Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) nhằm giúp học viên tìm hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng. Phần 1 của giáo trình gồm những nội dung về: hệ soạn thảo văn bản Word; định dạng văn bản; chèn hiệu ứng vào văn bản; các công cụ hỗ trợ trong Word;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TOÁN 1

NGHỀ: KẾ TOÁN TIN HỌC

TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP

Ban hành theo theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng

12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Chúng ta có thể hiểu tin học là một ngành khoa học công nghệ phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng máy tính, điện thoại để lưu trữ khai thác thông tin một cách nhanh nhất, tốt nhất để cuộc sống thêm phần dễ dàng hơn Nhất là việc quản lí thông tin không phải ghi chép hay tìm tòi một cách thủ công mà chỉ cần nhập trên máy tính, điện thoại chúng ta có thể tìm được

Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng cơ bản, quan trọng và cần thiết nhất đối với mọi ngành nghề lĩnh vực Tin học văn phòng đã không còn là một khái niệm xa lạ đối với mọi người Bởi lẽ người người nhà nhà đều từng, đã, đang sử dụng, tiếp cận với Tin học văn phòng để bổ sung kiến thức cho bản thân nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội hiện đại Một trong những ứng

dụng phổ biến nhất của tin học văn phòng là phầm mềm Microsoft Office Microsoft office là một ứng dụng có vai trò hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu hay xử

lý dữ liệu Là một ứng dụng đc dùng rộng rãi trên thế giới Chúng ta có thể

kể đến những ứng dụng phổ biến trong bộ Microsoft office như là: Microsoft Word, Microsoft Exel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access…

Vai trò của phần mềm Microsoft office đối với doanh nghiệp nói chung, công tác kế toán tài chính nói riêng là hết sức cần thiết nó thể hiện ở mức độ chính xác và nhanh gọn Đặc biệt là kể đến chương trình soạn thảo văn bản

Microsoft Word và bảng tính điện tử Microsoft Excel

Trong nội dung Mô đun Tin học ứng dụng kế toán 1 sẽ giúp các em tìm

hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào

thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng

Giáo trình này chúng tôi đã cố gắng bổ sung, hoàn chỉnh về cơ bản để giáo trình đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của người học, song không tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, các nhà nghiên cứu và anh chị em sinh viên

Xin chân thành cảm ơn!

Ngày 21 tháng 5 năm 2019 Tham gia biên soạn

1 Chủ biên: ThS Lê Thị Điệp Minh

MỤC LỤC Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 1

LỜI GIỚI THIỆU 2

MỤC LỤC Trang 3

BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD 7

1 Giới thiệu về Microsoft Word 7

2 Các thao tác cơ bản 8

2.1 Khởi động Microsoft Word 8

2.2 Giới thiệu màn hình soạn thảo 8

2.3 Soạn thảo tiếng việt 9

2.4 Các thao tác với file văn bản 10

2.5 Sao chép, di chuyển và xóa các khối văn bản 12

3 Định dạng văn bản 13

3.1 Định dạng ký tự 13

3.2 Định dạng khối, đoạn văn bản 14

3.3 Định dạng số cột cho văn bản 15

3.4 Đinh dạng Bullets and numbering 15

4 Chèn hiệu ứng vào văn bản 18

4.1 Chèn các ký tự đặc biệt 19

4.2 Chèn ảnh vào văn bản 20

4.3 Chèn công thức toán học 22

5 Tạo biểu bảng, đồ thị 25

5.1 Làm việc với bảng biểu 25

5.2 Tạo và sửa đồ thị trong Word 32

5.3 Chèn bảng tính, đồ thị của Excel vào Word 33

6 Định dạng trang và in ấn 35

7.2 Các tính năng tự động 52

7.3 Đối tượng đồ hoạ (Drawing) 57

7.4 Tạo thư và trộn thư 59

8 Một số ứng dụng khác của Word 65

8.1 Tạo trang Web 65

8.2 Bảo vệ tài liệu 66

8.3 Thiết lập hệ thống và chế độ làm việc của Microsoft Word 69

9 Kiểm tra 73

BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL 74

1 Các khái niệm cơ bản 74

1.1 Khởi động EXCEL và màn hình giao diện 74

1.2 Một số khái niệm 77

1.3 Các kiểu dữ liệu Excel 79

1.4 Các thao tác trên bảng tính Excel 80

1.5 Làm việc với tệp tin 83

2 Định dạng dữ liệu 85

2.1 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 85

2.2 Định dạng cột, dòng, ô 87

2.3 Định dạng dữ liệu kiểu số, ngày tháng 96

2.4 Định dạng kiểu chữ, nền chữ 100

2.5 Tạo viền theo vùng ô đã chọn 102

3 Các hàm thường dùng 108

3.1 Khái niệm 108

3.2 Các hàm số học và tính toán 115

3.3 Các hàm ngày tháng 116

3.4 Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 118

3.5 Các hàm logic 119

3.6 Các hàm thống kê 125

3.7 Các hàm tài chính 130

3.8 Hàm xử lý chuỗi 133

4 Làm việc với các đối tượng đồ hoạ và Macro 138

5 Làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel 152

5.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu (DataBase) 152

5.2 Phân tích dữ liệu 152

5.3 Phác thảo dữ liệu với các tổng con (Subtotal) 164

6 Các chức năng khác trong Excel 168

6.1 Hoà nhập Excel với Word 168

6.2 Chia sẻ dữ liệu Excel trên Internet 172

6.3 Bảo vệ dữ liệu 177

7 Một số ứng dụng Excel trong công tác kế toán 182

8 Kiểm tra 192

TÀI LIỆU THAM KHẢO 193

CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN Tên Mô đun: TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TOÁN 1

Mã Mô đun: MĐ20

Vị trí, tính chất của Mô đun:

- Vị trí: Mô đun tin học ứng dụng kế toán 1 là một Mô đun chuyên ngành

và là một mô đun thực hành nghề rất quan trọng trong chương trình đào tạo nghề

kế toán tin học, được bố trí sau các môn học chung

- Tính chất: Mô đun tin học ứng dụng kế toán 1 cung cấp những kiến thức cơ bản, nền tảng về kỹ năng làm việc với máy tính và ứng dụng Microsoft Word và Microsoft Excel trong bộ Microsoft Office Mô đun tin học ứng dụng kế toán 1 là

mô đun thực hành nghề bắt buộc để vận dụng Microsoft Word và Microsoft

Excel trong công tác kế toán

Mục tiêu Mô đun:

- Kiến thức: Nắm được những kiến thức cơ bản về ứng dụng Microsoft Word và Microsoft Excel bộ phần mềm Microsoft Office, tổng hợp lại những kiến thức và thao tác cơ bản khi làm việc với ứng dụng Microsoft Word và Microsoft Excel các thành phần trong bộ Microsoft Office

- Kỹ năng:

+ Sử dụng được Microsoft Word để ứng dụng vào công tác kế toán như thực hiện các công việc: soạn thảo, trình bày, trang trí các loại văn bản, lưu cất và in ấn cũng như chuyển giao tài liệu đặc biệt là các văn bản kinh tế

+ Sử dụng được Microsoft Excel để có thể vận dụng vào công tác kế toán như lập được các sổ tính, định dạng, tính toán, in ấn, v.v hoặc chuyển giao

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, chuẩn xác, cầu thị trong học tập

III Nội dung Mô đun:

BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD

Mã bài: MĐ20.01

Giới thiệu

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một

chương trình soạn thảo văn bản phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là doc, hay docx đối với các phiên bản từ Word 2007 trở đi Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web

Mục tiêu:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các thao tác cơ bản khi làm việc với hệ soạn thảo Word + Trình bày được thao tác định dạng văn bản, chèn hiệu ứng vào văn bản, lập bảng biểu trong Word

- Về kỹ năng:

+ Soạn thảo được văn bản với hệ soạn thảo Word

+ Định dạng văn bản theo yêu cầu

+ Ứng dụng được vào công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập

Nội dung chính:

1 Giới thiệu về Microsoft Word

Microsoft Word là một trình xử lý độc quyền được thiết kế bởi Microsoft

Nó lần đầu tiên được phát hành vào năm 1983 dưới tên Multi-Tool Word cho hệ thống Xenix phiên bản tiếp theo sau đó đã được viết cho nhiều nền tảng khác bao gồm máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS (1983), Apple Macintosh (1984), AT & T Unix PC (1985), Atari ST (1986), SCO UNIX, OS / 2, và Microsoft Windows ( 1989)

Nó là một thành phần của hệ thống phần mềm Microsoft Office; nó cũng được bán như một sản phẩm độc lập và bao gồm trong Microsoft Works Suite Các phiên bản hiện nay là Microsoft Office Word 2010 cho Windows và

Microsoft Word ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng,

dễ sử dụng;

Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn co thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hinh ảnh và âm thanh lên tai liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v

Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau

Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn

Dễ dàng kết chuyển tai liệu thanh dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet

2 Các thao tác cơ bản

2.1 Khởi động Microsoft Word

Cách 1 Chọn biểu tượng trên màn hình -> Nhấn Enter

Cách 2 Nhấn chuột phải tại biểu tượng chữ trên màn hình -> Chọn Open

Cách 3 Nhấn chuột trái nhanh 2 lần tại biểu tượng chữ trên màn hình Cách 4.Vào Menu Start-> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010

2.2 Giới thiệu màn hình soạn thảo

2.3 Soạn thảo tiếng việt

Chuẩn bị: Để gõ được tiếng Việt có dấu bạn phải chuẩn bị như sau

- Phần mềm gõ tiếng Việt: Hiện nay có 2 phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng

là Vietkey và Unikey

- Bộ phông tiếng Việt: Để gõ tiếng Việt máy tính của bạn phải cài thêm

phông chữ tiếng Việt, bộ font full

Sau khi tải về, bạn cài đặt Font chữ tiếng Việt vào hệ thống Để gõ tiếng Việt các bạn cần thiết lập Kiểu gõ và Bảng mã trong phần mềm gõ tiếng Việt Chọn Kiểu Gõ Tiếng Việt

Để gõ tiếng Việt có dấu ta có 2 kiểu chính là TELEX và VNI

Cách Gõ Tiếng Việt Có Dấu Khi Soạn Thảo Văn Bản

Để gõ tiếng Việt có dấu, bạn cần gõ nguyên âm (a, b, u, o, ) trước; sau đó gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc sau Ví dụ bạn chọn kiểu gõ Telex và bảng mã Unicode để gõ cụm từ "Tôi yêu Việt Nam" bạn sẽ phải gõ như sau: "Tooi yeeu

2.4 Các thao tác với file văn bản

* Tạo mới văn bản

Tương tự như các phiên bản Word trước, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N Cách khác nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn chuột vào mục Blank document (tài liệu rỗng) Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn

* Mở một văn bản tạo sẵn

Phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open

* Lưu một văn bản đã soạn thảo

Lưu tài liệu

Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save

Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu

Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft

thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document)

Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK

2.5 Sao chép, di chuyển và xóa các khối văn bản

* Chọn khối

- Cách 1: nhắp mouse từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn

- Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nhắp mouse

ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

- Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu

Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

* Sao chép, di chuyển:

Lệnh Biểu

tượng

Phím tương đương

Ý nghĩa

Cut Ctrl + X Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ

Paste Ctrl + V

Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text

- Đánh dấu chọn đoạn văn bản

- Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut

- Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste

Ctrl + Shift + A Bật/tắt Chữ hoa lớn(tiếng anh)

Ctrl + Shift + K Bật/tắt Chữ hoa nhỏ(tiếng anh)

Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ theo danh sách cỡ

Ctrl + Shift + < Giảm cỡ chữ theo danh sách cỡ

3.2 Định dạng khối, đoạn văn bản

* In đậm

- Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn

cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini

* Gạch dưới đoạn text

Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn Nhấn Ctrl+U lần nữa để

bỏ gạch dưới

Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác:

* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:

- Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới

- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải

- Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK

* Gạch đôi ở dưới từ:

Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên

- Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích Nhấn OK

* Đánh dấu (Highlight) đoạn text

Đánh dấu đoạn text để làm nó trông nổi bật hơn Cách thực hiện:

- Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text

Highlight Color

- Chọn một màu dùng để tô sáng mà bạn thích (thường là màu vàng)

- Dùng chuột tô chọn đoạn text muốn đánh dấu

- Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC

3.3 Định dạng số cột cho văn bản

3.4 Đinh dạng Bullets and numbering

Bước 3: Nếu bạn muốn danh sách của mình được đánh số, nhấn nút tam giác ở Numbering button thay vì Bullet button để hiển thị một danh sách các số

mà bạn muốn gắn

* Tạo danh sách khi bạn soạn thảo văn bản trong Word 2010:

Bạn cũng có thể tạo ra một danh sách liệt kê có gắn bullet khi bạn soạn thảo Word sẽ tự động định dạng nó Bạn theo các bước sau:

Bước 1: Gõ *, và sau đó hoặc bạn nhấn phím cách (Spacebar) hay nhấn Tab, tiếp đó bạn gõ phần còn lại là mục (hay một cái gì đó) đầu tiên trong danh sách của bạn

Bước 2: Khi bạn gõ xong mục đó, nhấn Enter để nhập mục tiếp theo vào danh sách Word sẽ tự động định dạng nó

Bước 3: Lặp lại bước 2

4 Chèn hiệu ứng vào văn bản

4.1 Chèn các ký tự đặc biệt

Để chèn các ký tự đặc biệt các bạn vào tab Insert > Symbols > More Symbols

1 cửa sổ symbol sẽ hiển thị lên, các bạn phải chọn font là Wingdings, Wingdings

2, Wingdings 3 để chèn các ký tự phổ biến nhất và thường gặp trong bài thi, đa

số sẽ là Wingdings

Ngoài ra còn một số ký tự đặc biệt dạng khác Copyright, REgistrered(R) TM, trong tab Special Characters

Ngay sau đó người dùng sẽ nhìn thấy hình ảnh chèn vào nội dung Word như hình dưới đây Bạn có thể thay đổi kích thước của hình ảnh bằng 4 góc của ảnh

Bước 3:

Để thay đổi vị trí của hình ảnh với nội dung tài liệu, tại Picture Tools nhấn vào tab Format Sau đó, bạn lick tiếp vào mục Position sẽ thấy có một số vị trí cho hình ảnh với nội dung tài liệu

Khi di chuột vào từng vị trí, hình ảnh sẽ tự động thay đổi để người dùng có thể hình dung rõ về vị chí chèn ảnh đó

Ngoài ra chúng ta cũng có thể click vào mục Clip Art để tìm kiếm hình ảnh chèn vào nội dung Click vào tab Insert rồi click tiếp vào mục Clip Art Xuất hiện thanh Clip Art ở cạnh phải màn hình Tại đây bạn hãy nhập từ khóa vào khung Search for ở bên dưới

Hình ảnh cũng sẽ xuất hiện trong nội dung Chúng ta cũng thực hiện những thao tác tùy chỉnh vị trí ảnh như khi thực hiện với hình ảnh chèn từ thư mục máy tính

4.3 Chèn công thức toán học

Cách 1: Vào Insert => Equation (Xem hình)

Chọn Equation (hình 2)

Hình 4

Click mũi tên xổ xuống (hình 5)

Cách 2: Vào Insert => Object => Chọn Microsoft Equation 3.0 (Xem hình)

Chọn Object (hình 6)

- Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng

- Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

- Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables Bạn có thể tạo một bảng theo một

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:

- Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon

là: Design và Layout Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng

Trên tab Design, bạn có thể chọn:

Table Style Options

Draw Borders

Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout Tab Layout này

cho phép bạn thực hiện:

Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table)

- Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns)

- Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns)

- Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge)

- Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size)

- Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản

(nhóm Alignment)

* Định dạng đường viền và nền cho bảng

Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau:

- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools

- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

- Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó

Bạn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn

* Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn

Bảng 1 Bảng dữ liệu cần tính toán

Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1 Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng

Bước 1 Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền

Bước 2 Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm

Data, chọn Formula (fx)

+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel Trong

trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2

+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc

gõ tên hàm vào Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)

Bước 3 Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn

copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng

Bước 4 Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và

chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK

Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới

Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng

Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác

Hộp thoại Formula

- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên) Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm

- Number format: Các định dạng kiểu số

- Paste Function: Các hàm cơ bản:

ABS: Trị tuyệt đối

MOD: Hàm chia lấy phần dư

NOT: Hàm phủ định

OR: Hàm hoặc

ROUND: Hàm làm tròn

SUM: Tính tổng

* Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

Chuyển đổi từ Table sang Text:

- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table

- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)

Tabs có khoảng cách phím Tab

Commas dấu phẩy

Other dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

- Nhấn OK

Chuyển đổi từ Text sang Table:

- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table

- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)

5.2 Tạo và sửa đồ thị trong Word

Bước 1: Trong khung soạn thảo văn bản trên Word 2010, bạn tìm đến mục Insert và chọn Chart để tạo, vẽ biểu đồ trong Word 2010

Bước 2: Tại cửa sổ Chart, bạn có rất nhiều mẫu, dạng biểu đồ như :

- Doughnut: biểu đồ vành khuyên bị cắt

- Bubble: biểu đồ bong bóng

- Radar: biểu đồ radar

Lựa chọn bất kỳ dạng biểu đồ mà bạn thấy thích hợp để trình bày số liệu,

Bước 3: Sau khi tạo, vẽ biểu đồ trong Word 2010 thành công, bạn có thể thêm thắt những thông tin cần thiết và bổ sung số liệu bằng cách nhấp đôi vào phần chữ, số cần chỉnh sửa

5.3 Chèn bảng tính, đồ thị của Excel vào Word

Bước 1: Bôi đen bảng tính trong excel mà bạn muốn chèn vào trang Word

Bước 2: Copy bảng tính đó bằng cách nhấn đồng thời Ctrl + C hoặc click chuột phải, chọn Copy

Bước 3: Mở file Word và để con trỏ ở vị trí bạn muốn chèn bảng tính Excel Nhấn lần lượt phím Alt, E, S (Lưu ý: không được nhấn đồng thời Alt+E+S), sau đó sẽ hiện ra một bảng như dưới đây Các bạn chọn mục Microsoft Excel Worksheet Object, nhấn OK

Bước 4: File Excel đã được chèn vào Word Nếu bạn muốn chỉnh số liệu, double click vào bảng Excel vừa được chèn và thực hiện các thao tác như đối với file Excel thông thường

6 Định dạng trang và in ấn

6.1 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

Bước 1 - Nhấp vào tab Insert và nhấp vào nút Header - Đầu trang hoặc nút Footer - Chân trang cần được thêm trước Giả sử bạn sẽ thêm Tiêu đề; khi

bạn nhấp vào nút Header - Tiêu đề, nó sẽ hiển thị danh sách các tiêu đề tích hợp

từ đó bạn có thể chọn bất kỳ tiêu đề nào bằng cách nhấp vào nó

Bước 2 - Khi bạn chọn bất kỳ tiêu đề nào, nó sẽ được áp dụng cho tài liệu ở chế

độ có thể chỉnh sửa và văn bản trong tài liệu của bạn sẽ xuất hiện mờ, các

nút Header và Footer xuất hiện trên Ribbon và nút Close - Đóng Header và

Footer cũng sẽ xuất hiện tại góc trên bên phải

Bước 3 - Cuối cùng, bạn có thể nhập thông tin của mình bất cứ điều gì bạn

muốn có trong tiêu đề tài liệu của bạn và sau khi hoàn tất, hãy bấm Close - Đóng tiêu đề và chân trang để thoát khỏi chế độ chèn tiêu đề Bạn sẽ thấy kết quả cuối cùng như sau