TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?. hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không
Trang 1TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG
Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có
lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả
Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ
Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào
Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chức đựng các
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định
Trang 2quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ
Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:
Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office) Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính
Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin? Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn Tất cả những phân loại
hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A
Trang 3đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác
