Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của dự án

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 I Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của dự án 2 1 Các khái niệm 2 1 1 Khái niệm về thông tin của dự án 2 1 2 Khái niệm về quản trị thông tin của dự án 4 2 Vì sao phải quản[.]

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

I.Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của dự án 2

1.Các khái niệm 2

1.1.Khái niệm về thông tin của dự án 2

1.2.Khái niệm về quản trị thông tin của dự án 4

2.Vì sao phải quản trị thông tin dự án 5

II.Xây dựng hệ thống quản trị và yêu cầu quản lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án 6

1.Các nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý thông tin dự án 6

2.Các bước xây dựng hệ thống thông tin dự án 9 III.Những nguyên nhân dẫn đến thất bại của quản trị thông tin dự án .15

I.Khái niệm về thông tin và quản trị thông tin của

dự án

Ngày nay việc thành công của một dự án phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau, một trong các yếu tố đó là thông tin

có vai trò vô cùng quan trọng vào sự thành bại của dự án.Tùy từng dự án mà con người quyết định những nội cụ thể về việc thu thập và xử lý thông tin

1.Các khái ni m ệm

1.1.Khái ni m v thông tin c a d án ệm ề thông tin của dự án ủa dự án ự án

Thông tin của dự án là các dư liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án

Thông thường thông tin của dự án gồm 5 nhóm:

– Nhóm 1 – Tài liệu chung: gồm các tài liệu bao quát thông tin về nội dung dự án (mục đích, nội dung, phương pháp, đầu ra, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án và các tài liệu khác được chính thức thông qua với các bên liên đới (như các mô đun đào tạo, các hướng điểu hành, các chương trình và lịch làm việc cúa các tư vấn cứa cán bộ dự án…);

– Nhóm 2 – Tài liệu hợp tác với các bên liên đới: gồm các văn bản ký kết, các nội dung thỏa thuận giữa các bên liên đới, các văn bán pháp luật sử dụng, các cam kết đóng góp, tham gia và nội dung các cuộc họp liên quan đến dự án (điều chỉnh dự án, can thiệp dự án…)

– Nhóm 3 – Tài liệu về hoạt động dự án: gồm các tài liệu bao quát thông tin về hoạt động của dự án, chú yếu là các hoạt động và đầu ra của dự án (như kết quả mua sắm, kết quả chi tiêu tài chính, số người hướng lợi, các hoạt động đã

và đang thực hiện, kế hoạch triển khai các hoạt động, đầu

ra

– Nhóm 4 – Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai

thực hiện dự án: khi bắt đầu dự án, có rất nhiều dữ liệu do

chính dự án thu thập nhằm phục vụ xây dựng dự án, thực

hiện và đánh giá như dữ liệu về đánh giá nhu cầu, điều kiện

kinh tế – xã hội khu vực dự án, đặc điểm người hưởng lợi,

đặc điểm vấn đề mà dự án tập trung (ví dụ như dự án xây

dựng giao thông, thủy lợi…), các số liệu thu thập trong quá

trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án… Các dữ liệu này,

kể cả dữ liệu thô và dữ liệu đã được xử lý đều cần phải được

quản lý tốt

– Nhóm 5 – Hệ thống các báo cáo: nhóm thông tin này

tương đối tổng hợp vì đã được xử lý dưới dạng các báo cáo

(như báo cáo tiến độ…), báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá,

báo cáo tổng kết

Hiện nay, khi đề cập đến thông tin về dự án thường chỉ được

hiểu và đề cập đến thông tin nhóm 1 và 5, nhiều dự án cũng

chỉ chú trọng quản lý và chia sẻ thông tin về hai nhóm này

nên thông tin không được để cập đầy đủ

Bảng 1: Ví dụ về quản lý thông tin dự án theo từng cấu phần

Mua sắm Môi trường-xã hội Giám sát-đánh giá

Nhóm 1 - Các mục cần mua sắm

được xác định trong tài liệu dự án

- Các yêu cầu đánh giá tác động dự

án, tác động môi trường, bền bù tái định cư, phát triển dân tộc thiểu số đề ra trong tài liệu dự án - Các kế hoạch thực hiện cụ thể

- Yêu cầu giám sát, đánh giá được xác định trong tài liệu

dự án

- Kế hoạch giám sát, đánh giá được thông qua Nhóm 2 - Thủ tục mua

sắm của Việt Nam

- Quy định mua sắm của nhà tài trợ

- Thủ tục đấu thầu - Nghị định 17

- Quy định, thủ tục về môi trường, đền bù tái định cư trong thực hiện dự án của Việt Nam

- Các chính sách (Environment and Social Safegards) của các nhà tài trợ

- Các yêu cầu giám sát, đánh giá dự án của nhà tài trợ

- Quy định về giám sát, đánh giá dự án ODA của Việt Nam

Nhóm 3 - Kế hoạch mua

sắm - Các đề nghị

- Kế hoạch chuẩn bị các báo cáo tác động môi trường, đền bù tái

- Nội dung và kế hoạch giám sát, giám sát cụ thể

duyệt mua sắm

- Kết quả mua sắm

định cư

- Kế hoạch triển khai hoạt động môi trường, đền bù, tái định cư - Kế hoạch giám sát việc giảm thiểu tác động tiêu cực

- Triển khai giám sát dự

án

- Đánh giá bước đầu

- Đánh giá giữa kỳ

- Đánh giá kết thúc

- Đánh giá tác động Nhóm 4 - Các báo giá

- Các kết quả đấu thầu - Các biên bản kiểm tra chất lượng mua sắm

- Dữ liệu kinh tế- xã hội về khu vực dự án

- Các số liệu đo đạc, quan trắc môi trường của khu vực dự án

- Các dữ liệu sẵn có

- Dữ liệu nền do dự án thu thập cho việc giám sát, đánh giá - Các kế hoạch, nội dung triển khai giám sát, đánh giá

Nhóm 5 - Báo cáo tiến độ

mua sắm

- Báo cáo giám sát hoạt động mua sắm

- Đánh giá dự án (có phần mua sắm)

- Báo cáo tiến độ thực hiện

- Các báo cáo giám sát việc thực hiện như thực hiện đền bù, tái định cư, các biện pháp giảm thiểu tác động môi trường, các báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết

- Các báo cáo giám sát

- Các báo cáo đánh giá

- Báo cáo tổng kết

1.2.Khái ni m v qu n tr thông tin c a d án ệm ề thông tin của dự án ản trị thông tin của dự án ị thông tin của dự án ủa dự án ự án

Khi đề cập đến quản lý thông tin người ta thường liên hệ

ngay tới các phần mềm quán lý, đến máy tính hay rộng hơn

là tới công nghệ quản lý thông tin Thực tế quản lý thống tin

có nội dung rộng hơn nhiều so với công nghệ quản lý thông

tin

Quản lý thông tin thực chất là quá trình hoạt động nhằm tạo

ra thông tin, sử dụng và chia sẻ thông tin Còn các phần

mềm máy tính hay công nghệ thực chất vẫn chủ yếu phục vụ

cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chứ chưa phải là quản

lý thông tin theo đúng nghĩa của nó

Quản lý thông tin dự án không phải là quản lý các bản ghi

hay số liệu thu thập trong quá trình thực hiện dự án mà nó là

các hoạt động nhàm tạo ra thông tin, sử dụng thông tin và

chia sẻ thông tin của dự án

Quản lý thông tin bao gồm các quá trình cần thiết để đảm

bảo tính kịp thời từ việc phát thông tin, phổ biến thông tin,

thu thập thông tin, lưu trữ thông tin và việc sẵng sang cung cấp thông tin của dự án Nó cung cấp những liên kết giữa mọi người Tất cả mọi người có liên quan đến dự án đều phải được chuẩn bị để xử lý thông tin của dự án , phải hiểu được những thông tin nào liên quan đến họ

2.Vì sao ph i qu n tr thông tin d án ản trị thông tin của dự án ản trị thông tin của dự án ị thông tin của dự án ự án

– Để các cơ quan quản lý và thực hiện dự án có thê biết được dự án đang được triển khai như thế nào? và số liệu dự

án có đạt được kết quả như đã định trước hay không?

– Dựa vào thông tin được quản lý, các điều chỉnh dự án và tập trung nguồn lực có thể được tiến hành nhằm cải thiện chất lượng việc thực hiện dự án;

– Thông tin dự án là cơ sở để phục vụ cho chính các hoạt động của dự án Thông tin dự án được quản lý là cơ sở để lập, điều chỉnh kế hoạch, thực hiện kế hoạch, giám sát và đánh giá dự án Quan trọng nhất là thông tin dự án sẽ được

sử dụng đế quản lý hiệu quả của dự án như đo đạc hiệu quả,

hỗ trợ quá trình quản lý để đảm bảo hiệu quả dự án;

– Có rất nhiều bên liên đới quan tâm đến thông tin dự án như Chính phủ, ban điều hành dự án, ban quản lý dự án, các đơn vị hợp tác, các nhà tài trợ, các đơn vị thực hiện và các bên liên đới khác Chính vì thế, thông tin cần phải được quản lý đế có thể chia sẻ, phối hợp, trao đổi nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho các bên và cho những người quản lý, thực hiện dự án

II.Xây dựng hệ thống quản trị và yêu cầu quản lý

thông tin ngay từ khi xây dựng dự án

1.Các nguyên t c xây d ng h th ng qu n lý thông ắc xây dựng hệ thống quản lý thông ự án ệm ống quản lý thông ản trị thông tin của dự án tin d án ự án

Nguyên tắc chung là thông tin dự án phải được một bộ phận quản lý Đồng thời mỗi thành phần cúa dự án phải được cập nhật đầy đủ về cả 5 nhóm thông tin

Sáu nguyên tắc được xem là quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin dự án hiệu quả:

Nguyên tắc 1:Nhân viên quản lý thông tin dự án phải được

đào tạo

Không phái bất kỳ ai cũng quán lý thông tin dự án có hiệu quả (vì quán lý thông tin khác với lưu trữ thông tin) Nhân

viên quản lý thông tin dự án phải đữợc đào tạo ít nhất ba nội dung: Quá trình tạo ra thông tin dự án; Sử dụng thông tin dự

án và chia sẻ, thảo luận thông tin dự án

Nguyên tắc 2:Phải có sự tham gia chủ động của nhân viên

dự án vào quá trình quản lý thông tin

Nguyên tắc này rất quan trọng và ảnh hướng đến toàn bộ quá trình quản lý thông tin dự án, chẳng hạn, các nhân viên

dự án phải nhớ các tệp dữ liệu hoặc bản ghi vào hệ thống quản lý dữ liệu, hoặc nhân viên quản lý dự án phải cập nhật thường xuyên các hoạt động, các dữ liệu theo một chuán mực nhất định để có thể quản lý

Nguyên tắc 3:Xây dựng hệ thống quản lý và yêu cầu quản

lý thông tin ngay từ khi xây dựng dự án

Một hệ thống thông tin thống nhất cần được xây dựng ngay

từ đầu, tức là khi xây dựng dự án Hệ thống này ít nhất phải

đề cập đến những vấn đề sau:

– Những yêu cầu về quản lý thông tin dự án;

– Cán bộ thực hiện quán lý thông tin dự án;

– Phạm vi thông tin cần được quản lý;

– Hình thức quản lý thông tin (phần mềm quản lý, các mẫu báo cáo…)

Nguyên tắc 4:Hỗ trợ công cụ quản lý để tăng hiệu quả của

quản lý thông tin

Nhiều loại dữ liệu của dự án nếu xử lý bàng tay sẽ mất nhiều thời gian, chẳng hạn số liệu nền hay kết quả đầu ra của dự

án Các công cụ như máy tính, thư điện tử, dụng cụ trình chiếu… là rất quan trọng mang lại hiệu quả trong quản lý thông tin dự án

Nguyên tắc 5:Có sự tham gia của các bên liên đới trong

quản lý thông tin

Thông tin cần được trao đổi giữa các bên liên đới và có sự phối hợp trong quản lý thông tin như thống nhất về định kỳ trao đổi, kiểm tra thông tin, giám sát thông tin, cập nhật thông tin Như vậy sẽ tạo ra sự minh bạch và tính dễ kiểm tra của thông tin cũng như sự hợp tác giữa các bên liên đới

Nguyên tắc 6:Thông tin được quản lý và thông tin đã được

xử lý, chính xác, thông nhất và chính thức

Đế tránh sử dụng và trao đổi những thông tin không chính xác hoặc không chính thức, thông tin quản lý phải được xử

lý qua nhiều bước, nhất là quá trình kiểm tra tính chính xác của thông tin Nguyên tắc có sự tham gia của các bên liên đới (nguyên tắc 5) là rất quan trọng đế đảm bảo được chất lượng thông tin quản lý

2.Các b ước xây dựng hệ thống thông tin dự án c xây d ng h th ng thông tin d án ự án ệm ống quản lý thông ự án

Quản lý thông tin dự án gồm 8 bước, trong đó 4 bước đầu tiên chủ yếu được thực hiện bới các ban quản lý và thực hiện

dự án, 4 bước sau chù yếu được thực hiện bới cán bộ quản lý thông tin dự án

Bước I: Xác định phạm vi thông tin cần phải quản lý

quản lý thông tin không có nghĩa là lưu trữ tất cả các dữ liệu (số liệu định tính và định lượng) và các bản ghi Nó là quá trình tạo ra, sử dụng và chia sẻ, trao đổi thông tin Vì thế

phạm vi các thông tin dự án cần quản lý phải được xác định

rõ ràng Xác định được phạm vi thông tin cần được quản lý

sẽ liên quan đến việc lựa chọn công cụ quản lý thông tin (các phần mềm phù hợp) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, trao đổi, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ)

5 nhóm thông tin trong mục 9.2.1 là phạm vi thông tin cần quản lý Mỗi thành phần dự án cần được quán lý cả 5 nhóm này trong phạm vi thành phần của mình

Bước 2: Quyết định ai sẽ tham gia vào hoạt động quản lý thông tin dự án

Ngoài một hoặc vài nhân viên chuyên phụ trách quản lý thông tin, mọi nhân viên đều phải được yêu cầu về nội dung quản lý thông tin dự án Tuy nhiên cán bộ quản lý thông tin phải được chọn lựa cán thận, phải đạt ba yếu tố cần thiết là: – Hiểu biết về phương pháp thu thập dữ liệu, biết xử lý và quản lý dữ liệu;

– Thông thạo các kỹ năng máy tính;

– Có kỹ năng truyền thông, trao đổi thông tin với các bên liên đới

Bước 3: Quyết định chương trình quản lý thông tin dự án

Có hai loại chương trình quản lý thông tin dự án là:

– Chương trình quản lý theo nghĩa kế hoạch (các yêu cầu,

kế hoạch cập nhật thông tin, tần suất cập nhật thông tin, các thời điểm báo cáo, chia sẻ thông tin, các kế hoạch trao đổi thông tin với các bên liên đới);

– Chương trình phần mềm quản lý dữ liệu

Bước 4: Đào tạo cán bộ quản lý và chương trình quản lý thông tin dự án.

Cán bộ quản lý thông tin dự án cần được đào tạo về yêu cầu quản lý thông tin, phương pháp thu thập, xử lý thông tin, chia sẻ thông tin Khung lôgic, các chỉ dẫn và mục tiêu của

dự án là những nội dung rất quan trọng đòi hỏi cán bộ quản

lý thông tin cần nắm chắc vì thông tin được quản lý sẽ xoay quanh các nội dung trên

Ngoài ra, các phần mềm quản lý thông tin cũng như nghiệp

vụ trao đổi, chia sẻ thông tin cũng cần được đào tạo

Bước 5: Phân tích các loại dữ liệu dựa trên tương quan giữa nhiệm vụ, mục tiêu của dự án với khung lôgic và các chỉ dẫn của dự án

Đây là bước rất quan trọng nhằm quản lý thông tin có hệ thống và khai thác, tổng hợp thông tin được dễ dàng nhất là khi trong một dự án có nhiều biến số (cả biến số độc lập và biến số can thiệp)

– Mục tiêu dự án;

– Chỉ dẫn thể hiện mục tiêu;

– Phương pháp thực hiện chỉ dẫn;

– Mẫu thực hiện phương pháp;

– Kết quả đạt được mục tiêu;

– Những bình luận (hoặc ghi chú)

Phương pháp thể hiện 6 nội dung này hỗ trợ nhiều nhất cho hoạt động chia sẻ và thảo luận thông tin sau này của dự án

Cụ thể:

Mục tiêu

cụ thể

của dự

án

Chỉ bảo

thể hiện

mục tiêu

dự án

Phương pháp thực hiện chỉ bảo

Mẫu thực hiện

phương pháp

Kết quả đạt được mục tiêu

Những bình luận ghi chú

Tăng số

trẻ em

đến

trường

đến

trường

tăng

kê từng lớp,từng học kì, từng năm

làng trong khu vực được thống kê Thống kê bao nhiêu trường

trẻ em đến trường tăng, trong đó, x1% là

số % trẻ

em nữ đến trường tăng

trường tăng nhưng kết quả

sẽ không bền vững do hiện tại

dự án hỗ trợ kinh phí đến trường Khi không còn dự án nữa thì kết quả

sẽ thay đổi.

Bước 6: Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin quản lý.

Thu thập, cập nhật, xử lý thông tin là bước quan trọng nhất của quản lý thông tin Trong bước này, có 8 hoạt động mà cán bộ quản lý thông tin phải thực hiện, đó là:

– Xác định phạm vi thông tin cần quản lý;

– Tìm kiếm, thu thập, cập nhật các thông tin của dự án tương tự;

– Thu thập số liệu nền làm cơ sở phân tích cho dự án và phục vụ cho giám sát, đánh giá dự án sau này;

– Xây dựng, lựa chọn hoặc vận dụng các chỉ dẫn đã được xây dựng trong khung lôgic để đe đạc các mục tiêu dự án; – Phân trường hoặc theo lĩnh vực các thông tin hoặc theo lĩnh vực như sô người hưởng lợi đầu ra, các loại mua sắm, các hoạt động dự án tại khu vực, chỉ tiêu dự án cúa từng hoạt động dự án…;

– Thu thập, cập nhật và xử lý các dữ liệu cần thiết Nếu cần có thế cập nhật số liệu mới định kỳ, hoặc yêu cầu các cán bộ dự án và cán bộ điều phối của các thành phần dự án báo cáo định kỳ để cập nhất số liệu;

– Tổ chức và lưu trữ các bản ghi theo một chương trình đã được lựa chọn Cần lưu ý, cách lưu trữ và khai thác các bản ghi phải được phổ biến đê mọi người thực hiện đều có thể tiếp cận được, tránh tình trạng chỉ duy nhất một hoặc vài người tiếp cận, khai thác được thông tin;

– Xử lý các báo cáo: Khi đã nhận được các báo cáo từ cán bộ thực hiện hoặc cơ quan tư vấn, số liệu và các báo cáo phải được xử lý theo lĩnh vực nội dung hoặc theo nhóm vấn

đề và được lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin chung của dự án

Bước 7: Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án.

Nhằm phục vụ cho việc thực hiện dự án, điều chỉnh dự án, báo cáo dự án, giám sát và đánh giá dự án Cán bộ quản lý thông tin phải có báo cáo theo định kỳ (hàng tuần – hàng tháng) do chương trình quản lý quy định

Báo cáo về tình hình quản lý thông tin dự án là “Báo cáo hoạt động quán lý thông tin dự án” và “Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết quả thông tin quản lý”

Báo cáo hoạt động quản lý thông tin dự án bao gồm việc cập nhật thông tin, thu thập thông tin mới, tình hình báo cáo thông tin của cán bộ dự án, của cán bộ điều phối, chất lượng thông tin, mức độ bao quát của thông tin đối với toàn bộ dự

án, trong đó cần thể hiện rõ những thông tin còn thiếu, thiếu tại lĩnh vực nào và kế hoạch tiếp theo

Báo cáo việc thực hiện dự án dựa trên kết quả thông tin quản

lý để thông báo về mặt tiến độ dự án, số lượng đầu ra so với mục tiêu, tương quan tiến độ và đầu ra giữa các thành phần

dự án, sự phù hợp của các chỉ dẫn, hiệu quả dự án dựa vào các số liệu…

Bước 8: Chia sẻ, thảo luận thông tin.