Giáo trình tin học ứng dụng ngành kế toán

Giáo trình gồm 3 chương, hệ thông bài tập hỗ trợ sinh viên thực hành và nâng cao tư duy từ đó có thể hiểu rõ và vận dụng được các kiến thức Excel vào tổ chức công tác kế toán.. CHƯƠNG 1

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

TIN HOG UNG DUNG NGANH/KE TOAN

TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan ThS Đỗ Thị Thanh Ngân - ThS Phạm Trường Quân

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA KE TOAN - KIEM TOÁN

_—- s2 @-—~

Biên soạn

TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan (Chủ biên)

ThS Đỗ Thị Thanh Ngân - ThS Phạm Trường Quân

TIN HỌC ỨNG DỤNG

NGÀNH KẾ TOÁN

LƯU HÀNH NỘI BỘ -2018 |“

Trang 3

* Tài liệu này thuộc quyền sở hữu của: Khoa Kế Toán - Kiểm Toán, Trường Đại Học Công Nghiệp Tp Hồ Chí Minh

* Nghiêm cấm sao chép dưới mọi hình thức khi chưa có sự chấp thuận bằng

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, ngày nay việc tin học hóa công tác kế toán rất phổ biến, đã giải quyết được các vấn đề như xử ly va cung cap thông tin nhanh chóng, thuận lợi cũng như nâng cao hiệu quả làm việc của bộ

máy kế toán

Với mong muốn cung cáp kiến thức cân thiết và hữu ích giúp sinh viên tổ chức

xử lJ tốt công tác kế toán trên MS Excel để thuận tiện trong các hoạt động thực hành

nghề nghiệp, ứng dụng Excel cho công tác kế toán, chúng tôi đã biên soạn giáo trình

TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KÉ TOÁN thật đơn giản và phù hợp thực tế

Giáo trình gồm 3 chương, hệ thông bài tập hỗ trợ sinh viên thực hành và nâng

cao tư duy từ đó có thể hiểu rõ và vận dụng được các kiến thức Excel vào tổ chức công tác kế toán

Dù đã rất có gắng, song không thể tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết,

chúng tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của bạn đọc về địa chỉ:

Bộ môn Hệ thông Thông tin Kế toán

Khoa Kế toán — Kiểm toán (Lầu 3 Nhà D)

Đại học Công nghiệp TP.HCM

Số 12 Nguyễn Văn Bảo, P.4, Q Gò Vấp, TP,HCM

Trân trọng cảm on.

Trang 5

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN VÈ MICROSOFT EXCEL -c-ee 7

1.1.:Gi106iHiêu Micrusof EXCCÌ.cccaekiiiiAsoiniaLAl111454114161100010101464141619910 7

1.1.1 Giới thiệu

1.1.2 Khởi động Microsoft Excel

1.1.3 Thoát khỏi MS Excel

1.1.4 Các thành phần trong cửa số MS Excel

1.2.4.2 Chức năng Custom List

1.2.5 Khỗi dữ liệu, phạm vi thao tác

1.4.1 Dinh dang trang in

1.4.2 Các chế độ hiển thị trang in

1.4.3 In bảng tính

1.5 Các chức năng khác

1.5.1 Thiét lap Freeze Pane

1.5.2 Sao chép diac biét

1.5.3 Dinh dang theo điều kiện

1.5.4 Bảo vệ bảng tính

Trang 6

CHƯƠNG 2: CÁC HÀM MS EXCEL ỨNG DỤNG TRONG KÊ TOÁN 51 2.1 Giới thiệu chung về hàm

2.1.1 Công thức trong Excel

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ DỮ LIEU UNG DUNG TRONG KE

3.1 Kiểm soát nhập dữ liệu kế toán -ces<2ceeeeeerererrerrrrerossrsarsotennroe 81

3.2 Sắp xếp dữ liệu kế toán

3.3 Trích lọc dữ liệu kế toán

3.3.2 Trích lọc nâng cao (Advanced Filler) ceeceeeeerereiirrreeuẨ

3.4 Tổng hợp dữ liệu kế toán theo nhóm

3.5.2 Tạo báo cáo gộp từ nhiều nguồn số liệu

3.6 Thiết lập bảng thống kê đữ liệu kế toán

3.7 Báo cáo thống kê bằng biểu đồ

BÀI TẬP

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 7

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE MICROSOFT EXCEL

Mục tiêu chương 1

Sau khi nghiên cứu chương này, sinh viên có thể:

- _ Biết sử dụng các chức năng cơ bản trong MS Excel

- Chon lua và áp dụng được các chức năng đã học vào từng tình huồng trong thực tế

-_ Phân tích và đánh giá được tầm quan trọng của MS Excel trong việc ứng dụng thực tế cũng như trong công việc kế toán

1.1 Giới thiệu Microsoft Excel

1.1.1 Giới thiệu

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, có nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện với người sử dụng

Hiện tại Microsoft Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán từ thông dụng cho đến phức tạp, từ những bảng tính cơ bản đến các chương trình ứng dụng tự động phục vụ cho các lĩnh vực, trong đó

có lĩnh vực kinh tế

1.1.2 Khởi động Microsoft Excel

e_ Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình desktop (Nếu có) e_ Cách 2: Vào Start— All Programs - Microsoft Office — Microsoft Excel

Office 14 — Kich dup vao tap tin Excel.exe

1.1.3 Thoát khói MS Excel

e_ Cách 1: Vào menu File - Exit

«_ Cách 2: Kích chuột vào nút Close (dấu X màu đỏ) trên thanh tiêu đề của cửa số

Excel

Trang 8

e _ Cách 3: Nhắn tổ hợp phím tắt Alt + F4

Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu thì excel sẽ xuất hiện thông báo:

“Bạn có muốn lưu lại những thay đổi trên tập tin 'Book1" không ?”

¢ Néuchon Cancel: Hủy bỏ lệnh thoát Excel

1.1.4 Các thành phân trong cửa số MS Excel

Genet = (I Cenemenat formating > Suincen >

Quick Access Toolbar: Cho phép cài đặt các nút lệnh thường sử dụng

Các nhóm Ribbon: Chứa các nhóm lệnh trong Excel

Name Box: Hộp địa chỉ hoặc tên khối

Formula Bar: Thanh công thức chứa dữ liệu nhập hoặc công thức của ô hiện hành Sheet Tab: Chứa tên các worksheet có trong workbook

Status Bar: Thanh trạng thái cho biết tình trạng hiện hành như: chế độ làm việc, tình trạng các phím NumLock, CapsLock,

Góc phải thanh trạng thái cho biết trạng thái làm việc hiện tại như:

— Ready: dang sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hay công thức

Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức vào ô hiện hành

Point: dang ghi m6t công thức tham chiếu đến một ô

| Edit: đang hiệu chỉnh dữ liệu hay công thức của ô hiện hành

Trang 9

Tùy chỉnh Quick Access Toolbar

Thanh công cụ cho phép truy cập nhanh các chức năng thường sử dụng, bạn có thể tùy chọn sắp xếp các chức năng này

eee Fo 2 = +Í 8 + /% 9 | HAE Conditional Conditional Fe Bw mem Eo am Format Cơ Cell one | | Sort & Find & it

Excel cho phép người sử dụng tùy chỉnh Ribbon theo ý muốn, bằng cách sắp

xếp lại các thé (tabs) > cdc nhom (groups) > cac lệnh (commands)

Dé hiéu chinh Ribbon ta vao: File > Options > Customize Ribbon

Trang 10

Delete Sheet Rows } B U)pata

Fill Color SY la giview

ive Filter [<< Bemove | | fF] Developer

[A Increase Font Size

| [fe Insert Function = Insert Cells

"Insert Sheet Coiumns Macros Merge & Center Customizations: [_Reset ]O _

Tai day, người dùng có thể thêm, xóa, đổi tên các thẻ, nhóm, lệnh tùy ý nhằm tạo sự thuận

tiện trong thao tác với các lệnh của Excel tùy theo công việc hằng ngày của mình

1.2 Các thao tác với bảng tính

1.2.1 Các thao tác với tập tin

1.2.1.1 Luu tap tin

Chọn lệnh File - Save/hoặc nhắn Ctrl + S/ hoặc kích chuột vào nút Save trên thanh

Trang 11

Standard Toobar Xuất hiện hộp thoại:

e_ Mục File name: gõ vào tên tập tin

e Mục Savein: Chọn 6 dia và Folder muốn lưu tập tin xuống

1.2.1.2 Tao moi tap tin

Chon Iénh File — New (chon Blank Document) - Create (hoac nhân tổ hợp phim Ctrl + N)

1.2.1.3 Mở tập tin đã có sẵn

Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhắn tổ hợp phím Ctrl + O

Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung của thư mục được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới Kích đúp chuột vào tập tin muốn mở

Trang 12

1.2.2 Thiết lập các thông số môi trường làm việc

Để khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nên

xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ liệu vào cho đúng định dạng qui ước của máy tính Thao tác như sau:

Vao Start - Control Panel - Region and Language Xuất hiện hộp thoại sau:

First day of week: Sunday sess sph a 7

What does the notation mean?

12

Trang 13

Negative sign symbol:

Negative number format:

Display leading zeros:

List separator:

Measurement system:

Standard digits:

Use native digits:

Click Reset to restore the system default settings for numbers, currency, time, and date = kể

(Apel Thẻ Numbers: Khai báo kiểu số như sau:

¢ No, of digits in group: sé chit sé trong mot nhom

e Display leading zeroes: dang con số trong khoảng (0,1): 0<số <1

¢ Measurement system: Hé théng đo lường

¢ List separator: dấu phân cách liệt kê

Thẻ Currency: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu tiền tệ Khai báo tương tự như thẻ Number, ngoài ra còn có thêm các mục:

¢ Currency symbol: Ky hiéu tién té

* Position of currency symbol: Vj tri ky hiéu tién té

Trang 14

Thẻ Time: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu giờ

¢ Time sample: Dang giờ hiển thị

¢ AM symbol: Ky hiéu gid budi sáng

e PM symbol: Ky hiéu gid budi chiều

Thẻ Date: Hiệu chỉnh ngày tháng năm

@ Customize Format

| [Numbers [ Currency | Time _| Date

What the notations mean:

d, dd = day; ddd, dddd = day of week; M= month; y = year

Calendar When a two-digit year is entered, interpret it as a year between:

(1930 | and «2029 I

First day of week:

Click Reset to restore the system default settings for

numbers, currency, time, and date

e Short date style: ngay thang dang gon

¢ Long date: Dang đầy đủ

14

Trang 15

Thay đổi một thông số thiết lập (Options) của chương trình Excel

Tại màn hình Excel, chọn File — Options, xuất hiện hộp thoại sau:

Formulas

Prooting User intertace options

save © show Mini Toolbar on selection

(D Enable Live Preview“:

Language

|] Advanced

Include this many sheets:

General: thiết lập các thông số tổng quát

Formulas: thiết lập các thông số liên quan đến công thức tính toán

Proofing: thiết lập các thông số liên quan đến hiển thị chính tả

Save: thiết lập các thông số liên quan đến việc lưu dữ liệu

Customize Ribbon: Hiệu chỉnh Ribbon lệnh

1.2.3 Thao tác nhập liệu

1.2.3.1 Di chuyển trong bảng tính

« Dùng chuột kích vào ô cần di chuyên đến

e Dùng4 phim api? tén hoặc phím Enter ty

e Dùng phím Tab hỏặc Shift + Tab: dich 'chuyển sang phải/ trái một cột

e Page Up/ Page Down: Lên /xuống một trang màn hình

e_ Phím Home: về ô đầu dòng

e_ Phím Ctr + Home: vé 6 Al

Trang 16

1.2.3.2 Nhập dữ liệu

Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì phải đi chuyển con trỏ ô đến ô đó

Nhập liệu bình thường và kết thúc nhập bằng phím Enter Nếu ô đã có nội dung thì sẽ bị thay bằng nội dung mới

Ngắt dòng trong 1 ô: dùng phím Alt + Enter

1.2.3.3 Các kiểu dữ liệu

Dữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau:

$% Kiểu chuỗi, ký tự (Text)

Gồm các ký tự chữ (A -> Z), số, các dấu chính tả

Có thể nhập dữ liệu chuỗi bắt đầu bằng 1 trong các kí tự canh biên:

e _" (dấu nháy kép): Canh chuỗi về biên phải ô

se _^ (dấu mũ): Canh chuỗi giữa ô

Khi nhập dữ liệu, thông tin được mặc nhiên canh trái trong ô

Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài của chuỗi thì có hai trường hợp:

° Nếu các ô lân cận cùng hàng còn trống thì dữ liệu sẽ lấn chiếm

sang để thể hiện đầy đủ

° Nếu các ô lân cận cùng hàng đã có dữ liệu thì phần đữ liệu thiếu

chỗ sẽ bị khuất

Nếu cần hiền thị thông tin đầy đủ, có hai cách:

° Tăng độ rộng ô chứa thông tin

° Hiệu chỉnh chế độ 'Wrap Text cho ô chứa thông tin

* Kiểu số (Number)

Là kiểu dữ liệu chỉ chứa các con số 0 -> 9, có thể có dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền

tệ và một số ký hiệu đặc biệt khác

Mặc định dữ liệu kiểu số được canh phải trong ô

Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chỉ tiết:

e Số chưa định dang (General)

Số đã được định dạng theo kiêu số (Number)

©_ Số ở dạng tiền tệ (Currency)

Số kế toán (Accounting)

Số ở dang ngay (Date)

Trang 17

$* Kiểu công thức (Formula)

Là một biểu thức toán học, bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số,

chuỗi (phải đặt trong cặp dấu nháy kép), toán tử, hàm

Kết quả của công thức sẽ hiển thị trong ô còn công thức sẽ được hiển thị trên

thanh công thức

Chiều dài công thức không vượt quá 8,192 ký tự

Nếu dữ liệu kiểu số hoặc công thức mà có ký tự canh biên đi trước thì Excel

xem tất cả đều là dữ liệu kiểu chuỗi

Nếu ta nhập dữ liệu kiểu số, ngày, không đúng dạng đã khai báo thì Excel

không nhận diện được dữ liệu và tự động chuyển sang kiểu chuỗi VÍ DỤ: máy tính

đang có định dạng là mm/dd/yyyy, người dùng nhập dữ liệu là 30/11/2018 -> không có

tháng 30 nên dữ liệu này không được nhận diện là n-t-n nên được hiểu là kiểu chuỗi

1.2.4 Thiết lập số tăng tw động, chức năng Custom List

1.2.4.1 Thiết lập số tăng tự động

Ứng dụng trong trường hợp thiết lập thông tin cho cột dữ liệu số thứ tự, số tự

động tăng dần đều khi dữ liệu phát sinh

Trang 18

Cách 2:

Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền

Kéo nút Handle tại ô đó đồng thời giữ phím CTRL trong khi kéo, ta sẽ được một dãy số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kéo nut Handle

1.2.4.2 Chite nang Custom List

Néu cn tao 1 danh sách tùy chỉnh trong Excel, chúng ta có thé dé dang dién vào phạm vi với danh sách của riêng mình Điều này có thể tiết kiệm thời gian và giảm

thiểu sai sót

Vi dụ: Tạo một danh sách các phòng ban trong công íy

Vào File ->Options -> Chọn Advanced -> Edit Custom List

Formulas Update links to other documents

1 Use 1904 date system

Save external link values

[7] Askto update automatic links how add-in user interface errors cale content for AS or 8.5 x11" paper sizes

Show customer submitted Office.com content

At startup, open all files in: — Web Option:

nable multi-threaded processing Disable undo for large PivotTable refresh operations to reduce refresh time Disable undo for PivotTables with at least this number of data source rows (in thousands): [30

Lotus compatibility Settings for: [8]YCNOPTL

1 Transition formula evaluation

Trang 19

Sau đó nhập vào danh sách

Sun, Mon, Tue, Wed, Thu, Fri Phòng kinh doanh |

| |Sunday, Monday, Tuesday, Wer Phòng Marketing

| |Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, J

| January, February, March, April

Trang 20

Chúng ta sẽ được danh sách như đã tạo:

5 |Phong tai chinh

1.2.5 Khối dữ liệu, phạm vỉ thao tác

1.2.5.1 Khái niệm khối

Khối gồm 1 ô hoặc nhiều ô liên tục

Địa chỉ khối được xác định bằng: < địa chỉ ô đầu tiên>:<địa chỉ ô cuối cùng>

Vi DU : Khối dữ liệu B2:E7 gồm tắt cả những ô từ ô B2 đến ô E7

Cách chọn khối:

e _ Chọn khối gồm 1 ô: muốn làm việc với ô nào thì kích chuột tại ô đó

e Chọn một khối gồm nhiều ô: quét chuột từ ô đầu tiên của khối đến ô cuối cùng của khối

° Chon 1 cột: Kích chuột vào tiêu đề cột đó

Ngoài ra có thể dùng phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối

1.2.5.2 Khái niệm phạm vi

Phạm vi gồm một khối hoặc nhiều khối

Cách chọn phạm vi gồm nhiều khối: Dùng chuột quét chọn khối đầu tiên, ấn phím Ctrl, rồi quét chọn tiếp các khối khác

1.2.6 Hiệu chỉnh dữ liệu

1.2.6.1 Sửa đữ liệu

Cách 1: Nhắp đôi chuột vào ô cần sửa để sửa, sửa xong an Enter

Cách 2: Đặt con trỏ tại ô cần sửa rồi ấn phím F2 để sửa

20

Trang 21

1.2.6.2 Xóa đữ liệu

Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá - nhắn phím Delete (chỉ xoá nội dung)

Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá: chọn tab Öfome-> nhóm Edifing— Clear

Clear AII: Xóa tất cả nội dung lẫn định dạng, chú thích

Clear Formats: Chỉ xóa định dạng

Clear Contents: Chỉ xóa nội dung

Clear Comments: Chỉ xóa chú thích

1.2.6.3 Sao chép đữ liệu

Cách 1: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác đồng thời nhấn

phím Ctrl trong khi kéo (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi)

Cách 2: Chọn phạm vi dit ligu, chon tab Home> nhom Clipboard> Copy (Ctrlì + C), sau đó đưa con trỏ đến vị trí dich, chon chon tab Home> nhom Clipboard Paste (Ctrl + V)

Ngoài ra trong Excel còn có thể sử dụng nit Handle (nút có dang hinh chit thập màu đen ở góc dưới bên trái của phạm vi dữ liệu) để sao chép cho những ô lân

cận theo hướng kéo nút Handle Có thể sao chép lên trên, xuống dưới, sang trái,

sang phải

1.2.6.4 Di chuyển dữ liệu

Cách 1: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi)

Cách 2: Chọn phạm vi dit ligu, chon tab Home> nhém Clipboard Cut (Ctrl + X), sau

đó đưa con trỏ đến vi tri dich, chon tab Home> nhém Clipboard > Paste (Ctrl + V) 1.2.7 Lập công thức Excel

1.2.7.1 Khái niệm công thức

Chúng ta dùng công thức đẻ tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi

dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần

Công thức bắt đầu bằng dấu “=” và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

21

Trang 22

Vi du:

Dấu bằng

Trị sô Hàm Tham chiêu [” tử

Toán tử nối chuỗi

Trang 23

Các toán tử tham chiếu

Dấu cách các tham e = AI,B2 Ví dụ: AI=8, B2=5 ä

Ví dụ: Al=5, B1=4,

Két qua: 4

Khoảng trắng jn cae 0 8180 BINA | _D1:D8 AS:ES |vì2 vùng này có chung

Trang 24

1.2.7.2 Các loại địa chỉ ô (khối)

Giả sử công thức tai 6 C1 như sau: = AI * B1, kết quả là 50

Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô C2 thì công thức tại ô này như sau: =A2*B2,

Như vậy khi sao chép công thức của ô C1 đến các ô khác thì ô AI và B1 thay đổi theo

hàng và cột tương ứng Vậy rong công thức địa chỉ A1, B1 là loại địa chỉ tương đắi

Địa chỉ tuyệt đối: Ví dụ: $AS2, $D$7,

Giả sử công thức tại ô C2 như sau: = A2*$B$2

Khi sao chép công thức của ô C2 đến ô C3 thì công thức tại ô này như sau:

Trang 25

¢ Dia chi hon hgp: Vi du: $A1, B$3,

= IF($B4=C$2, $A4, 0) > kết quả là 0

= IF($B5=C$2, $A5, 0) > két quả là 0

Khi sao chép công thức của 6 C3 đến ô D3 thì công thức tại ô này như sau:

= IF($B3=D$2, $A3, 0) > két qua 1a 0

Khi sao chép công thức của 6 C3 đến ô D4 thì công thức tại ô này như sau:

= IF($B4=D$2, $A4, 0) > két quả là 55000

Vậy trong công thức tại 6 C3 dia chi $B3, C$2, $A3 là các địa chỉ tương đái

Trong khi tính toán với Excel, nếu như một vùng địa chỉ nào đó được sử dụng

lặp lại ở nhiều công thức khác nhau (có thể công thức ở nhiều sheet khác nhau), thay

vì mỗi lần như vậy chúng ta phải chọn lại hoặc gõ lại vùng địa chỉ vào công thức thì ta

có thể sử dụng tên khối đẻ thay thế Sử dụng tên khối vừa làm cho công thức rõ ràng,

vừa hạn chế được sai sót

Tên khối là duy nhất trong toàn workbook, không chứa dấu, khoảng trắng và ký

tự đặc biệt

25

Trang 26

Có thể đặt tên khối theo 2 cách:

Cách 1: Quét khối vùng địa chỉ muốn đặt tên -> gõ tên khối vào hộp NameBox (trên

thanh công thức)

Cách 2: Để quản lý các tên khối đã đặt: Vào tab Formulas> nhom Defined

NamesName Manager xuất hiện hộp thoại sau:

New: tạo mới tên khối

Edit: chỉnh sửa tên khối, địa chỉ khối

Delete: xóa tên khối đang chọn

Refers to: quét chọn hoặc gõ vào địa chỉ của khối muốn đặt tên

Filter: lọc tên khối theo nhiều tùy chọn

1.2.7.3 Cách lập công thức

Bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ

tham chiếu và các hàm, thanh Formula chứa thông tin công thức đầy đủ

Lưu ý: tránh nhập trực tiếp các con só, giá trị vào công thức, chúng ta nên dùng đến tham chiếu Nếu trong công thức có sử dụng tên khối, có thể nhấn phím F3 để

chèn tên khối

26

Trang 27

Chữ đậm ` Ke tung | Canh trai | đầu các dòng ke toán) | thập phân Chữ nghiên Tô nên Canh giữa | Giảm thut vẽ vã \ Dạng số Tăng số 1

Gach chin Màu chữ Canh phải đâu các dòng (tiên tệ) thập phân

Định dạng văn bản và số Hoặc quét chọn vùng cần định dạng nhấp chuột phải chọn Format Cells hodc phim tat (Ctrl + 1), các màn hình sau xuat hién:

Trang 28

Category: Gồm các dạng thức thẻ hiện như: số, tiền tệ, kế toán, ngày, giờ, phần trăm,

phân só,

Lưu ý: đối với các dữ liệu kiểu số, ngày giờ thì trước khi nhập ta phải kiểm tra các

thiết lập thông số môi trường

Dữ liệu sau khi nhập vào ta có thể định dạng để nó hiển thị theo các dạng mẫu trong

Category Nếu muốn hiển thị theo dạng mẫu khác thì chọn Custom và nhập vào mẫu định dạng tại hộp thoại Type theo cú pháp:

Số dương; số âm; số 0; chuỗi

e The Alignment: Trinh bày dữ liệu trong ô

Horizontal (theo chiều ngang) có các chọn lựa sau:

— General: mac dinh

— Left: canh trai

— Right: canh phai

— Fill: ty lap lai ndi dung dé điền đầy chiều rộng 6

- Justify: canh déu 2 bên khi đữ liệu nhiều hơn 1 dòng

—_ Center Across Selection: canh giữa nội dung trong khối lựa chọn

Vertical (theo chiều cao) có các chọn lựa sau:

— Top: sát phía trên

Center: canh giữa theo chiều cao

— Bottom: sat phia dudi

Justify: trinh bay nội dung đầy ô theo chiều cao

Orientation: hướng trình bày dữ liệu trong 6

Text control: c6 cac tuy chon sau

~ Wrap text: dữ liệu sẽ tự động trình bày thành nhiều hàng trong ô nếu độ rộng ô không đủ

— Shrink to ft: dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước dé trình bày vừa đủ trong

độ rộng ô

— Merge cells: trộn các ô được chọn thành 1 6

28

Trang 29

Trang 30

| | Protection Pattern Color:

Trang 31

Insert - Shift Cell Right: Chèn một ô, đẩy các ô cùng hàng sang phải

| eat - Shift Cell Down: Chén mét 6, day cdc 6 cing cột xuống

- Entire row: Chén mét hang vao vi tri hién tai Entre ro - Entire Column: Chén m6t c6t vao vi tri hiện tại

Entre cohen Ngoài ra có thể kích phải chuột vào vị trí cần chèn rồi chọn

lénh Insert

- Shift Cell Left: Xoá ô, kéo các ô cùng hàng sang trái

- Shift Cell Up: Xoá một ô, kéo các ô cùng cột ở phía dưới lên

Entire row

Entire column - Entire row: Xoá một hàng tại vị trí hiện nành

- Entire Column: Xoá một cột tại vị trí hiện hành

Ngoài ra có thể kích phải chuột vào vị trí cần chén réi chon lénh Delete

31

Trang 32

Cach 1: chon tab Home> nhom Cells> 1énh Format > Hide & Unhide

Cách 2: Kích phải chuột trên tiêu 4é c6t/ hang > chọn lénh Hide/Unhide

° Béi tén sheet, mau tab sheet, sao chép di chuyển sheet: chọn tab Home> nhém

Cells lệnh Format Rename sheet, Move or copy sheet, Tab Color

1.3 Chèn các đối tượng và bảng tính

1.3.1 Chèn biểu đồ

Biểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh để người đọc nắm bắt thông tin một cách trực quan hơn Dé thi có thể được sử dụng để minh họa sự biến động của chuỗi số liệu trong bảng tính, cho phép nhìn khái quát các đối tượng và tiên

đoán hướng phát triển trong tương lai

Lợi nhuận

——

32

Trang 33

Để tùy chỉnh biểu dé ta nhấp chọn biểu đồ, sau đó chọn từng thành phan trên

biểu đồ (có thể sử dụng 4 phím mũi tên trên bàn phím để chọn) Các thành phần thông dụng trên biểu đồ bao gồm:

Trang 34

Các lệnh phê biến đẻ tùy chỉnh biểu đồ bao gồm:

e Design:

o Nhom Type

"Change Chart Type: thay déi kiéu biểu đồ

o Nhom Data

= Select Data: \ua chon, thay đổi dữ liệu của biểu đồ

"_ Swiích Row/Columm: chuyên đổi giữa cột và dòng

o Nhom Chart Layouts: lua chon cac dang bố cụ mẫu cho biểu đồ

o_ Nhóm Chart Styles: lựa chọn các dạng định dạng mẫu cho biểu đồ

o Nh6m Location: di chuyén biểu đồ sang Chart Sheet mới

e Layout:

o Nhom Current Selection: lua chon cdc thanh phan trén biéu dé > dinh dang riéng timg phan

o Nhom Insert

"Picture: chén hinh vao biéu dé

"Shapes: chén céc khéi don gian vo biéu dé

"Text Box: chèn Textbox vào biểu đồ

o Nhom Lables

" Chat Tiile: thêm, xóa, di chuyển tiêu đề của biểu đồ

= Axis Title: thêm, xóa, di chuyển tiêu đề của trục hoành (hoặc trục tung)

= Legend: thém, x6a, di chuyén cht thich cho biểu đồ

* Data Lables: thém, xéa, di chuyển nhãn dữ liệu

"Data Table: thém, xéa bang dit ligu ca biéu dé

o Nhom Axes

= Axes: thay đổi định dạng và bố cục của trục tung, trục hoành

“_ Gridlines: ân/ hiện đường lưới cho biểu đồ

e Format:

o Shape Styles

"Shape Fill: chon màu nền

= Shape Outline: chon mau duéng viền

= Shape Effects: chon hiéu img

o WordArt Styles

= Text Fill: chon màu chữ

"Text Outline: chon mau viền quanh chữ

= Text Effects: chon hiéu tmg cho chit

34

Trang 35

Một số thao tác đối với biểu đề:

o_ Thay đổi dữ liệu, chú thích, giá trị trục hoành

Nhấp chuột phải vào biểu đồ chọn Select Data-> xuất hiện hộp thoai Select Data

BL 18 | | regerd erates (Senes) ỹ ‘Moszontal (Category) Ais Labels l; sẻ lê đỗ hi va ch Nhắp phải chuột

z||Is==se [CEOLEEC)| ` tục hoành

Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source

o_ Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi biểu đồ

Chọn chuỗi số liệu trên đỗ thị > nhấn Delete để xóa

o_ Thêm chuỗi dữ liệu mới vào biểu đồ

BI: Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào

B2: Chart Tools Design >Data >Select Data H6p thoại Select Data Source xuất hiện

B3: Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện

B4: Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên

vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values

B5: Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép (Ctrl+C) dit liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị

35

Trang 36

|mDataSeries!$0$2:40$4

Coe)

Fo Game)

Horisontad (Catecory) Avin Label

Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu

hướng để biết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu Một tập số liệu có thể có

nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta Để thêm đường xu hướng bạn vào:

Chart Tools >Layout >Analysis >Trendline: chon kiéu dudng xu hướng

từ danh sách hay vao More Trendline Options

36

Trang 37

Display R-squared value on chart

Trang 38

1.4 In ấn đữ liệu

1.4.1 Dinh dang trang in

Để điều chỉnh các thông số thiết lập cho trang in ta vào tab File>Print> Page Setup (xem hình bên dưới)

Settings

| DID) Neo Scaling

38

Trang 39

Màn hình sau sẽ xuất hiện:

@ Adjust to: | 100 be % normal size

— Landscape: Dinh dang kiéu in ngang

Paper size: Chon khổ giấy in

39

Trang 40

Center on page

Horizontally Vertically

— Top: Lềtrên - Lef: L trái,

— Bottom: Lễ dưới - Right: Lề phải

— Header: Tiêu đề trên - Footer: Tiêu đề đưới

— Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang

(Horizontally) hay theo chiều đọc (Vertically)

40

Định dạng
Số trang	119
Dung lượng	24,61 MB