ĐỀ TÀI: Sử dụng nguyên lý Pareto để đánh giá cách thức sử dụng thời gian của bản thân. Nêu ưu nhược điểm của cách thức sử dụng thời gian của bản thân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ THỜI GIAN ĐỀ TÀI Sử dụng nguyên lý Pareto để đánh giá cách thức sử dụng thời gian của bản thân Nêu ưu nhược điểm của cách thức sử dụng thời gian của bản thân Giảng viên hướng dẫn LẠI QUANG HUY Nhóm thực hiện 2 Lớp học phần 2218HRMG2211 Khóa 2021 – 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ NGUYÊN LÝ PARETO 4 1 1 Nguồn gốc của nguyên lý Pareto 4 1 2 Khái niệm nguyên lý Pareto 4 1 3 Cách áp dụng nguyên lý Pare.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

- 

 -BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ THỜI GIAN

ĐỀ TÀI: Sử dụng nguyên lý Pareto để đánh giá cách thức sử dụng thời gian của bản thân Nêu ưu nhược điểm của cách thức sử dụng

thời gian của bản thân

Giảng viên hướng dẫn : LẠI QUANG HUY Nhóm thực hiện : 2

Lớp học phần : 2218HRMG2211

Khóa: 2021 – 2022

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ NGUYÊN LÝ PARETO 4

1.1 Nguồn gốc của nguyên lý Pareto 4

1.2 Khái niệm nguyên lý Pareto 4

1.3 Cách áp dụng nguyên lý Pareto trong quản trị thời gian và công việc 4

PHẦN 2: SỬ DỤNG NGUYÊN LÝ PARETO ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆN TẠI CỦA BẢN THÂN 6

2.1 Thực trạng cách thức sử dụng thời gian của bản thân 6

2.2 Sử dụng nguyên lý Pareto để đánh giá cách thức sử dụng thời gian hiện tại của bản thân 6

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 8

3.1 Ưu điểm 8

3.2 Nhược điểm 8

3.3 Giải pháp khắc phục 8

KẾT LUẬN 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 11

LỜI MỞ ĐẦU

Theo quan điểm của bạn, điều gì quý giá hơn mọi của cải, không thể đổi được bằng tiền và chẳng biết phải sở hữu bao nhiêu mới là đủ? Đáp án chính xác nhất có lẽ chính là thời gian! Thời gian – một thứ mà khó ai có thể định hình nhưng lại ban phát đều cho tất cả mọi người Ai cũng được sở hữu 24 tiếng đồng

hồ mỗi ngày, bởi vậy quan trọng hơn cả là cách bạn kiểm soát thời gian hiệu quả

Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng: "Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt!" Bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề cần phải giải quyết Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của bạn Nhưng thành thật mà nói nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao cho tốt hơn Chúng ta làm việc theo những kiểu nhất định chúng ta tìm cách để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng để mọi việc diễn ra như là chúng vốn thế

Để biết được bản thân sử dụng thời gian đã hợp lý chưa thì chúng ta phải làm cách nào? Một trong những cách quản lý thời gian tối ưu nhất đó là áp dụng

nguyên lý Pareto Vì vậy, nhóm 2 đã lựa chọn đề tài: "Sử dụng nguyên lý Pareto

để đánh giá cách thức sử dụng thời gian của bản thân Nêu ưu, nhược điểm của cách thức sử dụng thời gian của bản thân và giải pháp khắc phục".

PHẦN 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ NGUYÊN LÝ PARETO

1.1 Nguồn gốc của nguyên lý Pareto

Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh thế kỷ 19, đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cái

và thu nhập

Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học huyền thoại này đã phát hiện ra rằng nguyên tắc này không chỉ dùng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn của ông ta Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được

Từ khi quy luật này ra đời, nhiều nhà nghiên cứu khác đã phát biểu tương

tự như: 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội 20% số người lưu thông trên đường tạo ra 80% các vụ tai nạn, 20% tuyến đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ hằng ngày,…Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe thấy rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một doanh nghiệp

Cũng theo nguyên lý này, thay vì làm việc lan man và lãng phí thật nhiều thời gian của bản thân bạn và những người xung quanh, thì ta chỉ nên tập trung vào 20% những giá trị cốt lõi để thu lại 80% hiệu quả thay vì bỏ cả 80% công lực mà chẳng thu lại được bao nhiêu

1.2 Khái niệm nguyên lý Pareto

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi Nguyên tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học đáng kính Vilfredo Pareto Nguyên tắc chỉ rõ rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng

Nguyên tắc Pareto ngày càng phát triển và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý công việc và nguồn nhân lực Nguyên tắc Pareto có thể bao hàm được các nhận định như sau:

- 20% dân số kiểm soát 80% tài sản của một quốc gia

- 20% công nhân sẽ tạo 80% kết quả

- 20% khách hàng sẽ đóng góp khoảng 80% doanh thu cho doanh nghiệp

- 20% khiếm khuyết sẽ tạo ra 80% sự cố

- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

- …Và rất nhiều các nhận định khác

Tuy nhiên, không phải lúc nào nguyên tắc Pareto hay các con số này sẽ nhất nhất là 80 – 20 mà vấn đề ở đây đang nói đến là nguyên tắc này muốn đề cập đến hầu như tất cả mọi thứ trong cuộc sống chúng ta sẽ được phân phối không đồng đều (ví dụ: nỗ lực, phần thưởng hay đầu ra sản phẩm, doanh thu, )

Đặc biệt, nguyên tắc Pareto cũng là một sự phù hợp hoàn hảo để cho bạn quản lý thời gian và hạn chế tối thiểu sự lãng phí thời gian

1.3 Cách áp dụng nguyên lý Pareto trong quản trị thời gian và công việc

Khi đã hiểu rõ quy luật vận hành thế nào thì chúng ta nên áp dụng nó vào cuộc sống để giảm bớt gánh nặng và lãng phí thời gian vàng bạc của mình

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng nguyên tắc Pareto bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại Hoặc khi thực hiện bất cứ việc gì, hãy tập trung phần lớn thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và hiệu quả hơn

Điều đó có nghĩa là trong 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 8 điều không thực sự quan trọng Việc bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình

Một gợi ý các bạn có thể áp dụng là vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian viết ra danh sách việc cần phải làm vào ngày mai Sau đó, gạch bỏ để chọn

ra 1-2 điều quan trọng nhất phải ưu tiên làm trước và viết lên đầu danh sách Hãy cố gắng tập trung thực hiện nhiệm vụ đó trong buổi sáng Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác

Nếu bạn nhớ ra điều gì, hãy note ra giấy và thực hiện khi đã hoàn thành việc ưu tiên

Bằng cách quyết định rõ ràng, biết tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ không lãng phí thời gian rỗi và tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu

PHẦN 2: SỬ DỤNG NGUYÊN LÝ PARETO ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆN TẠI CỦA BẢN THÂN

2.1 Thực trạng cách thức sử dụng thời gian của bản thân

- Những công việc cần làm trong ngày:

 Sinh hoạt cá nhân (ăn, ngủ, vệ sinh cá nhân, tập thể dục, ): 10 tiếng/ngày

 Học tập (học trên lớp, làm bài tập về nhà, thảo luận nhóm, nghiên cứu tài liệu, học ngoại ngữ, ôn thi, ): 7-8 tiếng/ngày

 Làm việc nhà (dọn dẹp, đi chợ, nấu cơm, tưới cây,…):3 tiếng/ngày

 Luyện tập kĩ năng mềm: 1-2 tiếng/ngày

 Thư giãn, giải trí ( xem phim, nói chuyện với bạn bè, ): 1 tiếng/ngày

 Công việc phát sinh: thời gian còn lại

- Trong một ngày, em thường ưu tiên làm những công việc quan trọng trước Trong quá trình làm việc, em dành nhiều thời gian cho công đoạn quan trọng nhất Trước khi đi ngủ, em thường dành thời gian viết danh sách việc cần phải làm vào ngày mai Sau đó gạch bỏ để chọn ra 1-2 điều quan trọng nhất phải

ưu tiên làm trước và viết lên đầu danh sách

- Khi em nhớ ra điều gì đó, em thường note ra giấy và thực hiện khi đã hoàn thành việc ưu tiên Bằng cách quyết định rõ ràng, biết tập trung vào những việc ưu tiên, biết bỏ đi những việc không cần thiết, em sẽ không lãng phí thời gian và tập trung vào những việc thực sự giúp em đạt được mục tiêu

- Bản thân em đã lập kế hoạch nhưng thực hiện không triệt để vì nhiều lý

do như trì hoãn công việc, gián đoạn và quá tải công việc Dành quá nhiều thời gian để thỏa mãn nhu cầu cá nhân

- Em nhận ra rằng bản thân có nhiều người quen và bạn bè xung quanh nhưng lại không đem lại cho em niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống Chỉ có

những người thân trong gia đình mới thực sự quan tâm đến mình và luôn mong muốn điều tốt đẹp nhất đến với em Số còn lại phần nhiều đều là những mối quan hệ xã giao, bạn trên mạng xã hội, hoặc những người có liên lạc nhưng không mấy thân thiết Khi nhận ra điều này, nhìn lại bản thân và em nhận ra mình đã dành quá nhiều thời gian để tiếp chuyện, xã giao và chiều lòng những người không hề thực sự quan tâm đến mình Còn những người thân thiết, những người thực sự quan tâm đến em, mang lại hạnh phúc của em thì em lại thường dửng dưng, cho tình cảm ấy là hiển nhiên mà hiếm khi nhắn tin, gọi điện, nói chuyện Chính vì vậy em dành thời gian của mình bên cạnh người thân và bạn

bè, có những cuộc đối thoại sâu sắc, học và thử nghiệm càng nhiều điều mới càng tốt, trân trọng từng phút giây ở hiện tại Đó mới là điều thực sự hạnh phúc

2.2 Sử dụng nguyên lý Pareto để đánh giá cách thức sử dụng thời gian hiện tại của bản thân

Nguyên lý Pareto hay còn gọi là nguyên tắc 80/20, giúp em quản lý quỹ thời gian bị giới hạn Đề tận dụng tối đa thời gian của mình, em đã áp dụng nguyên lí này bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước

mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại Hoặc khi thực hiện bất cứ việc gì, thì tập trung phần lớn thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và hiệu quả hơn Điều đó có nghĩa là trong 10 điều quan trọng mà bản thân thực hiện trong hôm nay thì có 8 điều không thực sự quan trọng Việc cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất

và bắt đầu thực hiện chúng Nếu bản thân không tập trung vào 20% đó, cuối cùng sẽ để lãng phí 80% thời gian của mình

Với em, các công việc thuộc 20% quan trọng là các công việc liên quan đến học tập, làm bài tập Đây là những việc ưu tiên hàng đầu, cần thực ngay và cần lên kế hoạch rõ ràng để đạt được hiệu quả cao Còn các công việc thuộc 80% ít quan trọng hơn như: sinh hoạt cá nhân, làm việc nhà, thư giãn giải trí, luyện tập kĩ năng mềm, Những công việc này mang lại ít giá trị hơn, nên không cần dành nhiều thời gian và có thể lược bỏ

Nguyên lý Pareto có vai trò như là một yếu tố hướng dẫn Do vậy, điều cốt lõi là em cần phải biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, và việc nào đem lại giá trị cao nhất

Khẩn cấp và quan trọng: Deadline các bài thảo luận, bài tập về nhà Đây

là các hoạt động hoặc các vấn đề quan trọng và yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nên em sẽ dành thời gian để hoàn thành trước để có thể thực hiện các công việc khác dễ dàng và hiệu quả hơn

Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Luyện khả năng ngoại ngữ; đọc

trước giáo trình các môn sắp học; đọc thêm sách; ôn thi Đây là những công việc

em dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao Những công việc này thì không cần sự vội vàng, gấp gáp, nên em thường thực hiện chúng một cách thư thả nhưng vẫn đảm bảo thận trọng trong từng chi tiết

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nấu cơm, dọn dẹp nhà cửa là những

việc không liên quan đến mục đích riêng của em Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng không quá mất nhiều thời gian và không thực

sự quan trọng Chính vì vậy, em có thể trì hoãn, cắt giảm chúng, hoặc có thể uỷ thác cho những người khác làm thay để không bị ảnh hưởng tới những việc quan trọng khác

Không khẩn cấp và không quan trọng: Lướt web, facebook, tiktok, xem

youtube, xem phim Đây là những việc làm gián đoạn và phân tâm nên em chỉ dành cho chúng khoảng thời gian tối thiểu đủ để đáp ứng nhu cầu giải trí của bản thân Đối với tính chất những công việc này, điều đầu tiên em làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Nếu câu trả lời

là “sẽ không phát sinh” thì sẽ bỏ qua, để đỡ mất thời gian

=> Đây là một nguyên lí giúp cho em là một sinh viên và đang đi làm thêm có thể lập kế hoạch vừa học vừa làm cho chính bản thân để không bị trễ nải trong việc học và việc làm Hơn nữa, việc áp dụng nguyên lí này có thể giúp em vận dụng tối đa thời gian của mình, quản lí thời gian một cách hiệu quả hơn và có

thể giúp em tránh được tình trạng thiếu ngủ và kiệt sức khi vừa làm vừa học quá nhiều

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN CỦA BẢN

THÂN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

3.1 Ưu điểm

- Bản thân em đã xác định được các công việc cần thực hiện, mức độ quan trọng của từng công việc và đã ghi chép, đánh dấu lại những công việc, đầu mục cần thiết

- Em đã chia quỹ thời gian của mình ra cho công việc, gia đình, bạn bè, bản thân;

- Khi áp dụng nguyên lý Pareto, quỹ thời gian và nguồn lực được phân bố một cách cân đối, hiệu quả hơn Bản thân em sau khi áp dụng nguyên lý Pareto vào quản trị thời gian đã giúp công việc hắng ngày được sắp xếp có hệ thống hơn, đồng thời em có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình bằng cách quyết định xem cần tập trung sự chú ý vào điều gì Điều này cho phép em dành ít sự chú ý hoặc bỏ qua mọi thứ khác không cần thiết.Nhờ đó,

em có thể tận dụng được tối đa quỹ thời gian của bản thân để hoàn thành được các công việc của bản thân một cách tốt nhất với những mục tiêu đã đề ra Không những vậy, khi công việc được thuận lợi thì những yếu tố khác cũng sẽ được cải thiện Điều này đã giúp cho em chủ động hơn trong việc thực hiện các công việc và tạo động lực cho bản thân mỗi ngày Chất lượng cuộc sống của bản thân em cũng vì thế mà được nâng cao, công việc quan trọng không bị trì trệ, lãng quên; năng suất cao hơn; không bị mất quá nhiều thời gian vào việc không cần thiết,…

- Việc sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của từng công việc còn giúp em tránh được tình trạng kiệt quệ vì công việc hay đau đầu vì việc đưa ra các quyết định xem việc nào nên làm trước, việc nào làm sau Và vì thế mà em

có nhiều năng lượng tích cực hơn giúp bản thân thúc đẩy được những tiềm năng của mình để có hể đạt được những thành tựu cho riêng mình

3.2 Nhược điểm

- Đôi khi em vẫn còn lúng túng trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc Những thói quen xấu và suy nghĩ ỷ lại, chùng chình trong công việc khiến cho em mất nhiều thời gian hơn để giải quyết chúng Đó là chưa kể đến, công việc của ngày hôm nay nhưng vì nhiều lí do khác nhau mà em trì hoãn hết ngày này đến ngày khác

- Vì không tập trung giải quyết một công việc, làm mỗi việc một chút điều

đó khiến em không thể hoàn thành dứt điểm một công việc nào cả

- Những công việc quan trọng luôn mất nhiều thời gian để suy ngẫm và giải quyết thỏa đáng, khiến em mất đa số thời gian của ngày và thể lực để làm những việc như vậy khi đến những công việc còn lại, em sẽ chịu những áp lực

và sự mệt mỏi nên khó tìm ra được kết quả

- Những công việc bất ngờ phát sinh trong cuộc sống làm ảnh hưởng đến

kế hoạch sắp xếp ban đầu khiến bản thân em phải dành nhiều thời gian để giải quyết chúng và không có đủ thời gian để làm những việc thực sự quan trọng

- Em cũng nhiều lần mắc phải sai lầm khi tập trung toàn bộ sự chú ý vào 20% và hoàn toàn quên đi những phần trăm ít quan trọng hơn còn lại

3.3 Giải pháp khắc phục

- Xác định đối tượng ưu tiên: Việc xác định điều gì quan trọng nhất cần làm

là rất quan trọng Thay vì vô thức thực hiện các công việc thường nhật theo thói quen, hãy học cách cắt giảm những việc không có ích, đi tìm việc thực sự cần thiết để làm Chúng ta phải xác định xem trong số những công việc phải làm cái nào mang lại cho bản thân giá trị cao nhất thì hãy ưu tiên trước nhất, những việc không mang lại nhiều giá trị và hiệu quả thì hãy xếp sau và bỏ qua nó Rút ngắn hoặc cắt giảm những công việc không cần thiết, tối ưu hóa công việc cần làm

- Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết: note lại những công việc cần thực hiện trong ngày Điều này giúp ta kiểm soát được khối lượng công việc cần giải quyết