Mẫu Quy Định Sử Dụng Xe Ô tô

. Quy định rõ trách nhiệm cho cá nhân, phòng ban trong việc quản lý và sử dụng xe ô tô nhằm bảo vệ tài sản của Công ty, góp phần thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng xe.2. Đưa đội xe hoạt động có tính chuyên nghiệp, sẵn sàng phục vụ và hoàn thành nhiệm vụ do Công ty giao.3. Phân định rõ trách nhiệm cho mỗi phòng ban, các cá nhân trong việc quản lý và sử dụng xe, nêu cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong Công ty. Xử lý nghiêm các trường hợp cố ý vi phạm trong quản lý và sử dụng xe do lỗi chủ quan gây thiệt hại cho Công ty.

Logo công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-oOo -QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ

Tp HCM, ngày tháng năm 20

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích và nguyên tắc

1 Quy định rõ trách nhiệm cho cá nhân, phòng ban trong việc quản lý và sử dụng

xe ô tô nhằm bảo vệ tài sản của Công ty, góp phần thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng xe

2 Đưa đội xe hoạt động có tính chuyên nghiệp, sẵn sàng phục vụ và hoàn thành nhiệm vụ do Công ty giao

3 Phân định rõ trách nhiệm cho mỗi phòng ban, các cá nhân trong việc quản lý và

sử dụng xe, nêu cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong Công ty Xử lý nghiêm các trường hợp cố ý vi phạm trong quản lý và sử dụng xe do lỗi chủ quan gây thiệt hại cho Công ty

4 Xe chỉ được phục vụ cho nhu cầu đi công tác thực hiện các công việc do Công

ty giao Chi phí xăng, dầu, phí cầu đường, bến bãi phải hạch toán cho phù hợp với từng chuyến công tác theo quy định

5 Hàng năm phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới thiết bị theo đúng quy trình kỹ thuật quy định của hãng xe Đảm bảo xe luôn trong tình trạng sử dụng để phục vụ kịp thời, hiệu quả và an toàn

6 Phòng Hành chính Nhân sự được giao nhiệm vụ quản lý và điều hành đội xe Công ty Đội trưởng đội xe chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính Nhân sự/ ban Tổng giám đốc/ Chủ tịch hội đồng thành viên về việc điều hành và quản lý đội xe

7 Phòng Tài chính Kế toán trực tiếp chi kinh phí xăng, dầu và các chi phí có liên quan đến hoạt động của xe theo định mức được duyệt và theo quy định của pháp luật hiện hành

8 Toàn thể người lao động đều có quyền sử dụng xe đi công tác thực hiện các nhiệm vụ do Công ty giao

Điều 2: Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Đối tượng áp dụng: Toàn bộ người lao động đang làm việc tại Công ty khi có nhu cầu sử dụng xe cho mục đích công việc được giao

2 Phạm vi áp dụng: Được áp dụng tại trụ sở công ty, các văn phòng đại diện, chi nhánh trực thuộc Công ty ………

Chương II QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Điều 3: Đón từ nhà riêng đến Công ty và ngược lại

1 Chỉ áp dụng đối với Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc được công ty cấp

xe phục vụ riêng

2 Các trường hợp khác khi được bố trí xe đi công tác đều đi từ trụ sở Công ty Trừ điểm đón cùng trên tuyến đường đi và việc đón đó thuận lợi hơn khi đón tại trụ sở Công ty

Điều 4: Đưa đón ở sân bay

1 Nhân viên đi công tác bằng máy bay được bố trí xe đưa đón từ văn phòng Công

ty hoặc nhà riêng (nếu thuận lợi hơn thuê xe ngoài) đến sân bay và ngược lại Trường hợp nhân viên tự túc đi từ nhà đến sân bay và ngược lại thì được Công ty thanh toán cước phí vận chuyển phù hợp (ưu tiên xe công nghệ)

2 Đối tác, khách của Công ty từ nơi khác đến làm việc nếu có thỏa thuận đón tiễn tại sân bay thì được bố trí xe đón, tiễn

Điều 5: Đưa đón tập thể

1 Tập thể người lao động của Công ty đi công tác theo kế hoạch được duyệt;

2 Đưa đón khách hàng, người bán hàng phục vụ các sự kiện của Công ty theo kế hoạch được duyệt;

3 Đi tham dự các sự kiện theo lời mời của khách hàng, đối tác; đám hiếu, hỷ của người lao động do công ty tổ chức;

Điều 6: Thuê xe phục vụ công tác

1 Trong trường hợp không bố trí được xe theo nhu cầu sử dụng xe thì phòng Hành chính Nhân sự được phép thuê xe phục vụ công tác

2 Nếu phải thuê xe phục vụ công tác thì phòng ban đi công tác phải phối hợp với phòng Hành chính Nhân sự báo cáo, trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt; làm các thủ tục ký hợp đồng, thanh lý hợp đồng, thanh toán theo qui định

3 Trong trường hợp đi công tác ít người mà phòng Hành chính Nhân sự không bố trí được xe ô tô, người đi công tác nếu sử dụng xe riêng thì được thanh toán theo Quy định của Công ty; nếu đi bằng phương tiện công cộng hoặc taxi được thanh toán theo chứng từ, hóa đơn hợp lệ có xác nhận của Trưởng phòng ban giao thực hiện nhiệm vụ

Điều 7: Các hoạt động được sử dụng xe ô tô

Xe được ưu tiên phục vụ cho các mục đích sau:

1 Đi đón và tiễn khách của Công ty;

2 Lệnh điều xe từ Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc;

3 Đi nhận và rút tiền; các hồ sơ tài liệu quan trọng của Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc;

4 Các cá nhân, phòng ban đã có lịch đặt xe đi công tác trước theo quy định

Điều 8: Thủ tục điều xe

1 Đăng ký sử dụng xe

a Khi có nhu cầu sử dụng xe ô tô, người lao động đăng ký lịch sử dụng xe với Phòng Hành chính Nhân sự trước ít nhất 24 giờ theo biểu mẫu BM01 đính kèm

b Trường hợp Ban Tổng giám đốc đi công tác với Phòng ban chức năng nào thì Phòng đó thực hiện các thủ tục đăng ký xe ô tô với Phòng Hành chính Nhân sự (Trừ trường hợp đi xe riêng)

c Những thay đổi về chuyến đi, người đăng ký xe phải thông báo trước tới Phòng Hành chính Nhân sự để kịp thời xử lý

2 Điều xe

a Phòng Hành chính Nhân sự điều xe, cử lái xe phục vụ theo yêu cầu công tác và báo lại cho người sử dụng xe

b Trường hợp phải thay đổi lộ trình:

- Các chuyến đi công tác của Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc, lái xe thực hiện theo yêu cầu

- Các trường hợp khác, lái xe báo cho người điều xe xem xét việc thay đổi lộ trình

và lái xe thực hiện theo lộ trình thay đổi được duyệt

Điều 9: Nhật ký sử dụng xe

2 Nhật ký sử dụng xe ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày: Ngày sử dụng xe; mục đích sử dụng xe; theo dõi xăng, dầu; kí lô mét sử dụng; phí cầu đường; người sử dụng xe

3 Lái xe có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin vào nhật ký sử dụng xe, lưu tại xe

4 Người quản lý đội xe có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhỡ, kiểm tra việc ghi nhật

ký sử dung xe hàng ngày

Điều 10: Quy định về nơi đậu xe

1 Phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm nơi để xe tại trụ sở Công ty

2 Đối với các xe ô tô cấp riêng cho Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc thì ngoài giờ hành chính có thể đậu tại nhà riêng hoặc thuê bãi đậu xe Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm theo dõi và thanh toán chi phí thuê bãi đậu xe

3 Lái xe có trách nhiệm đưa xe vào nơi gửi quy định của Công ty khi hết giờ làm việc hoặc kết thúc chuyến công tác ngoài giờ hành chính Khi lấy xe ra khỏi nơi gửi, lái

xe phải kiểm tra hiện trạng trong và ngoài xe Nếu phát hiện điều bất thường lái xe phải báo ngay cho người quản lý bãi xe biết để kịp thời xử lý, trong trường hợp này phải tiến hành ghi biên bản sự việc có ký tên xác nhận của hai bên

Điều 11: Quy định về chi phí xe

1 Chi phí xe bao gồm: Chi phí xăng, dầu, nhớt; bảo trì, sửa chữa, thay thế phụ tùng, linh kiện, phí vệ sinh xe, phí cầu đường, bến bãi, phí gửi xe, phí đăng kiểm, phí kiểm định, chi phí bảo hiểm,

2 Lái xe được phép tạm ứng trước các chi phí xăng, dầu, phí cầu đường, bến bãi Mức tạm ứng là 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) và hoàn ứng khi thay đổi vị trí công việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động

3 Lái xe có trách nhiệm lấy đầy đủ chứng từ về thanh toán theo quy định, các chứng từ thanh toán phải ghi đầy đủ thông tin công ty như: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty Chi phí quyết toán phải phù hợp với lịch trình xe, có chữ ký xác nhận đầy

đủ của người sử dụng xe

Điều 12: Trách nhiệm của người sử dụng xe

1 Sử dụng đúng mục đích, đi đúng giờ, đúng nơi xuất phát và lộ trình đã ghi trên lệnh điều xe

2 Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm vụ

3 Trong quá trình sử dụng xe, nếu có các hư hỏng, hao mòn xảy ra do lỗi của người sử dụng xe, tùy theo mức độ sẽ phải thanh toán chi phí sửa chữa lại cho công ty

4 Trong quá trình sử dụng xe nếu có phát sinh làm thay đổi lộ trình ban đầu thì ngay sau khi kết thúc sử dụng xe, người sử dụng xe phải ký xác nhận hành trình và quãng đường đã phát sinh vào "lệnh điều động xe" để làm cơ sở cho lái xe thanh toán chi phí

Điều 13: Trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự

1 Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm bố trí xe để Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc sử dụng bất cứ lúc nào khi cần

2 Ðiều động xe, lái xe phục vụ công tác đúng đối tượng, đúng thời gian, đảm bảo hiệu quả

3 Xác nhận đề nghị thanh toán chi phí xe cho lái xe theo quy định sau khi đã hoàn thành chuyến đi

4 Quản lý và lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa xe

5 Quản lý các hồ sơ, giấy tờ, biểu mẫu liên quan đến xe

Điều 14: Trách nhiệm của Phòng Tài chính Kế toán

1 Phối hợp với phòng Hành chính Nhân sự xây dựng định mức xăng dầu cho các loại xe

2 Kiểm tra, theo dõi và thanh quyết toán các khoản chi sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng, linh kiện và các hợp đồng dịch vụ thuê xe ngoài

3 Thanh toán kịp thời chi phí xăng, dầu theo hoá đơn và định mức đã được duyệt Thanh toán vé cầu đường, bến bãi cho lái xe theo đúng lộ trình chuyến đi

Điều 15: Trách nhiệm của đội trưởng đội xe

1 Điều xe, lái xe phục vụ công tác đúng đối tượng, đúng thời gian, đảm bảo hiệu quả và an toàn

2 Xác nhận đề xuất, đề nghị của lái xe trước khi chuyển Trưởng phòng Hành chính Nhân sự xem xét

3 Kiểm tra thủ tục thanh toán của lái xe trước khi trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán chi phí xe

4 Quản lý và lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa, thay thế phụ tùng, linh kiện xe

5 Chậm nhất ngày 31/01 hàng năm, đội trưởng phải gửi báo cáo về quản lý và sử dụng xe đến hết ngày 31/12 năm trước cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự để tổng hợp báo cáo Ban Tổng giám đốc

Chương III QUẢN LÝ LÁI XE Điều 16: Thời giờ làm việc, chế độ công tác phí

1 Thời giờ làm việc của lái xe bắt đầu sớm hơn và kết thúc muộn hơn 60 phút so với thời giờ làm việc của Công ty

2 Chế độ công tác phí:

a Lái xe đi công tác phải ngủ qua đêm ngoại tỉnh tại các địa điểm hoạt động thường xuyên (có chỗ ăn, nghỉ) của Công ty thì không được hưởng chế độ công tác phí

b Lái xe đi công tác phải ngủ qua đêm ngoại tỉnh không có chỗ ăn, nghỉ của Công

ty thì được thanh toán công tác phí, tiền lưu trú như những lao động khác theo quy định của Công ty

Điều 17: Quy định về trang phục và thái độ ứng xử

1 Trang phục của lái xe

a Phải mặc đồng phục công ty khi được cấp phát theo quy định, áo bỏ vào quần chỉnh tề, sạch sẽ, lịch sự

b Phải đi giày hoặc dép có quai hậu khi điều khiển xe Nghiêm cấm lái xe đi dép

lê khi điều khiển xe

2 Thái độ ứng xử của lái xe

a Luôn có thái độ tôn trọng, hòa nhã, lịch thiệp khi giao tiếp với người sử dụng

xe

b Mở cửa cho người sử dụng xe hoặc khách lên, xuống xe; hướng dẫn người sử dụng xe hoặc khách các thiết bị có trên xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng

c Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe hoặc khách trong việc vận chuyển hành lý (nếu có): che ô, đưa đón trẻ em, người già

Điều 18: Trách nhiệm của lái xe

1 Thực hiện chuyến đi đúng thời gian, đúng lộ trình, an toàn, tuân thủ Luật Giao thông đường bộ và chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của Công ty

2 Chấp hành đúng lệnh điều xe và sự điều động đột xuất của Hội Đồng Thành Viên/ Ban Tổng giám đốc, Phòng Hành chính Nhân sự Sẵn sàng làm việc ngoài giờ và

đi công tác xa khi có yêu cầu

3 Không uống rượu, bia khi làm nhiệm vụ Không sử dụng chất ma tuý, chất kích thích và các chất gây nghiện khác

4 Phục vụ tận tình, chu đáo, văn minh, lịch sự Trung thực, có ý thức tiết kiệm của công

5 Khi không đi công tác, trong giờ hành chính phải trực tại công ty Khi có yêu cầu đột xuất thì phải có mặt chậm nhất là sau 5 phút để làm nhiệm vụ

6 Giữ gìn sức khỏe và tự kiểm tra sức khỏe của mình trước khi đi công tác, nếu bản thân cảm thấy không đủ sức khỏe để phục vụ công tác thì báo ngay cho Phòng Hành chính Nhân sự cử người thay thế

7 Vệ sinh xe sạch sẽ trước và sau khi sử dung Quản lý, bảo dưỡng hoặc đề xuất bảo dưỡng xe theo đúng quy định Tuyệt đối không để người khác điều khiển xe trong mọi trường hợp

8 Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe trước khi đi công tác, nhất là đi công tác xa (kiểm tra tình trạng dầu mỡ, xăng, điện, thắng, xăm lốp, )

9 Mua và thanh toán vé cầu đường, bến bãi đúng với thực tế sử dụng xe

10 Trước 30 ngày kể từ ngày hết hạn đăng kiểm, kiểm định, hết hạn bảo hiểm xe, lái xe phải có trách nhiệm đề xuất tái tục

11 Chịu trách nhiệm chung về tình trạng kỹ thuật của máy móc của xe được giao Khi bị hư hỏng hoặc có dấu hiệu hư hỏng, phải báo ngay cho Phòng Hành chính Nhân

sự biết để Phòng Hành chính Nhân sự đề xuất cấp trên cho phép sửa chữa hoặc thay thế Lái xe không được tự tiện sửa chữa hoặc thay đổi kết cấu của xe Nếu tự gây ra hư hỏng thì phải chịu chi phí sửa chữa

12 Có sổ nhật ký công tác, sổ lịch trình xe theo dõi hiện tượng, thực trạng xe Kê khai lộ trình và chi phí xăng, dầu, lệ phí cầu đường…theo đúng lộ trình Nếu có phát sinh khác với lộ trình ghi trong lệnh điều xe thì phải có giải trình quãng đường và chữ

ký của người dùng xe

13 Thực hiện thanh quyết toán chi phí xe theo quy định thanh toán chi phí của Công ty kịp thời

Chương IV BẢO DƯỠNG, BẢO TRÌ, SỬA CHỮA, THAY MỚI PHỤ TÙNG

Điều 19: Bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa và thay mới linh kiện, phụ tùng

1 Lái xe khi phát hiện xe có dấu lạ thì tiến hành kiểm tra sơ bộ tình hình xe Nếu

xe có dấu hiệu hư, hỏng thì báo ngay cho người quản lý xe biết kiểm tra tình trạng xe

2 Trường hợp sửa chữa, thay thế phụ tùng, linh kiện xe phải qua Hội đồng kiểm tra gồm: Quản lý xe, lái xe và nhân viên kế toán cùng đánh giá mức độ hư hỏng, dự kiến nội dung sửa chữa, lập biên bản báo cáo Trưởng phòng Hành chính Nhân sự xem xét

3 Quản lý xe tìm kiếm gara có chất lượng dịch vụ tốt trình Trưởng phòng Hành chính Nhân sự xét duyệt

4 Trong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nếu có phát sinh, lái xe báo cho Hội đồng đánh giá và trình Trưởng phòng Hành chính Nhân sự xét duyệt

5 Chi phí bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới phụ tùng, linh kiện phải có hóa đơn VAT theo quy định để làm chứng từ thanh toán và theo dõi xe

6 Lái xe phải thu hồi phụ tùng, linh kiện thay thế về Công ty cùng Hội đồng kiểm tra nghiệm thu, làm thủ tục thanh toán

Điều 20: Định mức nhiên liệu

Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm phối hợp với phòng Tài chính Kế toán xây dựng định mức nhiên liệu cho từng loại xe, trình Ban Tổng giám đốc quyết định,

áp định mức theo từng thời kỳ phù hợp với nhu cầu sử dụng xe thực tế của Công ty

Điều 21: Thanh toán các khoản phí

1 Phí cầu đường, bến bãi được thanh toán theo quy định của Nhà Nước trên cở sở biên lai thu phí, lệ phí hoặc hóa đơn hợp lệ phù hợp với lịch trình chạy xe

2 Phí vệ sinh xe được thanh toán theo giá thực tế trên thị trường trên cơ sở phiếu thu hoặc hóa đơn VAT, hóa đơn bán lẻ do bên cung cấp dịch vụ phát hành

3 Chi phí sửa chữa, thay thế phụ tùng, linh kiện được thanh toán trên cơ sở đề xuất sửa chữa, thay thế được phê duyệt và kèm đầy đủ chứng từ theo quy định của Công ty

4 Mọi chi phí thuê xe ngoài phải có xác nhận của phòng Hành chính Nhân sự hoặc đề xuất công tác đã được duyệt

Điều 22: Bảo trì, bảo dưỡng định kỳ

1 Lái xe có trách nhiệm phối hợp với đội trưởng đội xe lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ hàng năm theo khuyến cáo của nhà sản xuất Đảm bảo xe luôn được

2 Hàng tháng xe được định kỳ rửa, vệ sinh trong xe như sau:

a Mùa khô không quá 03 lần/tháng

b Mùa mưa không quá 05 lần/tháng

Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23: Tổ chức thực hiện

1 Giao phòng Hành chính Nhân sự phối hợp với Trưởng các phòng ban trong Công ty phổ biến, hướng dẫn cho toàn thể người lao động biết và thực hiện nghiêm chỉnh nội dung quy định này

2 Trong quá trình thực nếu có khó khăn, vướng mắc, người lao động gửi ý kiến

về phòng Hành chính Nhân sự tổng hợp xem xét, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty

3 Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ký ban hành Các quy định khác có liên quan đến quản lý và sử dụng xe ô tô được ban hành trước đây bị bãi bỏ kể từ ngày quy định này có hiệu lực thi hành./

TM HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

CHỦ TỊCH

Biểu mẫu đính kèm:

1 Đề nghị sử dụng xe kiêm lệnh điều xe QLX/TT/BM01

2 Kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng xe QLX/TT/BM02