Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) nhằm giúp học viên tìm hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng. Phần 2 của giáo trình gồm những nội dung về: bảng tính điện tử Excel; định dạng dữ liệu; làm việc với các đối tượng đồ họa và Macro; làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL

Mã bài: MĐ20.02

Giới thiệu:

Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng

phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương

tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng Hiện nay, bảng tính Excel được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng nói chung và ứng dụng vào công việc kế toán nói riêng trong doanh nghiệp

Mục tiêu:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các thao tác cơ bản khi làm việc với bảng tính điện tử Excel

+ Trình bày được thao tác định dạng với bảng tính điện tử Excel

+ Hiểu được các công thức sử dụng trong bảng tính điện tử Excel

- Về kỹ năng:

+ Cập nhật dữ liệu trong bảng tính điện tử Excel

+ Định dạng bảng tính điện tử Excel

+ Sử dụng thành thạo các hàm thông dụng trong Excel

+ Vận dụng ứng dụng Microsoft Excel vào công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập

Nội dung chính:

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Khởi động EXCEL và màn hình giao diện

* Khởi động Excel

Bước 1 - Nhấp vào nút Start

Bước 2 - Nhấp vào tùy chọn All Program - Tất cả chương trình từ menu

Bước 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó

Bước 4 - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu phụ và nhấp vào nó

* Màn hình giao diện Excel 2010

- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá

trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn,

chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ,

đồ thị, ký hiệu, …

- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in

ấn

- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

- Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh

sách, phân tích dữ liệu,…

- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào

các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính

- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ,

chia màn hình, …

- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập

trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào

nút Office -> Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the

Ribbon

- Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các

tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

1.2 Một số khái niệm

Cell: Đây là môt ô lưu trữ dữ liệu bên trong bảng tính và mỗi ô sẽ có một địa chỉ

xác định Như ví dụ ở hình dưới đây thì ô mà mình đã đánh dấu sẽ có địa chỉ

là A1, tức nó nằm ở cộ A và hàng 1 Thường mỗi ô như vậy chúng ta chỉ lưu trữ

một loại dữ liệu mà thôi

Row: Là tập hợp các ô nằm trên một hàng, tổng số ô trong một hàng rất là lớn Mỗi hàng có một địa chỉ xác định, như trong hình dưới đây địa chỉ của

nó là Hàng 1

Column: Là tập hợp các ô nằm trên một cột, số lượng ô trong một cột là không

giới hạn Mỗi cột sẽ có một địa chỉ xác định, như ở hình dưới đây thì địa chỉ của

nó là cột A

Range: Là tập hợp nhiều ô liền nhau tạo thành một vùng giới hạn, và

đương nhiên nó cũng có một địa chỉ xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên và địa chỉ của ô cuối cùng Như hình dưới đây thì ô đầu tiên là A1 và ô cuối cùng là D4, vì vậy địa chỉ của range này là A1:D4

Worksheets: Nó là tổng hợp những trang tính trong Excel Mỗi file Excel có thể

có nhiều trang tính và có sự liên kết dữ liệu với nhau, nghĩa là trang tính A có thể sử dụng dữ liệu ở trang tính B để đưa vào công thức

1.3 Các kiểu dữ liệu Excel

Kiểu số:

Kiểu số cho phép chúng ta thực hiện các phép toán học trực tiếp như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^)

Kiểu số các phím số được nhập từ các ký 0 đến 9 trên bàn phím, số gồm có

số dương và số âm, sồ dương nhập vào ô hình thường (ví dụ: 8938), số âm được

nhập bằng hai cách là có dấu trừ phía trước, hoặc dãy số sẽ được bao bọc bởi dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 hoặc (8938) cả hai cách nhập đều cho ra -8938) Kiểu số bao gồm cả các số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu phảy (,) hay dấu (.) tùy vào định dạng) Ví dụ 9,534; 0,123…

Kiểu ngày tháng, giờ:

Về bản chất kiểu ngày tháng, giờ cũng tương tự như kiểu số Cũng có thể dùng thể thực hiện các phép toán số học và cũng được hiển thị mặc định phía bên tay phải trong ô dữ liệu

Kiểu ngày tháng mặc định được dịnh dạng theo kiêu US là m/dd/yy, chúng

ta có thể định dạng lại theo kiểu Việt Nam

1.4 Các thao tác trên bảng tính Excel

* Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời

* Thêm sheet mới

Mở bảng tính Excel cần tăng thêm Sheet lên, chú ý đến phần Sheet gần cuối trang, để tăng thêm Sheet bạn chỉ cần click chuột vào biểu tượng như hình dưới Muốn tăng thêm bao nhiêu Sheet thì click bấy nhiêu lần

* Thay đổi số Sheet hiển thị mặc định

Mặc định cửa sổ MS Excel chỉ hiển thị tối đa 3 Sheet khi mở một cửa sổ làm việc mới, và bạn có thể thêm hoặc xóa một Sheet dễ dàng

Để hiển thị số Sheet thêm số Sheet mà khi bạn mở ứng dụng phần mềm Excel, luôn hiện ra mặc định số Sheet mà bạn muốn, thì bạn có thể làm theo hướng dẫn sau đây:

Chọn Office Button -> Excel Option

Trên Tab Popular trong ExcelOption, bạn chọn số Sheet hiển thị tại dòng

“Include this many sheets” sau đó điền số lượng Sheet mà bạn muốn hiện thị –

Click chuột phải lên Desktop và chọn Personalize, nhấn chọn mục Windows Color và click tiếp vào dòng link màu xanh Advanced Appearance settings, sau đó thực hiện các bước sau:

* Thay đổi màu thẻ và tên cho Sheet

Để thuận tiện cho công việc, và dễ tìm Sheet dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể đánh dấu cho Sheet của mình bằng những màu sắc khác nhau và với Tên Sheet khác nhau

Trong Excel mặc định là các Sheet có màu như nhau và tên Sheet lần lượt

là : Sheet 1, Sheet2,…Bạn có thể thay đổi Tên Sheet và Màu Tab Sheet theo hướng dẫn sau:

Tên tab Sheet đang chọn, Click chuột phải vào Tab Sheet :

Tab Color: Chọn màu muốn hiển thị

Rename: Đặt lại tên Sheet sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

* Ẩn vùng làm việc với Sheet

Click chuột phải vào Tab Sheet đang chọn –>Hide

1.5 Làm việc với tệp tin

* Tạo mới workbook

Chọn nút Office -> New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung

cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có Để tạo workbook trống, bạn

chọn Blank workbook và nhấp nút Create

Mở workbook có sẵn trên đĩa

Chọn nút Office -> Open, hộp thoại Open hiện ra Trong hộp thoại Open,

chúng ta tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau

liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện

Lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần)

Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office -> Excel Options -> Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save

AutoRecover information every minutes

* Một số cách lưu workbook:

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật,

còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra Trong

hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho

tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút

Để nhập dữ liệu vào một ô:

• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu

• Bắt đầu gõ nội dung

Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ:

• Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu

• Đặt con trỏ lên thanh công thức

• Nhập dữ liệu

Chỉnh sửa hoặc xóa văn bản

 Chọn ô

 Nhấn phím Backspace trên bàn phím để xóa văn bản hoặc chỉnh sửa nội

dung văn bản

 Nhấn phím Delete để xóa toàn bộ nội dung của một ô

Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi và xóa văn bản khỏi thanh công thức Chỉ cần chọn ô, sau đó đặt con trỏ của bạn vào thanh công thức

Di chuyển qua lại trong một trang tính bằng bàn phím

 Nhấn phím Tab để di chuyển sang phải của ô được chọn

 Nhấn phím Shift cùng với phím Tab để di chuyển sang trái của ô đã

 1 Lựa chọn phạm vi ô (hoặc khối ô) chứa dữ liệu cần thực hiện

 2 Di chuyển con trỏ Mouse đến những cạnh viền của phạm vi lựa chọn (cho đến khi con trỏ Mouse chuyển thành hình mũi tên)

 3 Nhấn nút phải Mouse trong khi Drag phạm vi lựa chọn đến vị trí cần di chuyển đến

 4 Chọn lệnh:

 Move: di chuyển dữ liệu

 Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dưới

 Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải

 Lưu ý:

 Khi bạn Drag vào trong phạm vi ô đang chứa dữ liệu thì Excel sẽ xuất hiện hộp thông báo:

 Chọn OK: để xác nhận việc thay thế dữ liệu cũ

 Chọn Cancel : để huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu

 Toạ độ ô ghi trong công thức của phạm vi nguồn vẫn được giữ nguyên khi

di chuyển đến vị trí mới

* Sao chép dữ liệu bình thường: tương tự như Word

* Sao chép dữ liệu với những thông số ấn định

1 Lựa chọn phạm vi ô ( hoặc nhóm ô) chứa dữ liệu cần sao chép:

2 Chọn lệnh [ Menu] Edit> copy(hoặc [ Shortcut] copy)

* Excel xuất hiện đường viền chuyển động xoay quanh ô, khối ô lựa chọn

và thông báo trên dòng tình trạng: Select destination and press Enter or choose Paste

3 Di chuyển ô hiện hành vào phạm vi cần sao chép đến

4 Chọn lệnh [Menu] Edit > Paste - Special (hoặc [ Shortcut] Paste - special)

* Xuất hiện hộp đối thoại Paste Special

5 Lựa chọn nút lệnh, thông số các toán tử cần thực hiện trong hộp đối thoại:

PASTE:

- ALL: sao chép toàn bộ (với đầy đủ các thuộc tính trong ô)

- Formulas: chỉ sao chép nội dung (như phần hiển thị trên thanh công thức)

- Values: chỉ sao chép giá trị (đúng theo dạng hiển thị trên ô)

- Formats: chỉ sao chép dạng thức ấn định trong ô

- Notes: chỉ sao chép các ghi chú trong ô

OPERATION:

- None: sao chép và thay thế giá trị trong ô nguồn

- add: sao chép và cộng thêm với giá trị trong ô nguồn

- Subtract: sao chép và trừ bớt với giá trị trong ô nguồn

- Multiply: sao chép và nhân với giá trị trong ô nguồn

- Divide: sao chép và chia với giá trị trong ô nguồn

Thêm cột trong excel

Để chèn cột vào excel rất đơn giản bạn chỉ cần bôi đen vùng chọn cần chèn cột sau đó ấn chuột phải và chọn Insert

Ví dụ dữ liệu đang ở cột D bạn chỉ cần ấn D để chọn tất cả xong ấn chuột phải và Insert cột vào là được Bạn muốn bao nhiêu cột thì cứ lần lượt Insert vào nhé hãy nhìn hình để thực hiện các bước

Lưu ý: Cột sẽ được chèn vào bên trái vùng chọn bôi đen A B C D Nếu chọn bôi đen C thì cột sẽ được chèn vào giữa B C

Thêm hàng trong excel

Với cách thêm hàng trong excel cũng tương tự như thêm cột vậy Bạn chỉ

bôi đen hàng chọn sau đó ấn chuột phải chọn Insert Nếu bạn muốn thêm bao

nhiêu hàng thì bôi đen tương ứng bấy nhiêu hàng khi chèn nó sẽ Insert từng đó

hàng vào bảng nhé

Ví dụ mình muốn chèn thêm 3 hàng trên bạn Phùng Văn Quý mình chỉ cần

bôi đen 3 bạn cuối tính từ Phùng Văn Quý trở xuống sau đó ấn chuột phải và

chọn Insert

Sau đó bảng Insert hiển thị bạn chọn Entire row -> OK Xem thêm cách tạo bảng trong excel sẽ hữu

ích với bạn

Xóa cột, hàng trong excel

Sau khi đã thêm cột hàng trong excel chẳng hạn nếu thừa hàng hoặc cột

nếu bạn muốn xóa chúng đi thì hãy chọn hàng, cột cần xóa sau đó ấn chuột phải

và chọn Delete (nếu có bảng hiển thị muốn xóa dòng chọn Entire row, xóa cột

chọn Entire Column và OK là được)

Nếu muốn ẩn hoặc hiện dòng, cột:

Ẩn dòng: Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không

hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau:

 Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format > Row > Hide hoặc nhấn chuột phải chọn Hide:

 Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu

ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2 - 5) -> vào Format > Row > Unhide

(cách khác là nhấn chuột phải rồi chọn Unhide):

 Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format > Column > Hide

 Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) ->

vào Format > Column > Unhide

* Chiều cao dòng, độ rộng cột

- Chiều cao của dòng:

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

 Vào Format > Row > Height, gõ vào chiều cao của dòng > Ok, hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Row Height như hình dưới:

 Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách

vào Format > Row > AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2

tên dòng Với Excel 2010 trở lên thì các bạn chọn tab Home > Format > AutoFit Row Height như hình:

- Độ rộng của cột:

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format > Column > Width…, gõ vào độ rộng > Ok:

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách

vào Format > Column > AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường

phân cách giữa 2 tên cột Từ Excel 2010 trở lên thì các bạn vào tab Home >

* Định dạng ô:

- Để chèn thêm ô:

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert > Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert

 Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

 Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

- Để xoá bớt ô:

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit > Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete…

 Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

 Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

- Gộp nhiều ô trong Excel

Bước 1: Bạn nhấp giữ phím Shift, sau đó nhấp chuột trái lần lượt vào các ô cần gộp:

Bước 2: Nhấp chuột phải vào khu vực đang chọn » Chọn Format Cells

Bước 4: Và đây là ô sau khi gộp:

Thực hiện tương tự thao tác gộp ô trên các cột: Họ tên, Ngày sinh, Nghề nghiệp, Thu nhập, bạn sẽ thu được kết quả như trong hình:

-Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)

Ví dụ phần header muốn bôi màu khác dể dễ nhìn hơn và phân biệt với các row dữ liệu

Thì cần bôi đen hàng đó hoặc vùng bạn muốn bôi màu cho ô, hoặc đổi màu ô sau đó vào tab Home > Click vào biểu tượng thùng sơn đổ ra và chọn màu bạ

muốn bôi và kết quả sẽ được preview trước để bạn xem có phù hợp không

2.3 Định dạng dữ liệu kiểu số, ngày tháng

Định dạng dữ liệu trong ô, vùng dữ liệu, bảng tính (Format Cells…): Để định dạng dữ liệu trong một ô, nhiều ô hay một vùng dữ liệu, ta

chọn vào vị trí ô hoặc bôi đen nhiều ô hoặc cả bảng tính muốn định dang, click

chuột phải chọn Format Cells…

Định dạng số: Để định dạng kiểu dữ liệu số trong ô hoặc vùng dữ liệu

General: đây là kiểm định dạng chung của số, khi chọn vào mục này thì

định dạng số trả về mặc định của Excel

Number: Định sạng số có dấu cách phần ngàn (Use 1000 Separator) và lấy bao nhiêu số lẻ của số thập phân (Decimal places) (chấm (.) hoặc phẩy (,) tùy

vào định nghĩa kiểu trong Control Panel -> Region )

Currency: Định dạng số kèm theo kiểu tiền tệ, khi sử dụng định dạng này

mặc dù dãy số được gán thêm các ký tự liện quan đến tiền tệ nhưng vẫn giữ nguyên là kiểu số để thực hiện các phép tính toán, dãy số không bị biến thành chuỗi ký tự

Accounting: Cũng tương tự như Curreny, tuy nhiên không có định dạng số

âm

Date: Định dạng ngày tháng, thông thường ở đây không có định dạng theo

kiểu Việt Nam, nên muốn bạn có thể thêm trong Control Panel -> Region

Time: Định dạng kiểu giờ

Percentage: Định dạng chuỗi số hiển thị dấu phần trăm (%)

Fraction: Hiển thị phân số Ví dụ bạn nhập vào 0,5 thì ở định dạng này sẽ

hiển thị cho bạn một phân số tương ứng là 1/2

Scientific: Hiển thị các con số thu gọn với chữ E Ví dụ: 3.E+07 =

30.000.000

Text: Chuyển dãy số thành kiểu chuổi, khi chuyển qua định dạng này, bạn

có thể nhập số 0 phía trước dãy số và máy sẽ tự động thêm vào dấu nháy (‘)

Special: Định dạng các số như Zip Code, số điện thoại, khi chọn định dạng

này dãy số sẽ được phân cách theo định nghĩa của hệ thống

Custom: Đây là phần bạn có thể gõ vào cách định dạng của riêng bạn

* Định dạng ngày tháng

Đầu tiên ở ô giá trị cần đặt định dạng ngày tháng Bạn click chuột phải

→ Format Cells

- Hộp thoại Format Cell sẽ hiển thị ra Tại đây bạn vào tab General → Date → chọn kiểu hiển thị thời gian bạn mong muốn, mục Sample sẽ thể hiện kết quả của kiểu định dạng bạn chọn →OK

- Kết quả thu được:

Hoặc nếu như những mẫu hiển thị có sẵn trong mục Date không có những mẫu bạn mong muốn thì bạn có thể tùy chỉnh hiển thị ngày tháng theo

cách bạn mong muốn bằng cách vào tab Custom Trong ô Type bạn nhập các

đoạn mã sau:

Như vậy ô mà bạn chọn đã được định dạng giá trị ngày tháng Giá trị 40951

sẽ hiển thị đúng ngày 12/02/2012 mà không phải là 40951 nữa Và các giá trị số nguyên bạn nhập vào (nếu không âm) sẽ trả về cho các bạn một giá trị ngày

tháng năm tương ứng với nó

2.4 Định dạng kiểu chữ, nền chữ

Định dạng văn bản hoặc số có thể làm cho chúng xuất hiện dễ thấy hơn đặc biệt là khi bạn có một trang tính lớn Thay đổi định dạng mặc định bao gồm những thứ như thay đổi màu phông, kiểu, kích cỡ, căn chỉnh văn bản trong một

ô, hoặc áp dụng hiệu ứng định dạng Bài viết này cho bạn cách bạn có thể áp dụng định dạng khác nhau và cũng có thể hoàn tác chúng

Nếu bạn muốn văn bản hoặc số xuất hiện đậm, nghiêng hoặc gạch dưới một

gạch hay hai gạch trong một ô, hãy chọn ô đó và trên tab Trang đầu, chọn định

dạng bạn muốn:

Thay đổi kiểu phông, kích cỡ, màu, hoặc áp dụng hiệu ứng

Bấm Home và:

 Để có một kiểu phông mới, bấm vào mũi tên kế bên phông mặc

định Calibri và chọn kiểu bạn muốn

 Để tăng hoặc giảm kích cỡ phông, bấm vào mũi tên kế bên kích cỡ mặc định là 11 và chọn kích cỡ văn bản khác

 Để thay đổi màu phông, bấm Màu phông rồi chọn một màu

 Để thêm màu nền, bấm Tô màu kế bên Màu phông

2.5 Tạo viền theo vùng ô đã chọn

CÁCH 1: TẠO BẢNG BẰNG CREATE TABLE

Bước 1: Chọn phạm vi mà bạn muốn tạo bảng (các ô có thể có hoặc không

có dữ liệu) Rồi vào Insert trên thanh công cụ, chọn Table (phím tắt: Ctrl + T)

Bước 2: Hộp thoại Create Table xuất hiện, hiển thị phạm vi bạn muốn tạo bảng, nếu không thay đổi phạm vi bảng bạn đã chọn từ trước, click chọn OK

Bảng của bạn đã được hình thành:

Để thay đổi màu sắc của bảng, bạn vào Design → trong phần Table Styles bạn lựa chọn màu sắc theo ý muốn Bạn click vào nút tam giác như trong

hình để hiển thị nhiều màu sắc hơn

Bên cạnh đó, ở phần Table Style Options, bạn có thể click lựa chọn một số

mục sau để hiển thị:

- Header Row: hiển thị tiêu đề bảng

- Total Row: hiển thị hàng tính tổng

- First Column: tô màu đậm (làm nổi bật) cột đầu tiên của bảng

- Last Colum: tô màu đậm (làm nổi bật) cột cuối cùng của bảng

- Banded Rows: tô màu xen kẽ cho các hàng

- Banded Rows: tô màu xen kẽ cho các cột

- Filter Botton: kí hiệu lọc trên tiêu đề bảng

Ví dụ mình tick chọn Header Row và Total Row, Last Colum thì hàng tiêu

đề, hàng tính tổng và cột cuối của bảng được hiển thị như sau:

Để thêm dòng hoặc cột, bạn chọn 1 ô bất kỳ trong bảng rồi chuột phải → chọn Insert:

- Table Column to the Left: thêm cột vào bên trái

- Table Row Below: thêm hàng ở bên dưới

Tương tự như vậy, bạn có thể xóa hàng hoặc cột bằng cách click chuột phải → chọn Delete:

- Table Column: xóa cột

- Table Row: xóa hàng

CÁCH 2 TẠO BẢNG BẰNG BORDER

Cách thứ 2, bạn có thể tạo bảng trong Excel bằng cách tạo border (đường viền) cho bảng dữ liệu của mình

Bước 1: Chọn phạm vi mà bạn muốn tạo bảng (các ô có thể có hoặc không

có dữ liệu) Rồi vào Home → trong phần Font chọn kí hiệu Border, click vào

nút tam giác như trong hình để có nhiều lựa chọn

Bước 2: Để kẻ bảng, bạn chọn All Borders:

Ta được bảng như sau:

Nếu muốn chỉnh hình thức của bảng, bạn bôi đen phạm vi bảng, ở phần Font chọn biểu tượng mũi tên xuống như hình dưới (phím tắt: Ctrl + 1) để hiển thị hộp thoại Format Cells

Bước 3: Hộp thoại Format Cell xuất hiện, bạn vào thẻ Border để tùy

+ None: không kẻ đường viền

+ Outline: kẻ đường viền bên ngoài

+ Inside: kẻ đường viền bên trong

Lưu ý: Khi chỉnh định dạng và màu sắc của đường viền, bạn cần click

chọn Outline, Inside để Excel nhận lệnh, bạn chú ý hình minh họa bên cạnh

hiển thị bảng theo ý muốn của bạn là được

3 Các hàm thường dùng

3.1 Khái niệm

* Địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3 Được sử dụng khi chúng bạn tham chiếu tới một

ô hay một vùng dữ liệu nào đó Khi bạn kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo

Địa chỉ tuyệt đối

Có dạng: $Cột$Dòng

Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ

Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là: =$BS1, thì

khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính, địa chỉ này không thay đổi

và cho kết quả luôn giống nhau:

Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ hỗn hợp có hai loại

Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng

Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.

Địa chỉ vùng dữ liệu

– Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên

– Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức

– Nhập tên cho ô hay khối ô

– Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận

– Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm các toán

tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số

– Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm trong Excel

– Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ

Cách nhập công thức: Để có thể nhập công thức cho một Cell nào đó bạn

nhấp đúp chuột hoặc di chuyển chuột đến Cell đó nhấn phím F2 Khi dấu nhắc

chuột xuất hiện hãy nhập công thức cho Cell bắt đầu với dấu (=).

Ví dụ tại ô C2 chúng ta có công thức là: A2+B2

Để chỉnh sử công thức bạn thao tác tương tự như cách trên hoặc có thể nhấp chọn ô chứa công thức cần sửa sau đó tiến hành sửa công thức trên thanh Formula

Lưu ý: Một cách đơn giản hơn để nhập công thức cho Cell là bạn chọn tới

Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình

– Dấu ngoặc đơn bật “(“: Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng

– Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau

– Dấu ngoặc đơn đóng “)”: Dùng để kết thúc một hàm

Hoặc từ thanh công cụ Formula Bar nhấp chọn biểu tượng Insert Function.

Hộp thoại Insert Function xuất hiện như hình dưới đây:

– Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm

bạn biết những thông tin về hàm được đánh dấu trong khung Select a function.

– Bạn cũng có thể nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử

dụng của hàm

– Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function

Arguments hiện lên

– Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm

– Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán