Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 1

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả. Giáo trình được kết cấu thành 6 chương và chia làm 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: khái luận quản trị thời gian; lập kế hoạch sử dụng thời gian; tổ chức sử dụng thời gian;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Bất kể là ai, làm công việc gì: là giám đốc điều hành, nhân viên bán hàng, công nhân, giáo viên hay bác sĩ; là nhà quản trị cấp cao, cấp trung hay là một trợ lý hành chính; là nhân viên thử việc, chuyên viên, tư vấn viên hay chuyên gia và ở bất kể môi trường làm việc ra sao thì quản trị thời gian đều có giá trị phổ quát Quản trị thời gian để thay đổi cuộc đời bởi bản chất của quản trị thời gian là quản trị bản thân

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn theo chương trình

đào tạo do Hiệu trưởng Trường Đại học Thương mại phê chuẩn và được phê duyệt làm tài liệu chính thức dùng cho giảng dạy, học tập

Tìm hiểu các nghiên cứu trên thế giới hay ở Việt Nam cho thấy, quản trị thời gian được xem là bộ các kỹ năng phải tôi rèn theo thời gian (Dirk Zeller, 2015) và do đó thường được các tác giả giới thiệu theo kiểu

"bí kíp" sâu chuỗi những thành công và thất bại của chính bản thân từ câu chuyện cuộc đời mình Những câu chuyện thực tiễn tuy sống động nhưng hàm ý khoa học còn chưa thực rõ nét

Giáo trình lựa chọn tiếp cận Quản trị thời gian theo chu trình PDCA Cách tiếp cận này chính là điểm mới của giáo trình so với các tài

liệu hiện hành Theo đó, cuốn sách đã thiết lập khung lý thuyết căn bản

và chuyên sâu về quản trị thời gian với hệ thống các hoạt động bao gồm: Lập kế hoạch sử dụng thời gian; Tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian; Kiểm soát sử dụng thời gian; Cải tiến sử dụng thời gian Đặc biệt trong giáo trình này, nguyên lý quản trị thời gian còn được cung cấp cùng với các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả

để mỗi cá nhân có thể lựa chọn vận hành chu trình PDCA quản trị thời gian - quản trị bản thân một cách sáng tạo, theo cách riêng của mình hướng tới mục tiêu đạt hiệu suất cao trong công việc, thành công trong cuộc sống và góp phần cải thiện năng suất lao động, phát triển thương hiệu, văn hóa của tổ chức Thêm nữa, quản trị thời gian ở đây được đặt trong môi trường làm việc, cuộc sống hiện đại với những đặc trưng bận rộn và hối hả, thông tin sẵn có, đa dạng và rộng khắp, tốc độ giao dịch nhanh, toàn cầu và sự ra đời của công nghệ số và đây cũng là một điểm nhấn nữa của giáo trình

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn với các nội dung

được trình bày trong 6 chương phản ánh rõ nét cách tiếp cận theo chu trình PDCA Cụ thể như sau:

Chương 1 - Khái luận về Quản trị thời gian: Giới thiệu về thời gian

và quản trị thời gian; Bản chất của quản trị thời gian Trong chương này, thời gian được xác định là nguồn lực đặc biệt, quản trị thời gian chính là quản trị bản thân, quyết định sự thành bại của con người và đóng góp vào

sự phát triển của tổ chức Bên cạnh đó, trong chương này chúng ta còn nhận thấy rằng, để đạt hiệu suất cao trong công việc, mỗi cá nhân cần có

ý chí, thái độ tích cực và có phương pháp hiệu quả - đó chính là các nguyên tắc cơ bản của quản trị thời gian Và chu trình quản trị thời gian cũng được sơ lược ở đây

Chương 2 - Lập kế hoạch sử dụng thời gian: Lập kế hoạch sử dụng

thời gian (Plan) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu và

các phương thức thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian của cá nhân đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với tổ chức Mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trở thành khởi điểm để xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian theo ngày/tuần/ tháng/ năm hoặc theo dự án hay theo chiến lược cuộc đời Chương này, còn giới thiệu các phương pháp, công cụ truyền thống và hiện đại (công cụ số) có thể ứng dụng để lập kế hoạch sử dụng thời gian

Chương 3 - Tổ chức sử dụng thời gian: Tiến hành tổ chức các hoạt

động (Do) quản trị thời gian bao gồm các trọng tâm là xác lập khái niệm,

vai trò thì các mô hình, phương pháp tổ chức sử dụng thời gian nổi tiếng trên thế giới Với cách thực hiện hệ thống thành các quan điểm, đặc điểm, cách thức áp dụng các mô hình, phương pháp sử dụng thời gian

dễ dàng được vận dụng trong thực tiễn

Chương 4 - Kiểm soát sử dụng thời gian và Khắc phục lãng phí thời gian: Ở đây đề cập tới hai hoạt động trong chu trình quản trị thời

gian bao gồm: Kiểm soát sử dụng thời gian (Check) và Tiến hành cải tiến

sử dụng thời gian (Act) Đối với "Kiểm soát sử dụng thời gian" nêu lên

khái niệm, giải thích rõ các lợi ích và hai nội dung bao gồm kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian thực

tế so với các mô hình, phương pháp phân bổ tổ chức thời gian hiệu quả nêu trên Kết quả của kiểm soát sử dụng thời gian là tìm ra những bất cập hay những biểu hiện lãng phí trong sử dụng thời gian cho công việc và nguyên nhân của sự lãng phí đó Đối với "Tiến hành cải tiến sử dụng thời

gian" với bản chất là tìm kiếm và triển khai các giải pháp để giải quyết

hay khắc phục hiện tượng lãng phí trong sử dụng thời gian dựa trên nguyên tắc nguyên nhân gốc rễ ở đâu cải tiến ở đó Theo đó, các giải pháp nòng cốt được định hướng một cách bài bản, khoa học bao gồm: Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian; Vượt qua sự trì hoãn; Tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc; Kiểm soát gián đoạn công việc; Làm chủ cuộc họp; Sử dụng hòm thư điện tử (email), mạng xã hội và công nghệ tối ưu; Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp

Chương 5 - Ủy nhiệm, ủy quyền: Được coi là một trong những giải

pháp then chốt để đánh đổi thời gian dựa trên giá trị, nhằm khắc phục sự lãng phí do ôm đồm công việc, đặc biệt đối với những nhà quản trị trong

tổ chức Trong chương này các thành phần được đề cập đến hết sức xúc tích và khoa học bao gồm: Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền; Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền (Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm,

ủy quyền; Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền; Kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền)

Chương 6 - Cân bằng công việc và cuộc sống: Với việc khẳng định

cân bằng công việc và cuộc sống không phải là đích đến mà là một hành trình tìm tới trạng thái lý tưởng trong cảm nhận của con người khi phân

bổ quỹ thời gian hữu hạn cho những phần giá trị của cuộc đời Chương 6

đã lần lượt trả lời các câu hỏi: Cân bằng công việc và cuộc sống là gì? Đặc trưng của cân bằng công việc và cuộc sống? Nội dung của cân bằng công việc và cuộc sống? Câu hỏi thứ ba được làm sáng tỏ với các khía cạnh then chốt đó là: Cân bằng công việc với bền vững thể chất; Cân bằng công việc với gia đình; Cân bằng công việc với cảm xúc

Giáo trình có mục tiêu cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả (trong xây dựng kế hoạch cá nhân, tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian, kiểm soát

sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian) Ngoài ra, người học cũng được trang bị các kỹ năng mềm (như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng thuyết trình ) trong quá trình đào tạo và tự đào tạo Để thực hiện được mục tiêu đó, cấu trúc trong mỗi chương của giáo trình bên cạnh nội dung chính, mở đầu mỗi chương là những tình huống dẫn đề và cuối mỗi chương là câu hỏi ôn tập, nội dung thảo luận, bài tập tình huống và thực hành, tài liệu tham khảo

Quản trị thời gian là một học phần thuộc khoa học quản lý, có tính chất liên ngành và tính thực tiễn cao do đó phương pháp luận cơ bản

được sử dụng nghiên cứu là phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét

trong mối quan hệ với các nguồn lực khác của con người và môi trường

sống; phương pháp duy vật biện chứng để nhìn nhận và phân tích các sự

việc hiện tượng trong quá trình vận động tất yếu của nó Học phần cũng

thực hiện kiểm soát các sự kiện trên quan điểm duy vật lịch sử của chủ

nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, Nhà nước liên quan đến quản trị thời gian

Quản trị thời gian vừa là khoa học vừa là nghệ thuật phân bổ và phối hợp trong sử dụng thời gian cho công việc và cuộc sống Ở phương diện là khoa học, quản trị thời gian được hình thành từ việc tổng kết thực tiễn với những nguyên lý đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm túc Ở phương diện nghệ thuật, quản trị thời gian đòi hỏi mỗi cá nhân khi thực thi cần phải "ứng vạn biến" Do đó, để giải quyết những phát sinh trong thực tiễn, đòi hỏi các nhà quản trị thời gian phải thấu đáo, ứng phó, đổi mới vận dụng sáng tạo những nguyên lý quản trị Những phương pháp nghiên

cứu cụ thể rèn luyện khả năng đó là: Phương pháp nghiên cứu tình huống; Phương pháp thực hành; Phương pháp sử dụng mô hình ứng xử

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn do PGS.TS Nguyễn

Thị Minh Nhàn - Trưởng khoa Quản trị nhân lực, trường Đại học Thương mại chủ biên và sự tham gia của các đồng nghiệp là giảng viên

Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp Các chương trong giáo trình được phân công biên soạn như sau:

Chương 1: PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn

Chương 2: ThS Lại Quang Huy và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chương 3: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên và PGS.TS Nguyễn Thị

Minh Nhàn Chương 4: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên

Chương 5: PGS.TS Mai Thanh Lan

Chương 6: ThS Trần Văn Tuệ và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn

Trong suốt quá trình biên soạn giáo trình Quản trị thời gian, các

tác giả đã nhận được nhiều ý kiến đóng góp quý báu và những gợi ý khoa học, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn có giá trị của tập thể giảng viên bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp và Hội đồng Khoa Quản trị nhân lực, của các nhà khoa học trong và ngoài trường, của các chuyên gia, của những nhà quản trị thực tiễn đặc biệt là của Hội đồng Khoa học - Đào tạo trường Đại học Thương mại Các tác giả xin biểu thị sự cảm ơn sâu sắc tới các tổ chức và cá nhân nêu trên

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn là kết quả của sự

chắt lọc, kế thừa các công trình nghiên cứu đã có và cũng thể hiện những quan điểm, nhận định của cá nhân các tác giả Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng quản trị thời gian là lĩnh vực phức tạp, đa chiều nên chắc chắn giáo trình vẫn còn những hạn chế Tập thể tác giả rất mong nhận được sự góp ý của các nhà khoa học, đồng nghiệp, các chuyên gia, các nhà quản trị, quản lý và bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn, ngày càng đáp ứng tốt cho đào tạo và nghiên cứu

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp - Khoa Quản trị nhân lực - Trường Đại học Thương mại

Xin trân trọng giới thiệu!

Hà Nội, tháng 10 năm 2021

TẬP THỂ CÁC TÁC GIẢ

1.1 Khái niệm, bản chất của quản trị thời gian 21

1.3.1 Phải có ý chí trong quản trị thời gian 45 1.3.2 Đảm bảo thái độ tích cực trong quản trị thời gian 48 1.3.3 Phải có phương pháp quản trị thời gian 51

2.1 Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 74 2.1.1 Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian 75 2.1.2 Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 80 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 84

2.2.4 Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu 115

2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 130 2.3.1 Công cụ lập kế hoạch truyền thống 130

3.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.1 Khái niệm tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.2 Vai trò của tổ chức sử dụng thời gian 152

3.2.1 Tổ chức sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower 153 3.2.2 Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20 158 3.2.3 Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc 164 3.2.4 Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc 167 3.2.5 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp

3.2.6 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian

3.2.7 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy

3.2.8 Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 176

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN VÀ KHẮC PHỤC

4.1.1 Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian 184 4.1.2 Vai trò của kiểm soát sử dụng thời gian 185 4.1.3 Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian 186 4.1.4 Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình

4.2.1 Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian 207 4.2.2 Vai trò của khắc phục lãng phí thời gian 208 4.2.3 Nội dung khắc phục sự lãng phí thời gian 210

CHƯƠNG 5: ỦY NHIỆM, UỶ QUYỀN 255

5.1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền 256

5.2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 260

6.1 Khái niệm và vai trò của cân bằng công việc và cuộc sống 279 6.1.1 Khái niệm cân bằng công việc và cuộc sống 280 6.1.2 Vai trò của cân bằng công việc và cuộc sống 283 6.2 Đặc trưng của cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân 289 6.2.1 Cân bằng công việc và cuộc sống không phải là bằng nhau 289 6.2.2 Cân bằng công việc và cuộc sống thay đổi theo thời gian 290 6.2.3 Cân bằng công việc và cuộc sống đòi hỏi sự đánh đổi 294 6.3 Nội dung cân bằng công việc và cuộc sống 295 6.3.1 Cân bằng công việc với bền vững thể chất 296 6.3.2 Cân bằng công việc với gia đình 307

Phụ lục 02: BẢNG TÍNH LƯỢNG CALORRIES CỦA VIỆN DINH DƯỠNG

Bảng 2.5: Ví dụ lịch làm việc tuần của chuyên viên đào tạo

Bảng 6.1: Tổng hợp các khái niệm về Cân bằng công việc

Bảng 6.2: Các chế độ dinh dưỡng ảnh hướng tới công việc 308 Bảng 6.3: Ví dụ lượng Calo cơ bản trong 100 gam một số thực phẩm 309 Bảng 6.4: Tập thể dục phù hợp với địa điểm 313

Bảng 6.6: Các dạng nghỉ ngơi của con người 317 Bảng 6.7: Một số hoạt động cùng với các thành viên trong gia đình 319 Bảng 6.8: Một số trạng thái cảm xúc, tác động và biện pháp điều chỉnh 327

Hình 2.3: Ví dụ cụ thể về kế hoạch tuần ở một doanh nghiệp 117 Hình 2.4: Ví dụ về bản Kanban trong sắp xếp thời gian làm việc 127 Hình 2.5: Ví dụ về biểu đồ Gantt trong quản trị thời gian

Hình 2.6: Quy trình lập kế hoạch theo dự án bằng phương pháp Agile 131

Hình 3.1: Tổ chức sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower

Hình 3.2: Ví dụ phân chia công việc theo mô hình Eisenhower 161 Hình 3.3: Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 163 Hình 3.4: Năng lượng bản thân trong một ngày làm việc 165 Hình 3.5: Năng lượng bản thân trong một tuần làm việc 166 Hình 3.6: Mô hình ABCDE trong tổ chức sử dụng thời gian 169 Hình 3.7: Phân phối thời gian tối ưu cho công việc

Hình 3.8: Phân bổ thời gian theo chức năng của nhà quản trị 175 Hình 3.9: Phương pháp quả cà chua Pomodoro trong tổ chức

Hình 3.10: Quy trình tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 182

Hình 4.1: Danh sách công việc tổng thể 221 Hình 4.2: Trọng tâm để làm chủ cuộc họp 237 Hình 5.1: Các cấp độ ủy nhiệm, ủy quyền 269 Hình 5.2: Quy trình xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 273 Hình 5.3: Ma trận kết hợp giữa mức độ đáp ứng năng lực

và động cơ, mức độ sẵn sàng của cá nhân 275 Hình 6.1: Bảng xếp hạng chỉ số 10 quốc gia hạnh phúc nhất thế giới 298 Hình 6.2: Phân bổ thời gian trong 1 ngày 299 Hình 6.3: Phân bổ thời gian trong 1 năm 299 Hình 6.4: Trạng thái mất cân bằng công việc và cuộc sống 306 Hình 6.5: Các yếu tố tạo nên bền vững thể chất 307

DANH MỤC HỘP

Hộp 1.3: Cách sử dụng 24 giờ mỗi ngày của người ở đỉnh cao

Hộp 1.5: Thái độ mang đến thành công của người Đức 50 Hộp 1.6: Thói quen nhỏ vào cuối tuần làm nên sự nghiệp vĩ đại 57 Hộp 2.1: Ví dụ mục tiêu sử dụng thời gian 87 Hộp 2.2: Sổ ghi chép kế hoạch thực hiện các công việc của cá nhân 108

Hộp 2.4: Ví dụ checklist - Danh sách công việc tuyển dụng nhân lực 119 Hộp 2.5: Sức hấp dẫn của kỹ thuật "phong tỏa thời gian" 118

Hộp 3.1: Lưu ý khi tổ chức sử dụng thời gian

Hộp 3.2: Ví dụ mảng công việc chính của một số vị trí 162 Hộp 3.3: Ví dụ kết quả khảo sát về công việc mục C 166 Hộp 3.4: Ví dụ thời gian làm việc của Giám đốc điều hành (CEO) 168

Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc 199 Hộp 4.3: Ví dụ lãng phí thời gian do sợ thất bại,

Hộp 4.4: Ví dụ lãng phí thời gian do ôm đồm công việc 204 Hộp 4.5: Ví dụ nhiệm vụ chính của nhà quản lý 212 Hộp 4.6: Nếu cuộc đời là chiếc bát rỗng,

Hộp 5.1: Quy tắc 70% 262 Hộp 5.2: Những biểu hiện của hạn chế khả năng ủy quyền

Hộp 5.3: Một số nội dung trao đổi với người được ủy nhiệm, ủy quyền 270 Hộp 6.1: Công thức giúp người Bắc Âu hạnh phúc 287 Hộp 6.2: Muốn đỉnh cao phải chấp nhận khiếm khuyết! 294 Hộp 6.3: G Kingsley Ward và nguyên tắc “dạy con làm người” 312

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Thời gian là tiền bạc trong cuộc sống của bạn Đó là đồng xu duy nhất bạn có và chỉ bạn mới quyết định được sẽ sử dụng nó như thế nào Hãy cẩn thận để người khác không tiêu nó hộ bạn

Carl Sandburg (theo Dirk Zeller, 2015)

Mục tiêu của chương:

Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị thời

gian bao gồm: khái niệm, bản chất của quản trị thời gian, vai trò, nguyên tắc và nội dung của quản trị thời gian

Về kỹ năng: Vận dụng, trau dồi được các kỹ năng tổng quát trong

quản trị thời gian bao gồm kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch, tổ chức triển khai, kiểm soát sử dụng thời gian và khắc phục sự lãng phí trong sử dụng thời gian

Về thái độ: Rèn luyện ý chí, thái độ tích cực, năng lực tự chủ, tự

chịu trách nhiệm để đạt hiệu suất công việc và thành công trong cuộc đời

Tình huống dẫn nhập:

CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN

1 Card là giám đốc điều hành của một công ty lớn, ông trạc hơn

50 tuổi và tất nhiên ở vị trí của mình công việc ngày càng tăng cao và đè nặng, đặc biệt là những yêu cầu đi lại vô cùng nhiều và phải làm việc thêm giờ Card rất hào hứng với chiến lược đầu tư vào công việc để làm cho việc đi lại của ông trở nên dễ dàng hơn: đến sân bay đúng giờ, chọn khách sạn tốt nhất để ở, nhà hàng tốt nhất để ăn và đặc biệt là bí quyết để

dự được hai cuộc họp tại hai thành phố khác nhau trong vòng một ngày Nhưng Card cũng bị thừa khá nhiều cân Trong câu chuyện với chuyên

gia, ông thừa nhận, hiếm khi dành thời gian tập thể dục, hay bỏ bữa, rồi bữa tiếp theo ăn quá nhiều và hầu như không bao giờ ngủ đủ cả Ông cũng hiếm khi dành hơn một ngày ở nhà trong bất kỳ tuần làm việc nào Vào buổi chiều đặc biệt, ông tình cờ bay về nhà sớm hơn bình thường một ngày để đưa con gái đến nhập trường đại học Khi chuyên gia đặt câu hỏi: "Gia đình anh nghĩ như thế nào về lịch trình đi lại của anh?" Card suy nghĩ một chút, rồi trả lời giọng nghẹn lại và nước mắt ứa ra trên đôi mắt trong khoảnh khắc ngắn ngủi, ngay trước thời gian khi con gái rời nhà Card nhận ra cái giá phải trả mà ông chưa từng cho phép bản thân mình cảm thấy trước đây

2 Chủ tịch phòng Truyền hình của Sony Pictures Entertainment là John Weiser, 45 tuổi Ông luôn chủ động tạo ra cho mình lối sống điều

độ Ông đi ngủ muộn nhất vào 10 giờ tối và luôn ngủ ít nhất 7 tiếng Ông tâm sự: "Nếu như tôi ngủ ít hơn thì tôi thường thấy không ổn vào hôm sau Trước đây, có những lúc tôi không thể để đầu óc nghỉ ngơi được, tôi chỉ ngủ được 4 đến 5 tiếng và lại bắt đầu công việc cầy cuốc cho hôm sau nhưng tôi hiểu rõ mình chỉ làm việc được 70% mà thôi"

Weiser thức dậy vào lúc 5 giờ sáng, trước cả vợ con Ông nói "đó là thời gian tôi dành riêng cho mình Trong khoảng thời gian đó, tôi chăm sóc bản thân và chuẩn bị năng lượng cho cả ngày phía trước" Đến 5 giờ

30, ông đến phòng tập gym của Sony và lần lượt với bài tập tạ, cardio trong vòng một tiếng rưỡi Ông giải thích: "Tập gym sáng sớm là nền tảng cho tôi, tôi sống nhờ nguồn năng lượng tích cực đạt được từ việc tập thể dục Đó là cách để tôi khởi động, sau khi tập xong tôi có thể tập trung vào mọi thứ - khách hàng, các cuộc giao dịch, công ty và nhân viên của tôi Khi ai đó đến gặp tôi với một nụ cười, phong thái khỏe khoắn, hạnh phúc và tự tin, tôi cảm thấy phấn khởi và người đó làm sáng bừng cả căn phòng Tôi cũng cố gắng tích cực như vậy khi bước vào phòng Ngủ đủ

và tập thể thao mang lại cho tôi năng lượng tốt và mọi người đáp lại những năng lượng đó một cách rất rõ ràng"

Weiser cũng cố gắng xây dựng thói quen thực hiện hai lần thiền định, mỗi lần 20 phút trong ngày làm việc Ông giải thích: "Từ lâu tôi đã biết rằng mình có thể làm được nhiều việc hơn nữa nhờ thiền định Tôi

đối xử với mọi người tốt hơn, tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn Trợ lý của tôi coi đó là một phiên họp mà không ai được phép làm phiền tôi" Weiser hiếm khi bỏ thiền vào buổi sáng, còn buổi chiều thì do những yêu cầu công việc nảy sinh trong ngày, ông chỉ dành một nửa thời gian so với buổi sáng

Weiser cũng là một người kén ăn và ông tập trung vào những món

ăn cung cấp nguồn năng lượng có thể duy trì, chủ yếu là chất đạm (protein) và carbonhydrates, ví dụ như đậu phộng Ông giải thích: "Con người có hàng triệu lý do khác nhau để biện minh cho việc họ không ăn thức ăn lành mạnh hoặc bỏ bữa Thật điên rồ khi nghĩ rằng các loại thức

ăn lành mạnh luôn có sẵn 24/7 Tôi nghĩ về việc tôi sẽ đi đâu và ăn gì trong ngày, việc này cũng chẳng khác gì lên xe đi từ Los Angeles đến Las Vegas và suy nghĩ trước về việc dừng đâu để đổ xăng vậy Nếu bạn không chuẩn bị trước, khi hết xăng bạn sẽ thấy mình như đứng giữa một

sa mạc không một bóng người"

Cách cuối cùng Weiser đảm bảo cân bằng được năng lượng tiêu thụ

và năng lượng phục hồi là về nhà đủ sớm để có thể dành thời gian cho gia đình Bởi vì Weiser có sự tập trung cao độ, ông có thể làm rất nhiều việc ở văn phòng Ông hầu như không bao giờ mang việc về nhà làm hay đọc thư điện tử (email) tại nhà Thay vào đó, ông dành thời gian từ lúc về nhà đến khi đi ngủ cho vợ và hai con Ông nói: "Tôi có thời gian cho bản thân vào buổi sáng và thời gian buổi tối là dành cho gia đình Sự thật là tôi thấy được tiếp sức trong những lúc như vậy"

Nguồn: Theo Tony Schwartz và cộng sự, 2020

Câu hỏi: Card và Weiser đã sử dụng thời gian khác nhau như thế

nào? Anh (chị) đang sử dụng thời gian gần giống cách của Card hay Weiser?

1.1 Khái niệm, bản chất của quản trị thời gian

1.1.1 Khái niệm quản trị thời gian

"Thời gian" là một thứ rất đỗi quen thuộc với mỗi chúng ta và có trong tất cả các ngôn ngữ của loài người Mặc dù thời gian là hiển nhiên

và trực quan nhưng để đưa ra một định nghĩa chính xác về thời gian đến giờ vẫn là thử thách của mọi khoa học

Bất cứ khái niệm phổ quát nào của thời gian cũng phải dựa trên chính sự phát triển của vũ trụ Theo cách tiếp cận Thiên văn học, thời gian là khái niệm mô tả quá trình tiến triển không ngừng của sự tồn tại và các sự kiện xảy ra, kế thừa không thể đảo ngược từ quá khứ, qua hiện tại

và đến tương lai Thời gian là tuyến tính (chỉ đi theo một hướng duy nhất, có tính tích lũy ) và thời gian có chu kỳ, thay đổi theo nhịp điệu Thời gian là thước đo sự thay đổi không ngừng và nhất quán của mọi thứ xung quanh chúng ta và thường là từ một vị trí cụ thể Do sự vận động không ngừng của thế giới vật chất từ vi mô đến vĩ mô (và kể cả trong ý thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí (xét theo quan điểm động lực học) của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi Chúng luôn có những quan

hệ tương hỗ với nhau và vì thế "vị trí và trật tự" của chúng luôn biến đổi, không thể trở về với trạng thái hay vị trí trước đó được, đó chính là trình

tự của thời gian Các nhà triết học đúc kết rằng, thế giới vận động không ngừng, thời gian là thuộc tính của vận động và phải được gắn với vật chất, vật thể Giả sử rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm thời gian trở nên vô nghĩa Các sự vật luôn vận động song hành cùng nhau, có những chuyển động có tính lặp lại, trong khi đó có những chuyển động khó xác định vì thế để xác định thời gian người ta so sánh một quá trình vận động với một quá trình khác có tính lặp lại nhiều lần hơn, ổn định hơn và dễ tưởng tượng hơn Ví dụ chuyển động của con lắc (giây), sự tự quay của trái đất hay sự biến đổi của mặt trời trên bầu trời (ngày), sự thay đổi hình dạng của mặt trăng (tháng âm lịch), hay đôi khi được xác định bằng quãng đường mà một vật nào đó đi được, sự biến đổi trạng thái lặp đi lặp lại của một "vật" Vật lý cũng như nhiều ngành khoa học khác xem thời gian là một trong số những đại lượng cơ bản ít ỏi, được dùng định nghĩa nhiều đại lượng khác Loài người cũng

đã cố gắng xác định chính xác thời gian trong suốt tiến trình lịch sử của mình Theo bằng chứng khảo cổ, người Babylone và người Ai Cập bắt đầu đo thời gian ít nhất từ 5000 năm trước Với công nghệ hiện hành, các

kĩ sư có thể chế tạo đồng hồ cơ khí chỉ sai một giây sau một năm mà tuổi thọ đạt tới 12 nghìn năm Về nguyên tắc, có thể đạt độ chính xác vô hạn, nhưng hấp dẫn và chuyển động làm thời gian co giãn (thuyết tương đối hẹp), nên đồng hồ nào cũng sẽ có sai số

Bằng các phương trình toán học, con người đã khai tử ảo tưởng về thời gian tuyệt đối Không tồn tại thời gian tuyệt đối khách quan, thời gian hình thành trong đầu chúng ta hay thời gian là sản phẩm của quá trình nhận thức Vì là sản phẩm của quá trình nhận thức nên có thể mỗi người sẽ có khái niệm thời gian khác nhau hoặc cũng có thể là không đưa

ra định nghĩa được thời gian Mặc dù, thời gian là thứ không thể nhìn thấy, không thể cầm nắm nhưng lại có giá trị to lớn và tác động sâu sắc đến cuộc sống mỗi con người Quỹ thời gian của con người là có hạn Người ta có thể làm lại một cái nhà, một con đường, nhưng không thể lấy lại được một tích tắc thời gian đã mất đi Chính vì lẽ đó mà thời gian còn quý hơn vàng, bạc Tiết kiệm thời gian là tiết kiệm thông minh và văn minh nhất

Hộp 1.1: Thời gian quý báu lắm

Năm 1945, mở đầu bài nói chuyện tại lễ tốt nghiệp khóa V, Trường Huấn luyện cán bộ Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh thẳng thắn góp ý: “Trong giấy mời tới đây nói 8 giờ bắt đầu, bây giờ là 8 giờ 10 phút rồi mà nhiều người vẫn chưa đến Tôi khuyên anh em phải làm việc cho đúng giờ, vì thời gian quý báu lắm”

Một lần khác, Bác và đồng bào phải đợi một đồng chí cán bộ đến để bắt đầu cuộc họp Bác hỏi: "Chú đến muộn mấy phút?"

- Thưa Bác, chậm mất 10 phút ạ!

- Chú tính thế không đúng, 10 phút của chú phải nhân với 500 người đợi ở đây Năm 1953, Bác quyết định đến thăm lớp chỉnh huấn của anh em trí thức, lúc đó đang bước vào cuộc đấu tranh tư tưởng gay go Sắp đến giờ lên đường bỗng trời

đổ mưa xối xả Các đồng chí làm việc bên cạnh Bác đề nghị cho hoãn đến một buổi khác Có đồng chí còn đề nghị tập trung lớp học ở một địa điểm gần nơi ở của Bác Nhưng Bác không đồng ý: Đã hẹn thì phải đến, đến cho đúng giờ, đợi trời tạnh thì đến bao giờ? Thà chỉ mình Bác và vài chú nữa chịu ướt còn hơn để cả lớp phải chờ uổng công! Thế là Bác lên đường đến thăm lớp chỉnh huấn đúng lịch trình trong tiếng reo hò sung sướng của các học viên

Bác Hồ của chúng ta quý thời gian của mình bao nhiêu thì cũng quý thời gian của người khác bấy nhiêu Chính vì vậy, trong suốt cuộc đời Bác không để bất cứ

ai đợi mình

Nguồn: Đoàn Huyền Trang, 2018

Trong cuốn sách này chúng tôi xác định, "thời gian" là một phạm trù đặc biệt có các đặc tính: Là một tài sản vô giá của con người; Từ chối tuân theo quy luật cung - cầu theo nghĩa là khi cầu tăng, cung sẽ tăng theo để đáp ứng; Không thể mượn, mua bán hay trao đổi trực tiếp (tiền bạc có thể mua được một chiếc đồng hồ để đo thời gian, nhưng không thể mua được thời gian) ; Thời gian là một hằng số, bất kể ai không phân biệt địa vị, giới tính, nghề nghiệp, tôn giáo, tuổi tác cũng có một quỹ thời gian mỗi ngày là như nhau 86.400 giây, không bao giờ ngừng lại, không thể được điều chỉnh nhưng mỗi người lại có cách thức sử dụng thời gian khác nhau để đạt được mục tiêu hay kết quả mong muốn Mặc

dù cùng sở hữu 24 giờ một ngày, nhưng có những người dường như có

đủ thời gian để làm mọi thứ nhưng số khác thì luôn ước rằng có thêm thời gian để giải quyết mọi công việc; có những người thời gian chủ yếu dành cho công việc vì thế có thể thành công ở văn phòng nhưng lại thất bại trong việc gia đình Điều làm nên sự khác biệt đó chính là do cách thức quản trị việc sử dụng thời gian của mỗi người là khác nhau, khi thời gian được sắp xếp khoa học giúp tăng hiệu suất, chất lượng công việc và giảm thiểu căng thẳng về mặt tinh thần và ngược lại Quản trị thời gian là cách gọi ngắn gọn của Quản trị cách thức sử dụng thời gian Theo đó, khái niệm về quản trị thời gian được xác định như sau:

Quản trị thời gian là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và cải tiến một cách có ý thức việc sử dụng thời gian trong một công việc cụ thể để đạt hiệu suất

Với khái niệm nêu trên, những điểm tập trung luận giải bao gồm:

Một là, quản trị thời gian là quá trình bao gồm các hoạt động gắn

với lập kế hoạch sử dụng thời gian, tổ chức thực hiện sử dụng thời gian, kiểm tra sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian để khắc phục sự cố hay sự lãng phí thời gian Đây chính là chu trình PDCA- Chu trình cải

tiến liên tục được tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA gắn với thời gian này có thể tóm tắt là:

Plan - Lập kế hoạch sử dụng thời gian, với các hoạt động: Xác định

mục tiêu, xem xét những công việc chúng ta phải làm, chúng ta muốn làm; phạm vi, thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó theo đơn vị thời gian ngày, tuần, tháng hay theo dự án, theo chiến lược hay trong cuộc đời

Do - Tổ chức sử dụng thời gian hay chính là triển khai kế hoạch sử

dụng thời gian vào thực hiện Nội dung này triển khai là sự kết hợp các công cụ, kỹ thuật, kỹ năng và phương pháp phân bổ và sử dụng thời gian khi chinh phục mục tiêu thông qua việc thực hiện công việc cụ thể theo thứ tự ưu tiên

Check - Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm tra lại kế

hoạch, kết quả thực hiện kế hoạch sử dụng thời gian Nỗ lực này nhằm mục đích tìm ra những bất cập hay những biểu hiện lãng phí trong sử dụng thời gian cho công việc và nguyên nhân của sự lãng phí đó

Act - Tiến hành cải tiến, được triển khai thông qua các biện pháp để

giải quyết hay khắc phục hiện tượng lãng phí trong sử dụng thời gian bắt nguồn từ nguyên nhân gốc rễ, căn bản hướng tới sự cân bằng trong công việc và cuộc sống cá nhân

Hai là, quản trị thời gian được thực hiện một cách có ý thức hay

nói cách khác quá trình quản trị thời gian tiếp cận theo chu trình Deming

là sự cải tiến liên tục và không ngừng nghỉ đối với người chủ thời gian - nhà quản trị thời gian Quá trình này song hành cùng những quyết định sáng suốt của mỗi người về cách thức sử dụng thời gian Quỹ thời gian của mỗi người là như nhau, nhưng nếu nhìn từ góc độ ý thức của mỗi người thì khả năng tích trữ và độ dài của thời gian ở mỗi người là hoàn toàn khác nhau Với mỗi người việc phân bổ quỹ thời gian đó thành bao nhiêu phần cho công việc, sức khỏe, gia đình, sở thích , mỗi phần có trọng số ra sao trong quỹ thời gian hữu hạn lại tùy thuộc vào quan điểm

và ý chí của nhà quản trị thời gian và thành hay bại cũng từ quyết định đó

mà ra Kiểm soát cách sử dụng thời gian để đảm bảo việc tận dụng thời gian trong mọi hoàn cảnh, cách thức sử dụng thời gian cho công việc được trau dồi, đòi hỏi tính kiên nhẫn để thiết lập, thử nghiệm, thất bại, điều chỉnh, thực hiện và cứ thế lặp lại nhiều lần những thói quen tốt, rồi thói quen đó lại tùy biến tùy theo hoàn cảnh và mỗi giai đoạn cuộc đời Mỗi người sẽ phải dùng cái đầu của mình, cùng sự chủ động, ý chí, kiên trì để chinh phục được mục tiêu và hoàn thành công việc với thời gian hao phí tiết kiệm nhất

Ba là, mục đích hướng tới của quản trị thời gian là hiệu suất hành

động Mục tiêu của quản trị thời gian là sử dụng thời gian hữu ích và tránh lãng phí, nhưng mục đích của quản trị thời gian lại mang tính tổng quát, rộng lớn hơn đó là đạt được kết quả cao nhất trong quỹ thời gian hữu hạn Như đã nêu ở trên, thời gian là sản phẩm của quá trình nhận thức, thời gian là thứ không thể nhìn thấy, không thể cầm, nắm nên xét

về bản chất thời gian không thể được quản lý Quản trị thời gian thực hiện thông qua việc phân bổ và điều phối quỹ thời gian của mỗi người cho tất cả các công việc cần làm, nên làm, muốn làm, các công việc được chia thành việc quan trọng/khẩn cấp để có được kết quả hài hòa nhất Quản trị thời gian là "siêu" hoạt động quản trị với mục tiêu tối đa hóa tổng lợi ích của một tổ hợp các hành động khác nhau trong điều kiện biên

là giới hạn về mặt thời gian Hiệu suất hành động được phản ánh kết quả đạt nhiều nhất trong một quỹ thời gian xác định

Tổ hợp các hành động ở đây là tất cả các hành động thành phần khi thực hiện công việc Một vài ví dụ sau được nêu ra để làm rõ:

Công việc 1 là "Tổ chức cuộc họp" bao gồm các hành động xác định nội dung cuộc họp, đối tượng tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, chuẩn bị tài liệu cuộc họp, điều hành cuộc họp, ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp và ban hành kết luận cuộc họp, theo dõi việc thực hiện kết luận cuộc họp ;

Công việc 2 là "Làm việc nhóm trong học tập của sinh viên" bao gồm các hành động xác định mục tiêu nhóm, phân công nhiệm vụ các thành viên, xác lập cơ chế liên lạc và phối hợp; lựa chọn chủ đề, đối tượng, khách thể thảo luận; xây dựng đề cương; thu thập thông tin; phân tích dữ liệu; viết nội dung thảo luận; trình bày nội dung thảo luận phiên bản slide; thuyết trình bài thảo luận; tiếp nhận và trả lời phản biện; kiểm soát các thành viên tham gia nhóm thảo luận ;

Công việc 3 là "Chăm sóc gia đình" bao gồm các hành động kết thúc nhiệm sở khi hết giờ làm việc, cùng các thành viên chuẩn bị và ăn bữa tối, cùng tham gia hoạt động giải trí, quan tâm đến các thành viên khác trong gia đình

Mỗi hành động thành phần này là một mắt xích của công việc, hiệu suất thực hiện công việc 1 hay 2 hay 3 chỉ có thể đạt được khi và chỉ khi từng hoạt động trong đó được thực hiện với kết quả tốt, thời lượng tiêu hao phù hợp Thực tế, mỗi người thường có các mục tiêu khác nhau (được cụ thể hóa thành công việc) trong những giai đoạn khác nhau trong cuộc đời Mục đích của quản trị thời gian không phải chỉ là đạt hiệu suất cao ở mỗi công việc mà phải là tối đa hóa tổng lợi ích từ tất cả công việc trong mối quan hệ với thời gian tiêu hao

Như vậy, quản trị thời gian không phải là việc cân, đo, đong, đếm thời gian của mỗi người trong một ngày/tuần/tháng/năm/dự án/chiến lược/cuộc đời mà là quá trình phối hợp các hoạt động trong công việc một cách khoa học, hài hòa để mỗi người đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống Quy trình quản trị thời gian tạo thành vòng quay, trong vòng quay đó mục tiêu, cách thức sử dụng thời gian được cải tiến liên tục với chủ đích kỳ vọng là mang lại hiệu suất công việc và cuộc sống ngày càng tốt hơn và đó là một góc nhìn của Hạnh phúc

1.1.2 Bản chất của quản trị thời gian

Ý tưởng về quản trị thời gian đã có cách đây hàng trăm năm, khi cho mỗi người thường hiểu rằng mình có thể làm được mọi việc Tuy

nhiên, như đã phân tích ở trên với những đặc tính của thời gian là bất định (với 1 ngày có 24 tiếng không thể thay đổi) nên thời gian dường như

là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và cách

thức sử dụng thời gian của mình Điều đó có nghĩa là bản chất của quản trị thời gian là quản trị bản thân Hay nói cách khác, thời gian là cuộc đời do đó quản trị thời gian chính là quản trị cuộc đời của mỗi người Quản trị thời gian chính là kiểm soát bản thân trong việc phân bổ, sử dụng quỹ thời gian mình có cho từng mục tiêu cuộc đời một cách hiệu quả Do đó, người làm chủ được thời gian thì cũng chính là người làm chủ cuộc đời của mình

Quản trị thời gian là nhân tố mấu chốt của hành động có hiệu suất cao Hành động có hiệu suất cao chính là hành động có mục tiêu trong 1 giờ đạt được kết quả nhiều nhất và có chất lượng Quản trị là nỗ lực để đạt được mục tiêu tối đa so với nguồn lực và linh hồn của quá trình hành động để đạt được mục tiêu nhanh nhất đó chính là quản trị thời gian biểu hiện một cách gián tiếp là quản trị bản thân

Chu trình đi đến hành động đạt hiệu suất cao là một chuỗi mắt xích thể hiện phản ứng và sự chuẩn bị các điều kiện của con người để hiện thực hóa khát vọng bằng các hành động thỏa đáng (xem Hình 1.1) Cụ thể là:

Bắt đầu từ "Khát vọng" đó là những ước mơ, hoài bão có thể được hiện thực hóa dựa trên nền tảng nguồn lực của mình Khát vọng chính là động lực để hình thành "Niềm tin", niềm tin được biểu hiện ở hệ giá trị

cá nhân của mỗi người bao gồm hệ giá trị mục tiêu (ví dụ: hạnh phúc, thành công ) và hệ giá trị phương tiện (ví dụ: tiền bạc, danh vọng, nổi tiếng, thành đạt, gia đình; sức khỏe ), các giá trị mục tiêu và giá trị phương tiện thường không quá rạch ròi, mang tính cá biệt, giá trị phương tiện là cơ sở để đạt được giá trị mục tiêu (ví dụ: Giá trị mục tiêu cao cả của con người "Hạnh phúc để trao đi", giá trị mục tiêu đó chỉ có thể được thực hiện tốt khi có tiền bạc, vị trí, nổi tiếng, sức khỏe - đây chính là các giá trị phương tiện)

Để có được giá trị phương tiện và giá trị mục tiêu, cùng với trí thông minh trời phú (thông minh phản ánh sự phối hợp giữa khả năng quan sát, khả năng của trí nhớ, sức suy nghĩ, óc tưởng tượng, kỹ năng thực hành và sáng tạo làm thành một kết cấu hữu hiệu) thì con đường chính đáng nhất là con người cần nỗ lực "Học tập" để làm chủ năng lực (năng lực học thuật và năng lực hành động), học tập không chỉ được thực hiện nơi trường lớp mà còn ở nơi bạn bè, thần tượng, bản thân, sách vở

và internet

Với kiến thức, kỹ năng, thái độ tiếp thu được từ quá trình học tập

đa dạng, con người có khả năng tư duy để phân tích, suy luận, tổng hợp

đề xuất phương án, ra quyết định thực hành và cao hơn nữa là sáng tạo

để "Lập kế hoạch hành động" chinh phục hệ giá trị phương tiện và mục tiêu Kế hoạch hành động không chỉ xác định kết quả kỳ vọng đạt được

mà còn hội tụ các phẩm chất hành động quan trọng (kiên trì, quyết đoán, lạc quan, hợp tác ) đó chính là điều kiện và chất xúc tác của

"Hành động có hiệu suất"

Như vậy, hành động có hiệu suất là hành động được thực hiện trên nền tảng khát vọng và niềm tin; nền tảng chuyên môn và cảm xúc tích cực được hình thành một cách chủ đích sẽ chinh phục mục tiêu nhanh nhất với nguồn lực và sức lực là ít nhất - đó cũng chính là nguồn gốc của

quản trị nói chung và quản trị bản thân nói riêng

Đảm bảo điều kiện

Khát

Học tập

Hình thành nên

Là cơ sở thực hiện Lập kế hoạch hành động

HÀNH ĐỘNG

Hình 1.1: Chuỗi mắt xích hành động có hiệu suất cao

Thời gian là nguồn lực lớn nhất mà mỗi người đều có được bằng nhau mỗi ngày Thời gian được quản trị nghĩa là thời gian được kiểm soát tốt nhất, trong 1 giờ đạt được nhiều nhất Chu trình hành động có hiệu suất cao không có điểm khởi đầu và điểm cuối, khi hành động để khẳng định được một phương tiện trong hệ giá trị của bản thân lại là động lực thôi thúc khởi đầu hành động chinh phục một phương tiện khác

để đến được các mục tiêu trong cuộc đời

Cuộc đời mỗi người hay bản thân mỗi chúng ta có thể có những mục tiêu khác nhau nhưng về cơ bản đó là thành công trong sự nghiệp và cuộc sống Nắm được mục tiêu của mình chính là nắm được quyền kiểm soát cuộc đời mình Quản trị bản thân là quản trị từ dinh dưỡng, rèn luyện sức mạnh thể chất đến tăng cường sức mạnh nhận thức, trí tuệ; từ làm giàu cảm xúc đến làm gia tăng vật chất sở hữu; từ động lực nội tại đến động lực bên ngoài

Quản trị thời gian là biến số đóng vai trò quyết định sự thành bại trong sự nghiệp Sự nghiệp khác với công việc và nghề nghiệp Nếu công việc là các đầu việc mang tính chất ngắn hạn, thời vụ, thì nghề nghiệp đòi hỏi tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm tới một mức độ chuyên môn nhất định nhờ việc trải qua nhiều công việc khác nhau, theo đuổi một nghề có thể mất đến hàng chục năm chăm chỉ làm việc Ví dụ, trước khi trở thành một bác sĩ, sẽ cần trải qua các công việc khác nhau như trợ lý phẫu thuật, điều dưỡng, y tá và còn cần được đào tạo chuyên nghiệp trong trường y và được cấp giấy phép hành nghề Nhưng sự nghiệp là đích đến, là nấc thang cao nhất, là kết quả trong suốt quãng thời gian lao động, đam mê và cống hiến của một người Ví dụ, nếu theo đuổi sự nghiệp của một giám đốc nhân sự, sẽ phải làm quen từ những công việc đơn giản nhất như tập sự viên, nhân viên nhân sự, chuyên viên nhân sự, trưởng nhóm nhân sự, từ đó dần phát triển nghiệp vụ quản trị nhân sự, tìm hiểu thêm về lĩnh vực hoạt động của tổ chức, tích lũy kinh nghiệm, phát triển mối quan hệ Xây dựng sự nghiệp đòi hỏi vừa có sự chuẩn bị,

lên kế hoạch cụ thể, vừa có sự nhạy bén, linh hoạt trong nắm bắt các cơ hội và thích nghi với nhiều môi trường nghề nghiệp đa dạng Qua thời gian, những mối quan hệ, tiềm lực tài chính, danh tiếng, cuộc sống đủ đầy, sức khỏe là lời khẳng định cho thành công trong sự nghiệp và cuộc sống

Năng lực đầu tư thời gian hiệu quả để gặt hái thành quả là sự giàu

có về tài chính Giá trị mỗi người tạo ra được đo bằng hiệu suất công việc, giá trị được tính theo giờ Xác định được giá trị thời gian của mình cho phép mỗi người đưa ra những quyết định thông thái trong sử dụng thời gian ở công việc gì và vào lúc nào để tận dụng tốt nhất nguồn lực hữu hạn theo hoàn cảnh, phù hợp mục tiêu Mỗi người không có khả năng sở hữu thêm thời gian, nhưng lại có khả năng tối ưu hóa thời gian, cũng như làm chủ thời gian đề hoạch định cuộc đời Thu nhập không chỉ ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian làm việc mà còn quyết định số lượng thời gian nghỉ ngơi của mỗi người Bên cạnh đó, giá trị tính theo giờ còn tác động đến sức khỏe của con người Các nghiên cứu chỉ ra rằng, người có thu nhập thấp hơn thường gặp nhiều vấn đề về sức khỏe hơn, bao gồm bệnh về tim mạch, tiểu đường vốn xuất hiện do chế độ ăn kém, thiếu điều kiện chăm sóc sức khỏe gây ra Thêm vào đó, người có thu nhập thấp cũng có ít thời gian đầu tư rèn luyện thể chất hơn vì họ phải dành thời gian đầu tư làm thêm để đáp ứng nhu cầu cơ bản của gia đình Không những thế, nỗi lo cơm, áo, gạo, tiền còn tạo nên áp lực căng thẳng, có thể gây ra rắc rối về sức khỏe tâm thần, trầm cảm Giá trị tính theo giờ sẽ chuyển thành chất lượng cuộc sống trong cả hiện tại và tương lai Chất lượng cuộc sống hiện tại đủ đầy khi kiếm tiền tốt trong một giờ Không chỉ vậy, nó còn có thể giúp tiết kiệm cho tuổi già, cho các khoản chi tiêu lớn trong cuộc sống như việc học hành của con cái, chăm lo cho

bố mẹ, người thân đặc biệt là mang lại cảm giác an tâm, thoải mái về tương lai Thời gian 1 giờ làm việc có giá trị, là động lực để thời gian cá nhân của mỗi người cũng có giá trị, đó là thời gian dành cho gia đình,

các sở thích riêng, tham gia tình nguyện, du lịch, đầu tư làm giàu tri thức

Ví dụ: Một người làm việc theo hợp đồng là 8 giờ mỗi ngày, mỗi tuần là 5 ngày nhưng người này thực tế thường xuyên làm nhiều hơn thế (khoảng 2 giờ/tuần) Một năm làm việc, số ngày được nghỉ theo chế độ phúc lợi tổng cộng khoảng 3 tuần

Số giờ

làm việc

mỗi tuần

= 8 giờ/ngày x 5 ngày/tuần + 2 giờ làm

ngoài giờ = 42 giờ/tuần

Một năm có 52 tuần, nên số giờ làm việc trong năm của người đó được xác định như sau:

Số giờ làm việc

mỗi năm = 42 giờ/tuần x 49 tuần/năm = 2058 giờ/năm Thu nhập 1 năm của người này là 600 triệu đồng, thu nhập tính theo giờ của người đó được tính như sau:

Bằng phép tính đơn giản có thể tính được 1 giờ làm việc của mình đáng giá bao nhiêu tiền Nhưng phải bằng trí tuệ mới xác định được

"Làm sao tăng giá được 1 giờ của mình" Làm cách nào mà giá trị của 24 giờ của người này bằng giá trị 48 giờ hoặc nhiều hơn nữa của người

khác? Bằng cách sử dụng thời gian hiệu quả, mỗi người sẽ có thành công Có rất nhiều cách để kiếm thêm tiền, nhưng không có cách nào để tăng số giờ của một ngày Một người cứ duy trì ở vị trí làm việc hiện tại, với năng lực không cải thiện, có thể thu nhập cũng được tăng nhưng không đáng kể (thậm chí còn giảm đi vì lớn tuổi, không bắt kịp xu hướng mới) Khi mục tiêu đặt ra là có mức thù lao lớn hơn hay nâng cao giá trị

1 giờ làm việc của mình Để đạt được điều đó chỉ có thể là, học hỏi để có tri thức tốt hơn, kỹ năng thuần thục hơn, thái độ làm việc tích cực hơn cùng niềm đam mê, sự cam kết gắn bó hơn Cách thức không thể khác

đó là, xây dựng kế hoạch, bố trí sắp xếp công việc để có thời gian tạo động lực cho những giá trị phương tiện nêu trên

Hộp 1.2: Cách trao đổi thời gian

Cô X là một nhà kinh doanh bất động sản có tiếng năng động, nhanh nhạy ở thành phố Hồ Chí Minh Trong vài năm gần đây, Cô ấy đã tăng gấp đôi thu nhập của mình Khó khăn của X là phải làm sao cân bằng giữa công việc kinh doanh đang ngày một khởi sắc và những mối ưu tiên thực sự trong cuộc sống - đó là chồng và con

Nhờ tăng giá trị giờ làm việc của mình trong công việc, nên một số công việc trong gia đình như giặt giũ, nấu nướng, dọn dẹp nhà cửa cũng cần phải được kiểm soát lại về giá trị Nhà tư vấn đã chỉ ra, những công việc gia đình đó nhất thiết phải thực hiện nhưng người thực hiện không nhất thiết phải là cô X Vì để làm những công việc đó X hoặc là phải thức khuya hoặc phải dậy sớm mới hoàn thành được Chính những hoạt động bình thường này là nguyên nhân khiến X phải làm việc nhiều giờ hơn, mệt mỏi hơn, có thể bỏ lỡ cơ hội trong công việc và cảm thấy bị tách biệt khỏi niềm vui gia đình vì không có thời gian nói chuyện, gần gũi với những người thân Sau khi nhà tư vấn bàn luận và kiểm soát cùng X mọi khía cạnh

đã đi đến phương án: "Cô X sẽ thuê người dọn dẹp nhà cửa, giặt giũ và nấu ăn cho mình theo giờ trong vài ngày/tuần với chi phí bỏ ra tương đương với khoảng

02 thương vụ giao dịch bất động sản/năm" Đó là cách cô ấy trao đổi thời gian của mình từ thời gian dành cho những hoạt động tạo ra giá trị thấp sang thời gian dành cho những hoạt động có giá trị cao hơn

Liệu làm như thế có đáng không?

Nguồn: Theo Dirk Zeller (Dịch: Mai Trang) (2018), Quản lý thời gian for dummies, NXB Lao động, Hà Nội

Nếu ví thời gian như là những quân lego thì mỗi ngày mỗi người có

24 quân lego Phân bổ thời gian trong ngày cho các hoạt động, trong số các hoạt động đó cần phải xác định các hoạt động chủ chốt để đóng góp cho việc hoàn thành các mục tiêu quan trọng và kiên trì theo đổi nó Ví

dụ, mỗi ngày bỏ hai quân lego (2 giờ đồng hồ) để đọc sách nhằm nắm chắc các quy luật, học thuyết kinh tế, mỗi ngày bỏ một quân lego (1 giờ đồng hồ) để vận động, luyện tập để giảm cân và giữ gìn sức khỏe Cứ như vậy, mỗi ngày xếp lên 3 quân lego, không những có thể duy trì tính liên tục mà còn có thể xếp chúng một cách chặt khít, tạo thành một tầng lầu hay một hệ thống bất kỳ dần dần sẽ chinh phục được mục tiêu cải thiện khả năng nhận thức, nâng cao thể lực và hệ quả người đó còn thấy tâm trạng trở nên lạc quan hơn Còn nếu không đảm bảo sự lặp lại liên tục thì quân lego đơn độc, mặc dù vẫn có trọng lượng nhưng không thể xếp lên cao được và cũng chẳng thể nào tổ hợp được thành một ngôi nhà hay một cây cầu

Như vậy, quản trị thời gian chính là quản trị bản thân Bất kỳ người nào đạt được thành tựu trong tương lai thì trước hết phải xác định được mục tiêu, tiếp sau đó dành thời gian để tích lũy kiến thức, kỹ năng kiên trì, không được đứt đoạn và hành động để nắm giữ vận mệnh của chính mình

1.2 Vai trò của quản trị thời gian

1.2.1 Vai trò đối với cá nhân

Xuất phát từ đặc điểm của thời gian và bản chất của quản trị thời gian những lợi ích thuyết phục của quản trị thời gian đối với bản thân mỗi người là rất lớn Một số biểu hiện trong đó có thể kể đến là:

(i) Nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân

Hiệu suất làm việc không phải kiểm soát bằng số giờ làm việc mà dựa vào giá trị tạo ra của một người cụ thể Mỗi người đều có 24 tiếng

trên một ngày, người thành công kẻ thất bại trong việc sử dụng quỹ thời gian đó phụ thuộc vào hai yếu tố: kiểm soát số giờ trong ngày như thế nào và số việc làm trong một giờ là gì Khi biết cách dành thời gian trong ngày cho tất cả các nhiệm vụ quan trọng của mình, thì mỗi người

sẽ có ý tưởng tốt hơn về mọi thứ cần hoàn thành và mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu

Khi có một lịch trình để tuân theo, thì mỗi người có thể biết làm thế nào để dành ít thời gian hơn cho việc quyết định xem nên làm gì hoặc trì hoãn và có nhiều thời gian hơn để bắt tay vào công việc quan trọng Như vậy, quản trị thời gian giúp phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập

kế hoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, giết chết sự lười biếng,

ủy quyền công việc và những hệ thống khác để tập trung vào những công việc cần thiết trước mắt và tránh mất thời gian phân tâm Brian Tracy đã nói "Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng"

(ii) Quyết định chất lượng cuộc sống của mỗi người

Thời gian trôi qua không ngừng, chọn cách sống như thế nào là do chính mình, do năng lực quản trị thời gian của mỗi người

Là người bận rộn hay là tỷ phú thời gian? Cả hai thái cực rất phổ biến trong cuộc sống này khiến con người rất dễ "sập bẫy" Hiện tượng

"nghiện công việc" hay nghiện "mạng xã hội, chơi game " đều rất nguy hiểm nếu không tìm cách giải quyết sớm thì hậu quả để lại là vô cùng khôn lường Hệ quả tất yếu là thiếu ngủ, đầu óc kém minh mẫn, thiếu sức sống, khó có thể nảy ra được ý tưởng mới mà sẽ trở thành cái máy làm việc không biết ngừng nghỉ thậm chí thái độ cáu kỉnh, tinh thần giảm sút Cảm thấy kiệt sức về mặt thể chất nhưng thực ra là do tinh thần và cảm xúc bị căng thẳng Hiện tượng "tỷ phú thời gian" cũng mang cái kết không tốt đẹp Những ngày tháng vô định trôi qua, những cơ hội cứ đến

và đi, với một công việc chán nản, mục tiêu không rõ ràng, thiếu động

lực cũng làm con người mệt mỏi, chán nản như cái xác không hồn Khi rơi vào cái bẫy đó thì chắc chắn chất lượng cuộc sống bị suy giảm

Hộp 1.3: Cách sử dụng 24 giờ mỗi ngày của người ở đỉnh cao danh vọng

- Tập trung vào từng phút, không phải từng giờ: Họ cho rằng không có gì quý

hơn thời gian Tiền mất đi có thể kiếm lại được, nhưng thời gian thì không và cần phải làm chủ thời gian của mình từng phút một trong 1.440 phút mỗi ngày

- Chỉ tập trung vào một thứ: Biết ưu tiên thứ tự, dành cho công việc quan trọng

nhất từ 1 đến 2 tiếng mỗi sáng để giải quyết mà không để ai làm gián đoạn

- Biết về nhà ăn tối đúng giờ: Những giá trị lớn của đời bao gồm thời gian bên

gia đình, học hỏi và biết cho đi

- Sử dụng sổ ghi chép: Sử dụng các cuốn sổ để giải phóng tâm trí của mình

bằng cách viết ra mọi suy nghĩ xuất hiện trong đầu

- Sống theo quy luật 80/20: Biết đầu tư năng lượng vào đâu cho đúng vì 80%

kết quả lớn lao thực sự tạo nên bởi 20% công sức bỏ ra

- Xử lý thư điện tử chỉ vài lần trong một ngày: Lên lịch trong ngày để xử lý hòm

thư điện tử cho nhanh và hiệu quả nhất, không phải cứ 15 phút lại kiểm tra thư điện tử (email) một lần

- Rèn luyện những thói quen buổi sáng: Khởi động ngày mới bằng việc lao ra

khỏi cửa với một bài tập thể dục nhẹ và một bữa sáng lành mạnh/Rèn luyện tâm trí với những bài tập thiền, đọc sách hoặc viết

- Nói không với hầu hết mọi thứ: Biết cách nói "Không" Tỷ phú Warren

Buffet từng nói, “Sự khác biệt giữa người thành công và rất thành công nằm ở việc người rất thành công biết cách nói „không‟ với hầu hết mọi thứ.”

Cuộc sống có chất lượng cao là ở đó mỗi người không chỉ thành đạt trong sự nghiệp mà còn đủ đầy về sức khỏe thể chất, tình cảm yêu thương gia đình và cảm xúc cá nhân Chất lượng cuộc sống được cải thiện khi con người giảm bớt áp lực trong công việc, tăng niềm vui trong cuộc sống, nâng cao sức sáng tạo Quản trị thời gian giúp kiểm soát tốt hơn và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách thức sử dụng thời gian Sử dụng thời gian lãng phí hay không hợp lý chính là sử dụng thời

gian không đảm bảo cân bằng giữa công việc, sự nghiệp với sức khỏe thể chất, cảm xúc, hay đó chính là những sai lầm trong cách đối xử với chính bản thân mình (không chịu chăm sóc sức khỏe thể chất, cảm xúc, gia đình và các mối quan hệ cá nhân ) và hệ lụy tất yếu là phá hủy năng suất làm việc của mình Nếu dành thời gian cho sức khỏe, cho những người yêu quý, cho những cảm xúc thoải mái thay cho khó chịu, vui vẻ thay cho bực bội, thả lỏng thay cho áp lực thì khi làm việc sẽ có năng lượng, sáng tạo, chiến lược hơn Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi

cá nhân Tìm ra phương pháp mới để khôi phục tài nguyên của chính mỗi người nghĩa là cho phép nghỉ ngơi ngắt quãng, chủ động khuyến khích nghỉ ngơi để duy trì được hiệu suất làm việc cao và bền vững Còn một

số người vẫn tự bao biện về sự bất lực trong quản lí thời gian rằng:

"Quản lí thời gian tốt thì sẽ gò bó, thiếu thoải mái, không được tự do", nhưng thực tế là minh chứng sống động cho phương châm: Nếu nghiêm khắc với chính mình, cuộc đời sẽ dễ dàng với bạn, còn nếu tiếp tục dễ dãi

với bản thân thì cuộc đời sẽ đầy khó khăn với bạn

(iii) Chủ động dự trù tương lai và phát triển bản thân

Phân chia thời gian hợp lý có nghĩa là chúng ta đã có chiến lược sử dụng thời gian một cách thông minh để theo đuổi những mục tiêu quan trọng nhất của cuộc đời Mỗi người có thời gian trong một ngày là giống nhau, nhưng lại có tổng thời gian cuộc đời khác nhau Thời gian có quá khứ - hiện tại - tương lai, cách thức sử dụng thời gian của quá khứ quyết định hiện tại và cách thức sử dụng thời gian hiện tại lại quyết định tương lai như thế nào Năm 30 tuổi một người đứng ở vị trí nào thì sẽ do cách người đó nhìn nhận và vận dụng thời gian ở năm 20 tuổi quyết định Cùng ở tuổi 30, có người làm ông chủ, đứng trước hàng trăm nhân viên phát biểu, có người làm lãnh đạo cấp cao của một công ty nước ngoài, có

người trở thành chuyên gia cao cấp, có người vẫn là nhân viên thời vụ

Do đó, quản trị thời gian cần được quan tâm, tập trung thực hiện vào bất

kỳ lúc nào nhưng càng sớm, càng tốt

Những người trẻ thường trả lời được câu hỏi: “Ngày mai định làm

gì “3 tháng nữa làm gì? Nhưng tỏ ra lúng túng hay bối rối khi gặp những câu hỏi theo kiểu "Năm sau có kế hoạch gì không ” hay “Mục tiêu cuộc đời là gì ” với câu trả lời phổ biến là "Chưa từng nghĩ đến" hoặc “Lo cho hiện tại đã, nghĩ xa xôi quá để làm gì!” chính vì không có mục tiêu nên những người này thường rất mơ hồ và hỗn độn khi nói về thời gian, tương lai Cố Thủ tướng Lý Quang Diệu từng nói: “Hỡi thanh niên, hãy bán cho tôi một năm tuổi trẻ, tôi sẽ trả cho bạn một tỉ đô xanh” Những năm tháng tuổi trẻ với kinh nghiệm ít ỏi, tư duy chưa sâu sắc, sự tập trung chưa cao nên thường hay lãng phí thời gian, hay trì hoãn và không biết bắt đầu từ đâu Do đó, cần nghiêm túc để tránh đi vào "vết xe đổ" từ khi còn trẻ, để có kế hoạch tích cực trong cuộc sống của mình và cảm nhận thời gian giống như ánh sáng hoặc giống như những viên gạch xây lên ngôi nhà Cuộc đời con người giống như tấm thẻ tín dụng được tặng lúc ra đời bị trừ dần cho đến ngày hết hạn Thời gian có trên tấm thẻ trở thành câu hỏi lớn chứ không phải tiền Cẩn trọng với thời gian của bản thân và học cách đầu tư nó - một cách có suy nghĩ Harvey MacKay

đã nói: “Thời gian miễn phí, nhưng nó vô giá Bạn không thể sở hữu

nó, nhưng bạn có thể sử dụng nó Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn có thể tiêu nó Một khi bạn đánh mất nó, bạn không bao giờ có thể lấy lại”

đã chỉ ra thời gian luôn quan trọng và mỗi người làm sao để từng giây từng phút trôi qua đều thực sự ý nghĩa để không phải hối tiếc Tương lai nằm trong tay và cũng là trách nhiệm của chính mỗi người, tương lai đó chỉ có thể đẹp khi ngay trong hiện tại phải xác định mục tiêu, lên kế hoạch và thực sự nghiêm túc hiện thực hóa nó với bản lĩnh, thái độ và phương pháp đúng đắn

Phương cách hữu hiệu nhất và có giá trị lâu dài đối với bất cứ ai, dù

là tổng thống hay nhà đầu tư siêu hạng hay người giàu nhất thế giới hay một nhân viên mới một sinh viên trong việc đầu tư thời gian chuẩn bị tương lai đó là thành thời gian cho học tập Tương tự như tiền, kiến thức như một phương tiện trao đổi và lưu trữ giá trị, nhưng khác với tiền kiến thức khi sử dụng/chia sẻ không bị mất mà thậm chí giá trị của nó theo

thời gian sẽ được tích lũy còn phát triển nhanh hơn cả tiền bạc Hơn nữa, kiến thức được mở rộng có thể được đổi thành nhiều thứ mà tiền không thể nào mua được như những mối quan hệ, mức độ cảm nhận hạnh phúc, thương hiệu cá nhân Kiến thức giúp mỗi người dám đặt mục tiêu cao hơn vượt qua bản thân và đạt được mục tiêu nhanh hơn, tốt hơn Do đó, nếu ai đó dành cả đời để kiếm tiền, làm việc rất chăm chỉ sẵn sàng nói

"không có thời gian" để học một cái gì mới sẽ là nhóm có nguy cơ rủi ro, những người này có nguy cơ bị mắc kẹt ở nấc thang thấp nhất của cạnh tranh toàn cầu (thậm chí mất việc làm cho các hoạt động tự động hóa, robot thay thế 85% công việc sản xuất ) Trong khi đó, những người luôn sẵn sàng dành thời để học hỏi, có nhiều cơ hội hơn và được trả lương nhiều hơn vì có kỹ năng và kiến thức phù hợp với công việc Một sai lầm lớn khi cho rằng, chỉ học tập và nạp kiến thức trong độ tuổi học tập (từ năm 5 tuổi đến 22 tuổi) và phần còn lại là có một công việc và thật chăm chỉ Từ thực tiễn nghiên cứu chỉ ra rằng, một người thông minh và bận rộn nhất thế giới dành 1 giờ mỗi ngày cho việc học có chủ ý

- gọi là quy tắc 5 giờ/tuần (tổng thống Barack Obama khi còn tại vị đọc sách 1 giờ mỗi ngày; Warren Buffett đã dành 80% thời gian vào việc đọc

và suy nghĩ trong suốt sự nghiệp; Bill Gates đọc một cuốn sách mỗi tuần Điều này, làm giảm thời gian cho công việc, khối lượng công việc được hoàn thành trong 1 ngày dường như giảm đi, nhưng thực chất đã hoàn thành được nhiều việc hơn trong một năm và trong sự nghiệp, tương lai của mình Benjamin Franklin đã nói: "Đầu tư vào kiến thức là thứ đầu tư có lãi suất cao nhất."

Trong cuộc sống hiện đại hối hả, gấp gáp biết cách sử dụng thời gian hợp lý sẽ tạo cơ hội để mỗi người dành thời gian phát triển bản thân Quản trị thời gian tốt là khi mỗi người đã làm chủ được bản thân, làm chủ được tri thức, làm chủ được kỹ năng, làm chủ được thái độ (tính kỷ luật, sự tập trung ), làm chủ được được thói quen hữu ích, làm chủ được các mối quan hệ xã hội Không chỉ có vậy, quản trị thời gian tốt còn là tiền đề để mỗi người có thời gian cho việc rèn luyện sức khỏe thể chất và sức khỏe tinh thần bền vững Làm được điều đó là mỗi người đã xây

dựng được hình ảnh, thương hiệu bản thân với phong cách chuyên nghiệp, khả năng truyền cảm hứng, tạo thiện cảm Thương hiệu cá nhân

sẽ giúp mỗi người có uy tín trong việc xây dựng sự tin tưởng, thúc đẩy sự nhận biết lẫn nhau; Tạo sự khác biệt giữa những người khác; Tạo ra giá trị của cải (trực tiếp và gián tiếp); Xây dựng mạng lưới mối quan hệ nhằm thúc đẩy các kết nối, sự hợp tác và trao đổi; tạo ra một cuộc sống trọn vẹn và hạnh phúc hơn (Navigos Group, 2019) Tất cả những năng lực này trở thành sức mạnh tổng hợp chuẩn bị cho một tương lai rộng mở

để phát triển sự nghiệp bản thân Biết quản trị thời gian khiến cho mọi cách học quản trị, kỹ năng đều trở thành vô giá không chỉ cho hiện tại mà còn vì tương lai

1.2.2 Vai trò đối với tổ chức

Bất kỳ cá nhân nào cũng là thành viên của một tổ chức Tổ chức ở đây được hiểu là một tập hợp có từ hai người trở lên có chung mục đích

và được cấu trúc theo một kết cấu nhất định Tổ chức có thể là gia đình, nơi làm việc (cơ quan/doanh nghiệp), ê kíp, lớp học, tổ/đội/nhóm Tổ chức

đó dù lớn hay nhỏ thì những nỗ lực trong quản trị thời gian của cá nhân mỗi thành viên trong tổ chức cũng có những đóng góp không nhỏ đến kết quả hoạt động của tổ chức

(i) Góp phần tổ chức lao động khoa học và nâng cao năng suất lao động

Ở góc độ cá nhân, hiệu suất làm việc là chỉ số quan trọng đo lường chất lượng quản trị thời gian và được xác định bằng lượng thời gian ít nhất để hoàn thành công việc có chất lượng Ở góc độ tổ chức, năng suất lao động là hiệu quả hoạt động có ích của con người trong một đơn vị thời gian, được xác định bằng số lượng sản phẩm sản xuất ra trong một đơn vị thời gian hoặc lượng thời gian lao động hao phí để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm

Đặt cạnh nhau, có thể thấy được mối quan hệ tương hỗ giữa hiệu suất làm việc cá nhân và năng suất lao động của tổ chức Bằng việc quan