toan bo CHƯƠNG II.NHUNG potx

Thông qua kết quả nghiên cứu, từ lý thuyết đến thực tế để đề ra các giải pháp nângcao tính hiệu quả của HTTT kế toán tại Chi nhánh.1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứ

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Kế toán là một khâu quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt độngcủa một tổ chức Những thay đổi về quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, về ứngdụng công nghệ thông tin trong kế toán đặt ra yêu cầu phải am hiểu sâu sắc tổ chức côngtác kế toán trong doanh nghiệp (DN), từ đó tìm ra những vấn đề tồn tại và tìm cách giảiquyết những tồn tại đó, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán nói riêng và toàn DN nóichung

Những năm gần đây có sự phát triển về việc ứng dụng khoa học – công nghệ vàoquá trình sản xuất, kinh doanh Trong đó, công nghệ thông tin (CNTT) là một trongnhững ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng sâu rộng và ngày càng có nhiều ảnhhưởng trong quá trình điều hành, quản lý các bộ phận trong một tổ chức Xu hướng pháttriển mạnh mẽ của các phần mềm ứng dụng trong quản lý đã mang lại những giải pháp tốtcho các DN Việt Nam tận dụng phát huy tối đã các nguồn lực Trên thực tế từ khi cácphần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự… ra đời, các tổchức không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lựchoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả cao cho quá trìnhsản xuất kinh doanh Công tác kế toán trong các DN cũng không đi ngược lại với xuhướng đó Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán thủ công đươc dần dần từng bước thay thếbởi HTTT kế toán trên máy tính

Đối với một DN sản xuất như Công ty VISSAN, khối khối lượng công việc củangười làm kế toán càng trở nên đồ sộ, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán của

DN là vô cùng cần thiết, mang đến những giải pháp giảm thiểu giấy tờ, tối đa hóa hiệusuất làm việc, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường Như vậy, nghiên cứu đềtài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán tại Công tyVISSAN Chi nhánh Hà Nội” trước hết là giúp em tìm hiểu chuyên sâu về hoạt động kếtoán của một DN trong điều kiện tin học hóa, vận dụng những kiến thức đã học trong nhàtrường, sau đó đưa ra một số kiến nghị nhằm giúp cho DN cải thiện tình hình hoạt động

kế toán hiện tại trong nội bộ DN

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nghiên cứu tiếp cận với một số đề tài hoặccông trình nghiên cứu khoa học có liên quan như:

 Đề tài nghiên cứu khoa học:

“Nghiên cứu cấu trúc và vận hành HTTT kế toán quản trị phục vụ cho các quyếtđịnh ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Thăng Long”, Phan Hương Thảo, 2010

Đề tài đã hệ thống hoá lý luận về HTTT kế toán và HTTT kế toán quản trị cũngnhư cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thức trạng HTTT kế toán ở Công ty Cổ phầnThăng Long Ngoài ra đề tài còn đưa ra những nhận định về hạn chế và đề xuất hướnggiải pháp nâng cao chất lượng HTTT kế toán quản trị tại DN

 Luận văn Thạc sĩ kinh tế:

“Tổ chức HTTT kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn trong DN thươngmại nhỏ và vừa”, Nguyễn Thị Loan , 2011

Luận văn trình bày các lý luận về HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết địnhngắn hạn, phân tích các kết quả về thực trạng tổ chức HTTT kế toán trong phạm vi các

DN nhỏ và vừa , từ đó đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế vànâng cao chất lượng HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại các DNnhỏ và vừa tại Việt Nam

“Hoàn thiện HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết định đầu tư dài hạn tại Công

ty vật tư Công nghiệp quốc phòng” - Cồ Thị Thu Hằng - 2009

Luận văn đã trình bày khái quát lí luận về HTTT kế toán quản trị phục vụ cho việc

ra quyết định đầu tư dài hạn; các kết quả từ việc đi sâu tìm hiểu thực trạng HTTT kế toánquản trị phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư dài hạn theo quy trình thu thập xử lý thôngtin kế toán quản trị và đưa ra các kết luận cùng đề xuất giải pháp cải thiện HTTT kế toántại Công ty vật tư Công nghiệp quốc phòng

Là một sinh viên ngành Quản trị HTTT kinh tế, em sẽ tìm hiểu về bộ máy kế toáncủa doanh nghiệp trên khía cạnh khác, đó là khía cạnh ứng dụng CNTT và HTTT tronghoạt động kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội

1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết

Tìm hiểu, phân tích và đánh giá HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh HN

Thông qua kết quả nghiên cứu, từ lý thuyết đến thực tế để đề ra các giải pháp nângcao tính hiệu quả của HTTT kế toán tại Chi nhánh.

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức bộ máy kế toán, Hệ thống sổ sách chứng từ và ứngdụng phần mềm trong hệ thống thông tin kế toán

Phạm vi nghiên cứu: Là đề tài tốt nghiệp của sinh viên nên khóa luận chỉ gói gọntrong phạm vi nhỏ

Không gian: Chi nhánh Công ty VISSAN tại Hà Nội

Thời gian: số liệu nghiên cứu từ năm 2009 đến năm 2011

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Nghiên cứu các tài liệu về kế toán và HTTT kế toán thông qua việc tham khảo cáccông trình nghiên cứu khoa học, luận văn, báo, tạp chí, giáo trình chuyên ngành HTTTquản lý và chuyên ngành kế toán, mạng internet, tài liệu về DN…

Nội dung các tài liệu bao gồm lý thuyết về kế toán và HTTT, giới thiệu về DN nhưquy mô, cơ cấu tổ chức, quá trình hình thành và phát triển của công ty, tình hình hoạtđộng kinh doanh của Chi nhánh… Những tài liệu do phòng tổ chức hành chính và phòng

kế toán, chế độ chính sách kế toán áp dụng, tình hình tổ chức HTTT kế toán

 Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Tiến hành xây dựng một bảng câu hỏi mở và câu hỏi đóng gồm các phương án trảlời, trong đó câu hỏi đóng chiếm đa số, về trạng bị cơ sở vật chất kỹ thuật, mức độ hàilòng với hệ thống hiện tại của các nhân viên trong phòng kế toán Câu hỏi được thiết kếngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời Các câu hỏi này sẽ được phát cho nhân viên trongphòng kế toán dưới dạng 6 phiếu điều tra tương ứng với 6 nhân viên trong phòng

1.5.2 Tổng hợp phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập những dữ liệu cần thiết từ phiếu điều tra trắc nghiệm và các tàiliệu đã nghiên cứu được, tiến hành xử lý dữ liệu như sau:

Xử lý dữ liệu theo phương pháp định tính: Dùng suy luận logic để đưa ra phánđoán về hệ thống, đánh giá nhận xét về hoạt động cũng như hạn chế của bộ máy kế toántrong DN.

Xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng: Thống kê, tập hợp dữ liệu dưới dạngbảng số liệu, sơ đồ, biểu đồ, sử dụng phần mềm Microsoft Excel

1.6 Kết cấu khoá luận

Khung kết cấu khóa luận được chia làm 3 phần chính với nội dung như sau:

Chương I: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT kế toán và nâng cao hiệu quả hoạtđộng của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội

Chương III: Một số đế xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động HTTT kếtoán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT KẾ TOÁN

VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY VISSAN CHI NHÁNH HÀ NỘI

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT kế toán

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

2.1.1.1 Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực hiện sẽcung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Một doanh nghiệp cần rất nhiềuthông tin thuộc loại khác nhau.” (Hệ thống thông tin kế toán - Lý thuyết - Bài tập - Bàigiải, 2006, NXB Thống kê, trang 12)

HTTT được coi là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của côngnghệ vào tổ chức Xây dựng thành công một HTTT trước hết cần phải hiểu biết về tổchức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về các quá trình hìnhthành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó

HTTT gồm năm thành phần chính là phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu

và con người các thành phần này tương tác với nhau cung hoạt động để đạt mục đíchchung của tổ chức Như những hệ thống khác, HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thốngcon nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý

Trong các tổ chức, HTTT được xây dựng gồm các phân hệ thông tin quản lý chotừng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc

2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

HTTT kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và cácthông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch

HTTT kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho các lĩnh vực kế toán baogồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí và kế toán thuế HTTT kế toán tạo lập các dữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong Công ty, kế toáncác khoản phải trả, kế toán các khoản phải thu, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhậncác thanh toán trên sổ cái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạchchiến lược…

Việc tin học hoá bộ máy kế toán sẽ giúp cho các DN có khả năng cạnh tranh trongnền kinh tế thị trường thông qua các lợi ích:

Tính nhanh chóng: Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa được các thôngtin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanhnghiệp) Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin như là dự toán về các khoản thu chitiền mặt của Công ty, tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dựđoán doanh số các thị trường, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại củangười lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sản xuất.Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin hữu dụng cho những ngườilàm công việc không có sự liên quan đến kế toán như tài chính, nghiên cứu thị trường,nhân sự Như vậy một HTTT kế toán hiện đại với phần mềm ưu việt sẽ đáp ứng thông tinmột cách nhanh chóng bất cứ lúc nào khi người kế toán hoặc những người có liên quancần đến Hơn nữa thông tin được cung cấp là thông tin nhiều chiều từ các lĩnh vực tàichính, nghiên cứu thị trường, quản lý nhân sự, sản xuất

Tính an toàn: Đối với những phần mềm hỗ trợ sao lưu tự động, định kỳ vào các bộlưu trữ dữ liệu thì hầu như dữ liệu được đảm bảo an toàn tuyệt đối Khác với kế toán thủcông khi mà khối lượng các sổ sách giấy tờ rất đồ sộ, việc thất lạc dữ liệu có nguy cơ xảy

ra cao hơn so với kế toán được tin học hoá

Tính không trùng lặp: Nếu như kế toán thủ công có một nhượng điểm lớn là sựtrùng lặp dữ liệu do phải ghi chép vào nhiều sổ sách có liên quan thì kế toán trong điềukiện áp dụng CNTT giúp cho dữ liệu không bị trùng lặp, hơn nữa còn tiết kiệm thời gian

nhập liệu thông tin qua các quy trình.Việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanhchóng giúp giảm thiểu làm việc trên giấy tờ, từ đó tăng năng suất lao động của bộ máy kếtoán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.

Như vậy tổ chức công tác kế toán hợp lý kết hợp với ứng dụng khoa học kỹ thuậttiên tiến hiện đại sẽ đảm bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêucầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thànhcông cụ quản lý kinh tế đắc lực của DN

2.2 Các lý thuyết liên quan đến nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán 2.2.1 Xây dụng HTTT kế toán quản trị

Kế toán ở DN được phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị “Kế toánquản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêucầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật Kế toán,khoản 3, điều 4)

Với mục đích ra quyết định quản lý trong nhiều lĩnh lực hoạt động sản xuất kinhdoanh như: sản xuất, tiêu thụ, tài chính, đầu tư… người lãnh đạo phải thường xuyên nắmbắt những thông tin liên quan đến các lĩnh vực đó Có nhiều nguồn thông tin khác nhau hỗtrợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị, trong đó dựa trên nguồn thông tin từ hệthống kế toán quản trị để ra quyết định thực sự mang lại hiệu quả.Tại Việt Nam, kế toánquản trị chỉ thực sự được tìm hiểu vào đầu những năm 90, được nghiên cứu có hệ thống từnăm 1999 và thuật ngữ “Kế toán quản trị” mới chỉ được ghi nhận chính thức trong Luật

Kế toán ban hành năm 2003 Kế toán quản trị không bắt buộc phải thực hiện trong DN.Tuỳ theo nhu cầu thực tế, DN có thể duy trì hoặc không duy trì hệ thống báo cáo này Vìvậy trong các DN hiện nay người ta thường chỉ quan tâm đến kế toán tài chính mà ít chútrọng đến kế toán quản trị, việc vận dụng hệ thống kế toán phục vụ cho nhà quản trị trongviệc ra quyết định chưa được thực hiện phổ biến

Kế toán quản trị được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong điềukiện nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh, bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thờicủa thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ DN Vì vậy, xây dựng HTTT kếtoán quản trị đang ngày càng trở thành yêu cầu cấp bách trong xây dựng HTTT kế toán

khi mà các DN cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong môitrường cạnh tranh không những ở phạm vị thị trường Việt Nam mà còn mở rộng ra thịtrường khu vực, thị trường thế giới.

2.2.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán

Một HTTT kế toán hiệu quả sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kinh tếtài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp chodoanh nghiệp nâng cao được hiệu quả quản lý tài sản tiền vốn, ổn định về tình hình tàichính Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ tàisản của DN Nó phải đảm bảo cho các tiêu chí tổng quát sau đây:

- Tính có thật: nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.

- Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.

- Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách kế toán.

- Sự phân loại: bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.

- Tính đúng hạn: việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu

2.3.1 Hệ thống chứng từ sổ sách

 Chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Là hệ thống chứng từ phản ánhcác quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chấtphổ biến rộng rãi Đối với lại hệ thống chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thốngnhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là chứng từ sử dụng trong nội bộđơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tếtrên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp Các ngành có thể thêm, bớtmột số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép

và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ

Khoá luận tập trung tìm hiểu hệ thống chứng từ bắt buộc

2.3.3 Kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán

“Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:

Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Các luật lệ và quy định được tuân thủ

Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả” (Hệ thống thông tin kế toán - Lý thuyết - Bài tập - Bài giải, 2006, NXB Thống kê, trang 189)

Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, các nhà quản lí còn phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong doanh

nghiệp bởi vì trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội

bộ của doanh nghiệp Khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội

bộ cũng trở nên to lớn hơn Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh Nó sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.

Kiểm soát nội bộ gồm có các yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát, (2) HTTT kế toán, (3) Thủ tục kiểm soát

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, HTTT kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản

lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời

kỳ Do đó, HTTT kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Khoá luận này chỉ nghiên cứu kiểm soát nội bộ HTTT kế toán trong điều kiệnứng dụng phần mềm đặc biệt là ở khâu nhập và xử lý số liệu

2.3.4 Tổ chức con người

Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong môitrường của DN cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục vận hành công việctrong hoạt động của DN Vì vây, DN muốn hoạt động tốt cần phải có một tổ chức bộ máyhợp lý Nó xem xét cân nhắc đến trình độ, phẩm chất của nhân viên trong một tổ chức, từ

đó có sự sắp xếp nhân sự phù hợp Hơn nữa, CNTT là lĩnh vực đòi hỏi cán bộ chuyêntrách phải được đào tạo bài bản Để đảm bảo triển khai CNTT tại đơn vị mình, một số DN

đã tổ chức hình thành hạ tầng nhân lực CNTT từ đội ngũ có trình độ chuyên sâu về CNTTđến nhân viên biết sử dụng máy tính, việc triển khai đồng bộ sẽ mang lại hiệu quả trongcông tác Đối với Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội hiện chưa có đội ngũ nhân sựchuyên trách về CNTT nên bài khóa luận chỉ nghiên cứu tổ chức con người về cơ cấuchức năng mỗi bộ phận, vấn đề chuyên môn hóa của mỗi phần hành kế toán

2.4 Thực trạng hoạt động của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội 2.4.1 Tổng quan quá trình hình thành và phát triển của Công ty VISSAN

2.4.1.1 Giới thiệu chung

Tên giao dịch ngoài nước: VISSAN LIMITED COMPANY

Tên viết tắt: VISSAN

Tổng giám đốc: Văn Đức Mười

Số Tài khoản: 102010000150518 tại Ngân Hàng Công Thương, Chi Nhánh 7 - Tp HCM - Việt Nam

Địa chỉ: 420 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp HCM

Chi nhánh VISSAN tại Hà Nội

Địa chỉ: 154 Phố Huế, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoai: 04 39435830 - Fax: 04 39435830

2.4.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty VISSAN là một doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Thương MạiSài Gòn, được xây dựng vào ngày 20/11/1970 và chính thức đi vào hoạt động ngày18/05/1974 Đến năm 2006 Công ty Vissan chuyển đổi thành Công ty TNHH Một thànhviên Việt Nam kỹ nghệ súc sản

Với mục đích ngày càng đáp ứng tốt hơn như cầu tiêu dùng của nhân dân các tìnhphía Bắc, ngày 20/02/1997, dưới sự cho phép của UBND Thành phố Hồ Chí Minh vàUBND Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Công ty đã ra quyết định thành lập Chi nhánh Vissan

tại Hà Nội Chi nhánh Hà Nội ra đời đã góp phần đưa các sản phẩm chất lượng của

VISSAN đến gần hơn với người tiêu dùng miền Bắc, đa dạng hoá thị trường thực phẩm,

mở rộng thị trường cho thương hiệu VISSAN

2.4.1.3 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh

Hoạt động của Công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩmthịt heo trâu bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp.Ngoài ra Công ty còn kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác như:kinh doanh ăn uống, nước trái cây, lương thực chế biến, rau củ quả các loại, rau quả chếbiến, các loại gia vị và hàng nông sản

Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, vớidoanh thu và thị phần chiếm lĩnh VISSAN được xem như một doanh nghiệp SX-KDngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước Nhà máy chế biến thực phẩm do Chinhánh Hà Nội quản lý với công suất 3.000 tấn/năm tại Khu Công Nghiệp Tiên Sơn, TỉnhBắc Ninh

2.4.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Với chức năng của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bộ máy tổ chức của Chinhánh được cơ cấu như sau: (trang bên)

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vissan Chi nhánh Hà Nội Nguồn: Tài liệu do Phòng tổ chức hành chính cung cấp

 Chức năng của từng bộ phận

Giám đốc: Là người được đào tạo cơ bản và chuyên sâu, có năng lực chuyên môn,

am hiểu về kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh, là người đưa ra quyết địnhquan trọng các vấn đề chiến lược của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về các hoạt động sảnxuất kinh doanh trước Tổng Công ty, là người đại diện cho Chi nhánh trước nhà nước vàpháp luật

Phó Giám đốc Hành chính: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về các vấn đề liên

quan tổ chức của Chi nhánh, bố trí sắp xếp lao động, giải quyết chế độ và các thủ tục hànhchính, điều hành hoạt động các bộ phận dưới quyền

Giám đốc Chi nhánh Giám đốc

Phòng kinh doanh

Tổ thị trường ngoại tỉnh

Phó Giám đốc Kinh doanh: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về toàn bộ mảngsản xuất kinh doanh của Chi nhánh, điều hành kế hoạch kinh doanh và hoạt động các bộphận dưới quyền.

Phòng Tổ chức hành chính: Làm công tác tổ chức nhân sự, giải quyết chế độ tiềnlương và chính sách cho cán bộ nhân viên theo quy định của nhà nước; tổ chức thực hiệncác quyết định về công tác kế hoạch hóa phù hợp với chiến lược phát triển của Chi nhánh,đảm bảo hiệu quả kinh doanh Giúp Giám đốc tổng hợp thông tin về tình hình sản xuấtkinh doanh, đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Chinhánh, theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật

Phòng kế toán: Lập sổ sách kế toán, phân tích tổng hợp các số liệu về hoạt động tàichính, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp hoạt động đúng hiệuquả lên Giám đốc để có quyết định chính sách kinh doanh phù hợp và kịp thời Bộ phậnnày chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ côngtác kế toán – thống kê – tài chính trong toàn Chi nhánh theo đúng Luật Kế toán.Đồng thờicũng tham mưu, Giám đốc đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết địnhkinh tế, tài chính của đơn vị

Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả mọi hoạt độngkinh doanh, lập và phân tích kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quan hệ khách hàng, chăm sóckhách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, lập các hợp đồng kinh tế, xúc tiến thương mại vàquảng cáo

Phòng sản xuất: Là bộ phận chịu trách nhiệm chế biến những sản phẩm theo sốlượng và chất lượng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới…

2.4.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây

Trong những năm qua, Vissan luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong cả nước SX-KDngành súc sản và rau củ quả Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắctrên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh Cùng với đó, Chi nhánh Vissan HàNội đã góp phần không nhỏ trong thành công chung của toàn DN

126,424

145,005

10,984 12,336 13,5340

20,00040,00060,00080,000100,000120,000140,000160,000

Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ba năm gần đây Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Vissan giai đoạn 2006 - 2011

Dựa vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy tổng doanh thu và lợi nhuậntăng dần qua các năm Quy mô kinh doanh của Chi nhánh ngày càng mở rộng

Năm 2009 tổng doanh thu của Chi nhánh đạt 109,486 tỷ đồng Lợi nhuận đạt10.984 tỷ đồng Đây là năm bước đầu phục hồi sau ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tếthế giới, cùng với khó khăn chung của ngành, Công ty cũng gặp không ít thách thức

Bước sang năm 2010, DN đã cố gắng đẩy mạnh SX-KD cho phù hợp tình hìnhthực tại và đạt được kết quả như sau: Tổng doanh thu đạt 126,424 tỷ đồng tăng 15,5% sonăm 2009, lợi nhuận đạt 12,336 tỷ đồng, tăng 12,3% so với năm 2009

Đến năm 2011 trước bối cảnh lạm phát, giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao,chi phí sản xuất tăng, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu tiêu dùng các sảnphẩm không tăng Trước tình hình đó thì doanh thu của Chi nhánh ở mức ~145 tỷ đồng,tăng 14,7% so vơi năm trước tăng nhưng lợi nhuận đạt ~13.534 tỷ đồng, tăng 9,71% sovới năm 2010

Qua những phân tích trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh của DN ngày càng khả quan Bằng chứng là trong liên tiếp vài năm trởlại đây, doanh thu, lợi nhuận luôn có xu hướng tăng lên Mặc dù trong những năm qua

DN đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức, nhưng đời sống vật chất, tinh thần và

các quyền lợi của các cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn được chú trọng và pháttriển, thương hiệu VISSAN luôn đứng vững trên thị trường.

2.4.2 Phân tích thực trạng của HTTT kế toán tại Chi nhánh Vissan Hà Nội

2.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh theo mô hình tập trung Mọi nghiệp vụ kinh

tế phát sinh được ghi nhận tại Phòng kế toán Các phòng ban khác chỉ làm nhiệm vụ thunhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó chuyến về Phòng kế toán Mô hình này rất phùhợp để vận dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại đó là kế toán máy

Nhân sự tại Phòng kế toán gồm 6 người với sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Chi nhánh

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý,trình độ của cán bộ kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh, Phòng kế toán tài

vụ gồm 5 người, mỗi nhân viên phụ trách một khâu kế toán như sau:

Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Là người có mối liên hệ trực tuyến với các

Kế toán viên khác, có năng lực điều hành và tổ chức, điều hành chung Phòng kế toán,

Kế toán công nợ bán

Kế toán công nợ mua

Kế toán chi phí và tính giá thành

Kế toán trưởng

Quan hệ chỉ đạo trực tiếpQuan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên

tổ chức sản xuất của Chi nhánh Kế toán trưởng liên hệ chặt chẽ với Phó Giám đốc Kinhdoanh, tham mưu cho Ban Giám đốc về các chính sách Tài chính - Kế toán của Công ty,giúp cho Giám đốc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, xây dựng phương án sản xuất,phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn, đồng thời yêu cầucác bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiệnnhững công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng.

Các Kế toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp vềnghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liênquan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước

Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Là người trực tiếp theo dõi, tổng hợptình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phụ liệu, căn cứ vàobảng phân bổ, bảng tổng hợp chi phí sản xuất để cuối tháng ghi vào bảng kê, phản ánhđầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ vào sổ chi tiết liên quan

Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình các loại tài sản cố định, tính khấu haotài sản cố định, kiểm tra việc tập hợp chứng từ của kế toán đơn vị, ghi sổ phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh

Kế toán chi phí và tính giá thành: Làm nhiệm vụ tập hợp phản ánh chi phí sản xuấtkinh doanh, tính giá thành, phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phátsinh, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công và cácchi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phíkhác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất để đề xuấtnhững biện pháp ngăn chặn kịp thời Tính toán hợp lý giá thành sản phẩm hoàn thành củadoanh nghiệp

Kế toán công nợ mua: Theo dõi tình hình thanh toán với người bán, kiêm kế toánthu chi tiền mặt

Kế toán công nợ bán: Theo dõi tình hình nợ phải thu của khách hàng kiêm kế toánthuế, tiền lương và BHXH

Là một doanh nghiệp sản xuất, số lượng công việc cần hạch toán nhiều nên việcphân công như vậy giúp cho kế toán viên chuyên môn hóa trong từng phần hành củamình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách

nhanh chóng Số lượng kế toán viên đảm nhiệm phần hành nào đó phụ thuộc vào khốilượng công việc phát sinh Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi,

có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc, luôn có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ramôi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quyđịnh

 Trình độ CNTT của cán bộ kế toán

Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện choviệc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT chocông tác kế toán được nhanh chóng, hiệu quả cao Qua khảo sát hiện tại 100% cán bộnhân viên tại Phòng kế toán được trang bị đầy đủ kiến thức cơ bản về tin học và CNTT.Ngoài các kiến thức tin học căn bản, tin học văn phòng, khi triển khai phần mềm, nhânviên trong phòng cũng được tham gia đạo tạo trang bị kiến thức về phần mềm hiện tạiđang sử dụng

2.4.2.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán

 Hình thức sổ kế toán: Dựa vào đặc điểm của một DN sản xuất chế biến trongngành công nghiệp thực phẩm, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều đòi hỏi kếtoán phải cung cấp được nhưỡng thông tin chi tiết và kịp thời theo yêu cầu quản lý nênChi nhánh đã lụa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ” Đây là hình thức sổkhoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp, hạn chế ghi chép hàng ngày và phù hợpvới qui mô của Chi nhánh Hình thức này kết hợp được nhiều chỉ tiêu trên một sổ nên cólợi cho việc cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị Việc sử dụng hình thức sổ nàyđảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn hoá và phâncông lao động kế toán tại Chi nhánh Tuy nhiên, hệ thống sổ này phức tạp về kết cấu, gâycản trở cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu, đòihỏi trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán phải vững vàng Tại Công ty các sổ sáchnhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng và có hệ thống, bám sátchế độ quy định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành

 Hệ thống chứng từ kế toán