Chương 1 Chương 3 THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN MỤC ĐÍCH YÊU CẦU, hiểu được Khái niệm, vị trí và vai trò của thông tin quản trị Quá trình thông tin liên lạc Thông tin liên lạc trong doanh nghiệp Thiết kế một hệ thống để quản trị thông tin Những nguồn thông tin đến và đi của các tổ chức Những trở ngại trong thông tin liên lạc Hướng tới sự thông tin có hiệu quả KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN LIÊN LẠC 1 1 Khái niệm thông tin liên lạc “Thông tin liên lạc là sự truyền đạt thông tin từ người gửi.
Trang 1Chương 3: THÔNG TIN
VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN
MỤC ĐÍCH YÊU CẦU, hiểu được:
Khái niệm, vị trí và vai trò của thông tin quản trị
Quá trình thông tin liên lạc
Thông tin liên lạc trong doanh nghiệp
Thiết kế một hệ thống để quản trị thông tin
Những nguồn thông tin đến và đi của các tổ chức
Những trở ngại trong thông tin liên lạc
Trang 21 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CỦA THÔNG TIN LIÊN LẠC
1.1 Khái niệm thông tin liên lạc
“Thông tin liên lạc là sự truyền đạt thông
tin từ người gửi đến người nhận, với lượng thông tin mà cả người gửi và
người nhận đều hiểu rõ”.
Trang 31.1 Khái niệm thông tin liên lạc
Thông tin về cơ bản được chia làm hai loại:
Thứ nhất là loại thông tin truyền đạt thông
báo Luồng thông tin của loại này đi từ trên
xuống dưới trong hệ thống quản trị được gọi là thông tin điều khiển
Thứ hai là loại thông tin được tiếp nhận, luồng thông tin của loại này đi từ dưới lên trên trong
hệ thống quản trị và loại này gọi là thông tin
phản hồi
Trang 41.1 Khái niệm thông tin liên lạc
Xét theo mức độ xử lý thông tin, có thông tin ban đầu và thông tin phát sinh
Chất lượng đảm bảo thông tin trước hết tuỳ thuộc vào sự chân thật của thông tin ban đầu, đồng thời phụ thuộc vào mức độ nhận thức và
xử lý thông tin
Trang 51.1 Khái niệm thông tin liên lạc
Xét theo mức độ ổn định:
Thông tin quy ước, loại thông tin này thường xuyên và tương đối ổn định
Thông tin biến đổi: phản ánh tính chất biến
động của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong, loại thông tin này tương đối phức tạp, thay đổi nhanh, cần phải cập nhật thường xuyên
Trang 61.1 Khái niệm thông tin liên lạc
Xét theo mối quan hệ với trình độ nhận thức
của chủ thể:
Thông tin đã tích luỹ: như kiến thức, kinh
nghiệm, những bài học rút ra từ thực tiễn là rất cần thiết trong quá trình ban hành các quyết
định, là bộ phận rất quan trọng, nó có thể rút ngắn thời gian ban hành quyết định
Thông tin mới: là thông tin vừa xẩy ra và được cập nhật để đưa vào hệ thống xử lý
Trang 71.2 Vai trò của thông tin liên
lạc
1.2.1 Là phương tiện liên hệ cơ bản trong một tổ chức
1.2.2 Là để thực hiện sự thay đổi
1.2.3 Là hệ thống các mối quan hệ giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất
1.2.4 Là căn cứ để đề ra quyết định
Trang 82 QUÁ TRÌNH THÔNG TIN LIÊN LẠC
2.1 Người gửi thông báo
2.2 Chuyển thông báo
2.3 Người nhận thông báo
2.4 Nhiễu trong thông tin liên lạc
2.5 Sự phản hồi trong thông tin liên lạc
2.6 Các yếu tố về tình huống và tổ chức trong thông tin liên lạc
Trang 102.1 Người gửi thông báo
Thông tin liên lạc bắt đầu bằng người gửi
Suy nghĩ hay một ý tưởng được mã hoá
bằng ngôn ngữ nói, viết hoặc chuyển vào ngôn ngữ máy tính
Căn cứ vào khả năng của người nhận để xác định sự tương thích về trình độ chuyên môn để
mã hoá
Tạo điều kiện cho người nhận có thể giải mã được tốt hơn
Trang 112.2 Chuyển thông báo
Thông tin được chuyển qua một kênh nối người gửi với người nhận
là lời nói hay văn bản,
có thể được chuyển qua một thư báo điện tử
thông qua máy tính, nhắn tin, điện thoại, điện tín hay vô tuyến truyền hình
mỗi cái đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, cho nên việc lựa chọn đúng kênh thông tin là
điều quyết định cho một thông tin liên lạc có
hiệu quả
Trang 122.3 Người nhận thông báo
Người nhận phải sẵn sàng đối với thông báo
Sự giải mã,
Thông báo được mã hoá thứ tiếng nào, thì đòi hỏi người nhận phải hiểu tiếng đó
Thông tin không rõ ràng hoặc sai thì người
nhận thông báo có thể không giải mã được loại ngôn ngữ đó
Những người có trình độ và năng lực thấp sẽ
không hiểu được hoàn toàn các thông tin đó
mâu thuẫn với hệ thống ý nghĩa của họ
Trang 132.4 Nhiễu trong thông tin liên lạc
Một môi trường
Việc mã hoá
Việc truyền tin
Việc tiếp nhận không chính xác
Việc giải mã có thể bị lỗi
Sự hiểu biết
Sự thay đổi
Trang 142.5 Sự phản hồi trong thông tin liên lạc
Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra hiệu quả sự thông tin liên lạc
Chúng ta chưa có thể chắc chắn là một thông báo đã được mã hoá, truyền đi, giải mã và
được hiểu một cách hữu hiệu nếu nó chưa
Trang 163 CÁC LOẠI THÔNG TIN LIÊN LẠC
TRONG DOANH NGHIỆP
3.2.1 Thông tin liên lạc xuống dưới
3.2.2 Thông tin liên lạc từ dưới lên trên
3.2.3 Thông tin liên lạc chéo
3.2.4 Thông tin liên lạc ngang
3.2.5 Thông tin bằng văn bản
3.2.6 Thông tin bằng lời
3.2.7 Thông tin không lời
Trang 17C héo
Lên
xuống
Trang 183.2.1 Thông tin liên lạc xuống dưới
Thông tin liên lạc đi từ trên xuống dưới là đi từ những người ở cấp cao hơn xuống cấp thấp
hơn trong một hệ thống phân cấp tổ chức quản trị
Loại thông tin này tồn tại trong tất cả các tổ
chức
Trang 193.2.2 Thông tin liên lạc từ dưới lên trên
Là từ cấp dưới lên cấp trên, và tiếp tục đi lên cao hơn nữa theo hệ thống phân cấp quản trị
Dòng thông tin này thường bị cản trở bởi các nhà quản trị ở các khâu kết nối thông tin liên lạc, họ tự lọc các thông tin, đặc biệt các thông tin mà họ không ưa thích vì không có lợi cho
họ
Trang 203.2.3 Thông tin liên lạc chéo
Là dòng thông tin của cấp trên bộ phận này với cấp dưới của bộ phận khác
Thông tin của những người ở các cấp khác
nhau mà họ không có mối quan hệ báo cáo
trực tiếp
Trưởng phòng tổ chức thông tin cho các bộ
phận cấp dưới trong toàn công ty về kế hoạch tăng lương, hay những tiêu chí thi đua khen
thưởng trong năm
Trang 213.2.3 Thông tin liên lạc chéo
Một là, những mối quan hệ chéo sẽ được
Trang 223.2.4 Thông tin liên lạc ngang
Là trong cùng một cấp, hay ở những cấp tổ
chức tương đương
Loại thông tin liên lạc này được sử dụng để
đẩy nhanh dòng thông tin, để cải thiện sự hiểu biết và để phối hợp các cố gắng nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức
Trang 233.2.5 Thông tin bằng văn bản
Các phương tiện thông tin văn bản và bằng lời thường được sử dụng phối hợp với nhau để các
ưu điểm của từng loại có thể bổ sung cho
nhau
Các hỗ trợ hình ảnh được sử dụng để bổ sungcho các bài viết, đèn chiếu và phim
Khi một thông tin được nhắc lại qua một số
phương tiện thì những người tiếp nhận nó sẽ
hiểu chính xác hơn và nhớ hơn
Trang 243.2.5 Thông tin bằng văn bản
Sử dụng các từ và thành ngữ đơn giản
Sử dụng các từ ngắn và quen thuộc
Sử dụng các đại từ nhân xưng khi thích hợp
Đưa ra các ví dụ và minh hoạ, biểu đồ
Sử dụng các câu và đoạn ngắn
Sử dụng các động từ thích hợp
Thể hiện các ý nghĩ một cách logic và bằng cách trực tiếp
Tránh dùng các từ không cần thiết
Trang 253.2.6 Thông tin bằng lời
Trong thực tế đa số người ta sử dụng thông tin được thông báo bằng lời
Một số nghiên cứu trong lĩnh vực xã hội học đã chỉ ra là, 70% cấp trên giao nhiệm vụ cho cấp dưới (chiếm 75%) là bằng lời
Sự thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa hai người, hay một cuộc hội nghị của nhà quản trị trước đông đảo thính giả, nó
có thể chính thức hoặc không chính thức, và nó
có thể theo kế hoạch hoặc tình cờ
Trang 263.2.7 Thông tin không lời
Chúng ta thông tin liên lạc bằng nhiều cách
khác nhau, có thể nhấn mạnh hoặc không nhấn mạnh thông tin thông qua các nét mặt hoặc cử chỉ của cơ thể
Người ta dùng thông tin không lời để hỗ trợ
cho thông tin bằng lời
Để cho thông tin không lời có hiệu quả, nhà
quản trị phải giữ lời nói đi đôi với việc làm
Trang 274 HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN LIÊN LẠC
4.1 Những dòng thông tin bên ngoài
4.2 Những dòng thông tin trong nội bộ tổ chức
4.3 Những hạn chế trong sử dụng thông tin
4.4 Công cụ trợ giúp việc xử lý thông tin
Trang 28Thông tin Hoạch định
Thông tin điều hành
Thông tin
Kiểm tra
Nhà cung ứng
Chủ
Sở hữu
Nhà nước
Đối thủ cạnh tranh
Môi trường Bên ngoài Môi trường
H 3.4 - Các luồng thông tin trong và ngoài tổ chức
Thông tin đến và đi trong tổ chức
Trang 295 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN LIÊN LẠC
5.1 Nhu cầu thông tin cho các loại quyết định
5.2 Quản trị hệ thống thông tin
5.3 Tổ chức cung cấp thông tin cho việc
ra quyết định
Trang 305.1 Nhu cầu thông tin cho các loại quyết định
a Những quyết định hoạch định
b Những quyết định kiểm tra
c Những quyết định tác nghiệp
Trang 315.2 Quản trị hệ thống thông tin
a Xác định các nhu cầu thông tin
b Thu thập và xử lý thông tin
c Sử dụng thông tin
Trang 32Xác định nhu cầu thông tin
Thu thập và xử lý thông tin
Sử dụng thông tin
H 3.5 - Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Trang 335.3 Tổ chức cung cấp thông tin
cho việc ra quyết định
a Ngân hàng dữ liệu trung tâm
b Trung tâm thông tin
c Thông tin là một nguồn tài nguyên của tổ chức
Trang 34Hệ thống thông tin tài chính
Hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin marketing
Hệ thống thông tin
kế toán
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Ngân hàng
dữ liệu trung tâm
Hệ thống thông tin marketing
Thông tin tiền
Thông tin
Hàng mua ngoài
Hệ thống thông tin
kế toán
Trang 356 NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG THÔNG TIN LIÊN LẠC
6.1.Thiếu hoạch định
6.2 Giả thuyết không rõ ràng
6.3 Mập mờ ngữ nghĩa
6.4 Truyền đạt thông tin và ghi nhận kém
6.5 Ít lắng nghe và đánh giá vội
6.6 Không tin cậy, đe dọa và sợ hãi
6.7 Không có đủ thời gian
Trang 367 HƯỚNG TỚI SỰ THÔNG TIN
LIÊN LẠC CÓ HIỆU QUẢ
người khác để có nhiều thông tin.
thông báo.
người nhận.
lâu dài sau.
Trang 377 HƯỚNG TỚI SỰ THÔNG TIN
LIÊN LẠC CÓ HIỆU QUẢ
Kỹ năng lắng nghe
Trang 38CÂU HỎI THẢO LUẬN
báo.
liên lạc lên trên.
bằng lời?
bạn có thể tăng cường được kỹ năng lắng nghe của
mình?