QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI Management of change

S Ự THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP S ự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất c ả mọi quá trình c ải tổ một cách chủ động nh ằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doan

Y ẾU TỐ - 7 QU ẢN LÝ SỰ

THAY ĐỔI

BiẾN ĐỔI LÀ QUY LUẬT CỦA TƯ NHIÊN

S Ự THAY ĐỔI (CHANGE) LÀ GÌ ?

Người ta vẫn còn bàn cải không giới hạn

thế nào là sự thay đổi.

S Ự THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP

S ự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất

c ả mọi quá trình c ải tổ một cách chủ động nh ằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp:

 nh ững bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ

ch ức lại hệ thống quản lý,

 tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý

an toàn, hu ấn luyện, nhân sự, kỹ thuật, tăng ngành

ngh ề kinh doanh,

 n ỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa doanh nghiệp, văn hóa an toàn, đào tạo huấn luyện, chăm sóc nhân viên thuy ền viên

S Ự THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH

thay đổi, bởi điều đó

đồng nghĩa với việc

là lúc nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt

và khéo léo để làm cho quá trình thay đổi được diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động kinh doanh

6 BƯỚC THỰC HiỆN SỰ THAY DỔI

Tuân theo 6 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được những biến động xấu nói chung trong thời gian diễn ra một thay đổi nào đó tại công ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt được kết quả tốt nhất:

Bước 1: Thiết lập các mục tiêu cụ thể;

Bước 2: Tổ chức và lên kế hoạch;

Bước 3: Tăng cường giao tiếp, tiếp nhận thông tin;

Bước 4: Huấn luyện, truyền đạt, động viên sự hợp tác;

Bước 5: Phát triển nhân viên, phục vụ giai đoạn đổi mới;

Bước 6: Đánh giá và Phân tích:

- kỹ năng lãnh đạo của người đứng đầu và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân,

- xây dựng quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ,

- Một nhà lãnh đạo tầm cỡ cần có niềm đam mê thực sự trước thành công của toàn bộ công ty, thân thiện với nhân viên, công bằng, tạo dựng lòng tin và có luôn cảm thấy

thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi sự thay đổi

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN CỦA “ QU ẢN LÝ

Luôn luôn đặt ra các câu hỏi sau đây trong “Qu ản lý sự thay đổi”:

 WHAT : CÁI GÌ ?

 WHY: T ẠI SAO ?

 HOW : NHƯ THẾ NÀO ?

 WHEN: KHI NÀO ?

 WHERE: Ở ĐÂU ?

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp):

WHAT- CÁI GÌ ?

Đó là một phương pháp, công cụ,

kỹ năng quản lý sự thay đổi trong

hệ thống hiện tại đang vận hành

Nó được áp dụng để đạt được kết quả mong muốn và để thực hiện một cách có hiệu quả sự thay đổi trong một tác nhân biến đổi riêng biệt nào đó.

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp) :

WHY – TẠI SAO ?

 Nhằm đảm bảo đưa ra các phương

pháp được tiêu chuẩn hóa cũng như

các quy trình được áp dụng để xử lý

nhanh chóng và hiệu quả tất cả sự

thay đổi nhằm giảm đến mức tối thiểu các tác động lên chất lượng dịch vụ

của sự thay đổi có liên quan đến các

sự cố và nhờ đó cải tiến các hoạt động thường xuyên và thiết yếu của một tổ chức

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp):

HOW –NHƯ THẾ NÀO ?

 Bằng đánh giá và phân tích rủi ro;

 Bằng KPI (chỉ tiêu đánh giá) và các

dữ liệu thống kê;

 Bằng cải tiến cường độ các lá

chắn (một khái niệm trong QLAT);

 Phân tích sự thay đổi;

 Phân tích các lá chắn;

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN:

WHEN – KHI NÀO ?

 Nếu sự thay đổi đã xảy ra ?

 Nếu sự thay đổi đã được xác định

?

 Nếu sự thay đổi đã được đưa vào

kế hoạch ?

CÁCH Ti ẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp):

WHERE - Ở ĐÂU ?

 Ở trên tàu hay ở tổ chức của

công ty (trên văn phòng)

 Điều kiện môi trường:

- Trên biển;

- Trong cảng;

- Trong khi tiếp cận cảng;

-

TMSA2 - TANKER MANAGEMENT

AND SELF ASSESSMENT 2

( CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀU DẦU VÀ TỰ ĐÁNH GIÁ)

Trong YẾU TỐ 7- QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (MOC)

Cấp độ 1.1 (Stage 1.1) chỉ ra rẳng:

 “Công ty tàu phải có một QUY TRÌNH

bằng văn bản dành cho việc Quản lý

sự thay đổi “.

 Quy trình phải nói rõ nó sử dụng khi nào ?

 Tuân thủ quy trình như thế nào ?

QUY TRÌNH T ỔNG QUÁT “QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI”

SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI

NHU CẦU

THAY ĐỔI YÊU CẦU HỖ

TRỢ CẦN THIẾT

YẾU CẦU THỰC HiỆN

CHẤP NHẬN HÀNH ĐỘNG

ĐÁNH GIÁ RỦI RO

PHÊ CHUẨN

H.LUYỆN, TH.BÁO &

QUY TRÌNH QU ẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

(THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) tiếp

 Nhu cầu thay đổi (Need): Có nhu cầu cải tiến hệ thống;

quy trình, quy định, hướng dẫn bao gồm lý do sự thay đổi, giải thích mối liên quan của sự thay đổi đến an toàn và môi trường ( 2.1 7A)

 Yêu cầu cần thiết (Requirement): Nhân sự và dữ liệu cần thiết;

 Yêu cầu thực hiện (Request): Bởi tàu hay văn phòng

(người chịu trách nhiệm);

 Chấp nhận (Acceptance): SQM/Tech/ Ops Manager;

 Hành động (Action): Tiến hành hiệu chỉnh;

 Đánh gía rủi ro (Risk Assessment): tất cả các sự thay đổi tạm thời hoặc lâu dài đối với các quy trình hay các trang

thiết bị trên tàu phải được đánh giá rủi ro.(theo cấp độ 2.1, element 7, 1.1 7A )

QUY TRÌNH QU ẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

(THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) (tiếp)

 Phê duyệt ( Approval): TGĐ/Ban Tư vấn; (theo cấp độ

1.2, element 7)

 Huấn luyện thông báo & Thực hiện (implementation): Tại

tàu hoặc văn phòng; (theo cấp độ 2.2, element 7, 3.1 7A)

 Phân tích sự thay đổi (Change Analysis):

- Phân tích sự xê dịch giữa điều mong muốn và thực tế

- Phải có văn bản soát xét hàng năm về những tác động

của tất cả các sự thay đổi nhằm bảo đảm đạt được các

mục tiêu đã đề ra (theo cấp độ 4.1, element 7).

- Đối với những thay đổi lớn đối trong bộ máy văn phòng,

thì quy trình quản lý sự thay đổi đòi hỏi một cuộc soát

xét chi tiết về tác động của nó đối với bộ máy văn phòng

và hệ thống quản lý (theo cấp độ 4.2, element 7)

- nhận diện hậu quả tiềm ẩn, có biện pháp giảm thiểu

rủi ro (3.2 7A)

CÁC D ẠNG THAY ĐỔI

 Có hai dạng thay đổi:

1 Thay đổi theo kế hoạch.

2 Thay đổi không theo kế hoạch.

trước hoặc sự thay đổi mang tính tiêu

CÁC D ẠNG THAY ĐỔI (tiếp)

2 Thay đổi đột xuất

Là loại thay đổi khẩn cấp –Đòi hỏi các bước thay đổi nhanh chóng.

- Thay đổi trong Tổ chức (thay đổi không mong muốn nhân sự chủ chốt trên tàu,

nhân sự chủ chốt trên văn phòng từ chức)

- Tác động xấu của sự thay đổi (trên tàu hoặc trên văn phòng)

- - NHân sự bị ảnh hưởng bới sự thay đổi

(trực tiếp hay gián tiếp)

CÁC D ẠNG THAY ĐỔI KHÁC

Thay đổi trực tiếp:

- Thay đổi phương pháp

Thay đổi không trực tiếp:

- Thay đổi thiết bị,

- Nhân sự,

- Trách nhiệm,

- Cơ quan quản lý,

- Văn bản/PMS

Thay đổi phương pháp (Tr ực tiếp)

Các loại thay đổi phương pháp:

- Sửa đổi mẫu “Kế hoạch hành trình”.

- Thay đổi tần suất xem xét QMS

Thay đổi trang thiết bị

Thay đổi nhân sự

 T ổ chức trên tàu – ví d ụ thay đổi Thuyền trưởng

 T ổ chức trên bờ - ví d ụ thay đổi Trưởng

b ộ phận, người quản lý;

 T ổ chức phụ trợ - thay đổi Đại lý

Thay đổi trách nhiệm

Thay đổi trách nhiệm dẫn tới thay đổi phương pháp,

- Đánh giá;

- Huấn luyện;

- Kinh nghiệm và tuổi tác;

-

Thay đổi cơ quan quản lý

 - Thay đổi đăng kiểm;

 -Thay đổi quốc gia cờ tàu;

 -Thay đổi các quy định của CLASS, FLAG, IMO,

Ti ến hành “Quản lý sự thay đổi” như

th ế nào?

Rút ra các nhu cầu “Q.lý sự thay đổi”

từ:

xem xét các yêu cầu thay đổi từ tàu, phòng ban);

- Phân tích sự thay đổi.

LƯU HỒ SƠ SỰ THAY ĐỔI

quản lý sự thay đổi

được lưu giữ nhằm

phục vụ mục đích

kiểm tra xác nhận

(2.3 Element 7)

 Phải có mẫu: YÊU

CẦU THAY ĐỔI

 Yêu cầu thay đổi;

của tàu từ ban đầu nhận tàu; kiểm soát

sự liên tục của thông tin;



M ẪU YÊU CẦU THAY ĐỔI CHANGE REQUEST FORM (CRF)