MICROSOFT EXCEL 2002

Để hiện hay ẩn thanh công cụ nào ta dùng lệnh View - Toolbars - chọn tên thanh công cụ cần cho hiện hay ẩn • Thanh công thức Formula bar gồm bên trái là địa chỉ ô hiện hành Active ce

Excel 2002

Tháng 12/2003

MỞ ĐẦU

Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính do hãng Microsoft sản xuất Từ khi ra đời đến nay, MS Excel đã qua nhiều phiên bản, hiện tại đã có phiên bản mới Tuy nhiên, do nhiều lý do khách quan khác nhau nên nội dung trình bày trong tập tài liệu nầy đề cập đến phiên bản được phát hành vào năm 2002, thường được gọi là Microsoft Excel XP ( gọi tắt là Excel )

Ưu thế nỗi bật của Excel vẫn thể hiện qua các chức năng tính toán Nó giúp chúng ta làm việc dễ dàng với các bảng biểu như : lập bảng tính ( Worksheet ), tạo báo biểu ( report ), lập biểu tổng hợp ( Pivot table ), vẽ biểu đồ ( Chart ), phân tích cơ sở dữ liệu ( Database ), liên kết dữ liệu, tạo hình ảnh, tạo các show trình diễn trên màn hình, tìm phương án tối ưu, tổng hợp dữ kiện, … Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng lập trình giao diện với Visual Basic Vì vậy dùng Excel trong công tác lập sổ sách tính toán, công tác kế toán, thống kê tổng hợp,… sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc dùng một chương trình thuộc hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay trong môi trường của một ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp

Mặc dù Microsoft Excel XP có nhiều chức năng mới và rất mạnh, nhưng do các yêu cầu khách quan nên giới hạn trong tập tài liệu nầy chúng tôi cũng chỉ mới đề cập đến các chức năng cơ bản của Excel

Đối tượng mà tập tài liệu nhỏ nầy hướng đến là các thầy, cô giáo đang trực tiếp giảng dạy ở các trường Trung học phổ thông với xuất phát điểm khác nhau về kiến thức lẫn kỹ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung và kỹ năng chuyên biệt về một phần mềm nói riêng; và chắc rằng thời gian dành cho việc tiếp cận nó cũng rất hạn hẹp Vì vậy, với mục tiêu cung cấp cho người đọc một số kiến thức và các kỹ năng nhỏ nhưng thiết thực cho nghiệp vụ của người thầy giáo : thực hiện công việc ghi nhận, lưu trữ, tính toán kết quả học tập bộ môn của học sinh theo đúng quy chế đã qui định Tuy nhiên, vì đây chỉ là một tập tài liệu tham khảo cho nên mọi ví dụ và bài tập cũng chỉ mang tính chất minh họa, giúp chúng ta tiếp cận và rèn luyện một kỹ năng cần thiết nào đó chứ không phải là quy chế ( mà quy chế cũng chỉ có tính chất giai đoạn

và cũng có thể thay đổi )

Dù không có nhiều thời gian, quý thầy cô cũng nên xem lướt qua bài số 1 ( Giới thiệu về Excel ), đọc mục 2.6.3 ( AutoFill ) và mục 2.6.4 trong bài số 2 ( Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu ) rồi mới tiếp cận với kỹ năng làm việc với Excel thông qua bài thực hành 9.1 Nhưng nếu bạn đã tương đối quen thuộc với phần mềm thì bạn có thể mở tài liệu ra và thử ngay với bài 9.1 Việc làm nầy cũng không ảnh hưởng gì "hòa bình thế giới" bởi vì chúng ta có thể "chộp nhanh" bất kỳ phần lý thuyết có liên quan nào ngay trong lúc đang say sưa với các con điểm "điện tử" của mình Tuy nhiên từ bài thực hành 9.2 trở đi, để dễ dàng thuần phục nó, bạn nên

tự trang bị trước cho mình một số kiến thức về cách lập công thức ( mục 2.4.3 ) và vài hàm cơ bản : SUM ( mục 4.2 Các hàm toán học); các hàm AVERAGE, MAX, MIN, COUNT ( mục 4.3 Các hàm thống kê ) Nếu cần thêm là các anh bạn thân trong mục 4.6 trình bày về các hàm Logical

Với tiêu chí là "Xem và làm" cho nên chúng tôi đã cố gắng minh họa và trình bày khá chi tiết trong các bài thực hành Vì vậy, khá nhiều phần trong lý thuyết bạn có thể không cần phải "để mắt" tới Đặc biệt, bạn không cần quan tâm đến các bài 6 ( Danh sách ), bài số 8 ( Các hàm thường dùng trong Excel ) và bài số

7 ( In bảng tính ) - nhưng đừng quên hình tượng chiếc máy in rất đẹp trên thanh công cụ Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bỏ qua nhiều phần liên quan đến các thao tác định dạng dữ liệu ( trong bài số 2 và số 3 )

Trong tài liệu có dùng 2 ký hiệu với ý nghĩa như sau :

& : Cho biết kết quả của một thao tác vừa làm hay kết quả của một công thức

? : Đặt hay mở rộng vấn đề mà người đọc tự giải quyết

Như chúng tôi trình bày ở trên, đối tượng chủ yếu của tập tài liệu nầy là quý thầy cô đang trực tiếp giảng dạy ở bậc Trung học phổ thông; về kỹ năng cũng chỉ mong quý thầy cô có thêm điều kiện để hòan thành mục tiêu thực hiện "Sổ điểm điện tử" nhằm đáp ứng xu hướng phát triển chung Vì vậy chúng ta chưa

có điều kiện thao tác với các tính năng hấp dẫn hơn của Excel Xin được "nợ" quý thầy cô cho đến lần bổ sung sau với các chức năng của Excel phục vụ công việc của giáo viên chủ nhiệm, và các chức năng "bay bỗng" khác của Excel

Mặc dù đã cố gắng, nhưng chắc rằng khó tránh khỏi những sơ sót ngoài ý muốn trong tài liệu Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô cho những lần in sau

Chúc Quý Thầy Cô thành công./.

Mục lục

1 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL 105

1.1 CHỨC NĂNG: 105

1.2 KHỞI ĐỘNG EXCEL: 105

1.3 GIỚI THIỆU CỬA SỔ ỨNG DỤNG EXCEL: 105

1.4 CỬA SỔ WORKBOOK : 106

1.5 QUẢN LÝ WORKBOOK: 106

2 NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU 108

2.1 CHỌN Ô: 108

2.2 NHẬP DỮ LIỆU: 108

2.3 ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU: 108

2.4 KIỂU DỮ LIỆU: 109

2.4.1 Nhãn: 109

2.4.2 Số: 109

2.4.3 Công thức: 109

2.5 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô : 110

2.6 XỬ LÝ DỮ LIỆU: 111

2.6.1 Xóa dữ liệu: 111

2.6.2 Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu: 111

2.6.3 Autofill: 111

2.6.4 Tạo dãy giá trị mới hoặc thứ tự sắp xếp: 111

2.6.5 Sao chép đặc biệt 112

2.7 XỬ LÝ Ô, HÀNG, CỘT 112

2.7.1 Chèn các ô trống: 112

2.7.2 Xóa ô: 113

2.7.3 Chèn thêm hàng, cột; 113

2.7.4 Xóa hàng, cột: 113

2.7.5 Di chuyển hoặc sao chép và chèn khối ô vào giữa các ô: 113

3 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 114

3.1 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT VÀ CHIỀU CAO HÀNG: 114

3.2 SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG 114

3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 114

3.3.1 Font: 114

3.3.2 Bodrer: 115

3.3.3 Alignment: 115

3.3.4 Pattern (màu nền và mẫu màu ô) 116

3.3.5 Dạng biểu diễn số (number): 117

3.4 ĐỊNH DẠNG Ô CÓ DỮ LIỆU THỎA ĐIỀU KIỆN: 118

4 CÔNG THỨC VÀ HÀM 120

4.1 KHÁI NIỆM : 120

4.2 CÁC HÀM TOÁN HỌC ( MATH ): 120

4.3 CÁC HÀM THỐNG KÊ ( Statistical ): 121

4.4 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI ( TEXT ) : 122

4.5 CÁC HÀM XỬ LÝ NGÀY ( DATE ): 122

4.6 HÀM LOGICAL : 122

5 BIỂU ĐỒ 124

5.1 TẠO BIỂU ĐỒ BẰNG PHÍM CHỨC NĂNG F11 124

5.2 TẠO BIỂU ĐỐ BẰNG CHART WIZARD 124

5.3 HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ: 127

5.3.1 Thay đổi một yếu tố trên biểu đồ: 127

5.3.2 Định dạng đối tượng, thành phần của biểu đồ 128

5.3.3 Thêm đối tượng cho biểu đồ 128

6 DANH SÁCH ( LIST ) 130

6.1 KHÁI NIỆM: 130

6.2 SORT: 130

6.2.1 Sort một khóa: 130

6.2.2 Sort hai khóa trở lên: 130

6.2.3 Sort theo thứ tự do người sử dụng qui định 131

6.3 LỌC VÀ TÌM KIẾM: 131

6.3.1 AutoFilter 131

6.3.2 Advanced Filter: 133

7 IN BẢNG TÍNH 135

7.1 KHAI BÁO MÁY IN : 135

7.2 IN TOÀN BỘ DỮ LIỆU CỦA WORKSHEET HIỆN HÀNH: 135

7.2.1 Tạo các dấu ngắt trang thích hợp: 135

7.2.2 Trình bày trang in: 136

7.2.3 Print preview: 139

7.2.4 Thực hiện in bảng tính: 139

7.3 IN DỮ LIỆU TOÀN WORKBOOK: 140

7.4 IN DỮ LIỆU TRÊN MỘT KHỐI CỦA WORKSHEET: 140

8 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 141

8.1 HÀM TOÁN HỌC 141

8.2 HÀM CHUỖI: 141

8.3 HÀM NGÀY: 142

8.4 HÀM LOGIC : 142

8.5 HÀM THỐNG KÊ: 143

8.6 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 143

8.7 HÀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU: 144

8.8 HÀM NHẬN THÔNG TIN: 145

9 BÀI TẬP THỰC HÀNH 146

9.1 TẠO VÀ GHI WORKBOOK VÀO ĐĨA : 146

9.1.1 Yêu cầu : 146

9.1.2 Hướng dẫn thực hiện : 146

9.2 NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU : 148

9.2.1 Yêu cầu : 148

9.2.2 Hướng dẫn thực hiện : 149

9.3 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 1 : 152

9.3.1 Yêu cầu : 152

9.3.2 Hướng dẫn thực hiện : 152

9.4 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 2 : 156

9.5 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH 3 : 157

9.5.1 Yêu cầu : 157

9.5.2 Hướng dẫn thực hiện : 158

9.6 XÉT KẾT QUẢ CẢ NĂM : 160

9.6.1 Yêu cầu : 160

9.6.2 Hướng dẫn thực hiện : 160

9.7 ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN : 161

9.7.1 Yêu cầu : 161

9.7.2 Hướng dẫn thực hiện : 161

9.8 BIỂU ĐỒ : 165

9.8.1 Yêu cầu : 165

9.8.2 Hướng dẫn thực hiện : 166

1 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 167

1 GIỚI THIỆU VỀ EXCEL

3 Quản trị cơ sở dữ liệu

4 Lập trình với ngôn ngữ VBA ( Visual Basic for Application )

5 Liên kết OLE

1.2 KHỞI ĐỘNG EXCEL:

Chọn Start - chọn All Programs - Microsoft Office - Microsoft Excel

Lưu ý : Có thể khởi động Excel bằng nhiều cách khác nhau

Sau khi khởi động, màn hình giao diện của Microsoft Excel như trong hình minh họa ở mục sau

1.3 GIỚI THIỆU CỬA SỔ ỨNG DỤNG EXCEL:

• Kế tiếp là thanh trình đơn ( Menu bar ) chứa các đề mục ( File, Edit, … ), mỗi đề mục

bao gồm một nhóm lệnh Bên phải chứa hộp Ask a question ( chứa dòng chữ Type a question for help ) hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh phần trợ giúp của Excel ( gõ từ hay tên hàm vào đây để xem hướng dẫn, giải thích của chương trình )

• Các thanh công cụ ( Standard và Formatting ) giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản,

giúp quản lý và xử lý bảng tính được nhanh hơn

Để hiện hay ẩn thanh công cụ nào ta dùng lệnh View - Toolbars - chọn tên thanh công

cụ cần cho hiện hay ẩn

• Thanh công thức ( Formula bar ) gồm bên trái là địa chỉ ô hiện hành ( Active cell ) hay

tên khối, nút Insert function giúp nhập hàm vào bảng tính và bên phải là dòng dữ liệu nhập trong ô hiện hành

• Thanh trạng thái ( Status bar ) ở cuối cửa sổ ứng dụng cho biết trạng thái làm việc của

cửa sổ workbook là Ready: sẵn sàng, Edit: điều chỉnh, Enter: đang nhập dữ liệu v.v

và trạng thái các phím Numlock, Capslock

• Cửa sổ Workbook là vùng làm việc chính

• Bảng công việc ( Task pane ) : Chứa các đề mục giúp thực hiện một số tính năng khác liên quan đến việc xử lý Workbook.

1.4 CỬA SỔ WORKBOOK :

• Trên cùng cửa sổ là thanh tiêu đề chứa tên workbook Workbook đầu tiên có tên mặc

nhiên là Book1

• Trong một workbook gồm có tối đa 255 sheets Mỗi sheet thường là một bảng tính

dùng để chứa dữ liệu, biểu đồ, hình ảnh

Mặc nhiên trong workbook có sẵn 3 sheet Muốn thay đổi số sheet mặc nhiên nầy khi

tạo workbook mới ta dùng lệnh: Tools - Options - chọn tab General - khai báo số

sheet mặc định cho workbook mới trong mục Sheets in new workbook

• Trong một sheet gồm có 256 cột được đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A,B,C, ,IV

nằm trên hàng đầu - đó là tiêu đề cột ( Column heading ) của bảng tính và 65536 dòng được đánh thứ tự 1,2,3 ,65536 nằm trên cột đầu tiên bên trái của - đó là tiêu đề dòng (Row heading) của bảng tính Muốn đặt tên sheet ta nhấn nút phải mouse (R-click) trên tab sheet - Rename - gõ tên mới và nhấn Enter hoặc D-click trên tên tab sheet

• Giao giữa hàng và cột là ô ( Cell ) Mỗi ô có một địa chỉ duy nhất Địa chỉ của ô là sự

hợp thành <địa chỉ cột><địa chỉ dòng> đi qua ô

Ví dụ: A1, C8, E25, …là các địa chỉ ô

• Con trỏ ô ( Cell pointer ) : Là một khung hình chữ nhật, di chuyển được trong bảng

tính, giúp định vị ô hiện hành ( Active cell ) Trong hình trên, con trỏ ô đang ở tại ô có địa chỉ là D7

• Fill handle : Là vị trí ở góc phải bên dưới của ô hoặc khối ô hiện hành Khi đặt con trỏ

chuột tại đây, trỏ chuột đổi thành hình dấu cộng

Lưu ý : Để di chuyển con trỏ ô đến cột hay dòng cuối của bảng tính : đè giữ phím Ctrl, gõ phím mũi tên theo hướng cần di chuyển Để đưa con trỏ ô về ô A1 : đè giữ phím Ctrl,

gõ phím Home

1.5 QUẢN LÝ WORKBOOK:

• Ghi Workbook lên đĩa: chọn File - Save hoặc Save as lưu với tên khác -

đặt tên tập tin phần mở rộng mặc nhiên là XLS - chọn nơi lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục ) trong hộp thoại Save as

• Khởi tạo workbook mới: chọn File - New - chọn workbook trong Tab General hoặc

click nút hoặc chọn mục Blank workbook trong Task pane

• Mở tập tin có sẵn : chọn File - Open - chọn ổ đĩa, thư mục trong Look in, chọn tên tên

tập tin cần mở rồi click nút Open ; hoặc chọn một trong các tên workbook đã mở trong Open a workbook; hoặc chọn mục More workbooks hoặc chọn mục choose workbook trong Task pane, hoặc click nút công cụ

• Chọn cửa sổ workbook đã mở trước đó: chọn Menu Window - chọn tên tập tin hoặc

nhấn Ctrl-F6

• Đóng cửa sổ workbook đang làm việc: chọn File - Close hoặc nhấn Ctrl-F4

• C1: click ô ở 1 góc của khối ô cần chọn kéo chuột ( drag mouse ) đến ô ở góc đối diện

• C2: click ô ở một góc của khối ô cần chọn, đè giữ phím Shift và click ô ở góc đối diện

hoặc dùng các phím di chuyển để đi đến ô ở góc dối diện Cách này thường được dùng khi phạm vi khối lớn

• C3: click mouse tại vị trí Select all box để chọn toàn bảng tính

• Địa chỉ khối ô trong công thức được khai báo như sau : gồm địa chỉ ô ở góc trái trên

và địa chỉ ô ở góc phải dưới của khối, ở giữa hai địa chỉ ô là dấu " : " để ngăn cách

Ví dụ: B2:C5 Địa chỉ khối nầy bao gồm các ô B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4, C5

7 Khối ô không kề nhau : chọn ô hay khối ô thứ nhất, đè giữ phím Ctrl và chọn ô hay khối ô khác

7 Chọn toàn bộ hàng hay cột: click trên tên tiêu đề hàng (row heading) hoặc nhấn Shift - Spacebar hay click tên tiêu đề cột ( column heading) hoặc nhấn Ctrl - Spacebar

7 Nhập cùng một dữ liệu vào một khối ô :

2.4 KIỂU DỮ LIỆU:

Dữ liệu nhập có thể là nhãn hay chuỗi (text), số (Value) và công thức (Formula)

2.4.1 Nhãn:

• Là một hay nhiều ký tự chữ và số

• Theo mặc định nhãn nằm ở bên trái ô Ta có thể thay đổi bằng cách định dạng lại

• Nếu nhãn dài hơn dộ rộng hiện hành của cột thì chỉ một phần nhãn vừa đúng độ rộng

cột được hiển thị, nếu ô bên phải còn trống thì dữ liệu sẽ tràn qua ô bên phải Muốn cột hiển thị đủ chiều dài của nhãn ta D-click trên biên phải của tiêu đề cột (column heading)

• Nếu muốn xuống hàng trong một dòng của bảng tính : đè giữ phím Alt rồi nhấn phím

Enter

2.4.2 Số:

• Trong 1 số có thể chứa các ký tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % E e Vị trí số

mặc định nằm ở bên phải ô và có dạng General number Khi nhập có dấu $ ở đầu thì

số sẽ có dạng currency Khi số nhập quá lớn thì số sẽ có dạng scientific (số mũ)

Ví dụ : số 1500000 ( một triệu năm trăm ngàn ) sẽ được hiển thị là 1.50E+06 ( dấu chấm thập phân )

• Ngày và thời gian cũng là dữ liệu kiểu số Khi nhập ngày không hợp lệ thì chúng sẽ là

nhãn Để qui định dạng ngày mặc nhiên ta dùng chức năng Regional Settings của

Control panel - chọn Date - và khai báo dạng trong Short date style

• Nếu muốn nhập số vào ô dưới dạng chuỗi ( Text ) thì phải nhập dấu ‘ ( nháy đơn

apostrophe ) trước rồi mới nhập chuỗi số Mặc nhiên, chuỗi số được canh sát lề trái của cột

2.4.3 Công thức:

• Bắt đầu là dấu "=" ( hoặc dấu + ) sau đó là biểu thức cần lập Trong công thức có thể

chứa : các trị là hằng ( nhãn hay số ), địa chỉ các ô, tên khối, các hàm tính toán và các toán tử,

, Ngăn cách =Sum(A4:A16,12,D5)

Lưu ý : riêng dấu ngăn cách lệ thuộc vào thiết lập hiện hành của trình Control panel

• Trong công thức có thể sử dụng giá trị trong các ô khác để tính bằng cách tham chiếu

đến địa chỉ ô của nó Nếu giá trị trong ô tham chiếu thay đổi thì giá trị ô chứa công thức cũng thay đổi theo

Ví dụ: ban đầu ta có bảng dữ liệu bên

Kết quả trong ô B2 là 60

Nếu giá trị trong ô A2 thay đổi là 20 thì kết quả công thức

trong ô B2 sẽ là 80

Sao chép công thức : đặt trỏ mouse tại vị trí Fill handle của ô

có công thức cần sao chép ( ô B2 ), drag mouse sang các ô khác

( ô B3, B4 ) Khi đó ta được kết quả tương ứng là 100, 28

• Đưa địa chỉ ô hay khối ô vào trong công thức :

o Địa chỉ ô tham chiếu thuộc CÙNG Sheet với ô lập công thức, thao tác thực hiện:

Đặt con trỏ ô tại nơi cần tạo công thức

Nhập dấu = Click chuột trên ô có công thức cần tham chiếu (hoặc nhập địa chỉ ô) Nhập phép toán cần dùng

Click chuột trên ô có công thức cần tham chiếu tiếp theo Nhập phép toán cần dùng, …

Nhấn phím ENTER để kết thúc & Xuất hiện kết quả của công thức

Ví dụ : công thức trong ô B2 sẽ được tạo theo từng thao tác lần lượt như sau

Đặt con trỏ ô tại ô B2 Nhập dấu =

Click chuột vào ô A2 Nhập dấu * ( phép tính Nhân ) Nhập số 4

Nhấn phím ENTER & Xuất hiện số 60 trong ô B2

o Địa chỉ ô tham chiếu nằm ở Sheet KHÁC với Sheet chứa ô lập công thức, thao

tác thực hiện:

Đặt con trỏ ô tại nơi cần tạo công thức

Nhập dấu = Click chuột trên tab Sheet của sheet có ô hay khối ô cần tham chiếu vào công thức ( để mở sheet nầy ra )

Click chuột vào ô cần tham chiếu

Nhập phép toán cần dùng Click chuột vào ô cần tham chiếu tiếp theo, … Nhấn phím ENTER để kết thúc

Ví dụ : giả sử bảng dữ liệu trên đã được tạo trong sheet1 và công thức trong ô B2

cũng vẫn là tích của trị trong ô A2 với 4, nhưng ô A2 ( đang chứa một giá trị nào đó ) trong

trường hợp nầy lại thuộc sheet2 của workbook hiện hành Sau khi thực hiện các thao tác

như trên, ta có công thức trong ô B2 là : =Sheet2!A2*4

Lưu ý : Mọi địa chỉ tham chiếu đều có thể nhập vào trực tiếp mà không cần dùng chuột để

chọn theo như các bước hướng dẫn trên

2.5 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô :

7 Địa chỉ Tương đối : là loại địa chỉ sẽ bị thay đổi tương ứng khi sao chép công thức

Ví dụ: A7, C14, H5, … Trong bảng dữ liệu trên, khi sao chép công thức từ B2 sang B3

thì công thức trong ô B3 sẽ thành =A3*4 (thành phần chỉ số dòng bị thay đổi ) Khi sao

chép công thức trong ô A5 sang ô B5 thì công thức tại ô B5 sẽ là =B2+B3+B4

(thành phần tiêu đề cột bị thay đổi )

7 Địa chỉ Tuyệt đối : là loại địa chỉ không bị thay đổi khi sao chép công thức

Ví dụ: $A$7, $C$14, $H$5, …

Có thể nhập địa chỉ tuyệt đối bằng cách như sau:

• C1: gõ dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô

• C2: sau khi khai báo địa chỉ ô ta nhấn phím F4

7 Địa chỉ Hỗn hợp : là loại địa chỉ chỉ bị thay đổi tiêu đề cột hoặc chỉ số dòng ( trong thành phần của địa chỉ ô ) khi sao chép công thức

Lưu ý : Tùy theo yêu cầu xử lý dữ liệu mà dùng loại địa chỉ thích hợp

Ví dụ :

Công thức nhập Gõ Công thức thành Địa chỉ

=A2*K12 =A2*K12 Tương đối

Lưu ý : có thể nhấn phím F4 nhiều lần để chọn lọai địa chỉ cần dùng

2.6 XỬ LÝ DỮ LIỆU:

2.6.1 Xóa dữ liệu:

• C1 : Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa, nhấn phím Delete

• C2 : Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa R-click chọn Clear contents

• C3: chọn ô có nội dung cần xóa, nhập dữ liệu mới rồi Enter, dữ liệu mới sẽ ghi đè lên

dữ liệu trước

• C4: chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Edit – Clear

• C5 : chọn ô chứa dữ liệu cần xóa Đưa chuột đến vị trí Fill handle của khối ô Drag

chuột vào bên trong khối ô đang chọn

2.6.2 Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:

• C1: Bằng lệnh trên menu hoặc nút công cụ

Chọn ô hoặc khối ô nguồn cần sao chép

Chọn Edit - Cut để di chuyển hoặc Edit - Copy để sao chép

Đặt Con trỏ ô tại nơi đến

Chọn lệnh Edit - Paste

Hoặc nhấn R-click và chọn Cut/Copy và Paste

• C2 : Bằng chuột

Chọn ô hoặc khối ô nguồn dữ liệu cần di chuyển/sao chép

Đặt chuột ở viền ngoài của nó

Drag ( di chuyển ) hoặc Ctrl - drag ( sao chép )

2.6.3 Autofill:

Chức năng này dùng để sao chép dữ liệu trên các ô kề nhau trên cùng một hàng hay cột: đặt mouse tại vị trí Fill handle, drag mouse này đến các ô cần sao chép

Ta có thể thực hiện nhanh bằng cách nhấn Ctrl - D (sao chép dữ liệu ô kế trên) hoặc Ctrl-

R (sao chép dữ liệu ô kề bên trái)

Để điền số thứ tự cho cột : nhập hai số đầu ( 1 và 2 chẳng hạn ) vào 2 ô liền kề nhau trong cùng một cột ( để Excel tính bước nhãy cho dãy số, nếu trị ô sau nhỏ hơn trị ô đầu thì chúng ta có bước nhãy là số âm ), đánh dấu chọn cho cả 2 ô, drag mouse tại Fill handle sang các ô khác ( có thể bấm đôi nút chuột tại Fill handle nếu cột bên cạnh đã có dữ liệu )

2.6.4 Tạo dãy giá trị mới hoặc thứ tự sắp xếp:

Khi có một dãy giá trị nào đó cần lặp đi lặp lại nhiều lần, thay vì thực hiện sao chép ta

có thể định nghĩa giá trị cần nhập là một dãy và dùng chức năng điền dãy vào khối ô trong bảng tính

7 Tạo dãy :

• Nhập trước giá trị của dãy vào bảng tính hay khai báo trong cửa sổ sau

• Chọn Tools - Options - Custom Lists

• Nếu giá trị của dãy đã nhập trước trong bảng tính thì ta chỉ khai báo tên khối ô chứa

các giá trị trong khung Import list from cells rối nhắp nút Import

• Nếu giá trị mới của dãy chưa nhập thì ta tạo dãy bằng cách: chọn New list trong khung

Custom lists, nhập giá trị cho dãy trong khung List entries, mỗi giá trị của dãy nằm trên mỗi hàng khác nhau Để kết thúc việc nhập dãy : click nút Add

7 Đưa dãy đã tạo vào trang tính :

• Nhập một giá trị của dãy vào một ô trong trang tính

• Sao chép ( giống như sao chép công thức ) trị trong ô nầy

sang các ô khác

2.6.5 Sao chép đặc biệt

• Chọn khối ô cần sao chép

• Chọn lệnh Edit - Copy

• Đặt con trỏ ô tại vị trí nơi nhận

• Chọn Edit - Paste Special ( hoặc click chuột vào hình tam

giác bên phải nút công cụ paste để chọn nhanh cách

sao chép )

• Chọn Value để sao chép kết quả của công thức

• Chọn Formats để sao chép định dạng

• Chọn Comments để sao chép nội dung chú thích

• Chọn Transpose để chuyển đổi giữa hàng và cột

7 Entire row : chèn dòng mới bên trên dòng chứa ô hiện hành

7 Entire column : chèn cột mới bên trái cột chứa ô hiện hành

7 Chọn ô hay khối ô cần xóa

7 Chọn Edit - Delete…

7 Shift cells left: xóa khối ô và

kéo các ô bên phải sang trái lắp

lên khối ô đã xóa

7 Shift cells up: xóa khối ô và

kéo các ô bên dưới lên trên lắp

lên khối ô đã xóa

7 Entire row : xóa toàn bộ dòng

số hàng hay cột muốn thêm

7 Chọn Insert - Rows để chèn hàng, - Columns để chèn cột Nếu chọn Cells thì phải chọn thêm Entire row để chèn hàng hoặc Entire column để chèn cột

7 Hoặc ta có thể chọn số hàng hay cột bằng cách drag mouse tại column heading hoặc

row heading bằng đúng số hàng hay cột muốn thêm rồi R-click và chọn Insert

2.7.4 Xóa hàng, cột:

7 Chọn ô hay khối ô có tên hàng hay cột muốn xóa

7 Chọn Edit - Delete rồi chọn Entire row để xóa hàng Entire column để xóa cột

7 Hoặc ta có thể chọn số hàng hay cột bằng cách drag mouse tại column heading hoặc row heading bằng đúng

số hàng hay cột muốn xóa rồi R-click và chọn Delete

2.7.5 Di chuyển hoặc sao chép và chèn khối ô vào giữa các ô:

• Chọn khối ô chứa dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép

• Click để di chuyển hoặc để sao chép

• Đặt con trỏ ô ở góc trái trên của khối ô tại vị trí muốn chèn

• Chọn lệnh Insert - Cut cells để di chuyển và chèn hoặc Copied Cells để sao chép và

chèn Khi đó nếu chọn : Shift cells down ( đẩy dữ liệu trong các ô hiện tại xuống dưới ) hoặc Shift cells right (đẩy dữ liệu trong các ô hiện tại sang bên phải )

3 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

3.1 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT VÀ CHIỀU CAO HÀNG:

7 C1: giữ mouse trên biên phải của tiêu đề cột hay bên dưới của tiêu đề dòng cần điều chỉnh, kéo chuột theo hướng mũi tên của mouse

7 C2: đặt mouse ở biên của cột/dòng như C1 rồi double-click Khi đó Excel sẽ tự động điều chỉnh độ rộng cột theo chiều dài của chuỗi dài nhất trong cột hay chiều cao của ký

tự lớn nhất trong hàng

7 C3:

• Chọn cột

• Chọn lệnh Format - Column Width : khai báo độ rộng của cột

Autofit Selection: Excel tự động điều chỉnh độ rộng cột tương ứng

Standard Width : qui định độ rộng mặc nhiên cho toàn bộ các cột của sheet

3.2 SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG

Khi muốn định dạng các ô giống như các ô đã định dạng rối ta dùng chức năng sao chép định dạng như sau:

• Chọn ô hay khối có chứa định dạng cần sao chép

• Click nút Format painter để sao chép một lần, Double-click để sao nhiều lần

• Dùng chuột click chọn ô hay khối ô muốn định dạng

3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

3.3.1 Font:

• C1:

Chọn ô hay một phần văn bản cần định dạng

Chọn lệnh Format - Cells… hoặc R-click và chọn Format Cells - Font

+ Font: chọn font chữ

+ Font style: các dạng chữ như bình thường (Regular ), nghiêng (Italic ), đậm ( Bold ) và vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic )

+ Size: kích cỡ chữ + Color: màu chữ + Normal font: chọn lại font chữ mặc nhiên

+ Underline : có gạch chân như nét đơn ( Single ), nét đôi ( Double ), …

+ Supercript : in số mũ ( chỉ số trên )

Font color Click chọn lại màu đã chọn hay chọn màu

mới cho font chữ

3.3.2 Bodrer:

• Chọn ô hoặc khối ô

• C1: dùng biểu tượng Borders

trên thanh Formatting

• C2: dùng lệnh Format - Cells -

Border Style: chọn kiểu khung viền Color : chọn màu khung viền Presets : Chọn cách thể hiện khung

+ Outline : khung viền ngoài ô hay khối ô + Inside : đường kẻ khung trong khối + None : bỏ khung

Border : click chuột để chọn kẻ một cạnh hay đường chéo ô hoặc khối ô

3.3.3 Alignment:

Dùng để định vị trí dữ liệu trong ô

• Chọn ô hay khối ô

• C1: Dùng các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting

Align left : canh dữ liệu nằm sát cạnh trái ô

Center : canh dữ liệu nằm giữa ô theo chiều ngang

Align right : canh dữ liệu nằm bên phải ô

Merge and center : trộn các ô trong khối thành một ô và canh dữ liệu nằm giữa ô mới theo chiếu ngang Ô hợp thành có địa chỉ là địa chỉ của ô góc trái trên của khối trước trộn Sau khi trộn Excel chỉ giữ lại dữ liệu trong ô ở góc trái trên của khồi Để hủy chức năng này ta chọn lệnh ( trong menu ): Format - Cells - Alignment - Merge cells

Decrease Indent : giảm khoảng cách giữa văn bản với cạnh trái ô

Increase Indent : tăng khoảng cách giữa văn bản với cạnh trái ô

• C2: dùng lệnh Format - Cells hoặc R-click - Format cells -Alignment

Horizontal: canh vị trí dữ liệu theo chiều ngang

+ General: về vị trí mặc nhiên của dữ liệu + Left (indent): canh dữ liệu bên trái ô

+ Center: : canh giữa ô + Right: canh phải ô + Fill: điền dữ liệu đầy ô + Justify: canh dữ liệu đều trong một ô nếu

dữ liệu dài so với chiều rộng ô thì nó sẽ được xuống hàng + Center Across Selection: canh dữ liệu

vào giữa một khối cột

Các ô trong những cột không phải là cột đầu thì không được chứa dữ liệu Các ô trong các cột không được kết nối

Vertical : canh dữ liệu theo chiều đứng

+ Top : canh sát biên trên của ô

+ Center : canh giữc ô theo chiều đứng

+ Bottom : canh sát biên dưới ô (mặc định)

+ Justify : canh đều các dòng trong ô theo chiều đứng

Indent : Tạo khoảng cách của dữ liệu so với lề ô

Text control :

+ Wrap text: dữ liệu tự xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng

hiện hành của cột

+ Shrink to fit : tự động điều chỉnh kích cỡ font sao cho thấy toàn bộ dữ liệu

trong ô mà không cần chỉnh cột hay hàng + Merge cells : kết hợp các ô trong khối thành một ô

Orientation : xác định góc quay của

dữ liệu trong ô ta khai báo góc quay trong Degrees hay click vị trí

độ cần chọn trong Degrees hoặc drag kim đến góc cần chọn

3.3.4 Pattern (màu nền và mẫu

màu ô)

• C1: chọn ô hay khối ô, click

biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ Formatting

để lặp lại màu đã chọn hay chọn màu mới cho ô

Chèn mẫu nền cho toàn bộ Sheet:

+ Chọn Sheet cần chèn mẫu nền

+ Chọn Format - Sheet - Background - chọn tập tin mẫu nền cần chèn

+ Nếu muốn bỏ mẫu nền cho toàn bộ Sheet: Format - Sheet - Delete

Background

3.3.5 Dạng biểu diễn số (number):

Ta định dạng hiển thị số trên màn hình bằng cách nào tùy thuộc vào ý nghĩa của số để có thể nhận dạng tương ứng, ví dụ dạng số có dấu phân cách hàng ngàn, dạng tiền tệ có dấu

"$" trước hay sau số, dạng phần trăm v.v

• C1: dùng biểu tượng trên thnh công cụ Formatting

Currency Style: dạng tiền tệ Dấu "$" nằm trước hay sau tùy thuộc vào dạng ta đã định trong Control Panel

Percent Style: dạng phần trăm Dấu "%" nằm sau số và có 2 số lẻ

Comma Style: dạng tài chính, chèn dấu ngăn cách hàng ngàn "," trước 3 số trong phần nguyên, 2 số lẻ Dấu "," có thể đổi thành dấu "." Tùy thuộc vào Control Panel

Increase Decimal: tăng số chữ số phần thập phân sau mỗi lần click biểu tượng

Decrease Decimal: giảm số chữ số phần thập phân sau mỗi lần click biểu tượng

• C2: dùng lệnh Format - Cell -

Number Category: chọn số cần định dạng

+ General: dạng mặc định ban đầu

+ Number: cho phép định

số số lẻ, có dấu phân cách hàng ngàn, cách hiển thị số âm

+ Currency: dạng tiền tệ, cho phép xác định số số

lẻ, chọn dấu tiền tệ, chọn dạng hiện số âm + Accounting : như dạng tiền tệ nhưng ký hiệu tiền tệ được canh sát lề trái của cột

+ Date : dạng ngày, chọn dạng hiển thị ngày trong Type

+ Time : dạng giờ, chọn dạng hiện thị giờ trong Type

+ Percentage : phần trăm, cho phép định số lẻ

+ Fraction : dạng toán học

Ví dụ : 13.5 được hiển thị là 13 1/2 hoặc 13 4/8, …

+ Scientific: số mũ ( khoa học ) Ví dụ : số 1500000 ( Một triệu năm trăm ngàn ) được hiển thị là 1.50E+06

+ Text : dữ liệu dạng văn bản

+ Special : hiển thị số ở dạng đặc biệt

+ Custom: khai báo dạng mới trong hộp Type Ví dụ : để hiện thị dữ liệu ngày theo thứ tự thông thường (ngày/tháng/năm), sau khi chọn khối ô, vào lệnh Format cells, chọn mục custom rồi nhập vào hộp Type như sau dd/mm/yyyy

3.4 ĐỊNH DẠNG Ô CÓ DỮ LIỆU THỎA ĐIỀU KIỆN:

Trong bảng tính có nhiều dữ liệu nếu muốn cho nổi bật những con số nào đó thỏa điều kiện nhằm thuận tiện trong việc quan sát, mô phỏng, so sánh khi đó ta cho những ô đó có dạng hiển thị đặc biệt nào đó

Ví dụ: ta chọn màu nền cho các ô có giá trị số lượng bán hàng trong khoảng dự định và thực bán là màu xanh, những ô có giá trị thấp hơn dự định màu đỏ, những ô có giá trị vượt

dự định thì màu vàng

Cách làm như sau:

7 Chọn khối ô cần định dạng

7 Dùng lệnh: Format - Conditionnal Fromatting…

7 Để sử dụng các giá trị trong khối ô đã chọn làm tiêu chuẩn định dạng, ta chọn Cell Value Is trong Condition 1 và chọn kiểu sao sánh sau đó xác định các giá trị (hay công thức nhưng bắt đầu bởi dấu "=") trong các hộp khai báo tương ứng

• Để đánh giá dữ liệu hoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong khối ô đã chọn,

ta chọn Formula Is trong Condition 1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo công thức

ở hộp bên phải

• Click nút Format và chọn lựa các định dạng cần qui định cho các ô thỏa điều kiện tiêu

chuẩn

• Để khai báo điều kiện cho các định dạng khác, click nút Add và thực hiện lại các bước

như trên Ta có thể khai báo đến 3 điều kiện định dạng khác nhau

Ví du: Giả sử ta có bảng điểm thi trong toàn trường như sau, định dạng cho các ô điểm là

10 có khung viền màu đỏ, nền vàng, in đậm

A B C D E F G H

Chọn khối ô từ E2 đến H11 Vào lệnh Format - Format Conditional

Trong Condition 1 chọn Cell Value Is

Chọn kiểu so sánh là equal to và nhập giá trị để so sánh là 10

Click nút Format chọn Font - Style là Bold - Border là Outline và color là màu đỏ - Pattern

là màu vàng rồi đóng hộp thoại Format cells

Click nút OK đeer đóng hộp thoại Conditional Formatting

4 CÔNG THỨC VÀ HÀM

4.1 KHÁI NIỆM :

7 Có thể coi Hàm ( Function ) là những công thức đã được lập sẵn nhằm giúp việc xử lý

dữ liệu được thuận tiện và nhanh chóng hơn

Ví dụ :

Thay vì tạo công thức = D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+F15+25

ta có thể thực hiện yêu cầu nầy bằng cách dùng hàm tính tổng ( Sum ) như sau :

7 Cú pháp chung của hàm : TênHàm( ĐốiSố1, ĐốiSố2,…, ĐốiSố30)

Dấu ngăn cách giữa các đối số trong hàm lệ thuộc vào trình Control panel của hệ thống (thường là dấu phẩy hay chấm phẩy) Số lượng đối số tùy thuộc từng hàm Có một số ít

hàm không có đối số, khi đó chỉ nhập : TênHàm() Tên hàm không phân biệt chữ HOA

Công dụng: trả về tổng giá trị các số trong phạm vi khói ô đã khai báo Nếu trong phạm

vi có dữ liệu là nhãn thì hàm bỏ qua nhãn nhưng vẫn thực hiện phép tính

Ví dụ :

- Để tính tổng điểm thi của học sinh tên Hương, tại ô I2 =Sum(E2:H2) & 36

- Kết quả của công thức tại ô E12 tính tổng điểm thi môn Toán =Sum(E2:E11) sẽ

là 69 Trong trường hợp phạm vi cần tính nằm liên tục trên cùng một cột, thay vì nhập hàm trực tiếp vào ô, ta có thể : chọn ô chứa kết quả ( ô E12), click chuột nút AutoSum để tính tổng hoặc chọn hàm cần dùng

- Kết quả của công thức =Sum(D3:E5,G8,10) & 43 Trong phạm vi từ ô D3 đến ô E5 bao gồm 6 ô ( D3,D4,D5,E3,E4,E5), trong đó ba ô D có dữ liệu kiểu nhãn bị bỏ qua chỉ tính tổng cho ba ô E ( có trị lần lượt là 10,6,8 ), ô G8 ( có trị là 9 ) và 10 Từ đó ta

có phép tính là 10+6+8+9+10 = 43

2 SUMIF(range, criteria, sum range)

Công dụng: cộng các ô trong sum range ( phạm vi cộng ) trên các hàng hay cột tương

ứng range ( phạm vi xem xét ) thỏa điều kiện ( criteria) Nếu không có hàng hay cột trong đối sum range, hàm sẽ cộng giá trị các ô trong range thỏa điều kiện

Ví dụ : =SumIf(D2:D11,"11*",G2:G11) & 15 Tổng điểm môn Hóa của khối 11 =SumIf(D2:D11,"11*") & 0 Tính tổng ngay chính cột D

3 ROUND(number,n)

Công dụng: làm tròn số number theo yêu cầu được chỉ định bằng số n

Nếu n>0 thì số được làm tròn đến vị trí phần thập phân được chỉ định

Nếu n=0 thì số được làm tròn đến số nguyên gần nhất của số number

Nếu n<0 thì số được làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân đến vị trí được chỉ định

Ví dụ: =Round(8.65,1) & 8.7 =Round(6.24,1) & 6.2

=Round(6.2438,2) & 6.24 =Round(-1.475,2) & -1.48

=Round(5.382,0) & 5 =Round(8.5,0) & 9

=Round(21.4,-1) & 20 =Round(25,-1) & 30

4 INT (number)

Công dụng: trả về phần nguyên của số number

5 MOD (number, divisor)

Công dụng : trả về phần dư trong phép chia nguyên của số number cho số divisor

4.3 CÁC HÀM THỐNG KÊ ( STATISTICAL ):

6 AVERAGE(number1, number2, …)

Công dụng: trả về giá trị trung bình số học của các đối số

Ví dụ : =Average(E2:H2) & 9 TB điểm thi của Hương

= Average(E2:E11) & 6,9 TB điểm thi môn Toán

= Average(E2:E11,F2:F11) & 6,6 TB điểm thi môn Toán và Lý

7 MAX(number1, number2, …)

Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số

Ví dụ : =Max(E2:E11) & 10 Điểm thi lớn nhất của môn Toán

=Max(E4:H4) & 9 Điểm bài thi cao nhất của Dũng là 9

8 MIN(number1, number2, …)

Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số

Ví dụ : =Min(E2:E11) & 2 Điểm thi nhỏ nhất của môn Toán

=Min(E3:G5,F8:H9) & 3 Giá trị nhỏ nhất thuộc 2 khối

=Max(Min(E2:E11), 1,Min(E3:G5,F8:H9)) & 3

9 COUNT(value1,value2, …)

Công dụng: đếm có bao nhiêu giá trị số trong danh sách đối số

Ví dụ : =COUNT(D2:E4,G7:H9,C6) & 9 Có 9 ô chứa dữ liệu kiểu số

trong 13 ô đã tham chiếu =Count(D8:E9,7+3,E5+H5) & 4 từ D8 đến ô E9 bao gồm bốn ô thì trong

đó có 2 chứa dữ liệu là số, kết quả của phép tính 7+3=10 cũng là dữ liệu số

và phép tính E5+H5=13 cũng là dữ liệu số Vậy kết quả của hàm là 4 ( trong

3 đối số của hàm có 4 trị có kiểu dữ liệu là số )

Lưu ý : dữ liệu ngày vẫn là kiểu số Riêng dữ liệu logical ( True - đúng, False - sai) chỉ

được coi là kiểu số khi đặt trực tiếp trong đối số của hàm =Count(D2:E4,G7:H9,C6,TRUE) & 10 Đặt trực tiếp nhưng nếu giả sử ô B15 chứa trị là TRUE thì khi đó

10 COUNTA(value1,value2, …)

Công dụng: đếm số lượng giá trị ( có dữ liệu ) trong danh sách đối số

Ví dụ: =COUNT(D2:E4,G7:H9,C6) & 13 trong 13 ô đã tham chiếu, có 13

ô có chứa dữ liệu ( không có ô rỗng ) =Count(D8:E9,7+3,E5+H5) & 6

11 COUNTIF (range,criteria)

Công dụng : đếm số ô trong một vùng range thỏa điều kiện cho trong criteria

Ví dụ: =Countif(G2:G11,3) & 2 =COUNTIF(G2:G11,">=8") & 4

=CountIf(C2:C11,"Lý") & 1 =COUNTIF(D2:D11,"12*") & 3

12 RANK(number,ref,order)

Công dụng : trả về hạng của number trong danh sách các số khai báo tham chiếu (Reference ) trong ref

Number là số mà ta muốn biết hạng của nó

Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến danh sách các số, dãy tham chiếu phải dùng địa

chỉ tuyệt đối nếu muốn sao chép công thức

Order : là số chỉ định cách xếp hạng của số

+ Order = 0 hoặc không ghi thì số lớn được xếp hạng trước

+ Order = 1 thì số nhỏ được xếp hạng trước

Ví dụ: =Rank(G2,G2:G11,0) & 1 =Rank(G4,G2:G11) & 8 =Rank(G2,G2:G11,1) & 9 =Rank(G9,G2:G11,1) & 4

4.4 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI ( TEXT ) :

13 LEFT(text,n)

Công dụng: trả về n ký tự bên trái nhất của chuỗi text N mặc nhiên là 1

Ví du: =LEFT("Microsoft Excel",5) & Micro =Left(D3,2) & 12

14 RIGHT(text,n)

Công dụng: trả về n ký tự bên phải nhất của chuỗi text N mặc nhiên là 1

Ví du: =Right("Microsoft Excel",5) & Excel =Right(B6,3) & Kim =Left(Right(D8,2),1) & A =Right(Left(D8,2),1) & 2

15 MID(text,pos,num)

Công dụng: trả về num ký tự trong chuỗi text bắt đầu từ ký tự thứ pos

Ví du: =Mid("Microsoft Excel",6,4) & soft =Mid(D8,2,1) & 2

16 LEN(text)

Công dụng: trả về chiều dài chuỗi text theo đơn vị là ký tự

Ví du: =LEN("Microsoft Excel") = 14 ( ký tự kẻ cả một ký tự ttrắng giữa 2 từ)

Công dụng: trả về TRUE ( đúng ) nếu tất cả các đối số trong danh sách các đối số đều

là TRUE, trả về FALSE ( sai ) nếu có ít nhất một đối số là FALSE

Ví du: =AND(3>0,5<8,x2 +1>0) & TRUE =AND(3>0,5<8) & FALSE

23 OR(logical1,logical2, …)

Công dụng: trả về TRUE nếu có một đối số trong danh sách đối số là TRUE, trả về FALSE nếu tất cả đối số là FALSE

Ví du: =OR(3>0,5<8,0<2) & TRUE =OR(5>8,-7>0) & FALSE

Logical_text: là biểu thức logic

Value_if_true: là giá trị sẽ trả về khi logical_text có trị là TRUE

Value_if_false: là giá trị sẽ trả về khi logical_text có trị là FALSE

Lưu ý : hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp

Ví dụ: =If(E2>F2,”Đúng”,”Sai”) & Đúng

=If(F2>H2,”Đúng”,”Sai”) & Sai

=If(I2>=20,”Đỗ”,”Hỏng”) & Đỗ Đây là công thức lập tại ô I2 để

xét kết quả thi của học sinh Hương với với yêu cầu là học sinh sẽ được công nhận đỗ nếu

có tổng 4 môn thi đạt từ 20 trở lên

+ Hãy lập công thức cho cột Điểm khuyến khích với qui định như sau : chỉ ghi 1 điểm

cho các học sinh thuộc lớp đầu của mỗi khối có điểm thi môn Ngoại ngữ dưới 8 Khi đó: =If(AND(Right(D2,1)=”1”,H2<8),1,0)

+ Xét một yêu cầu khác giả sử lập công thức để tính điểm ưu tiên cho các khối lớp theo qui định : Khối 10 được ưu tiên thêm 2 điểm, khối 11 là 1 điểm và khối 12 không được điểm ưu tiên Khi đó :

=If(Left(D2,2)=”10”,2,If(Left(D2,2)=”11”,1,0)) & 2 + Cũng với qui định như trên nhưng nếu có thêm yêu cầu là : chỉ thêm điểm ưu tiên (

có thể coi là điểm thưởng ) cho các học sinh có điểm thi môn Toán là 8 hoặc 9 Khi đó : =If(OR(E2=8,E2=9),If(Left(D2,2)=”10”,2,If(Left(D2,2)=”11”,1,0)),0)

Hoặc :

=If(And(Left(D2,2)=”10”,E2>=8,E2<=9),2, If(( And(Left(D2,2)=”11”,E2>=8,E2<=9),1))

Hoặc :

=If(AND(Left(D2,2)=”10”,OR(E2=8,E2=9)),2,If(AND(Left(D2,2)=”11”,OR(E2=8,E2=9)),1,0))

5 BIỂU ĐỒ

Từ những số liệu ban đầu được phát sinh trong quá trình quản lý hoặc chúng ta cần thể hiện các số liệu đó bằng hình tượng, các sơ đồ hay một dạng cụ thể của biểu đồ nào đó tạo cho người dùng cảm giác gần gũi, dễ dàng nhận thức, so sánh hơn là nhìn một dãy các số liệu rườm rà khó hiểu Đó là chức năng của biểu đồ

5.1 TẠO BIỂU ĐỒ BẰNG PHÍM CHỨC NĂNG F11

Ví dụ: để so sánh trung bình điểm thi của từng môn học giữa các khối lớp Ta có bảng thống kê như sau :

• Nhấn phím F11 ta sẽ được biểu đồ như sau:

Như vậy, bằng cách thể hiện các dãy dữ liệu trong trang tính dưới dạng biêu đồ, chúng ta

dễ dàng so sánh sự biến động về chất lượng của từng môn học giữa các khối lớp; cũng như thấy được độ chênh lệch về chất lượng học tập giữa các bọmôn trong cùng một khối lớp

5.2 TẠO BIỂU ĐỐ BẰNG CHART WIZARD

Chức năng Chart Wizard giúp ta vẽ một biểu đồ thông qua nhiều bước thực hiện Tại các bước này chúng ta có thể thay đổi những tùy chọn hoặc khai báo thêm các thông số phù hợp với yêu cầu đề ra

Các bước thực hiện như sau:

• Chọn khối ô chứa dữ liệu cần vẽ biểu đồ

• Click nút lệnh Chart Wizard trên thanh công cụ hoặc vào lệnh Insert - Chart &

hộp thoại thứ nhất ( Step 1 of 4 )

• Trong Step 1 of 4:

Phần Chart type của Standard Types chọn một kiểu biểu đồ cần vẽ Ứng với một kiểu biểu

đồ đã chọn ta có thể chọn một dạng thể hiện trong Chart sub-type Xong nhấn nút Next để chuyển sang bước 2

• Trong Step 2 of 4:

Data range: khai báo lại địa chỉ khối ô chứa dữ liệu cần vẽ biểu đồ, nếu cần

Series in: xác định dãy dữ liệu cần vẽ biểu đồ chứa trên những dòng ( Rows ) hay những cột ( Columns) Có thể clickchọn thử từng mục trong Series in để kiểm tra chi tiết

Click nút Next để chuyển qua bước 3 (step 3 of 4)

• Trong Step 3 of 4: ta có thể thay đổi và lựa chọn một số thành phần của biểu đồ đang

vẽ trong các tab : Titles, Axes, Gridlines, Legend….Nhắp nút Next để chuyển qua bước

4

• Trong step 4 of 4: cần xác định vị trí đặt biểu đồ đã tạo

As object in : biểu đồ là đối tượng trong worksheet được chỉ định

As new sheet : biều đồ được tạo riêng trong một sheet mới có tên Chart#

Click nút Finish để kết thúc công việc

TRUNG BÌNH ĐIỂM THI

Trong từng bước có thể click nút Back để quay lại bước trước hoặc click nút Finish để kết thúc công việc

5.3 HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ:

5.3.1 Thay đổi một yếu tố trên biểu đồ:

• Đưa biểu đồ là một đối tượng của worksheet vào trong một Chart sheet và ngược lại:

Click nút phải mouse trên biểu đồ cần điều chỉnh

Chọn mục Location

Chọn As new sheet nếu đưa từ

worksheet sang Chart sheet hoặc

As object in nếu đưa từ Chart

sheet ra woksheet

• Điều chỉnh vùng chứa dữ liệu

nguồn cho biểu đồ

Click nút phải mouse trên biểu đồ

cần điểu chỉnh

Chọn mục Source Data - Data

Range Mục Series in cho phép

thay đổi việc xác định hướng dãy

dữ liệu trong trang tính nhằm

phục vụ các yêu cầu so sánh khác

nhau Hình minh họa dễ dàng cho

ta so sánh trung bình điểm thi của

các môn theo từng khối lớp, thông

qua việc chọn mục Series in là

Columns

Trong khung Data range khai báo

lại phạm vi vùng dữ liệu, nếu cần

Nếu cần thêm vào hay gỡ bỏ một

dãy dữ liệu trong vùng đã chọn thì

Khai báo địa chỉ khối ô chứa dữ liệu cần thêm trong phần Values Có thể click nút và drag mouse để chọn khối ô

Trong khung Name ghi địa chỉ ô chứa nội dung phần chú thích cho biểu đồ tương ứng của dãy dữ liệu vừa thêm vào, nội dung đó sẽ được nhìn thấy trong khung Legend

• Có thể sử dụng các khung Name và Category (X) axis labels để thay đổi tên, nhãn trên

các trục và bên trong hộp chú thích của biểu đồ

• Thay đổi kiểu biểu đồ

Click biểu đồ cần thay đổi kiểu

Menu Chart - Chart Type

Tại Standard Types hoặc Custom Types nhắp chọn kiểu biểu đồ thích hợp

5.3.2 Định dạng đối tượng, thành phần của

biểu đồ

Định dạng lại đối tượng đã có sẵn bên trong biểu

đồ Trong biểu đồ có chứa nhiều đối tượng khác

nhau, để định dạng đối tượng nào thì :

• D-click lên đối tượng đó trong biểu đồ

• Chọn các thuộc tính cần thể hiện như Font,

Size, Color…

5.3.3 Thêm đối tượng cho biểu đồ

• Thêm vào tên của biểu đồ hoặc tên các trục

Click nút phải mouse trên biểu đồ cần thêm

Chọn mục Chart Options - Titles

Muốn thêm tiêu đề biểu đồ hãy gõ vào khung Chart title và ở các trục trong các khung còn lại

• Chèn thêm các hộp chú thích, gắn bảng dữ liệu vào biểu đồ, tạo các đường lưới…làm

lại các bước như trên nhưng chọn các tab tương ứng

6 DANH SÁCH ( LIST )

6.1 KHÁI NIỆM:

Một loạt các dòng của Worksheet mà nó chứa những dữ liệu có liên quan ví dụ như

dữ liệu của một Chi tiết hóa đơn bao gồm: số hoá đơn, ngày hóa đơn, loại hóa đơn, mã khách hàng, tên khách hàng, mã vật tư, tên vật tư, mã loại, số lượng, đơn giá, trị giá …hay thông tin về một nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, noi sinh, địa chỉ, tình trạng gia đình v.v gọi là một danh sách ( List ) Một danh sách có thể coi như một cơ sở dữ liệu mà các dòng là mhững record (mẫu tin) và các cột là những field ( vùng tin ) Dòng đầu tiên của danh sách chứa tiêu đề cột mà ta sẽ coi như tên của field

Trong Excel một danh sách coi như một cơ sở dữ liệu (database) ta có thể thực hiện các chức năng như sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu một các dễ dàng

Để tạo một danh sách ta cần chú ý:

• Mỗi Worksheet chỉ tạo một danh sách, nếu nhiều hơn thì chúng phải ngăn cách nhau

một dòng hay một cột trống

• Trong danh sách không được có một hàng trống hay một cột trống

• Phải tạo tiêu đề (tên field) ngay dòng đầu tiên của danh sách

Ví dụ: Bảng điểm thi của học sinh trong bài Định dạng bảng tính là một danh sách

6.2 SORT:

6.2.1 Sort một khóa:

Là sắp xếp các dòng của danh sách tăng hoặc giảm dần dựa trên nội dung của một cột Các bước như sau:

• Chọn một ô bất kỳ trong cột có nội dung cần sắp xếp

• Click nút lệnh trên thanh công cụ standard

Ascending: để sắp xếp danh sách theo thứ tự tăng dần

Descending: để sắp xếp danh sách theo thứ tự giảm dần

Ví dụ: cần sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự tăng dần của cột Tên HS ta làm như sau:

chọn một ô bất kỳ trong cột Tên HS

click nút Ascending trên thanh công cụ standard

6.2.2 Sort hai khóa trở lên:

• Chọn một ô bất kỳ trong danh sách cần sắp xếp

• Chọn lệnh: Data - Sort

− Trong khung Sort by chọn tiêu đề cột làm khóa sắp xếp và sau đó lần lượt khai báo các

khoá phụ trong các khung Then by

− Theo các khóa đã chọn muốn sắp xếp tăng dần thì chọn Ascending, giảm dần thì chọn Descending

− Trong phần My list has ta chọn Header Row nếu trong danh sách có dòng tiêu đề cột (tên field), chọn No Header Row nếu danh sách không có dòng tiêu đề

Ví dụ: Trong thí dụ trên, giả sử ta cần có một danh sách học sinh được trình bày theo từng lớp, trong mỗi lớp sẽ sắp theo thứ tự của Tên HS Để làm được điều nầy cần thực hiện các bước như sau :

+ Đặt con trỏ ô trong danh sách hoặc đánh dâu chọn toàn bộ danh sách

+ Chọn lệnh: Data - Sort Xuất hiện hộp hội thoại Sort như trên

+ Khung Sort by : Chọn tên cột là Lớp (

Khóa thứ nhất ) và Ascending

+ Khung Then by : Chọn tên cột là Tên

HS ( Khóa thứ hai ) và Ascending

+ Khung My list has : Chọn Header row hoặc No Header row, nếu cần

6.2.3 Sort theo thứ tự do người sử dụng qui định

Là sắp xếp danh sách dựa trên nội dung của những dòng/cột Cách làm:

− Chọn một ô bất bỳ trong danh sách muốn sắp xếp

− Chọn lệnh Data - Sort

− Click nút Option trong hộp thoại Sort

− Khung Orientation chọn Sort top to bottom để

xếp theo dòng thứ tự từ trên xuống; Sort left to

right để sắp theo cột từ trái qua phải và click OK

− Trở lại phần Sort by, Then by để khai báo các

dòng làm chỉ tiêu sắp xếp và chọn OK

6.3 LỌC VÀ TÌM KIẾM:

Chức năng này cho phép ta tạo ra những danh sách khác từ danh sách ban đầu Danh sách mới chỉ gồm các dòng thỏa mãn một số điều kiện nào đó mà thôi Ví dụ: ta từ danh sách chi tiết hóa đơn ta chỉ muốn tạo ra danh sách các mặt hàng nhập với số lượng cao nhất, hoặc danh sách khách mua từng mặt hàng Từ danh sách kết quả thi của sinh viên ta lập ra danh sách các sinh viên thi đỗ, v.v…ta có thể dùng một trong các chức năng sau tùy yêu cầu công việc

6.3.1 AutoFilter

Autofilter giúp ta nhanh chóng lọc ra một danh sách chỉ gồm các dòng thỏa điều kiện ngay tại vùng hiển thị của danh sách ban đầu

Click một ô bất kỳ trong danh sách cần lọc

Vào lệnh Data - Filter - Autofilter tại thời điểm này xuất hiện nút bên phải trong những ô có chứa các tiêu đề cột

Click vào nút của cột mà nội dung của nó chứa các giá trị làm điều kiện lọc và chọn một giá trị làm điều kiện lọc trong khung vừa xuất hiện

Nếu điều kiện lọc dựa trên nhiều vùng khác nhau thì lặp lại bước trên cho các cột còn lại

Ngoài việc chọn giá trị lọc bằng một trong những giá trị cụ thể Excel còn cho phép ta lọc những giá trị tùy chọn All, Top 10, Custom

All: trở về hiện trạng của danh sách như trước lúc lọc tại cột hiện hành

Blanks: chọn những dòng mà tại cột này còn trống

Non Blanks: chỉ liệt kê các dòng có dữ liệu

Top 10: lọc ra danh sách các record mà giá trị đạt được của chúng lớn hơn các record còn lại

Trong hộp hội thoại Top 10 Autofilter nếu chọn Bottom thì sẽ chọn danh sách gồm 10

- Click nút trong cột Lớp và chọn mục Custom

- Chọn các phép so sánh bằng ( equals ), chọn giá trị so sánh trong ô bên phải là 10A2 Chọn phép toán

luận lý Or và giá trị so sánh thứ 2 để kết hợp thành điều kiện lọc như hình minh họa.

Lưu ý :

+ Để bỏ lọc dữ liệu ở từng cột : Click nút trong cột, chọn mục All

+ Để bỏ lọc dữ liệu ở tất cả các cột : vào lệnh Data - Filter – Autofilter - Show Al

+ Để bỏ chế độ lọc cho toàn bộ danh sách : vào lệnh Data - Filter

- Autofilter lần nữa + Có thể dùng ký tự thay thế trong trị so sánh

Ví dụ : Lập danh sách của học sinh thuộc khối 12

Các bước thực hiện :

- Click nút trong cột Lớp và chọn mục Custom

- Chọn các phép so sánh bằng ( equals ), nhập giá trị so sánh trong ô bên phải là 12*

6.3.2 Advanced Filter:

Với chức năng Autofillter ta chỉ có thể tạo hai điểu kiện trên một cột, Advanced Filter cho phép ta có thể lọc các record thỏa điều kiện tương đối phúc tạp đồng thời có thể trích các dòng dữ liệu thỏa điều kiện sang vị trí khác

Ví dụ : từ danh sách kết quả thi tuyển sinh ta cần lọc ra những học sinh nam giỏi môn toán

và học sinh nữ giỏi môn văn Từ danh sách theo dõi hoạt động mua bán của công ty cần lập danh sách khách hàng mua sản phẩm A với số lượng trên 20 tấn nhưng chỉ xét rong năm

2002 Với yêu cầu này ta phải dùng chức năng Advanced Filter

Các bước thực hiện như sau:

6.3.2.1 Tạo bảng điều kiện (criteria)

Vì số điều kiện phúc tạp và liên quan đến nhiều field hay nhiều record nên ta cần phải tạo bảng criteria

Bảng điều kiện phải nằm ngoài phạm vi danh sách

Dòng đầu tiên phải chứa tiêu đề (tên field ) các cột cần đặt điều kiện Thông thường dòng này được tạo ra bằng cách sao chép từ tiêu đề cột của bảng danh sách có sẵn vì nếu nhập vào mà không chính xác thì Excel không thực hiện được

Dòng dưới của dòng tiêu đề dùng để chứa các điều kiện Nếu các điều kiện cần phải thỏa cùng một lúc thì phải đặt chúng trên cùng một dòng Nếu chỉ cần thỏa một trong các điều kiện thì những điều kiện đó phải đặt trên các dòng khác nhau

Điều kiện khai báo trong bảng điều kiện có thể là số - đi kèm theo các toán tử so sánh = >

< >= <= hay chuỗi, có thể dùng dấu ? hoặc * để thay thế cho một hoặc nhiều ký tự bất

kỳ Trong trường hợp điều kiện đặt ra là công thức hay hàm thì phải chọn mục Transition formula evaluation trong lệnh Tools - Options- Transition

Ví du1: bảng điều kiện lọc danh sách các học sinh khối 11 có điểm Toán dưới 5

6.3.2.2 Lọc, rút trích danh sách :

• Chọn một ô bất kỳ hay khôi ô chứa danh sách

• Vào lệnh Data - Filter - Advanced Filter Xuất hiện hộp hội thoại Trong hộp hội

thoại:

Action: phương thức xử lý các hàng thỏa điều

kiện

+ Filter the list in place: các dòng

không thỏa điều kiện sẽ bị ẩn đi + Copy to another: chép các dòng

thỏa điều kiện đến vùng khác trên bảng tính, vùng này được khai báo ở ô Copy To

+ List range: khai báo địa chỉ khối

ô chứa danh sách cần lọc + Criteria range: khai báo địa chỉ

khối chứa bảng điều kiện + Copy to: phần này dùng để khai

báo ô bắt đầu chứa các record thỏa điều kiện khi dùng phương thức Copy another

J K L

ta hãy chọn Worksheet sẽ chứa dữ liệu trích ra là hiện hành trước rồi mới vào lệnh Data

- Filter -Advanced Filter

Ví dụ: Trích trong danh sách trên ra danh sách các học sinh khối lớp 10 có điểm Lý hoặc điểm ngoại ngữ là 10

- Vào lệnh Data - Filter - Advanced Filter

Xuất hiện hộp hội thoại

- Trong hộp hội thoại : khai báo và chọn lựa các phạm vi tham chiếu như hình minh hoạ trên

7 IN BẢNG TÍNH

7.1 KHAI BÁO MÁY IN :

Khai báo tên máy in đang sử dụng nếu mới in lần đầu

• Vào lệnh File - Print hoặc nhấn Ctrl - P

• Vào mục Name trong khung Printer, chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt

Nếu không có tên máy in đang sử dụng thì phải thực hiện các bước sau:

+ Vào Start của Windows, chọn mục control panel & hiện cửa sổ mới + D-click vào biểu tượng Printers and Faxes

+ Click vào mục Add a Printer

+ Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add

Printer Wizard

7.2 IN TOÀN BỘ DỮ LIỆU CỦA WORKSHEET HIỆN HÀNH:

7.2.1 Tạo các dấu ngắt trang thích hợp:

Có thể đặt dấu ngắt trang theo chiều dọc, chiều ngang hoặc cả hai chiều

• Tạo dấu ngắt trang theo chiều ngang

Click chọn ô trên cột A mà từ đó sẽ thuộc về trang tiếp theo

Vào lệnh Insert - Page Break

• Tạo dấu ngắt trang theo chiều dọc

Click chọn ô trên dòng số 1 mà từ đó trở về sau thuộc về trang tiếp theo

Vào lệnh Insert - Page Break

• Tạo ngắt trang theo hai chiều dọc và ngang

Click chọn ô sao cho đường ngắt trang dọc sẽ đi qua cạnh trái và đường ngắt trang ngang

sẽ đi qua cạnh trên của nó

Vào lệnh Insert - Page Break

• Hủy bỏ các dấu ngắt trang

Lựa chọn toàn bộ worksheet

Vào lệnh Insert - Reset All page Break

7.2.2 Trình bày trang in:

Để công việc in được tiến hành dễ dàng ta cần phải trình bày trang in trước và xem trước trang in trước khi thực hiện in ra giấy Để trình bày trang in ta dùng một trong hai cách:

Vào lệnh File - Print preview hoặc dùng biểu tượng rồi nhấn nút Setup

Ta cũng có thể thực hiện việc trình bày trang in trước bằng lệnh File - Page setup

Sau đó vào từng phần để định dạng như sau:

7.2.2.1 Page:

• Orientation : thay đổi hướng trình bày dữ liệu trên trang in, chọn Portrait hoặc

Landscape để in dữ liệu theo chiều đứng ( mặc nhiên ) hoặc để in theo chiều ngang của khổ giấy

• Scaling : thay đổi tỉ lệ của bảng dữ liệu trên trang in so với kích thước bình thường

Mặc nhiên Excel in bảng dữ liệu đúng với kích thước thật sự của nó (100% Normal size), tuy nhiên ta có thể thay đổi tỉ lệ này cho phù hợp với khổ giấy in bằng cách chọn Adjust To và khai báo tỉ lệ trong khung Normal size Khi đó số lượng trang in sẽ thay đổi tùy theo tỉ lệ mà ta qui định

• Paper size : chọn loại khổ giấy cần in

• Print quality : chọn chất lượng in Trong phần cho phép ta chọn mật độ điểm in trên

giấy, số nầy càng cao thì bản in càng rõ và càng sắc nét hơn ( tất nhiên sẽ tốn mực in nhiều hơn )

• First page number : thay đổi số bắt đầu thứ tự trang Ttrong phần nầy nếu chọn Auto

thì bắt đầu là 1, ta có thể cho bắt đầu bằng một số khác

7.2.2.2 Margin :

• Đặt lề trang in: Top đặt lề trên, Bottom đặt lề dưới, Left đặt lề trái, Right đặt lề phải

• Đặt khoảng cách từ đầu trang đến tiêu đề đầu trang - Header và khoảng cách từ cuối

trang đến tiêu đề chân - Footer