức vụ có trong một cơ sở đoàn ví như đoàn trường đại học

ví dụ như:

3.BANG KHEN THUONG KI LUAT

bảng này gồm những trường như:TT,MDV,HINH THUC KI LUAT, HINH THUC KHEN THUONG cho phép ta nhập dữ liệu của các đoàn viên về vấn đề khen thưởng và kỉ luật trong một cơ sở đoàn

ví dụ như:

4.B?ng LIEN CHI

bảng này gồm những trường như:TT,TEN CHI DOAN,LIENCHI.bảng này cho phép ta nhập dữ liệu về tên các đoàn cơ sở và phân nhánh của đoàn cơ sở đó của một tổ chức đoàn mà ở đây đoàn cơ sở liên chi đoàn còn phân nhánh của nó là chi đoàn còn tổ chức đoàn là đoàn trường

ví dụ như:

6.B?ng SINH VIEN

Bảng này gồm những trương sau:TT,MSV(m• sinh viên),MDV(m• đoàn viên),TEN CHI DOAN,LIEN CHI,MA CHUC VU,SINH VIEN TINH NGUYEN.bảng này cho phép ta nhập dữ liệu về thông tin của một sinh viên la một đoàn viên trong nhà trường đại học.các thông tin như MDV,tên của chi đoàn ,chúc vụ của sinh viên đó trong bộ máy hoạt đọng của đoàn thanh niên cộng sản của trường đại học

ví dụ như:

7.B?ng SO DOAN

bảng này này gồm những trường như:TT,MDV,HO TEN, NGAY SINH, QUE QUAN,DIA CHI THUONG TRU,DAN TOC,TON GIAO, GIOI TINH.ta nhập dữ liệu về sổ đoàn của các đoàn viên về các thông tin trong

sổ đoàn của một đoàn viên

III, T?o cỏc Queries(Truy v?n): cách tạo một truy vấn: đầu tiên click vào queries sau đó click vào news chọn các cách tạo truy vấn sau đó bấm ok

1, Cỏc Queries tỡm ki?m:

truy vấn này gồm những bảng sau:BANG SO DOAN, BANG DONG DOAN PHI, BANG SINH VIEN Truy vấn này giúp ta tìm kiếm các đoàn viên đóng thiếu đòan phí để từ đó đƣa ra danh sách các đoàn viên chƣa đóng đủ đoàn phí

c, Queries tỡm ki?m doàn viờn theo h? tờn:

truy vấn này gồm những bảng: BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN, BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU Truy vấn này giúp ta tim kiêm đƣợc các đoàn viên theo họ tên

Nhập vào MDV:113247

Kết quả nhƣ sau:

2, Cỏc Queries th?ng kờ doàn viờn:

a, Queries th?ng kờ doàn viờn theo tờn chi doàn:

Ví dụ nhƣ:

ví dụ nhƣ:

Nhập vào tôn giáo:thiên chúa giáo:

d, Queries th?ng kờ theo dõn t?c:

Truy vấn này có bảng :BANG SO DOAN Truy vấn này giúp ta thống

kê đƣợc có bao nhiêu đoàn viên theo cùng một dân tộc:

Ví dụ nhƣ:

Nhập vào tên dân tộc cần thống kê:kinh

Kết quả nhƣ sau:

e, Queries thống kê theo họ tên:

Truy vấn này có một bảng: BANG SO DOAN Giúp ta tim thấy trong một cơ sở đoàn có bao nhiêu đoàn viên cungf họ tên

3, Các queries thông tin về đoàn viên:

a, Queries thông tin về đoàn phí:

Truy vấn này có hai bang; cho ta thông tin về đoàn viên đã đóng đoàn phí đủ hay chƣa đƣa ra danh sach đoàn viên đóng thiếu đoàn phí từ reports:

b, Queries về thụng tin đoàn viờn:

Truy vấn này gồm 4 bảng liên két với nhau; giup ta đƣa ra thông tin về đoàn viên.thông tin đoàn viên đƣa ra trong bai nhƣ sau:

c,Queries về thụng tin gia đỡnh:

Truy vấn này gồm 2 bảng: BANG QUAN HE GIA DINH, BANG SO DOAN.đƣa ra thông tin về quan hệ gia đình của các đoàn viên:

Trong bài này thì kêt quả là:

4, Các Queries đưa ra danh sách đoàn viên:

a, Queries danh sách đoàn viên mới vào:

b, Queries danh sách đoàn viên ra trường:

c,Queries danh sach đoàn viên bị khai trừ khỏi đoàn:

d,Queries danh sách đoàn viên chƣa đóng đủ đoàn phí:

5, Các queries tính toán:

a, Queries tính toán tổng số tiền đã đóng theo mã đoàn viên:

Truy vấn này giup ta xem một đoàn viên đã đóng đƣợc bao nhiêu đoàn phí:

Trong bai này:

b, Queries tính toán tổng số tiền đã đóng theo họ tên:

Truy vấn này co2 bảng:BANG SO DOAN, BANG DONG DOAN PHI

Có CHƯC NĂNG giúp ta tính tổng tiền đoàn phí :

II, Thiết kế các Form():

Mở Reports /reporst wizard / Chọn truy vấn tham số đã tạo ra từ Queries

1, Form MAIN FORM(form chương trình):

Form dùng để in kết quả : chức năng của form là tạo nút lệnh in các báo biểu ra màn hình ,cũng như ra may in

 In ra màn hình: đưa các bản báo cáo ra màn hình dưới chế độ design view

2, Các Form nhập dữ liệu:

a, Form nhập dữ liệu cho bảng chức vụ:

b, Form nhập dữ liệu cho bảng đóng đoàn phí:

c, Form nhập dữ liệu cho bảng khen thưởng:

d, Form nhập dữ liệu cho bảng liên chi:

e, Form nhập dữ liệu cho bảng quan hệ gia đình:

f, Form nhập dữ liệu cho bảng sinh viên:

g, Form nhập dữ liệu cho bảng sổ đoàn:

3, Các Form tìm kiếm :

1, Form tim kiếm đoàn viên theo chi đoàn:

b, Form tìm kiếm đoàn viên theo họ tên:

c, Form tìm kiếm đoàn viên theo mã đoàn viên:

4, Form thống kê:

a, Form thống kê theo dân tộc:

III, THIẾT KẾ CÁC REPORTS:

1, REPORTS IN RA DANH SÁCH CÁC ĐOÀN VIÊN:

Tắt đi và click vào reports này : ta đƣợc

2, REPORTS In ra thông tin về một cán bộ đoàn theo MDV:

tắt và click vào reports này sẽ hiện lên:

sau đó ta nhập vào:113247 kết quả:

3, REPORTS In ra các thông tin về một đoàn viên:

tắt cửa sổ trên và click vào reports này sẽ hiện lên:

nhập dữ liệu vào:113247

kết quả:

4, REPORTS IN RA CÁC THÔNG TIN VỀ ĐOÀN VIÊN DỰA TRÊN TÌM KIẾM THEO HỌ TÊN:

Trên là cách tạo reports, tắt đi và click vào(TIM VA DUA RA…)sau đó hiện lên cửa sổ sau:

ta nhập vào họ tên: nguyễn lê hoà

Kết quả nhận đƣợc là:

IV, THIẾT KẾ CÁC MACROS:chọn macros/news…

Các Macro đ-ợc xây dựng để thực hiện các thao tác nh- mở , đóng các mẫu biểu ,cho xem kết quả,tìm thông tin trên cơ sở thoả mãn các điều kiện đ-a ra:

Cöa sæ macros

1, MACROS 1: dùng cho main form (để thoát khỏi acess hoặc thoát khỏi windows)

2, MACROS 2:

3, MACROS 4:

3, MACROS MAIN FORM:t¹o dao diÖn chÝnh cho ch-¬ng tr×nh

4, MACROS NHAP DU LIEU:

5, MACROS THONG KE:

6, MACROS THONG TIN:đƣa ra các thông tin về đoàn viên

7, MACROS TIM KIEM: dung để cho ta tìm kiếm các dữ liệu

V, LẬP TRÌNH VỀ MODULES:

PHẦN KẾT:

Trên đây là toàn bộ chương trình được ứng dụng bằng ngôn ngữ Microsoft Access vào “ quản lý đoàn viên“ Công việc chính của chương trình chủ yếu là việc nhập số liệu ,thông tin về kết quả hoc tập sau đó thực hiện công việc tìm kiếm ,in thông báo ; chương trình này đã :

+ Đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại

+ Sử dụng dữ liệu đã có sau một số lần nhập liệu

+ Chưa đưa ra được đầy đủ các báo cáo chi tiết

Tời gian có hạn nên chương trình mới chỉ nhập thử một số dữ liệu để chạy thử, cần tiếp tục được bổ sung và hoàn thiện Khi có những yêu cầu cần thiết trong công việc quản lý sinh viên , chương trình có thể phát triển thêm để đáp ứng được yêu cầu của người quản lý Vì vậy mong các bạn cùng thầy cô giúp

đỡ vàbổ sung để bài thiết kế của em thêm hoàn thiện