Đất nước ta đang trong giai đoạn ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu của Công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lí và điều hành các đơn vị, tổ chức từ trung ương đến địa phương, từ các tập đoàn kinh tế đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đây là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước để đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước. Theo đó, công tác quản lí trong các tổ chức đã có những bước phát triển vượt bậc, làm gia tăng khối lượng công việc trong các khâu thu thập, lưu trữ, xử lí, và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, từ đó, thúc đẩy nhanh quá trình hoạt động nghiệp vụ và có tác động mạnh tới quá trình quản lí của tổ chức.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
Lí thuyết chung về hệ thống
a- Khái niệm về hệ thống
Hệ thống là một khái niệm dùng để chỉ tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ phối hợp giữa chúng Có hệ thống hoạt động không mục tiêu, ví dụ các hệ thống trong thiên nhiên, và có hệ thống hoạt động có mục tiêu, phần lớn các hệ thống nhân tạo thuộc loại này Chúng ta chỉ xét đến các hệ thống hoạt động có mục tiêu; trong tài liệu này, thuật ngữ 'hệ thống' được hiểu ngầm là ám chỉ tới loại hệ thống có mục tiêu.
Hệ thống là tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ phối hợp giữa chúng, tạo thành một toàn thể đồng nhất để thực hiện mục tiêu chung Các phần tử tương tác với nhau nhằm hỗ trợ, phối hợp và tối ưu hóa hoạt động, giúp hệ thống đạt được mục tiêu được định trước.
Trong thế giới hiện đại, mọi hoạt động đều được vận hành bởi các hệ thống phức tạp Ví dụ điển hình là một cỗ máy hoặc một chiếc đồng hồ thể hiện sự chuẩn xác và đồng bộ; hệ thống các trường đại học đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cho tương lai; mạng lưới giao thông thành phố tối ưu hóa việc di chuyển và liên kết các khu vực kinh tế; hệ thống tài chính duy trì dòng vốn, thanh toán an toàn và quản lý rủi ro; hệ thống thông tin trong doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị dữ liệu, nâng cao hiệu quả quyết định và tăng cường sức cạnh tranh Những hệ thống này cho thấy sự liên kết, đồng bộ và hiệu quả là nền tảng để phát triển kinh tế - xã hội.
Khi xác định một hệ thống, điều kiện tiên quyết là khẳng định xem đối tượng được xem có thuộc hệ thống hay không, tức là nó có phải là một phần tử của hệ thống hay không Đối với các hệ thống kỹ thuật nói chung, điều này thường được xem là hiển nhiên—mỗi chi tiết máy được coi như một phần tử—nhưng trên thực tế có rất nhiều hệ thống mà việc phân định đối tượng thuộc hệ thống và xác định cái gì là phần tử lại vô cùng phức tạp, khó nhận ra và khó đi đến sự đồng thuận Điều quan trọng tiếp theo là phải chỉ rõ những liên kết giữa các phần tử của hệ thống, nhằm làm sáng tỏ cấu trúc và chức năng của toàn bộ hệ thống.
Trong hệ thống máy móc, các liên kết giữa các chi tiết vừa đóng vai trò định vị vừa là liên kết chức năng, xác định chi tiết nào được lắp ở vị trí nào và cách thức chúng liên kết với các bộ phận khác như thế nào Những liên kết này do các nhà thiết kế định hình thông qua một sơ đồ được hình thành từ các nguyên lý khoa học rất chặt chẽ về cơ học, vật lý, hoá học, thuỷ động học, khí động học và sóng điện từ, nhằm đảm bảo sự đồng bộ, ổn định và tối ưu hóa hiệu suất vận hành của toàn bộ hệ thống.
Chính nhờ sự liên kết chặt chẽ giữa các phần tử—chi tiết hoặc linh kiện—mà từ những thành phần rời rạc hình thành một hệ thống đồng nhất có thể thực hiện các chức năng nhất định Sự liên kết này giúp hệ thống vận hành trơn tru như một thể thống nhất; bỏ đi bất cứ phần tử nào, ví dụ như bugi của xe máy, máy sẽ không nổ, xe không chạy và hệ thống không còn là một chiếc xe nữa Khi đó ta nói hệ thống bị tan rã và không thể thực hiện được các chức năng vốn có.
Trong thực tế, nhiều hệ thống có các phần tử liên kết với nhau bằng nhiều hình thức và mức độ chặt chẽ khác nhau, nên việc lựa chọn liên kết phù hợp cho một hệ thống không phải là chuyện đơn giản Xét một xí nghiệp, giám đốc là người có quan hệ mật thiết với mọi người, nhưng ông ta có thể vắng mặt cả tuần mà xí nghiệp vẫn vận hành bình thường Điều này cho thấy mối liên kết giữa các cá nhân trong xí nghiệp khác xa với mối liên kết giữa các chi tiết máy của một chiếc đồng hồ, thể hiện sự đa dạng của liên kết xã hội so với liên kết cơ khí trong tổ chức.
Mỗi hệ thống thực hiện các chức năng nhất định; đối với hệ thống máy móc, các chức năng này do con người đề ra nên từ đó được thiết kế và chế tạo để hệ thống có thể thực hiện chúng Đối với các hệ thống tự nhiên hình thành một cách tự nhiên ngoài ý muốn của con người, chức năng của chúng cũng được hình thành một cách tự nhiên Việc nghiên cứu nhằm hiểu đầy đủ các chức năng của một hệ thống để có thể sử dụng và điều khiển nó theo các mục tiêu của con người là một vấn đề có nội dung phong phú và rất phức tạp.
Xem xét một hệ thống nhân tạo khác, những vấn đề nêu trên vẫn khó để đi đến kết luận chắc chắn Ví dụ, một Trường Đại học nhất định có thể được xem là một hệ thống nhân tạo vì nó được thành lập theo quyết định của con người và vận hành trong khuôn khổ các văn bản pháp quy Chức năng của hệ thống này tập trung vào hai lĩnh vực nổi bật: đào tạo và nghiên cứu khoa học Tuy vậy, vẫn có một vấn đề cần làm rõ là liệu các cán bộ giảng dạy và viên chức có tên trong danh sách trả lương có thuộc vào hệ thống hay không, còn sinh viên của trường thì sao? Những người quản lý nhà trường có thể có hai luồng ý kiến khác nhau về phạm vi và bản chất của hệ thống này.
Có một luồng ý kiến cho rằng cách diễn giải này không hoàn toàn hợp lý: sinh viên được nhận vào trường và đạt chuẩn chất lượng có thể xem như nguyên liệu đầu vào của một doanh nghiệp sản xuất, trong quá trình học tập họ như thể bán thành phẩm của doanh nghiệp Khi tốt nghiệp, họ trở thành kỹ sư hoặc cử nhân - giống như những sản phẩm đạt chuẩn xuất xưởng; còn những sinh viên bị đuổi học hoặc trượt tốt nghiệp được ví như phế phẩm trong chu trình sản xuất Khi nhìn nhận doanh nghiệp dưới góc độ một hệ thống, nguyên liệu được coi là đầu vào chứ không phải là một thành phần cấu thành nên bản thân doanh nghiệp Do vậy, sinh viên của một trường đại học có thể được xem như đầu vào của nhà trường, chứ không phải là một bộ phận cấu thành của hệ thống giáo dục đại học. -**Support Pollinations.AI:** -🌸 **Ad** 🌸Powered by Pollinations.AI free text APIs [Support our mission](https://pollinations.ai/redirect/kofi) to keep AI accessible for everyone.
Đào tạo được xem là chức năng cốt lõi của mọi trường học, nhưng quá trình đào tạo không chỉ là giảng dạy mà là một hệ thống tổ chức giảng dạy, tổ chức học tập và tổ chức các phong trào hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu Mức độ thành công của đào tạo phụ thuộc không chỉ vào chất lượng giảng dạy mà còn vào ý thức học tập của sinh viên: nếu giảng dạy tốt nhưng sinh viên lười học, tư duy ít được kích thích và bỏ học nhiều, thì số lượng sinh viên tốt nghiệp xuất sắc sẽ giảm Nói cách khác, chất lượng của sinh viên tốt nghiệp phụ thuộc vào toàn bộ hệ thống giáo dục, chứ không chỉ riêng khía cạnh giảng dạy.
Chất lượng giảng dạy không chỉ phụ thuộc vào phương pháp giảng dạy mà còn vào quá trình tự thân vận động của sinh viên Coi họ là một thành phần thiết yếu của nhà trường và tôn trọng sự tự chủ của họ trong suốt quá trình học tập và rèn luyện Trách nhiệm cá nhân của mỗi sinh viên đóng vai trò cốt lõi trong hiệu quả giáo dục và sự phát triển bền vững của nhà trường.
Vấn đề cốt lõi là nhận thức về vai trò của sinh viên trong hệ thống: coi họ là thành phần của hệ thống hay cho rằng họ không thuộc vào hệ thống sẽ tạo ra các quan niệm khác nhau về hệ thống và từ đó dẫn tới những cách quản lý hệ thống khác nhau Những quan niệm khác nhau về hệ thống thúc đ đẩy các phương án quản trị và biện pháp quản lý giáo dục khác nhau, và tất nhiên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác quản lý Do đó, xác định rõ vai trò của sinh viên trong hệ thống giáo dục là yếu tố quyết định để nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng giáo dục.
Giả sử chúng ta xem mọi cán bộ giảng dạy, viên chức và sinh viên như các thành phần của hệ thống, thì mỗi người chính là một phần tử của hệ thống đó Khi mỗi cá nhân được xem là một phần tử, hệ thống sẽ có quy mô lớn với hàng nghìn đến hàng vạn phần tử, tạo nên một hệ thống phức tạp Sự phức tạp này còn tăng lên khi chúng ta phân tích các liên kết giữa các phần tử để hình thành nên cấu trúc hệ thống Có những liên kết nhất định có thể nhận diện được, nhưng bên cạnh đó tồn tại nhiều liên kết mơ hồ và mong manh dẫn tới tình trạng lỏng lẻo trong cấu trú c, kéo theo hàng loạt khó khăn trong quá trình tiếp cận và quản lý hệ thống.
Ngược lại, khi không coi mỗi người là một phần tử của hệ thống, ta sẽ gặp một tình huống khó xử: họ vừa là đối tượng thuộc về hệ thống vừa lại không phải là phần tử cấu thành; vậy họ là gì trong hệ thống? Rõ ràng, khái niệm về vai trò và sự liên kết của con người trong hệ thống cần được làm rõ để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả vận hành Mô hình hóa đúng đắn về con người như các thành phần hoặc người dùng, khách hàng hoặc bên liên quan giúp tối ưu hóa quy trình, tăng cường giao tiếp, và mang lại nhận diện rõ ràng cho mọi thành phần tham gia Do đó, việc xác định vai trò, quyền hạn và các mối quan hệ giữa con người và yếu tố kỹ thuật là nền tảng cho thiết kế hệ thống bền vững và hiệu quả.
“phần tử của hệ thống” cần được xem xét kĩ hơn và giải thích chi tiết hơn
Hệ thống thông tin doanh nghiệp
Hệ thống thông tin doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần một nguồn dữ liệu phong phú, phù hợp và tin cậy, giúp lãnh đạo và các bộ phận thực hiện quyết định chiến lược cũng như quản lý vận hành hàng ngày một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra các quyết định quản lí của các nhà điều hành doanh nghiệp
Hệ thống thông tin doanh nghiệp là một hệ thống mở sử dụng chu trình
ISPO (Input/Save/Process/Output) là một khung khái niệm cho hệ thống thông tin, cho thấy mọi hệ thống tối thiểu có ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu Trong đó, Con người thực hiện theo các Thủ tục để biến đổi và xử lý Dữ liệu nhằm tạo ra các Thông tin cung cấp cho người điều hành hệ thống, phục vụ cho quản trị và ra quyết định.
Xử lý dữ liệu của con người có thể dựa vào các công cụ khác nhau; khi dựa vào máy tính, hệ thống thông tin được gọi là hệ thống thông tin máy tính Hệ thống thông tin máy tính gồm năm thành phần cơ bản: con người, phần cứng, thủ tục, dữ liệu và phần mềm Phần mềm là tập hợp các chương trình và dữ liệu dùng để điều khiển máy tính thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm hoàn thành một công việc.
Xử lý dữ liệu thủ công dựa trên một bảng chỉ dẫn được gọi là thủ tục Khi giao cho máy thực hiện công việc này, cần cung cấp cho máy một chương trình để nó có thể thực thi đúng trình tự và thao tác dữ liệu theo thủ tục đã định.
Máy tính có thể hoàn thành nhiều khâu của quá trình xử lí thông tin, như:
Quá trình nhận tin, lưu trữ tin, xử lý tin và truyền tin là các chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin Tuy vậy, những hoạt động này không thể thay thế hoàn toàn con người trong việc ghi nhận và trao đổi thông tin, và vai trò của con người trong thiết kế, lập trình và phát triển phần mềm cho máy tính để thực hiện các tác vụ vẫn không thể thiếu.
Trong hệ thống thông tin, máy tính và con người đóng vai trò là những cộng sự đồng hành, phối hợp nhịp nhàng để xử lý dữ liệu và ra quyết định Con người điều hành và định hướng hoạt động của máy tính bằng cách đưa ra các chỉ dẫn và lệnh trong chương trình, từ đó thiết lập luồng công việc, xử lý thông tin và tối ưu hóa hiệu quả Máy tính thực thi nhanh chóng các tác vụ dựa trên lệnh đã được lập trình, hỗ trợ con người ở mọi cấp độ từ phân tích dữ liệu đến tự động hóa quy trình Sự kết hợp giữa khả năng tính toán của máy và sự sáng tạo cùng kinh nghiệm của con người tạo nên hệ thống thông tin hiệu quả, an toàn và linh hoạt trước mọi thách thức.
Các loại hoạt động quản lí
Hoạt động kế hoạch chiến lược là quá trình thiết lập mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp, xác định cách sử dụng và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, đồng thời xây dựng các chính sách quản trị phù hợp nhằm hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là tập hợp các dữ liệu tổng hợp liên quan đến nhiều vùng kinh tế, xã hội và nhân sự, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện cho cấp quản lý ở cấp chiến lược Hệ thống thông tin dành cho cấp kế hoạch chiến lược cung cấp các thông tin có tính chất tổng hợp để hỗ trợ đánh giá mục tiêu và truyền tải dòng thông tin quản lý từ cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này Hoạt động kiểm soát quản trị dựa trên việc xác định các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược và đưa ra các quyết định chiến lược ngắn hạn nhằm thực hiện các mục tiêu đó.
Quy trình ra quyết định chiến lược được truyền đạt rõ ràng giữa cấp quản lý cao và cấp quản lý thấp, đảm bảo mục tiêu được thực thi đồng bộ và hiệu quả Đồng thời, thông tin phản hồi từ cấp dưới được chuyển lên cấp quản lý cao hơn dưới dạng dữ liệu thực tế để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu, từ đó điều chỉnh chiến lược và nâng cao hiệu suất cho toàn bộ tổ chức.
Hoạt động kiểm soát quản trị thường được thực hiện bởi cấp quản lý trung gian, như phụ trách chi nhánh, phụ trách các vùng sản xuất và kinh doanh, cùng với kế toán đảm bảo tính chính xác của thông tin và sự tuân thủ các chuẩn mực quản trị Các cấp quản lý này theo dõi hiệu quả hoạt động, so sánh kết quả với kế hoạch và đề xuất biện pháp điều chỉnh nhằm tối ưu hóa nguồn lực Quá trình kiểm soát gồm thu thập dữ liệu, phân tích hiệu suất và lập báo cáo, nhằm đảm bảo quy trình được thực thi đúng chuẩn và rủi ro được quản lý hiệu quả.
Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể là tập hợp các biện pháp chỉ đạo và giám sát các nhiệm vụ được giao nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp Quá trình này bắt nguồn từ cấp quản lý trung gian phân công nhiệm vụ cho trưởng bộ phận giám sát hoặc trưởng các bộ phận thực hiện, đồng thời thiết lập tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá và cơ chế báo cáo để đảm bảo sự đồng bộ và đáp ứng yêu cầu vận hành Thông qua các hoạt động kiểm soát này, người quản lý theo dõi kết quả, phát hiện sớm các sai lệch, điều chỉnh kế hoạch và bảo đảm tính tuân thủ, hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động được phân công.
Các hoạt động quản trị ở các cấp đóng vai trò cốt lõi trong quá trình ra quyết định của doanh nghiệp Bản chất của quá trình này là thu thập và phân tích thông tin phản hồi từ môi trường nội bộ và bên ngoài, làm cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý hợp lý Sau đó, các quyết định được điều chỉnh dựa trên các kết quả đánh giá, nhằm phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức cũng như thực tế vận hành Nhờ chu trình liên tục này, quản trị doanh nghiệp có thể thích ứng với thay đổi và giải quyết hiệu quả các vấn đề trong doanh nghiệp.
Các vấn đề xuất hiện trong doanh nghiệp được chia thành hai loại cơ bản sau đây:
Vấn đề không có cấu trúc là loại vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chỉ một số ít lựa chọn được xem là tốt nhất và không có hướng dẫn cụ thể để xác định lựa chọn tối ưu ngay từ đầu Tính đúng đắn của một quyết định thường chỉ được đánh giá chính xác sau một khoảng thời gian dài kể từ khi triển khai Để xử lý loại vấn đề này, người quản lý cần thu thập đa dạng thông tin liên quan cả ở bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp về các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và cả các yếu tố thiên nhiên Vì tính phức tạp và tính không có cấu trúc của nó, các quản trị viên cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề này.
Vấn đề có cấu trúc là dạng vấn đề phổ biến ở cấp kiểm soát hoạt động Ở cấp này, người quản lý được giao nhiệm vụ cụ thể và nhận chỉ dẫn rõ ràng về cách thức thực hiện công việc.
Vấn đề có cấu trúc trong doanh nghiệp thường liên quan đến việc xử lý các vấn đề nội bộ và có tính lặp đi lặp lại Để giải quyết các vấn đề có cấu trúc hiệu quả, cần thu thập và phân tích các thông tin chi tiết về hoạt động nội bộ, bao gồm quy trình vận hành, dữ liệu hiệu suất và các báo cáo nội bộ Những thông tin này giúp nhận diện nguyên nhân gốc rễ, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện quản trị doanh nghiệp Do đó, xây dựng hệ thống quản trị thông tin nội bộ và chuẩn hóa dữ liệu vận hành là yếu tố then chốt cho hoạt động bền vững và hiệu quả.
Trên thực tế, các nhà quản trị doanh nghiệp thường phải giải quyết những vấn đề lớn vừa có phần mang tính cấu trúc vừa phi cấu trúc Quá trình này đòi hỏi kết hợp giữa phân tích có hệ thống và khả năng thích ứng với những bối cảnh không chắc chắn Người quản trị cần nhận diện đúng bản chất vấn đề, thu thập dữ liệu liên quan, đánh giá giả định và thiết kế các giải pháp phù hợp với từng tình huống Trong nhiều trường hợp, quản trị là một chuỗi quyết định có tính linh hoạt, đòi hỏi giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận và cân nhắc rủi ro Do đó, thành công đến từ việc kết hợp phương pháp có cấu trúc với sự sáng tạo để đưa ra quyết định kịp thời, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Vấn đề bán cấu trúc là sự kết hợp giữa hai dạng vấn đề có cấu trúc và không có cấu trúc Khi cấp trên giao chỉ tiêu về số lượng sản phẩm và lợi nhuận, các yêu cầu như nguyên vật liệu, nhân công và kế hoạch sản xuất được xác định theo các thủ tục có sẵn, và đó được xem là vấn đề có cấu trúc Ngược lại, để cạnh tranh trên thị trường và bảo đảm lợi nhuận, chất lượng sản phẩm đòi hỏi các quyết định không dựa trên một thủ tục cố định nào, tức là vấn đề không có cấu trúc Vì vậy, bán cấu trúc thể hiện sự kết hợp giữa hai loại cấu trúc này trong thực tiễn quản lý.
Các thành phần của hệ thống thông tin doanh nghiệp
Có nhiều cách để phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp dựa vào loại hoạt động quản lý và mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo cách này, hệ thống thông tin doanh nghiệp được chia thành năm nhóm chính: hệ thống xử lí nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lí, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo và hệ thống chuyên gia; trong đó a Hệ thống xử lí nghiệp vụ tập trung vào tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ cơ bản như ghi nhận giao dịch, xử lý dữ liệu và quản lý luồng công việc, nhằm tăng hiệu suất vận hành, bảo đảm tính nhất quán dữ liệu và cung cấp thông tin kịp thời cho các hoạt động sản xuất, bán hàng và hậu cần.
TPS – Hệ thống Quản lý Giao dịch là nền tảng cơ bản của doanh nghiệp, hỗ trợ các công việc hàng ngày và quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Hệ thống xử lý nghiệp vụ giúp xử lý các nghiệp vụ và cung cấp thông tin chi tiết, tổng quan về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, từ đó tăng cường khả năng ra quyết định và tối ưu hóa quy trình Ví dụ, hệ thống kế toán xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tình hình tài chính, trong khi hệ thống xử lý đặt hàng quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng để hỗ trợ quyết định bán hàng và cải thiện hiệu suất bán hàng.
Các hệ thông xử lí nghiệp vụ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế toán;
- Hệ thống thông tin bán hàng;
- Hệ thống thông tin chấm công và quản lí nhân sự;
- Hệ thống thông tin phục vụ sản xuất
Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin cụ thể và chi tiết để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành và vận hành trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information Systems) là công cụ tổng hợp, xử lý và trình bày dữ liệu thành báo cáo và phân tích nhằm giúp quản trị viên nắm bắt hiệu quả hoạt động và tình hình doanh nghiệp MIS tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, cung cấp cái nhìn có hệ thống về hiệu suất, từ đó hỗ trợ ra quyết định và tối ưu hóa quy trình làm việc Nhờ MIS, các cấp quản lý có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất, phát hiện kịp thời các sự cố và lập kế hoạch dựa trên thông tin thực tế và có cấu trúc.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp dữ liệu từ các hệ thống xử lý nghiệp vụ nội bộ và từ nhiều nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp và phân tích cao cho các nhà quản lý ở mọi cấp độ Hệ thống này giúp nắm bắt tầm nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả bằng cách tích hợp dữ liệu, báo cáo và công cụ phân tích, đồng thời tăng cường kiểm soát quản trị; các thành phần phổ biến của hệ thống bao gồm cơ sở dữ liệu dùng chung, các mô-đun xử lý nghiệp vụ và các công cụ báo cáo, phân tích được thiết kế để phục vụ quản trị doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống này cung cấp các thông tin liên quan đến thị trường tiêu thụ
Hệ thống thông tin sản xuất là một thành phần cốt lõi của chu trình sản xuất, cung cấp và tổng hợp dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất để hỗ trợ quản lý và ra quyết định Hệ thống này theo dõi và cập nhật những thông tin quan trọng như hàng tồn kho, định mức sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất và vật liệu thay thế, giúp tối ưu hóa kế hoạch sản xuất, giảm thiểu tồn kho và tăng hiệu quả vận hành Thông tin từ hệ thống được chia sẻ giữa các bộ phận để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra thông suốt, từ lên lịch đến thực hiện và kiểm tra chất lượng Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về nguồn lực, tiến độ và chi phí sản xuất, đồng thời dễ dàng thích ứng với thay đổi nhu cầu và công nghệ mới.
Hệ thống thông tin tài chính là nền tảng cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính, bao gồm tình hình thanh toán, lãi suất vay và cho vay, cùng diễn biến thị trường chứng khoán Hệ thống được cập nhật liên tục giúp người dùng theo dõi dòng tiền, đánh giá rủi ro và đưa ra các quyết định đầu tư hoặc quản lý tài chính một cách chính xác và kịp thời Nhờ đó, doanh nghiệp và cá nhân có thể nắm bắt xu hướng thị trường, so sánh lãi suất và nắm bắt các cơ hội tài chính một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin nhân lực (HRIS) là giải pháp quản trị nguồn lực hiệu quả, tập trung lưu trữ và phân tích dữ liệu về nguồn nhân lực cũng như cách khai thác nguồn lực đó trong doanh nghiệp Hệ thống cung cấp thông tin về tiền lương và thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, các xu hướng sử dụng nguồn lực và đào tạo lại nhân sự, từ đó hỗ trợ quản trị nhân sự, lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển kỹ năng cho đội ngũ một cách toàn diện.
Hệ thống thông tin kế toán là nền tảng cung cấp dữ liệu và xử lý các nghiệp vụ tài chính một cách chính xác và kịp thời Hệ thống này thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin tài chính nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định và lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Thông tin từ hệ thống giúp theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận, hỗ trợ phân bổ nguồn lực và tối ưu hóa hoạt động kế toán Nhờ tích hợp các chức năng phân tích, hệ thống cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả tài chính và gợi ý cho kế hoạch dài hạn, cải thiện quản trị tài chính và hiệu suất kinh doanh.
Tất cả bốn hệ thống nói trên đều đều được cung cấp thông tin từ hai nguồn:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Qua đó, có thể thấy hệ thống thông tin kế toán chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, là nền tảng để theo dõi chi phí, doanh thu và hiệu quả hoạt động Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS – Decision Support Systems) đóng vai trò then chốt, kết nối dữ liệu kế toán với dữ liệu vận hành và cung cấp công cụ phân tích, dự báo và mô phỏng nhằm hỗ trợ quản trị viên đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động một cách kịp thời và chính xác.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) là hệ thống tổng hợp dữ liệu từ các hệ thống thông tin quản trị hiện có của doanh nghiệp, nhằm cung cấp cho nhà quản lý một cái nhìn tổng thể và khái quát về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Thông tin do DSS cung cấp là dữ liệu tổng hợp, bao gồm các lĩnh vực kinh tế, xã hội và văn hóa liên quan, từ đó phục vụ cho lập kế hoạch chiến lược dài hạn và giải quyết các vấn đề ở mức tổng hợp cho tổ chức.
Hệ thống này thường hỗ trợ các cấp quản lý trong việc lên kế hoạch chiến lược và hỗ trợ các cấp quản trị trung gian, giúp họ tiếp cận thông tin chính xác và kịp thời để ra quyết định Trong lĩnh vực hệ thống thông tin, Hệ thống thông tin chỉ đạo (ESS – Executive Support Systems) đóng vai trò quan trọng bằng cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, trình bày các chỉ số hiệu suất và xu hướng thị trường, từ đó hỗ trợ lãnh đạo định hướng chiến lược và cải thiện hiệu quả điều hành.
Hệ thống thông tin chỉ đạo là hệ thống hỗ trợ quyết định cho các nhà quản trị cấp cao bằng cách cung cấp các thông tin cần thiết ở mức tổng hợp cao nhất, được tóm tắt và trình bày một cách cô đọng và dễ hiểu Nó tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, chuyển hóa thành các chỉ số chiến lược, báo cáo nhanh và biểu đồ trực quan, giúp người lãnh đạo nắm bắt xu hướng, đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.
Hệ thống thông tin chỉ đạo được xây dựng để thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tích hợp chúng thành một nguồn dữ liệu duy nhất và trình bày kết quả dưới dạng báo cáo tiêu chuẩn cùng ngôn ngữ tự nhiên, giúp người lãnh đạo dễ hiểu và dễ sử dụng Việc kết hợp dữ liệu đa nguồn đảm bảo tính toàn diện và độ tin cậy của thông tin, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả Nhờ các báo cáo được chuẩn hóa và diễn giải bằng ngôn ngữ tự nhiên, lãnh đạo nắm bắt được bức tranh tổng thể và đề xuất hành động một cách rõ ràng.
Đây là một loại hệ thống thông tin mới nổi gần đây và đang nhận được kỳ vọng rất lớn từ cả các nhà nghiên cứu lẫn doanh nghiệp Trong lĩnh vực này, hệ thống chuyên gia (AS – Automation Systems) đại diện cho hướng đi tự động hóa thông minh, tích hợp trí tuệ nhân tạo, xử lý dữ liệu và các quy trình ra quyết định tự động nhằm tối ưu hoá hiệu suất vận hành và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống chuyên gia là một hệ thống thông tin đặc biệt có chức năng cung cấp lời khuyên và hỗ trợ về các vấn đề bán cấu trúc Hệ thống này dựa trên kho kiến thức và quy trình xử lý nhằm đáp ứng các khuyến cáo hoặc dự báo cho những vấn đề liên quan đến hệ thống và môi trường Để thực hiện điều này, hệ chuyên gia xử lý dữ liệu đầu vào dựa trên những hiểu biết đã được tích lũy trong chính hệ thống; những hiểu biết này được xác định và mã hóa thông qua một bộ quy tắc, nhằm chuyển hóa kiến thức của con người thành các nguyên tắc tự động hóa có thể ứng dụng trong thực tế.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
Khái niệm về HTTT Tài chính doanh nghiệp
Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp là một phân hệ của hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, có chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho mục tiêu hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát các hoạt động tài chính Trong các thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý, thông tin tài chính được quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh.
Trong các doanh nghiệp, hệ thống thông tin tài chính được liên kết chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán, dựa trên dữ liệu kế toán để cung cấp thông tin về tình hình tài chính và các hoạt động trong quá trình sản xuất và tái sản xuất Nhờ sự liên kết này, doanh nghiệp có thể theo dõi, phân tích và báo cáo nhanh chóng các chỉ tiêu tài chính cũng như hiệu quả sản xuất Do đó, hầu như mọi doanh nghiệp đều có một bộ phận Tài chính để quản lý nguồn lực, kiểm soát chi phí và ra quyết định tài chính đúng đắn Việc tích hợp hệ thống thông tin tài chính với hệ thống thông tin kế toán giúp tối ưu hoá quy trình tài chính và nâng cao khả năng quản trị doanh nghiệp.
Các thành phần của HTTT Tài chính doanh nghiệp
Có nhiều cách để phân loại hệ thống, tùy thuộc tiêu thức được lựa chọn để phân loại Trên thực tế, người ta thường phân loại theo ba tiêu thức: “Tổ chức”,
Đối tượng cấu thành hệ thống và mục đích phục vụ của thông tin đầu ra là hai yếu tố cốt lõi hình thành hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp Xét trên giác độ tổ chức hoạt động, hệ thống này gồm các thành phần dữ liệu tài chính, cơ sở dữ liệu, công cụ xử lý và báo cáo, quy trình vận hành, cũng như cơ chế kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin Mục đích phục vụ của thông tin đầu ra là cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho quản trị và ra quyết định, hỗ trợ giám sát hiệu suất kinh doanh, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng tính minh bạch trong các báo cáo tài chính.
• Hệ thống thông tin tài chính các nhân: Hỗ trợ cho từng cá nhân hoạt động trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp
Một hệ thống thông tin tài chính cá nhân điển hình chỉ có một người dùng duy nhất, sử dụng máy tính để thực hiện các hoạt động tài chính cho doanh nghiệp Người này tuân thủ các thủ tục đã được xác định trước để thu thập và nhập dữ liệu, trong khi máy tính chạy các phần mềm xử lý dữ liệu và tạo ra các báo cáo tài chính Dữ liệu đóng vai trò làm cầu nối giữa con người và máy tính, kết nối các quy trình kỹ thuật với các quyết định tài chính và đảm bảo thông tin được lưu trữ, xử lý và trình bày một cách chính xác và kịp thời.
Trong hệ thống này, mỗi cá nhân đảm nhận ba vai trò cơ bản: Người dùng - người sử dụng thông tin được cung cấp để thực hiện các chức năng trong hoạt động tài chính; Người vận hành - người điều hành và quản lý các hoạt động của máy tính; và Người phát triển - người tạo ra một hệ thống riêng cho bản thân.
Hệ thống thông tin tài chính nhóm đóng vai trò là nền tảng hỗ trợ hoạt động của từng cá nhân trong nhóm làm việc hoặc của một bộ phận khi vận hành trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp Hệ thống này tăng cường phối hợp, quản lý dữ liệu tài chính và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách cho phép chia sẻ thông tin, theo dõi giao dịch và đảm bảo tính nhất quán giữa các thành viên trong nhóm.
Trong hệ thống thông tin tài chính nhóm, các máy tính không hoạt động độc lập mà được kết nối thành mạng nội bộ LAN, cho phép thu thập, nhập và chia sẻ dữ liệu cùng với các tài nguyên phần cứng trong mạng Người dùng thực thi các thủ tục chuẩn để quản lý thông tin và tài nguyên, tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và bảo mật dữ liệu.
LAN là mạng cục bộ cho phép các chương trình xử lý dữ liệu và quản lý giao tiếp giữa các máy tính trong cùng một khu vực Người dùng thuộc LAN là thành viên của một nhóm làm việc chung, cùng phối hợp để đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Trong hệ thống thông tin, con người thường chỉ đảm nhận hai trong ba vai trò quan trọng: người dùng và người vận hành Để phát triển hệ thống, nhóm hoạt động tài chính doanh nghiệp thường thiếu nguồn lực và buộc phải dựa vào các chuyên gia kỹ thuật hoặc thuê ngoài dịch vụ để triển khai và tối ưu hóa hệ thống.
• Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp: Hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận, đơn vị tài chính trong doanh nghiệp
Phần cứng của hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp gồm máy chủ trung tâm và các thiết bị đầu cuối, được kết nối với các phân hệ khác để hình thành hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Người dùng ở từng bộ phận sẽ sử dụng các thiết bị đầu cuối để thực hiện các thủ tục thu thập và nhập dữ liệu vào phần mềm xử lý Các chương trình sẽ xử lý dữ liệu và phối hợp các thao tác của nhiều người dùng đồng thời, đảm bảo thông tin được cập nhật và quản lý một cách hiệu quả.
Trong hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, mỗi hệ thống con được bảo đảm bằng một phần mềm tương ứng; hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp thường được triển khai đồng bộ với một phần mềm tài chính – kế toán riêng biệt Hiện nay, các công ty phần mềm đang tích cực xây dựng và hoàn thiện các giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, trong đó phần mềm kế toán – tài chính đóng vai trò là thành phần cốt lõi.
Trong hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp, con người đóng vai trò là người dùng Việc phát triển và vận hành hệ thống thông tin được thực hiện bởi các chuyên gia phát triển hệ thống thông tin và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp Sự phân công rõ ràng này giúp hệ thống thông tin tài chính được thiết kế, triển khai và duy trì bởi những người có chuyên môn, đảm bảo hiệu quả quản trị và độ tin cậy cao cho doanh nghiệp.
Chuyển từ hệ thống thông tin cá nhân sang hệ thống thông tin nhóm đồng nghĩa với việc con người vượt qua ranh giới từ một người dùng thành nhiều người dùng Quá trình này thúc đẩy hợp tác và chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên, đồng thời mở đường cho phân quyền và phối hợp công việc trong môi trường làm việc tập thể Khi hệ thống tiến tới mức độ cao hơn, từ hệ thống thông tin nhóm sang hệ thống thông tin rộng hơn, nhiều người dùng cùng tham gia xử lý và ra quyết định, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả của tổ chức.
Thông tin doanh nghiệp và con người đã vượt qua ranh giới thứ hai bằng cách chuyển từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận khác nhau, và những ranh giới mới này đã làm thay đổi bản chất của hệ thống một cách toàn diện Theo đối tượng cấu thành hệ thống, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp được hình thành từ các yếu tố cấu thành, bao gồm con người, dữ liệu và quy trình nghiệp vụ để hỗ trợ quản lý tài chính một cách hiệu quả.
• Dữ liệu tài chính – kế toán
• Thủ tục tài chính – kế toán
Đối với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống phần cứng cho hệ thống thông tin tài chính có thể chỉ gồm vài máy tính, có thể kết nối mạng hoặc không, hoạt động như công cụ hỗ trợ cho một số nhân viên ở bộ phận kế toán – tài chính Ngược lại, với các doanh nghiệp lớn có số lượng người dùng nhiều và phạm vi địa lý rộng, hệ thống này phức tạp hơn nhiều so với các hệ thống phần cứng thông thường do sự phân bổ và đồng bộ dữ liệu trên nhiều địa điểm, đòi hỏi hạ tầng mạng, bảo mật và quản trị hệ thống tinh vi hơn.
• Phần mềm tài chính – kế toán c Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm:
• HTTT tài chính tác nghiệp
• HTTT tài chính sách lược
• HTTT tài chính chiến lược
MỘT SỐ CÔNG CỤ TIN HỌC SỬ DỤNG TRONG HTTT TÀI CHÍNH
Trộn thư
Trộn thư trong Word là một tính năng hữu ích giúp người dùng tạo ra số lượng văn bản lớn có cùng mẫu chỉ trong thời gian ngắn, như giấy mời, thông báo, phiếu điểm hay giấy báo lương cho từng nhân viên, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán giữa các bản sao Bạn có thể kết nối nguồn dữ liệu từ bảng tính hoặc danh sách người nhận với mẫu văn bản và tự động điền các trường thông tin cá nhân, từ đó tùy biến từng bản sao mà vẫn duy trì định dạng và nội dung chung Nhờ đó, trộn thư nâng cao hiệu quả công việc văn phòng và sự chuyên nghiệp của các tài liệu gửi đi.
Trước khi tiến hành trộn thư thì ta cần có hai tệp quan trọng sau:
Văn bản gốc là một mẫu được soạn trong Word, chẳng hạn như mẫu giấy mời, mẫu phiếu điểm…
Hình Ví dụ về văn bản gốc (giấy mời họp) Tệp dữ liệu gốc chỉ có duy nhất là một bảng dữ liệu, có thể được tạo trong
Word, Excel hoặc được lấy từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng (chẳng hạn như trong Access)
Hình Ví dụ về tệp dữ liệu (danh sách cán bộ)
Việc trộn thư cho hai tệp trên nhằm lấy thông tin từ tệp dữ liệu trộn và nhập vào tệp văn bản gốc; số dòng của dữ liệu trộn càng nhiều thì số mẫu trộn được tạo ra càng lớn Để thực hiện việc này, ta có thể dùng tính năng Mail Merge trong Word và thực hiện theo sáu bước cơ bản được đề cập.
➢ Bước 1: mở tệp văn bản gốc, khởi động tính năng trộn thư
➢ Bước 2: chọn nguồn dữ liệu trộn là tệp dữ liệu gốc
➢ Bước 3: chỉnh sửa nguồn dữ liệu (nếu cần)
➢ Bước 4: chèn các thông tin (tên cột) vào các vị trí tương ứng trong văn bản gốc
➢ Bước 5: xem trước kết quả trộn thư
➢ Bước 6: kết thúc quá trình trộn thư Để minh họa cụ thể cho các bước trộn thư trên, chúng ta sẽ sử dụng Word
2013 để trộn thư cho hai tệp giấy mời họp và danh sách cán bộ Lưu ý là các chức năng đều được thực hiện trong thẻ Mailings
Sau khi mở tệp văn bản gốc, khởi động tính năng trộn thư bằng cách: chọn thẻ Mailings => chọn chức năng Start Mail Merge => Letters
Hình Minh họa Bước 1 – Trộn thư
Bước 2: Để chọn nguồn dữ liệu trộn vào văn bản gốc, ta thực hiện:
Chọn chức năng Select Recipients => Use Existing List…
Hình Minh họa Bước 2 – Trộn thư
When the Select Data Source dialog appears, navigate to the data file and click Open If the data file is an Excel workbook, specify which worksheet contains the data table used for the merge.
Để chỉnh sửa nguồn dữ liệu, chọn chức năng Edit Recipient List, sau đó bảng danh sách dữ liệu chi tiết sẽ xuất hiện Ở bước này thường dùng để lọc dữ liệu, bạn có thể bỏ tích trực tiếp trên từng dòng hoặc sử dụng chức năng Filter để lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hình Minh họa Bước 3 – Trộn thư
Tại bước này chúng ta sẽ chèn các thông tin cần trộn vào vị trí tương ứng trong văn bản gốc như sau:
➢ Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn
➢ Chọn Insert Merge Field => chọn thông tin (tên cột/ trường)
Hình Minh họa Bước 4 – Trộn thư
Nếu cần xem thông tin trước khi trộn, chọn Preview Results, sau đó dùng các nút First, Previous, Next, Last để duyệt qua các mẫu
Hình Minh họa Bước 5 – Trộn thư
Bước 6: Để kết thúc quá trình trộn thư, ta chọn Finish & Merge => Edit Individual
Document, sau đó chọn OK
Hình Minh họa Bước 6 – Trộn thư
Kết quả của quá trình trộn thư là một tệp Word mới có tên Letters, chứa các mẫu được ghép thông tin từ nguồn dữ liệu Với mỗi bản ghi trong bảng dữ liệu (mỗi dòng của bảng), sẽ có một mẫu trộn được tạo ra trong tệp Letters Do đó, số lượng bản ghi càng nhiều thì số lượng mẫu trộn được sinh ra càng nhiều, mỗi mẫu đại diện cho một bản ghi dữ liệu Tóm lại, trộn thư cho ra tệp Letters gồm các mẫu trộn thông tin, và số mẫu tương ứng với số bản ghi trong nguồn dữ liệu.
Hình Kết quả của việc trộn thư
Tạo mục lục tự động
Trong quá trình soạn thảo văn bản dài như luận văn, đề tài, báo cáo hay viết sách, việc tạo mục lục là yếu tố cần thiết để tổ chức và điều hướng nội dung Tuy nhiên, tạo mục lục bằng tay vừa tốn thời gian vừa dễ bỏ sót và khi có sự thay đổi nội dung thì việc cập nhật lại mục lục lại càng phiền phức Vì vậy, nên sử dụng mục lục tự động để tiết kiệm thời gian, tăng tính nhất quán và hỗ trợ quản lý nội dung tổng thể trong quá trình soạn thảo Mục lục tự động cho phép cập nhật nhanh chóng mỗi khi có chỉnh sửa, đồng thời cải thiện trải nghiệm người đọc và tối ưu hóa quy trình làm việc cho các tài liệu dài.
Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo bảng mục lục tự động bằng các Heading Styles trong Word 2013, giúp bạn xây dựng văn bản có cấu trúc rõ ràng và dễ điều hướng a) Nguyên tắc đưa đề mục lên bảng mục lục là gắn các tiêu đề vào các kiểu Heading (Heading 1, Heading 2, Heading 3, …) và chèn bảng mục lục để tự động tổng hợp danh sách, liên kết trang và cập nhật khi nội dung thay đổi.
Để các mục được đưa lên bảng mục lục hoạt động đúng, phần nội dung phải được định dạng bằng các Heading trong Styles của trình soạn thảo Các đề mục cấp cao nhất sẽ tương ứng với Heading 1 (ví dụ Chương 1, Chương 2, ), các đề mục cấp dưới sẽ lần lượt dùng Heading 2, Heading 3 và các mức tiếp theo phù hợp với cấu trúc của bài viết, giúp bảng mục lục phản ánh đúng thứ tự và mức độ quan trọng của từng phần và tối ưu cho SEO bằng cách cho máy tìm kiếm nhận diện rõ ràng các phần nội dung chính, phụ và các khối thông tin liên quan.
Heading 1 sẽ tương ứng với Heading 2 (chẳng hạn như 1.1, 1.2, 1.3…), các đề mục con của Heading 2 sẽ tương ứng với Heading 3 (chẳng hạn như 1.3.1, 1.3.2,
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào cách phân cấp đề mục và cách tạo mục lục tự động; hình minh họa minh họa cho thấy rõ quá trình phân cấp tiêu đề, giúp nhận diện cấp độ của từng phần và cải thiện cấu trúc nội dung Cách tạo mục lục tự động được trình bày chi tiết từ việc chọn đúng kiểu tiêu đề (H1, H2, H3…) cho mỗi phần cho đến việc kích hoạt chức năng mục lục trong trình soạn thảo Để có được bảng mục lục tự động, bước đầu tiên là chọn đúng các mức tiêu đề và đảm bảo bảng mục lục được cập nhật tự động khi chỉnh sửa nội dung, giúp bảng mục lục luôn đồng bộ với văn bản Việc áp dụng hệ thống tiêu đề hợp lý không chỉ làm tài liệu dễ đọc mà còn hỗ trợ SEO bằng cách tối ưu hóa cấu trúc nội dung và từ khóa liên quan.
Heading tương ứng cho các đề mục trong nội dung văn bản, thực hiện như sau:
➢ Chọn đề mục trong nội dung văn bản
➢ Chọn Heading tương ứng trong mục Styles của thẻ Home
Hình Minh họa việc lựa chọn Heading cho đề mục
Sau khi các đề mục đã được gán định dạng là Heading thì ta có thể hiển thị bảng mục lục như sau:
➢ Đưa con trỏ đến vị trí hiển thị
➢ Chọn thẻ References => Table of Contents => Insert Table of Contents
Hình Hiển thị bảng mục lục
Trước khi bảng mục lục xuất hiện, người dùng có thể tùy chỉnh một số tùy chọn hiển thị trong bảng Table of Contents Các tùy chọn này cho phép kiểm soát cách hiển thị các mục và bố cục của bảng mục lục Khi nhấn OK, bảng mục lục sẽ xuất hiện với các thiết lập đã chọn, giúp người đọc nắm rõ cấu trúc tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Hình Tùy chọn hiển thị cho bảng mục lục
Bảng mục lục mặc định có định dạng đơn giản, nhưng để đạt được sự phân cấp rõ ràng cho các đề mục, bạn sẽ muốn điều chỉnh kích thước chữ và khoảng cách giữa các dòng sao cho đề mục lớn hơn có cỡ chữ lớn hơn và khoảng cách trên dưới rộng hơn, còn các đề mục nhỏ hơn sẽ được lùi lề trái nhiều hơn để nhấn mạnh thứ tự cấp bậc Để thiết lập định dạng chi tiết cho từng đề mục trong bảng mục lục, hãy chọn Modify trên bảng Table of Contents ở trên, lúc này một hộp thoại Style sẽ xuất hiện để bạn tùy chỉnh các kiểu chữ và cấp độ cho từng đề mục.
Hình Tùy chọn định dạng cho các Heading trên bảng mục lục
Lưu ý là TOC 1, TOC 2, TOC 3… là thể hiện định dạng tương ứng của các
Trong bảng mục lục, các cấp tiêu đề như Heading 1, Heading 2, Heading 3 được hiển thị rõ ràng Muốn tùy chỉnh định dạng cho bất kỳ cấp tiêu đề nào, ta chọn TOC tương ứng và chọn Modify để định dạng chi tiết; các tùy chọn định dạng sẽ được áp dụng giống như trên thẻ Home Bên cạnh đó, bảng mục lục cho phép truy cập nhanh đến nội dung, giúp người đọc nắm bắt cấu trúc bài viết một cách thuận tiện.
Khi có bảng mục lục, việc quản lý nội dung tổng thể của văn bản trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn, đồng thời cho phép truy cập nhanh tới từng đề mục Người đọc có thể nhấn và giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột vào tiêu đề trên bảng mục lục, con trỏ sẽ tự động nhảy tới đầu đề mục được chọn, giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện trải nghiệm đọc.
Hình Thao tác di chuyển nhanh tới nội dung đề mục d) Cập nhật thông tin cho mục lục
Khi nội dung thay đổi, số trang và các đề mục của bảng mục lục có thể thay đổi, xuất hiện đề mục mới hoặc bị xóa các đề mục cũ Thay vì mất công cập nhật thủ công, bảng mục lục tự động cho phép bạn làm điều này nhanh chóng với một thao tác duy nhất: nhấp chuột phải lên bảng mục lục và chọn Update Field Việc cập nhật tự động giúp bảng mục lục luôn phản ánh đúng cấu trúc nội dung, tối ưu hóa SEO bằng cách duy trì liên kết giữa nội dung và tiêu đề, đồng thời tiết kiệm thời gian cho người biên tập.
Hình Cập nhật thông tin cho mục lục
The Update Table of Contents dialog appears to let you choose how to update your TOC If you only need to refresh the page numbers for the entries, select Update page numbers only; if you want to refresh the entire table, choose Update entire table, then click OK.
Hình Tùy chọn cập nhật mục lục
Khi các đề mục mới được soạn thảo, ban đầu chúng sẽ chưa xuất hiện trong bảng mục lục Để đưa các đề mục này vào, trước hết ta phải định dạng chúng là Heading tương ứng trong Styles tại thẻ Home, sau đó thực hiện cập nhật mục lục như đã mô tả ở trên Phần e) Gỡ bảng mục lục cho phép bạn loại bỏ bảng mục lục khi cần thiết.
Nếu muốn gỡ bảng mục lục khỏi văn bản thì ta sẽ vào lại thẻ References, chọn chức năng Table of Contents => chọn Remove Table of Contents
Hình Chức năng gỡ bảng mục lục khỏi văn bản
Ứng dụng bảng tính Excel để giải quyết một số bài toán tài chính- 45 - 1 Bài toán tối ưu trong kinh tế
Đặc trưng cơ bản của các bài toán kinh tế - tài chính là xử lý một lượng lớn bảng biểu Dữ liệu đầu vào thường ở dạng bảng biểu, ví dụ như bảng lương hành chính sự nghiệp, bảng lương theo sản phẩm, bảng tổng hợp kinh doanh của một trung tâm thương mại, bảng kê mức sử dụng nguyên vật liệu, hoặc bảng kê khách hàng gửi tiền tại ngân hàng Sau khi xử lý, kết quả được trình bày dưới dạng các bảng biểu kinh tế chuẩn mực theo một quy trình thống nhất do các cơ quan quản lý cấp trên quy định, nhằm đảm bảo tính minh bạch, khả năng so sánh và hỗ trợ quyết định quản lý.
Tài chính, của Tổng cục Thống kê, của Tổng cục Thuế, của cơ quan kiểm toán
Hiện nay, phần mềm bảng tính điện tử Excel được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống thông tin kinh tế Bảng tính là công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà kinh tế trong việc thiết lập và xử lý các bảng biểu kinh tế, giúp chuẩn hóa dữ liệu và phân tích số liệu một cách nhanh chóng và chính xác Ngoài ra, Excel còn hỗ trợ lập báo cáo thống kê, mô hình hóa kinh tế và quản trị dữ liệu kinh tế, từ đó tối ưu quy trình làm việc và tăng hiệu quả ra quyết định dựa trên số liệu thực tế.
Trong phần Tin học đại cương chúng ta đã được biết các chức năng căn bản của
Excel có thể thực hiện những công việc sau:
- Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong bảng tính
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau với một trình tự ưu tiên định trước Khả năng tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa dạng
Lọc và kết xuất dữ liệu cho phép thực hiện tìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, từ đó trích xuất từ bảng tính những thông tin có ích và cần thiết Quá trình này giúp phân tích nhanh hơn, tối ưu hóa quyết định, và kết xuất dữ liệu ở định dạng phù hợp để chia sẻ hoặc tích hợp vào báo cáo Nhờ khả năng tùy biến linh hoạt, hệ thống có thể lọc theo các trường như ngày tháng, loại dữ liệu, giá trị và các điều kiện phức tạp, đảm bảo bạn nhận được tập dữ liệu sạch, có ý nghĩa cho mục tiêu của mình.
Excel cho phép biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau, từ hai chiều đến ba chiều, nhằm tăng tính trực quan của dữ liệu và giúp người dùng diễn giải xu hướng, so sánh số liệu một cách nhanh chóng Việc chọn kiểu biểu đồ phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả trình bày, làm nổi bật thông tin quan trọng và hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu.
Phân tích dữ liệu và dự báo là quy trình dùng các công cụ phân tích hiện đại dựa trên dữ liệu được lưu trữ trong bảng tính, nhằm tiến hành các phân tích thống kê và lượng hóa các xu thế Từ đó xác định quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và tạo cơ sở cho các dự báo chính xác hơn, hỗ trợ ra quyết định chiến lược, quản trị rủi ro và nắm bắt các cơ hội thị trường.
Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm chuẩn thuộc các phạm trù như thống kê, ngày giờ, logic, toán học, tìm kiếm, cơ sở dữ liệu và tài chính; đây là các thủ tục tự động, những công thức được định trước có thể tự động tính toán kết quả Bên cạnh các hàm có sẵn, người dùng còn có thể kết hợp nhiều hàm để phân tích dữ liệu, tự động hóa tính toán và xuất báo cáo một cách nhanh chóng.
Excel, người dùng có thể tự tạo các hàm mới, gọi là các macros để thực hiện các tính toán theo yêu cầu riêng
Quản trị cơ sở dữ liệu bằng Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất thông tin từ một tập dữ liệu được quản lý như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thu nhỏ Cơ sở dữ liệu ở đây là tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc bảng gồm hàng và cột Nhờ công cụ Microsoft Query, người dùng có thể thực hiện các truy vấn để lọc, kết nối và trích xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài hoặc từ các bảng trong workbook, từ đó xây dựng báo cáo và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
- 47 - dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu
Khả năng tự động hóa bằng các macro cho phép người dùng thiết lập một chuỗi lệnh, các lựa chọn menu hoặc công thức thành một macro duy nhất Sau khi tạo macro chứa các lệnh và thao tác cần thiết, người dùng chỉ cần dùng một tổ hợp phím tắt hoặc chọn macro từ danh sách để macro thực hiện tự động những công việc lặp lại như đã định nghĩa Các macro có thể do Microsoft cung cấp sẵn hoặc do người dùng tự viết để tùy biến Excel theo cách làm việc của riêng họ.
- Các công cụ bổ sung bao gồm “Add-ins” và “Excel trong
Workgroup”: cung cấp khả năng lưu trữ tự động và cho phép tận dụng Excel khi sử dụng chung tệp tin với nhiều người khác
Trong phần này, giáo trình sẽ giới thiệu cách sử dụng công cụ bảng tính MS
Excel phiên bản 2013 để giải quyết các bài toán tối ưu, phân tích và dự báo trong các hệ thống thông tin kinh tế
1.3.2.1 Bài toán tối ưu trong kinh tế
1.3.2.1.1 Mô hình hóa các hiện tượng kinh tế
Trong quá trình quản lý kinh tế, chúng ta thường gặp nhiều hiện tượng kinh tế - xã hội đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định kịp thời và chính xác Để làm được điều đó, công cụ mô hình hóa cho phép chuyển các hiện tượng đó thành các mô hình toán học (mô tả bằng các phương trình và bất phương trình), từ đó sử dụng các công cụ toán học và tin học để giải các mô hình và đề xuất các phương án tối ưu hỗ trợ quá trình ra quyết định a) Một số khái niệm.
- Mô hình hóa kinh tế: Quá trình xây dựng, xác định các mô hình toán học cho một hiện tượng kinh tế
Phân tích mô hình kinh tế là quá trình sử dụng mô hình như một công cụ suy luận nhằm rút ra các kết luận về một hiện tượng kinh tế cụ thể Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu nghiên cứu, lựa chọn các biến và mối quan hệ, sau đó xây dựng cấu trúc mô hình phản ánh các tác động, cơ chế và tương tác giữa các yếu tố như cung–cầu, giá, lãi suất và dòng vốn Tiếp đó là phân tích và ước lượng tham số, kiểm tra giả thuyết và đánh giá tính phù hợp của mô hình bằng dữ liệu thực tế, từ đó kiểm nghiệm độ tin cậy và khả năng dự báo Các bước xây dựng và phân tích mô hình kinh tế gồm thu thập dữ liệu, xác định giả thuyết, chọn phương pháp, ước lượng tham số, đánh giá hiệu suất và rút ra kết luận cùng với đề xuất giải pháp hoặc chính sách dựa trên kết quả mô hình.
Bước 1: Xác định các yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất, những quy luật mà chúng phải tuân theo
Bước 2: Diễn tả dưới dạng ngôn ngữ toán học cho mô hình định tính
Bước 3: Sử dụng các công cụ toán học để nghiên cứu và giải bài toán đã xây dựng ở bước 2
Bước 4: Phân tích và kiểm định lại các kết quả tính toán thu được ở bước 3
1.3.2.1.2 Bài toán quy hoạch tuyến tính dạng tổng quát
1.3.2.1.2.1 Một số ví dụ mở đầu a) Bài toán quản lí sản xuất sản phẩm
Ví dụ này mô tả một nhà máy sản xuất hai loại sản phẩm A và B từ ba loại nguyên liệu I, II và III Hiện tồn kho nguyên liệu cho sản xuất được cho là I: 18 đơn vị, II: 19 đơn vị, III: 12 đơn vị Sản phẩm A tiêu thụ lần lượt 1 đơn vị I, 3 đơn vị II và 2 đơn vị III cho mỗi đơn vị sản phẩm Đề bài còn thiếu thông tin về cách tiêu thụ nguyên liệu cho sản phẩm B hoặc mục tiêu tối ưu (ví dụ tối ưu hóa lợi nhuận hay chi phí), nhưng với các tham số này có thể xây dựng một bài toán lập kế hoạch sản xuất nhằm quyết định số lượng A và B nên sản xuất trong kỳ dựa trên giới hạn tồn kho và nguồn lực hiện có.
Trong kế hoạch sản xuất, mỗi đơn vị sản phẩm B đòi hỏi 3 đơn vị nguyên liệu I, 2 đơn vị nguyên liệu II và 1 đơn vị nguyên liệu III Số lượng sản phẩm B được sản xuất ra sẽ được tiêu thụ hết trên thị trường, và lợi nhuận tổng thể của dự án phụ thuộc vào số lãi của sản phẩm A Giá trị lợi nhuận của sản phẩm A là yếu tố quyết định mức lợi nhuận cuối cùng của chu trình sản xuất.
Trong bài toán lập kế hoạch sản xuất này, sản phẩm A có lợi nhuận 20 nghìn đồng mỗi sản phẩm, còn sản phẩm B có lợi nhuận 30 nghìn đồng mỗi sản phẩm Để tổng lợi nhuận đạt mức cao nhất, ta nên ưu tiên sản xuất sản phẩm B vì biên lợi nhuận của nó lớn hơn sản phẩm A Tuy nhiên, hiệu quả tối đa phụ thuộc vào nguồn lực và giới hạn sản xuất hiện có; khi nguồn lực cho phép, phân bổ sản lượng cho sản phẩm B nhiều hơn sẽ tăng tổng lợi nhuận, còn khi gặp hạn chế thì cần cân đối giữa hai loại sản phẩm để tối ưu hóa lợi nhuận trên tổng sản lượng.
Gọi x1, x2 là số sản phẩm A, B cần sản xuất Khi đó, tổng tiền lãi thu được được biểu hiện bởi hàm số: F = 20x1 + 30x2
Số đơn vị nguyên liệu I, II, III cần sử dụng phải thỏa mãn điều kiện: x1 + 3x2 18 3x1 + 2x2 19 2x1 + x2 12
Vì số sản phẩm phải là số nguyên dương nên: x1 0, x2 0, x1 nguyên, x2 nguyên
Như vậy để lập được kế hoạch sản xuất ta cần đi giải quyết bài toán sau:
Tìm véc tơ X=(x1, x2) sao cho: f(X) = 20x 1 + 30x 2 → Max
Với các điều kiện: x1 + 3x2 18 3x1 + 2x2 19 2x1 + x2 12 x1 0 ; x2 0 ; x1 nguyên, x2 nguyên b) Bài toán quản lí đầu tư
Ví dụ: Trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp, công ty Sao Mai định phát hành 4 loại trái phiếu A, B, C, D với lãi suất hàng năm tương ứng là 7.3%,
Sử dụng công cụ trình chiếu PowerPoint
1.3.3.1 Giới thiệu về Microsoft Powerpoint 2013
Microsoft PowerPoint là một ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, hỗ trợ đắc lực cho việc trình chiếu và trình diễn Với khả năng tạo tập tin trình diễn nhanh chóng và chuyên nghiệp, PowerPoint cho phép người dùng thiết kế bài thuyết trình trực quan, dễ hiểu và ấn tượng Hiện nay, Microsoft PowerPoint là lựa chọn hàng đầu cho nhu cầu thiết kế và trình chiếu trong môi trường làm việc, giáo dục và giảng dạy.
- 76 - giới khi thực hiện trình chiếu Giáo trình này sẽ giới cho bạn đọc những chức năng và các thao tác cơ bản để tạo một trình chiếu
PowerPoint 2013 mang giao diện hoàn toàn mới so với phiên bản trước, bổ sung nhiều công cụ thiết kế mạnh mẽ giúp bạn tạo bài thuyết trình ấn tượng hơn Ứng dụng này hỗ trợ nhiều chủ đề và biến thể đa dạng, đồng thời cho phép chèn văn bản, hình ảnh và video từ nhiều nguồn khác nhau để tối ưu hóa khả năng trình chiếu.
PowerPoint 2013 hỗ trợ thêm nhiều chủ đề cho các lĩnh vực khác nhau như Business (kinh doanh), Education (giáo dục) và Calendar (lịch), giúp người dùng tùy biến bài thuyết trình một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp Các chủ đề này sẽ được đề xuất và thay đổi theo mốc thời gian dựa trên kết nối Internet của máy tính bạn, mang lại gợi ý thiết kế phù hợp với thời điểm trình chiếu.
1.3.3.2.1 Cách khởi động chương trình
Có nhiều cách để khởi động chương trình Powerpoint 2013, tuỳ vào mục đích sử dụng và sở thích bạn có thể sử dụng một trong cách cách sau:
Cách 1: Nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Powerpoint ngoài Desktop
Cách 2: Vào Start / Program files / Microsoft Office / Powerpoint 2013
Cách 3: Vào hộp thoại Run (bấm phím Windows + R), nhập “powerpnt”
(không có dấu ngoặc kép) Bấm Enter
Cách 4: Đối với Windows 8 và màn hình Metro, gõ “Powerpoint 2013” để tìm kiếm
Khi khởi động PowerPoint và mở cửa sổ New, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một tập tin mới Để bắt đầu từ trang trống, nhấp vào Blank Presentation Nếu muốn tiết kiệm thời gian, hãy chọn các mẫu có sẵn và nhấn Create để tạo bài thuyết trình từ mẫu.
Bạn bấm vào Tab INSERT / chọn New Slide (hoặc bấm Ctrl + M)
Để thêm một slide mới với các mẫu gợi ý có sẵn, hãy nhấn vào mũi tên đen nhỏ trên nút "New Slide" Màn hình sẽ hiện danh sách các mẫu gợi ý đã được sắp xếp sẵn để bạn dễ dàng chọn lựa Đây là cách nhanh chóng và tiện dụng để tìm mẫu trình chiếu phù hợp cho bài thuyết trình của bạn.
Trình chiếu có thể gồm một hoặc nhiều slide, và các slide được trình chiếu theo thứ tự từ trên xuống dưới cho đến hết Mỗi slide sẽ chứa nội dung và hình ảnh tùy theo phong cách trình bày của người thuyết trình Việc trình bày ngắn gọn, rõ ràng giúp người xem dễ hiểu và nắm bắt nội dung tốt hơn Không nên nhồi nhét quá nhiều hình ảnh và nội dung vào một slide nhằm tránh gây rối mắt và làm cho bài thuyết trình trở nên nhàm chán.
Tại mỗi thời điển trình chiếu chỉ hiển thị được một Slide, sau đó mới chuyển tiếp qua Slide tiếp theo (nếu có)
Để trình chiếu từ đầu, hãy nhấp vào tab Slide Show và bấm nút “Form Beginning” Để chuyển tiếp giữa các slide, bạn có thể nhấp chuột hoặc dùng phím mũi tên sang phải và sang trái trên bàn phím.
Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn bấm Phím “Esc” trên bàn phím để trở về màn hình làm việc
1.3.3.2.4 Cách lưu tập tin lên đĩa Để lưu tập tin lại, bạn bấm vào Menu FILE / chọn Save as / sau đó chọn
Computer / Bấm nút Browse/ chọn nơi cần lưu trữ / nhập tên và bấm Save
Khi đã lưu trữ tập tin thành công, để mở tập tin lên có cách cách sau:
Cách 1 : Mở chương trình Powerpoint lên / sau đó vào menu FILE / chọn Open / sau đó chọn Computer / Bấm nút Browse / chọn nơi chứa trình diễn / bấm Open
Cách 2: Mở My Computer nơi chứa trình diễn mà bạn đã lưu / bấm đúp chuột vào tập tin đó
Trong một trình chiếu, các slide sẽ được trình chiếu lần lượt theo thứ tự từ trên xuống dưới cho đến khi kết thúc Mỗi slide có thể chứa các thành phần như hình ảnh, văn bản, video và âm thanh, đồng thời có thể áp dụng các hiệu ứng động như bay lượn, chớp tắt và lượn sóng để làm cho nội dung thêm sinh động Việc kết hợp đầy đủ các thành phần media và các hiệu ứng này giúp các slide đẹp mắt hơn và dễ gây chú ý hơn, từ đó nâng cao hiệu quả truyền đạt thông điệp của trình chiếu.
Thêm một Slide mới: Để thêm 1 Slide mới, bạn tham khảo ở phần trên I của chương I
Để xóa một slide, bạn có thể bấm chuột phải vào slide cần xóa và chọn Delete Slide, hoặc chọn slide đó và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa nhanh Cách thao tác này giúp loại bỏ slide một cách dễ dàng và nhanh chóng chỉ với một thao tác chuột hoặc một lần nhấn phím, tối ưu cho quá trình chỉnh sửa trình chiếu của bạn.
Di chuyển Slide: Để sắp xếp lại thứ tự trình chiếu của các Slide, bạn có thể làm theo một trong các cách sau:
Cách 1 : Click giữ chuột trái vào Slide muốn di chuyển và kéo tới vị trí mới
Để di chuyển một slide bằng cách cắt và dán trong PowerPoint: nhấp chuột phải vào slide muốn di chuyển và chọn Cut Sau đó nhấp chuột phải vào slide ở vị trí mới mong muốn và chọn Paste Options Ví dụ để đưa Slide 1 về vị trí Slide 5, bạn cắt Slide 1 sau đó nhấp chuột phải vào Slide 4 và chọn Paste Options; khi dán, Slide 1 sẽ tự động được chèn sau Slide 4, cho kết quả đúng thứ tự bạn cần.
Slide 4 Trong “Paste Options” có 3 tuỳ chọn:
Tuỳ chọn đầu tiên (Use Destination Theme) cho slide mới khi di chuyển sẽ áp dụng đúng định dạng của slide đích, bao gồm phông nền, màu sắc, font chữ và bố cục Ví dụ, nếu slide đích có nền màu xanh lá cây, khi bạn di chuyển một slide khác vào vị trí đó, slide được chèn sẽ tự động mang phong cách của slide đích thay vì giữ lại định dạng từ slide gốc Việc chọn tùy chọn này giúp đảm bảo tính nhất quán về thiết kế giữa các slide, giảm khối lượng chỉnh sửa thủ công và cải thiện trải nghiệm người xem, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa nội dung cho các bài viết hướng dẫn liên quan đến PowerPoint theo chuẩn SEO.
Khi bạn di chuyển slide sang vị trí mới và vị trí trước đó là một slide có nền màu hồng, thì khi dán slide của bạn, màu hồng sẽ được áp dụng cho slide đó Tuy nhiên, nội dung bên trong slide vẫn giữ nguyên.
- Tuỳ chọn thứ 2 (Keep Source formatting) : tuỳ chọn này sẽ giữ nguyên định dạng Slide của bạn không thay đổi bất kỳ điều gì
- Tuỳ chọn thứ 3 (Picture): tuỳ chọn này sẽ biến Slide của bạn thành 1 tấm hình và sẽ không thể chỉnh sửa nội dung được nữa
1.3.3.3.2 Đưa nội dung vào Slide
3.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ Để chèn văn bản vào Slide bạn phải sử dụng tới text box Qua tab INSERT
Chọn Text Box, sau đó nhập nội dung và tùy chỉnh font chữ (lưu ý trong bài viết này mình sẽ không trình bày chi tiết cách tuỳ chỉnh font như đậm, nghiêng hay màu sắc) Để chèn hình vẽ, vào tab INSERT, chọn Shapes và chọn hình bạn muốn (ví dụ hình vuông, hình tròn, tam giác, sao, v.v.).
3.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh, video
Để chèn hình vào bài thuyết trình PowerPoint, mở tab Insert, nhấp vào Picture và duyệt tới thư mục chứa hình ảnh của bạn Trong PowerPoint 2013, bạn có thể chèn cả một album ảnh vào trình chiếu bằng cách nhấn nút 'Photo Album'.
Để chèn nhạc vào slide, vào thẻ Insert, nhấp Audio và chọn Audio on My PC… để duyệt tới thư mục chứa file âm thanh Bạn có thể chèn các định dạng phổ biến như mp3, wav, wma, au, aiff, midi, mp4 và ADTS Sau khi chèn xong, trên slide sẽ hiển thị biểu tượng loa; đưa chuột lên biểu tượng để hiện nút Play và bắt đầu phát nhạc ngay trên bài trình chiếu Để tùy chỉnh chi tiết hơn, nhấp vào biểu tượng loa và trên thanh Ribbon chọn Playback để điều chỉnh các tùy chọn phát lại.
Nếu bạn không muốn, xuất hiện biểu tượng này thì trên thanh công cụ