Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của trường đại học hải dương

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THANH THỦY

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương

Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chƣa từng đƣợc công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác, các tài liệu tham khảo đã đƣợc chú thích

TÁC GIẢ

Tạ Thị Thanh Thủy

LỜI CẢM ƠN

Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Hiệu trưởng Trường Đại học Hải Dương, Lãnh đạo và cán bộ nhân viên Trung tâm Nghiên cứu thực hành Du lịch và Lữ hành cùng các đơn vị tác giả đến khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu: Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Quản lý Đào tạo; phòng Công tác Học sinh – Sinh viên và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới

TS Nguyễn Liên Hương - Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện

đề tài./

Tạ Thị Thanh Thủy

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

6 Nguồn tư liệu tham khảo 5

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Bố cục của luận văn 7

PHẦN NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 9

1.1 Khái quát về Trường Đại học Hải Dương 9

1.1.1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương 9

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương

10

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 10

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 11

1.1.2.3 Đội ngũ cán bộ 13

1.1.2.4 Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây 14

1.1.2.5 Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 15

1.2 Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 16

1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 16

1.2.1.1 Khối lượng tài liệu 16

1.2.1.2 Thành phần tài liệu 17

1.2.1.3 Nội dung tài liệu 18

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường 22

1.2.2.1 Tài liệu có giá trị thực tiễn 22

1.2.2.2 Tài liệu có giá trị khoa học 23

1.2.2.3 Tài liệu có giá trị lịch sử 23

1.3 Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình

thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 24

1.3.1 Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường

24

1.3.2 Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ 25

1.3.3 Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu đã xây dựng 27

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: 28

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 29

2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 29

2.1.1 Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải Dương 29

2.1.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 30

2.1.2.1 Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 30

2.1.2.2 Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 31

2.1.3 Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương 32

2.1.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành 32

2.1.3.2 Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 33

2.1.3.3 Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu 33

2.1.3.4 Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 35

2.2 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 36

2.2.1 Các khái niệm cơ bản 36

2.2.2 Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 37 2.2.3 Trách nhiệm quản lý 38

2.2.3.1 Trách nhiệm của lãnh đạo 38

2.2.3.2 Trách nhiệm của nhân viên 40

2.2.4 Xây dựng các quy trình tác nghiệp 41

2.2.4.1 Căn cứ xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu 41

2.2.4.2 Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 43

2.2.4.3 Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành

trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương 47

2.2.5 Kế hoạch hướng dẫn thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 55

2.2.5.1 Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 55

2.2.5.2 Thời gian dự kiến thực hiện 57

2.2.5.3 Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 58

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: 59

CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 60

3.1 Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương 60

3.1.1 Những thuận lợi khi áp dụng quy trình 60

3.1.1.1 Hệ thống văn bản pháp lý, văn bản hướng dẫn cụ thể 60

3.1.1.2 Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo 61

3.1.2 Những khó khăn khi áp dụng quy trình 62

3.1.2.1 Nhận thức và thói quen làm việc của môt bộ phận cán bộ, nhân viên còn hạn chế 62

3.1.2.2 Kinh phí đầu tư còn hạn chế 63

3.2 Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 64 3.2.1 Chuẩn bị điều kiện về nhân lực 64

3.2.2 Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất 65

3.3 Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 66

3.3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong Đại học Hải Dương 66

3.3.2 Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Đại học Hải Dương 68

3.3.3 Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 69

3.3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn 70

3.3.5 Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu 71

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: 72

KẾT LUẬN 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

DANH SÁCH PHỤ LỤC 79

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của mỗi quốc gia Giá trị của tài liệu lưu trữ đã được công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi

cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác nhất Đối với sự nghiệp giáo dục đặc biệt là giáo dục đại học thì hồ sơ, tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc không chỉ phản ánh đường lối, chính sách quản lý của Đảng và Nhà nước mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý, đào tạo học sinh, sinh viên Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, có chức năng đào tạo nguồn nhân lực của tỉnh cũng như các khu vực khác trong cả nước Lãnh đạo các Bộ, Sở, Ban, Ngành luôn luôn quan tâm, tạo điều kiện để Trường Đại học Hải Dương ngày càng phát triển, có chất lượng tốt Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập chịu sự quản lý của UBND Hải Dương nhưng từ trước đến nay Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh chưa tiến hành thu thập tài liệu Chính điều này đòi hỏi Nhà trường phải chủ động triển khai việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trường Thêm vào

đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu còn bộc lộ nhiều bất cập về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như các nghiệp vụ liên quan (lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng.) Tất cả nguyên nhân trên đặt ra yêu cầu cấp thiết nhất đối với việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Nhà trường Một quy trình khoa học và phù hợp sẽ giúp chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tránh được tình trạng mất, thất lạc tài liệu và các rủi ro khác Mặt khác nếu xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tốt ở Đại học Hải Dương có thể là một căn cứ, mô hình tham khảo cho các

trường cao đẳng, đại học khác thuộc địa phương quản lý

Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài

“Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong

hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài luận văn thạc sỹ Trên cơ

sở lý luận và qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi mong muốn đưa ra được một quy trình quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động Nhà trường

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lưu trữ, chúng tôi xác định đối tượng nghiên cứu là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi tập trung làm rõ những vấn đề sau:

Thứ nhất: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý

hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;

Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong

hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Thứ ba: Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

- Khảo sát về hoạt động của Trường Đại học Hải Dương (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức)

- Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;

- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương;

- Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;

- Căn cứ vào văn bản pháp lý, văn bản hướng dẫn của Nhà nước để xây dựng

và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Nghiên cứu tham khảo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng nó vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, đồng thời qua khảo sát, đánh giá về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình quản lý hồ

sơ, tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp áp dụng quy trình vào thực tế Sản phẩm

cụ thể là quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư, giai đoạn

lưu trữ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ở nước ta không phải là đề tài mới Vấn đề này đã được đề cập ở một số nghiên cứu như: Báo cáo nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp cử nhân

* Các luận văn thạc sỹ, các khóa luận tốt nghiệp đề cập đến vấn đề quản lý

hồ sơ, tài liệu lưu trữ như:

- Luận văn “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt

động của hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam - BIDV” năm 2014 của học viên Nguyễn Văn Trìu;

- Luận văn “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng

trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2013 của học viên Vũ

Thị Tân;

- Luận văn “ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại cơ quan Trung ương

Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam”năm 2013 của học viên Nông Thị Ánh Phượng;

- Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa

bàn Hà Nội – Thực trạng, giải pháp” năm 2013 của học viên Ngô Thị Kiều Oanh;

- Luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu

trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội” năm 2013 của học viên Phạm Thị Hạnh;

- Luận văn “Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng - Thực trạng và

giải pháp” năm 2010 của học viên Hoàng Văn Thanh;

- Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh

Bình, thực trạng và giải pháp” năm 2009 của học viên Nguyễn Hằng Thủy;

- Luận văn “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập

hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội”năm 2008 của học viên Trần Thị Kim Oanh;

- Khóa luận tốt nghiệp “ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp

để nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác

giả Cam Anh Tuấn;

- Khóa luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan

nhà nước” khóa 2001 – 2005 của tác giả Hồ Anh Tú

Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp đã đưa ra những cơ sở lý luận và vận dụng để xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam

Một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như:, “Những

điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của tác giả Nguyễn Trọng

Biên số 3 năm 2002 ; “Thu thập tài liệu lưu trữ đưa vào các trường đại học”của tác giả Nguyễn Trọng Biên, số 5 năm 2003; “ Một số vấn đề xây dựng và áp dụng tiêu

chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả Nguyễn Ngọc

Đồng, số 1 năm 2005;

Như vậy, có thể nói vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu

ở một số hình thức và góc độ khác nhau, từ việc nghiên cứu lý luận đến vận dụng vào thực tiễn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các cơ quan cụ thể Đã có một số công trình nghiên cứu về vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng, đại học, tuy nhiên do đặc thù riêng, xét về khía cạnh quản lý, phạm vi hoạt động, chức năng cơ cấu tổ chức của từng trường khác nhau nên mỗi trường sẽ có những vấn đề được nghiên cứu khác nhau Đối với Trường Đại học Hải

Dương, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là áp dụng cho trường đại học công lập thuộc địa phương quản lý Điều này sẽ giúp bảo quản an toàn khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và có thể tổ chức tốt cho việc khai thác sử dụng phục vụ cho công việc chung Quy trình được xây dựng có thể áp dụng cho các trường đại học công lập thuộc địa phương khác quản lý

6 Nguồn tư liệu tham khảo

Để thực hiện dề tài này, chúng tôi dựa trên những nguồn tài liệu sau:

* Nhóm tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2008 bao gồm các tài liệu hướng dẫn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008

* Các giáo trình và luận văn có liên quan đến việc xây dựng và triển khai áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chứcnhư:

- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;

- Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của nhóm tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh: NXB Hà Nội, 2006;

- Các luận văn Thạc sỹ được lưu tại tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

* Các văn bản pháp luật quy định về công tác lưu trữ:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Luật lưu trữ;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 thánh 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

* Các bài báo khoa học đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam

Ví dụ: “Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học” của

tác giả Nguyễn Trọng Biên số 3, năm 2002 [7, t79 - 80]

* Các văn bản quy định hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Ví dụ: - Quyết định số 285/QĐ-ĐHKTKT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương về việc ban hành cơ cấu tổ chức;

- Quy chế công tác văn thư – lưu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 của Hiệu trưởng Trường đại học Hải Dương)

* Một số trang web như:

- www.tcvn.gov.vn;

- www.luutruvn.gov.vn

7 Phương pháp nghiên cứu

Khi tiến hành thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin: cụ thể là quan điểm nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái nhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của vấn đề với thực tế nghiên cứu

- Phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống: được vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Trường Đại học Hải Dương, qua đó xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của Nhà trường

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Để tiến hành nghiên cứu đề tài, tôi tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương để đảm bảo tính xác thực của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường

- Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập được từ thực tế và từ tài liệu tham khảo, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng nội dung để giải quyết các vấn đề

- Phương pháp phỏng vấn và phương pháp quan sát tham dự vào thực tế Hai phương pháp này đem lại số liệu, kết quả chân thực, chính xác, phản ánh tương đối chính xác vấn đề phỏng vấn

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1 Sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý

hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương

Ở chương này, chúng tôi giới thiệu sơ lược về sự ra đời, phát triển của Trường Đại học Hải Dương; khảo sát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường; phân tích sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Chương 2 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Ở chương này, chúng tôi phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương, đánh giá những ưu điểm và hạn chế; Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu

Chương 3 Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

Ở chương này, chúng tôi phân tích những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương; phân tích các điều kiện để áp dụng quy trình; đề xuất các biện pháp

áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào trong thực tế

Để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả của việc quản lý hồ sơ, tài

liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương đòi hỏi cần

có những giải pháp đồng bộ, phù hợp, được tổ chức thực hiện một cách thống nhất

và khoa học tại tất cả các đơn vị phòng, khoa, trung tâm trong Nhà trường Trong

các giải pháp đó, việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong đã được xây dựng

trong quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong Trường Đại học Hải

Dương có thể coi là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong giai đoạn hiện nay

Trong đề tài, chúng tôi không đi sâu vào nghiên cứu, phân tích một giải pháp mà đề

xuất những công viêc cụ thể và trình tự các bước thực hiện để có thể quản lý, kiểm

soát và tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của

Trường Đại học Hải Dương, chúng tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng

góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ tại cơ

quan để có thể hoàn thiện đề tài và phục vụ cho việc thực hiện thực tế trong phạm vi

Nhà trường

Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với

TS Nguyễn Liên Hương – người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành

luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã tận tình truyền đạt cho

tôi những kiến thức quan trọng trong suốt khóa học cao học Lưu trữ học 2013 –

2015 Đồng thời, tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trường Đại học Hải

Dương, các bạn, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn

Học viên

Tạ Thị Thanh Thủy

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG

ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1 Khái quát về Trường Đại học Hải Dương

1.1.1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương

Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, được thành lập theo Quyết định số 1258/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 26 tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương [30] và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ [32]

Với truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển, Nhà trường có uy tín trong việc giảng dạy các bậc Trung cấp, Cao đẳng, Đại học theo các khối ngành Kinh tế -

Kỹ thuật - Xã hội Xuất phát điểm là Trường Trung cấp Quản lý Kinh tế Hải Hưng thuộc Ban Đào tạo và Tuyển sinh Hải Hưng được thành lập năm 1979 trên cơ sở thống nhất 03 trường của 03 ngành: Tài chính, Kế hoạch và Lao động; Năm 1993, sáp nhập Trường Thương nghiệp của Sở Thương mại (nguyên từ Trường Thương nghiệp được thành lập vào năm 1960 trực thuộc Bộ Nội thương chuyển giao về Tỉnh) Sau đó, Trường được đổi tên thành Trường Trung cấp Kinh tế Hải Hưng trực thuộc Sở Giáo dục Hải Hưng

Năm 2001, Nhà trường được nâng cấp thành Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dương theo Quyết định số 272/2001/QĐ-BGD&ĐT– TCCB ngày 11/01/2001 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

Năm 2007, Nhà trường được chuyển lên trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương; thực hiện vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết định

số 1993/QĐ-UBND, ngày 04/6/2007 (nay là Quyết định số 1483/QĐ-UBND, ngày 07/6/2010) của UBND tỉnh Hải Dương

Năm 2011, Nhà trường được tiếp tục được nâng cấp thành Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương theo Quyết định số 1258/2011/QĐ-TTg ngày 26/7/2011 của Thủ tướng Chính phủ và được đổi tên thành Trường Đại học Hải Dương theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 Đây là Trường Đại học công lập đầu tiên trực thuộc Tỉnh, là kết quả sau phấn đấu của toàn thể cán bộ giảng viên, công nhân viên trong Trường, đặc biệt là đội ngũ Ban Giám hiệu Nhà trường.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Căn cứ Theo Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13 ngày 18 tháng 6 năm

2012 của Quốc hội khóa XIII [19, t.12] , Điều lệ Trường Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ [13, t17], hoạt động của Trường Đại học Hải Dương bao gồm:

a) Chức năng

Trường Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương có chức năng đào tạo sinh viên có trình độ đại học, cao đẳng thuộc các khối ngành kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ giáo dục và đào tạo theo quy định của Pháp luật

Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật Trường

có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản riêng tại ngân hàng và kho bạc nhà nước

b) Nhiệm vụ

Một số nhiệm vụ cơ bản của Nhà trường hiện nay là tổ chức đào tạo bồi dưỡng cũng như thực hiện các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình đào tạo các ngành nghề được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; Xây dựng và triển khai các chương trình, nội dung đào tạo trên cơ sở các chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu thực tiễn của xã hộ; Để đáp ứng yêu cầu tổ chức thực hiện nhiệm vụ và công tác quản lý từ ngày thành lập đến nay nhà trường đã thường

xuyên củng cố hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực lao động để tcó một tập thể cán bộ công chức với bộ máy tổ chức hoạt động tương đối nhịp nhàng

Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, đại học khi được sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền và theo đúng quy định của pháp luật Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập với ngành nghề Nhà trường được phép đào tạo trên cơ sở khung chương trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định

Tổ chức đào tạo và hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình, ngành nghề đào tạo đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan có thẩm quyền cho phép, công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định

Tổ chức tuyển sinh và quản lý sinh viên theo quy định Phối hợp quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển

Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học, kết hợp đào tạo nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác đào tạo nhằm tiếp cận khoa học hiện đại Tổ chức công tác đào tạo hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học theo quy định chung của Nhà nước Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm mục tiêu giáo dục, liên kết với các cơ quan hữu quan nhằm phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo

Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính tài sản, đất đai được giao theo quy định

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương gồm có:

* Ban Giám hiệu

- Phòng Quản lý Đào tạo;

- Phòng Hợp tác đào tạo;

- Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lƣợng;

- Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên;

- Ban Bảo vệ, quản lý tài sản Liên Hồng;

- Khoa Tài chính – Ngân hàng;

- Khoa Kế toán – Kiểm toán;

- Khoa Sƣ phạm kỹ thuật;

- Khoa Điện tử truyền thông;

- Khoa Cơ điện lạnh;

- Khoa Công nghệ thông tin;

- Khoa Chăn nuôi thú y

- Phát triển nông thôn

* Các Trung tâm:

- Trung tâm Y tế và Thể dục thể thao;

- Trung tâm Đào tạo và Bồi dƣỡng cán bộ;

- Trung tâm Nghiên cứu khoa học;

- Trung tâm Ngoại ngữ;

- Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kinh tế - xã hội – tổng hợp;

- Trung tâm thực hành và chuyển giao công nghệ kỹ thuật tổng hợp;

- Trung tâm Thông tin Thƣ viện;

- Trung tâm Hỗ trợ đào tạo;

- Trung tâm phục vụ đời sống việc làm;

- Trung tâm Quản lý Ký túc xá

(Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương xem tại phụ lục số 01)

1.1.2.3 Đội ngũ cán bộ

Số lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên của nhà trường hiện nay tương đối đông Theo số liệu thống kê mới nhất từ Phòng Tổ chức Cán bộ tính đến tháng 4 năm 2015 thì tổng số cán bộ giảng viên của trường là 348 người trong đó: có 02 GS, PGS, 24 tiến

sĩ, 16 nghiên cứu sinh, 124 thạc sỹ, 99 học viên cao học, 9 sau đại học, 54 đại học 10 cao đẳng, 10 trung cấp

Bảng 1.1 Số liệu số lượng đội ngũ giảng viên Trường Đại học Hải Dương [3, t8]

Là một trường đại học mới được thành lập hiện nay đội ngũ giảng viên của nhà trường chủ yếu là đội ngũ trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong giảng dạy Hiện nay với chính sách khuyến khích học nâng cao trình độ đội ngũ giảng viên đã hăng hái tham gia đi học cao học và nghiên cứu sinh tại các trường có uy tín và chất lượng với các ngành khác nhau

1.1.2.4 Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây

Trải qua hàng chục năm xây dựng và phát triển, quy mô và chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày một tăng lên Quy mô đào tạo của Nhà trường năm 2009 –

2010 là trên 9000 học sinh, sinh viên với 17 chuyên ngành thuộc các hệ Cao đẳng, Trung cấp, Nghề và đào tạo Liên thông Trung cấp – Cao đẳng, liên kết đào tạo Liên thông Cao đẳng – Đại học; tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo Sau Đại học Cụ thể:

Quy mô đào tạo của Nhà trường trong các năm học gần đây

HSSV

Trong đó

Ghi chú

đẳng

Trung cấp Nghề

Bồi dưỡng

Liên kết

Bảng 1.2 Số liệu thống kê số lượng sinh viên của ĐHHD [5, t30]

Như vậy, trong giai đoạn 2006 - 2012, quy mô đào tạo Nhà trường tăng nhanh hằng năm, bình quân tăng 1,0 – 1,9% Năm học 2006 - 2007, quy mô học sinh – sinh viên là 2.428, tỷ lệ tăng so với năm trước là 20% Nếu năm học 2001-

2002 là năm học đầu tiên Nhà trường được thành lập quy mô đào tạo chỉ 500 học sinh sinh viên thì đến năm học 2009 - 2010, quy mô đào tạo tăng gấp 18 lần, năm

2010 - 2011 tăng gấp trên 20 lần

Với tốc độ phát triển, quy mô đào tạo như vậy đến giai đoạn năm 2011-2015 Nhà trường dự tính sẽ đạt mức quy mô ổn định khoảng 8000 - 10.000 sinh viên; giai

đoạn sau năm học 2015 - 2016 đến 2020 sẽ đạt mức quy mô ổn định khoảng 23.000

- 25.000 học sinh, sinh viên Đối chiếu với định hướng quy hoạch của Chính phủ tại Quyết định số 121/2007/QĐ-TTg ngày 27/7/2007 phê duyệt quy hoạch mạng lưới trường đại học giai đoạn 2006-2020: “Các trường đại học, học viện đào tạo các ngành nghề kỹ thuật – công nghệ, kinh tế, luật, sư phạm và các lĩnh vực khác có gắn với kinh tế - kỹ thuật: khoảng 15.000 sinh viên quy đổi thì quy mô đào tạo của Nhà trường đạt chuẩn của một trường đại học

Các ngành đào tạo bậc đại học đang được tiếp tục mở rộng Năm 2009, Nhà trường triển khai đào tạo được 08 ngành học hệ Cao đẳng, Trung cấp: 03 ngành Kinh tế, 03 ngành Kỹ thuật, 02 ngành Quản lý xã hội với 17 chuyên ngành Năm

2011, sau khi Trường được nâng cấp lên đại học, ngay sau đó Trường được đào tạo thêm 01 ngành Kế toán bậc Đại học và gần 01 năm tiếp theo mở thêm được 09 ngành đào tạo đại học

Đó là một sự phát triển vượt bậc của Nhà trường trong những năm gần đây Chỉ trong thời gian ngắn đã có những bước chuyển mình đáp ứng hợp lý, kịp thời, phù hợp với sự phát triển của xã hội

1.1.2.5 Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

Về diện tích đất: Diện tích đất của Nhà trường bao gồm 23,7 ha Cụ thể:

Cơ sở 1: Trụ sở và cơ sở đào tạo chính hiện nay với diện tích đất gồm 02 ha

tại Khu 8 phường Hải Tân, ở giữa số 1002 và 1004, đại lộ Lê Thanh Nghị (đi thẳng vào 200m), thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương;

Cơ sở 2: Trụ sở của Trường từ năm 2013 trở đi với diện tích quy hoạch là 21,7 ha, tại xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương và nằm trong quy hoạch diện tích đất xây dựng khu liên hợp thể thao, văn hóa, y tế, giáo dục ở phía Nam cầu Lộ Cương

Trường được lãnh đạo tỉnh có chủ trương giao Trường quản lý, sử dụng và khai thác Khu ký túc xá sinh viên tập trung do Tỉnh đầu tư với tổng diện tích quy hoạch 21 ha (Trong đó: Giai đoạn 1 gồm 11,2995 ha đã hoàn thành công tác đền

bù giải phóng mặt bằng theo Dự án đầu tư xây dựng đã được phê duyệt ngày 20/11/2009) nằm trong khu liên hợp thể thao, văn hóa, y tế, giáo dục ở phía Nam

cầu Lộ Cương thuộc địa phận xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương (Thông báo số 25/TB-VP của UBND tỉnh Hải Dương và Thông báo số 122-TB/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy)

Như vậy, Tổng diện tích đất của Trường gồm có: Cơ sở 1: 1,9862 ha + Cơ sở 2: 21,7708 tại Nam cầu Lộ Cương = 23,757 ha

Diện tích xây dựng tại cơ sở 1: 15.575 m2 Trong đó: 2170 m2 Phòng học (40 phòng); 540 m2

Phòng thực hành (9 phòng); 677m2 Giảng đường trung tâm (300 chỗ ngồi); 810 m2 Ký túc xá; 360 m2 Nhà ăn tập thể; 1.018 m2 Nhà làm việc của cán

bộ, giảng viên và phòng khách; 10.000 m2 sân vận động

Trang thiết bị phục vụ dạy học: Hiện 100% các phòng học, thực hành, thí nghiệm trong trường đều có máy chiếu Projecto Trong đó: 10 phòng học còn có hệ thống camera phục vụ đặc trách công tác thi, kiểm tra; 5 phòng máy vi tính (25-36 máy/ phòng); 4 phòng thí nghiệm, thực hành Điện – Điện tử - Nhiệt lạnh; 02 phòng thực hành công nghệ quản lý kinh tế - tài chính; 42 máy chiếu Projector [2, t12]

1.2 Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

1.2.1.1 Khối lượng tài liệu

* Theo khảo sát tại tại Phòng Tổng hợp tính từ năm 1996 đến năm 2015, tài liệu là tập lưu văn bản của Trường Đại học Hải Dương gồm số lượng như sau:

Bảng 1.3 Tổng hợp số lượng văn bản đi – đến tại Phòng Tổng hợp [1, t12]

* Số lượng hồ sơ bảo quản tại các phòng chức năng hiện có hơn 4000 hồ sơ chuyên môn về: công tác tuyển sinh, hồ sơ học sinh – sinh viên, hồ sơ về cán bộ, khen thưởng, thanh tra tương đương với 200m giá tài liệu được bảo quản tại 02 phòng với tổng diện tích 40m2

1.2.1.2 Thành phần tài liệu

Trường Đại học Hải Dương nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực về lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật, quản trị du lịch, góp phần cho sự phát triển giáo dục của tỉnh Hải Dương nói riêng và cả nước nói chung Trong quá trình Trường thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra những thành phần tài liệu sau:

- Khối TL hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Hải Dương bắt đầu từ trường Trung cấp cho đến đại học như hiện nay Hồ sơ, TL bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan phát hành và công văn đến từ các cơ quan, đơn

vị chủ quản, các cơ quan chuyên môn như Bảo hiểm xã hội, Tỉnh ủy Hải Dương, Tỉnh Đoàn Hải Dương …

- Khối TL Kỹ thuật: bao gồm chủ yếu là các tài liệu xây dựng cơ bản hình thành trong quá trình thực hiện xây mới, sửa chữa các công trình như: các cơ sở làm việc của Trường Đại học Hải Dương bao gồm các tòa nhà, phòng học, lán xe, nhà đa năng…

- Khối TL liệu điện tử: gồm các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của cán bộ, giảng viên, chuyên viên như tài liệu về thông tin sinh viên, các dữ liệu cá nhân, dữ liệu điểm, dữ liệu thực hiện các giao dịch qua mạng internet, dữ liệu trên hệ thống phần mềm quản lý thông tin nội bộ

- Khối TL ghi âm, ghi hình: bao gồm TL hình thành trong hoạt động quảng

bá thương hiệu hình ảnh của Nhà trường và các sự kiện quan trọng như hội nghị nghiên cứu khoa học, liên kết hợp tác, trao bằng tốt nghiệp, đại hội Cán bộ Viên chức, liên hoan tiếng hát Sinh viên, kỷ niệm ngày thành lập ngành (20/11)

- Khối TL nghiên cứu khoa học: bao gồm những tài liệu phản ảnh quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực giáo dục, kinh tế xã hội, an ninh chính trị, kỹ thuật, ngân hàng và các lĩnh vực liên quan đến kinh tế khác của lãnh đạo, cán bộ, giảng viên trong toàn trường [4, t25]

TL hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương khá đa dạng

về loại hình Trong đó do tính chất nghiệp vụ của hoạt động giáo dục, chính vì vậy khối tài liệu về đào tạo, tuyển sinh, nhân lực là nhiều hơn cả Bên cạnh đó, trong một vài năm gần đây cùng với sựát triển của khoa học, công nghệ đặc biệt là ngành công nghệ thông tin, chính vì vậy, khối tài liệu điện tử cũng đang trở thành khối tài liệu chính hình thành trong các hoạt động nghiệp vụ của Trường Đại học Hải Dương Đây cũng là xu hướng phát triển chung của hệ thống giáo dục đào tạo và cũng là sự đổi mới đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu ở nước ta hiện nay

1.2.1.3 Nội dung tài liệu

Trường Đại học Hải Dương là đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương có nhiệm vụ đào tạo nhân lực, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài; nghiên cứu khoa học, công nghệ tạo ra tri thức, sản phẩm mới, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và hội nhập quốc tế; Cũng giống như

các trường đại học khác Trong quá trình hoạt động, Nhà trường sản sinh ra một khối lượng tài liệu nhất định, phản ánh các nội dung như sau:

- TL về chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Trường;

- TL về hồ sơ, các buỗi lễ kỷ niệm, các cuộc họp;

- TL về công tác văn thư: Sổ quản lý đi – đến, các tập lưu văn bản;

- TL về công tác khiếu nại tố cáo;

- TL về công tác thanh tra

- Tài liệu về Kế hoạch, báo cáo công tác của Trường

- TL về thành lập trường, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường

- TL về kiện toàn tổ chức bộ máy của Trường và các đơn vị trực thuộc;

- TL về việc tiếp nhận, tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm,

đề bạt, phân công công tác cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, lao động;

- TL về nâng lương, điều chỉnh lương, về phụ cấp, trợ cấp đối với cán bộ nhân viên;

- TL về thi đua, khen thưởng, kỷ luật cán bộ giảng viên;

- TL quản lý lao động sử dụng lao động ngắn hạn, dài hạn;

- TL nghỉ hưu, thôi việc, mất sức

* Tài liệu phản ánh công tác đào tạo, tuyển sinh

- TL về công tác tuyển sinh;

- TL về xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch đào tạo chung của Nhà trường;

- TL về chương trình giảng dạy;

- TL về phân loại sinh viên, thi đua, khen thưởng, kỷ luật sinh viên;

- TL về thi tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp;

- TL mở các ngành đào tạo mới;

- TL về học sinh sinh viên như: Học bạ, bằng tốt nghiệp Phổ thông trung học, giấy ưu tiên, chứng nhận sức khỏe…

- TL tuyên truyền, quảng bá các hoạt động của Nhà trường;

- TL về quản lý các dự án hợp tác đào tạo trong nước và quốc tế;

- Tài liệu về tổ chức các hội nghị hội thảo liên kết về lĩnh vực đào tạo;

- TL thí sinh trúng tuyển, bàn giao nhập học qua các năm

* Tài liệu phản ánh chế độ kế toán

- TL về kế hoạch ngân sách dài hạn, ngắn hạn cho các trương trình mục tiêu, đào tạo, xây dựng cơ bản, nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học…

- TL lập dự toán ngân sách;

- TL về chi tiêu ngân sách hàng năm;

- TL phí thu, chi thường xuyên;

- TL hợp kiểm kê tài sản cố định hàng năm;

- TL chứng từ thanh quyết toán;

- Sổ theo dõi chi tạm ứng;

- Sổ theo dõi quyết toán;

- TL về vốn xây dựng cơ bản, kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản;

- TL về duyệt và cấp kinh phí cho các đơn vị;

- TL thu chi về đóng bảo hiễm xã hội, bảo hiểm y tế hàng năm;

* Tài liệu phản ánh hoạt động quản lý học sinh – sinh viên

- TL hướng dẫn giáo dục và quản lý học sinh – sinh viên;

- TL thực hiện chế độ ưu đãi đối với sinh viên như: gia đình chính sách, xét học bổng, miễn giảm học phí;

- TL về xây dựng nội quy, quy định của ký túc xá, kế hoạch nâng cấp cơ sở

hạ tầng, trang thiết bị cho kí túc xá;

- TL về các đợt kiểm tra nề nếp, vệ sinh môi trường, tài chính của ký túc xá;

- Hồ sơ học sinh – sinh viên;

- TL hoạt động đoàn, công tác xã hội

* Tài liệu phản ánh về cơ sở vật chất của Nhà trường

- TL về việc mua sắm trang thiết bị;

- TL an toàn lao động, phòng chống cháy nổ;

- TL về quản lý trang thiết bị, sử dụng tài sản, thanh lý tài sản;

- TL thiết kế, thi công các hạng mục công trình trong trường;

- TL về sửa chữa, cải tạo các hạng mục nhỏ của trường;

* Tài liệu nghiên cứu khoa học

- TL về hoạt động khoa học hàng năm như: hội nghị khoa học, hội thảo khoa học, đổi mới khoa học, chuyển giao công nghệ;

- TL hướng dẫn triển trai các đề tài khoa học;

- Hồ sơ từng đề tài khoa học qua các năm bao gồm: Phiếu đăng ký đề tài,phiếu thuyết minh, đề cương nghiên cứu, quyết định bổ nhiệm đề tài, quyết định phê duyệt đề tài, báo cáo điều tra khảo sát, biên bản hội thảo, báo cáo kết quả nghiên cứu, Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu, biên bản nghiệm thu, đánh giá các phản biện)

- TL về biên soạn, nghiệm thu các đề tài bài giảng, giáo trình môn học;

* Tài liệu xây dựng cơ bản

- TL là các bản vẽ thiết kế thi công các hạng mục công trình trong Nhà

* Tài liệu phản ánh hoạt động của các khoa

Trong quá trình hoạt động, các khoa trực thuộc Trường Đại học Hải Dương chủ yếu sản sinh ra các loại tài liệu:

- Chương trình, kế hoạch đào tạo của Nhà trường theo các năm;

- TL quản lý giảng viên, nhân viên, sinh viên trực thuộc khoa;

- TL biên soạn chương trình, giáo trình giảng dạy, học tập;

- TL về bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ giảng viên trong các khoa;

- TL kết quả các kỳ thi, kiểm tra học kỳ, hết môn học của các khoa;

- TL về sơ kết, tổng kết năm học, sổ sách ghi chép các cuộc họp hội thảo của các khoa;

- Sổ theo dõi chi tiêu nội bộ;

- Các báo cáo, niên luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường

1.2.2.1 Tài liệu có giá trị thực tiễn

Thực tiễn đã chứng minh rằng bất cứ cơ quan nào dù lớn hay dù nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp, trường học, doanh nghiệp khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều tìm đến

hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm bằng chứng để giải quyết công việc, tra tìm những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương, chính sách đề ra các quyết đinh về quản lý

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Hải Dương phản ánh hoạt động, chức năng nhiệm vụ của mình Tài liệu phản ánh hoạt động giáo dục đào tạo, góp phần quan trọng trong công tác cải đổi mới giáo dục của toàn ngành Thông qua các hồ sơ chuyên môn về đào tạo, tuyển sinh, nâng cao trình độ nguồn nhân lực mà có thể lập báo cáo, thực hiện lên các phương án chiến lược đào tạo, xếp hạng, đánh giá thứ hạng lâu dài Chính những loại tài liệu này còn phục vụ cho quá trình thanh tra, kiểm tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND tỉnh Hải Dương, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dương

Thông tin trong tài liệu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý

đặc biệt là trong hoạt động giáo dục đại học Nguồn thông tin có độ chính xác cao

sẽ giúp Ban Giám hiệu, lãnh đạo đơn vị sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp với thực tiễn công việc và mang lại hiệu quả cao Hiện nay do sự phát triển của công nghệ, khoa học kỹ thuật nên có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau Để lựa chọn được nguồn thông tin tốt và chính xác là điều cần thiết Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Hải Dương phản ánh chức năng, hoạt động giáo dục trên cơ sở cung cấp đội ngũ nhân lực về kinh tế, kỹ

thuật phục vụ cho công cuộc xây dựng phát triển sự nghiệp của tỉnh Hải Dương, của toàn bộ xã hội Nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường rất đa dạng như thông tin pháp lý, thông tin giáo dục thời đại, thông tin kinh tế, thông tin kỹ thuật Tài liệu có thể cung cấp thông tin quá khứ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, là căn cứ để lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành tổ chức giáo dục

1.2.2.2 Tài liệu có giá trị khoa học

Trong công tác nghiên cứu khoa học, việc tham khảo những TL, công trình nghiên cứu đã ra đời trước, có nội dung và đối tượng nghiên cứu liên quan đến vấn

đề, sự việc mà đề tài nghiên cứu đề cập là rất quan trọng TL hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương là kho tư liệu vô cùng phong phú phục vụ cho việc nghiên cứu các đề tài liên quan đến vấn đề giáo dục, đào tạo TL lưu trữ được coi là nguồn sử liệu quan trọng, có tính chính xác cao, là một yếu tố đánh giá giá trị của đề tài nghiên cứu Tài liệu hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dương còn phục vụ cho đối tượng là các tác giả sử dụng để làm luận án, luận văn, đề tài khoa học Thông tin sử dụng là thông tin cấp một, phản ánh chính xác các sự việc, hiện tượng và các vấn đề mà đề tài đặt ra là hết sức cần thiết để có những kết luận đúng đắn trong nghiên cứu khoa học

1.2.2.3 Tài liệu có giá trị lịch sử

Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương có giá trị về lịch sử rất lớn Các tài liệu chứa đựng các nội dung thành lập

và phát triển của Nhà trường, báo cáo tổng kết các giai đoạn phát triển, sự thay đổi

về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, sự thay đổi các phòng, khoa, trung tâm;

kế hoạch, chiến lược phát triển trong các giai đoạn cụ thể; thông tin về hướng dẫn chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND tỉnh Hải Dương liên quan đến nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, đào tào chuyên môn nghiệp vụ, thanh tra kiểm tra hoạt động giáo dục đào tạo; các thông tin liên quan đến các tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học, cấp văn bằng, chứng chỉ của các năm; Hoạt động quản lý sinh viên, hoạt động tình nguyện, công tác Đảng, Đoàn, báo cáo tổng kết các kỳ đại hội; Tài liệu hợp tác và quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước của Trường Đại học

Hải Dương thông qua các biên bản làm việc, các hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước về việc đầu tư các dự án, hội nghị hội thảo, thành lập đơn vị liên kết, giao lưu hữu nghị Chính vì tài liệu có những nguồn thông tin quan trọng như vậy nên sẽ phục vụ cho việc nghiên cứu biên soạn lịch sử, xây dựng kế hoạch hoạt động phù hợp với từng thời điểm nhất định, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội

1.3 Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

1.3.1 Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường

Trường Đại học Hải Dương là đại học công lập duy nhất trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương nhưng không thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Điều này đòi hỏi công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chỉ có như vậy mới nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ, TL nói riêng trong hoạt động của Nhà trường Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ, TL còn tồn tại rất nhiều những hạn chế về: văn bản quy định, hướng dẫn việc thực hiện quản lý hồ sơ, TL chưa đầy đủ và phù hợp; các nghiệp vụ chưa được quan tâm thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng với quy định của Nhà nước; hồ sơ, TL không được thu thập, bổ sung, chỉnh lý… và rất nhiều tài liệu đã và đang được lưu trữ trong tình trạng bó gói, rời lẻ, thất lạc Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng của công tác lưu trữ cũng như các hoạt động nghiệp vụ của Trường Đại học Hải Dương ở thời điểm hiện tại và trong thời gian sắp tới Nguyên nhân của những hạn chế đã nêu trên là do thiếu sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ và chưa có các văn bản quy định và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ đối với việc quản lý hồ sơ, TL trong Nhà trường

Từ thực tế như vậy cho thấy, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, TL lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương là cần thiết đối với việc quản

lý công tác lưu trữ một cách đồng bộ và thống nhất

Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương thực chất là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất tài liệu từ đầu vào nhằm thỏa mãn các yêu cầu là bảo quản đầy đủ an toàn, đầy đủ hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trường Thông qua các quy trình được xây dựng sẽ

giúp Nhà trường cụ thể là Ban giám hiệu, các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị, cán

bộ , nhân viên nhận biết và vận dụng thành công toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục cần có khi giải quyết công việc, thấy được trình tự công việc

Áp dụng quy trình sẽ quy định và phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, của từng phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trong giải quyết công việc

cụ thể cũng như trong toàn bộ quá trình hoạt động của Nhà trường Từ đó công việc sẽ được giải quyết dễ dàng hơn, đảm bảo đúng trình tự, tuân thủ đúng theo quy tắc của pháp luật Việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chỉ giúp cho hoạt động quản lý được khoa học mà còn là cơ sở để lãnh đạo Nhà trường và thủ trưởng các đơn vị theo dõi, kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới, các cán bộ, giảng viên có thể theo dõi quy trình giải quyết để tuân thủ và kiểm soát cách thức giải quyết công việc, xác định đúng nhiệm vụ, nâng cao tình thần làm việc, nâng cao nghiệp vụ

Ví dụ: Khi xây dựng được quy trình xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng trong Nhà trường sẽ giúp bộ phận chuyên môn và các phòng ban chức năng nắm được trách nhiệm, cách thức giải quyết công việc thông qua lưu đồ hướng dẫn Làm được theo đúng quy trình xây dựng sẽ đảm bảo hồ sơ lập ra đảm bảo đúng quy định, phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ hoạt động của đơn vị Thêm nữa các cán bộ chuyên môn có thể đánh giá đúng hơn tầm quan trọng của công tác văn thư, đồng thời chính cán bộ văn thư lưu trữ cũng hiểu thêm công việc chuyên môn để hướng dân nghiệp

vụ lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, giúp đơn giản hóa các thủ tục, đảm bảo nguyên tắc đôi bên cùng có lợi

1.3.2 Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư - lưu trữ luôn luôn hướng tới mục đích là có thể chuẩn hóa tài liệu đầu vào, đó là những tài liệu có giá trị cao, phản ánh đúng chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn của cơ quan, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị

sự nghiệp vào lưu trữ, từ đó bảo quản để thực hiện công tác khai thác và sử dụng hồ

sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động nghiệp vụ khác của cơ quan đơn vị Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ được xây dựng tại Trường Đại học Hải Dương cũng không nằm ngoài mục đích nhằm

nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cho việc bảo quản khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu được thuận lợi Trong quá trình công tác, khảo sát thực tiễn về việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại Nhà trường, chúng tôi nhận thấy việc thực hiện các nghiệp vụ hầu như không được thực hiện hoặc đã được thực hiện nhưng chưa khoa học và đúng theo những quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ Điều này gây ra một thực tế đó là hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trường không được quản lý chặt chẽ dẫn đến tình trạng thất thoát văn bản, tài liệu Có nhiều văn bản quan trọng liên quan đến cơ cấu

tổ chức, hoạt động của Nhà trường từ thời kỳ trung cấp - cao đẳng không còn Ngoài ra hồ sơ, tài liệu có giá trị không được phân loại và bảo quản trong điều kiện phù hợp và dẫn đến tài liệu rách, nát, mờ mực, mối mọt, mất chữ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ giảng viên nếu cần tra cứu, sử dụng TL để phục vụ các hoạt động kiểm tra và các hoạt động chuyên môn khác thì không thực hiện được hoặc thực hiện một cách thủ công gây lãng phí về thời gian

Từ thực tế như vậy cho thấy sự cần thiết của việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ giúp tổ chức khoa học tức là hồ sơ, tài liệu sẽ được lựa chọn, phân loại, sắp xếp và bảo quản theo đúng giá trị thực tiễn và lịch sử của nó Điều này tạo điều kiện cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu được thực hiện một cách khoa học và tiết kiệm được các chi phí khác liên quan như diện tích kho, giá, tủ, cặp tài liệu Quy trình quản lý hồ

sơ, tài liệu lưu trữ được xây dựng nhằm mục đích đưa ra các trình tự các quy trình nhằm khắc phục những thực trạng còn tồn tại của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành từ hoạt động của Trường Đại học Hải Dương và từ đó có những phương

án nhằm tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng phù hợp đối với từng loại tài liệu khác nhau và các đối tượng tiếp cận khác nhau Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ trong hệ thống, phục vụ hữu ích cho công cuộc xây dựng và phát triển các hoạt động đào tạo giáo dục của Nhà trường gia đoạn hiện nay và trong thời gian sắp tới

1.3.3 Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và

quản lý hồ sơ, tài liệu theo mục tiêu đã xây dựng

Khi quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ được áp dụng, Ban lãnh đạo Trường Đại học Hải Dương sẽ dễ dàng phát hiện ra những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện công tác chuyên môn qua hoạt động thực tế của cán bộ, viên chức, chuyên viên tại các đơn vị Lãnh đạo sẽ thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ, các nghiệp vụ liên quan đến bảo quản

và khai thác hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường Từ đó sẽ quyết tâm cao hơn trong việc triển khai ứng dụng các quy trình đã được xây dựng vào thực tế Ngoài ra, việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn góp phần to lớn vào công cuộc cải cách giáo dục trong giai đoạn hiện nay Thực tế

đã chứng minh rất nhiều trường trong cả nước đã ứng dụng ISO trong việc xây dựng các quy trình làm việc của mình như: Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Y Hà Nội, Đại học Thể dục Thể thao Đà Nẵng, Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh…Một trong những lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý hồ

sơ, tài liệu lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương còn giúp nâng cao nhận thức của cán bộ, giảng viên về vấn đề quản lý

hồ sơ, tài liệu Khi áp dụng quy trình, hầu hết cán bộ, giảng viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ bài bản, toàn bộ quy trình nghiệp vụ sẽ được thống nhất, chuẩn hóa theo quy định chung, có căn cứ cụ thể, dùng làm hệ quy chiếu trong hoạt động Khi thực hiện nghiệp vụ, hồ sơ nào lập bị thiếu hoặc sai sót, đơn vị nào không tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ sẽ được tìm ra và chịu trách nhiệm theo quy định của Nhà trường

Chính các lợi ích mà quy trình quản lý hồ sơ, TL lưu trữ mang lại mà Trường Đại học Hải Dương cần phải sớm áp dụng các quy trình cụ thể trong một chuỗi quy trình nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển, nâng cao vị thế của Nhà trường trên địa bàn tỉnh Hải Dương và trong toàn quốc

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:

Công tác lưu trữ trong các trường đại học đang là vấn đề được Nhà nước ta quan tâm nhất là đối với những trường đại học trực thuộc UBND tỉnh quản lý, việc quan tâm, thực hiện công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết Trường Đại học Hải Dương là một trường đại học có lịch sử phát triển qua nhiều giai đoạn và quy

mô hoạt động ngày càng phát triển Khối lượng hồ sơ, TL hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trường ngày càng đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung và có giá trị cao đối với sự nghiệp giáo dục, văn hóa Vì vậy, nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần được lãnh đạo Trường Đại học Hải Dương quan tâm

Hiện nay trong công tác văn thư - lưu trữ, việc quản lý và phát huy giá trị

hồ sơ, tài liệu là những nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi cần được nghiên cứu, tổ chức thực hiện khoa học để tạo tiền đề cho việc phục vụ các nhu cầu đời sống, giáo dục Qua quá trình khảo sát, phân tích, nghiên cứu, đánh giá chúng tôi nhận thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương còn tồn tại nhiều hạn chế Vì vậy, trong đề tài này, để khắc phục, giải quyết những hạn chế của việc quản lý hồ sơ, TL, chúng tôi sẽ nghiên cứu, thực hiện xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ dưới hình thức tiến hành những công việc cụ thể để cải thiện và giải quyết những hạn chế đang tồn tại Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ giúp khắc phục những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư - lưu trữ của Trường Đại học Hải Dương, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động nghiệp giáo dục của Nhà trường

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương

2.1.1 Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải Dương

Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy, Trường Đại học Hải Dương mới chỉ ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013) [29] Quy chế gồm có 04 chương, 36 điều quy định về việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương cụ thể như sau:

- Chương I: Quy định chung (điều 01 – điều 04)

- Chương II: Quy định về công tác văn thư:

+ Mục 1: Soạn thảo, ban hành văn bản (điều 05 – điều 12)

+ Mục 2: Quản lý văn bản (điều 13 – điều 19)

+ Mục 3: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan (điều 20 – điều 22)

+ Mục 4: Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư (điều 23 –

điều 24)

- Chương III: Quy định về công tác lưu trữ

+ Mục 1: Công tác thu thập bổ sung tài liệu (điều 25 – điều 29)

+ Mục 2: Thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

(điều 30 – điều 31)

+ Mục 3: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan (điều 32 – điều 35);

- Chương IV: Tổ chức thực hiện (điều 36)

Quy chế công tác văn thư lưu trữ là căn cứ để các đơn vị, cá nhân trong Nhà trường thực hiện quản lý hoạt động văn thư – lưu trữ nói chung và quản lý

hồ sơ, TL lưu trữ nói riêng Quy chế đã dành hẳn từ điều 20 đến điều 35 để quy định về các nội dung và nghiệp vụ quản lý hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trường Tuy nhiên, các nội dung mới chỉ là khái quát chung mà chưa cụ thể hóa thành quy trình quản lý, hơn nữa Quy chế mới được ban hành năm 2013

nên việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trường vẫn còn trong giai đoạn hoàn thiện và bổ sung Ngoài văn bản nêu trên, Trường Đại học Hải Dương chưa xây dựng và ban hành thêm văn bản quy định về nghiệp vụ quản lý hồ sơ, TL Đây chính là hạn chế rất lớn cần phải được khắc phục, giải quyết Điều này giúp nâng cao chất lượng của công tác quản lý hồ sơ,

TL nói riêng và của công tác lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương nói chung

2.1.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài

liệu lưu trữ

2.1.2.1 Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương, lãnh đạo Nhà trường đã bước đầu quan tâm, đầu tư đến việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp cho cán bộ, nhân viên

Bảng 2 Tổng hợp số liệu về đội ngũ cán bộ, giảng viên nhân viên lao động tại Trường Đại học Hải Dương đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tên đơn vị

Số cán

bộ, nhân viên

TRÌNH ĐỘ ĐƯỢC ĐÀO TẠO

Thạc

sỹ

Đại học

Cao đẳng

Trung cấp Ngắn hạn

Qua khảo sát, hiện nay bộ phận làm công tác văn thư - lưu trữ do Phòng Tổng hợp quản lý được bố trí 03 nhân viên, gồm có:

- 02 nhân viên trình độ đại học ngành Hành chính học, kế toán

- 01 cán bộ trình độ trung cấp Văn thư - Lưu trữ

Đáng lưu ý có 01 cán bộ có trình độ cao đẳng Văn thư - Lưu trữ và 01 cán bộ đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhưng lại công tác tại Phòng Quản

lý Đào tạo, Khoa Quản trị Du lịch và lữ hành [3, t.30]

Qua việc tổ chức và bố trí nhân sự cho công tác văn thư, lưu trữ có thể nhận thấy Nhà trường đã có sự quan tâm bước đầu đến công tác này, điều đó được thể hiện cho việc đã có tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn về công tác tại Nhà trường Tuy nhiên, số lượng cán bộ phụ trách chuyên môn về công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Tổng hợp còn tương đối ít và chưa đúng chuyên môn được đào tạo, những nhân viên có chuyên môn phù hợp thì lại bố trí công việc ở bộ phận khác Chính điều này gây khó khăn cho việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường

2.1.2.2 Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu

Trong công tác tổ chức, quản lý, bên cạnh nhân tố con người thì còn một yếu tố rất quan trọng đó là cơ sở vật chất Cùng với các nhân tố khác, cơ sở vật chất quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động của một tổ chức Đối với công tác quản lý hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương cũng vậy, cơ sở vật chất bao gồm phòng/kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu Phòng/Kho lưu trữ là nơi bảo quản TL lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Phòng/Kho lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ vì đây là nơi hồ sơ, tài liệu được quản lý và bảo vệ an toàn, tránh được ảnh hưởng xấu của các yếu tố môi trường và các tác nhân khách quan cũng như chủ quan khác Để tăng tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu, phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu khai thác và sử dụng, kho lưu trữ cần được xây dựng và bố trí một cách khoa học, trang bị đầy đủ các trang, thiết bị phục vụ công tác bảo quản và được sử dụng một cách hợp lý nhằm quản lý hiệu quả khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và tiết kiệm được các chi phí liên quan khác

Hiện nay, Trường Đại học Hải Dương có một kho để chứa hồ sơ, tài liệu với diện tích 30 m2, chưa có quy định về tiêu chuẩn kho lưu trữ, việc bố trí kho lưu trữ chưa được thực hiện tốt Kho lưu trữ hầu hết không được trang bị đầy đủ các trang tiết bị cần thiết để phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Kho lưu trữ thường có diện tích nhỏ, thiếu các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nên chưa đảm bảo để lưu trữ toàn bộ khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị Ban lãnh đạo Trường Đại học Hải Dương bước đầu cũng đã quan tâm chỉ đạo việc bố trí kho lưu trữ tài liệu nhưng nhìn chung vẫn chưa được thực hiện một cách đồng bộ và còn thiếu tính khoa học Vì vậy, một trong những nhiệm vụ trọng tâm cần được thực hiện đó là bố trí khoa học kho lưu trữ, các dụng

cụ đi kèm tương ứng với quy mô hoạt động và khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường

2.1.3 Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại

học Hải Dương

2.1.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ hiện hành giúp nâng cao chất lượng công tác cho cán bộ, giảng viên, nhân viên của Trường Đại học Hải Dương Công việc sau khi giải quyết xong được lập thành hồ sơ theo từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan quản lý được văn bản hình thành trong hoạt động của Nhà trường

Theo lý luận về công tác văn thư, danh mục hồ sơ là công cụ để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành Cán bộ, nhân viên trong cơ quan nhờ có nó mà có thể chủ động lập hồ sơ một cách chủ động, chính xác, văn bản tài liệu sẽ tránh được tình trạng mất mát, tạo thuận lợi cho việc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tôi nhận thấy trong suốt quá trình hoạt động của Trường Đại học Hải Dương, nhà trường chưa xây dựng danh mục hồ sơ để hướng dẫn và áp dụng vào việc lập hồ sơ trong toàn trường Việc Trường chưa xây dựng được danh mục hồ sơ là một trong những nguyên nhân khiến cho việc lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan không tốt

Hiện nay, việc lập hồ sơ hầu hết chỉ được thực hiện ở một số phòng chuyên môn với 2 loại hồ sơ chủ yếu: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự Các loại hồ sơ này được