Ôn tập Kỹ năng mềm 2 7 CÂU HỎI ÔN TẬP KỸ NĂNG MỀM 2 1 Theo bạn các nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian cách khắc phục? Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian Làm việc không có kế hoạch Làm việc không có mục đích rõ ràng Đặt quá nhiều mục tiêu Giám sát công việc quá chặt chẽ Lo lắng thái quá Quá nhiều công việc giấy tờ Vòng vo Sửa sai Trì hoãn công việc Mất thời gian chờ đợi Theo chủ nghĩa hoàn hảo Dự các cuộc họp vô bổ Nghỉ sớm Tức giận Có quá nhiều giao tiếp xã hội Cách khắc phục Phải đặt.
Trang 1CÂU HỎI ÔN TẬP KỸ NĂNG MỀM 2
1 Theo bạn các nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian & cách khắc phục?
- Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian:
+ Làm việc không có kế hoạch.
+ Làm việc không có mục đích rõ ràng.
+ Đặt quá nhiều mục tiêu.
+ Giám sát công việc quá chặt chẽ.
+ Lo lắng thái quá.
+ Quá nhiều công việc giấy tờ.
+ Vòng vo.
+ Sửa sai.
+ Trì hoãn công việc.
+ Mất thời gian chờ đợi.
+ Theo chủ nghĩa hoàn hảo.
+ Dự các cuộc họp vô bổ.
+ Nghỉ sớm.
+ Tức giận.
+ Có quá nhiều giao tiếp xã hội.
- Cách khắc phục:
+ Phải đặt mục tiêu và kế hoạch mỗi ngày, mỗi tháng… thật rõ ràng, cụ thể.
+ Việc hôm nay không để ngày mai.
+ Xử lý dần, phân bổ thời gian hợp lý, không để công việc tồn đọng.
+ Hạn chế di chuyển xa.
+ Tranh thủ làm việc khác trong thời gian chờ đợi.
+ Kiểm soát các mối quan hệ xã hội, hạn chế nó khi không cần thiết.
+ Thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
2 Trình bày nguyên tắc sắp xếp công việc và thời gian theo thứ tự ưu tiên?
- Nguyên tắc sắp xếp công việc và thời gian theo thứ tự ưu tiên:
+ P1 – Quan trọng và khẩn cấp: đây là công việc phải giải quyết ngay, phải ưu tiên
công việc này trước
Không đoán trước được thời gian
VD: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng làm ngay
Đoán trước được thời gian
VD: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty làm ngay
Trang 2 Tồn đọng do lười biến và thói quen chây ì.
VD: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình chuyển sang P2
+ P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp:
P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng
Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc
Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau
đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau
+ P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp:
Đây là công việc không ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, nhưng phải giải quyết
nó vì khẩn cấp
VD: Nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…
Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng
+ P4 – Không quan trọng và không khẩn cấp:
Đây là những công việc không làm cũng được giành thời gian tối thiểu cho những công việc này
VD: xem phim, hài, lướt facebook…
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian
- Mỗi công việc chúng ta nên viết ra một ma trận cho mình, và chỉ lập ra một ma trận lớn
đó là mục tiêu của bản thân sau này
Trang 33 Dwight D Eisenhower có câu nói “Việc quan trọng ít khi khẩn cấp, việc khẩn cấp ít khi quan trọng” Giải thích câu nói này và ứng dụng vào 1 ngày bình thường của bạn trong học tập, làm việc?
"
Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng"
Dwight Eisenhower.
Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó
là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc
Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức
Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng
Trong cuộc sống mỗi ngày có những công việc chúng ta luôn quan tâm và giải quyết
nó, các công việc này như một dòng chảy không ngừng, tuy ít khi quan trọng nhưng ta không thể kiểm soát được, thường ngắn và cứ dai dẳng buộc ta phải giải quyết nhanh chóng, chẳng hạn như viết một báo cáo, một cuộc gọi đột ngột, tin nhắn từ bạn bè… Cách giải quyết tốt nhất là nhanh chóng kết thúc công việc này, có thể uỷ quyền cho người khác hoặc học cách nói “không” để tránh mất thời gian
Trong khi đó, những công việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp chúng đòi hỏi ta phải luôn giành nhiều thời gian cho nó và nó quan trọng ảnh hướng đến mục tiêu của bản thân, nó đòi hỏi bạn phải có tầm nhìn để định hướng các mục tiêu lâu dài và phải có sự kiên trì bền
bỉ để tạo những bàn đạp đưa bạn tiến tới những mục tiêu, cột mốc mà bạn đặt ra
4 Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là cách tiếp cận thời gian theo định hướng hoạt động hay định hướng mục tiêu? Giải thích vì sao?
- Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là cách tiếp cận thời gian theo định hướng hoạt động
- Vì những kế hoạch đó do chúng ta lập ra để hành động giải quyết công việc, hoạt động hàng ngày của mỗi bản thân chúng ta để hoàn thành mục tiêu
5 Vẽ và giải thích ma trận khẩn cấp – quan trọng? Sắp xếp các công việc hằng ngày của bạn vào ma trận này.
Trang 45.1 Ma trận khẩn cấp – quan trọng
Giải thích như câu 2
5.2 Ma trận hằng ngày của bản thân
t - Ôn thi những môn gần kề.
- Tổng kết cuối năm
- Họp đột xuất
- Ôn thi đợt 3 cho những môn còn vài tuần nữa mới đến ngày thi
- Ngồi thiền
- Trả lời tin nhắn
- Những cuộc gọi đột xuất
- Lướt facebook
- Chơi game
6 Nêu 4 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm: đặc điểm của từng giai đoạn, ảnh hưởng của trưởng nhóm trong từng giai đoạn, những xung đột tiềm năng gây ảnh hưởng đến kết quả của nhóm, cách phòng tránh, cách xử
lý những xung đột này?
6.1 Giai đoạn hình thành:
Đặc điểm: Thành viên còn rụt rè, chưa dám đưa ra ý kiến, tìm ra trưởng nhóm…
Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm theo tiêu chuẩn chung
+ Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt động của nhóm
+ Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây hơn là lao vào làm các dự án
+ Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên
+ Xác định mục tiêu chung
Những xung đột tiềm năng: Chưa có
Cách phòng tránh: Chưa có
Cách xử lý: Chưa có
6.2 Giai đoạn xung đột:
Đặc điểm: Phân chia bè phái, nhiều ý kiến trái chiều, mạnh dạng đưa ra ý kiến của các nhân, thay đổi quy tắc nhóm…
Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung đột cá nhân hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ
+ Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao
+ Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định
+ Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển nhóm
Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của nhóm và lợi ích cá nhân
Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết
6.3 Giai đoạn bình thường hóa:
Đặc điểm: Thành viên nhận biết được lợi ích nhóm và cá nhân, có tinh thần đồng đội, trình bày ý kiến thảo luận thoải mái…
Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
Trang 5+ Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển dần vào các thành viên.
+ Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất
+ Quy trình và biểu mẫu cần được đặt nặng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp
+ Không nên phân tán lực lượng
+ Nên tham gia vào các dự án có khách hàng và có ràng buộc về thời gian
Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của nhóm và lợi ích cá nhân
Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết
6.4 Giai đoạn hoạt động trôi trải:
Đặc điểm: Nhóm hoạt động ổn định, thành viên nhận biết được lợi ích nhóm và cá nhân, có tinh thần đồng đội, trình bày ý kiến thảo luận thoải mái…
Ảnh hưởng của trưởng nhóm:
+ Mỗi thành viên phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau và có ý thức trách nhiệm cao Vai trò của trưởng nhóm lúc này cũng giống như mọi thành viên và vì thế không cần giám sát và điều khiển các công việc của các thành viên
+ Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ
+ Nên đưa nhóm tham gia vào các dự án quan trọng
Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực…
Cách phòng tránh: Thống nhất các thành viên, giải quyết ý kiến, nói rõ mục tiêu của nhóm và lợi ích cá nhân
Cách xử lý: Giải quyết xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết
7 Giải thích các nguyên tắc của làm việc nhóm?
- Có 8 nguyên tắc làm việc nhóm:
+ Tạo sự đồng thuận: tổ chức các họp tăng tính đồng đội, rèn luyện kỹ năng làm việc
nhóm, làm quen với nhau, phân công nhiệm vụ
+ Thiết lập các mối quan hệ cần thiết: có 3 mối quan hệ là người bảo trợ chính, người
có kiến thức chuyên ngành, người quản lý tài chính
+ Khuyến khích óc sáng tạo: thành viên nhóm phải luôn sáng tạo không ngừng trong
các công việc tránh khuôn mẫu Hỗ trợ và khuyến khích sự sáng tạo của các thành viên
+ Phát sinh ý kiến mới: tiếp nhận ý kiến mới, phân tích, trình bày cho cả nhóm để lựa
chọn ý kiến tốt nhất
+ Học cách ủy thác:
Ủy thác công việc: lên kế hoạch phân chia công việc phù họp
Ủy thác quyền hành: trao đổi và trao cho cá nhân có khả năng điều hành công việc
+ Khuyến khích phát biểu ý kiến: khuyến khích các thành viên có quyền đưa ra ý kiến
của mình cùng bàn bạc và thảo luận
+ Chia sẻ trách nhiệm: các thành viên phải có tinh thần đồng đội hoàn thành công việc
cá nhân và chia sẻ công việc của nhóm để hoàn thành mục tiêu
+ Cần linh hoạt: thay đổi kế hoạch khi có biến cố xảy ra, uyển chuyển trong từng công
việc
Trang 68 Giải thích các quy luật của làm việc nhóm?
Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không thể tạo thành công lớn
Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn vai trò
Quy luật về thích hợp: Tất cả mọi người điều có điểm mạnh riêng của mình
Quy luật thách thức lớn: Thách thức càng lớn tinh thần làm việc nhóm càng cao
Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả nhóm bị ảnh hưởng nếu có một liên kết yếu
Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có những cá nhân thay đổi mọi thứ
Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp mọi thành viên có phương hướng hoạt động và có sự
tự tin
Quy luật “con sầu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt làm ảnh hưởng cả đội
Quy luật về lòng tin: Những người cùng một nhóm phải tin tưởng nhau khi làm việc
Quy luật chi phí: Nhóm sẽ thất bại vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá
Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra thay đổi cho mình khi biết rõ vị trí của mình
Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng
Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản chất của nhóm
Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt động tốt hơn
Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau của 2 nhóm là khả năng lãnh đạo
9 So sánh nhóm ngắn hạn và nhóm dài hạn về các phương diện sau: thời gian hoạt động, cách thức tổ chức, đặc điểm hình thành, đặc điểm chuyên môn của các thành viên, vai trò của trưởng nhóm, cách thức hoạt động của nhóm.
Phương
diện
Nhóm
Thời gian hoạt động
Cách tổ chức
Đặc điểm hình thành
Đặc điểm chuyên môn
Vai trò trưởng nhóm
Cách hoạt động
Ngắn hạn
Thời gian ngắn, không có định
Không có chức danh
và trách nhiệm cụ thể
Thường không hợp pháp, tự phát
Có sự khác nhau, chưa qua đào tạo
Đa phần không có trưởng nhóm
Giải quyết công việc gấp rút,
Dài hạn Lâu dài,cố định.
Có chức danh và nhiệm vụ, phân công công việc
rõ ràng
Có tổ chức, hợp pháp, vì mục tiêu chung
Có chung chuyên môn để giải quyết công việc, vấn đề chung
Dẫn dắt và điều hành nhóm tiến đến mục tiêu
Có tính thi đua, lịch trình
rõ ràng
10 Những khó khăn nào bạn đã gặp phải trong quá trình làm việc nhóm? Hậu quả của những khó khăn đó đối với thành quả đạt được của nhóm?
Nể nang các mối quan hệ Không dám dưa ra ý kiến của mình dẫn đến không hoànthành nhiệm vụ của nhóm giao. Không dứt khoát, đẩy trách
nhiệm cho người khác
Thành viên trong nhóm không rõ nhiệm vụ của mình, tới hạn nộp bài thì không ai làm Nhóm không hoàn thành
Trang 7nhiệm vụ thầy giao.
Làm riêng ăn chung Có nhiều thành viên không hợp tác, không tham gia làmviệc nhóm nhưng khi bị trừ điểm là cả nhóm cùng chịu. Thụ động, không đưa ra ý
kiến
Nhóm không có tính sáng tạo, thất bại vì không có nhiều ý tưởng, không ai chịu nhận xét
Làm việc riêng khi họp
nhóm
Thành viên không nắm bắt được công việc, cuộc họp không hiệu quả
11 Đưa ra 1 tình huống mà bạn đã làm việc nhóm trong quá khứ khi trình độ chuyên môn của các thành viên trong nhóm không đồng đều nhau? Người trưởng nhóm cần xử lý thế nào trong tình huống này?
11.1 Tình huống
11.2 Giải quyết
Trang 8
12 Từ thực tế cách sử dụng thời gian của bạn, bạn nêu ra những nguyên nhân gây lãng phí thời gian và cách bạn khắc phục sau khi học xong kỹ năng quản lý thời gian?
- Nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bản thân:
+ Chưa định ra kế hoạch hằng ngày.
+ Do thói quen chây ì và sự lười biến của bản thân.
+ Do chưa tận dụng được thời gian rảnh, nghỉ sớm.
+ Lãng phí thời gian vào mạng xã hội: lướt facebook, zalo, xem youtube,…
+ Do khoảng cách di chuyển xa.
+ Gặp gỡ và trò chuyện lâu với bạn bè.
- Cách khắc phục:
+ Lập kế hoạch mỗi ngày.
+ Nghỉ ngơi hợp lý.
+ Hạn chế đi lại.
+ Thay đổi lười biến bằng những công việc hữu ích: đọc sách, ngồi thiền…
+ Giành thời gian cố định cho bạn bè, người thân.
+ Tận dụng thời gian rảnh hoặc chờ đợi để làm việc khác phục vụ mục tiêu kế tiếp.
13 Với vai trò là người trưởng nhóm, bạn cần chú ý những điều gì để phát triển nhóm đi lên?
- Với vai trò là người trưởng nhóm những điều gì để phát triển nhóm đi lên:
+ Tự nhận thức vai trò của mình khi làm việc nhóm.
+ Thấu hiểu các thành viên trong nhóm.
+ Xác định vai trò và trách nhiệm của mình khi làm việc nhóm.
+ Xây dựng mục tiêu, nguyên tắc làm việc.
+ Đào tạo liên tục.
+ Là một tấm gương.
+ Luôn ghi nhận và phản hồi.
+ …