Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 2

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả. Giáo trình được kết cấu thành 6 chương và chia làm 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: kiểm soát sử dụng thời gian, khắc phục lãng phí thời gian; ủy nhiệm, ủy quyền; cân bằng công việc và cuộc sống;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chương 4 KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN

VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Mỗi lần phân vân là mỗi lần chậm trễ và ngày tháng sẽ chỉ để nuối tiếc những ngày đã mất Chỉ có suy nghĩ thì tâm trí mới được hâm nóng - Chỉ có bắt đầu thì công việc mới được hoàn thành

(Johann Wolfgang Von Goethe)

Mục tiêu của chương:

Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về kiểm soát sử

dụng thời gian và khắc phục lãng phí thời gian, các giải pháp, kỹ thuật được sử dụng để vượt qua những sai lầm trong sử dụng thời gian

Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng kiểm soát sử dụng thời gian, kỹ

năng lập và phân tích nhật ký làm việc, kỹ năng phát hiện các lãng phí thời gian; Trau dồi kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch và xác định ưu tiên công việc, vượt qua sự trì hoãn; kỹ năng nói “không” tránh ôm đồm công việc; rèn luyện kỹ năng kiểm soát sự phân tán trong công việc; Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả; Kỹ năng sử dụng hòm thư điện tử, mạng

xã hội và công nghệ tối ưu; Kỹ năng tổ chức, sắp xếp không gian làm việc

Về thái độ: Rèn luyện chủ động trong phát hiện lãng phí thời

gian; ý chí, thái độ tích cực để từng bước giảm bớt và dẫn đến xoá bỏ sự

lãng phí thời gian, để sử dụng thời gian có hiệu suất công việc cao

Tình huống dẫn nhập:

CHỮA CHÁY CÔNG VIỆC

Tuấn làm việc trong một công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ

đo điện Anh mô tả công việc của mình giống như việc "chữa cháy" Cứ một "khủng hoảng" vừa chấm dứt thì một "khủng hoảng" khác lại tới

"Tôi dường như không bao giờ có được một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà Ban giám đốc luôn luôn muốn mọi việc phải được hoàn tất từ ngày hôm qua rồi Toàn những việc đại loại như "ở đây lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này được không?" hoặc "Tuấn ơi, anh kiểm tra lượng tồn kho giúp tôi được không? Việc này quan trọng đấy!" Hay như "Chúng ta phải giao các mặt hàng này cho khách vào thứ Tư rồi Việc này rất khẩn, ưu tiên hàng đầu đấy!" Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ưu tiên hàng đầu" Việc vội vàng xử lý hết vụ việc này đến vụ việc khác và đối phó với bất cứ vấn đề nào là sức ép lớn nhất về mặt thời gian và ta thường gọi đó là việc chữa cháy

Yêu cầu:

1 Hãy xác định nguyên nhân của các cuộc "khủng hoảng" mà Tuấn gặp phải?

2 Làm thế nào để Tuấn giải thoát được việc "chữa cháy"?

4.1 Kiểm soát sử dụng thời gian

4.1.1 Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian

Kiểm soát được hiểu là việc xem xét, phân tích để từ đó có được các nhận định về những ưu điểm, hạn chế hay những nhận xét liên quan đến đối tượng, nội dung nào đó cần được kiểm soát

Kiểm soát sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu thập thông tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian

Từ khái niệm trên nhận thấy:

Một là, kiểm soát sử dụng thời gian là một quá trình Quá trình

kiểm soát cách thức sử dụng thời gian bao gồm việc xem xét về cách

thức phân bổ công việc, phân chia thời gian triển khai thực hiện công việc dựa trên việc phân tích các thông tin liên quan trong kế hoạch sử dụng thời gian, nhật ký công tác để từ đó xác định lãng phí sử dụng thời gian và nguyên nhân của những lãng phí này

Hai là, mục tiêu của kiểm soát sử dụng thời gian là giúp chỉ ra

được thực trạng và khả năng sử dụng thời gian của bản thân như thế nào, những ưu điểm và hạn chế trong cách sử dụng thời gian làm cơ sở tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm sử dụng thời gian một cách hợp

lý và khoa học hơn

Ba là, kiểm soát sử dụng thời gian là quá trình diễn ra thường

xuyên, liên tục bao gồm cả kiểm soát trước khi thực hiện công việc, trong khi thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc Việc kiểm soát cách thức sử dụng thời gian trước khi các hoạt động triển khai công việc được diễn ra giúp tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh từ khi lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch hành động nhằm có cách thức phòng ngừa trước Kiểm soát cách thức sử dụng thời gian trong khi thực hiện công việc chính là theo dõi tiến trình triển khai kế hoạch, đặt trong bối cảnh thực tế với những sự tác động khác nhau của môi trường biến đổi không ngừng để kịp thời phát hiện ra những sai lệch nếu có Kiểm soát cách thức sử dụng thời gian sau khi thực hiện công việc là việc xem xét kết quả thực hiện công việc cuối cùng, cung cấp các thông tin cần thiết, rút

ra bài học kinh nghiệm để điều chỉnh cho các kế hoạch sử dụng thời gian, cách thức tổ chức sử dụng thời gian tiếp theo

4.1.2 Vai trò của kiểm soát sử dụng thời gian

Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn Mặc dù các kế hoạch chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã được xây dựng song với sự tác động của các yếu tố môi trường và thực tế quá trình triển khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch Từ đó, chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời

Kiểm soát sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp lý nhằm đạt được mục tiêu mong muốn Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình, phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ nguyên nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời Điều này giúp mỗi cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả hơn và có thời gian cân bằng công việc, cuộc sống và cải thiện chất lượng cuộc sống, công việc Qua quá trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian, bản thân mỗi người sẽ biết được những công việc cần trực tiếp thực hiện, những công việc cần ủy thác để mang lại hiệu quả cao Trên cơ sở đó, người được ủy thác cũng có cơ hội để thực hiện công việc nhằm cải thiện năng lực, mở rộng sự hiểu biết và làm giàu công việc bản thân

Kiểm soát sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mô hình sử dụng thời gian tối ưu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thông qua việc tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp Thời gian là nguồn lực quý giá của tổ chức và của mỗi người, do đó kiểm soát cách thức sử dụng thời gian giúp phát hiện những lãng phí của bản thân và tổ chức trong quá trình làm việc, từ

đó rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh, cải tiến trong các công việc tiếp theo

4.1.3 Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian

Việc xem xét, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân là quan trọng và cần thiết được thực hiện bởi thông qua đó, mỗi người có thể quan sát, phân tích cách thức chúng ta đang sử dụng thời gian như thế nào, phát hiện ra những hành vi, thói quen, kỹ năng có tác động cả tích cực và tiêu cực đến năng suất công việc, đến mục tiêu cần hoàn thành Chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để làm gì? Mỗi ngày thực hiện được bao nhiêu việc trong danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện? Cách thức chúng ta giải quyết các công việc của mình như học tập, họp hành như thế nào? Chính hoạt động nhìn lại quá trình sử dụng thời

gian, xem xét các thói quen hàng ngày trong công việc và cuộc sống giúp mỗi cá nhân kiểm soát được khả năng sử dụng thời gian của mình để có những điều chỉnh kịp thời, tăng tính khoa học và hiệu quả của sử dụng nguồn lực thời gian

Mục tiêu: Mục tiêu của kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là

nhằm đo lường khả năng sử dụng thời gian của mỗi người, xem xét kết quả các công việc mà người đó thực hiện được trong khoảng thời gian nhất định với các hao phí nguồn lực khác, các kỹ năng tổ chức, triển khai công việc và thái độ đối với công việc, cuộc sống Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian được thực hiện làm cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch làm việc, cải tiến cách thức tổ chức sử dụng thời gian nhằm đạt hiệu quả công việc cao hơn Đồng thời đây cũng là hoạt động cần thiết để bản thân nhìn nhận lại khả năng sử dụng thời gian của mình, tiếp tục học tập, rèn luyện các kiến thức, kỹ năng liên quan đến quản trị thời gian để nâng cao năng lực sử dụng thời gian của mình

Chu kỳ: Chu kỳ là đơn vị đo thời gian, được hiểu là khoảng thời

gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, hay thời gian để kết thúc một vòng quay, một chu trình Trên thực tế, việc kiểm soát năng lực

sử dụng thời gian được tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận được chính xác khả năng sử dụng thời gian của bản thân cũng như nhanh chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý để có thể có được những điều chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả cao Việc kiểm soát năng lực sử dụng thời gian được tiến hành cuối mỗi ngày để có thể lập được kế hoạch làm việc của ngày tiếp theo, cuối mỗi tuần, mỗi tháng để có thể xây dựng được kế hoạch làm việc của tuần, tháng tiếp theo Hay khi kết thúc một

dự án, một chương trình, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian cũng cần được thực hiện

Tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là bộ

thước đo về mức độ hiệu quả trong sử dụng thời gian để thực hiện các kế hoạch học tập, làm việc, cuộc sống của mỗi cá nhân Tuỳ thuộc vào vị trí

công việc, nhiệm vụ thực hiện mà có các tiêu chuẩn phù hợp để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian bao gồm cả các tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lượng Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian hàng ngày, hàng tuần chúng ta

có thể sử dụng ít tiêu chuẩn kiểm soát hơn và tập trung vào khối lượng công việc được hoàn thành; Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian theo quý, năm thì các tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian bên cạnh việc xem xét mức độ hoàn thành công việc, hỗ trợ thực hiện mục tiêu còn cần xem xét đến cả năng lực làm việc, sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân - công việc Khi kiểm soát tính hiệu quả trong sử dụng thời gian có thể xem xét thông qua các biểu hiện:

- Tỷ lệ thời gian phân bổ cho các công việc cụ thể như thế nào? Có tuân thủ theo các mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian không?

- Số lượng các công việc đã hoàn thành trên tổng số các công việc

đã được lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định;

- Số lượng công việc bị trì hoãn, không triển khai theo kế hoạch;

- Số lượng công việc hoàn thành chậm tiến độ;

- Kết quả thực hiện các công việc như thế nào, có đáp ứng yêu cầu hay không, có hỗ trợ cho mục tiêu đề ra hay không?

- Có thực hiện được mục tiêu đề ra hay không?

- Các công việc cá nhân, gia đình của bạn diễn ra như thế nào? Bạn

có thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân hay không ?

- Trạng thái cảm xúc, nguồn năng lượng của bản thân như thế nào?

-

Phương pháp: Các phương pháp có thể sử dụng để kiểm soát năng

lực sử dụng thời gian bao gồm:

Phương pháp phân tích nhật ký công việc: Dựa trên nhật ký công việc đã ghi chép lại toàn bộ các công việc được thực hiện cùng với thời

gian dành cho các công việc đó, tiến hành phân loại công việc, tổng hợp

và so sánh, đối chiếu với mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian để thấy được tính hợp lý/chưa hợp lý trong việc sử dụng thời gian, từ đó kiểm soát được năng lực sử dụng thời gian

Phương pháp quan sát: Tự bản thân theo dõi, ghi chép lại tiến trình thực hiện công việc, hiệu quả công việc, theo dõi trạng thái năng lượng, cảm xúc của bản thân để đưa ra được nhận định về năng lực sử dụng thời gian

Phương pháp làm bài trắc nghiệm kiểm soát năng lực: Tiến hành trả lời các câu hỏi trong bài trắc nghiệm, tính tổng điểm và so sánh với kết quả để biết về năng lực sử dụng thời gian của bản thân

Nhiều tác giả đã đề xuất các câu hỏi, bài trắc nghiệm để kiểm soát

năng lực sử dụng thời gian của mỗi người Ví dụ, trong cuốn sách Cẩm nang kinh doanh Harvard - Quản lý thời gian (2011), của trường Kinh

doanh Harvard đã đưa ra 7 câu hỏi gợi ý để kiểm soát xem một người có đang chịu áp lực về thời gian hay không, bao gồm:

Câu hỏi 1: Khi vào thang máy, bạn có nhấn nút đóng cửa thay vì chờ thang máy tự động đóng không

Câu hỏi 2 Bạn có thường chỉnh lại đồng hồ đeo tay và treo tường

để thời gian chính xác không?

Câu hỏi 3 Bạn có chuẩn bị hay nấu nướng hơn 30% bữa tối không? Câu hỏi 4 Bạn có thấy mình phải làm nhiều việc ở chỗ học/làm không?

Câu hỏi 5 Bạn có bận rộn đến không thể đi dạo vào buổi trưa/tối

dù bạn biết cần làm như vậy để có một cơ thể cân đối và khỏe mạnh? Câu hỏi 6 Bạn có ăn khi đang lái xe không

Câu hỏi 7 Nếu có người thông báo rằng bố của bạn đang phải đưa vào bệnh viện vì chứng đau ngực, ý nghĩ đầu tiên của bạn là về sức khỏe

của bố và việc đến bệnh viện, ý nghĩ tiếp theo có phải là về một đống công việc trong kế hoạch của bạn?

Nếu câu trả lời là “Có” cho đa số các câu hỏi trên, điều đó có nghĩa

là người trả lời đang phải chịu áp lực về thời gian, còn có những hạn chế trong năng lực sử dụng thời gian của bản thân

Một ví dụ khác được sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của nhà quản trị như sau:

Lần lượt đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với 32 mệnh đề sau đây với cách thức cụ thể như sau: nếu câu trả lời là “không bao giờ hoặc hiếm khi” đánh dấu vào ô số 1; nếu câu trả lời là “thỉnh thoảng”, đánh dấu vào ô số 2; nếu câu trả lời là “thường xuyên”, đánh dấu vào ô số 3 và nếu câu trả lời là “luôn luôn”, đánh dấu vào ô số 4 Sau đó cộng các điểm số lại để xem tổng điểm và chiếu theo Bảng phân tích, tìm ra những lĩnh vực cần hoàn thiện

6 Tôi đọc lướt qua bất kỳ tờ báo nào có liên

quan và những bài viết trên báo

7 Tôi rút tên ra khỏi danh sách những người

mua báo đối với những tờ báo hay tạp chí

9 Tôi có thể hoàn thành công việc nếu

không bị đồng nghiệp làm gián đoạn

10 Tôi xác định được là bao nhiêu lần trong

một ngày công việc của tôi có thể bị gián

đoạn

11 Tôi dành ra một khoảng thời gian nào đó

để tiếp các đồng nghiệp

12 Khi cần có những suy nghĩ mang tính

chiến lược, tôi đóng cửa văn phòng làm

việc

13 Tôi thông báo cho những người gọi điện

thoại cho tôi biết rằng tôi sẽ gọi lại để trả

lời họ và tôi thực hiện điều đó

14 Tôi hạn định một khoảng thời gian nào đó

trong ngày cho những cuộc gọi điện thoại

15 Tôi cho phép một đồng nghiệp hay thư ký

nhận giúp các cuộc gọi điện thoại gọi đến

16 Tôi quyết định được số cuộc gọi trong

một ngày mà tôi có thể nhận

17 Đối với những bản ghi nhớ nội bộ, tôi đọc

lướt qua ngay khi nhận nó

18 Sau đó tôi sẽ đọc kỹ từ đầu đến cuối bản

ghi nhớ đó

19 Số lượng thư từ tài liệu trong khay đựng

hồ sơ được tôi duy trì ở mức độ có thể xử

lý được

20 Đối với tất cả những hồ sơ, sổ sách không

còn sử dụng nữa, tôi chuyển đi nơi khác

STT Mệnh đề Mức độ

và không để trên bàn làm việc của mình

21 Tôi giao bớt những công việc mà tôi có

thể làm được cho những đồng nghiệp

22 Tôi theo dõi công việc mà tôi đã bàn giao

23 Tôi khuyến khích các nhân viên cấp dưới

viết những bản báo cáo không quá một

trang giấy

24 Tôi xem xét những ai được phép biết

những thông tin nội bộ

25 Tôi cân đối được khoảng thời gian dành

cho suy nghĩ và thời gian dành cho hành

động

26 Tôi liệt kê những công việc cần phải làm

trong một ngày

27 Tôi dành một khoảng thời gian nào đó cho

công việc mỗi ngày và không để nó vượt

qua con số này

28 Tôi cố gắng giữ liên lạc với các nhân viên

của mình

29 Tôi lưu tâm đến những ưu điểm của mỗi

đồng nghiệp

30 Tôi chắc rằng bản thân mình đã nắm bắt

được công nghệ thông tin mới nhất

31 Thư điện tử (email) được lưu lại để tôi có

thể đọc lại sau

32 Tôi quản lý công việc nhà bằng máy tính

Nếu tổng số điểm trong khoảng:

32-64: Cần phải học cách sử dụng thời gian cho hữu ích hơn và

phải giảm bớt những khoảng thời gian làm việc quá căng thẳng nhưng không hiệu quả

65-95: Đã có khả năng quản lý thời gian khá hợp lý nhưng cần phải

trau dồi hơn

96-128: Sử dụng thời gian hiệu quả, nên tìm kiếm những phương

pháp mới để làm sao cho việc thực hiện công việc của bạn được hợp lý hơn nữa

Một số bài kiểm tra trắc nghiệm khác được sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của mỗi người xem thêm trong Phụ lục 01 Như vậy thông qua kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân giúp xác định được khả năng sử dụng thời gian và trong trường hợp còn có những hạn chế thì đòi hỏi cần có sự phân tích, kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian tối ưu để phát hiện những lãng phí thời gian, trên cơ sở đó có các biện pháp khắc phục cho phù hợp

4.1.4 Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian

Để kiểm soát tình hình sử dụng thời gian và phát hiện ra những sai lầm trong cách thức sử dụng thời gian, cần căn cứ vào việc phân chia thời gian thực tế cho các nhóm công việc đã được triển khai Thời gian

sử dụng thực tế cho các công việc được tổng hợp thông qua hoạt động phân tích nhật ký công việc Sau đó tiến hành so sánh giữa thời gian sử dụng thực tế với thời gian đặt ra trong kế hoạch và so sánh việc phân bổ thời gian thực tế với mô hình phân bổ thời gian tối ưu đã được trình bày chương 3

a Phân tích nhật ký công việc

Nhật ký công việc là tài liệu ghi chép lại toàn bộ các công việc được thực hiện trong ngày và thời gian để thực hiện mỗi công việc đó Phân tích nhật ký công việc giúp chúng ta nhìn nhận được thời gian thực

sự đã sử dụng cho từng nhóm công việc, kiểm soát được tính hiệu quả trong sử dụng thời gian đồng thời từ đó có thể chỉ ra những điểm chưa hợp lý khi sử dụng thời gian

a1 Lập nhật ký công việc

Một cách quan trọng để quản lý thời gian đó là bản thân cần tự nhận thức được mình đang sử dụng quỹ thời gian như thế nào Chúng ta

có thể kiểm tra chính xác điều này bằng cách ghi lại chi tiết từng công việc trong ngày So với việc ước lượng thời gian đã dành cho các công việc thì việc ghi chép tỉ mỉ lại công việc đã làm là ưu việt hơn

Lợi ích của lập nhật ký công việc: Đầu tiên, nhật ký công việc giúp

có được kết quả chính xác về thời gian đã sử dụng Nếu không ghi chép lại các công việc đã làm trong một ngày, chúng ta thường chỉ nhớ những việc quan trọng mình đã làm và thời gian sử dụng một cách tương đối trong khi lại dễ bỏ sót thời gian dành cho những việc nhỏ như giải lao uống cà phê, đọc tin tức giải trí, nói chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp

mà đôi khi những việc này lại tốn khá nhiều thời gian Bên cạnh đó, nhật

ký công việc là cơ sở để theo dõi, kiểm soát kết quả công việc và thiết lập kế hoạch làm việc trong khoảng thời gian tiếp theo Nhật ký công việc không chỉ giúp ghi lại toàn bộ công việc đã làm và thời gian sử dụng cho mỗi việc đó trong ngày mà còn giúp khám phá và phát triển khả năng của bản thân khi nhìn nhận mình đã làm được đến đâu, mình có thể làm tốt hơn điều gì vào ngày tiếp sau Ngoài ra, nhật ký công việc còn giúp ghi chép lại những ý tưởng sáng tạo, những phát hiện mới trong quá trình làm việc và giúp duy trì thái độ tích cực Khi chứng kiến kết quả làm việc mỗi ngày, các thành tích trong công việc ngày một tốt hơn, hiệu suất công việc cao hơn sẽ khiến bản thân vui vẻ, tinh thần tích cực từ đó đạt được thành công dễ dàng hơn

Công cụ lập nhật ký công việc: Người lập nhật ký công việc có thể

sử dụng công cụ truyền thống hoặc sự hỗ trợ của công nghệ để ghi chép lại một cách đầy đủ, chi tiết quá trình làm việc Với công cụ truyền

thống, cần chuẩn bị một cuốn sổ tay phù hợp cùng với bút viết để luôn thuận tiện mang theo người Với sự hỗ trợ của công nghệ, sổ nhật ký công việc có thể được mở trên ứng dụng Word, Excel hoặc một số phần mềm ứng dụng khác Nhật ký công việc dưới dạng bản mềm thường được ưa chuộng hơn do dễ dàng trong quản lý, lưu trữ và sử dụng, tuy nhiên tuỳ vào điều kiện và sự phù hợp của mỗi cá nhân mà lựa chọn công

cụ ghi nhật ký làm việc để thuận tiện và có hiệu quả

Để kiểm soát được cách thức sử dụng thời gian qua phân tích nhật

ký công việc thì nhật ký làm việc cần được ghi chép trong khoảng thời gian đủ dài, có thể là 3 ngày hoặc tốt hơn là trong vòng một tuần để có

đủ thông tin Các ngày ghi nhật ký công việc cần là những ngày làm việc điển hình, không nên là những ngày có các hoạt động đột xuất, khác thường như chuyến công tác, đi du lịch, nghỉ ngơi

Cách thức lập nhật ký công việc: Lập nhật ký công việc được tiến

hành như sau:

(i) Thiết kế sổ nhật ký công việc Tuỳ vào công cụ sử dụng, nhật ký công việc có thể được thiết kế trên sổ sách truyền thống hay bằng bản mềm Bảng nhật ký công việc thường gồm các nội dung cơ bản sau đây: Tên người thực hiện công việc, ngày ghi chép nhật ký, thời gian bắt đầu - thời gian kết thúc của công việc, tên công việc thực hiện, tổng thời gian

đã sử dụng để xử lý cho mỗi công việc đó, kiểm soát kết quả/mức độ hoàn thành công việc, xác định mức độ ưu tiên của công việc

Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc

Thời gian sử dụng

Kết quả công việc

Mức độ

ưu tiên

Ghi chú

1

Kết quả ƣu tiên Mức

60 Phân tích

thêm về khách hàng tiềm năng

Trong tổng số 24 giờ/1 ngày, một người đi làm sẽ dành khoảng 8 giờ cho việc ngủ, 9 giờ cho việc đi lại và làm việc, 1 giờ cho việc ăn uống, 30 phút cho việc tập thể dục, 2 giờ cho việc nghỉ trưa và giải trí,

30 phút dành cho bạn bè, 3 giờ cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đình Theo một cuộc khảo sát, 89% số người trả lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí

3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở lên Vậy chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian trong ngày? Theo dõi hoạt động hàng ngày của bản thân giúp có cái nhìn tổng thể khoảng thời gian dành cho các hoạt động khác nhau Đây là bước đầu

hiệu quả

Việc so sánh, kiểm soát kết quả sử dụng thời gian là cần thiết và cần được tiến hành định kỳ để có những điều chỉnh thích hợp đảm bảo đạt được kết quả như mong muốn Nên dành thời gian 5-10 phút mỗi cuối ngày và 15-30 phút mỗi cuối tuần để xác định tình hình phân bổ thời gian cho các công việc dựa trên dữ liệu từ nhật ký công việc Việc kiểm soát hàng tuần là thời điểm tốt để rà soát lại diễn biến và tập trung vào kết quả công việc của tuần cũng như xem xét định kỳ tiến bộ Từ nhật ký công việc, tiến hành phân tích tình hình phân bổ thời gian trên các khía cạnh sau:

(i) So sánh thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch và thời gian thực tế triển khai công việc: Khi đó có thể có 3 trạng thái xảy ra là thời

gian thực tế bằng thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế triển khai công việc ngắn hơn so với thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế lớn hơn so với kế hoạch, khi đó cần phân tích nguyên nhân chủ quan và khách quan để xảy ra tình trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp khắc phục

Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc

Công việc

Thời điểm bắt

đầu dự kiến

Thời gian

sử dụng

dự kiến

Thời điểm bắt đầu trên thực tế

Thời gian kết thúc

Ƣớc tính

có sát thực tế không (+/- phút)

(iii) Kiểm soát hiệu quả công việc: Ngoài việc so sánh thời gian

thực hiện, so sánh việc phân bổ thời gian, có thể kiểm soát hiệu quả công việc thông qua trả lời các câu hỏi xác định nhƣ: Tình hình thực hiện công việc nhƣ thế nào? Những công việc nào đã diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch

và công việc nào có thể làm tốt hơn Có công việc nào đƣợc ƣu tiên mà chƣa thực hiện và phải chuyển sang ngày hôm sau, tuần sau? Quá trình thực hiện công việc có đang diễn ra bám sát mục tiêu hay không Điều gì

khiến công việc diễn ra đi chệch hướng mục tiêu? Có tiến bộ gì trong việc sử dụng thời gian và hiệu quả công việc hay không Do đâu mà có tiến bộ này?

Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc

1 Công việc mục tiêu: Bạn đã bắt đầu mục tiêu số một của mình vào đúng thời

điểm dự kiến? Điều gì khiến bạn phân tâm không bắt tay vào làm việc? Lẽ ra bạn

đã có thể làm thế nào để tránh được sự xao lãng đó? Khi bị xao lãng, bạn mất bao lâu để có thể “phục hồi” và tiếp tục công việc? Bạn đã đạt được mục tiêu chính của mình ở mức độ nào? Những tính toán thời gian của bạn có thích đáng không? Bạn

có nên điều chỉnh nó trong tương lai?

2 Năng lượng làm việc: Khoảng thời gian lâu nhất bạn tập trung vào các ưu

tiên mà không bị gián đoạn? Khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất? Tại sao? Khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất? Tại sao?

3 Gián đoạn công việc: Có gián đoạn nào giá trị hơn những nhiệm vụ trong kế

hoạch của bạn không? Nếu có - và nếu chúng có khả năng lặp lại, hãy ghi thêm chúng vào danh sách các ưu tiên Gián đoạn nào “nặng nề” nhất? Điện thoại? Những người đặt yêu cầu? Các cuộc khủng hoảng? Tự áp đặt bản thân?

4 Các mối liên lạc: Những liên lạc theo kế hoạch của bạn có nhằm mục đích

phục vụ các ưu tiên? Các liên lạc đó có lâu hơn dự tính? Dữ liệu của bạn đã sẵn sàng? Bạn có liên lạc với đúng người? Người đó đã sẵn sàng cho công việc?

5 Công việc giấy tờ và thư điện tử: Bạn có dành thời gian kiểm tra mail trong ô

thời gian dự tính cho các ưu tiên? Bạn có mất thời gian vào giấy tờ bởi chúng được sắp xếp rất lộn xộn, phân loại kém hay thất thoát dữ liệu?

6 Uỷ thác: Bạn giữ công việc nào mà lẽ ra có thể ủy thác cho người khác?

Nguồn: Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson, 2012

b Phát hiện lãng phí thời gian

Quá trình kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát tình hình sử dụng thời gian thực tế giúp phát hiện ra những sai lầm mà người

sử dụng thời gian gặp phải trong quá trình thực hiện công việc Những sai lầm trong sử dụng thời gian dẫn đến sự lãng phí nguồn lực đặc biệt hữu hạn này Lãng phí thời gian chính là việc phân bổ, sử dụng thời gian một cách không hợp lý và việc phân chia thời gian đó không mang lại

hiệu quả tốt nhất cho công việc mà còn có thể mang đến hậu quả ngược lại

Ví dụ bắt đầu năm học mới, một sinh viên năm thứ hai đặt mục tiêu nâng điểm trung bình chung học tập từ 2,5/4 điểm lên 3,0/4 điểm và sau

1 năm nữa sẽ thi Toeic đạt 550 điểm Sau đó, trong một ngày, sinh viên này dành 2 giờ để chơi game, 1 giờ để xem phim, 2 giờ để đọc báo về tin tức của các thần tượng và sử dụng mạng xã hội để giải trí và 9 giờ để ngủ (nhiều hơn 1 giờ so với 8 giờ trung bình) Theo mô hình Eisenhower, các hoạt động chơi game, xem phim, đọc tin tức và sử dụng mạng xã hội để giải trí thuộc nhóm ô P4 không nên làm hoặc chỉ làm khi còn dư thời gian và chỉ chiếm tối đa 5% tổng thời gian Còn nếu sắp xếp theo mô hình ABCDE thì đây là những công việc cần loại bỏ (mức E) hoặc nếu còn dư thời gian thì làm (mức C) bởi những việc này không có tác động nào tới mục tiêu đã được đề ra Như vậy, một ngày sinh viên này đã để lãng phí 6 giờ và trong bốn năm đại học, số thời gian lãng phí có thể là 4x365x6 = 8760 giờ, đó chính là số giờ của một năm Vậy một năm lãng phí đó, bạn đã có thể cải thiện được kết quả học tập của mình, nâng cao được trình độ ngoại ngữ

Phát hiện sự lãng phí thời gian là việc tìm thấy những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích

Việc tìm ra những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích và nguyên nhân của sự lãng phí thời gian là cơ sở quan trọng để có các biện pháp phù hợp nhằm khắc phục được sự lãng phí thời gian Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian đó là: Sự trì hoãn; Ôm đồm công việc;

Di chuyển không cần thiết; Hành chính hoá; Họp hành; Bị động đến từ cấp trên và từ những người khác; Thư điện tử và công việc giấy tờ

c Tìm ra nguyên nhân lãng phí thời gian

Theo quan điểm của Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson (2009), nguyên nhân gây ra hiện tượng lãng phí thời gian được chia thành bốn nhóm như sau:

Nhóm A: Mục tiêu mơ hồ; Thông tin tồi; Quyết định bị gác lại; Chờ thời; Thiếu tin tức; Thiếu phản ứng; Làm theo nếp cũ; Đọc quá nhiều; Gián đoạn công tác; Điện thoại; Thiếu kế hoạch về thời gian; Hội học; Những cô thư ký đẹp; Cán bộ thiếu năng lực; Thiếu phân công; Thiếu kỷ luật bản thân; Khách khứa; Đào tạo nhân viên mới; Thiếu ưu tiên; Bị động theo kiểu "đột xuất"

Nhóm B: Các hội nghị định trước; Hội nghị đột xuất; Thiếu ưu tiên; Không biết phân công; Gián đoạn công tác; Nhân viên không dùng được; Thư tín lộn xộn; Thiếu kế hoạch; Ràng buộc với bên ngoài; Thiếu hệ thống phân loại tư liệu; Mệt mỏi; Chờ thời cơ; Điện thoại; Những bảng câu hỏi; Thiếu phương pháp xử lý công việc sự vụ

Nhóm C: Thư tín không có giá trị; Công việc giao tiếp; Hội họp vô ích; Thiếu tập trung; Thiếu công cụ quản lý; Đòi hỏi về thời gian; Người giúp việc bất lực; Nghỉ, uống cà phê; Bị động "đột xuất"; Thông tin mù

mờ khó hiểu; Hoãn việc lại hôm sau; Thiếu nhân sự văn phòng; Sức khỏe kém; Quan liệu và giấy tờ; Chạy theo những chương trình ưa thích; Thiếu ưu tiên

Nhóm D: Tham nhiều việc một lúc; Thiếu phân công; Tán gẫu nhiều quá; Hành động không hợp lý; Thiếu ưu tiên; Chỉ đạo trên diện rộng quá; Lấn quyền; Không biết cách từ chối; Thiếu kế hoạch; Quyết định độc đoán; Hoãn việc lại hôm sau; Tinh thần sút kém; Nhầm lẫn; Bộ phận thư ký tổ chức tồi; Liên lạc kém; Vui chơi tiếu lâm; Có trách nhiệm

mà không có quyền hạn

Có nhiều nguyên nhân sử dụng thời gian không tốt, dẫn đến lãng phí thời gian nhưng chủ yếu có thể kể đến những nguyên nhân chính như sau:

Không lập kế hoạch làm việc, thiếu các mục tiêu và ưu tiên thực hiện công việc: Đây là nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất

cho chúng ta trên các phương diện cả về học tập, nghề nghiệp, cá nhân Với suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó, bản thân không có mục tiêu nhất

định để lập kế hoạch làm việc, dẫn đến bỏ sót những công việc quan trọng, thường loay hoay khi làm việc và không biết tiếp theo phải làm gì dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng tới kết quả những công việc khác Việc có lập kế hoạch nhưng không có thứ tự ưu tiên trước sau, sẽ dẫn đến làm việc theo cảm hứng, có thể trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn vào không có thứ tự

Những nhiệm vụ không muốn làm, không biết bắt đầu từ đâu, sợ thất bại, cầu toàn: Đây là những nguyên nhân gây ra sự trì hoãn trong công việc, làm lãng phí thời gian Theo nghiên cứu về não bộ, sự trì hoãn

sẽ diễn ra theo 1 vòng lặp như sau (cơ chế trì hoãn): Cảm thấy khó chịu (khi chuẩn bị làm 1 việc nào đó); Đánh lạc hướng - Tìm kiếm thứ khác khiến mình bớt khó chịu (giải trí, thư giãn, dễ dàng Ví dụ: Facebook, Youtube, chơi game, đọc báo, xem phim, ); Cảm thấy dễ chịu tạm thời Kết quả là bạn sẽ liên tục "TRÌ HOÃN" và sẽ đắm chìm vào những thứ

dễ chịu, thay vì thực hiện công việc đã lên kế hoạch

Hộp 4.3: Ví dụ lãng phí thời gian do sợ thất bại,

không biết bắt đầu từ đâu

Nam và sếp của anh - Minh, đang dùng bữa trưa với nhau vào một ngày cuối tháng ba Minh bắt đầu “Phòng ta đã hoạt động rất tốt trong năm vừa rồi, nhưng công việc cần phải tốt hơn vào năm nay theo mục tiêu chúng ta đã ấn định” Ông

ta tiếp tục nói rằng Ông muốn Nam tạo ra một nhóm đặc nhiệm để tìm cách cải thiện quy trình làm việc của phòng “Tôi muốn nhóm này tìm cách hoạt động nhanh hơn, ít tốn kém hơn mà không làm giảm chất lượng Và tôi muốn có bản báo cáo trong ba tháng”

Nam nghĩ rằng Minh đã yêu cầu anh chỉ huy một nhóm đặc nhiệm quan trọng của Phòng Anh dè dặt Những người mà anh phải tuyển vào nhóm đặc nhiệm lại đặc biệt không thích anh, có thể vì anh là người mới, có thể vì anh trẻ hơn Nam nghĩ mình không thể thành công khi hợp tác với những người như vậy Điều gì xảy

ra khi họ không hợp tác Anh tự nhủ “có nhiều khả năng thất bại ở đây”

Vài tuần trôi qua Minh hỏi “Cậu đã có gì để báo cáo về việc cải thiện quy trình làm việc chưa vậy?” “Vẫn chưa” Nam nói “Tôi vẫn đang tổ chức mọi thứ” Thực tế Nam chưa làm gì cả

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất Cách suy nghĩ là mình còn nhiều thời gian, công việc cũng chưa khẩn cấp hay cho rằng “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” đã là suy nghĩ của rất nhiều người, nó làm cho chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại và nếu lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong các hoạt động Khi gặp một công việc không ưa thích, một công việc quá khó/quá dễ hay tính khẩn cấp công việc không quá cao chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác, đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc Vấn đề là chúng

ta đã trì hoãn hành động trong khi thụ động chờ đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai Chính sự trì hoãn nhiều lần dẫn đến việc thiếu trách nhiệm, phung phí thời gian cho những suy nghĩ

ỷ lại, phó mặc, ngày mai hãy lo để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc không đúng nơi, đúng lúc Ví dụ một sinh viên định dọn dẹp cho phòng học của mình gọn gàng nhưng vẫn chưa thực hiện được Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp nhóm, sáng thì phải làm bài tập tiểu luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm tra giữa kì Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ đã rối tinh lên

Sự trì hoãn làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm Việc hẹn giờ qua giờ, ngày này qua ngày khác, đến lúc công việc chồng chất sẽ dẫn đến choáng ngợp trước sự quá tải và phải loại bỏ những việc lặt nhặt nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến trạng thái căng thẳng, hiệu quả làm việc không cao, kết quả không được như mong đợi Việc quá cầu toàn và dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại nhiều lần, sẵn sàng lùi kế hoạch hành động vì những chi tiết không quá quan trọng đều ảnh hưởng đến quỹ thời gian hữu hạn của mỗi người và kết quả thực hiện các công việc khác

Ôm đồm công việc, không biết nói “không”: Nếu người khác có thể

dồn công việc hay vấn đề lên vai bạn, họ sẽ làm Đôi khi do quá cả nể,

không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác, sợ người khác phật ý

sẽ khiến kế hoạch của chính bản thân bị phá vỡ, tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết và do đó không đủ thời gian để làm nhiệm vụ chính của mình, Tình huống sau đây giúp mô tả về nguyên nhân dẫn đến sự lãng phí thời gian này

Hộp 4.4: Ví dụ lãng phí thời gian do ôm đồm công việc

Thu Minh là một nhân viên rất chăm chỉ và tích cực Cô sẵn sàng làm bất cứ việc gì để nhóm của cô thực hiện được mục tiêu

Khi Hoàng Lê, trưởng nhóm nói “Ai đó nên triển khai một bản đề xuất cho giai đoạn tới của dự án chúng ta” Hầu hết mọi người đều cúi xuống và nhìn vào sổ tay Hoàng Lê hỏi lại “Ai đó có thể làm được việc này hay không?” Thấy không có

ai tình nguyện Thu Minh liền nhận lời thực hiện nhiệm vụ đó như Cô vẫn luôn làm

Có thể dự đoán được cách xử sự của cô và những người trong nhóm vì họ đều biết rõ rằng nếu không ai chịu nhận công việc thì cuối cùng Thu Minh sẽ tình nguyện nhận việc đó Và khi cô thực hiện công việc xong thì công việc lúc nào cũng tốt đẹp vì cô là người tận tuỵ Vấn đề là ở chỗ Thu Minh gặp rắc rối trong việc hoàn tất công việc đúng hạn

Các cuộc gặp gỡ không cần thiết, khách không mời, các cuộc điện thoại, tin nhắn làm gián đoạn công việc: Việc tiếp xúc, dành quá nhiều

thời gian cho các cuộc gặp gỡ không cần thiết, tiếp khách không mời sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của các nhân và tổ chức, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn Biết rằng mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật, nhưng không phải vì vậy

mà chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi người Không ai là không có bạn bè, không có gặp gỡ giao lưu nhưng nếu không biết cách dừng lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải thiện được gì Vì đôi khi những cuộc gặp gỡ đó là không cần thiết hoặc người khách đó làm ảnh hưởng đến công việc đang diễn ra Như một nhóm bạn đi chơi cùng nhau, thường xuyên ăn uống, tiệc tùng tiêu tốn nhiều thời gian nhưng lại không thu được điều gì có ích trong khi đó chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc

Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian Một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu song nếu không biết cách phân

bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết thì mặc dù người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc dở dang mà chúng ta vẫn chưa hoàn thành theo đúng kế hoạch lại nhiều thêm Hay như khi đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi

từ bạn bè, người thân và việc nói chuyện không có trọng tâm, tình trạng

“nấu cháo” điện thoại mười mấy phút thậm chí đến vài giờ đồng hồ mỗi lần mà phần lớn không có giá trị nhiều trong khi công việc thì bị gián đoạn Trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển hiện nay thì điện thoại càng nhiều chức năng hơn, nhiều ứng dụng hơn, các trò chơi và tiện ích giải trí và nhiều người dành quá nhiều thời gian để cầm điện thoại trong tay, nhắn tin, nói chuyện, chơi game, lướt web, và bỏ công việc ở phía sau

Cuộc họp không cần thiết/kém hiệu quả: Tổ chức các cuộc họp hay

tham gia vào việc hội họp là một phần tất yếu trong hoạt động của tổ chức Chúng ta có thể bỏ ra 30-50% giờ làm việc của mình cho các cuộc họp và sẽ không phải là quá nhiều thời gian nếu như những cuộc họp đó

có hiệu quả cao và đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu Tuy nhiên khoảng thời gian đó cũng sẽ là quá nhiều và lãng phí nếu như hiệu quả của những cuộc họp này là không đáng kể Những cuộc họp lãng phí thời gian có thể kể đến như: Cuộc họp không cần thiết; Cuộc họp không theo một chương trình họp nào cả; Cuộc họp biến thành một buổi cãi vã, tranh luận; Cuộc họp chỉ có một hoặc hai cá nhân nói suốt buổi; Cuộc họp vượt quá thời gian đã định; Cuộc họp không đưa ra được quyết định hay cam kết hành động; Cuộc họp không buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ

Sử dụng thư điện tử (Email), mạng xã hội và công nghệ chi phối:

Đôi khi tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian, song khi cộng tổng các con số lại thì thấy chúng có thể đã chiếm dụng khá nhiều thời gian Internet, mạng xã hội cũng là những yếu tố làm

chúng ta mất tập trung trong công việc Mặc dù lợi ích của nó là không thể phủ định nhưng đó là khi biết cách sử dụng hợp lý Còn không, khi ngồi vào máy tính làm việc, lại đồng thời lướt web xem tin tức, mạng xã hội và chúng sẽ cuốn người dùng ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10 phút rồi nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa ” và cứ thế thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, kế hoạch không hoàn thành

Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng, lộn xộn: Điều

này sẽ làm mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu trong quá trình học tập, làm việc Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh Phòng làm việc bừa bộn, chứa đầy các tài liệu ít khi dùng tới, ngăn kéo bàn làm việc chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết, bàn học/bàn làm việc bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, sẽ gây ra

sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào học tập/làm việc và khó giữ được tinh thần làm việc tốt, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Xem xét về kết quả, kỹ năng, những gián đoạn trong việc sử dụng thời gian mà bạn gặp phải để xác định các nội dung cần thực hiện để cải thiện Sau khi tìm được những điểm cần thay đổi có thể tiến hành điều chỉnh lịch trình, kế hoạch làm việc theo đó để đạt được kết quả tốt hơn Nếu hàng ngày không hoàn thành được nhiệm vụ cần loại bỏ một số nhiệm vụ nhỏ nhặt để lấy chỗ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất Hay nếu thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày lại dành cho những nhiệm vụ ít quan trọng thì cần chuyển những công việc ít quan trọng này sang các khung thời gian khác

4.2 Khắc phục lãng phí thời gian

4.2.1 Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian

Từ điển tiếng Việt đã đưa ra định nghĩa, "khắc phục là làm cho cái không hay dần dần không còn nữa" Theo đó, tùy vào biểu hiện và

nguyên nhân khác nhau của sự lãng phí thời gian mà chúng ta có giải pháp phù hợp để giảm được sự lãng phí thời gian

Khắc phục sự lãng phí thời gian là quá trình thực hiện các biện pháp để làm giảm và tiến tới xóa bỏ hiện tượng sử dụng thời gian không hữu ích

Chúng ta đều biết số lượng thời gian mà mỗi người có được trong một ngày là như nhau và hữu hạn Trong tổng số thời gian quý báu đó, có người sử dụng hiệu quả từng giây phút để thực hiện các công việc của mình, có người lại loay hoanh trong việc tổ chức triển khai dẫn tới việc

sử dụng thời gian không hữu ích, làm lãng phí thời gian Lãng phí thời gian là điều không mong muốn và nếu hiện tượng lãng phí thời gian càng kéo dài thì sẽ càng gây ra những hệ quả tiêu cực như đình trệ công việc, không nâng cao được kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc, trượt khỏi

kế hoạch và mục tiêu đề ra, kết quả thực hiện công việc không như mong đợi, làm mất đi ước mơ, khát vọng và cảm giác thành công Do vậy, việc tìm ra các biện pháp thích hợp để làm giảm và tiến tới xoá bỏ hiện tượng lãng phí thời gian là điều tất yếu cần triển khai Các biện pháp được lựa chọn và thực hiện dựa trên nguyên nhân của hiện tượng sử dụng thời gian không hữu ích Cũng giống như bác sĩ khi chữa bệnh cho bệnh nhân, việc lên đơn thuốc, phác đồ điều trị cần dựa trên quá trình thăm khám và tìm ra nguyên nhân gây bệnh chứ không phải dựa trên biểu hiện của bệnh nhân

4.2.2 Vai trò của khắc phục lãng phí thời gian

(i) Cải tiến khả năng sử dụng thời gian của bản thân

Vai trò của khắc phục sự lãng phí thời gian chính là giúp tìm ra được các cách thức, biện pháp phù hợp với cá nhân, hoàn cảnh để cải tiến khả năng sử dụng thời gian của bản thân, từ đó giúp việc sử dụng thời gian được khoa học, hợp lý hơn, hiệu quả công việc cao hơn Qua quá trình kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian, chúng ta đã xác định được khả năng sử dụng thời gian của bản thân, phát hiện ra những bất cập trong sử dụng thời gian như là

sự trì hoãn trong công việc, họp hành, di chuyển không cần thiết do những nguyên nhân như không lập kế hoạch làm việc, không xác định hoặc không bám sát mục tiêu và thứ tự ưu tiên công việc, không biết nói không Từ những nguyên nhân đó, các giải pháp được thực hiện để điều chỉnh, cải tiến kế hoạch sử dụng thời gian, tổ chức triển khai sử dụng thời gian, giúp sử dụng thời gian có hiệu quả hơn

(ii) Nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống

Hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống được xác định bởi chất lượng thời gian của mỗi người Số lượng thời gian của mọi người trong một ngày là như nhau, nhưng ai cũng hoàn toàn có thể sử dụng nó hiệu quả hơn Khắc phục sự lãng phí thời gian chính là tổng hợp các biện pháp biến thời gian trở thành một giá trị sống thay vì chỉ là một khái niệm hay vòng lặp "hết ngày hôm nay lại sang ngày mai" Sử dụng thời gian không lãng phí khiến cho công việc đạt hiệu suất cao, đồng thời khiến cho cuộc sống có ý nghĩa hơn Thời gian trở thành giá trị sống khi không bị tiêu hao vô ích mà sử dụng hữu ích, với hệ quả là con người có nhiều thời gian hơn cho sức khỏe tốt; được sống bên cạnh những người thân yêu; cảm xúc tích cực vui vẻ, hài lòng; học tập để phát triển bản thân, nâng cao các kĩ năng thay vì thời gian nhiều dành cho giường bệnh; bận rộn đến mức rất lâu không gặp cha mẹ, con cái; cảm xúc tiêu cực cáu giận, bất an, lo lắng; không có thời gian học hỏi thậm chí cả thời gian để ăn, ngủ

Tuy nhiên, con người thường ý thức hơn về cách kiếm được và mất tiền Ví dụ: Nếu bị rơi 100 USD xuống sàn, chắc rằng người đó sẽ quay lại ngay và nhặt nó lên Nhưng nếu để lãng phí 100 phút thì lại cho là việc bình thường Chính vì chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của thời gian, nhiều người đã hủy hoại thứ tài sản lớn nhất cuộc đời trong vô thức, không hề hay biết Về tiền bạc, nếu có 100 USD nhưng lại tiêu pha như thể có 10.000 USD thì chắc chắn sẽ sớm phá sản Về mặt thời gian, nếu sử dụng thời gian lãng phí, áp dụng cách sống sai lệch thì sẽ rủi ro hơn rất nhiều, thứ bạn mất đi không chỉ là tiền mà chính là cả cuộc đời

Nhóm nghiên cứu bao gồm HalHershfield, Cassie Mogilner và Uri Barnea tại Trường Quản lý Anderson, trực thuộc Trường Đại học California, bang Los Angeles (Mỹ) đã tiến hành một dự án nghiên cứu

“Tiền hay thời gian quan trọng hơn ” Họ đã đưa ra câu hỏi này với hơn 4.000 người Mỹ ở độ tuổi, thu nhập, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân, gia đình khác nhau Sau khi hoàn thành một bài báo đăng trên tạp chí Khoa học Tâm lý và Tính cách xã hội, họ đã phát hiện ra rằng, hầu hết mọi người đều coi trọng tiền bạc hơn thời gian, trải qua 5 cuộc điều tra, kết quả cho thấy 64% trong số 4.415 người được hỏi đều chọn tiền bạc, nhưng thú vị là những người coi trọng thời gian lại hạnh phúc hơn Không những vậy, kết quả này còn chỉ ra rằng, những ai chọn tiền bạc dường như lại phải chịu sự kiểm soát chặt chẽ về mặt tài chính và vì vậy,

họ lại càng bất hạnh hơn Còn đối với những người già, những người đã

có gia đình hay các bậc cha mẹ thì thời gian ngày càng trở nên có ý nghĩa hơn với họ

Do đó, ý thức được sự lãng phí thời gian và nỗ lực đa chiều để khắc phục nó chính là cách để thời gian trở thành tài sản quan trọng nhất, cũng chính là biết cách làm thế nào để sống hạnh phúc hơn

(iii) Chủ động tương lai, đón nhận cơ hội

Ngạn ngữ Nga có câu: "Ngày đi, tháng chạy, năm bay Thời gian nước chảy chẳng quay về được" Mỗi thời khắc thời gian qua đi là không bao giờ lấy lại được Thời gian quý hơn tiền bạc rất nhiều Có thời giờ thì

dù ở hoàn cảnh nào, bạn cũng có thể kiếm ra được tiền bạc Nhưng dù giàu đến mức nào, bạn cũng không thể mua lấy được một phút

Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng chủ động thường xuyên kiểm soát

và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian để phát hiện kịp thời những sai lệnh hay sự lãng phí thời gian và nguyên nhân để khắc phục sẽ giúp cho mỗi thời khắc trôi qua vô ích được hạn chế Biện pháp khắc phục lãng phí thời gian sẽ giúp mỗi người có thể hành động ngay bằng cách này hay cách khác để đạt được mục tiêu thay vì trì hoãn thời gian Vì mọi hành động dù là lớn hay nhỏ được thực hiện sớm thì giá trị cho tương lai

hứa hẹn hơn Cơ hội không dễ dàng đến với bất kỳ ai, cơ hội đến có thể làm cho con người gặt hái nhiều thành công hay làm giàu từ đó Nếu không dùng thời gian để chuẩn bị các điều kiện đón nhận cơ hội thì nó có thể vuột khỏi tầm tay, khó có thể lặp lại

Tuổi trẻ cũng như thời gian chính là từng mảng ký ức qua mãi mãi không lấy lại được Khi còn trẻ, khi mỗi người có nhiều sức khoẻ và hoài bão cần chú trọng tránh những sai lầm để lãng phí thời gian, cần học hỏi nhiều hơn, lên kế hoạch cho những trải nghiệm cuộc sống và những hoạch định tương lai Và để thực hiện những kế hoạch có ích đó, không nên ngần ngại “đi vay” những giải pháp gia tăng giá trị thời gian để có một nền tảng vững chãi, làm chủ bản thân và từng bước leo lên những nấc thang thời gian cuộc đời đặt ra

4.2.3 Nội dung khắc phục sự lãng phí thời gian

Bản chất ở đây là giới thiệu các cách thức hay biện pháp nhằm khắc phục sự lãng phí thời gian Mỗi cá nhân đóng vai trò như là bác sĩ bắt mạch, chẩn đoán căn bệnh lãng phí trong sử dụng thời gian và nguyên nhân của sự lãng phí đó Nguyên nhân nào thì phương thuốc ấy để có thể trị tận gốc rễ của căn bệnh

4.2.3.1 Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên trong sử dụng thời gian Lập kế hoạch sử dụng thời gian kèm theo danh sách mục tiêu ưu tiên một cách bài bản, khoa học là giải pháp chữa căn bệnh lãng phí thời gian bắt nguồn từ khoảng trống trong kế hoạch sử dụng thời gian

Trên thực tế, có nhiều người gặp vấn đề trong lập kế hoạch sử dụng thời gian, ví dụ như kế hoạch không được rõ ràng, không khoa học và chi tiết, thứ tự ưu tiên trong sử dụng thời gian không được xác lập hoặc xác lập không chính xác, từ đó dẫn đến việc sử dụng thời gian không hiệu

quả Sẵn sàng hành động, bắt tay vào thực hiện công việc rõ ràng tốt hơn

so với sự trì hoãn nhưng nếu hành động mà không có kế hoạch sẽ dễ dẫn đến thất bại, không mang lại hiệu quả như mong muốn và làm lãng phí

thời gian Để khắc phục điều này cần phải lập kế hoạch làm việc và sử dụng thời gian của mình một cách tổng quát, kế hoạch hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày, sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định Thói quen phác thảo kế hoạch làm việc sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của cá nhân và tổ chức Chi tiết về lập kế hoạch sử dụng thời

gian đã được trình bày tại chương 2 của giáo trình

Việc phân bổ thời gian để lập kế hoạch làm việc được thực hiện theo nguyên tắc 10/90 nghĩa là dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn Khi lập danh sách các công việc

muốn làm cần đảm bảo Thiết lập mục tiêu rõ ràng và thứ tự ưu tiên sẽ

khắc phục lãng phí thời gian do sử dụng thời gian theo cảm hứng, phân tâm vì những việc lặt vặt và mất thời gian cho việc thứ yếu Sử dụng các cách thức phân chia công việc như: phương pháp thiết lập thứ tự ưu tiên ABCDE, Nguyên lý Pareto, mô hình Eisenhower đã trình bày ở chương 3

Để đạt hiệu suất cao trong công việc, cần tập trung vào những công việc/nhiệm vụ có giá trị và quan trọng nhất Đây là những ưu tiên hàng đầu xét về giá trị đóng góp cho bản thân hay cho tổ chức Một số câu hỏi

về mặt tổ chức được đặt ra để xác định công việc trọng tâm mỗi ngày: Đối với nhân lực của tổ chức thì nhiệm vụ chính được thuê để hoàn thành là gì? Tại sao lại được trả lương Hay đối với sinh viên thì nhiệm

vụ chính ở giảng đường là gì? Lý do mà có mặt và học tập tại đây

Hộp 4.5: Ví dụ nhiệm vụ chính của nhà quản lý

(1) Lập kế hoạch (quyết định chính xác những việc cần thực hiện)

(2) Tổ chức (nhân lực, tài chính và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch);

(3) Tuyển dụng (tìm kiếm những người phù hợp để làm việc và thực hiện các mục tiêu);

(4) Ủy quyền (đảm bảo rằng mọi người biết chính xác họ phải làm gì vào lúc

nào và với chất lượng ra sao);

(5) Giám sát (đảm bảo mỗi công việc được thực hiện đúng tiến độ và đạt yêu cầu về chất lượng);

(6) Đo lường (đặt ra các tiêu chuẩn và cột mốc cũng như lộ trình để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng);

(7) Báo cáo kết quả đạt được

Một số kỹ thuật thường được sử dụng để thiết lập các ưu tiên và thực hiện các nhiệm vụ chính, mục tiêu ưu tiên đã thiết lập:

Đặt ra áp lực: Lập danh sách những việc cần làm hàng ngày và tự

hỏi: “Nếu được cử đi khỏi thành phố trong một tháng kể từ ngày mai, thì những việc nào trong danh sách chắc chắn sẽ hoàn thành trước khi đi ”

Kẻ thù lớn nhất của việc quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân là “tập trung vào những việc nhỏ nhặt” Do mỗi người đều có khuynh hướng chọn lối đi ít bị cản trở nhất, với những nhiệm vụ và hoạt động nhỏ nhặt,

dễ dàng, vui vẻ, thú vị và hài lòng với vùng an toàn của mình cho một ngày mới, mà đó thường là những công việc không quan trọng Những điều làm vào đầu ngày thường dẫn dắt trong những giờ tiếp theo, dẫn đến việc dành toàn bộ thời gian vào những công việc nhỏ nhặt, vô nghĩa và sẽ

không đạt được điều gì có giá trị thực sự khi đã hết ngày làm việc

Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn khi có động lực đủ lớn: Hiệu suất công việc chủ yếu phụ thuộc vào sự lựa chọn, với một

động lực đủ lớn và quyết định của bản thân Ví dụ, một nhân viên A đi làm vào buổi sáng thứ Hai và được sếp thông báo là ông vừa trúng một

kỳ nghỉ miễn phí cho hai người ở một khu nghỉ dưỡng tuyệt đẹp cùng với

vé máy bay hạng nhất nhưng giải thưởng này lại bị giới hạn về thời gian

và cần phải được sử dụng ngay từ sáng ngày hôm sau trong khi ông lại đang rất bận Sếp đã đưa ra một thỏa thuận: nếu anh A có thể hoàn thành tất cả những việc quan trọng nhất vào cuối ngày thứ Hai, ông ta sẽ tặng

vợ chồng anh A kỳ nghỉ miễn phí này Nếu nhận được một phần thưởng hay động cơ như vậy, có thể chúng ta sẽ thấy kinh ngạc về khối lượng công việc mình có thể hoàn thành trong ngày, có thể được 20% công việc quan trọng nhất đã lên kế hoạch cho cả tuần Với một hình thức khuyến

khích như vậy, anh A không để lãng phí một phút nào, không tốn thời gian buôn chuyện với các đồng nghiệp mà bắt tay vào việc từ sớm, làm việc qua giờ nghỉ và tập trung tâm trí vào việc giải quyết các công việc

tồn đọng bằng cách hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất

Quy luật của số ba: Quy luật này cho biết dù có làm bao nhiêu việc

khác nhau trong một tuần hay một tháng, sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động chiếm tới 90% giá trị đối với công việc Nếu lập danh sách tất cả những việc mình làm trong một tháng, có thể nó sẽ bao gồm 20, 30 hay thậm chí 40 nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau Nhưng nếu xem xét danh sách đó một cách kỹ lưỡng từng đề mục một, sẽ thấy rằng chỉ có 3

đề mục trong cả danh sách chiếm 90% đóng góp vào công việc Lập danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm từ đầu tháng đến cuối tháng và trong

cả năm Sau đó, trả lời 3 câu hỏi được đưa ra sau đây: (i) Nếu chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho công việc? Nhiệm vụ quan trọng nhất - điều sẽ có đóng góp lớn nhất với công việc có thể sẽ hiện lên rõ ràng trước mắt từ danh sách Thường thì điều đó sẽ khá hiển nhiên cũng như với những người xung quanh Hãy khoanh tròn mục đó lại (ii) Nếu chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với công việc Thường thì đề mục này cũng sẽ rất

rõ ràng Có thể sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn một chút, nhưng nó thường

sẽ sớm hiện ra (iii) Nếu chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với công việc? Khi phân tích các câu trả lời của mình, sẽ thấy rõ rằng chỉ có ba việc mình làm chiếm gần như tất cả giá trị mà mình tạo ra Việc bắt đầu

và hoàn thành những nhiệm vụ này quan trọng hơn tất cả những việc khác Nếu không biết câu trả lời cho 3 câu hỏi này nghĩa là đang gặp vấn

đề nghiêm trọng về việc lãng phí thời gian Nhìn nhận lại hệ thống công việc của mình, trao đổi cùng người lãnh đạo, bạn bè đồng nghiệp, gia

đình để xác định được câu trả lời cho 3 câu hỏi trên

Prioritization - Kỹ năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Các

bước để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên:

- Xây dựng danh sách công việc tổng thể (Master checklist), sau đó

bẻ nhỏ ra thành danh sách công việc cần làm theo tháng, theo tuần, theo ngày Phải ghi ra, sắp xếp, trình bày rõ ràng chứ không "nhớ" trong đầu

- Sắp xếp đầu việc theo biểu đồ của Eisenhower: Quan trọng/Gấp

Trong đó: Quan trọng - Gấp: làm ngay, ưu tiên 1; Quan trọng - Không

gấp: quyết định khi nào sẽ làm những việc này và lên kế hoạch thời gian thực hiện rõ ràng; Gấp - Không quan trọng: giao việc này cho người khác; Không gấp - Không quan trọng: bỏ ra khỏi kế hoạch

Master checklist (Danh sách công việc tổng thể)

Hình 4.1: Danh sách công việc tổng thể

- Xây dựng danh mục công việc theo thứ tự ưu tiên hàng ngày, thực hiện cuối ngày hôm trước chuẩn bị cho ngày hôm sau Khi bắt đầu ngày mới, chỉ việc tập trung vào thực hiện các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên Mỗi ngày để tập trung tốt nhất chỉ nên đặt ra 3-4 ưu tiên vì quá nhiều ưu tiên khiến tâm trí xao nhãng

- Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhóm công việc có cùng tính chất, bằng phương pháp ABCDE Trong đó, A là quan trọng nhất, B là quan trọng, C là ít quan trọng Sau khi sắp xếp thành ABCDE rồi thì bắt đầu

đánh số thứ tự Ví dụ A1 là quan trọng và cần làm trước, rồi tới A2, A3, rồi mới tới B1, B2, B3, Cách này tạo ra thứ tự ưu tiên lần nữa

- Tiến hành việc quan trọng mà khó khăn nhất trước, không né tránh Đầu ngày, khi năng lượng đang dồi dào, hãy dành cho việc khó Sau khi hoàn thành việc này, tạo động lực làm tiếp các việc khác

- Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong cuộc đời bằng phương pháp 5/25 của Warren Buffet Có nghĩa là, trước hết ghi ra 25 mục tiêu trong cuộc đời (sự nghiệp, học hành, gia đình, giải trí ) Sau đó, suy nghĩ và chọn 5 trong số 25 mục tiêu đó đưa vào những mục tiêu sẽ tập trung thực hiện Phần còn lại đương nhiên nằm trong list các mục tiêu không cần để ý Cách này giúp những người có quá nhiều mục tiêu có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng, tránh loay hoay hay mất tập trung

- Tư duy linh hoạt (Agile Mindset) để tránh theo đuổi những mục tiêu không còn quan trọng trong hoàn cảnh, bối cảnh mới Ví dụ, công nghệ thay đổi hay hoàn cảnh và con người thay đổi thì mục tiêu cũng hoàn toàn phải thay đổi theo Khi thấy hoàn cảnh yêu cầu phải bỏ mục tiêu cũ và xây dựng mục tiêu mới, hãy làm điều đó một cách nhanh chóng, linh hoạt, không cần suy nghĩ quá phức tạp

Hộp 4.6: Nếu cuộc đời là chiếc bát rỗng, bạn sẽ bỏ cái gì vào trước tiên?

Chuyện kể rằng, tại một ngôi chùa ở chân núi có vị tiểu hoà thượng vô cùng siêng năng và chăm chỉ Dù là đi hoá duyên hay lo việc bếp núc thì từ sáпg ᵭến tối người này đều bận rộn không ngừng nghỉ Làm việc chăm chỉ là vậy nhưng nội tâm của tiểu hoà thượng lại giằng xé, quầng thâm mắt của cậu ngày càng đen Cuối cùng, cậu tìm đến sư phụ để hỏi những điều mình đã suy nghĩ bấy lâu nay Tiểu hoà thượng hỏi vị thiền sư: “Thưa sư phụ, con mệt mỏi quá, bất kể điều gì con cũng làm được nhưng sao chẳng thấy thành tựu gì cả, sao con lại cảm thấy mệt mỏi thế này Nguyên nhân tại sao ạ?”

Nghe câᴜ hỏi của đệ tử, vị thiền sư trầm tư một lúc rồi bảo người này mang cái bát thường ngày dùng để hoá duyên đến Thiền sư nói “Hãy ᵭể bát ở ᵭây Con đi lấy giúp ta vài qủa óc chó và bỏ đầy bát này nhé” Chưa hiểu được dụng ý của sư phụ nhưng tiểu hoà thượng vẫn làm theo lời thầy nói Cậu mang khoảng mười quả

óc chó và xếp đầy bát Lúc này, vị thiền sư hỏi đồ đệ” “Con còn có thể cho thêm quả óc chó vào bát được không?” Tiểu đồ đệ đáp: “Không thêm được nữa thầy ạ, bát này đã đầy rồi lại cho thêm vào nữa thì nó rơi hết ra ngoài mất” “Vậy con bốc thêm ít gạo qua đây” Thiền su nói tiếp Tiểu hoà thượng lại mang đến một ít gạo Khi rót gạo vào bát, dọc theo khe hở giữa những quả óc chó, thì có thể cho thêm được rất nhiều gạo vào Cứ tiếp tục, cho đến lúc gạo bất đầu roi ra thì tiểu hoà thượng mới ngừng Trong đầu cậu loé lên suy nghĩ: “À, thì ra vừa rồi bát vẫn chưa đầy” “Bát đã đầy chưa con?”, vị Thiền sư hỏi “Đầy rồi thầy ạ”, đệ tử đáp lại Vị thiền sư tiếp tục bảo cậu: “Con lại lấy một ít nước tới đây” Tiểu hoà thượng lại đi lấy nước, cậu lấy một gáo nước đổ vào trong bát, sau khi đổ vào nửa gáo nước, lần này ngay cả khe hở trong bát cũng đều bị lấp đầy hết cả Thiền sư hỏi tiểu đồ đề: “Lần này đầy chưa?” Tuy thấy cái bát đã đầy nhưng tiểu hoà thượng không dám trả lời Cậu không đoán biết được có phải sư phụ có thể cho thêm đồ gì vào nữa hay không Thiền sư cười nói: “Con lại đi lấy một muỗng muối qua đây” Vị thiền sư hoà muối tan vào trong nước, nước không hề bị chảy ra ngoài Tiểu hoà thượng dường như ngộ ra điều gì đó Thiền sư hỏi cậu: “Con nói xem cái bát này nói lên điều gì?” Tiểu hoà thượng nói: “Con biết rồi, điều này nói lên rằng chỉ cần tận dụng, xử lý thời gian hiệu quả, thì luôn sẽ có đủ thời gian để dùng” Tuy nhiên,

vị thiền sư cười và lắc đầu nói: “Đó không phải là điều ta muốn nói với con” Thiền sư lấy những thứ trong bát đặt vào chậu, lúc này chỉ còn một cái bát rỗng Ông thao tác chậm rãi, theo thứ tự ngược lại Trước tiên, ông cho một muỗng muối vào Sau đó ông rót nước, nước đầy rồi lại cho gạo vào trong bát Nước đã bắt đầu tràn ra ngoài Sau khi bát đựng gạo đầy rồi, Thiền sư hỏi tiểu đồ đệ: “Con xem, bây giờ trong bát còn có thể thả thêm quả óc chó vào không?” Ông tiếp tục: “Nếu như cuộc đời con là một cái bát, khi trong bát tất cả toàn là những chuyện nhỏ nhặt như hạt gạo này, thì quả óc chó lớn của con làm thế nào để vào đây?” Lần này thì tiểu hoà thượng mới hoàn toàn hiểu điều mà vị thiền sư muốn nhắn nhủ

Từ câu chuyện trên đây, vị thiền sư muốn nhắn nhủ chúng ta điều gì? Trong cuộc sống, nếu cả ngày chúng ta vất vả, bận rộn nhưng không việc gì có thể làm ta thoải mái, thì hãy bình tâm suy nghĩ Liệu chúng ta đã đưa quả óc chó vào bát trước chưa? Làm cách nào có thể phân biệt giữa quả óc chó và hạt gạo? Thực sự đời người rất hữu hạn Nếu trong quá trình sống con người để tâm vào những việc không cần thiết mà quên đi mất việc thực hiện những điều quan trọng, thì sẽ luôn cảm thấy cuộc sống thật nhàm chán và vô vị cũng như dành thời gian cả đời cho các loại gạo, muối, nước, để tâm vào những điều nhỏ nhặt thì sẽ không thể đưa quả óc chó vào bát được nữa, cũng giống như không thể làm được điều nên làm

Khi lập kế hoạch cần tránh số lượng công việc quá tải vào một ngày làm giảm hiệu quả công việc và sức khỏe của bản thân Khi sắp xếp lịch trình làm việc cần chú ý: (i) Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân; (ii) Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau; (iii) Luôn dành thời gian dự phòng cho những sự việc bất ngờ; (iv) Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm được những gì đã đề ra; (v) Giải quyết được tất cả các công việc tồn đọng để có thể kiểm soát được luồng công việc của mình Việc giải quyết công việc tồn đọng cần được đưa vào kế hoạch làm việc và được tiến hành thông qua các nội dung cơ bản sau đây: Xác định các công việc còn tồn đọng; Xác định việc tồn đọng nào cần được giải quyết trước; Sắp xếp thời gian, đặt trong lịch trình làm việc mỗi ngày để giải quyết một phần công việc tồn đọng; Xác định nguyên nhân gây tồn đọng công việc; Điều chỉnh và ngăn chặn tồn đọng công việc trong thời gian tiếp theo

4.2.3.2 Vượt qua sự trì hoãn

Vượt qua sự trì hoãn là giải pháp khắc phục lãng phí thời gian mà nguyên nhân là do không muốn làm, không biết bắt đầu từ đâu, e ngại thất bại, tê liệt vì sự cầu toàn

Trong cuốn sách “Thuật Quản lý thời gian”, tác giả Brian Tracy

(2021) đã viết: Người ta thường nói rằng “trì hoãn là kẻ đánh cắp thời gian” và mở rộng quan điểm này, người ta còn nói rằng “trì hoãn chính là

kẻ đánh cắp cuộc đời” Trì hoãn sẽ khiến chi phí thời gian, tiền bạc, sức khỏe, hiệu suất trở nên cao hơn

Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến

độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của mỗi người Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn vì ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian Nhưng nếu như tất cả đều trì hoãn, đâu là sự khác biệt giữa một người có hiệu suất cao và một người có hiệu suất thấp Người có hiệu suất cao trì hoãn làm những nhiệm vụ và hoạt

động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp trì hoãn làm những việc có giá trị lớn Do đó, để có thể đạt hiệu suất lớn nhất, phải quyết tâm vượt qua trì hoãn bằng cách “trì hoãn một cách sáng tạo”, "trì hoãn một cách thông minh" trì hoãn một cách chủ động càng sớm càng tốt

Hộp 4.7: Trì hoãn sự thoả mãn lại ngay

Trương Nhất Minh sinh năm 1983, là cựu sinh viên Đại học Nam Khai Chỉ trong 6 năm, từ một lập trình viên bình thường trở thành CEO công ty công nghệ nổi tiếng Ông là founder Bytedance, sở hữu hai sản phẩm nổi tiếng là ứng dụng đọc báo Toutiao và mạng xã hội TikTok Hiện tại, ông đang sở hữu khối tài sản trị giá 35,8 tỷ USD, đứng thứ 39 trong số những người giàu nhất thế giới "Trì hoãn

sự thỏa mãn" cũng là câu cửa miệng của Trương Nhất Minh, ông coi đây là phương châm sống và áp dụng hàng ngày trong cuộc đời mình

1 Mức lương chênh lệch khi mới ra trường thực sự không đáng kể Sau khi tốt

nghiệp, nhiều người sẵn sàng làm việc cho công ty nước ngoài, chứ không phải công ty mới thành lập lý do là vì ở đó nổi tiếng hơn, lương cao hơn Tuy nhiên, đây

là một tầm nhìn ngắn hạn Năm 2016, một doanh nhân đã hỏi ông: "Trong hơn 3 năm, ông đã đưa ra quyết định quan trọng nào để biến giá trị của Toutiao từ 100 triệu USD lên 10 tỷ USD?" Ông cho biết, hầu hết các quyết định đó được đưa ra trong vòng 3 tháng đầu kinh doanh Việc có trì hoãn được cảm giác thỏa mãn hay không sẽ quyết định việc có tầm nhìn dài hạn hay ngắn hạn

2 Công việc không phân ta - người, làm việc không phân biên giới Năm 2005,

Trương Nhất Minh tốt nghiệp đại học và gia nhập Kuxun - một startup đặt chuyến

du lịch trực tuyến Ban đầu, ông chỉ là một kỹ sư bình thường, sang năm 2, ông đã quản lý một đội khoảng 50 người, chịu trách nhiệm về back-end và một số đầu việc liên quan đến sản phẩm Mọi thứ tiến triển rất thuận lợi, không phải vì Trương Nhất Minh có kỹ năng tốt nhất, giàu kinh nghiệm nhất Bí quyết của ông nằm ở 2 việc, không phân biệt trong công việc và không bao giờ đặt ra ranh giới khi làm mọi việc Mặc dù lúc đó chỉ phụ trách phần kỹ thuật, nhưng nếu sản phẩm gặp vấn đề, ông cũng không ngại tham gia thảo luận tìm giải pháp Việc trì hoãn sự thỏa mãn sẽ

sẵn sàng chủ động làm nhiều việc hơn và rèn luyện nhiều hơn, thay vì lo lắng về việc: "Đây có phải là việc mình nên làm?"

3 Bốn lần lập nghiệp, đều không kiên trì đến cuối Trước khi thành lập Toutiao,

Nhất Minh đã 4 lần khởi nghiệp, nhưng không lần nào gắn bó đến cùng Ông đã sớm nhận ra: nếu việc khởi nghiệp không suôn sẻ, chẳng thà đập đi mà làm lại từ đầu Chủ động rời đi sớm, công ty sẽ có cơ hội tìm được người tốt hơn Trì hoãn

sự thỏa mãn sẽ giúp bạn nhìn về phía trước, không bị mắc kẹt ở thực tại

4 Thành lập Toutiao thay vì trở thành giám đốc điều hành Tencent Ông từng

được mời làm CEO của Tencent, nhưng ông nghĩ điều đó thật nhàm chán Thay vì quản lý một thứ có sẵn, ông muốn tự mình khởi nghiệp hơn Chưa đầy 1 năm sau khi thành lập Toutiao, Trương Nhất Minh nhận được lời mời đầu tư vô cùng hấp dẫn từ một vị đại gia Ông suy nghĩ cả tuần rồi quyết định từ chối vì ông cho rằng, nếu nhận lời giúp đỡ của đại gia, ông sẽ bị bó buộc vào hàng ngũ, khiến bản thân

bị giam cầm Hãy tìm cách đẩy mục tiêu tối ưu càng xa càng tốt, rồi nghĩ xem cuối cùng mình thu lại được bao nhiêu

5 Khi còn trẻ, đặt ra những mục tiêu cao hơn Trương Nhất Minh, có nhiều bạn

thậm chí còn giỏi hơn, nhưng trong 10 năm qua, không ai vượt qua ông bởi lẽ, sau khi tốt nghiệp, họ đặt ra những mục tiêu không cao Nếu không muốn trở nên tầm thường, phải có mục tiêu cao hơn Trì hoãn sự thỏa mãn sẽ giúp bạn có những mục tiêu cao hơn và đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn Có thể bạn tiến triển chậm trong vài năm đầu, nhưng nhìn lại sau 10 năm, chắc chắn sẽ rất khác Khi Trương Nhất Minh tốt nghiệp, ông đặt mục tiêu rất cao: "Kiếm được 1 triệu đầu tiên, phải kiếm được nhiều tiền nhờ khởi nghiệp" Ông làm vậy không phải vì ham muốn tiền bạc Cái ông cần là cảm giác chinh phục thử thách, đối đầu với những người giỏi Trương Nhất Minh cho rằng bản chất của việc trì hoãn sự thỏa mãn là khắc phục điểm yếu của con người Đây là một cách tu dưỡng lâu dài Càng trì hoãn sự hài lòng, bạn càng trở nên kiên nhẫn, tiêu chuẩn đề ra cũng cao hơn, mục tiêu cũng lớn dần Bạn có thể bình tĩnh và tập trung hơn trong công việc, không quan tâm đến lợi ích trước mắt Đối với bạn, được mất như không, thành công không kiêu, bại không nản

Sai lầm lớn nhất của con người là luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn nhất thường cũng là những nhiệm vụ có giá trị cao nhất Một số kỹ thuật có thể áp dụng để vượt qua hay ít nhất là kiểm soát sự trì hoãn như:

(i) Lập trình cho tinh thần: Tinh thần ở đây là quyết tâm và kỷ luật

“Làm ngay đi!” là những từ hiệu quả nhất có thể dùng để tăng cường năng suất của cá nhân Bất cứ khi nào thấy mình có xu hướng trì hoãn với một nhiệm vụ quan trọng, hãy nhắc lại với bản thân một cách đầy hứng khởi: “Làm ngay đi! Làm ngay đi! Làm ngay đi!” Kết quả là sau khi nhắc lại những từ này nhiều lần, bản thân sẽ thấy mình tự động bị thúc đẩy vào nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành nó trước khi

làm bất cứ việc gì khác

(ii) Hoàn thành các nhiệm vụ lớn hơn: Henry Ford từng viết, “Bất

kỳ mục tiêu nào cũng có thể đạt được nếu như chia nó thành một lượng thích hợp các phần việc nhỏ” (Trích theo Brian Tracy, 2021) Một trong những kỹ thuật hữu hiệu nhất là chia nhiệm vụ thành “các miếng vừa ăn” Lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những phần việc nhỏ phải làm theo thứ tự từ việc đầu tiên đến việc cuối cùng để hoàn thành nhiệm vụ Sau

đó, buộc mình làm việc “số 1” trong danh sách Có những khi quyết định bắt tay vào bước đầu tiên của một nhiệm vụ lớn sẽ khiến việc làm các bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn Có khi chỉ cần buộc bản thân bắt tay vào một nhiệm vụ chính sẽ lấy đà và năng lượng cần thiết để tiếp tục làm

việc cho đến khi hoàn tất

(iii) Phương pháp cắt lát salami: Có nghĩa là hoàn thành từng chút một Một biến thể của kỹ thuật “các miếng vừa ăn” nhằm vượt qua sự trì

hoãn được gọi là “phương pháp cắt lát salami” Cũng giống như việc không muốn ăn một cây xúc xích salami chỉ với một miếng, cũng sẽ không muốn hoàn tất một việc lớn chỉ trong một lần Thay vào đó, sẽ cắt lát nhiệm vụ để làm giảm quy mô của nó Sau đó cố gắng hoàn thành một phần công việc đã cắt lát trước khi làm việc khác Mỗi khi xử lý một nhiệm vụ chủ chốt, nhất là khi quá tải với những trách nhiệm cấp bách khác, hãy cố gắng hoàn thành một phần của nhiệm vụ Thường thì chiến thuật này sẽ giúp bắt tay vào dự án và khiến việc hoàn thành các phần việc tiếp theo dễ dàng hơn

(iv) Phương pháp phô mai Thụy Sĩ (The Swiss Cheese Method):

Khởi nguồn của phương pháp này được đề cập đến trong cuốn sách

“How to Get Control of Your Time & Your Life” của tác giả Alan Lakein (1974) Bắt đầu những hoạt động dễ dàng khi thực hiện một công việc lớn, đây là những hoạt động có thể hoàn thành nhanh chóng với ít

nỗ lực, điều đó làm cho công việc phần sau nhẹ hơn Giống như, khi đối mặt với căn bếp sau bữa tiệc, thức ăn thừa xếp chồng, bồn rửa đầy đồ bẩn, bám đầy dầu mỡ kèm theo đó là thời gian đã khuya, cảm giác mệt mỏi, mong muốn được nghỉ ngơi Hành động đơn giản là bỏ tất cả thức

ăn thừa, đổ rác, nhanh chóng thực hiện các phần việc để cho bát vào máy

rửa, theo đó phần việc còn lại không còn quá nhiều, ngay cả nếu bỏ cuộc thì phần việc vào ngày mới cũng nhẹ nhàng hơn

(v) Phương pháp loại bỏ những thứ không cần thiết: Kiểm tra lại

danh sách công việc xem phần việc nào không mấy quan trọng sau đó lựa chọn: loại ra khỏi danh sách công việc/ ủy nhiệm và ủy quyền/ gác lại đến khi đã hoàn thành mọi thứ khác Cũng giống như những đồ trang trí trên bánh ga tô trông đẹp mắt và có thể ăn được, nhưng những thứ đó gần như vẫn còn khi phần bánh đã được sử dụng

(vi) Chiến thuật Sandwich: Tách rời mọi thứ là cách tốt nhất để tiếp

tục và đi đúng hướng là một phương cách để đánh bại sự trì hoãn Một

kỹ thuật thành công để vượt qua sự trì hoãn là giải quyết công việc khó khăn trước tiên giống như bánh sandwich ăn phần vỏ trước Mỗi buổi sáng - khi con người ở đỉnh cao của năng lượng và sự tập trung là thời gian phù hợp để giải quyết phần việc khó khăn nhất với sự chuẩn bị từ đêm hôm trước (khoảng 30 phút) trước khi đi ngủ Nếu gặp rào cản của phần việc khó nhằn, có thể lấy động lực với phương pháp salami hoặc phương pháp phô mai Thụy Sĩ

(vii) Tập trung tâm trí: Earl Nightingale - một phát thanh viên nổi

tiếng người Mỹ, chuyên về chủ đề phát triển bản thân, truyền động lực,

đã nói: “Tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài.” Sự tập trung và khả năng xử lý một việc duy nhất là những yếu tố thiết yếu để đạt được mọi thành tựu lớn Tập trung nghĩa là khi đã bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm kiên trì với nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng Khả năng tập trung tâm trí vào cách sử dụng thời gian quan trọng nhất chính

là yêu cầu số một để thành công Con người có thể đáp ứng mọi yêu cầu khác bằng trí tuệ, khả năng và sự sáng tạo của mình, nhưng nếu không thể tập trung vào từng việc cụ thể, thì sẽ không thể thành công Cần phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên, một cách lần lượt và bỏ qua những việc thứ yếu Nếu không buộc bản thân tập trung toàn tâm ý vào những việc cụ thể, có thể mỗi người sẽ luôn chỉ làm những việc có mức