Tuyển dụng điện tử tại Việt Nam

Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu của nghiên cứu là tập trung vào các yếu tố thành công quan trọng của hệ thống tuyển dụng điện tử và chứng minh vai trò quan trọng của việc sử dụng các công c

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH TẾ, LUẬT VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC UEH

KHOA KINH TẾ

šš&šš

KINH TẾ HỌC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TUYỂN DỤNG ĐIỆN TỬ TẠI VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Bích Hồng

Nhóm thực hiện:

Lớp: NS001 Khóa /Hệ: K45, Đại học chính quy

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2022

Mục lục

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

1.1 Lý do chọn đề tài

Con người là cốt lõi của mọi tổ chức, họ là một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức nào ngày nay Các tổ chức không thể tồn tại nếu không có đội ngũ nhân viên để hoàn thành chu trình sản xuất Việc lựa chọn đúng ứng viên vào đúng vị trí có ý nghĩa đối với các mục tiêu của tổ chức Nhân viên được lựa chọn tốt và có vị trí tốt sẽ không chỉ góp phần vào việc vận hành hiệu quả của tổ chức mà còn mang lại tiềm năng thay thế đáng kể trong tương lai Chiến lược tuyển dụng cần phải năng động

để tổ chức phát triển Nghiên cứu này nhằm mục đích giúp các chuyên gia trong bộ phận nhân sự và quản lý xem xét và cải thiện cách họ tuyển dụng, phát triển và chăm sóc nhân viên của mình

Tuyển dụng điện tử là một trong những cách thức phổ biến nhất mà các tổ chức đang áp dụng trong các quy trình kinh doanh của họ Các quy trình này được hỗ trợ bởi việc sử dụng hệ thống thông tin điện tử và các ứng dụng Các công nghệ mới ngày càng được tạo điều kiện thuận lợi và tăng tốc quá trình giao tiếp giữa người dùng bên trong và bên ngoài Tuyển dụng điện tử được coi là một phần của e-HRM và được định nghĩa là việc thực hiện tuyển dụng được kích hoạt bằng cách liên quan đến internet và sử dụng các giải pháp web để vận hành và cuối cùng nó có cùng mục tiêu của tuyển dụng truyền thống Tuyển dụng trực tuyến đang trở nên hấp dẫn hơn đối với các nhà tuyển dụng và người tìm việc

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu là tập trung vào các yếu tố thành công quan trọng của hệ thống tuyển dụng điện tử và chứng minh vai trò quan trọng của việc sử dụng các công cụ công nghệ mới này như trang web, email, phỏng vấn trực tuyến, quảng cáo trực tuyến và bài đăng, gửi trực tuyến CV để thu hút các ứng viên thực sự phù hợp và kiểm tra kỹ thông tin của họ theo các cách thức và điều kiện phù hợp nhất so với quy trình tuyển dụng truyền thống để tạo ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp nhất sau khi nghiên cứu các điều kiện chính liên quan đến công ty và ứng viên có thể tạo ra một danh sách ngắn cho các ứng viên lựa chọn và giảm tỷ lệ thay đổi của nhân viên khi việc giữ chân những nhân viên giỏi nhất bắt đầu với quy trình, chiến lược, chính sách và thủ tục tuyển dụng và tuyển dụng hiệu quả Trên cơ sở đó, đưa ra một số giải pháp nhằm phát huy những mặt tích cực cũng như hạn chế những mặt tiêu cực của việc tuyển dụng điện tử,, từ đó rút ra nhiều kinh nghiệm và kiến thức thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển và đổi mới mô hình tuyển dụng của công ty mình ngày càng hiện đại và phù hợp hơn với mặt bằng chung

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài “Tuyển dụng điện tử tại Việt Nam” được thực hiện dựa trên các trường hợp ứng dụng công nghệ và hệ thống thông tin điện tử vào tuyển dụng tại Việt Nam trong thời đại công nghệ 4.0, nhằm tìm ra kết quả nghiên cứu chính xác để đánh giá tình hình tuyển dụng điện tử của quốc gia

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu định tính bằng cách phân tích, so sánh, tổng hợp, mô tả các tài liệu và giải pháp đang được sử dụng tại Việt Nam Từ đó tìm ra điểm khác biệt, tính đóng góp của các trường hợp tuyển dụng điện tử và đưa ra đề xuất phù hợp

• Hệ thống quản lý tuyển dụng và nền tảng Base E-Hiring

• Tuyển dụng qua mạng xã hội

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Tổng quan lý thuyết

2.1.1 Tuyển dụng điện tử là gì?

Tuyển dụng là một yếu tố quan trọng đối với các tổ chức vì nó thực hiện chức năng thiết yếu là thu hút một nguồn lực quan trọng vào tổ chức Nó có một mục tiêu chiến lược vì nó tập trung vào nhu cầu thu hút những người chất lượng cao để đạt được lợi thế cạnh tranh (Parry & Tyson, 2008) Nếu mọi người thấy rằng một tổ chức coi trọng nhân viên của mình, họ có nhiều khả năng

sẽ nộp đơn xin việc cho tổ chức đó và nhiều khả năng sẽ ở lại sau khi được tuyển dụng Tuyển dụng những người có năng lực phù hợp hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức; Quản lý nguồn nhân lực tốt có nghĩa là một tổ chức giảm thiểu rủi ro đối với đội ngũ nhân viên và danh tiếng của mình

Nó cũng có thể giảm chi phí cho tổ chức

Tuyển dụng điện tử là một phần của Quản lý nguồn nhân lực điện tử (e-HRM) Nó được biết đến

là một trong những hình thức tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay Tuyển dụng điện tử có thể được định nghĩa là việc sử dụng Internet để thu hút nhân viên tiềm năng vào tổ chức của mình

Các tổ chức tuyển dụng qua Internet có hai cách chính để thu hút người xem vào nhóm ứng viên Đầu tiên, các tổ chức có thể dựa vào các bên thứ ba phân phối quảng cáo việc làm trên trang web danh sách việc làm Lựa chọn thứ hai là một tổ chức tạo và duy trì trang web chính thức của riêng mình để trình bày các quảng cáo tuyển dụng và thông tin bổ sung về công ty (Braddy và cộng sự, 2006)

Bằng cách sử dụng hệ thống tuyển dụng trực tuyến, nhà tuyển dụng phải đảm bảo rằng các ứng viên đáp ứng các mục tiêu và đặc điểm của công ty Trong bối cảnh dân số ngày càng đa dạng Các tổ chức ngày nay sẽ có những nhân viên với nền tảng văn hóa, hệ thống giáo dục, tài năng,

kỹ năng kỹ thuật, ngôn ngữ, truyền thống và phẩm chất cá nhân khác nhau Sự đa dạng trong lực lượng lao động giúp tổ chức tiếp cận các thị trường mới và phát triển vốn tri thức lớn hơn Trong quá trình tuyển chọn, bộ phận Quản lý Nhân sự phải đảm bảo rằng có sẵn nguồn cung nhân tài để sắp xếp đúng người vào đúng công việc vào đúng thời điểm dựa trên các mục tiêu kinh doanh chiến lược để nhân viên cam kết hơn với công ty và đạt được mức độ hiệu quả công việc cao hơn 2.1.2 Các hình thức tuyển dụng điện tử

Internet là nơi tạo điều kiện thuận lợi việc tuyển dụng đồng thời cho các nhà tuyển dụng và những người được tuyển dụng (Carrillat và cộng sự, 2014) Đồng thời cũng tạo điều kiện tuyển dụng thông qua bốn cơ chế:

• Internet đóng vai trò đầu nối, cho phép tiếp xúc trực tiếp và nhanh chóng giữa người tìm việc và người tuyển dụng

• Sự phát triển của thương hiệu nhà tuyển dụng, góp phần vào danh tiếng của công ty, tầm nhìn, sức hấp dẫn và thúc đẩy sự tiếp xúc,

• Tính minh bạch trong các mối quan hệ, góp phần xây dựng niềm tin và khuyến khích trao đổi phong phú, nhân văn hơn, khác xa với hình thức phỏng vấn xin việc

• Xác định dữ liệu công việc được đề xuất, dẫn đến bảng xếp hạng người nộp đơn theo các tiêu chí riêng và khách quan

Trong đó, thương hiệu nhà tuyển dụng là vấn đề quan trọng cần trau dồi hơn Những nền tảng này giúp tăng mục đích xã hội, giúp các công ty khác biết đối thủ cạnh tranh của họ và các ứng viên quan tâm đến làm việc gì, cho họ có thể có được thông tin về công ty mà các nhân tài muốn làm việc Thông qua các nền tảng này, có thể biết một cách minh bạch các hành động xã hội do tổ chức thực hiện, tầm nhìn và sứ

mệnh của tổ chức, các nguyên tắc và văn hóa doanh nghiệp Điều này giúp ứng viên dễ dàng tìm hiểu kỹ hơn về công ty và chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc phỏng vấn (Mas và Gómez, 2020)

Một số công nghệ dành riêng cho tuyển dụng như mạng xã hội với LinkedIn, chatbot, hay một hệ thống phân tích dữ liệu khổng lồ

Trong đó, LinkedIn là một mạng xã hội chuyên nghiệp được thành lập tại California trong tháng

12 năm 2002, 15 tháng trước Facebook và được mua vào năm 2016 bởi Microsoft với giá 26 tỷ USD Trang web có 530 triệu thành viên trong 200 các quốc gia, bao gồm khoảng 200 triệu hoạt động hàng tháng và hoạt động trong một chế độ miễn phí: đăng ký và các dịch vụ cơ bản là miễn phí nhưng quyền truy cập vào một số tính năng nâng cao được thanh toán thông qua đăng ký Các thành viên điền vào một hình thức nghề nghiệp trực tuyến và chia sẻ kinh nghiệm, thành tích của họ, những người sử dụng lao động, dự án và địa chỉ liên hệ từ mạng chuyên nghiệp của họ 50 triệu hồ sơ được xem hàng ngày trên LinkedIn Mỗi thành viên có thể đánh dấu kỹ năng cá nhân, trong số 50.000 lựa chọn đã được tham khảo,

và công nhận những người trong số liên lạc của anh ta hoặc cô ta

Chatbot là một tác nhân thông minh ảo và tự chủ có thể trò chuyện hoặc thương lượng với con người hoặc các chatbot khác Trong lĩnh vực tuyển dụng, chatbot có thể thực hiện những điều sau:

• Liên hệ với các ứng viên tiềm năng bằng cách gửi tin nhắn cho họ qua email, SMS, Skype, Messenger, WhatsApp hoặc Facebook

• Trò chuyện với những ứng viên này để sàng lọc trước họ sử dụng các tiêu chí đơn giản;

• Trả lời câu hỏi của họ về công việc được đề xuất theo chiến lược tuyển dụng

• Lập kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn thực tế

• Chỉ ra cho ứng viên biết các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng là gì Các cuộc trao đổi này

có thể diễn ra đồng thời với hàng nghìn ứng viên, cho phép các nhà tuyển dụng tập trung vào những người có tiềm năng nhất và tiếp cận nhanh hơn tới họ

Chatbots giúp cải thiện thương hiệu nhà tuyển dụng của các công ty hiện có thể tương tác với tất cả các ứng viên từ mọi nơi trong quá trình tuyển dụng Ngoài ra, việc sử dụng chatbots giúp giảm chi phí lựa chọn, tuyển dụng và giữ chân nhân tài, điều này rất cần thiết cho các doanh nghiệp xã hội có nguồn lực hạn chế để đạt được mục tiêu của họ

2.2 Các nghiên cứu liên quan

Nghiên cứu của Khalil Ghazzawil và Abeer Accoumeh trong “Các yếu tố thành công quan trọng của Hệ thống tuyển dụng điện tử” năm 2014:

Nghiên cứu cho thấy khả năng phát triển và luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng của tổ chức luôn đòi hỏi rất nhiều về chất lượng của con người Ngày nay, mối quan hệ này thậm chí còn phù hợp hơn, nó được hình thành trong một bộ phận có tên Quản lý Nguồn nhân lực (HRM) Mục tiêu chính của bộ phận này là tạo ra các tổ chức làm việc vừa hiệu quả vừa hiệu suất(Wright & Dyer, 2000) Các chức năng của Nguồn nhân lực có thể trở thành tác nhân quan trọng trong việc thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp , nhưng để làm như vậy đòi hỏi Bộ phận Nhân sự phải thay đổi trọng tâm của nó, vai trò của nó và

hệ thống phân phối của nó

Bộ phận Nhân sự là một trong những bộ phận có đóng góp nổi bật vào sự phát triển của công ty Với việc

sử dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin trong hoạch định và cung cấp nguồn nhân lực, bản chất và vai trò của nguồn nhân lực đã tự thay đổi (Ruël & al., 2004) đã nêu eHRM là một cách thực hiện các chiến lược, chính sách và thông lệ nhân sự trong các tổ chức thông qua sự hỗ trợ có ý thức và có định hướng của với việc sử dụng đầy đủ các kênh dựa trên công nghệ web

Các tổ chức thường áp dụng hình thức tuyển dụng điện tử vì họ tin rằng có nhiều khả năng hơn các nguồn tuyển dụng truyền thống để tìm ra những cá nhân có tài năng và kỹ năng độc đáo Một bài báo trên

trang web High Beam Business (HR Focus, 2008) cung cấp một số kết quả sau khi phân tích các cuộc khảo sát cho thấy trong năm 2008, 73% người tìm việc sử dụng internet, so với 66% người tìm việc trong cùng kỳ năm 2005 trong quá trình tuyển dụng điện tử

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Bối cảnh nghiên cứu

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra cùng với những chuyển dịch mạnh mẽ và nhanh chóng trong cải tiến công nghệ quy mô trên toàn thế giới Tự động hóa, điện toán đám mây, công nghệ thực tế

ảo, công nghệ in 3D, và hàng vạn những công nghệ mới khác đang được nghiên cứu và ứng dụng là những ví dụ tiêu biểu của cuộc cách mạng số này Những thay đổi có tác động trực tiếp đến cách vận hành của hệ thống quản trị nguồn nhân lực, tạo ra không gian thúc đẩy sự đơn giản hóa và tối ưu hóa xử lý dữ liệu bằng tốc độ và sự hiệu quả vượt trội hơn Xu thế quản trị nguồn nhân lực bắt buộc phải thay đổi để thích ứng và tồn tại Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Bian & Co., 87% giám đốc điều hành nhân

sự đồng ý rằng công nghệ kỹ thuật số sẽ thay đổi hoạt động của bộ phận nhân sự cốt lõi (Heric M, 2018) Một trong những thay đổi lớn nhất trong tuyển dụng hiện nay là “liên kết công nghệ” (Ryan và cộng sự, 2015)

Trong một vài năm, nhiều tổ chức đã sử dụng các trang web việc làm như Careerbuilder.com trong hoạt động tuyển dụng của họ, như là một nguồn dẫn để thu hút người tìm việc trong hơn 100 nguồn nghề nghiệp Nessler (2014) cho rằng Careerbuiler.com đã giảm được thành công 70% chi phí cho mỗi lần tuyển dụng nhờ giảm chi phí đi lại và đồng thời giảm 60% thời gian tuyển dụng cho người sử dụng lao động Tuyển dụng điện tử là sự pha trộn của các trang web với quá trình tuyển dụng vốn nhân lực Tuy nhiên, gần đây, các tổ chức hiện đã có các trang mạng xã hội riêng cho công việc tuyển dụng các ứng viên (Melanthiou và cộng sự, 2015) Ví dụ, các tổ chức hiện đang tạo và mở các trang Facebook và LinkedIn của riêng họ và sử dụng các trang đó làm công cụ quảng cáo để thu hút và nhận được các ứng viên tài năng (Andrews, 2012) Hơn nữa, có sự gia tăng sử dụng các trang mạng xã hội bởi các chuyên gia nhân

sự với mục đích tìm kiếm “thông tin về người nộp đơn xin việc”; để sàng lọc và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí còn trống (Brown và Vaughn, 2011) Theo các người đứng đầu Facebook, một tính năng mới đang trong quá trình phát triển sẽ hỗ trợ các công ty kiểm soát việc đăng tuyển việc làm của họ Ngoài ra, theo trang web chính thức của Facebook, các bài đăng tuyển dụng sẽ được liên kết với

"Trang kinh doanh facebook" nơi người tìm việc có thể xem các công việc mới có sẵn thông qua “Đánh dấu công việc” trên Facebook Vì vậy, các trang truyền thông xã hội hiện đang đóng vai trò dẫn dắt những người theo dõi (người tìm việc) đến trang web cá nhân của tổ chức, nơi họ có thể tìm hiểu về các vị trí tuyển dụng (Spellmann, 2018) Với số lượng chủ tài khoản đáng kể như vậy, việc tuyển dụng thông qua Facebook mang lại cho nhà tuyển dụng nhiều cơ hội và thách thức hơn Kết quả của sự xuất hiện và sức hấp dẫn của các dịch vụ xã hội trực tuyến như Facebook, Twitter và LinkedIn, ngày càng nhiều chuyên gia nhân sự và nhà tuyển dụng bị thu hút bởi thông tin mạng xã hội (SNI) có được từ các nguồn đó (Brown và Vaughn, 2011) Gần đây, ngày càng nhiều nhà tuyển dụng tận dụng lợi ích của các dịch vụ trực tuyến khác nhau để tìm kiếm và sàng lọc các ứng viên cho việc làm (Brown và Vaughn, 2011; Elzweig và Peeples, 2009; Slovensky và Ross, 2012; Waring và Buchanan, 2010) Tuy nhiên, chúng ta không nên quên rằng không có bất kỳ công nghệ mới nhất nào mang trách nhiệm giải trình các cuộc tranh luận liên quan đồng thời đến những thách thức và thuận lợi ở cả hai quan điểm thực tế và đạo đức

Mặc dù các tổ chức tuyển dụng có trách nhiệm phải công bằng và tỉ mỉ trong quá trình tuyển dụng để tránh tình trạng tuyển dụng cẩu thả, nhưng khả năng sử dụng sai thông tin mạng xã hội cũng không thể bỏ qua (Elzweig và Peeples, 2009; Waring và Buchanan, 2010) Không phân biệt việc sử dụng nhầm lẫn đó

là cố ý hay vô ý; các chuyên gia tuyển dụng đang chấp nhận rủi ro trong khi đặt mình vào thế nguy hiểm bởi các rủi ro pháp lý có thể xảy ra Thông qua việc tìm kiếm thông tin từ các dịch vụ xã hội trực tuyến như Facebook để đánh giá các ứng viên cho công việc, các tổ chức có thể đang vi phạm quyền riêng tư cá

nhân, có các nhận định sai lệch về ứng viên và khả năng thu thập nhầm các dữ liệu bị cấm trong quy định dịch vụ mà nhà tuyển dụng không mong muốn thu thập (Brown và Vaughn, 2011; Elzweig và Peeples, 2009; Slovensky và Ross, 2012; Waring và Buchanan, 2010)

Tuy nhiên, sau tất cả các những điều trên, việc sử dụng dịch vụ mạng xã hội trực tuyến của các nhà tuyển dụng để đánh giá các ứng viên đã và đang trở thành một xu hướng phát triển nhanh (McCarthy và cộng

sự, 2017) khi họ quan tâm đến việc lấy và tích lũy thêm dữ liệu bên ngoài mà không có trong CV / Sơ yếu

lý lịch / đơn xin việc nhằm tránh việc tuyển dụng sai (Black và cộng sự, 2015) Swallow (2011) đã tiến hành một cuộc nghiên cứu chuyên sâu trên 300 chuyên gia tuyển dụng và phát hiện ra rằng 69% trong số

họ đã loại bỏ các ứng viên tuyển dụng dựa trên nội dung hồ sơ truyền thông mạng xã hội của họ Hơn nữa, nhiều ứng viên đã được hỏi hoặc yêu cầu cung cấp ID / mật khẩu / thông tin đăng nhập của họ nhằm cho phép các nhà tuyển dụng tiềm năng tìm đến các tài khoản mạng xã hội cá nhân (Berkelaar và cộng sự, 2016) Mặc dù sự nổi tiếng của các nền tảng mạng xã hội ngày càng tăng, vẫn còn một vấn đề cần tranh luận rằng việc sử dụng thông tin mạng xã hội như vậy có hợp pháp hay không Mặc dù, các tổ chức có quyền lựa chọn ưu tiên sử dụng thông tin mạng xã hội cho việc đánh giá các ứng dụng, các hành vi chưa được pháp luật quy định như vậy có thể làm nảy sinh một số vấn đề đạo đức và công bằng cần phải được xác định và xem xét (Brown và Vaughn, 2011) Rất nhiều nhà tuyển dụng chấp nhận tuyển dụng trực tuyến vì nó cho phép họ thu thập thông tin dự kiến khổng lồ về các ứng viên giúp dự báo sự kết hợp có thể có giữa ứng viên và chính công việc Ngược lại, nhiều chuyên gia chỉ ra rằng các nhà tuyển dụng nên thận trọng trong việc sử dụng thông tin mạng xã hội để đánh giá các ứng viên (Ebnet, 2012) Có những cuộc tranh luận gay gắt liên quan đến độ tin cậy và độ chính xác của thông tin thu thập được từ dịch vụ mạng xã hội trực tuyến với khả năng sử dụng sai mục đích Do đó, các chuyên gia thường định hướng các

tổ chức để tìm kiếm thông tin ở một các nơi khác (Ebnet, 2012)

Bên cạnh đó, những vấn đề xã hội cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thay đổi công nghệ trong tuyển dụng và lựa chọn Dưới tác động của Đại dịch COVID-19, 69% Hội đồng quản trị nói rằng tốc độ chuyển đổi số và các sáng kiến kinh doanh kỹ thuật số đã được đẩy nhanh, 60% nói rằng họ tăng sự chú ý vào cải thiện và tối ưu hệ thống vận hành của doanh nghiệp số (Gartner, 2020) Ngoài ra, làn sóng di cư

và xu hướng công dân toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ có thể tạo ra một xã hội phức tạp hơn và thị trường lao động đa dạng hơn, làm nảy sinh những vấn đề về các nhóm nhân khẩu học, thách thức những

mô hình nhân sự trước đây, phương thức tuyển dụng và lựa chọn sao cho hiệu quả (Derous, 2016)

Tại Việt Nam, thực tế, các nhà quản trị nhân sự đang ứng dụng công nghệ số trong môi trường kinh doanh bằng cách thực hiện chiêu mộ và đăng tuyển trên mạng xã hội và website của họ, hoặc sử dụng các biểu mẫu trực tuyến hay cổng thông tin việc làm thay cho sơ yếu lý lịch bản cứng và trung tâm giới thiệu việc làm thủ công Theo báo cáo của Ngân hàng thế giới (World Bank), Việt Nam thuộc nhóm các nước ở giai đoạn quá độ của quá trình chuyển đổi số, với hơn 55 triệu người thuộc lực lượng lao động (56% tổng dân số), mở ra rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp tham gia vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng công nghệ vào tuyển dụng chỉ ở mức tương đối, với 58% trên tổng số doanh nghiệp nói không có nhu cầu, và 42% trả lời có và sẽ áp dụng, trong đó 36% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư khoản tiền lớn cho triển khai công nghệ quản trị nhân sự (VietnamWorks, 2021)

Vì vậy, Việt Nam vẫn cần những nỗ lực và nguồn lực lớn để vượt qua thách thức thay đổi mô hình tuyển dụng, thích nghi với công nghệ cao

3.2 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu các trường hợp ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào tuyển dụng tại Việt Nam Qua đó đánh giá xu thế tuyển dụng điện tử hiện nay của các doanh nghiệp tại Việt Nam, xác định và phân tích những hiệu quả cũng như hạn chế của việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào tuyển dụng và đưa ra kết luận giúp thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển và đổi mới mô hình tuyển dụng của công ty mình ngày càng hiện đại và phù hợp hơn với thời đại số

Nghiên cứu này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính bằng kỹ thuật phântích, so sánh, tổng hợp,

mô tả các tài liệu Vì phương pháp nghiên cứu định tính cho phép khám phá sâu và chi tiết chủ đề để đưa

ra các kết luận tổng quát và so sánh kết quả trong quần thể nghiên cứu, nhằm mô tả ý nghĩa sự vật hiện tượng mà không quan tâm đến sự lượng hóa của đối tượng nghiên cứu.Dữ liệu được sử dụng cho nghiên cứu này là dữ liệu thứ cấp, ở dạng thông tin mô tả, liệt kê các đặc tính, tính chất hình thức và những nhận định Nguồn dữ liệu thu thập từ các website, báo chí, sách chuyên ngành…

Việc thu thập và phân tích dữ liệu diễn ra trong nhiều giai đoạn: (1) quan sát trực tiếp việc sử dụng các công nghệ khác nhau từ quan điểm của nhà tuyển dụng, (2) tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến quá trình tuyển dụng, (3) xác định các chủ đề mới nổi lặp lại và các mối quan tâm chính phổ biến đối với nhiều trường hợp, (4) xem xét các đánh giá về tài liệu học thuật và báo chí dựa trên từ khóa thu được từ quan sát và (5) phân tích nội dung để đào sâu các chủ đề và để xác định sự mạch lạc và tinh tế của tổng thể (Miles và Huberman, 1984)

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

4.1 Hệ thống quản lý tuyển dụng ATS

4.1.1 Giới thiệu

Trong thời đại công nghệ kĩ thuật số hiện nay, phát triển đội ngũ nhân tài, sàng lọc, tuyển dụng và tuyển chọn nhân tài là một trong những lĩnh vực chính mà công nghệ đã góp phần quan trọng trong việc tạo nên

sự thành công của ngành nhân sự Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc mua sắm nhân lực, tối ưu hóa mọi giai đoạn của quy trình tuyển dụng (Arunava Narayan Mukherjee, 2014) Nếu không sử dụng công nghệ một cách hợp lý, việc tuyển dụng có thể trở thành một nút thắt trong tổ chức, ngăn cản sự vận hành và phát triển của công ty (Padmaja, 2021) Nhằm thích nghi với nền công nghệ hiện đại và nhân lực không ngừng phát triển, các nhà tuyển dụng cũng triển khai các hệ thống công nghệ vào chiến lược và quy trình tuyển dụng của công ty Một trong những ứng dụng công nghệ có tầm thiết yếu quan trọng trong lĩnh tuyển dụng hiện nay chính là ATS (Applicant tracking system- Hệ thống quản lý tuyển dụng)

ATS (Hệ thống quản lý tuyển dụng) là một công cụ của phần mềm nhân sự giúp tự động hóa, sắp xếp hợp

lý và nâng cao quy trình tuyển dụng (Palvia và cộng sự, 2012) Công nghệ ATS là một hệ thống thông tin được sử dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ từng nhiệm vụ của quá trình tuyển dụng (Eckhardt và công sự, 2014) ATS là một chương trình phần mềm giúp bạn có thể xử lý các nhu cầu tuyển dụng theo phương thức điện

tử Nhiều loại loại hệ thống quản lý tuyển dụng khác nhau được sử dụng trong hầu hết các tổ chức kinh doanh lớn để xử lý các quy trình công việc và quản lý dữ liệu sơ yếu lý lịch Công cụ ATS hỗ trợ nhà tuyển dụng xử lý các nhu cầu tuyển dụng của tổ chức và theo dõi các ứng viên (Derous & Fruyt, 2016) ATS giúp nhà tuyển dụng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau như:

1 Tạo quảng cáo tuyển dụng,

2 Thu thập hồ sơ,

3 Tạo danh sách rút gọn các hồ sơ đạt yêu cầu,

4 Lên lịch phỏng vấn và

5 Gửi thư mời nhận việc cho các ứng viên đã chọn

6 ATS cho phép cả nhà tuyển dụng và người quản lý xem xét cùng một dữ liệu, chẳng hạn như số lượng ứng viên, trạng thái của ứng viên trong nhóm, , giúp tăng tính hợp tác trong tổ chức Tuyển dụng đúng người là phần quan trọng nhất trong việc thực hiện kế hoạch chiến lược thành công và lực lượng lao động có năng lực tốt sẽ cải thiện khả năng cạnh tranh, ảnh hưởng đến mọi hoạt động tổ chức và ra quyết định của công ty (Arunava và công sự, 2014) Alexander.F (2017) kết luận rằng ATS là ứng dụng tốt nhất để quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực ATS giúp nhà tuyển dụng giảm thời gian của quá trình tuyển dụng Khi người tìm việc nộp đơn xin việc trực tuyến, hệ thống ATS sẽ ghi lại các thông tin cá nhân,thông tin liên lạc, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và gửi thông báo xác nhận đến người nộp đơn Phần mềm này sẽ xem xét kỹ lưỡng các hồ sơ phù hợp với yêu cầu công việc và chuyển đến ban quản lý, các hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ tự động được gửi thông báo từ chối Nó cũng giúp quản lý cuộc phỏng vấn cho các ứng viên trong danh sách lựa chọn Phần mềm tự động di chuyển dữ liệu của ứng viên sang cơ sở dữ liệu của nhân viên của tổ chức khi họ trúng tuyển Do những lợi ích này, công cụ ATS đã trở thành một phần thiết yếu trong công việc của các nhà tuyển dụng và các nhà quản lý thu hút nhân tài (Laumer và cộng sự, 2015) Hệ thống quản lý tuyển dụng hỗ trợ bộ phận nhân sự đáp ứng thách thức về thời gian hiện nay Điều này được áp dụng rất nhiều trong chức năng tuyển dụng ngày nay khi mà khối lượng ứng dụng chứa thông tin khổng lồ ngày càng trở nên khó quản lý và duy trì

4.1.2.Thực trạng áp dụng tại Việt Nam hiện nay

Đại dịch Covid 19 đã tạo ra nhiều thay đổi lớn trong công tác tuyển dụng tại Việt Nam khi nhiều doanh nghiệp dịch chuyển toàn bộ hình thức làm việc truyền thống sang trực tuyến bao gồm các giai đoạn như: đánh giá, phân loại, phỏng vấn ứng viên và hơn thế nữa

Trong báo cáo “Áp dụng công nghệ quản trị nhân sự cho doanh nghiệp” của Navigos Group(2021) với hơn 400 công ty tại Việt Nam cho thấy 68% trả lời rất cần thiết áp dụng các công nghệ tuyển dụng trong quản lý nhân sự ; các công ty đã và đang áp dụng công nghệ đa phần cảm thấy hài lòng với 91% đánh giá tích cực(từ 6 điểm trở lên).Tuy nhiên nhu cầu sử dụng ứng dụng công nghệ nhân sự đối với doanh nghiệp chỉ nằm ở mức tương đối 58% trên tổng số doanh nghiệp vẫn tuyển dụng theo mô hình truyền thống, chỉ 42% trả lời có áp dụng Điều này cho thấy phần lớn Doanh nghiệp trong nước hiện nay chỉ chú trọng tập trung vào nguồn lực, việc áp dụng công nghệ trong quản lý nhân sự hiện nay chưa được đánh giá cao đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Theo “Báo cáo tổng quan Tình hình chuyển đổi số trong tuyển dụng 2021” được thực hiện bởi Intalent (2021), kể từ khi đại dịch xảy ra hơn 89% các nhà tuyển dụng đã ứng dụng các công cụ công nghệ mới, trong đó ứng dụng các phần mềm ATS chiếm 23% Trong số các ứng dụng được đánh giá là hữu ích nhất trong quá trình tuyển dụng, phần mềm ATS đứng đầu với hơn 50% lựa chọn, các nhà tuyển dụng tin rằng ATS giúp họ ít tốn thời gian hơn cho các bước quan trọng trong quá trình tuyển chọn so với các phương pháp nhập liệu trên Excel truyển thống

Hiện nay trên thị trường tồn tại nhiều phần mềm giải pháp ATS được các doanh nghiệp lớn tin dùng như: Base E-hiring, TalentSolution, ZoroRecruit, Intalents,… Tuy nhiên trong bài nghiên cứu này, nhóm tác giả chọn phân tích nền tảng Base E-hiring, một trong những nền tảng ứng dụng giải pháp nhân sự đầu tiên tại Việt Nam, là đại diện cho các hệ thống quản lý tuyển dụng

4.1.3 Nền tảng Base E-hiring

Base E-Hiring là hệ thống quản lý tuyển dụng sử dụng công nghệ ATS, cung cấp giải pháp tập hợp dữ liệu tuyển dụng, cá nhân hóa trải nghiệm ứng viên, tích hợp quy trình tuyển dụng vào một nền tảng duy nhất Base E-Hiring được phát triển bởi BaseEnterprise có trụ sở chính tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp Quy trình tuyển dụng mà Base E-Hiring cung cấp bao gồm 4 bước: xây dựng website tuyển dụng; tạo và quản lý nguồn ứng viên; làm việc trực tiếp với ứng viên; đánh giá ứng viên, lưu trữ và báo cáo các chỉ số

Các website tuyển dụng được tạo ra với Base E-Hiring bằng cách dựa vào những giao diện sẵn có được cung cấp bởi nền tảng, đa dạng và phản ánh thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp Website đồng thời thể hiện các thông tin cơ bản về vị trí trống, tích hợp mẫu đơn ứng tuyển cho từng vị trí, ứng viên tương tác trực tiếp với website và hệ thống sẽ tổng hợp vào cơ sở dữ liệu của nhà tuyển dụng Ngoài ra, Base E-Hiring còn liên kết với các jobsite lớn để đăng tin tuyển dụng tự động Hồ sơ từ các trang việc làm trực tuyến, mạng xã hội và dữ liệu từ website được quản lý chặt chẽ dựa trên công cụ Talent Pools, nhà tuyển dụng quản lý Talent Pools bằng cách lựa chọn tiêu chí phân loại các phân khúc ứng viên khác nhau

Dữ liệu được sắp xếp khoa học, liên kết, trực quan qua số liệu cụ thể như số lượng ứng viên đã ứng tuyển,

số liệu ứng viên đã qua vòng hồ sơ, và nhiều chỉ số khác Base E-Hiring giúp truy xuất ứng viên theo các từ khóa, thông tin mong muốn (học vấn, chiều cao, nguồn ứng tuyển, ) bằng công cụ tìm kiếm và lọc ứng viên Việc sàng lọc và đánh giá ứng viên cũng trở nên đơn giản hơn

Tương tác và phỏng vấn ứng viên trên Base E-Hiring cũng được hỗ trợ thông qua việc nhận/gửi email, gọi điện thoại và gọi video ngay trên hệ thống Lịch mời phỏng vấn được gửi tự động đến email ứng viên

và hội đồng phỏng vấn, sau đó nhân viên tuyển dụng gửi đường liên kết (link) cho ứng viên và buổi phỏng vấn trực tuyến được thực hiện dễ dàng, tích hợp chức năng ghi âm và bộ câu hỏi phỏng vấn Quá trình này diễn ra tự động một phần và giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm của

ứng viên nhờ cá nhân hóa các email thông báo theo từng vòng tuyển và từng đối tượng ứng viên Doanh nghiệp kết nối dễ dàng mà không cần một bên ứng dụng khác và xem lại bảng trả lời sau phỏng vấn Việc đánh giá hồ sơ ứng viên và đưa ra báo cáo sau tuyển dụng cũng được hỗ trợ bởi Base E-Hiring Hệ thống lưu trữ lịch sử ứng tuyển của ứng viên, đánh giá, bình luận chung bởi các thành viên khác nhau của hội đồng tuyển dụng và kết luận quyết định trực tiếp trên phần mềm Ngoài ra, Base E-Hiring đo lường chi phí từ các kênh tuyển dụng và báo cáo số liệu về ứng viên Từ đó, doanh nghiệp được hỗ trợ đo lường

sự hiệu quả của chiến lược tuyển dụng bằng các chỉ số cụ thể, như số lượng ứng viên từ các nguồn khác nhau, tỷ lệ chuyển đổi của từng kênh tuyển dụng, tỉ lệ ứng viên được chấp nhận, qua dạng bảng và biểu

đồ trực quan

4.2 Tuyển dụng trực tuyến qua mạng xã hội

4.2.1 Giới thiệu

Do những thay đổi nhanh hơn gần đây trong công nghệ thông tin, một sự tiến hóa nhanh chóng đã diễn ra trong thực tiễn quản lý nguồn nhân lực Kể từ năm 2005, một hình thức mạng chia sẻ thông tin mới phổ biến là mạng xã hội đã và đang ảnh hưởng đến chức năng của các chuyên gia nhân sự ở một mức độ lớn hơn trước đây (Hosain,2021) Các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ có hàng triệu người dùng và con số vẫn đang tiếp tục tăng mỗi năm.Trang mạng xã hội là một loại nền tảng xã hội trực tuyến đặc biệt, nơi người dùng có thể tương tác với nhau thông qua việc đăng ảnh, video, bình luận, gửi lượt thích và không thích; và chia sẻ nội dung

Việc tăng cường sử dụng mạng xã hội cho các hoạt động tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích cho các nhà tuyển dụng,bao gồm:

1 Tiết kiệm chi phí và thời gian

Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc sử dụng trang mạng xã hội có thể giảm bớt chi phí và thời gian cần thiết cho các quyết định tuyển dụng thông qua tỷ lệ năng lực vượt trội (Petre và cộng sự, 2016; Rosoiu và Popescu, 2016; Vidros và cộng sự, 2016) Ví dụ: quảng cáo tuyển dụng trên nền tảng mạng xã hội gần như miễn phí và thông tin quảng cáo đó có thể được sửa đổi khi cần thiết hoặc khi nhận thấy bất kỳ lỗi nào Ngược lại, một tổ chức đăng quảng cáo tuyển dụng trên báo hoặc mua một tên miền web thì phải chi tiền Việc tuyển dụng dựa trên mạng xã hội cho phép các nhà tuyển dụng giảm đáng kể các công việc trên giấy thủ công đồng thời giúp góp phần bảo vệ môi trường Mặt khác, một quảng cáo mạng xã hội như vậy loại bỏ hoặc giảm chi phí ứng tuyển cho người tìm việc ở một mức độ đáng kể (Petre et al., 2016)

2 Mạng xã hội có thể cung cấp một số thông tin có giá trị ẩn mà nhà tuyển dụng có thể không thể truy cập được ở nơi khác như tính cách, hành vi, sở thích, mối quan tâm của ứng viên(Hosain và Liu, 2020) Qua đó cho phép các nhà tuyển dụng có thể kiểm tra chéo bất kỳ thông tin nào đã được cung cấp trước đó

3 Những thông tin như vậy có thể giúp các nhà tuyển dụng xác định sự phù hợp giữa cá nhân-công việc và / hoặc cá nhân-tổ chức

Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng thông tin mạng xã hội như một phương tiện để đánh giá xu hướng hành vi hoặc tính cách của ứng viên (Stoughton và cộng sự, 2015) Khoảng 93% nhà tuyển dụng sử dụng hoặc hiện đang sử dụng các dịch vụ mạng xã hội trực tuyến trong quá trình tuyển dụng trực tuyến và sàng lọc và 55% nhà tuyển dụng cho biết họ đã đánh giá lại các ứng viên dựa trên thông tin thu được từ dịch vụ mạng xã hội trực tuyến của họ (Jobvite,2012) Kluemper và cộng sự (2012) đã thực hiện một số cuộc điều tra trên Facebook nhận thấy rằng việc đánh giá trang SNS của ứng viên xin việc cũng có thể cung cấp thông tin thực tế để dự đoán tính cách của ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng