BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÀI THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN QUẢN TRỊ THỜI GIAN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ THỜI GIAN HIỆU QUẢ LIÊN HỆ THỰC TIỄN BẢN THÂN Nhóm thực hiện Nhóm 2 Mã lớp học phần 2218HRMG2211 Giảng viên Lại Quang Huy HÀ NỘI, 2022 Mục lục Lời mở đầu 3 I Cơ sở lý luận về quản trị thời gian hiệu quả 4 1 1 Khái niệm thời gian 4 1 2 Khái niệm quản trị thời gian 5 1 3 Vai trò của quản trị thời gian 6 II Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị thời gian hiệ.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
BÀI THẢO LUẬN NHÓMHỌC PHẦN: QUẢN TRỊ THỜI GIAN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ THỜI
GIAN HIỆU QUẢ LIÊN HỆ THỰC TIỄN BẢN THÂN
Trang 2Mục lục
Lời mở đầu 3
I Cơ sở lý luận về quản trị thời gian hiệu quả 4
1.1 Khái niệm thời gian 4
1.2 Khái niệm quản trị thời gian 5
1.3 Vai trò của quản trị thời gian 6
II Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị thời gian hiệu quả 7
2.1 Yếu tố chủ quan 7
2.1.1 Nhận thức của bản thân về quản trị thời gian 7
2.1.2 Thói quen quản trị thời gian 9
2.1.3 Hành động quản trị thời gian[ thêm đánh giá và khác phục] 9
2.2 Yếu tố khách quan 11
2.2.1 Sự quá tải công việc 11
2.2.2 Các yếu tố bất ngờ 12
2.2.3 Các mối quan hệ xung quanh 13
2.2.4 Các công cụ thông tin – công cụ mạng 13
III Liên hệ bản thân 14
3.1 Thực trạng quản trị thời gian của bản thân 14
3.1.1 Sự quan tâm đối với vấn đề quản lí thời gian của sinh viên 14
3.1.2 Thực trạng lập kế hoạch quản lý thời gian của sinh viên 14
3.1.3 Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý thời gian của sinh viên .15
3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị thời gian 15
3.3 Một số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao việc quản trị thời gian hiệu quả của bản thân 17
Kết luận 20
Tài liệu tham khảo 21
Trang 3Lời mở đầu
Tất cả chúng ta không phân biệt già hay trẻ, giàu hay nghèo, màu da, sắc tộc đều có
24 giờ mỗi ngày Nhưng trong thực tế lại có người thành công, người thất bại, cóngười tạo ra nhiều giá trị cho bản thân và xã hội, nhưng cũng có người chẳng làmđược gì Một trong những điều then chốt tạo ra sự khác biệt cơ bản này là cách
“quản lý thời gian” của mỗi người Thời hiện đại, nhiều người luôn phải tự hỏi
“Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt”? Họ luôn phải đối mặt với thứ gọi là
“hạn chót” cũng như các vấn đề gọi là hạn chót Nhiều khi thời gian cứ vùn vụt trôi
mà chưa kịp làm xong các công việc đã dự định Để giải quyết vấn đề này mỗingười sẽ phải giải bài toán không dễ dàng chút nào là quản lý thời gian của mình
Và bài toán thời gian của mỗi người có được giải quyết hay không sẽ phụ thuộc vàocác yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian hiệu quả
Trang 4I Cơ sở lý luận về quản trị thời gian hiệu quả
1.1 Khái niệm thời gian
Thời gian là một thứ rất khó để định nghĩa Từ thời gian có trong tất cả các ngônngữ của loài người Khái niệm thời gian có thể có cả ở động vật Định nghĩa về thờigian là một định nghĩa khó nếu phải cắt nghĩa chính xác Đa số chúng ta ai cũngdùng từ đó và nói đến nó như “thời gian trôi”,…và do đó dứt khoát phải có mộtcách hiểu chung nhất một cách hiểu chung nhất
Thời gian là một thuộc tính của vận động và phải được gắn với vật chất, vật thể.Các nhà triết học đúc kết rằng "thế giới" vận động không ngừng (luôn vận động).Giả sử rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm thời gian trở nên vô nghĩa.Các sự vật luôn vận động song hành cùng nhau Có những chuyển động có tính lặplại, trong khi đó có những chuyển động khó xác định Vì thế để xác định thời gian,người ta so sánh một quá trình vận động với một quá trình khác có tính lặp lạinhiều lần hơn, ổn định hơn và dễ tưởng tượng hơn Ví dụ chuyển động của con lắc(giây), sự tự quay của trái đất hay sự biến đổi của mặt trời trên bầu trời (ngày), sựthay đổi hình dạng của mặt trăng (tháng âm lịch), hay đôi khi được xác định bằngquãng đường mà một vật nào đó đi được, sự biến đổi trạng thái lặp đi lặp lại củamột "vật"
Theo giáo trình Triết học Mác – Lênin (Bộ Giáo dục và Đào tạo, Nhà xuất bảnChính trị quốc gia – Sự thật, Hà Nội năm 2006), thời gian được hiểu là sự tồn tạicủa sự vật còn được thể hiện ở quá trình biến đổi: nhanh hay chậm, kế tiếp haychuyển hóa,… Theo đó thời gian chỉ hình thức tồn tại của các khách thể vật chấtđược biểu hiện ở mức độ lâu dài hay mau chóng (độ dài về mặt thời gian), ở sự kếtiếp trước hay sau của các giai đoạn vận động Ph.Ăng-ghen đã chỉ rõ phạm vi
Trang 5nghiên cứu của Triết học Mác-Lênin về vấn đề này, theo đó, thời gian là thời gianvật chất Không có thời gian thuần túy bên ngoài vật chất.
Đối với nhà vật lý (thông thường), thời gian là cái mà một đồng hồ chính xác đođược Với nhà toán học, đó là không gian một chiều, được xem là liên tục, nhưng
có thể được chia thành các “thời khắc”, giống như từng tấm ảnh trong một cuộnphim Với số đông, thời gian là cái luôn trôi từ quá khứ qua hiện tại để tới tươnglai Trong thuyết Tương đối, thời gian là chiều thứ tư của vũ trụ, nhưng điều đókhông có nghĩa nó đồng nhất với ba chiều không gian, vì công thức tính khoảngcách không thời gian khác công thức tính khoảng cách không gian Sự phân biệtkhông gian và thời gian là bệ đỡ cho quan hệ nhân quả, vốn có vai trò thiết yếutrong vận hành vũ trụ Tuy nhiên, một số nhà vật lý tin rằng, ở thang bậc Planck(10-33 cm và 10-43 giây), là thang bậc nhỏ nhất còn có ý nghĩa vật lý, có thể khônggian và thời gian không còn chia tách với nhau
Qua các khái niệm trên có thể thấy rằng, thời gian là một khái niệm trừu tượng, vôhình và không thể nắm bắt được nhưng nó luôn hiện hữu ở mọi khía cạnh trongcuộc sống của chúng ta Thời gian là tài sản vô cùng quý giá, không gì có thể muađược hay đánh đổi được, nó sẽ trôi đi một cách lặng lẽ và không quay trở lại Do
đó, có thể đưa ra khái niệm thời gian như sau:Thời gian là hình thức tồn tại cơ bản
của vật chất (cùng với không gian) trong đó vật chất vận động và phát triển liên tục, không ngừng, tồn tại khách quan với ý muốn của con người, tuy nhiên con người lại có thể điều chỉnh và quản lý thời gian ấy theo cách của riêng mình dẫn đến những hiệu quả khác biệt.
1.2 Khái niệm quản trị thời gian
Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất.
Trang 6Qua khái niệm trên có thể thấy, đây chính là quá trình hoạch định và thực hànhkiểm soát bao gồm các hành động gắn với lập kế hoạch, thực hiện kiểm soát (lập kếhoạch thời gian, đánh giá cách thức sử dụng thời gian, phát hiện và khắc phục sựlãng phí thời gian, ủy nhiệm ủy quyền hay cân bằng giữa công việc và cuộc sống cánhân, v.v…) Nó là một siêu hoạt động với mục tiêu tối đa hóa tổng lợi ích của mộtbộ các hoạt động khác nhau trong điều kiện biên là giới hạn về mặt thời gian, đượcthực hiện một cách có ý thức về số lượng thời gian Quản trị thời gian có thể đượctrợ giúp bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đã sử dụng để quản lý thờigian khi hoàn thành nhiệm vụ cụ thể, các dự án, và mục tiêu trong thời hạn chotrước Ban đầu, quản lý thời gian được sử dụng trong kinh doanh và công việcnhưng cuối cùng đã mở rộng sang hoạt động cá nhân Một hệ thống quản lý thờigian được thiết kế là tập hợp của các quá trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp.Quản trị thời gian hướng tới mục đích như nâng cao hiệu quả và năng suất làm việccủa cá nhân và tập thể, giảm bớt áp lực trong công việc, tăng lượng “thời gian riêngtư” cho mỗi cá nhân, nâng cao sức sáng tạo,…
Vì vậy, quản trị thời gian được hiểu là việc kiểm soát tốt hơn cách chúng ta sử dụngthời gian và sử dụng thời gian một cách hợp lý nhất để có thể sắp xếp được côngviệc một cách có kế hoạch
1.3 Vai trò của quản trị thời gian
- Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể
- Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân
- Giảm bớt áp lực trong công việc
- Tăng niềm vui trong công việc
Trang 7- Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đềmang tính dài hạn
- Nâng cao sức sáng tạo
- Phân chia thời gian hợp lý Nếu thời gian được phân chia một cách hợp lý nghĩa
là chúng ta có chiến lược sử dụng thời gian một cách thông minh cho việc theođuổi những mục tiêu quan trọng nhất
- Giúp quản lý thời gian hiệu quả: phân chia thời gian hợp lí bao gồm việc lập kếhoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, ủy quyền công việc những hệ thốngkhác
II Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị thời gian hiệu quả
2.1 Yếu tố chủ quan
2.1.1 Nhận thức của bản thân về quản trị thời gian
Cho dù bạn là ai, làm gì thì một ngày cũng chỉ có 24 giờ Thời gian là một nguồntài nguyên hữu hạn và nó phụ thuộc vào khả năng tận dụng tối đa của bạn Để cóthể sử dụng thời gian một cách hiệu quả, chúng ta cần có được sự nhận thức về tầmquan trọng, lợi ích của việc quản trị thời gian
Khi quản trị thời gian hiệu quả, bạn sẽ có được những “khoản lợi nhuận khổng lồ”
từ việc sử dụng thời gian hợp lý như:
- Nâng cao năng suất làm việc
- Công việc thuận lợi, mục tiêu nhanh chóng đạt được
- Giảm bớt áp lực, căng thẳng
- Nâng cao sự tự tin
- Cân bằng được công việc – gia đình, có thời gian làm những việc yêu thích
Trang 8- Hạn chế những thói quen xấu, điển hình là thói quen trì hoãn công việc
Tuy nhiên, để quản trị thời gian hiệu quả thì bạn cần kiểm soát được cuộc sống củamình Các nhà tâm lý học muốn nói đến sự khác biệt giữa khả năng tập trung kiểmsoát bên trong, khi bạn cảm thấy mình làm chủ của số mệnh của mình và khả năngtập trung kiểm soát bên ngoài, khi bạn cảm thấy mình bị chi phối bởi các yếu tốngoại cảnh Khi tập trung kiểm soát bên ngoài, bạn cảm thấy mình bị chi phối bởimọi người xung quanh và cái công việc ở nhà, trường lớp, công ty, ngoại khóa, Bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm với quá ít thời gian và không thực
sự kiểm soát được thời gian và cuộc sống Hầu hết những việc bạn làm hàng giờchỉ là một chuỗi phản ứng và phản hồi lại các biến cố bên ngoài Có một sự khácbiệt rất lớn giữa hành động mang tính chủ động và có mục tiêu và phản ứng hayphản hồi ngay lập tức với áp lực bên ngoài Đó cũng là khác biệt giữa cảm xúc lạcquan và tự chủ trong cuộc sống với cảm xúc bi quan, căng thẳng và bị áp lực Để cóđược phong độ tốt nhất, bạn phải kiểm soát được những lĩnh vực quan trọng trongcông việc và cuộc sống cá nhân
Bên cạnh đó, bạn cần có niềm tin về mức độ hiệu quả của bản thân, ra quyết địnhtrở thành một nhà quản trị thời gian tài giỏi, lập trình cho tâm trí bạn: thay đổinhững suy nghĩ ỷ lại, tiêu cực: “Để mai cũng được”, “Không cần làm nó bây giờ,thời gian còn nhiều”, “Mình đã lãng phí nhiều thời gian”… bằng những sự nhắcnhở, khuyến khích “Tôi cần làm nó ngay”, “Tôi quản trị thời gian của mình hiệuquả”, hình dung ra kết quả của toàn quá trình, tạo động lực cho bản thân Nếu vẫnchưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thử đặt mình vào vị trí của một nhà quản trị thời giangiỏi, bạn sẽ biết mình cần làm gì
Quản trị thời gian là điều ai cũng cần làm, và muốn quản trị thời gian hiệu quả thìbạn cần thay đôi nhận thức, suy nghĩ, tâm trí của bản thân mình trước tiên
Trang 92.1.2 Thói quen quản trị thời gian
Thói quen của bạn cũng ảnh hưởng rất lớn đối với việc quản trị thời gian Nhữngngười có khái niệm quản lý thời gian càng cao sẽ càng tổ chức công việc và hiệuquả tốt hơn Họ có khả năng kiểm soát tốt cuộc sống và công việc của mình Họ sẽkiểm soát tốt thời gian của mình, có thói quen lập và làm việc theo kế hoạch, có thểứng biến một cách linh hoạt khi có tác động của ngoại cảnh Họ cũng không cónhững suy nghĩ “Việc hôm nay để ngày mai” mà sẽ bắt tay ngay vào làm việc, thựchiện, hoàn thành các công việc đã đề ra Vì vậy, họ sẽ tự tin, bình tĩnh xử lý cáccông việc theo kế hoạch đã đặt ra mà không bị áp lực, quá tải vì công việc hay cáctác nhân ngoại cảnh
Trái ngược, nếu bạn có thói quen ỷ lại, trì hoãn, có suy nghĩ “Cứ để đó mai/tý nữalàm cũng chưa muộn” thì công việc của bạn sẽ bị dồn lại, tồn đọng Thói quen
“nước đến chân mới nhảy”, luôn để công việc sau giải trí, nhu cầu không đặc biệtcần thiết của bản thân sẽ khiến cho bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian Ví dụ đơngiản đó chính là lướt Tiktok 5 phút trước khi đi ngủ, rồi lại thành mấy tiếng, điềunày dẫn đến bạn sẽ lùi lại thời gian của công việc tiếp theo và sẽ có cái bị thiếu thờigian, gần nhất chính là bạn bị thiếu ngủ
Thói quen là một trong những yếu tố ảnh hưởng khá lớn đến việc quản trị thời giancủa bạn Luyện cho mình thói quen tối sẽ giúp bạn quản trị thời gian hiệu quả.Thay đổi hay hình thành thói quen là một quá trình dài và khó khăn, mỗi ngày một
ít, bạn sẽ thành công sớm thôi!
2.1.3 Hành động quản trị thời gian
- Quản trị thời gian là một việc rất quan trọng đối với mỗi người Có rất nhiều nhân
tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị thời gian, một trong số đó phải nói đến làm
Trang 10việc không có kế hoạch Làm việc không có kế hoạch là thực hiện công việc không
có kiểm soát, làm theo sở thích, sở trường, hay “thích gì làm lấy”
- Lập kế hoạch là việc liệt kê ra tất cả công việc cần alfm trong một danh sách, sắpxếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cần thiết cần làm trước hay sau
- Hậu quả của làm việc không có kế hoạch:
+ Không phát triển được bản thân theo đúng phương hướng: nếu chúng ta không tựđặt mục tiêu, định hướng, lập ra kế hoạch cho cuộc đời, công việc của chính mìnhthì sẽ không thể phát triển bản thân đi đúng hướng và có hiệu quả tốt nhất được
+ Không có động lực để đạt được mục tiêu mong muốn: Trong cuộc sống có rấtnhiều cám dỗ, hoặc những thử thách, những tình huống bất ngờ xảy ra mà chúng takhông kịp ứng phó Chính vì vậy nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến những công việcmình đang làm
- Ý nghĩa của việc lập kế hoạch:
+ Lập kế hoạch giúp chúng ta định lượng được những công việc cần làm, không bị
bỏ sót, tư duy hệ thống hơn về công việc cần làm, rút ngắn thời gian làm việc, sắpxếp khoảng trống để nghỉ ngơi, đặc biệt việc này giúp chúng ta luôn đúng hẹn và cókhả năng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra
+ Việc lập kế hoạch sẽ giúp chúng ta quản lý được công việc cũng như tiết kiệmđược thời gian vì quỹ thời gian của con người chỉ có 24 giờ nếu không biết cách lập
kế hoạch sẽ làm lãng phí thời gian mà hiệu quả công việc cũng không được đảmbảo
- Các bước lập kế hoạch:
Trang 11Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Xác định nội dung của công việc
Bước 3: Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thựchiện
Bước 4: Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Bước 5: Tập trung thực hiện kế hoạch
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
=> Việc xây dựng một kế hoạch làm việc tốt là điều quan trọng giúp chúng ta quản
lý thời gian hiệu quả của mình
2.2 Yếu tố khách quan
2.2.1 Sự quá tải công việc
Thế kỷ 21 càng hiện đại, càng phát triển, bản thân con người càng phải trở nên “đanăng” hơn để đáp ứng nhu cầu xu thế làm việc hiện nay Chúng ta phải làm rấtnhiều việc trong một ngày nên gây ra sự quá tải công việc Quá nhiều công việccùng lúc làm chúng ta không biết nên làm cái nào trước, cái nào sau dẫn đến hiệuquả công việc thấp Hầu hết những người đi làm đều gặp phải tình trạng “ngập đầu”trong công việc Không chỉ đối với người đi làm mà những người đi học thậm trí làtất cả mọi người Hậu quả của sự quá tải công việc
+ Mất đi động lực làm việc Cho dù bạn yêu thích công việc của mình đến đâu, nếukhông học hỏi được thêm hay công việc trở nên quá sức, niềm vui đó sẽ bắt đầuphai nhạt Khi quá tải trong công việc, bạn thường cảm thấy ít động lực hơn đểhoàn thành những nhiệm vụ được giao