Phân tích thiết kế hệ thống PHÂN TÍCH và THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lý một CHI NHÁNH của NGÂN HÀNG tín DỤNG

Cad hoạt dộng chính của chi nhánh gồm ký hợp đồng với khách hàng,quản lý khách hàng thông qua việc thông báo khách hàng đóng lãi từng lần nếu khách hàng quên không đóng đúng hạntheo thán

Đồ án :

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT CHI NHÁNH

CỦA NGÂN HÀNG TÍN DỤNG

LỜI MỞ ĐẦU

Nhìn lại cuộc sống hằng ngày trong mỗi chúng ta, ắt hẳn không ai trong chúng ta không gặp phải các vấn đề khó khăn thường gặp trong cuộc sống( khó khăn trong công việc,tình cảm…cũng như vấn đề về tiền bạc trong chi tiêu hoặc đầu tư vào các dự án … )

Do đó, việc vay vốn trong thời gian khó khăn là điều cần thiết nhưng không phải

ai trong chúng ta cũng thực hiện thành công việc vay vốn.Dẫn tới việc thành lập một dịch vụ cho vay tín dụng là điều hiển nhiên

Vài năm gần đây, nhiều ngân hàng đã và đang phát triển mạnh mẽ chưa từng thấy trên thị trường kinh tế thời mở cửa, đặc biệt là sau khi chúng ta gia nhập WTO Do nhu cầu mở rộng khả năng kinh doanh tăng cao nên việc thành lập chi nhánh tại các tỉnh, thành phố là một điều hết sức cấp thiết cho mỗi ngân hàng trong thời gian này.Bên cạnh đó cũng phải tăng cường khả năng quản lý của chính các chi nhánh này nên đòi hỏi họ phải có những hệ thống quản lý vững chắc nhằm tăng cường cho khả năng cạnh tranh,chiếm ưu thế hơn so với các ngân hàng khác.Và giải pháp công nghệ thông tin(đặc biệt là lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin) là điều cấp thiết đầu tiên cần phải thực hiện

Với nhu cầu thực tế hiện tại và cùng với ý muốn tăng cường khả năng phân tích, thiết kế các mô hình hệ thống sau này, chúng em đã thực hiện đồ án “ Quản

lý tín dụng của một chi nhánh ngân hàng”.Chúng em chân thành cảm ơn thầy về các ý kiến đóng góp trong quá trình thực hiện đồ án này.Và chúng em tin rằng không thể không có sai sót trong quá trình thực hiện đồ án này mong thầy thông cảm và đóng góp thêm ý kiến nhằm giúp cho đề án được thành công tốt đẹp

MỤC LỤC

ĐẦU……… 1 MỤC

LỤC……… 2 A.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống……… 3

thống……… 4 2.Phân tích hiện trạng hệ thống

B.Phân tích yêu cầu 1.Yêu cầu về chức năng 2.Yêu cầu về quản tri người dùng C.Phân tích yêu cầu

1.Mô hình thực thể ERD a)Xác định các thực thể b)Mô hình ERD

2.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ 3.Mô hình chi tiết cho các quan hệ

4.Mô tả bảng tổng kết a)Tổng kết quan hệ b)Tổng kết thuộc tính D.Thiết kế giao diện người dùng 1.Các menu chính của chương trình 2.Mô tả form

E.Thiết kế các phần xử lý trên các form F.Nhận xét đánh giá về ưu và khuyết điểm của chương trình

Cad hoạt dộng chính của chi nhánh gồm ký hợp đồng với khách hàng,quản lý khách hàng thông qua việc thông báo khách hàng đóng lãi từng lần nếu khách hàng quên không đóng đúng hạn(theo tháng,quý hay kì tùy thuộc vào loại hợp đồng khách hàng đã ký),xuất hoá đơn việc khách hàng đã nhận đủ số tiền vay khi ký kết xong hợp đồng, phiếu đề nghị của trưởng phòng tín dụng xuống kho ngân quỹ để xuất tiền cho việc ký kết hợp đồng…Ngoài ra còn có phiếu chuyển khoản giữa các chi nhánh với nhau…

Việc quản lý của chi nhánh được phân chia như sau :

 Giám đốc chi nhánh: là người chịu trách nhiệm trước ngân hàng về hoặc đồng kinh doanh tín dụng của chi nhánh và quản lý các phòng

 Trưởng phòng tín dụng: là người chịu trách nhiệm cùng với giám đốc chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng với khách hàng.Bên cạnh đó,trưởng phòng tín dụng cũng yêu cầu kho ngân quỹ số tiền thông qua phiếu đề nghị xuất tiền

 Bộ phận tín dụng: có chức năng nhận tiền từ kho ngân quỹ(phiếu xuất tiền) và trao cho khách hàng khi khách hàng ký kết hợp đồng(thông qua phiếu nhận tiền)

 Phòng quản lý hồ sơ-hợp đồng : có chức năng giám sát các hợp đồng

đã ký kết, thông báo tới khách hàng về việc thanh toán các khoản lãi định kỳ (tháng,quý hay kì tùy thuộc vào loại hop đồng khách hàng đã ký) và tính lãi suất quá hạn đối với khách hàng vượt quá thời gian đáo hạn hợp đồng trong ký kết

 Trưởng phòng kho ngân quỹ: có trách nhiệm ghi các phiếu xuất tiền

và các chuyển khoản do các chi nhánh khác chuyển tới hoặc các kho ngân quỹ khác chuyển tới

 Bộ phận định giá tài sản : có chức năng nghiên cứu tài sản và định lượng tài sản cũng như khả năng thanh toán nợ của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng

 Phòng kế toán: thông báo tình hình thu – chi của chi nhánh và báo lên cho giám đốc, hoạt định các phương án trong thời gian tới

Thông qua việc phân chia các công việc cho các phòng ban hết sức rõ ràng nên việc truy ra các sự cố trong việc sao lưu dữ liệu và quản lý sẽ được tìm ra nhanh hơn.Và tùy vào chức vụ của mỗi nhân viên mà có thể coi được và chỉnh sửa các những dữ liệu, thông tin gì trong hệ thống quản lý

2.Phân tích hiện trạng hệ thống

Các thông tin cụ thể trong các hoạt động của chi nhánh được trình bày trong phần dưới đây:

a)Chuyển khoản giưa các chi nhánh:

Do nhu cầu của nguồn vốn của chi nhánh phải luôn trong trạng thái

có đủ nguồn vốn cho khách hàng cho vay nên chi nhánh phải luôn luôn giao dịch với các chi nhánh khác,hoặc ngân hàng trung ương thông qua chuyển khoản tới kho ngân quỹ của chi nhánh.Và chuyển khoản cụ thể như sau:

- Đơn chuyển khoản : tài khoản chuyển qua giưa các chi nhánh và chi nhánh với ngân hàng trung ương

Đối với các tài khoản được chuyển tới chi nhánh sẽ được phân ra thành từng nhóm(ngoại tệ,nội tệ hay vàng) và chia ra các kho tại các địa điểm khác nhau trong khu vực.Mẫu đơn chuyển khoản có dạng như sau:

Chi nhánh Tín dụng A

Trực thuộc Ngân hàng X Ngày….Tháng… Năm

PHIẾU CHUYỂN KHOẢN

NỘI DUNG

STT Số lượng tiền

Loại tiền

Tỷ giá Tương đương

Bên chuyển Bên nhận

Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh

Khi nhận được đủ số lượng ghi trong phiếu chuyển khoản thì tùy vào loại tiền

mà trưởng kho sẽ phân bố chúng vào các kho riêng của chi nhánh mình và sẽ cập nhật lại số lượng từng loại tiền có trong kho sau khi chuyển khoản

b)Phiếu đề nghị xuất kho:

Khi hợp đồng được ký kết xong thì trưởng phòng tín dụng sẽ yêu cầu kho xuất ra một khoản tiền đúng như trong hợp đồng đã được ký kết.Bộ phận kho ngân quỹ sẽ lập ra 1 phiếu xuất cùng với số tiền trong hợp đồng tới phòng tài chính để phòng tài vụ trao tiền cho khách hàng

Các báo cáo trong quá trình này sẽ được thể hiện trong các phiếu đề nghị của trưởng phòng tín dụng, phiếu xuất kho từ kho ngân quỹ tới phòng tài chính và phòng tài chính sẽ lập phiếu nhận tiền đối với khách hàng vừa ký kết hợp đồng xong

Khoản tiền viết bằng số :……… VND

Khoản tiền viết bằng chữ:………

Khoản tiền viết bằng chữ :………

Giám đốc Trưởng kho ngân quỹ Trưởng phòng tín dung

Ký tên Ký tên Ký tên

Khi trưởng kho ngân quỹ nhận được phiếu đề nghị xuất kho và thấy yêu cầu

là đúng đắn(có chữ ký của giám đốc và trưởng phòng tín dụng) thì trưởng kho sẽ xuất tiền và lập một phiếu xuất kho tới phòng tài chính cùng với số tiền ghi trong phiếu đề nghị xuất.Cụ thể phiếu xuất kho có dạng như hình bên

Phiếu nhận tiền từ phòng tài chính dành cho khách hàng đến nhận tiền khi vừa ký kết hợp đồng

Khoản vay vốn vay có giá trị:

Được viết bằng số :……… VND

Được viết bằng chữ :………

Nhân viên giao tiền Người nhận

Ký tên Ký tên

Trong quá trình khách hàng chưa thanh toán hết các khoản trong hợp đồng thì bộ phận quản lý hợp đồng và khách hàng sẽ theo dõi các lần thanh toán theo tháng, quý hay kỳ.Nếu khách hàng thanh toán không đúng hạn thì bộ phận này sẽ thông báo tới để nhắc nhở khách hàng tới thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký kết.Đối với các khách hàng quá hạn hợp đồng mà chưa thanh toán hết thì sẽ áp dụng lãi suất vay quá hạn và thông báo tới các khách hàng này.Nội dung thông báo sẽ được trình bày bởi các phiếu sau:

Yêu cầu khách hàng thực hiên đúng các điều khoản đã ký kết trong hơp đồng nhằm làm cho hợp đồng được thực hiện một cách trọn vẹn

Cám ơn khách hàng đã đọc thông báo này

Trưởng phòng quản lý khách hàng

Ký tên

Khi khách hàng đến trả tiền lãi hay cả lãi vay và vốn vay đúng kỳ hạn được thỏa thuận trong hợp đồng tại phòng tài chính.Nhân viên tại đây sẽ lập ra một phiếu thanh toán hợp đồng để chứng thực khách hàng đã thanh toán xong các điều khoản trong hợp đồng đúng hạn và thông báo với bộ phận quản lý hợp đồng

và khách hàng về việc khách hàng đã thanh toán đúng theo các điều khoản trong hợp đồng.Phiếu thanh toán có dạng sau:

tên:……… có Mã số tài khoản ……… và Mã hợp đồng ……… đã đến thanh toán theo đúng các điều khoản trong hợp đồng với Mã thanh toán ………

Với số tiền nhận được trong lần thanh toán này:

Được viết thành số :………VND

Được viết thành chữ :………

Khách hàng Nhân viên nhận

Ký tên Ký tên

Bất cứ lúc nào,giám đốc chi nhánh cũng phải theo dõi tình hình hoạt động của chi nhánh và phải xem được danh sách các khách hàng đã thực hiện xong hợp đồng và đang còn trong thời gian hợp đồng.Bên cạnh đó,trưởng kho phải báo cáo tình hình nguồn vốn trong kho ngân quỹ để giám đốc có biện pháp xử lý

Các phiếu báo cáo cụ thể như sau :

Tên khách hàng

Ký tên

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỘT CHI NHÁNH TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG:

Giám đốc chi nhánh

Trưởng phòng tín dụng

Trưởngphòng

QLý H.Đồng và K.Hàng

Trưởng phòng nhân

sự

Trưởngphòn

g thẩm định tài sản

Trưởng kho ngân quỹ

c)Lý do và khả năng áp dụng tin học vào hệ thống quản lý

Qua tìm hiểu hoạt động của hệ thống tín dụng tại chi nhánh, ta thấy rằng việc giao dịch – ký kết hợp đồng diễn ra thường xuyên trong hệ thống ngân hàng và khối lượng hợp đồng và thông tin khách hàng là vô cùng lớn nên việc xử lý bằng thủ công là rất tốn thời gian.Bên cạnh đó, việc biến đổi thông tin về lãi suất theo thời gian là hết sức phức tạp

Do đó,chúng ta cần một chương trình – hệ thống quản lý chi nhánh nhằm làm cho việc quản lý một cách nhanh chóng và chính xác, tránh tình trạng làm mất mát các dữ liệu.Hơn nữa,để tránh tình trạng mất dữ liệu và tăng khả năng liên kết giữa các bộ phận trong chi nhánh nên ta phải xây dựng hệ thống kết nối giữa các phòng ban với nhau

B.Phân tích yêu cầu hệ thống

1.Yêu cầu chức năng

a)Quản lý việc nhập xuất cua kho ngân quỹ

- Nguồn vốn được nhập và xuất từ các chi nhánh khác hay ngân hàng trung ương và việc khách hàng vay hoặc thực hiện trả lãi theo hợp đồng hay cả vốn lẫn lãi(thanh toán hợp đồng)

- Tất cả các khoản tiền qua lại giữa các chi nhánh sẽ được ghi vào trong dữ liệu của chi nhánh

- In báo cáo danh sách các lần giao dịch với chi nhánh khác hay ngân hàng trung ương và báo cáo các khoản tiền còn lại ngân quỹ của chi nhánh

b)Quản lý khách hàng và hợp đồng

- Quản lý danh sách các hợp đồng và khách hàng

- Thông báo các khách hàng không thực hiện đúng như các thỏa thuận trong hợp đồng.Tính lãi suất quá hạn đối với những khách hàng hết hạn hợp đồng nhưng chưa thanh toán hợp đồng và thông báo khách hàng

c)Quản lý các loại danh mục :

- Danh mục các chi nhánh

- Danh mục các kho ngân quỹ trong phạm vi hoạt động

- Danh mục các nhân viên của chi nhánh

- Danh mục các loại hóa đơn giao dịch giữa khách hàng và chi nhánh,các phòng ban với nhau

d)Quản lý dữ liệu của chi nhánh

- Lưu dữ dữ liệu hệ thống của chi nhánh

- Kết thúc chương trình chính

2.Các yêu cầu ngoài hệ thống

Hệ thống có khả năng bảo mật cùng với khả năng phân quyền người dùng đối với từng chức vụ mà nhân viên đang nắm giữ làm tăng khả năng bảo mật cao hơn cho dữ liệu

Như mọi hệ thống khác thì việc đổi quyền sử dụng cho Các nhân viên khi việc nhân viên chuyển công tác hay chuyển phòng làm việc và việc đổi lại password của người quản trị hệ thống nhằm tăng khả năng linh hoạt cho hệ thống khi người dùng bị mất password hoặc thông tin

- Loại hợp đồng(Loai_HD) : tùy vào từng loại khách hàng(cá nhân hay tổ chức), loại hình vay và thời gian vay mà có Mã loại hợp đồng khác nhau Bên cạnh đó,nó còn xác định được lãi suất, thời gian cho vay đối với khách hàng

- Vốn vay(V_VAY): số vốn vay mà khách hàng cần vay chi nhánh

- Mã tài khoản(Ma_TK): đây là Mã tài khoản của khách hàng được chi nhánh cấp cho trước khi ký kết hợp đồng với chi nhánh

- Ngày ký kết(Ngay):Ngày ký kết hợp đồng giữa khách hàng và chi nhánh

2)Thực thể 2:LOAI_HD

Các thuộc tính:

- Mã loại hợp đồng(Ma_LHD): đây là thuộc tính khóa nhằm phân biệt Các loại hợp đồng khác nhau(tùy thuộc vào khách hàng là tổ chức hay cá nhân và loại hình vay vốn giưa khách hàng)

- Tên loại hợp đồng(Ten_LHD): thuộc tính này Mang tên tương ứng với Mã loại hợp đồng

- Thời gian loại hợp đồng(TGian_LHD): thuộc tính này có giá trị là tháng tùy theo Mã loại hợp đồng ký kết

3)Thực thể 3: LAI_SUAT

Các thuộc tính:

- Mã lãi suất(Ma_LS): thuộc tính cho ta biết Mã số loại lãi suất tương ứng với Các hình thức loại hợp đồng ký kết với khách hàng

- Ngày nhập lãi suất (Ngay_LS): thuộc tính này cho ta biết ngày nhập lãi suất vào từng thời điểm khác nhau của chi nhánh

- Mức lãi suất(Muc_LS): thuộc tính cho ta biết mức độ lãi suất theo

%/tháng tại thời điểm ký kết hợp đồng

4)Thực thể 4 :KHÁCH_HÀNG

Các thuộc tính:

- Mã tài khoản(Ma_TK): đây là thuộc tính khóa của thực thể khách hàng nhờ thuộc tính này mà có thề phân biệt khách hàng này với khách hàng khác trong dữ liệu chi nhánh

- Tên người vay(Ten_NVay):đây là tên của người vay mà người này sẽ có trách nhiệm đối với chi nhánh trong việc thực hiện Các điều khoản trong hợp đồng

- Địa chỉ(D_Chi): địa chỉ của người đại diện đi vay vốn

- Điện thoại(D_Thoai): số điện thoại của khách hàng

- Tổ chức(T_Chuc): nếu là cá nhân vay thì Mang giá trị 0 còn khách hàng vay là một tổ chức thì Mang giá trị 1

- Tình trạng(T_Trang): Mang giá tri 1 khi khách hàng đã thanh toán toàn bộ hợp đồng và ngược lại

5)Thực thể 5: NHÂN_VIÊN

Các thuộc tính:

- Mã nhân viên(Ma_NV): đây là thuộc tính khóa trong thực thể nhân viên có thể phân biệt Các nhân viên bởi thuộc tính này

- Họ và tên nhân viên(HoTen): họ và tên nhân viên chi nhánh

- Điện thoại(Đ_Thoai): số điện thoại nhân viên để chi nhánh có thể liên lạc khi cần thiết

- Địa chỉ(D_Chi): địa chỉ thường trú của nhân viên

- Giới tính(G_Tinh): giới tính nhân viên

- Mã phòng ban(Ma_PB): thuộc tính này cho biết Mã số phòng của nhân viên đang làm và thuộc tính này là duy nhất nhằm giúp ta phân biệt Các phòng ban khác trong chi nhánh

- Tên phòng ban(Ten_PB): thuộc tính này cho ta biết tên phòng ứng với mỗi Mã số phòng ban

- Trưởng phòng(Tr.Phong_PB): thuộc tính này cho ta biết mã số nhân viên giữ chức vụ trưởng phòng.Và mỗi phòng chỉ có một trưởng phòng duy nhất

8)Thực thể 8:CHI_NHANH

Các thuộc tính:

- Mã chi nhánh(Ma_CN): thuộc tính cho ta biết Mã số Các chi nhánh khác cùng thuộc ngân hàng trung ương.Mã số của mỗi chi nhánh hoặc ngân hàng trung tâm là duy nhất và phân biệt với nhau

- Tên chi nhánh(Ten_CN): thuộc tính Mang tên chi nhánh có Mã