Chương II Phân tích tổ chức

Phân tích tổ chức là một hoạt động mang tính thường xuyên của mọi tổ chức Phân tích tổ chức là một hoạt động cần thiết nhằm làm cho tổ chức luôn thích ứng với đòi hỏi của phát triển tổ

Chương II

Phân tích tổ chức

Quan niệm về phân tích và phân tích tổ chức

Phân tích ?

Phân tích tổ chức ?

Khái niệm về phân tích

Một phương pháp khám phá, trong đó một

trạng thái được chia thành nhiều phần nhỏ, và

các phần này sẽ được nghiên cứu kỹ để hiểu

cách chúng tác động lẫn nhau như thế nào.

Phân tích là quá trình phân chia một chủ đề

phức tạp hoặc một sự vật thành nhiều phần

nhỏ dễ hiểu hơn

Phân tích tổ chức là một hoạt động mang

tính thường xuyên của mọi tổ chức

Phân tích tổ chức là một hoạt động cần

thiết nhằm làm cho tổ chức luôn thích ứng

với đòi hỏi của phát triển tổ chức trong môi

trường mà tổ chức đó tồn tại.

Phân tích tổ chức thực chất chính là nhận

biết một cách chi tiết các yếu tố cấu thành

nên tổ chức cũng như các yếu tố tác động

đến sự tồn tại, vận động và phát triển của tổ

chức

có giới hạn (tổ chức được sinh ra để làm gì?);

- Những người sáng lập ra tổ chức mong muốn không chỉ hoàn thành một công việc đơn giản mà

là một tập các hoạt động.

Tiếp cận theo quan điểm hệ thống, phân tích

tổ chức là:

- Phân tích các cá nhân riêng lẻ tạo nên tổ chức;

- Phân tích tổ chức như là một hệ thống

- Phân tích tổ chức nhằm xác định những loại chủ thể khác nhau cùng quản lý tổ chức.

- Phân tích tổ chức nhằm chỉ ra những vấn đề liên quan đến quản lý hoạt động của tổ chức.

Phân tích tổ chức là quá trình xem xét cụ thể

thực trạng hiện tại của tổ chức trong khuôn khổ hoạt động của tổ chức theo:

Phân tích tổ chức: hoạt động tỡ m kiếm/ nhận biết tổ

chức để xác định nh ữ ng loại dịch vụ g ỡ mà tổ chức cung

-Vai trò, trách nhiệm của từng vị trí/ phân tích công việc

- N ă ng lực của từng con ng-ời đủ để thực thi công việc;

- Hài lòng khách hàng, bạn hàng, nh ữ ng ng-ời có liên

quan (cổ đông,v.v).

GS Bùi Thế Vĩnh

•Tính hợp lý trong việc lựa chọn loại hình tổ chức;

•Mức độ áp dụng các tr-ờng phái khoa học tổ

GS Bùi Thế Vĩnh

•Mức độ đáp ứng yêu cầu của cấp trên;

• Đ áp ứng đòi hỏi của cấp d-ới;

•Mức độ đáp ứng yêu cầu của các cơ quan h ữ u

quan;

•Mức độ thoả mãn đòi hỏi của công dân và tổ

chức.

Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của phân tích tổ chức

• Xác định đ-ợc những biến số quan trọng của tổ chức

• Dự báo đ-ợc hậu quả kèm theo sự thay

đổi của các bizến số

• Lựa chọn những biện pháp tác động

thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả TC

Giúp:

Xác định đòi hỏi của tổ chức đối với

công việc/ thực thi sứ mệnh của tổ

chức

1 Nhu cầu của từng cá nhân

2 Nhu cầu của nhóm

3 Nhu cầu của tổ chức

Phân tích tổ chức nhằm mục đích:

-Chỉ ra sự không chắc chắn của môi trường mà tổ

chức đang tồn tại dựa trên;

- Độ phức tạp hoặc ổn định của môi trường;

- Nhận biết được môi trường;

- Thích ứng với môi trường bên ngoài;

- Kiểm soát môi trường bên ngoài;

- Thiết kế và thiết kế lại tổ chức phù hợp với môi

trường;

- Chỉ ra những liên kết hoặc tư vấn bên ngoài.

Phân tích tổ chức nhằm chỉ ra những cách thức thay đổi tổ chức

• Giải thích đ-ợc quá khứ của tổ chức

• Hiểu đ-ợc thực trạng của tổ chức

• Dự báo đ-ợc t-ơng lai phát triển tổ

chức

• Chủ động gây ảnh h-ởng nhằm

giảm bớt những rủi ro trong t-ơng

lai giúp tổ chức thích nghi tốt hơn

trong môi tr-ờng thay đổi

• Mô tả các tiến trình diễn ra trong tổ

chức và phân tích mối liên quan đến

Phân tích các yếu tố bên

trong tổ chức (môi trường)

1 Mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức

2 Chức năng, Nhiệm vụ của tổ chức

3 Cơ cấu của tổ chức

1 Mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức

Sứ mệnh của tổ chức

• Đáng mong muốn – thôi thúc sự quan

tâm lâu dài của nhân viên, khách hàng,

cổ đông, và những người có liên quan;

• Khả thi – thực tế, có thể đạt được;

Các đặc điểm của một tầm

nhìn thiết thực

• Rõ ràng – đủ rõ để định hướng ra

quyết định;

• Linh hoạt – cho phép sáng tạo cá nhân

và đưa ra những kiến nghị phù hợp với

đường lối thay đổi của tổ chức;

• Dễ truyền đạt – có thể giải thích tóm

lược được với thời gian ngắn nhất

Hệ thống các mục tiêu của tổ chức

Tổng quát Giai đoạn

Chương trình hành động

Ngắn hạn Chức năng Tác nghiệp

Mục tiêu của tổ chức

• Các mục tiêu phải lập thành một hệ

thống hỗ trợ lẫn nhau;

• Các mục tiêu phải mang tính xác đáng;

• Sự hòa nhập của mục đích/mục tiêu

trong tổ chức

Peter F Drucker đã đưa ra một hệ

thống phân cấp các mục tiêu của tổ

Phân tích các

mục tiêu mục

tiêu

Phân tích chức năng, nhiệm vụ

Phân tích công việc

• Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ

nào? Các nhiệm vụ đó có quan hệ với nhau như thế nào?

• Các nhiệm vụ đó có tương ứng với chức

năng của tổ chức hay không?

• Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến

hành những công việc nào? Các công

việc đó có quan hệ với nhau như thế

nào?

• Mỗi công việc được tiến hành ở đâu?

• Thời gian tiến hành mỗi công việc

trong một chu kỳ hoạt động ?

• Những phẩm chất và năng lực cần thiết

để tiến hành công việc?

Phân tích mẫu

Sản xuất thử

Phân phối thử

Sản xuất đại trà

-Xây dựng cơ sở hạ tầng -Quản trị nguồn nhân lực -Phát triển công nghệ -Dịch vụ pháp lý

-Dịch vụ đối ngoại -Nghiên cứu môi trường Thiết

kế

Cung ứng đầu vào

Sản xuất

Phân phối sản phẩm

Dịch vụ hậu mãi

-Nghiên cứu cơ bản -Hoàn thiện, cải tiến, đổi mới -Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh -Sáng kiến của người tiêu dùng -Mua phát minh, sáng chế

Các công việc

Mục tiêu của tổ chức

Công

việc

Công việc

Công việc

Công việc

Công việc

Công việc

Chức năng hoạt động Chức năng hoạt động

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ

Phân chia công việc

Hợp nhóm công việc Bộ phận Bộ phận

Phõn tớch Cơ cấu của tổ

chức

- Phải làm việc g ỡ, công vụ gỡ?

- Ai là ng-ời lãnh đạo, điều hành, chỉ huy quản lý

Phân tích Cơ cấu của tổ

Phân tích cơ cấu tổ chức là phân tích các

yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

• Quy mô của tổ chức

• Công nghệ mà tổ chức sử dụng

• Môi trường

• Quyền hạn, sức mạnh của tổ chức đối

với tổ chức khác

Những nhân tố cụ thể chi phối cơ cấu tổ chức

Mức độ chuyên môn hóa công việc

Tổ chức các bộ phận chức năng

Hệ thống điều khiển, chỉ huy

Tầm kiểm soát

Cân nhắc sự tập trung/phân quyền Hình thức, nghi thức

Chia các nhiệm vụ thành các đầu việc riêng rẽ

Nhóm các công việc gần nhau, có quan hệ với nhau

Ai phải báo cáo cho ai

Số người, bộ phận mà nhà quản lý kiểm soát có hiệu quả

Mức độ phân bổ quyền lực trong tổ chức

Điều lệ, quy tắc, quy chế,

Quyền lực trong tổ chức

• Quyền lực của tổ chức chính là sức

mạnh để tạo nên tổ chức và tiến hành

các hoạt động để đạt được mục tiêu đềra

Quyền lực của tổ chức

Quyền lực bên trong

tổ chức

Quyền lực của tổ chức đối với bên

Quyền hạn ?

• Quyền hạn của một cá nhân, một tổ chức luôn gắn liền với quyền lực.

• Quyền hạn được hiểu là khi đã có quyền thì

người được trao quyền có thể:

- Cưỡng bức, bắt buộc người khác phải làm

như đã thỏa thuận;

- Có quyền kiểm soát và ra lệnh người khác

phải làm;

- Có quyền ra quyết định, có quyền phán xét.

C¸ch thøc sö dông quyÒn lùc trong

tæ chøc

• Tập trung ?

• Phân quyền, phân công, phân cấp ?

• Mức độ ủy quyền ?

• Mức độ phi tập trung hóa ?

• Sự tham gia của công dân/khách hàng trong hoạt động quản lý ?

Phân quyền trong hoạt động quản lý nhà n-ớc tại địa ph-ơng

Sự tham gia của công dân trong hoạt động quản lý nhà n-ớc tại địa ph-ơng

– Nguồn lực đặc trưng của tổ chức

– Năng lực chức năng của tổ chức

Nguồn lực đặc trưng của tổ

chức

• Sở hữu nguồn tài nguyên, công nghệ cao và

thiết bị tiên tiến

• Có những loại chuyên môn quan trọng: công

nghệ bí quyết, lợi thế cạnh tranh.

• Có giá trị nguồn nhân lực: năng lực, kinh

nghiệm, động cơ, niềm tin

• Nguồn tài nguyên trí tuệ duy nhất: thương

hiệu có giá trị, bằng sáng chế, thương hiệu,

uy tín, khách hàng trung thành

• Đặc thù chuyên biệt của tổ chức

Phạm vi kiểm soát

Phong cách lãnh đạo,

quản lý

• Phong cách cạn kiệt (A1)

• Phong cách quản lý theo bổn phận

(A4)

• Phong cách quản lý câu lạc bộ (A2)

• Phong cách quản lý quan tâm đến

nhiệm vụ, công việc (A3)

• Phong cach quản lý đồng đội (A5)

Nhà quản lý nhìn chung là người:

- Thiết lập viễn cảnh, thúc đẩy hi vọng và

sứ mệnh, dịch chuyển những hi vọng và

sứ mệnh này thành thực tế;

- Quản trị, coi sóc và tích hợp các nguồn lực để tạo ra lợi ích cho tổ chức;

- Khuyến khích các cá nhân hay nhóm

thực hiện các mục tiêu cho tổ chức;

- Thực hiện truyền thông để kết hợp mọi

nỗ lực của tổ chức;

- Tạo ra sự đồng lòng nhằm tạo sự thống nhất về mục đích của tổ chức;

- Thực hiện giao quyền, khuyến khích sự

thành thật để thực hiện quyền lực

được giao, và tạo ra cơ hội để học hỏi;

- Thuyết phục người khác để luôn hướng vào những kết quả tuyệt hảo trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Văn hóa tổ chức

• Văn hóa tổ chức có thể coi nh- là tập hợp các giá trị đ-ợc chia sẻ, những quy tắc bất thành văn đ-ợc công nhận và h-ớng dẫn các thành

viên của tổ chức h-ớng đến những hành vi

đ-ợc chấp nhận và tán th-ởng

Văn hóa tổ chức

• Nhóm các yếu tố nhìn thấy (hữu hình):

– các chế tác,

– những biểu tượng,

– những hành vi thể hiện ra bên ngoài;

• Nhóm các yếu tố không nhìn thấy (vô hình):

– các giá trị được chấp nhận

– và người lao động đưa ra những cử chỉ được hay

không được chấp thuận.

• Văn hóa tổ chức là hệ con của văn hóa

xã hội nói chung Ba nền tảng căn bản

để nghiên cứu văn hóa tổ chức là:

– Nhân chủng học;

– Xã hội học

– Tâm lý học

• Các dạng văn hóa tổ chức của Daft

• Các dạng văn hóa tổ chức của Sethia

và Klinow

Các dạng văn hóa tổ chức của Harrison/Handy

- Văn hóa quyền lực

- Văn hóa vai trò

- Văn hóa nhiệm vụ

- Văn hóa cá nhân

Các dạng văn hóa tổ chức

của Deal và Kenedy

• Văn hóa nam nhi

• Văn hóa làm ra làm/chơi ra chơi

• Văn hóa phó thác

• Văn hóa quy trình

Các dạng văn hóa tổ chức

của Quinn và McGrath

• Văn hóa kinh tế hay văn hóa thị

trường

• Văn hóa triết lý hay văn hóa đặc thù

• Văn hóa đồng thuận hay văn hóa

phường hội

• Văn hóa thứ bậc

Các dạng văn hóa tổ chức

của Daft

• Văn hóa thích ứng

• Văn hóa sứ mệnh

• Văn hóa hòa nhập

• Văn hóa nhất quán

Văn hóa tổ chức mô tả những đặc tínhchung và ổn định nhất cho phép phân biệt

đ-ợc tổ chức này với tổ chức khác Sự khácnhau về văn hóa tổ chức dẫn đến sự khácnhau trong việc lựa chọn những biện phápquản lý thích hợp => ảnh h-ởng không nhỏtới hiệu quả tổ chức và ph-ơng thức tồn tạicủa nó

Phân tích các yếu tố môi

trường bên ngoài của tổ

chức

1 Nhóm các yếu tố chính trị - pháp luật

2 Nhóm các yếu tố kinh tế

3 Nhóm các yếu tố kỹ thuật – công nghệ

4 Nhóm các yếu tố văn hóa – xã hội

5 Nhóm các yếu tố thị trường

6 Nhóm các yếu tố môi trường

Môi trường của tổ chức là tất cả các

yếu tố nằm bên ngoài ranh giới của tổ

chức nhưng có ảnh hưởng đến hoạt

động mục tiêu, mục đích của tổ chức

theo nhiều cách thức khác nhau

Người lao động

Nguyên Vật liệu

Tài chính Công nghệ

Luật quy tắc

Quan hệ sản xuất

Tổ chức

Những yếu tố môi trường tổ

chức

Môi trường Kinh tế

Thị trường

Phân tích kinh tế

• Tốc độ tăng trưởng kinh tế

• Trình độ tay nghề của lực lao động

• Chất lượng của cơ sở hạ tầng

• Tỷ lệ thất nghiệp

• Tỷ lệ học sinh bỏ học

• Chi phí nhân công

• Những thay đổi về hệ thống kinh tế

• Các chính sách kinh tế của nhà nước

• Các điều kiện và nhóm tổ chức khác

• Văn hoá ( vai trò của các giới )

• Tinh thần tự kinh doanh

• Thái độ (sức khoẻ, môi trường tinh thần)

• Thay đổi mức sống chung

• Thay đổi văn hóa xã hội

• Quy mô dân số

• Đô thị hóa

• Vấn đề dân tộc

Phân tích công nghệ

• Cấp độ của công nghệ

• Tốc độ thay đổi công nghệ

• Những phát triển gần đây về công nghệ

• Sự ảnh hưởng của công nghệ tới các

chương trình đào tạo hoặc dịch vụ

• Ảnh hưởng tới chi phí

• Mức độ truyền tải công nghệ

• Tốc độ áp dụng công nghệ

Phân tích thị trường

• Phân tích thị trường để nhận biết thị

trường trong đó tổ chức tồn tại, vận

Phân tích môi trường tác động từ

bên ngoài đến tổ chức chỉ ra:

• Sự không chắc chắn của môi trường

• Độ phức tạp của môi trường

• Sự ổn định của môi trường

• Nhận biết môi trường

• Liên kết, tư vấn bên ngoài

• Thích ứng với môi trường bên ngoài

• Dự báo về môi trường

• Kiểm soát môi trường bên ngoài

72