7.2.1. Tạo các dấu ngắt trang thích hợp:
Có thể đặt dấu ngắt trang theo chiều dọc, chiều ngang hoặc cả hai chiều
• Tạo dấu ngắt trang theo chiều ngang
Click chọn ô trên cột A mà từ đó sẽ thuộc về trang tiếp theo Vào lệnh Insert - Page Break
• Tạo dấu ngắt trang theo chiều dọc
Click chọn ô trên dòng số 1 mà từ đó trở về sau thuộc về trang tiếp theo Vào lệnh Insert - Page Break
• Tạo ngắt trang theo hai chiều dọc và ngang
Click chọn ô sao cho đường ngắt trang dọc sẽ đi qua cạnh trái và đường ngắt trang ngang sẽ đi qua cạnh trên của nó
Vào lệnh Insert - Page Break
• Hủy bỏ các dấu ngắt trang Lựa chọn toàn bộ worksheet
Vào lệnh Insert - Reset All page Break 7.2.2. Trình bày trang in:
Để công việc in được tiến hành dễ dàng ta cần phải trình bày trang in trước và xem trước trang in trước khi thực hiện in ra giấy. Để trình bày trang in ta dùng một trong hai cách:
Vào lệnh File - Print preview hoặc dùng biểu tượng rồi nhấn nút Setup
Ta cũng có thể thực hiện việc trình bày trang in trước bằng lệnh File - Page setup Sau đó vào từng phần để định dạng như sau:
7.2.2.1. Page:
• Orientation : thay đổi hướng trình bày dữ liệu trên trang in, chọn Portrait hoặc Landscape để in dữ liệu theo chiều đứng ( mặc nhiên ) hoặc để in theo chiều ngang của khổ giấy
• Scaling : thay đổi tỉ lệ của bảng dữ liệu trên trang in so với kích thước bình thường.
Mặc nhiên Excel in bảng dữ liệu đúng với kích thước thật sự của nó (100% Normal size), tuy nhiên ta có thể thay đổi tỉ lệ này cho phù hợp với khổ giấy in bằng cách chọn Adjust To và khai báo tỉ lệ trong khung Normal size. Khi đó số lượng trang in sẽ thay đổi tùy theo tỉ lệ mà ta qui định
• Paper size : chọn loại khổ giấy cần in
• Print quality : chọn chất lượng in. Trong phần cho phép ta chọn mật độ điểm in trên giấy, số nầy càng cao thì bản in càng rõ và càng sắc nét hơn ( tất nhiên sẽ tốn mực in nhiều hơn )
• First page number : thay đổi số bắt đầu thứ tự trang. Ttrong phần nầy nếu chọn Auto thì bắt đầu là 1, ta có thể cho bắt đầu bằng một số khác
7.2.2.2. Margin:
• Đặt lề trang in: Top đặt lề trên, Bottom đặt lề dưới, Left đặt lề trái, Right đặt lề phải
• Đặt khoảng cách từ đầu trang đến tiêu đề đầu trang - Header và khoảng cách từ cuối trang đến tiêu đề chân - Footer
• Canh dữ liệu của worksheet trong trang in : trong phần Center on page Nếu chọn Horizontal : in bảng dữ liệu ở giữa trang giấy theo chiều ngang Nếu chọn Vertical : in bảng dữ liệu ở giữa trang giấy theo chều dọc
7.2.2.3. Header/ Footer
Phần này cho phép ta tạo ra các tiêu đề ở đầu mỗi trang và tiêu đề ở cuối mỗi trang
• Click nút Custom Header hoặc Custom Footer để tạo tiêu đề đầu hoặc chân trang. Lúc này ta có khung hội thoại như sau :
Click chuột tại vị trí cần tạo tiêu đề trong các khung Left section, Center section hay Right section
Nhập tiêu đề cần tạo có thể nhấn Enter xuống dòng
Để chèn một số thông tin ta dùng thêm các biểu tượng bên theo thứ tự có ý nghĩa như sau:
1. Chọn Font, size và Font style 2. Tự động chèn số thứ tự trang 3. Chèn tổng số trang
4. Chèn ngày, giờ hệ thống
5. Chèn địa chỉ ( ổ đĩa, thư mục ) và tên tập tin 6. Chèn tên file chứa dữ liệu
7. Chèn tên worksheet
8. Chèn và định dạng hình ảnh 7.2.2.4. Sheet:
• Print area: khai báo vùng địa chỉ ô khối dữ liệu cần in
• Print titles : nếu danh sách in trên nhiều trang, cần khai báo phạm vi khối ô của dòng ở phía trên ( Rows to repeat at top ) hoặc cột ở bên trái ( Columns to repeat at left ) cần in lặp lại khi sang trang in.
• Print: gồm các phần lựa chọn sau:
Gridlines : in các đường phân ô của worksheet. Ta có thể bỏ lựa chọn này vì ta chỉ cần in
các đường tạo ra bằng lệnh Border
Black and white: chỉ in hai màu đen và trắng Draft quality : in sơ lược
Row and column headings : thêm các tiêu đề cột (column heading) và số thứ tự hàng (row heading) vào trang in
Comments : chọn việc in phần nội dung chú thích trong trang tính Cell errors as : chọn cách in dữ liệu cho các ô bị lỗi.
• Page order : Chọn thứ tự các trang sẽ được in
Lưu ý : trước khi vào lệnh File-Page setup, nếu có đánh dấu chọn biểu đồ thì tab sheet trên sẽ được thay bằng tab Chart như hình minh họa sau
7.2.2.5. Chart :
• Khung Printed chart size : chọn in kích cở biểu đồ so với khổ giấy
• Khung printing quality : chọn chất lượng in biểu đồ
• Nút Option : cho phép thay đổi một số tùy chọn khác 7.2.3. Print preview:
Cửa sổ Print preview cho ta thấy toàn cảnh trang in đã được trình bày. Ngoài ra còn một số nút lệnh cho phép ta hiệu chỉnh trang in
• Next và Previous : để xem trang kế tiếp hoặc xem trang trước
• Zoom : phóng to hay thu nhỏ toàn bộ trang in
• Print : thực hiện việc in bảng tính
• Setup: mở hộp hội thoại Page setup để trình bày lại trang in
• Margins : hiện hay ẩn các Margin handles dùng để điều chỉnh lại lề trang in và độ rộng các cột trong worksheet
• Page break preview : dữ liệu trong worksheet được thể hiện theo từng trang in
• Normal view: thể hiện dữ liệu ở trạng thái bình thường
• Close: thoát khỏi chức năng print preview 7.2.4. Thực hiện in bảng tính:
• Có thể in toàn bộ dữ liệu trên trang tính hiện hành bằng 2 cách :
C1 : click mouse vào nút công cụ Print
C2 : Vào lệnh File – Print hoặc nhấn Ctrl – P. Xuất hiện hộp hội thoại
Nhập số bản cần in ( Number of copies ) và chọn cách in thứ tự các trang in giữa các bản ( Collate ), click chọn nút OK
• Chọn in một số trang dữ liệu bất kỳ trong trang tính : mở hộp thọai trên, nhập vào số trang bắt đầu ( From ) và trang cuối ( To ) cần in. Nếu chỉ in một trang thì số trong hộp From và To là giống nhau.