ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN CỦA BẢN THÂN. ÁP DỤNG VÀO QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN

BTL Quản trị thời gian GVHD Lại Quang Huy BTL Quản trị thời gian GVHD Lại Quang Huy TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN CỦA BẢN THÂN ÁP DỤNG VÀO QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN Giảng viên hướng dẫn LẠI QUANG HUY Nhóm thực hiện 2 Lớp học phần 2218HRMG2211 Khóa 2021 2022 Mục lục A LỜI MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG 2 PHẦN 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN 2 1 1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm ủy quyền 2 1 1 1 Khá.

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC



BÀI THẢO LUẬN:QUẢN TRỊ THỜI GIAN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN CỦA BẢN THÂN ÁP DỤNG VÀO QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA BẢN

THÂN.

Giảng viên hướng dẫn : LẠI QUANG HUY Nhóm thực hiện : 2

Lớp học phần : 2218HRMG2211

 Khóa : 2021-2022 

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 2

PHẦN 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN 2

1.1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm ủy quyền 2

1.1.1 Khái niệm 2

1.1.2 Vai trò 2

1.1.3 Các cấp độ ủy quyền 2

1.2 Nội dung của ủy nhiệm, ủy quyền 3

1.2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 3

1.2.2 Triển khai ủy nhiệm, ủy quyền 4

1.2.3.Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền 4

PHẦN 2: PHÂN TÍCH KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN CỦA BẢN THÂN 5

2.1 Thực trạng kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân 5

2.1.1.Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền 5

2.1.2 Triển khai ủy nhiệm, ủy quyền (quá trình giao việc) 7

2.1.3 Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền 8

2.2 Áp dụng ủy nhiệm, ủy quyền trong quản trị thời gian của bản thân 9

PHẦN 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIÚP CẢI THIỆN KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 12

C KẾT LUẬN 14

A LỜI MỞ ĐẦU

Thời gian là hàng hóa quý giá nhất của bạn Dù bạn cố gắng thế nào đi nữa, bạn không thể tự làm mọi thứ, ôm đồm nhiều công việc sẽ giảm hiệu quả, không đạt được kết quả như bạn mong muốn Chính vì vậy chúng ta cần phải biết ủy nhệm,

ủy quyền trong xử lý công việc để quản lý thời gian cá nhân tốt hơn cung như để đạt được hiệu quả mà ta mong muốn Ủy quyền, ủy nhiệm là những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân, sử dụng thời gian hiệu quả hơn Để sử dụng những

kỹ năng trên hiệu quả hơn, sau đây chúng em mời thầy và các bạn đến với bài thảo luận của Nhóm 2 chúng em!

Bài thảo luận gồm 3 phần:

Phần 1: Một số lý luận về ủy quyền, ủy nhiệm

Phần 2: Phân tích kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền.

Phần 3: Một số kiến nghị giúp cải thiện kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền trong quản trị thời gian của bản thân.

B NỘI DUNG

PHẦN 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN

1.1 Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm ủy quyền

1.1.1 Khái niệm

- Khái niệm ủy nhiệm: Ủy nhiệm là quá trình giao nhiệm vụ tới nhân viên trong phạm vi công việc mà nhân viên đó thực hiện

- Khái niệm ủy quyền:

 Ủy quyền là quá trình chuyển giao quyền lực cho nhân viên để nhân viên có thể thực hiện được công việc trong phạm vi trách nhiệm của bản thân

 Ủy quyền là việc chia sẻ quyền hạn, việc ủy quyền xảy ra khi cấp dưới được giao trách nhiệm và quyền hạn trong việc đưa ra một số quyết định mà những quyết định này trước đây do người quản lý thực hiện

1.1.2 Vai trò

- Với nhân viên:

 Nhân viên có cơ hội được làm giàu công việc, được tiếp cận và trực tiếp thực hiện những công việc trong phạm vi của mình

 Nhân viên có cơ hội học hỏi, cải thiện năng lực bản thân trong công việc

 Nhân viên có cơ hội được thăng tiến trong công việc

- Với nhà quản lý:

 Nhà quản lý có thời gian tập trung vào công việc quản lý

 Tạo điều kiện đào tạo, phát triển nhân viên qua công việc

 Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người Nhân viên cảm thấy thỏa mãn và dễ đồng tình hơn

1.1.3 Các cấp độ ủy quyền

- Ủy quyền hoàn toàn

 Đây là cấp độ cao nhất

 Cấp độ này có thể được thực hiện khi nhân viên được ủy quyền là những người lành nghề/ thành thạo công việc được ủy quyền

- Ủy quyền chủ yếu

 Ở mức độ ủy quyền này, nhà quản trị giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót hoàn thành công việc

 Nhà quản trị cũng xác định rõ thời gian gặp gỡ để thảo luận về mức độ tiến

bộ của người được ủy quyền trong quá trình hoàn thành công việc

- Ủy quyền giới hạn

 Nhà quản trị giao việc cho người được ủy quyền, yêu cầu xây dựng các phương án để triển khai công việc

 Nhà quản trị sẽ cùng nhân viên trao đổi về các đề xuất

- Ủy quyền tối thiểu

 Nhà quản trị chỉ ra lệnh cho nhân viên phải làm gì và làm như thế nào

 Không trao cho họ quyền quyết định trong quá trình thực hiện công việc

- Không ủy quyền gì cả

 Nhà quản trị tự thân thực hiện những công việc

 Nhà quản trị không tin tưởng nhân viên để giao cho họ quyền thực hiện công việc

1.2 Nội dung của ủy nhiệm, ủy quyền

1.2.1 Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Xác định các nhiệm vụ cần ủy quyền, mức độ ủy quyền cho từng nhiệm vụ

- Xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Phân tích nhiệm vụ

- Phân tích năng lực của các cá nhân trong đơn vị

1.2.2 Triển khai ủy nhiệm, ủy quyền

- Người ủy quyền cần trao đổi để làm rõ được tầm quan trọng của công việc được

ủy thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thỏa thuận các quy trình báo cáo phản hồi đánh giá

- Trong giai đoạn này, việc làm rõ, phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn, và thời hạn thực hiện công việc là nhiệm vụ quan trọng

- Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan

1.2.3.Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền

- Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền là hoạt động không thể thiếu nhằm đảm bảo kiểm soát tốt công tác ủy nhiệm, ủy quyền trong tổ chức, xử lý kịp thời những phát sinh, rủi ro có thể xảy ra

- Nội dung đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền:

 Đánh giá mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

 Đánh giá quá trình ủy nhiệm, ủy quyền

 Đánh giá kết quả ủy nhiệm, ủy quyền

PHẦN 2: PHÂN TÍCH KỸ NĂNG ỦY NHIỆM, ỦY QUYỀN CỦA BẢN THÂN

2.1 Thực trạng kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân

- Trong cuộc sống hằng ngày, việc ủy nhiệm ủy quyền thường xuyên diễn ra khi chúng ta không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các công việc Hay khi là người đứng đầu một nhóm, một tập thể thì kỹ năng ủy nhiệm ủy quyền cũng là một

kỹ năng không thể thiếu giúp chúng ta tận dụng quỹ thời gian eo hẹp, nâng cao hiệu quả công việc chung Là một sinh viên đại học, kỹ năng ủy nhiệm, ủy quyền của bản thân em được thể hiện rõ nhất với vai trò nhóm trưởng chịu trách nhiệm dẫn dắt và điều phối các thành viên hoàn thành tốt nhất các đề tài thỏa luận được giao Đối với vai trò này, việc ủy nhiệm ủy quyền được tiến hành theo các bước như sau:

2.1.1.Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

- Các nhiệm vụ cần ủy quyền:

 Nhóm trưởng ủy quyền cho các thành viên trong nhóm làm bài thảo luận Sau khi nhận đề tài thảo luận của nhóm mình, nhóm trưởng phân công công việc cho từng thành viên Nhóm trưởng xác định rõ mục tiêu cần đạt được với từng nhiệm vụ Chẳng hạn đối với bạn làm nội dung cần độ chính xác cao, đúng trọng tâm, tránh lan man, dài dòng, sai kiến thức Đối với bạn làm powerpoint cần làm chỉnh chu, ngắn gọn về nội dung, sinh động về hình thức Đồng thời nhóm trưởng cần biết nhìn nhận đánh giá năng lực của từng thành viên để ủy quyền nhiệm vụ phù hợp vừa giúp hoàn thành tốt nhất bài thảo luận, vừa phát triển được năng lực của các thành viên

- Đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền:

 Đối tượng nhận ủy nhiệm ủy quyền là các thành viên trong trong nhóm 2 cụ thể: Trương Hằng làm word, thuyết trình Thanh Hà, nội dung Ngọc Hiệp…

- Phân tích nhiệm vụ:

 Những nhiệm vụ có mức độ phức tạp là làm powerpoint vì pp cần tóm tắt lại nội dung từng phần, tìm hình ảnh minh họa, template, thiết kế hiệu ứng, căn chỉnh màu sắc,… chính vì vậy đây là nhiệm vụ rất phức tạp, đòi hỏi người làm phải là người nhanh nhẹn, có sáng tạo, biết chắt lọc nội dung

 Những nhiệm vụ có mức độ quan trọng là làm word vì cần tổng hợp tất cả các nội dung của các thành viên lại, trình bày khoa học, đúng thứ tự… Word chính là kết quả bản cứng của cả nhóm nên người làm word là người có đức tính cẩn thận, kĩ càng, chăm chỉ, có khả năng tổng hợp nội dung

- Phân tích năng lực của các cá nhân trong nhóm:

 Mục I: Thành viên có mức độ sẵn sàng cao: muốn tham gia làm word nhưng năng lực lại hạn chế, không có tính kiên nhẫn, làm việc còn cẩu thả, chưa tập trung và không có laptop Trong trường hợp này nhóm trưởng cần xem xét mức độ ủy nhiệm tối thiểu cho thành viên này, có thể ủy nhiệm nhiệm vụ cùng 1 bạn khác, và luôn giám sát, theo dõi thành viên trong suốt quá trình thực hiện công việc

 Mục II: Thành viên không có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ và không sẵn sàng nhận nhiệm vụ Trong trường hợp này nhóm trưởng có thể ủy nhiệm cho thành viên làm những công việc đơn giản, dễ dàng như làm lý thuyết Nhóm trưởng cần đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của thành viên đó để có cách bố trí nhiệm vụ phù hợp cho những bài thảo luận sau

 Mục III: Thành viên có năng lực nhưng không muốn thực hiện công việc Trường hợp này nhóm trưởng cần sử dụng quyền lực của mình để tạo sức ép, thúc đẩy nhân viên nhận nhiệm vụ, chịu trách nhiệm với công việc

 Mục IV: Thành viên trong nhóm vừa có năng lực lại vừa sẵn sàng nhận nhiệm vụ Những thành viên này là những người sẵn sàng đương đầu với khó khăn, tự tin với năng lực của bản thân Nhóm trưởng nên ủy nhiệm hoàn toàn

để thành viên đó có toàn quyền thực hiện công việc

2.1.2 Triển khai ủy nhiệm, ủy quyền (quá trình giao việc)

- Làm rõ tính chất quan trọng của công việc, kết quả mong đợi, quyền hạn và

trách nhiệm của người được uỷ quyền

Tính chất và kết quả mong đợi

 Là một bài thảo luận nhóm sau khi học xong một chương thì mang tính chất của một bài tổng kết lại kiến thức đã học giúp các thành viên trong nhóm ôn lại kiến thức, suy ngẫm và vận dụng trực tiếp vào thực tế, trình bày và thảo luận với thầy và cả lớp để cùng nhau nhìn nhận lại lượng kiến thức mà bản thân mỗi thành viên đã học và tiếp thu được

 Kết quả mong đợi là các thành viên sau khi được nhóm trưởng phân công sẽ tìm hiểu và nhớ lại kiến thức đã học để từ đó hoàn thành tốt nhiệm vụ được

uỷ nhiệm uỷ quyền, góp phần tạo nên một bài thảo luận có kết quả tốt

- Phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của người được uỷ nhiệm, uỷ quyền

Mỗi thành viên sẽ có quyền hạn và trách nhiệm riêng với nhiệm vụ mình được giao Những thành viên làm các mục trong bài thảo luận khác nhau sẽ có quyền hạn và trách nhiệm khác nhau Cụ thể như sau:

 Thành viên làm nội dung của bài thảo luận phải đảm bảo làm đúng và đầy đủ bài tập, phần việc mà nhóm trưởng đã phân công một cách có trách nhiệm Các thành viên có quyền đóng góp ý kiến và thảo luận với những người làm phần tương tự, liên quan hoặc với nhóm trưởng Phải nắm bắt được yêu cầu, mục tiêu của bài thảo luận và vận dụng đúng lý thuyết đã được học, hiểu biết của bản thân để hoàn thành tốt bài thảo luận

 Thành viên làm word, powerpoint và thuyết trình có quyền hạn góp ý và phối hợp với thành viên làm nội dung, dùng thông tin và bài làm của phần nội dung để hoàn thành bài thảo luận cuối cùng và làm thành phần trình chiếu và thuyết trình trên lớp

- Thông báo tới các cá nhân, bộ phận có liên quan

 Nhóm trưởng sẽ thông báo trên nhóm zalo của nhóm để thành viên trong nhóm nắm bắt được thông tin về bài thảo luận bao gồm: Phân công nhiệm

vụ, yêu cầu và mục tiêu đề ra, thời hạn nộp bài Thông báo sẽ được ghim trên nhóm và yêu cầu tất cả các thành viên xác nhận lại nhiệm vụ của mình

2.1.3 Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền

a, Thành công

- Thông qua sự thể hiện trong công việc, nhóm trưởng có thời gian đánh giá năng lực chính xác của các thành viên để chia điểm thảo luận cho phù hợp

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng thành viên, góp phần phát triển nhóm Khi được giao nhiệm vụ và trọng trách, các thành viên sẽ cảm thấy có ý nghĩa và quan trọng với nhóm hơn, tạo động lực tham gia đóng góp cho bài thảo luận Đồng thời, các thành viên cũng được tạo điều kiện để tiến bộ nhanh hơn

- Phát triển kỹ năng của từng cá nhân, khai thác hết nguồn nhân lực làm tăng hiệu suất cho bài thảo luận do nhiều nhiệm vụ được thực hiện cùng một lúc

- Kết nối các thành viên, nâng cao tinh thần đồng đội: khả năng làm việc nhóm được cải thiện và các thành viên dễ dàng học hỏi các kỹ năng mới thông qua làm việc với các thành viên khác

b, Hạn chế và nguyên nhân

- Khó đạt hiệu quả như kỳ vọng: Nhóm trưởng ủy quyền phụ thuộc nhiều vào năng lực của từng cá nhân trong nhóm Do đó, nếu cá nhân không đủ năng lực cần thiết thì bài thảo luận khó mà đạt kết quả được như kỳ vọng ban đầu

- Dễ dàng gây ra mâu thuẫn: Làm việc nhóm hiệu quả thì cần tinh thần đoàn kết của thành viên là rất cao Tuy nhiên, chỉ cần một cá thể không quản lý tốt thời gian hoàn thành deadline và chất lượng bài thảo luận không đúng như yêu cầu thì mâu thuẫn xảy ra là điều sớm muộn

- Rủi ro không hoạt động: Khi nhiệm vụ được giao không có gì đảm bảo rằng các thành viên sẽ hoàn toàn cam kết thực hiện Vì vậy đòi hỏi nhóm trưởng phải xem xét kỹ lưỡng việc giám sát, nhắc nhở các thành viên

- Gây hiểu lầm: Khi ủy quyền cho các thành viên nhóm trưởng dễ bị rơi vào trường hợp bị coi là thiên vị, phân biệt đối xử, ưu ái với người này, thiếu quan tâm với người khác

- Thành viên không đủ năng lực: Một số thành viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhóm trưởng cách thực hiện và xin sự trợ giúp Bên cạnh đó vẫn có một số thành viên không làm theo hướng dẫn và phương pháp của nhóm trưởng

2.2 Áp dụng ủy nhiệm, ủy quyền trong quản trị thời gian của bản thân

- Uỷ nhiệm, uỷ quyền là một trong những kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả đối với tất cả mọi người cũng như bản thân em Việc uỷ nhiệm, uỷ quyền diễn ra rất thường xuyên, bản thân em cũng rất hay uỷ nhiệm, uỷ quyền để tiết kiệm thời gian của bản thân ví dụ như việc uỷ nhiệm, uỷ quyền khi bản thân làm nhóm trưởng trong các bài thảo luận cho các thành viên trong nhóm; uỷ nhiệm cho

em làm việc nhà, nấu cơm thay mình khi mình bận học để có thêm thời gian học hoặc làm những việc quan trọng cấp thiết hơn; uỷ quyền cho một số giấy tờ của bản thân khi mình không có mặt để giải quyết sẽ uỷ quyền cho người khác làm thay mình,

- Khi bước chân lên giảng đường đại học, chắc hẳn các bạn sinh viên đều rất quen thuộc với việc thảo luận nhóm Đặc biệt với việc thay đổi cách học, thảo luận bài ở cuối mỗi chương khiến công việc tăng lên rất nhiều Khi bản thân giữ vai trò là một nhóm trưởng trong nhóm thì việc ủy nhiệm ủy quyền là một kỹ năng quan trọng để

có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả Việc ủy quyền cho mỗi thành viên thực hiện một phần nào đó của bài thảo luận sẽ giúp cho bài thảo luận được hoàn thiện nhanh chóng, chất lượng hơn Tuy nhiên, trong quá trình ủy nhiệm ủy quyền cũng cần phân tích được khả năng của từng thành viên để có thể làm việc một cách

năng suất, hợp lý Nếu như quá trình ủy quyền không hợp lý sẽ dẫn đến việc bài làm nhóm không được như mong muốn và bản thân sẽ phải ôm đồm nhiều việc

- Với sinh viên đi học xa nhà, các bạn không thể mang hết mọi thứ lên trên trường học, và trong số đó là một số giấy tờ như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, Trong quá trình học tập, làm việc xa nhà, sẽ có những lúc cơ quan trường học yêu cầu những giấy tờ cá nhân, giấy tờ chứng minh thân phận photo công chứng như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, Những lúc đấy, nếu quay trở về nhà để làm thủ tục photo công chứng sẽ rất mất thời gian Hơn nữa, việc công chứng chỉ diễn ra vào giờ hành chính từ thứ hai đến thứ sáu, trùng với thời gian học trên trường của bản thân,

sẽ rất khó để sắp xếp thời gian hoặc nếu có thể đi lại trong ngày thì cũng sẽ rất bất tiện Khi đó, phương án ủy nhiệm ủy quyền cho người thân ở nhà đi photo công chứng hộ rồi gửi lên Hà Nội là một phương án tối ưu trong trường hợp này Điển hình là năm nhất, việc mới lên học còn rất nhiều điều bỡ ngỡ mà bản thân em không rõ, trong đó chính là thủ tục tạm trú Khi đó thời hạn làm tạm trú sắp hết, thời khóa biểu học lại không có một ngày nghỉ trọn vẹn nào trong tuần, nếu về nhà công chứng hộ khẩu thì sẽ rất mất thời gian và bất cập Vì vậy nên em đã uỷ quyền cho bố mẹ hoặc người thân ở quê công chứng và gửi lên Việc này đã giúp em đảm bảo được tiến độ công việc và tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức Không chỉ có việc trên mà còn có nhiều thủ tục mà chúng ta cần phải thực hiện như vậy nữa

 Áp dụng ủy nhiệm ủy quyền vào quá trình quản trị thời gian của bản thân giúp

em tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức Đối với những việc quan trọng, cấp thiết, khó hoặc không thể tự mình xử lý, uỷ quyền,uỷ nhiệm cho người khác làm thay mình sẽ giúp công việc thực hiện một các nhanh chóng, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc Đối với những công việc không quá quan trọng, cấp bách, ủy nhiệm, ủy quyền sẽ giúp bản thân có thêm thời gian, tinh lực để tập trung vào những công việc quan trọng, trọng tâm như học tập, phát triển bản thân