Đề cương quản lý dự án Khoa Đô thị học Trường ĐH KHXHVNV ĐHQG TPHCM. Dự án là gì? Là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên một địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định và dựa trên nguồn lực xác định.
Trang 1Nguyễn Thị Nhàn_1956170077
Quản lý dự án đại cương Câu1: Dự án là gì?
Là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm
đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện
trên một địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định và
dựa trên nguồn lực xác định
Câu 2: Phân biệt dự án và nghiên cứu
Câu 3: Tính chất của dự án
(1) Tính chỉnh thể
a Kết cấu hoàn chỉnh
- Mục tiêu và hoạt động phù hợp mục tiêu
- Có giai đoạn, có tiến trình
- Có cơ chế điều chỉnh
b Sản phẩm theo dự kiến
c Bộ máy vừa đủ
(2) Tính tạm thời
a Khởi đầu - kết thúc: Giới hạn thời gian thực hiện
b Giới hạn phạm vi, chức năng nhiệm vụ của bộ máy: vai trò tạm thời
(3) Tính đơn nhất: Sản phẩm, dịch vụ, kết quả không lặp lại
( - Xu hướng dự án hóa các hoạt động hoặc quản lý hoạt động theo kiểu dự án
(Management by project)
- Cần có sự phân biệt giữa dự án và các dạng tương tự (những hoạt động đang thực hiện cho một mục đích - ongoing operation)
➔ Làm sao để phân biệt được 1 dự án và 1 nhóm hoạt động tổ chức theo kiểu dự án (xu hướng “dự án hóa”)?) => dựa vào đặc tính chungc cua dự án
Câu 4: Dựa vào đặc tính chung của các dự án
➢ TÍNH CHẤT: dựa vào 3 tính chất cơ bản của dự án
➢ ĐẶC ĐIỂM BÊN NGOÀI
Trang 2• 1 dự án luôn luôn mang 1 ý tưởng thực hiện cụ thể, có tác động trực tiếp (theo mục tiêu) vào con người, tổ chức, quy trình, sự kiện, hiện tượng… trong một phạm vi thời gian
• Được thể hiện ra bằng 1 bản kế hoạch
(hoặc một dạng tài liệu tương tự)
• Có chuẩn bị các yêu cầu về: thời gian,
nguồn lực (tiền bạc, nhân lực, công
nghệ, trang thiết bị, nguyên vật liệu)
• Kết thúc khi mục tiêu đã hoàn thành
(hoặc điều kiện thực hiện không còn)
Câu 5: Phân loại dự án (Có sự khác biệt về quy mô và dạng tác động của các dự án
cùng loại)
(1) Mục đích kinh tế (dựa trên yếu tố lợi nhuận)
- Dự án đầu tư: là dự án tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt
được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định
- Dự án hỗ trợ: là dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển năng lực và thể chế hoặc cung cấp
các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực hiện các chương trình, dự án thông qua các hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu và tài liệu, tham quan, khảo sát, hội thảo
(2) Nguồn vốn
- Dự án phi lợi nhuận (NGOs, NPOs)
- Dự án phát triển từ ngân sách nhà nước, ODA
- Dự án từ nguồn vốn của chủ đầu tư
- Đồng tham gia (về tài chính)
(3) Lĩnh vực (Đầu tư xây dựng; Đầu tư khác: Kinh doanh/thương mại; Phát triển cộng
đồng, nâng cao năng lực, cứu trợ, nhân đạo; Các dự án phát triển thuộc các lĩnh vực: Kinh
tế, Văn hóa, Xã hội, Y tế, Giáo dục, Môi trường; Nghiên cứu khoa học)
- Đầu tư xây dựng công trình; Đầu tư khác: Kinh doanh/thương mại…
- Các dự án phát triển thuộc các lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa, Xã hội, Y tế, Giáo dục, Môi trường, Phát triển cộng đồng, cứu trợ, nhân đạo
(4) Cấp quản lý (gián tiếp)
- Bộ KHĐT, Sở KHĐT và các cơ quan chính phủ khác (ODA)
Trang 3- Các ban ngành phê duyệt hoạt động cho tổ chức/dự án; Cơ quan ra quyết định đầu tư:
+ Với các dự án hỗ trợ thuộc NGOs hoặc các tổ chức địa phương cũng chịu sự giám sát của cơ quan quản lý hoạt động của các tổ chức này
+ Với các dự án đầu tư xây dựng chịu sự quản lý và giám sát của các sở ban ngành liên quan theo quy định
- Tổ chức nào cấp kinh phí tổ chức đó có quyền giám sát hoặc quản lý
=> Mô tả đặc điểm dự án về nguồn vốn, lĩnh vực dự án, cấp quản lý
Câu 6: Vòng đời của dự án:
- Một dự án trước giai đoạn khởi đầu thường có những bước khởi xướng đầu tiên ➔
Đề xuất tài trợ/Xin tài trợ/Khởi xướng ý tưởng/Thử nghiệm
- Sau thời điểm kết thúc dự án thì những tác động, những kết quả của dự án vẫn còn kéo
dài tiếp tục Ví dụ: Sản phẩm trong lĩnh vực công nghệ hay xây dựng (tiếp nhận, vận
hành, bảo trì….),
- Các dự án môi trường - xã hội còn giai đoạn hậu dự án…
(1) Khởi đầu
- Tiến hành những công việc để chuẩn bị cho việc triển khai dự án
- Một số công việc như: khảo sát địa bàn, nhận diện các vấn đề, các nhu cầu của dự án, thực hiện các nghiên cứu tiền khả thi…
(2) Xây dựng dự án
- Xác định và chọn lọc mục tiêu
- Lập kế hoạch cho các giai đoạn và các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu
(Lập được bản kế hoạch chi tiết và cách thức hoạt động làm cơ sở để triển khai giai đoạn sau)
(3) Triển khai dự án
- Tập hợp các NGUỒN LỰC để thực hiện dự án
Trang 4- Tập trung hầu hết các hoạt động QUẢN LÝ
- Phát triển mạnh nhóm hoạt động THEO DÕI, GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ
(Là giai đoạn chính làm nên kết quả của dự án)
(4) Kết thúc dự án
- Giai đoạn công nhận chính thức sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả dự án và đưa đến một kết thúc dự án một cách gọn gàng
- Kèm theo các hoạt động được tổ chức, triển khai đánh giá… nhằm đóng dự án
(Chuyển giao dự án)
• Mô hình vòng đờic của dự án:
Mô hình vòng đời dự án của một số các
dự án đầu tư lớn có nhiều giai đoạn phát
triển sản phẩm
Mô hình vòng đời dự án của một số các dự án đầu tư lớn có nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm
Các tiến trình thực hiện dự án
Câu 7: Xây dựng dự án (Lập kế hoạch dự án, thiết kế dự án)
(1) Xác định được phạm vi, vấn đề: dự án sẽ làm gì?
Sử dụng sơ đồ sương cá
Bảng chấm điểm lựa chọn ưu tiên
(2) Chính sách và khuôn khổ thực hiện
Trang 5(3) Xác định được địa bàn: địa điểm tiến hành dự án
Những đặc điểm môi trường, tự nhiên, xã hội, thị trường liên quan đến dự án
(4) Xác định đươc các bên liên quan/tham gia dự án
Chia thành 3 nhóm đối tượng chính với các mức độ tham gia khác nhau, trong các loại
dự án khác nhau:
• Ban/nhóm quản lý dự án
• Người thụ hưởng, người bị ảnh hưởng, khách hàng
• Các đối tác có liên quan (nhà tài trợ, nhà đầu tư, chuyên gia….)
Ngoài ra còn có các cơ quan, ban ngành, tổ chức liên quan
Ma trận thành phần tham gia
(5) Xác định được nguồn vốn: nguồn tài chính từ đâu, bao nhiêu?
(6) Xác định được tương quan chi phí – lợi ích (dự án đầu tư)
Xác định mục tiêu của dự án:
*Nguyên tắc xác định mục tiêu: nguyên tắc SMART
- Specific: Cụ thể
- Measurable: Đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Realistic/Relevant: Thực tế, phù hợp
- Timely/Time: Đạt được trong thời gian xác định
Câu 8: Xây dựng kế hoạch dự án (Phần thứ 2)
(1) Xác định các hoạt động dự án
(2) Uớc tính:
- Rủi ro dự án
- Thời gian
Trang 6- Nhân sự
- Các gói mua sắm/gói thầu
- Chi phí
- Tiêu chuẩn chất lượng/Các giải pháp kỹ thuật
- Hoạt động quản lý, giám sát, đánh giá: hội họp, thông tin-báo cáo, tập huấn, hoạt động giám sát, các đánh giá
1 Ước tính rủi ro:
(Lập kế hoạch quản lý rủi ro)
+ Rủi ro= mức độ nguy hiểm + xác xuất xảy ra
+ Người xác định rủi ro là: Các bên liên quan, chuyên gia phù hợp; Đánh giá theo nhóm + Xác định các loại rủi ro:
(1) Rủi ro bên trong: thường liên quan đến thời gian, chi phí, nhân sự, chất lượng hoạt
dộng
(2) Rủi ro bên ngoài: thường liên quan đến môi trường, điều kiện tự nhiên, chính sách,
thị trường, các thành phần tham gia
+ Kỹ thuật: Xem xét tư liệu; các kỹ thuật tập hợp tư liệu (chuyên gia, brainstorming, phỏng vấn các bên liên quan, swot, dự báo, phân tích dữ liệu rủi ro); kỹ thuật biểu đồ
(ishikawa, flow chart…)
✓ SWOT (strengths, weeknesses, opportunities, threats) được dùng nhằm có được
một tổng quan nhanh chóng về một tình hình nào đó Không nên dùng như một phương pháp đánh giá, so sánh ý kiến
✓ Liệt kê tất cả những rủi ro có khả năng xảy ra
Đánh giá xác suất của mỗi rủi ro (gán xác suất cho rủi ro)
Ước tính tác động của dự án nếu rủi ro xảy ra (gán giá trị cho tác động), đánh giá tương quan giữa rủi ro và tác động theo xác suất)
(Lập kế hoạch đối phó với rủi ro)
Trang 7• Né tránh: loại trừ mối đe dọa (từ nguyên nhân): thay đổi mục tiêu, chọn hướng
khác
• Thuyên chuyển: thuyên chuyển hậu quả rủi ro và giao trách nhiệm quản lý cho
bên thứ ba (thường dùng trong rủi ro tài chính), chia sẻ rủi ro, bảo hiểm
• Giảm nhẹ: cắt giảm những yếu tố gây rủi ro, dùng các biện pháp khắc phục, kế
hoạch dự phòng, tập huấn
Cách ly; Thay thế (thay thế những mối nguy hiểm bằng những điệu kiện, thiết bị vv an toàn hơn; Chính sách: Cung cấp một chính sách hay chế độ và thời gian làm việc phù hợp; Trang bị bảo hộ lao động (trang bị bảo hộ cá nhân)
• Chấp nhận: chờ đợi và theo dõi, biện pháp khắc phục hậu quả
• Kế hoạch dự phòng, rút lui
Với CƠ HỘI: tận dụng, nâng cao
2 Ước tính thời gian
- Sắp xếp thứ tự các hoạt động (dựa vào)
• Mục tiêu
• Đặc tính từng hoạt động
- Phân bổ thời gian cho từng hoạt động (dựa vào)
• Nguồn lực có được (tài chính, công nghệ )
• Thời gian cho đội ngũ
• Các thông tin rủi ro
* Các kỹ thuật
- Ý kiến chuyên gia;
- Kinh nghiệm từ hoạt động tương tự;
- Arrow diagram (mối liên hệ phụ thuộc của các hoạt động theo trình tự thời gian)
- CPM;
- Gantt;
- Milestone chart
3 Phân bổ nhân sự:
Các vị trí trong bộ máy dự án bao gồm:
• Trưởng ban quản lý/Giám đốc dự án/Điều phối viên/Trưởng nhóm dự án
Trang 8• Phụ trách chuyên môn: chuyên gia, chuyên viên, cán bộ chương trình…/Nhà tư vấn
• Giám sát/Tư vấn giám sát: trong và ngoài dự án
• Hành chính, kế toán
• Các nhóm cộng tác viên, các nhóm ảo
Các bước lập kế hoạch nhân sự dự án:
1 Ước tính nhân sự: lập sơ đồ tổ chức (chi tiết)
- Đồ thị kiểu thứ bậc: cấu trúc đơn vị, đội nhóm trong dự án và chi tiết hoạt động liên quan
- Ma trận phân công công việc
2 Mô tả công việc: Vai trò - quyền hạn - trách nhiệm - khả năng - thời gian - điều kiện kết thúc làm việc
3 Các kế hoạch khác: tập hợp đội ngũ, đào tạo, khen thưởng (nếu có)
Cách thức phát triển đội ngũ thực hiện
• Phân công/bổ nhiệm: thường có trong các dự án được thiết lập do 1 cá nhân/nhóm
hoặc vị trí bổ nhiệm được ghi sẵn trong tuyên bố dự án (kiêm nhiệm, toàn thời gian)
• Thông qua thương lượng (tuyển dụng): toàn thời gian, bán thời gian, cộng tác
viên
• Thuê nhân lực ngoài dự án (hợp đồng tư vấn, gói thầu)
• Nhóm ảo: cùng làm cho các mục tiêu của dự án, nhưng là nhân sự đang ở những
nơi khác nhau, chuyên gia, người làm việc tại nhà, làm khác ca/giờ, người khuyết tật (vận động)
4 Cung- Mua sắm- Đấu thầu (Các gói mua sắm/gói thầu)
Trang 95 Phân bổ chi phí:
Xác định loại tài trợ và ngân sách có được
Cách thức lập ngân sách dự án cũng tùy thuộc vào nguồn tài chính, quan điểm/ý định thực hiện dự án của đơn vị cấp kinh phí cho dự án
Căn cứ tiến hành ước tính chi phí
- Thông tin ban đầu về chi phí dự án
- Các hoạt động
- Nhân sự
- Thời gian
- Ghi nhận về rủi ro
Các bước thực hiện
• Sử dụng khung hoạt động dự án chi tiết làm cơ sở Chi phí thực hiện dự án phải được tính toán cho khớp với tổng thể hoạt động dự án
Tính toán chi phí cho từng mục, từng hoạt động, bao gồm:
• Hoạt động chuyên môn: gồm các hoạt động theo lĩnh vực của dự án và hoạt động
khác như hội nghị, tập huấn, sự kiện, đánh giá, khảo sát,…
• Các gói hoạt động/gói thầu mua sắm trang thiết bị/vật tư/tư liệu…
• Thuê nhân sự bên ngoài: tư vấn, LĐ tạm thời, CTV, tình nguyện viên,…
• Các chi phí quản lý: lương cho các nhân sự phụ trách hoạt động quản lý và hoạt
động chuyên môn, chi phí văn phòng, đi lại, công tác phí,…
• Chi phí dự phòng: gồm dự phòng cho toàn dự án (là khoản nằm ngoài ngân sách
của dự án, chỉ sử dụng trong những trường hợp như trượt giá, rủi ro bất thường )
Trang 10và dự phòng cho rủi ro của một hoạt động nào đó (loại này được tính toán chung trong tổng chi phí dành cho hoạt động có khả năng phát sinh rủi ro – theo dự đoán, thuộc ngân sách của dự án)
• Tính toán tổng ngân sách dự án trên cơ sở chi phí của từng hoạt động ➔ Bảng
phân bổ chi tiết chi phí dự án
Dự toán chi phí có thể thực hiện theo cách:
• Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục (top-down):
- Mức phân bổ tùy độ quan trọng của các hoạt động trong dự án
- ➔ Tiến hành tính toán chi phí cho từng mục theo định mức ngân sách đã phân bổ
- Thường áp dụng cho các dự án mà khi lập ngân sách đã biết trước tổng ngân sách dành cho dự án và tỷ lệ % cho từng nhóm hoạt động, dành cho các dự án thực hiện tương tự như giai đoạn trước hoặc tương tự cấu trúc của một dự án đã có
• Tính toán chi tiết chi phí từng hoạt động, từng khoản chi (bottom-up), sau đó
tổng hợp thành con số tổng chi phí của dự án, thường áp dụng cho các dự án mới - đang xây dựng kế hoạch để nộp đề xuất xin tài trợ
Các lưu ý khi thực hiện tính toán ngân sách cho dự án
• Chi phí được tính cần dựa theo một đơn vị tiền tệ thống nhất
• Để thực hiện ước tính ngân sách cho từng hoạt động, các dự án cần có định mức
chi (cost norm) Định mức chi thường tuân theo quy định tài chính của tổ chức tài
trợ Quy định về định mức chi tạo thuận lợi cho quản lý và tránh các mâu thuẫn tài chính
• Đối với các dự án có nhiều nguồn tài trợ, cần đặt mã số cho mỗi nguồn tài trợ
Trong bảng tính toán ngân sách dự án, cần có cột thông tin về nguồn tài trợ khi phân bổ ngân sách cho từng công việc
• Các hoạt động có sử dụng nguồn lực từ cộng đồng, cần có ghi chú cụ thể để tạo
sự logic trong phân bổ ngân sách
• Với các dự án PTCĐ nhưng có phát sinh lợi nhuận từ hoạt động của dự án
(như dự án hỗ trợ người khuyết tật sản xuất và kinh doanh đồ handmade) cần kèm theo quy định và cách quản lý riêng nguồn tài chính này tách riêng với ngân sách dành cho thực hiện dự án, thông thường sẽ theo hướng cộng đồng tự quản lý
(1) Phân tích chi phí lợi ích dự án đầu tư
➔ Lợi nhuận sau khi trừ chi phí (chi phí bao gồm đầu tư cơ bản, thuế, chi phí cơ hội…)
➔ Quyết định đầu tư
Trang 11(2) Dự toán chi phí đầu tư: bao gồm chi tiết những khoản chi, chi tiết phân bổ nguồn vốn
đầu tư trong từng giai đoạn
Câu 8.1: Làm sao để dự án dễ đạt được chấp thuận tài trợ chấp thuận đầu tư?
6 Xây dựng chỉ số (Tiêu chuẩn chất lượng/Các giải pháp kỹ thuật)
Dựa vào điều gì để xác định mục đích, hoạt
động của dự án đã hoàn thành?
• Để đảm bảo một mục tiêu có thể kiểm chứng được ➔ cần các chỉ số đo
lường (như: số lượng kỳ vọng là bao nhiêu? được hoàn thành vào thời điểm nào của dự án?)
• Các chỉ số cần được lượng hóa càng nhiều càng tốt
7 Quản lý -Giám sát- Đánh giá
- Quản lý – Giám sát:
• Dẫn dắt dự án theo lộ trình và hoàn thành đúng thời hạn
• Đảm bảo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng
• Điều chỉnh kế hoạch, giải quyết vấn đề phát sinh
- Đánh giá
• Dự án đạt yêu cầu không?
• Dự án có hiệu quả không?
• Dự án có những tác động gì?
Trang 121) Quản lý dự án:
a Quản lý thời gian:
• Đặc tính thời gian dự án: Mỗi hoạt động làm trong 1 khoảng thời gian nhất định
• Quản lý thời gian dự án là quản lý tổng thể:
- Xây dựng lịch trình (trình tự, các hoạt động chính)
- Phối hợp các nguồn lực để đẩy các hoạt động theo đúng lịch trình
* Phương pháp quản lý thời gian:
• Quản lý dựa trên nhiệm vụ (nhân sự)
• Chế độ báo cáo công việc, báo cáo tiến độ thường xuyên
b Quản lý chi phí:
Trang 13• Giám sát hoạt động chi ngân sách dự án thông qua quy trình: dự toán (từng hạng mục), giải ngân, quyết toán, kiểm toán
• Căn cứ vào: định mức chi, dự toán ngân sách dự án (bảo đảm chi phí không vượt quá định mức chi và dự toán)
• Chế độ báo cáo định kỳ: tiến độ giải ngân, quyết toán
• Ghi nhận những thay đổi, bảo đảm những thay đổi vẫn nằm trong kế hoạch và báo cáo những thay đổi đến các bên liên quan
c Quản lý nhân sự:
- Quản lý nhiệm vụ cá nhân: Trách nhiệm quy định trong hợp đồng, TOR
- Quản lý hoạt động nhóm: Điều phối nhóm và giải quyết và xung đột
• Thực hiện đánh giá công việc cá nhân
(hợp đồng, ý kiến người giám sát, đồng sự, cấp dưới) và phản hồi
• Quản lý và giải quyết xung đột
- Nguồn gốc của xung đột: Khan hiếm nguồn lực, Hoạt đông ưu tiên, Phong cách cá
nhân
- Quản lý bằng các quy định, tiêu chuẩn, áp dụng các biện pháp cứng rắn
* Tại sao phải quản lý nhóm?
Những ưu điểm trong hoạt động nhóm:
- Có được nhiều ý kiến, sáng kiến
- Chia sẻ công việc
- Tránh được tình trạng bị động về nhân sự
Những hạn chế thường xuất hiện trong hoạt động nhóm:
- Lối mòn trong tổ chức - Thiếu sáng kiến
- Ngồi mát ăn bát vàng - Dựa dẫm
- Xung đột nhóm (lợi ích)
