Chức năng này cho phép ta tạo ra những danh sách khác từ danh sách ban đầu. Danh sách mới chỉ gồm các dòng thỏa mãn một số điều kiện nào đó mà thôi. Ví dụ: ta từ danh sách chi tiết hóa đơn ta chỉ muốn tạo ra danh sách các mặt hàng nhập với số lượng cao nhất, hoặc danh sách khách mua từng mặt hàng. Từ danh sách kết quả thi của sinh viên ta lập ra danh sách các sinh viên thi đỗ, v.v…ta có thể dùng một trong các chức năng sau tùy yêu cầu công việc
6.3.1. AutoFilter
Autofilter giúp ta nhanh chóng lọc ra một danh sách chỉ gồm các dòng thỏa điều kiện ngay tại vùng hiển thị của danh sách ban đầu
Click một ô bất kỳ trong danh sách cần lọc
Vào lệnh Data - Filter - Autofilter tại thời điểm này xuất hiện nút bên phải trong những ô có chứa các tiêu đề cột
Click vào nút của cột mà nội dung của nó chứa các giá trị làm điều kiện lọc và chọn một giá trị làm điều kiện lọc trong khung vừa xuất hiện.
Nếu điều kiện lọc dựa trên nhiều vùng khác nhau thì lặp lại bước trên cho các cột còn lại Ngoài việc chọn giá trị lọc bằng một trong những giá trị cụ thể Excel còn cho phép ta lọc những giá trị tùy chọn All, Top 10, Custom
All: trở về hiện trạng của danh sách như trước lúc lọc tại cột hiện hành Blanks: chọn những dòng mà tại cột này còn trống
Non Blanks: chỉ liệt kê các dòng có dữ liệu
Top 10: lọc ra danh sách các record mà giá trị đạt được của chúng lớn hơn các record còn lại
Trong hộp hội thoại Top 10 Autofilter nếu chọn Bottom thì sẽ chọn danh sách gồm 10 record cuối cùng
Ngoài ra ta còn có thể thay đổi giá trị trong các ô còn lại của hộp thoại để qui định số lượng các dòng hay một tỷ lệ phần trăm các record có giá trị đứng đầu hoặc cuối danh sách Ví dụ: Lọc một danh sách có giá trị đứng đầu mà số dòng của nó chỉ bằng 20% so với danh sách ban đầu ta khai báo như sau Top - 15 - Percent
Custom: sử dụng trong trường hợp muốn lọc danh sách mà giá trị cột hiện hành cần thỏa đến nhiều hơn một điều kiện
Ví dụ: Lập danh sách các học sinh học lớp 10A2 hoặc những học sinh học lớp 12A1.
Các bước thực hiện như sau:
- Click nút trong cột Lớp và chọn mục Custom
- Chọn các phép so sánh bằng ( equals ), chọn giá trị so sánh trong ô bên phải là 10A2. Chọn phép toán luận lý Or và giá trị so sánh thứ 2 để kết hợp thành điều kiện lọc như hình minh họa.
Lưu ý :
+ Để bỏ lọc dữ liệu ở từng cột : Click nút trong cột, chọn mục All
+ Để bỏ lọc dữ liệu ở tất cả các cột : vào lệnh Data - Filter – Autofilter - Show Al
+ Để bỏ chế độ lọc cho toàn bộ danh sách : vào lệnh Data - Filter - Autofilter lần nữa + Có thể dùng ký tự thay thế trong trị so sánh.
Ví dụ : Lập danh sách của học sinh thuộc khối 12
Các bước thực hiện : - Click nút trong cột Lớp và chọn mục Custom
- Chọn các phép so sánh bằng ( equals ), nhập giá trị so sánh trong ô bên phải là 12*
6.3.2. Advanced Filter:
Với chức năng Autofillter ta chỉ có thể tạo hai điểu kiện trên một cột, Advanced Filter cho phép ta có thể lọc các record thỏa điều kiện tương đối phúc tạp đồng thời có thể trích các dòng dữ liệu thỏa điều kiện sang vị trí khác.
Ví dụ : từ danh sách kết quả thi tuyển sinh ta cần lọc ra những học sinh nam giỏi môn toán và học sinh nữ giỏi môn văn. Từ danh sách theo dõi hoạt động mua bán của công ty cần lập danh sách khách hàng mua sản phẩm A với số lượng trên 20 tấn nhưng chỉ xét rong năm 2002. Với yêu cầu này ta phải dùng chức năng Advanced Filter
Các bước thực hiện như sau:
6.3.2.1. Tạo bảng điều kiện (criteria)
Vì số điều kiện phúc tạp và liên quan đến nhiều field hay nhiều record nên ta cần phải tạo bảng criteria.
Bảng điều kiện phải nằm ngoài phạm vi danh sách
Dòng đầu tiên phải chứa tiêu đề (tên field ) các cột cần đặt điều kiện. Thông thường dòng này được tạo ra bằng cách sao chép từ tiêu đề cột của bảng danh sách có sẵn vì nếu nhập vào mà không chính xác thì Excel không thực hiện được
Dòng dưới của dòng tiêu đề dùng để chứa các điều kiện. Nếu các điều kiện cần phải thỏa cùng một lúc thì phải đặt chúng trên cùng một dòng. Nếu chỉ cần thỏa một trong các điều kiện thì những điều kiện đó phải đặt trên các dòng khác nhau
Điều kiện khai báo trong bảng điều kiện có thể là số - đi kèm theo các toán tử so sánh = >
< >= <= hay chuỗi, có thể dùng dấu ? hoặc * để thay thế cho một hoặc nhiều ký tự bất kỳ. Trong trường hợp điều kiện đặt ra là công thức hay hàm thì phải chọn mục Transition formula evaluation trong lệnh Tools - Options- Transition
Ví du1: bảng điều kiện lọc danh sách các học sinh khối 11 có điểm Toán dưới 5
J K
2 LỚP TOÁN
3 11* <5
6.3.2.2. Lọc, rút trích danh sách :
• Chọn một ô bất kỳ hay khôi ô chứa danh sách
• Vào lệnh Data - Filter - Advanced Filter. Xuất hiện hộp hội thoại. Trong hộp hội thoại:
Action: phương thức xử lý các hàng thỏa điều kiện
+ Filter the list in place: các dòng không thỏa điều kiện sẽ bị ẩn đi + Copy to another: chép các dòng
thỏa điều kiện đến vùng khác trên bảng tính, vùng này được khai báo ở ô Copy To
+ List range: khai báo địa chỉ khối ô chứa danh sách cần lọc
+ Criteria range: khai báo địa chỉ khối chứa bảng điều kiện
+ Copy to: phần này dùng để khai báo ô bắt đầu chứa các record
thỏa điều kiện khi dùng phương thức Copy another
J K L 8 LỚP LÝ Ng.NGỮ 9 10* 10 10 10* 10 + Unique Records Only: chỉ hiển thị một dòng làm đại diện nếu danh sách có
nhiều dòng trùng nhau cùng thỏa điều kiện
7 Lưu ý: trong chức năng Advanced filter chỉ cho phép sao chép các record thỏa điều kiện trong Worksheet hiện hành. trường hợp muốn sao chép sang một worksheet khác ta hãy chọn Worksheet sẽ chứa dữ liệu trích ra là hiện hành trước rồi mới vào lệnh Data - Filter -Advanced Filter.
Ví dụ: Trích trong danh sách trên ra danh sách các học sinh khối lớp 10 có điểm Lý hoặc điểm ngoại ngữ là 10
Thực hiện :
- Lập bảng điều kiện -
Đặt con trỏ ô trong danh sách nhân viên hoặc đánh dấu chọn toàn bộ danh sách
- Vào lệnh Data - Filter - Advanced Filter.
Xuất hiện hộp hội thoại.
- Trong hộp hội thoại : khai báo và chọn lựa các phạm vi tham chiếu như hình minh hoạ trên
- Click nút OK
Lưu ý : điều kiện ở các cột nếu đặt trên cùng một dòng thì tương đương phép toán AND, nếu đặt chúng trên các dòng khác nhau thì tương đương phép toán OR
Như vậy, bảng điều kiện trên có thể diễn đạt lại dưới dạng biểu thức như sau : ((Lớp="10*" AND Lý=10) OR (Lớp="10*" AND NgNgữ=10))
7 7 . . I I I N N N B B B Ả Ả Ả N N N G G G T T T Í Í Í N N N H H H