ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THANH THỦY XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯ
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TẠ THỊ THANH THỦY
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01
Hà Nội, 2016
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
TẠ THỊ THANH THỦY
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương
Mã số: 60 32 03 01
Hà Nội, 2016
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác, các tài liệu tham khảo đã được chú thích
TÁC GIẢ
Tạ Thị Thanh Thủy
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Hiệu trưởng Trường Đại học Hải Dương, Lãnh đạo và cán bộ nhân viên Trung tâm Nghiên cứu thực hành Du lịch và Lữ hành cùng các đơn vị tác giả đến khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu: Phòng Tổng hợp; Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Quản lý Đào tạo; phòng Công tác Học sinh – Sinh viên và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
TS Nguyễn Liên Hương - Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện
đề tài./
Tạ Thị Thanh Thủy
Trang 5BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Trang 6MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 10
1 Lý do chọn đề tài 10
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11
3 Mục tiêu nghiên cứu 11
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 11
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Error! Bookmark not defined 6 Nguồn tư liệu tham khảo Error! Bookmark not defined 7 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined 8 Bố cục của luận văn Error! Bookmark not defined PHẦN NỘI DUNG Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Error! Bookmark not defined 1.1 Khái quát về Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined 1.1.1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hải Dương
Error! Bookmark not defined 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 1.1.2.3 Đội ngũ cán bộ Error! Bookmark not defined 1.1.2.4 Hoạt động đào tạo của Nhà trường trong những năm gần đây Error! Bookmark not defined
1.1.2.5 Điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin Error! Bookmark not defined
1.2 Giới thiệu thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại
học Hải Dương Error! Bookmark not defined 1.2.1.1 Khối lượng tài liệu Error! Bookmark not defined 1.2.1.2 Thành phần tài liệu Error! Bookmark not defined 1.2.1.3 Nội dung tài liệu Error! Bookmark not defined
Trang 71.2.2 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường Error! Bookmark not defined
1.2.2.1 Tài liệu có giá trị thực tiễn Error! Bookmark not defined 1.2.2.2 Tài liệu có giá trị khoa học Error! Bookmark not defined 1.2.2.3 Tài liệu có giá trị lịch sử Error! Bookmark not defined
1.3 Sự cần thiết phải áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
1.3.1 Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường
Error! Bookmark not defined 1.3.2 Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ Error! Bookmark not defined
1.3.3 Giúp lãnh đạo, cán bộ giảng viên nhà trường chủ động kiểm soát và
defined
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Error! Bookmark not defined 2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
2.1.1 Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hải
Dương Error! Bookmark not defined
2.1.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ Error! Bookmark not defined 2.1.2.1 Tổ chức nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined
2.1.2.2 Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
2.1.3 Thực tế công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học
Hải Dương Error! Bookmark not defined 2.1.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành Error! Bookmark not defined 2.1.3.2 Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Error! Bookmark not defined 2.1.3.3 Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
defined
Trang 82.2 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
2.2.1 Các khái niệm cơ bản Error! Bookmark not defined 2.2.2 Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
2.2.3 Trách nhiệm quản lý Error! Bookmark not defined 2.2.3.1 Trách nhiệm của lãnh đạo Error! Bookmark not defined 2.2.3.2 Trách nhiệm của nhân viên Error! Bookmark not defined 2.2.4 Xây dựng các quy trình tác nghiệp Error! Bookmark not defined 2.2.4.1 Căn cứ xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
2.2.4.2 Biên soạn tài liệu xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
2.2.4.3 Xây dựng quy trình tác nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
2.2.5 Kế hoạch hướng dẫn thực hiện quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
2.2.5.1 Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
2.2.5.2 Thời gian dự kiến thực hiện Error! Bookmark not defined
2.2.5.3 Tiến hành kiểm tra, đánh giá việc xây dựng và áp dụng quy trình
quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Error! Bookmark not defined 3.1 Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
3.1.1 Những thuận lợi khi áp dụng quy trình Error! Bookmark not defined 3.1.1.1 Hệ thống văn bản pháp lý, văn bản hướng dẫn cụ thể Error! Bookmark not defined
3.1.1.2 Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Error! Bookmark not defined 3.1.2 Những khó khăn khi áp dụng quy trình Error! Bookmark not defined
3.1.2.1 Nhận thức và thói quen làm việc của môt bộ phận cán bộ, nhân viên còn
hạn chế Error! Bookmark not defined 3.1.2.2 Kinh phí đầu tư còn hạn chế Error! Bookmark not defined
Trang 93.2 Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined
3.2.1 Chuẩn bị điều kiện về nhân lực Error! Bookmark not defined 3.2.2 Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất Error! Bookmark not defined
3.3 Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined
3.3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hình thành trong Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined
3.3.2 Tuyên truyền về việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại
Đại học Hải Dương Error! Bookmark not defined 3.3.3 Thực hiện thống nhất công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
3.3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn Error! Bookmark not defined
3.3.5 Kiểm tra, đánh giá việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu Error! Bookmark not defined
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 DANH SÁCH PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined
Trang 1011
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của mỗi quốc gia Giá trị của tài liệu lưu trữ đã được công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi
cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác nhất Đối với sự nghiệp giáo dục đặc biệt là giáo dục đại học thì hồ sơ, tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc không chỉ phản ánh đường lối, chính sách quản lý của Đảng và Nhà nước mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý, đào tạo học sinh, sinh viên Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, có chức năng đào tạo nguồn nhân lực của tỉnh cũng như các khu vực khác trong cả nước Lãnh đạo các Bộ, Sở, Ban, Ngành luôn luôn quan tâm, tạo điều kiện để Trường Đại học Hải Dương ngày càng phát triển, có chất lượng tốt Trường Đại học Hải Dương là trường đại học công lập chịu sự quản lý của UBND Hải Dương nhưng từ trước đến nay Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh chưa tiến hành thu thập tài liệu Chính điều này đòi hỏi Nhà trường phải chủ động triển khai việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trường Thêm vào
đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu còn bộc lộ nhiều bất cập về nhân sự, cơ sở vật chất cũng như các nghiệp vụ liên quan (lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng.) Tất cả nguyên nhân trên đặt ra yêu cầu cấp thiết nhất đối với việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Nhà trường Một quy trình khoa học và phù hợp sẽ giúp chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tránh được tình trạng mất, thất lạc tài liệu và các rủi ro khác Mặt khác nếu xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tốt ở Đại học Hải Dương có thể là một căn cứ, mô hình tham khảo cho các
trường cao đẳng, đại học khác thuộc địa phương quản lý
Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài
“Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong
Trang 1112
hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài luận văn thạc sỹ Trên cơ
sở lý luận và qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi mong muốn đưa ra được một quy trình quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động Nhà trường
2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu
Do hạn chế về mặt thời gian và quy mô của luận văn, đề tài của chúng tôi không thể đi sâu vào tất cả các nội dụng của công tác lưu trữ, chúng tôi xác định đối tượng nghiên cứu là xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương
* Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu, khảo sát việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dương
Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương
3 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi tập trung làm rõ những vấn đề sau:
Thứ nhất: Phân tích sự cần thiết phải xây dựng và áp dụng quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;
Thứ hai: Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của Trường Đại học Hải Dương
Thứ ba: Phân tích các điều kiện, biện pháp để áp dụng quy trình đã xây dựng
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Khảo sát về hoạt động của Trường Đại học Hải Dương (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức)
- Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương;
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trường Đại học Hải Dương;
Trang 1213
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Báo cáo số 54/BC-UBND ngày 07 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương về Kết quả kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 2010;
2 Báo cáo số 24/BC-UBND ngày 28 tháng 4 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương về Thực hiện dự án đầu tư thành lập Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương;
3 Báo cáo số 25/BC-ĐHHD ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Trường Đại học Hải Dương về công tác thống kê cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ năm 2015;
4 Báo cáo số 66/BC-ĐHHD ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Trường Đại học Hải Dương về tình hình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ năm 2015;
5 Báo cáo số 75/BC-ĐHHD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Trường Đại học Hải Dương về tình hình giáo dục đào tạo giai đoạn 2010 – 2015;
6 Nguyễn Trọng Biên: “Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở các trường đại học”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3, 2002;
7 Nguyễn Trọng Biên: “Thu thập tài liệu lưu trữ đưa vào các trường đại học”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2003;
8 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp,
Hà Nội, 1990;
9 Chỉ thị số 24/2009/CT-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2009 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương về việc tăng cường chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;
10 Chỉ thị số 296/CT-TTg ngày 27 tháng 2 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về đổi mới quản lý giáo dục đại học giai đoạn 2010 – 2012;
11 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
12 Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;