+ Các sách như “Tập làm kế toán vật tư trên excel” của Nhật Minh, Hà Thành [3] hướng dẫn tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán ban đầu và phát sinh, vận dụng các hàm để tự động xuất được các s
Trang 1HỖ TRỢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHO CÁC
MICROSOFT EXCEL
INVENTORY ACCOUNTING SOLUTION IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
BY MEANS OF MICROSOFT EXCEL
Trần Lương Nguyệt, Vũ Thu Hà
Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng
Email: vuthuhadn@gmail.com
TÓM TẮT
Tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, công tác kế toán hàng tồn kho vẫn làm tương đối thủ công do chưa có điều kiện để mua phần mềm đóng gói có sẵn hay theo yêu cầu Với số lượng, chủng loại các mặt hàng tồn kho khá đa dạng và phong phú, việc thực hiện kế toán như vậy sẽ gặp nhiều trở ngại, dễ nhầm lẫn, sai sót Thông qua bài báo, tác giả muốn hướng đến việc dựa trên những ứng dụng khai thác từ phần mềm Microsoft Excel để tạo nên một công cụ hỗ trợ tốt công tác kế toán hàng tồn kho cho loại hình doanh nghiệp này Công cụ
sẽ giúp cho việc ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm các loại hàng tồn kho tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như công tác kế toán tài chính nói chung tại các doanh nghiệp này
Từ khóa: kế toán hàng tồn kho; doanh nghiệp vừa và nhỏ; Microsoft Excel; chứng từ; cơ sở dữ liệu; sổ
sách kế toán
ABSTRACT
In a number of small and medium enterprises, the accounting for inventories had been done mostly by hand because there is not much money to buy the packaged or required software Such accounting work will face many obstacles such as confusing mistakes with numbers and types of diverse and extensive inventory items Based on the exploited applications of the Microsoft Excel software, the author wants to create a tool that supports the effective inventory accounting for this type of business This tool will help process and provide information on the increase or decrease of the inventory in small and medium enterprises to become more accurately It will contribute to improving inventory accounting in particular and financial accounting in general
Key words: inventory accounting; small and medium enterprises; Microsoft Excel; vouchers; databases;
bookeeping
1 Đặt vấn đề
Công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay còn gặp
nhiều khó khăn và chưa thực sự mang lại hiệu
quả Nguyên nhân là do phần lớn các doanh
nghiệp này thực hiện kế toán HTK tương đối thủ
công trong khi số lượng, chủng loại các mặt
HTK khá đa dạng, phong phú Việc thiếu ứng
dụng công nghệ thông tin dẫn đến công tác kế
toán HTK rất dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn, làm
tốn kém thời gian, tiền bạc
Một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm
kế toán đóng gói có sẵn trên thị trường đòi hỏi
phải bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu khi mua và tập
huấn cho nhân viên, chi phí bảo trì và nâng cấp
hằng năm, Tuy nhiên các phần mềm này đôi khi cũng không đáp ứng hết nhu cầu cũng như đặc thù công tác kế toán HTK của từng doanh nghiệp
Từ những vấn đề đặt ra như trên, trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu những ứng dụng của phần mềm Microsoft Excel trong công tác kế toán, tác giả nhận thấy đây là một công cụ tương đối đơn giản, dễ sử dụng và thiết kế Việc khai thác ứng dụng này một cách hiệu quả sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán HTK tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay
2 Nội dung nghiên cứu
2.1 Định hướng nghiên cứu ứng dụng Excel trong kế toán hàng tồn kho
Trang 2Việc ứng dụng Excel vào công tác kế toán
HTK hiện được rất nhiều các doanh nghiệp vừa
và nhỏ quan tâm So với các ngôn ngữ lập trình,
công cụ excel không yêu cầu cao về trình độ
công nghệ thông tin để nghiên cứu và vận dụng
Khảo sát một số sách tham khảo, tác giả có nhận
định và đánh giá như sau:
+ Một số sách như “Kế toán Doanh
nghiệp với Excel” do VN Guide tổng hợp & biên
soạn [1], “Tự học Excel với Kế toán doanh
nghiệp” của Đức Tùng [2] chỉ hướng dẫn việc
ghi chép sổ sách kế toán HTK vào máy vi tính
và vận dụng một số các phép tính, các hàm đơn
giản của excel như sum, vlookup, min, max để
thực hiện một số nội dung cơ bản Công tác kế
toán HTK cải thiện trong việc sửa chữa và lưu
trữ dữ liệu nhưng còn rất thủ công
+ Các sách như “Tập làm kế toán vật tư
trên excel” của Nhật Minh, Hà Thành [3] hướng
dẫn tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán ban đầu và
phát sinh, vận dụng các hàm để tự động xuất
được các sổ sách của một mặt hàng hay loại
HTK cần thiết Tuy nhiên việc nhập dữ liệu của
tài liệu này còn thủ công, không hỗ trợ định
khoản hay tính giá xuất của HTK; đồng thời
không xem được sổ sách kế toán theo thời gian
+ Một số tài liệu nâng cao hơn, có vận
dụng thành phần macro như cuốn “Hướng dẫn
sử dụng - các ứng dụng trong quản lý tài chính –
kế toán – vật tư” của KS Hoàng Hồng [4] đã chú
ý đến việc tạo liên kết giữa các sheet và có sheet
để nhập điều kiện về loại hàng, thời gian xem
báo cáo Qua đó người sử dụng có thể xem được
các sổ sách liên quan theo nhu cầu dựa trên dữ
liệu và điều kiện nhập Tuy nhiên, tài liệu này
cũng không hướng dẫn việc thiết kế chứng từ để
nhập và in, giảm bớt khâu thủ công, sai sót trong
quá trình làm kế toán HTK
Từ cơ sở những nhận định và đánh giá
trên, tác giả nhận thấy cần khai thác ứng dụng
excel hiệu quả, chuyên nghiệp hơn; hỗ trợ tốt
cho công tác kế toán HTK tại doanh nghiệp vừa
và nhỏ Bài báo vận dụng được những ưu điểm
mà các tài liệu ứng dụng excel khác đã trình bày:
tổ chức dữ liệu để truy xuất nhanh chóng đến các
thông tin kế toán HTK khi có nhu cầu; xem được
các sổ sách, báo cáo HTK theo thời gian Ngoài
ra, tác giả còn nghiên cứu thêm một số nội dung: + Về việc tổ chức thông tin đầu vào: Thiết
kế các sheet excel chứng từ nhập, xuất HTK Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, người sử dụng không nhập tất cả vào cùng 1 sheet mà chọn chứng từ phù hợp để khai báo thông tin Thông tin này sau đó sẽ được tự động lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tương ứng để xử lý và xuất ra các chứng từ, sổ sách phù hợp theo nhu cầu của người sử dụng
+ Về việc xử lý dữ liệu:
Thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng tổng hợp và các đối tượng chi tiết tương ứng của nó (nếu có) ngay trong phần khai báo các bảng danh mục Như vậy, người sử dụng không nhập số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng tổng hợp một cách thủ công mà số dư này sẽ được tự động cập nhật dựa trên việc khai báo số dư các đối tượng chi tiết có liên quan
Nghiên cứu việc xử lý các phương pháp tính giá xuất kho một cách tự động Theo đó, kế toán không phải tính toán đơn giá ở ngoài rồi nhập thủ công vào cơ sở dữ liệu của excel mà nó
sẽ được cập nhật ngay khi người sử dụng chọn phương pháp phù hợp theo khai báo trong kỳ
2.2 Quy trình hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hình 1 Sơ đồ thông tin kế toán hàng tồn kho
Công cụ hỗ trợ công tác kế toán HTK tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ được cập nhật và
xử lý thông tin theo quy trình:
Bước 1: Khai báo thông tin doanh nghiệp
Bước 2: Khai báo các thông tin đầu vào, gồm dữ kiện ban đầu và cập nhật dữ kiện phát
sinh
Trang 3+ Dữ kiện ban đầu là những dữ kiện phục
vụ cho việc thực hiện công tác kế toán tại doanh
nghiệp Nó bao gồm các bảng danh mục như
Danh mục tài khoản, Danh mục hàng tồn kho,
Danh mục công nợ,
+ Dữ kiện phát sinh là những biến động
tăng, giảm HTK hằng ngày tại doanh nghiệp
Dựa trên các thông tin của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, dữ kiện sẽ được nhập vào các chứng
từ Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho tương ứng
Bước 3: Lưu trữ dữ liệu kế toán
Tất cả các dữ kiện đã khai báo và cập nhật
được lưu trữ và xử lý dựa trên các hàm, các lệnh
VBA của công cụ Microsoft Excel Sau khi xử
lý, toàn bộ thông tin đầu vào của kế toán hàng
tồn kho sẽ được lưu trữ trong 02 sheet:
+ Sheet Nhật ký: lưu trữ thông tin kế toán
tổng hợp hàng tồn kho
+ Sheet Nhật ký nhập - xuất: lưu trữ thông
tin kế toán chi tiết hàng tồn kho
Bước 4: In các chứng từ, sổ sách kế toán
hàng tồn kho liên quan
Dựa trên thông tin DN, thông tin đầu vào
và các sheet lưu trữ dữ liệu, công cụ tiếp tục xử
lý để in ra các chứng từ, sổ tổng hợp và chi tiết
cần thiết, phục vụ cho công tác kế toán hàng tồn
kho (HTK) tại doanh nghiệp, như:
+ Chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Sổ cái tài khoản 152, 153, 156,…
+ Sổ chi tiết từng mã hàng tồn kho
+ Sổ tổng hợp chi tiết từng loại HTK
2.3 Công cụ hỗ trợ kế toán hàng tồn kho cho
các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.3.1 Thiết kế form quản lý chức năng
Hình 2 Minh họa Form quản lý chức năng
Form này lưu trữ toàn bộ chức năng của
hệ thống Nó được hiển thị ngay khi người sử
dụng mở file excel Tại đây, người sử dụng có thể thông qua các nút lệnh tương ứng để truy xuất tới các nội dung cần thiết trong chương trình kế toán HTK của doanh nghiệp, gồm: + Sheet khai báo thông tin chung của DN + Form quản lý các bảng danh mục giúp truy xuất đến các sheet danh mục cần thiết + Form quản lý các chứng từ nhập liệu HTK hiển thị các loại chứng từ có trong ứng dụng + Form quản lý cơ sở dữ liệu kế toán liên kết với các sheet Nhật ký và Nhật ký nhập – xuất + Form quản lý các báo cáo kế toán HTK giúp người sử dụng xem được các sổ sách, báo cáo kế toán HTK theo nhu cầu Form này tích hợp các thông tin:
✓ Thời gian xem sổ sách, báo cáo (Từ ngày … Đến ngày )
✓ Các loại sổ sách, báo cáo kế toán HTK:
Sổ chi tiết của từng mặt hàng cụ thể, Sổ tổng hợp chi tiết cho 1 loại HTK
2.3.2 Thông tin đầu vào
a) Thông tin doanh nghiệp
Sheet Thông tin doanh nghiệp được thiết
kế với mục đích để người sử dụng khai báo những đặc điểm riêng của doanh nghiệp; đồng thời xem, bổ sung các phương pháp kế toán cần
thiết trước khi sử dụng công cụ
+ Các thông số thông tin chung của doanh nghiệp cần khai báo gồm: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, fax, số tài khoản, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trưởng,… Đây là cơ sở để công cụ xử lý và cung cấp thông tin cho tiêu đề
góc bên trái của các sổ sách, báo cáo kế toán
+ Các phương pháp kế toán công cụ quy định: chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán hàng tồn kho, hình thức sổ kế toán Người
sử dụng cần khai báo thêm phương pháp xác định giá trị nhập, xuất cho từng loại hàng tồn
kho và kỳ kế toán của doanh nghiệp
b) T hông tin danh mục
Một số sheet danh mục cần được thiết kế cho phần hành kế toán HTK gồm:
+ Sheet Danh mục tài khoản: khai báo, lưu trữ, cập nhật các thông tin liên quan đến đối
Trang 4tượng kế toán tổng hợp theo hệ thống tài khoản
của quyết định 15/2006/QĐ-BTC
+ Sheet Danh mục hàng tồn kho: theo dõi,
quản lý các đối tượng HTK của doanh nghiệp
Dựa trên sheet này, người sử dụng có thể chọn
được Mã HTK phù hợp trong quá trình thực hiện
công tác kế toán
+ Sheet Danh mục công nợ: hỗ trợ người
sử dụng trong việc theo dõi, quản lý và ghi chép
các đối tượng công nợ dựa trên bộ mã của chúng
c) Thông tin nhập liệu
Các sheet nhập liệu chứng từ HTK gồm
các dữ liệu cần thiết sau:
+ Thông tin về chứng từ, hóa đơn (Số chứng
từ, Ngày chứng từ, Số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn,
Ngày hóa đơn) do người sử dụng nhập Để hạn chế
việc nhập trùng số chứng từ, thiết kế cần sử dụng
hàm để kiểm tra số phiếu đó đã được nhập hay
chưa Nguyên tắc kiểm tra dựa trên việc so khớp số
hiệu chứng từ nhập mới của Phiếu với dữ liệu
trong Nhật ký nhập – xuất hàng tồn kho Nếu số
hiệu này được tìm thấy trong Nhật ký thì thông báo
“Số phiếu này có rồi” cho người sử dụng
+ Thông tin về người mua, người bán (Họ
tên, Mã công ty, Tên công ty, Địa chỉ, MST)
được khai báo dựa trên việc truy xuất đến Sheet
Danh mục công nợ để chọn Mã đối tượng phù
hợp Riêng đối với chứng từ xuất kho phục vụ
sản xuất thì không khai báo nội dung này
+ Thông tin về loại HTK nhập, xuất (Mã
hàng, Tên hàng) dựa trên việc truy xuất đến
sheet Danh mục HTK để chọn được loại HTK
nhập, xuất tương ứng thông qua Mã hàng
+ Thông tin về quy mô nghiệp vụ kinh tế
bao gồm:
✓ Số lượng nhập, Số lượng xuất, Đơn giá
nhập do người sử dụng nhập theo số lượng, đơn
giá thực tế
✓ Đơn giá xuất được tính tự động dựa trên
phương pháp tính giá xuất của loại HTK đó
Dựa trên số lượng và đơn giá, ứng dụng
tính ra trị giá nhập, xuất (thành tiền = số lượng
*đơn giá) của nghiệp vụ kinh tế
+ Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
gồm các thông tin về Diễn giải, Tài khoản Nợ, Tài
khoản Có, Số tiền Việc định khoản cho nghiệp vụ cần được ứng dụng hỗ trợ thông qua việc tạo liên kết cho phép truy xuất qua lại giữa Sheet Nhập chứng từ và Sheet Danh mục tài khoản Điều này
sẽ giúp người sử dụng xác định, lựa chọn được đúng các mã tài khoản có liên quan
Dựa trên các thông tin của các sheet chứng
từ nhập, toàn bộ dữ liệu được cập nhật vào sheet Nhật ký – lưu trữ thông tin tổng hợp và sheet Nhật ký nhập xuất HTK – lưu trữ thông tin chi tiết kế toán HTK
Hình 3 Thông tin các Sheet cơ sở dữ liệu KT HTK
2.3.3 Xử lý dữ liệu
- Dữ liệu đầu kỳ:
Các bước xử lý để thiết lập được mối quan
hệ giữa đối tượng tổng hợp và các đối tượng chi
tiết:
+ Tạo liên kết giữa Mã tài khoản của sheet danh mục tài khoản với Mã tài khoản của các sheet danh mục đối tượng như sheet danh mục HTK, sheet danh mục công nợ,… cho các tài khoản có mở đối tượng chi tiết để thuận lợi cho việc khai báo thông tin
+ Dùng hàm sum tính tổng số dư đầu kỳ của tài khoản cấp 1 có các tài khoản cấp 2, 3 và các tài khoản có mở đối tượng chi tiết riêng + Yêu cầu người sử dụng khi khai báo, cập nhật số dư đầu kỳ cần khai báo, cập nhật số
dư của các tài khoản cấp chi tiết và các đối
tượng chi tiết trước nếu có
Kết thúc kỳ kế toán, người sử dụng cần sao chép công cụ thành 01 bản khác và cập nhật lại các dữ liệu ban đầu dựa trên số dư cuối kỳ trước để tiếp tục thực hiện công tác kế toán
- Tính giá xu ất kho:
Giá xuất kho của các loại HTK được tính
Trang 5tự động dựa trên các phương pháp tính giá xuất
HTK mà người sử dụng lựa chọn Việc lựa chọn
phương pháp tính giá xuất kho ở đây phải đồng
nhất với phương pháp đã khai báo cho mặt hàng
này trong Sheet Thông tin doanh nghiệp
Sau khi cập nhật Mã hàng trong Phiếu xuất
kho, công cụ sẽ truy xuất được thông tin về mặt
HTK đó, gồm:
✓ Thông tin về số lượng, trị giá tồn đầu kỳ
trong Sheet Danh mục HTK
✓ Thông tin về số lượng, trị giá của từng
nghiệp vụ nhập kho trong Sheet Nhật ký
nhập – xuất HTK
✓ Thông tin về số lượng, trị giá của từng
nghiệp vụ đã xuất kho trước trong Sheet
Nhật ký nhập – xuất HTK
Từ các thông tin có được và các nguyên tắc
tính giá xuất kho theo từng phương pháp, công
cụ có thể tính giá xuất kho cho từng mặt hàng
Quy trình sau đây minh họa cho một phương
pháp tính giá xuất kho của HTK- phương pháp
bình quân thời điểm
Hình 4 Minh h ọa quy trình tính giá xuất kho
theo phương pháp bình quân thời điểm
- Truy xu ất dữ liệu:
Thông tin trong các Sổ tổng hợp, Sổ chi
tiết kế toán HTK được dò tìm tương ứng trong
sheet Nhật ký và Nhật ký Nhập xuất HTK
- Dữ liệu cuối kỳ
Số lượng tồn, Trị giá tồn cuối kỳ tính toán
dựa trên nguyên tắc:
SL/ TG tồn cuối kỳ
=
SL/ TG tồn đầu
kỳ
+
Tổng SL/
TG nhập trong kỳ
-
Tổng SL/
TG xuất trong kỳ
Dữ liệu cuối kỳ của Sổ tổng hợp chi tiết
kế toán HTK cùng với sổ tổng hợp chi tiết của các phần hành kế toán khác sẽ được sử dụng để cập nhật dữ liệu đầu kỳ cho file excel kế toán HTK kỳ tiếp theo
Hình 5 Minh họa quy trình cập nhật dữ liệu cho
Sổ chi tiết HTK
2.3.4 Thông tin đầu ra
Đầu ra của ứng dụng excel trong công tác
kế toán HTK tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, tuy nhiên về cơ bản gồm các thông tin sau:
- B ản in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Bản in là chứng từ gốc, thể hiện từng nghiệp vụ kinh tế nhập xuất HTK tại DN
Dữ liệu chính của bản in đều được lấy từ Sheet nhập liệu Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Thông tin về doanh nghiệp ở góc trái của phiếu được truy xuất từ Sheet Thông tin doanh nghiệp Nội dung số tiền bằng chữ trong phiếu được chuyển tự động từ tổng số tiền bằng số của sheet nhập liệu dựa trên việc khai thác ứng dụng visual basic trong excel
Người sử dụng có thể thực hiện được việc
in chứng từ tại Sheet nhập liệu hoặc tại Sheet Nhật ký hay Nhật ký nhập xuất HTK
Trang 6Hình 6 Chứng từ in Phiếu nhập kho
- S ổ chi tiết Hàng tồn kho:
Sổ có công dụng giúp theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng cụ thể
Hình 7 Minh h ọa Sổ chi tiết hàng tồn kho
Mã hàng ở đây được tạo dưới dạng 01 list
danh sách các Mã hàng đã khai báo trong Sheet
Danh mục HTK Thông qua mã hàng, công cụ
truy xuất được thông tin liên quan đến Tên, Đơn
vị tính và dữ liệu nghiệp vụ phát sinh của đối
tượng chi tiết cho loại HTK đó
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn HTK:
Hình 8 Minh họa Sổ tổng hợp chi tiết HTK
Bảng này còn được gọi là Sổ tổng hợp chi tiết HTK, cho phép theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của tất cả các loại HTK trong kỳ kế toán đã nhập Bảng còn được dùng để so sánh, đối chiếu với Sổ cái của tài khoản tương ứng Bảng chứa thông tin về tất cả các mặt hàng của một loại HTK dựa trên Mã tài khoản và
mã chi tiết tương ứng Chẳng hạn, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm dựa trên Mã TK
155 để truy xuất các thông tin về đối tượng chi tiết của loại thành phẩm trên sheet Danh mục HTK; và từng mã hàng chi tiết của thành phẩm
là cơ sở để cập nhật, tính toán các thông tin nhập xuất có được từ Nhật ký nhập xuất HTK
3 Kết luận
Thông qua bài báo, tác giả muốn đề xuất việc khai thác những ứng dụng có sẵn trong excel
để vận dụng vào công tác kế toán HTK nói riêng
và công tác kế toán nói chung cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Đây thực sự là một công cụ mang lại hiệu quả kinh tế và sự nhanh chóng, thuận lợi cho loại hình doanh nghiệp này
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] VN-Guide, Kế toán doanh nghiệp với Excel, NXB Thống kê, 2005, trang 113 – 120
[2] Đức Tùng, Tự học Excel với Kế toán doanh nghiệp, NXB Giao thông Vận tải, trang 269 - 278
[3] Nhật Minh, Hà Thành, Tập làm kế toán vật tư trên excel, NXB Văn hóa Thông tin, trang 169 - 273
[4] KS Hoàng Hồng, Hướng dẫn sử dụng -các ứng các ứng dụng trong quản lý tài chính - kế toán - vật tư, NXB Thống kê, 2003, trang 221 – 268
[5] Th.S Vũ Thu Hà, Th.S Nguyễn Linh Giang, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở - Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, 2010
[6] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Hệ thống thông tin Kế toán, NXB Tài
chính, 2011, trang 33 – 39
(BBT nhận bài: 25/09/2013, phản biện xong: 24/12/2013)
