Bài giảng tổ chức sự kiện

Môn học tổ chức sự kiện tập trung nghiên cứu xác định rõ mục đích yêu cầu của sự kiện trong bối cảnh cụ thể của môi trường với chủ sự kiện và đối tượng sự kiện hướng tới, xem xét các mối quan hệ được hình thành giữa các thành viên tham gia khi sự kiện được thực hiện. Đó là những điều kiện tiền đề quyết định nên hay không nên tổ chức sự kiện.Tổ chức sự kiện nghiên cứu phương pháp chung nhất xây dựng và thực hiện quá trình tổ chức sự kiện. Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm quá trình chuẩn bị cho sự kiện, quá trình thực hiện sự kiện và các hoạt động sau sự kiện. Với đối tượng nghiên cứu đòi hỏi phải có sự khái quát toàn bộ sự kiện đồng thời cũng phải chi tiết, cụ thể đối với từng khâu, từng bước công việc, thậm chí phải xác định phương pháp cho từng công việc.Tổ chức sự kiện còn nghiên cứu phương pháp xác định thời gian, không gian và môi trường. Đây là những bộ phận quan trọng cấu thành sự kiện và thành công của sự kiện. Việc xác định thời gian, địa điểm không gian phù hợp là rất cần thiết, đòi hỏi phải có phương pháp đúng đắn. Tổ chức sự kiện phải tập trung nghiên cứu những phương pháp đó. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện chỉ tập trung làm sáng tỏ những vấn đề chung nhất của phương pháp tổ chức, đi vào những sự kiện cụ thể đòi hỏi phải có sự vận dụng, sáng tạo. Hơn nữa, các hoạt động sự kiện luôn luôn đổi mới, không có sự trùng lặp, đòi hỏi phải thường xuyên vận dụng sáng tạo trong phương pháp tổ chức để xác định được thời gian thích hợp với sự kiện.Ngoài những đối tượng đã đề cập trên, tổ chức sự kiện còn đi vào nghiên cứu phương thức tổ chức thực hiện, bao gồm việc phân phối nguồn lực thực hiện quản trị các hoạt động của giai đoạn chuẩn bị, hoạt động giai đoạn diễn ra sự kiện và hoạt động của giai đoạn sau sự kiện. Xây dựng mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động đảm bảo phát huy được kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của từng cá nhân, đồng thời các tổ chức nội bộ doanh nghiệp cũng thực hiện để có sự kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức nội bộ một cách tối ưu, duy trì sự hoạt động của các cá nhân, các tổ chức nội bộ thuộc doanh nghiệp một cách hài hòa, bảo đảm cho dòng chảy công việc liên tục thông suốt với năng suất cao.Phạm vi nghiên cứu tập trung đi sâu vấn đề mô tả quy trình tổ chức sự kiện, mô tả kỹ năng tác nghiệp cho từng khâu, từng công việc cụ thể của từng cá nhân. Ngoài ra môn học cũng đi sâu nghiên cứu các vấn đề liên quan đến việc bảo đảm về an toàn, sức khỏe của quan khách, an toàn về tài sản và công tác bảo đảm an ninh trong suốt quá trình diễn ra các hoạt động sự kiện...Nội dung môn học: Tổng thời lượng cho mô đun là 30 tiết được chia thành 3 chương, cụ thể:Chương 1: Khái niệm, bản chất và vai trò của TCSK.Chương 2: Kế hoạch tổ chức sự kiện.Chương 3: Tổ chức thực hiện.Phương pháp nghiên cứu:Tổ chức sự kiện là ngành học tương đối mới mẽ và đang có xu hướng phát triển rộng, bởi vậy trước hết phải biết vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu môn học “Tổ chức sự kiện”. Môn học này bao gồm cả phần lý thuyết và thực hành, vì vậy khi nghiên cứu môn học cần phải kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, đồng thời cần liên hệ với kiến thức các môn học khác như: Pháp luật, tâm lý, kỹ năng giao tiếp, tổng quan du lịch, văn hóa du lịch, kỹ năng kinh doanh... cập nhật những kiến thức mới và đón bắt xu hướng phát triển của ngành quan hệ công chúng để làm tài liệu tham khảo và tham quan thực tế. Ngoài ra, còn áp dụng nhiều phương pháp giảng dạy có hiệu quả như: Sử dụng phương tiện truyền thông và công nghệ thông tin, tổ chức thực hành bằng hình thức trực quan sinh động để hướng học sinh, sinh viên củng cố kiến thức, thực hiện thuần thục các kỹ năng thực hành về các nội dung quan trọng của môn học này.  

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Môn học tổ chức sự kiện tập trung nghiên cứu xác định rõ mục đích yêu cầucủa sự kiện trong bối cảnh cụ thể của môi trường với chủ sự kiện và đối tượng sự kiệnhướng tới, xem xét các mối quan hệ được hình thành giữa các thành viên tham gia khi

sự kiện được thực hiện Đó là những điều kiện tiền đề quyết định nên hay không nên

Ngoài những đối tượng đã đề cập trên, tổ chức sự kiện còn đi vào nghiên cứuphương thức tổ chức thực hiện, bao gồm việc phân phối nguồn lực thực hiện quản trịcác hoạt động của giai đoạn chuẩn bị, hoạt động giai đoạn diễn ra sự kiện và hoạtđộng của giai đoạn sau sự kiện Xây dựng mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động đảmbảo phát huy được kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của từng cá nhân, đồng thời các tổchức nội bộ doanh nghiệp cũng thực hiện để có sự kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các

cá nhân cũng như giữa các tổ chức nội bộ một cách tối ưu, duy trì sự hoạt động củacác cá nhân, các tổ chức nội bộ thuộc doanh nghiệp một cách hài hòa, bảo đảm chodòng chảy công việc liên tục thông suốt với năng suất cao

Phạm vi nghiên cứu tập trung đi sâu vấn đề mô tả quy trình tổ chức sự kiện, mô

tả kỹ năng tác nghiệp cho từng khâu, từng công việc cụ thể của từng cá nhân Ngoài

ra môn học cũng đi sâu nghiên cứu các vấn đề liên quan đến việc bảo đảm về an toàn,sức khỏe của quan khách, an toàn về tài sản và công tác bảo đảm an ninh trong suốtquá trình diễn ra các hoạt động sự kiện

Nội dung môn học:

Tổng thời lượng cho mô đun là 30 tiết được chia thành 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Khái niệm, bản chất và vai trò của TCSK.

Chương 2: Kế hoạch tổ chức sự kiện.

Chương 3: Tổ chức thực hiện.

Phương pháp nghiên cứu:

Tổ chức sự kiện là ngành học tương đối mới mẽ và đang có xu hướng phát triểnrộng, bởi vậy trước hết phải biết vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy

vật lịch sử vào việc nghiên cứu môn học “Tổ chức sự kiện”.

Môn học này bao gồm cả phần lý thuyết và thực hành, vì vậy khi nghiên cứu

môn học cần phải kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, đồng thời cần liên hệ với kiếnthức các môn học khác như: Pháp luật, tâm lý, kỹ năng giao tiếp, tổng quan du lịch,văn hóa du lịch, kỹ năng kinh doanh cập nhật những kiến thức mới và đón bắt xuhướng phát triển của ngành quan hệ công chúng để làm tài liệu tham khảo và thamquan thực tế

Ngoài ra, còn áp dụng nhiều phương pháp giảng dạy có hiệu quả như: Sử dụngphương tiện truyền thông và công nghệ thông tin, tổ chức thực hành bằng hình thứctrực quan sinh động để hướng học sinh, sinh viên củng cố kiến thức, thực hiện thuầnthục các kỹ năng thực hành về các nội dung quan trọng của môn học này

Chương 1: KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mục tiêu :

- Hiểu và trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động tác nghiệp

cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện

- Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện

- Phân biệt được các loại hình sự kiện

- Hiểu và chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham

gia sự kiện và đời sống xã hội

Trong thời đại ngày nay, hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên hàng

ngày trên nhiều lĩnh vực khác nhau từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, từ các

buổi sinh nhật các đại tiệc hay các hoạt động văn hóa của các tổ chức chính trị kinh tế

xã hội đến các diễn đàn lớn mang tầm vóc quốc gia, quốc tế luôn tạo ra sự chú ý của

cộng đồng

Cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức sự kiện đã

không ngừng phát triển với sự phân công lao động xã hội ngày càng sâu sắc và cạnh

tranh cũng trở nên gay gắt Chính vì vậy, hoạt động tổ chức sự kiện đang là mối quan

tâm của xã hội Ở nước ta, hoạt động tổ chức sự kiện được hình thành từ khi có

chính quyền cách mạng (năm 1945), tuy nhiên tính chất hoạt động của tổ chức sự kiện

hầu hết phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của Đảng và của dân tộc, đồng thời tập trung

sâu cho công tác giáo dục chính trị tư tưởng

Từ ngày đổi mới đến nay, hoạt động tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành

dịch vụ phát triển nhanh chóng cả bề rộng lẫn bề sâu và đã trở thành ngành kinh

doanh hấp dẫn trong đời sống xã hội Việc nghiên cứu những nguyên lý và rèn luyện

kỹ năng về tổ chức sự kiện mang tính chuyên nghiệp đang là vấn đề bức xúc được đặt

ra đối với những người quan tâm trong những năm gần đây

Để nhìn nhận đúng đối tượng hoạt động tổ chức sự kiện, cần có sự nghiên cứu

đầy đủ những vấn đề cơ bản của đối tượng này qua khái niệm

1 Khái niệm về tổ chức sự kiện

1.1 Sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ mới ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu

khác nhau về thuật ngữ này Trước tiê,chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo

cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện

Lưu ý: Tổ chức sự kiện là một hiện tượng phổ biến hiện nay trên khắp thế giới và trở thành một nghề có tính chuyên nghiệp và hiện đại.

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy

ra, có ý nghĩa đối với đời sống xã hội

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặcmột sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ khi nói đến các sự kiệnkinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc xăng tănggiá, khủng hoảng kinh tế, …

Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có ý nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụthống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem như một sự kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quanniệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại,giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghĩ,… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sựkiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hộicao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh

cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sựkiện Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nỗi tiếng Pháp, SEAGAMES 23, cuộcthi hoa hậu báo tiền phong…

- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” cónghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó có bao hàm cảnhững hoạt động thương mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trongđời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời, …

- Ngoài ra, “sự kiện” còn là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại,marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sảnphẩm mới, hội chợ, triển lãm, … Ngay cả một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiệnhiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức sự kiện” củamình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đến các lĩnh vực xãhội và đời sống thường ngày khác

Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trongmột phạm vi nhất định Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cậntheo một trong ba hướng trên sẽ không đủ

Theo tài liệu này, cách tiếp cận về sự kiện trong lĩnh vực này cần căn cứ vàonhững đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đãđược thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới Với quan điểm này, nên hiểu sựkiện dựa trên nghĩa tổ chức sự kiện tương ứng với event management – trong tiếnganh Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổbiến khác như tiếng Pháp, Đức, Ý, Hà Lan,… đều mượn từ gốc event management(trwuf tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos) Ở các nước phát triển lĩnh vực này

đã trở tahnhf một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã cso hệ thống lýluận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate enents: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp (lễ kỷ niệm ngàythành lập công ty, hội nghị khách hàng…)

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Festive events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conference: Hội thảo

+ Convetions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện văn hóa xã hội

+ Sporting events: Sự kiện liên quan tới thể thao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan tới thương hiệu, sản phẩm…Như vậy khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sựkiện) như sau: Sự kiện đó là cá hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinhdoanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và

cá hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán…

Như vậy sự kiện cần được hiểu:

- Bao gồm tất cả các hoạt động đã đề cập ở trên

- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạtđộng

- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ Sự kiện (event) trong nghề Tổchức sự kiện (event management) của tiếng Anh

1.2 Tổ chức sự kiện là gì?

Theo quan niệm về hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đếnviệc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện

Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ cáchoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) cáchoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.

Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện ngày nay ở Việt Nam, cũng thấyrằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kếhoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sựkiện,…

Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạt động có chủ đích được diễn ra trong một khoảng thời gian và không gian nhất định, bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nhằm chuyển tới các đối tượng tham dự những thông điệp truyền thông nhất định theo yêu cầu của các chủ thể tham gia vào sự kiện (khách hàng mục tiêu)

Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện, cần làm rõ các đối tượngtham gia tổ chức sự kiện và mối quan hệ giữa họ Các thành viên này đều có vai tròquyết định tới thành công của sự kiện:

- Chủ sở hữu sự kiện: Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện, chủ sở hữu sự kiện

có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể Chủ sở hữu sựkiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin về sự kiện, chủ sở hữu làngười đầu tư cho hoạt động sự kiện Trong khi đó, nhà tổ chức sự kiện là những nhà

tổ chức chuyên nghiệp được mời để thực hiện hoạt động sự kiện theo đơn đặt hàngcủa chủ sở hữu sự kiện

- Đối tượng tham dự sự kiện: Là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện,

đó chính là đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện Tùy theo yêu cầu củachủ sự kiện mà đối tượng tham dự khác nhau:

* Chủ sự kiện là các doanh nghiệp thì khách mời của họ phải hướng tới kháchhàng mục tiêu và công chúng

* Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sự kiện là các cá nhânthuộc đối tượng mà tổ chức đoàn thể đó thu hút, tập hợp

* Ngoài ra, những sự kiện mang tính chuyên đề nào đó thì khách mời còn chi tiết cụ thể hơn nữa

2 Bản chất của sự kiện

2.1 Nâng cao nhận thức trong cộng đồng

- Bản thân quá trình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một khối lượng việc làm nhất địnhcho xã hội, cùng với những tác động kinh tế (đã đề cập ở trên), có thể thấy rằng sựkiện sẽ tạo ra khối lượng việc làm đáng kể cho xã hội

- Khi có sự phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện, sẽ góp phần nâng cao đời sốngcủa người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc (qua việc tổ

chức thành công các lễ hội chẳng hạn) Sự kiện giúp con người có điều kiện giao lưu,đoàn kết tiếp cận với cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống

- Sự kiện ở phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mốiquan hệ đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và cácnước trên thế giới Ví dụ : qua Segames 23 tổ chức ở Việt Nam góp phần phát triểncác mối quan hệ của Việt Nam với các nước trong khu vực

- Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tậpquán, lễ hội tín ngưỡng ) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếpđến việc bảo tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tựhào dân tộc, tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắcvăn hoá, bảo tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc

2.2 Quảng bá hình ảnh, thương hiệu

Xu thế phát triển thị trường, nếu trước đây chỉ có những công ty lớn của nướcngoài chú ý đến việc tổ chức các sự kiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp lớn trongnước cũng đã bắt đầu quan tâm đến hình thức quảng bá thương hiệu mới mẻ bằng tổchức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện có thể sống quanh năm vì mỗi năm một đơn vị tổ chức ítnhất vài sự kiện lớn nhỏ Lớn thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng, nhỏ thì vàichục triệu: tổ chức live show (chương trình ca nhạc lớn có ngôi sao, truyền hình trựctiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động quanhiều địa phương); tổ chức các hội chợ thương mại hoặc triển lãm; những chươngtrình giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, những buổi họp báo, hội thảo Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài giờ đến kéo dài cả năm

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” chothương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện (events) Ví dụkhi hãng xe hơi Toyota tung ra một sản phẩm ô tô đời mới, công ty này sẽ tổ chức một

sự kiện ra mắt công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giớiđến tham gia sự kiện quan trọng này

Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng,đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin haichiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp…

2.3 Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đadạng phong phú Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kếthợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợpthể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhaunhư: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiếtkế… Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lậpchương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biếncủa sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt

Cần lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hóa(hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống… vì vậy nếu chỉ

nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nóidịch vụ chiếm tỷ trọng đa số

2.4 Đa dạng hóa ngành nghề

Như trên đã đề cập, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thươngmại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, vàcác hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Từtrước đến nay các hoạt động này đã thường xuyên diễn ra tuy nhiên, chủ yếu do chínhnhà đầu tư sự kiện trực tiếp đứng ra tổ chức Một số sự kiện lớn có tầm quan trọngngười ta thường lập ban tổ chức, tuy nhiên trong quá trình tổ chức do hạn chế vềnhiều mặt nên hiệu quả còn những hạn chế nhất định Với các sự kiện mang tính chấtvăn hóa, phong tục tập quán… hoặc các sự kiện đơn giản như đám cưới, hội họp, gặpmặt… việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệmnhất định cũng có thể thực hiện được

Tuy nhiên, khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển, cùng với sự hội nhập vàokinh tế và văn hóa của nhân loại, sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng(đặc biệt là Internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rấtnhiều Ngay cả những sự kiện mang tính phổ biến và đơn giản nói trên việc tổ chứctheo kinh nghiệm sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư sự kiện, điềunày đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: cácbuổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm,hội chợ, gặp mặt khách hàng… do tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đếnhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tư là các doanh nghiệp tấtyếu cần đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu củamình

Ngoài ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng như để đạt được ýtưởng, mục tiêu khi tổ chức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyênnghiệp để tận dụng kinh nghiệm và khả năng tổ chức của đội ngũ này Một lý do khác,khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tương đối lớn các dịch vụ cần có cho sựkiện rất đa dạng (như các dịch vụ về trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếp đón,lưu trú, ăn uống…) một doanh nghiệp, một tổ chức vừa đóng vai trò là chủ đầu tư sựkiện kiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hếttất cả các dịch vụ này

Xuất hiện ở VN khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty của người nướcngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều Chiếm số đông hiệnnay là khoảng 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam như Max,Coon, Galaxy, Venus , (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vàichục) Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô

số

Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấntrực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, PhilipsMoris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long,

Kinh Đô ), ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% vớihơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” 66%các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event

Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại Nhữngyếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt” (với báo chí, cơ quan chức năng),

“nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ

“thiếu sáng tạo” Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụkhách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề” cùng vớiyêu cầu “không đụng hàng” Max Communications đứng đầu trong danh sách 20 công

ty được nhắc đến, theo sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh

Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những

ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũngnhẹ hơn các công ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường ở Việt Nam dù phát triển mạnh

song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ để các đại gia này nhảy vào.

Xu hướng phát triển của cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện Xu hướng phát triểncủa cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện Theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công tynghiên cứu thị trường FTA thì tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổbiến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường

Trung bình hàng năm trên thế giới các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD choviệc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hộinghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm… Theo các chuyên gia thì xu thếmới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề” Các chủ đề này được thu thập từcác nền văn hóa khác nhau sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể choevent và tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế

Mục đích chính của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẩn thương mại và

mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thươnghiệu, độ am hiểu sản phẩm và thâm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năngtrong tương lai

Riêng tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thayđổi rõ rệt về chất lượng và số lượng Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cungcấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sứcquan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ

Việt Nam gia nhập WTO đươc hơn 1 năm, ngành công nghiệp quảng cáo trongnước phát triển mạnh mẽ và nhiều đại gia quảng cáo trên thế giới đang ồ ạt đổ xô vàothị trường Việt Nam, nhiều công ty quảng cáo trong nước được thành lập, điều này tạonên một sự cạnh tranh gay gắt về ý tưởng, chất lượng và giá cả Việc nhiều tập đoànlớn đầu tư vào Việt Nam, nhiều sản phẩm, dịch vụ đa dạng và mới lạ được mang đếnvới người tiêu dùng là một mãnh đất màu mở để ngành quảng cáo khai thác

Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy chưa có ngànhkinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện độc lập Số công ty chuyên về kinh doanh tổ chức

sự kiện còn rất ít Các công ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là: Các doanhnghiệp quảng cáo, marketing; doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm; các công ty du

lịch; khách sạn và một số doanh nghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vậnđộng…

Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức Ban tổ chức được thành lập từnhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trò chính là chủ đầu tư sự kiện Khi sựkiện kết thúc thì ban tổ chức cũng thường tự giải thể, như vậy vừa không tận dụngđược kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí Vềchất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theo hìnhthức tự học hỏi là chính

3.Các loại sự kiện chủ yếu được tổ chức tại khách sạn

Trong hoạt động du lịch, sự kiện có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó góp phầnlàm phong phú thêm các loại hình du lịch Giữa du lịch và sự kiện luôn có sự gắn kếtbền chặt lẫn nhau và bổ sung cho nhau, thông qua hoạt động du lịch thì người ta mớibiết được nhiều về sự kiện và chính nhờ có sự kiện mà du lịch đã có sự phát triểnkhông ngừng

Ngày nay, trong hoạt động du lịch đang tồn tại nhiều hoạt động sự kiện hỗ trợ,

có thể khái quát qua các sự kiện văn hóa phi vât thể thông qua các lễ hội truyền thốngnhư:

- Hoạt động nghệ thuật dân gian: Bao gồm các loại hình nghệ thuật diễn

xướng như: ca, múa, nhạc cổ dân gian, hát xẩm, hát sắc bùa, hát ả đào, chèo văn, chèo

cổ, ca trù, tuồng cổ Các loại lễ nhạc như: lễ nhạc trong tế tự tại các đình làng, lễ nhạctrong tôn giáo, lễ nhạc trong cung đình (nhã nhạc)

Các loại hình hát nói trong trường ca Tây nguyên, hát đối đáp, hoặc trong cácđoản khúc, trường đoạn trong các bản trường ca Hoặc trong các loại hình nghệ thuậtkhác như tuồng cổ, chèo, cải lương Ngoài ra, hoạt động nghệ thuật dân gian theo cácvùng văn hóa như các loại hình dân ca nhạc cổ, các điệu lý, các điệu hò lý, hò khoandân ca ba miền như hát quan họ (Bắc Ninh), hò Huế, đờn ca tài tử (Nam bộ) dềuđược đưa vào các chương trình sự kiện phục vụ hoạt động tham quan du lịch cho dukhách

- Các Hoạt động lễ hội tôn giáo: Bao gồm các lễ hội như: Lễ phục sinh, Lễ Tạ

ơn, Lễ rước kiệu Đức mẹ La Vang (Quảng Trị) của đồng bào công giáo Lễ mừngChúa giáng sinh (Noel), Lễ Phật Đản, Lễ Vu Lan của đạo hữu Phật giáo, Lễ hội QuánThế Âm ở Đà Nẵng, Lễ Ramadan, Lễ hội Roja Haji của đồng bào Chăm theo đạo hồi

ở Ninh Thuận, An Giang, Lễ bồi linh của đạo Tin Lành

- Các hoạt động lễ hội ghi nhớ công đức các bậc thánh nhân: Như lễ hội

Đình Làng Hải Châu, Túy Loan, An Phước, Lễ cầu an các nghĩa quân yêu nước tạiNghĩa Trũng Phước Ninh ở Đà Nẵng, Lễ hội Tháp Bà ở Nha Trang, Lễ hội điện Hònchén ở Huế, Lễ hội Dinh Cô ở Vũng T àu

- Các hoạt động lễ hội các làng nghề: Lễ cúng tổ Nghề Kim hoàn ở kế Môn

Đai Lược, Lễ cúng tổ nghề may, nghề rèn, nghề đúc đồng, nghề khắc gỗ, nghề chằm

nón ở Huế, nghề dệt chiếu ở Cẩm Nê Đà Nẵng, nghề mộc Kim Bồng ở Hội An, Lễgiỗ tổ hát bội cải lương tại thành phố Hồ Chí Minh

- Các hoạt động lễ hội văn hóa truyền thống: Lễ Bà chúa Xứ ở An Giang, Lễ

hội cầu mưa ở Long An, Lễ cúng đất làng của đồng bào Ba Na ở Kontum, Lễ cúng cáông, Lê hội cầu ngư của đồng bào ngư dân sóng ven biển từ đèo Ngang đến PhúQuốc, Lễ hội mừng cơm mới của đồng bào BaNa tại Gia Lai và Kon Tum, Lễ hội TếtChon Chnam Thmay, l

- Các hoạt động lễ hội kỷ niệm các ngày lễ trọng đại của dân tộc: Lễ hội

Quốc Tổ Vua Hùng ở Vĩnh Phúc, Lễ hội Nguyễn Trung Trực ở Rạch Giá (KiênGiang), Lễ hội Trần Hưng Đạo tại Kiếp Bạc (Hải Dương), Lễ hội tưởng nhớ vua Đinh

và vua Lê Trường Yên (Ninh Bình), Lễ hội Tưởng nhớ chiến công của vua QuangTrung ở Đống Đa (HàNội)

- Các hoạt động Văn hóa thể thao: Lễ hội Ooc Om Bok và hội đua thuyền

ngo, Lễ hội đua trâu của đồng bào Khơ Me Nam bộ, Lễ hội đâm trâu của đồng bàoTây nguyên, Lễ hội đâm trâu ở Đồ Sơn, Các cuộc thi Hoa hậu ở Nha Trang, TuầnChâu ở Quảng Ninh, bắn pháo hoa ở Đà Nẵng, Lễ hội Carnavan ở Hạ Long, Lễ hộihoa ở Đà Lạt, Festival ở Huế, Lễ hội Cà Phê ở Buôn Mê Thuột

Tóm lại: Hoạt động tổ chức sự kiện trong du lịch thì có rất nhiều, mỗi loại hình

sự kiện đều gắn với các yếu tố văn hóa rất sâu đậm, chính vì vậy các nhà tổ chức sựkiện chuyên nghiệp luôn phối hợp với các nhà điều hành du lịch để xác lập các tourtuyến du lịch phù hợp với sở thích nuốn khám phá của du khách, nên đã tạo được sự

đa dạng phong phú và hấp dẫn trong các chương trình tham quan du lịch cho dukhách

Phải khẳng định rằng tổ chức sự kiện là một nhu cầu không thể thiếu của hoạtđộng du lịch, thông qua hoạt động tổ chức sự kiện mà lịch sử, văn hóa, phong tục tậpquán, lối sống sinh hoạt của con người Việt Nam được tái hiện một cách sinh độngnhất

Thực tế trong thời gian qua, hoạt động tổ chức sự kiện trong lĩnh vực du lịchthường do các nhà làm tour của các hãng lữ hành thực hiện cử nhân viên của mìnhhoặc tự lên chương trình, hoặc phối hợp với đối tác khác là nới có đối tượng thamquan để làm chương trình cho sự kiện nên thiếu đi tính chuyên nghiệp và gặp nhiêuhạn chế trong quá trình tổ chức

Đôi khi các nhà điều hành tour còn coi hoạt động tổ chức sự kiện chỉ là những

cổ máy phục theo ý chí chủ quan của mình và nhà tổ chức sự kiện chỉ là người hỗ trợcác dịch vụ khi cần thiết như cung cấp các hoạt náo viên, người dẫn chương trình,hoặc hỗ trợ các dịch vụ thuê mướn phương tiện trang thiết bị kỹ thuật phục vụ dovậy vai trò của người tổ chức sự kiện rất mờ nhạt trong các hoạt động du lịch

Nghĩ như vậy là hoàn toàn sai lầm, vì: Tố chất nhà tổ chức sự kiện là người làm ra ý tưởng mà ý tưởng chính là sản phẩm của tư duy trí tuệ và chỉ có trí tuệ mới đem đến sự thỏa mãn trong hưởng thụ văn hóa Trong hoàn cảnh này, Văn hóa trong

du lịch là cái hồn, cái xương sống và là cái yết hầu của hoạt động du lịch, Nói chínhxác hơn là cái vốn sống của hoạt động kinh doanh lữ hành, thiếu đi yếu tố này coi nhưhoạt động kinh doanh lữ hành không sớm thì muộn sẽ bị triệt tiêu,

Để việc tổ chức thành công các sự kiện trong hoạt động du lịch, nhà tổ chức sựkiện và nhà hoạch định chương trình tham quan du lịch phải có sự phối hợp đồng bộ,

và phải có sự quan hệ khắng khít với nhau Muốn vậy cả hai phải là đối tác tin cậy củanhau, có cùng tiếng nói và cùng một hành động giống nhau, phải có sự chủ độngtrong các chiến lược hoạch định các sự kiện cho các chương trình tham quan, phải đầu

tư nghiên cứu kỹ lưỡng các đối tượng tham quan

Việc nghiên cứu là cả một quá trình khoa học tốn rất nhiều thời gian, nhất làgiai đoạn thẩm định tính xác thực cũng như các giá trị văn hóa lịch sử của đối tượng

Có như vậy mới tạo được sự đồng nhất trong quá trình tổ chức hoạt động sự kiện cho

du lịch

3.1 Tổ chức cưới hỏi.

Cưới hỏi là sự kiện vui, là việc “đại hỷ” trong một đời người Do tính chất quan trọngnhư vậy nên ông cha ta từ ngày xưa đã tính toán rất kỹ việc cưới xin cho con cháu và

họ cho rằng dòng họ gia nương phúc có được lưu phương hay không ngoài việc ăn ở

có đức và làm việc thiện, thì việc định vợ gả chồng cho con cái cũng có ảnh hưởng rấtlớn đối với gia đình và dòng tộc Do vậy ngày xưa khi có sự kiện quan trọng này cácbậc trưởng bối thường là những người quyết định cho hôn phối của con trẻ, nên trong

dân gian ta thường có câu: “Cha mẹ đặt đâu con cái ngồi đó” hoặc “Áo mặc sao qua khỏi đầu” v.v để nói lên tính nguyên tắc bất di bất dịch trong gia quy

Ngày nay, cuộc sống hiện đại đã có sự chi phối rất lớn trong đời sống tinh thần

và văn hóa của người Việt Tuy nhiên, tập tục trong cưới hỏi vẫn còn ảnh hưởng ítnhiều trong đời sống hằng ngày, điều đó cũng đã giữ gìn được những giá trị tích cựccủa bản sắc văn hóa của dân tộc

Theo như truyền thống của cha ông thì tiến trình thực hiện việc “Đại hỷ” củađôi trẻ thường được thực hiện qua các lễ sau:

- Lễ thăm nhà: Nhà trai thăm nhà gái để coi mắt con dâu tương lai, qua đó tìm

hiểu cách sống của gia đình nhà gái, cùng với nhà gái chọn và định ngày hỏi cưới.Nhìn chung ở giai đoạn này thường là thăm xả giao giữa hai nhà

- Coi ngày và định ngày hỏi cưới: Có thể nhà trai hoặc nhà gái tiến hành việc

xem ngày hỏi cưới cho đôi trẻ thông qua các thầy tướng số (đây là việc không thể bỏqua) sau khi chọn được ngày sẽ quyết định lễ đính hôn

- Lễ Đính hôn: Nhà trai sẽ lập đoàn sang hỏi nhà gái, thường những người tham

gia trong đội hình náy là các bậc cao niên trưởng bối như ông bà, chú bác, cô dì, cậu

mợ, anh chị và một số ít thanh niên thanh nữ bê sính lễ Tùy theo phong tục từngmiền, tùy theo điều kiện gia đình hoặc có thể ràng buộc ở tính môn đăng hộ đối màsính lễ chuấn bị ít hay nhiều, lớn hay nhỏ Nhưng dù thế nào trong các tráp quả sính lễ

bắt buộc phải có mâm cau trầu, rượu trà, thuốc, đồ gia bảo đính ước cho đôi trẻ Nhàgái cũng lập một đoàn tiếp đón tương ứng để đáp lễ Trong lễ Đính hôn thường tổchức gọn nhẹ đơn giản chủ yếu là xả giao, sau đó nhà gái tổ chức tiệc trà thân mật vàtiễn khách.

- Lễ Thịnh kỳ: Lễ này dân gian gọi là lễ đi giẻ, tức là nhà trai chuẩn bị một số

quà chủ yếu là vải để nhà gái may áo cưới cho cô dâu trước khi hôn lễ được cử hànhmột tháng (lễ này hiện nay ít phổ biến, nếu có thì chủ yếu là hiện kim, tức là bằngtiền mặt để nhà gái tiện sử dụng)

- Lễ thành hôn: Về đoàn đi, sính lễ của các bên tương tự như đoàn đi của lễ

Đính hôn cũng có thể nhiều hơn, tùy theo điều kiện và sự thỏa thuận của gia đình haibên Trong lễ thường được thực hiện qua các phần như: Cáo gia tiên của thông gia đôibên và của cô dâu chú rễ, sau đó mới đến phần tiệc trà nhẹ, sau đó nhà trai thực hiệnphần đón dâu về nhà trai Phần đón dâu đội hình nhà gái sẽ thàm gia cùng đoàn đi trừ

mẹ ruột của cô dâu

Khi đoàn đón dâu về đên nhà trai thì phần nghi lễ thực hiện giống như ở nhàgái nhưng sẽ bổ sung thêm nghi thức trao qua cưới gồm việc tặng đồ gia bảo của cha

mẹ hai bên, chú rễ trao nhẫn cho cô dâu và phần tặng quà của họ hàng đôi bên Tiếpđến là phần tiệc trà thân mật (có thể tổ chức tại nhà trai hoặc tại nhà hàng) Sau tiệctrà cô dâu và chú rễ bê khay trầu cau, thuốc ra tận cửa cùng gia đình nhà trai để tiễnkhách

Cần lưu ý: Theo phong tục thì sau lễ Thành hôn ba ngày cô dâu mới được phép về thăm cha mẹ ruột của mình

- Lễ vu Quy: (trường hợp gởi rễ): Về nghi thức không có gì khác nhưng phần

tặng đồ gia bảo sẽ được thực hiện tại nhà gái sau đó mới đến phần tiệc trà và nhà gáitiễn khách

Đối với người công giáo phần nghi lễ thường được tổ chức tại nhà thờ trước sựchứng kiến của cha Quản xứ và cả họ đạo trong giáo xứ , tuy nhẹ nhàn đơn giản,nhưng cực kỳ long trọng

* Việc chuẩn bị và kiểm công tác chuẩn bị cho sự kiện một tiệc cưới gồm:Trang trí hôn trường, âm thanh, ánh sáng, hệ thống điện (kể cả nguồn điện dự phòng),máy chiếu, màn hinh LCD Projector, sân khấu, setup ghế ngồi, đặt dụng cụ ăn tại bàncho khách, bàn đặt bánh cưới, bàn đặt tháp rượu Champagne, Bảng tên tiệc cưới

* Chương trình tiệc cưới (phần cơ bản):

1 Đón tiếp quan khách

2 Khai mạc (giới thiệu gia đình hai bên và cô dâu chú rễ)

3 Phát biểu của đại diện gia đình hai bên

4 Phát biểu của cô dâu chú rễ

5 Nghi thức khác và rót rượu Champagne

6 Mời rượu song thân

7 Trao rượu giao bôi

3.2 Tổ chức gặp gỡ giao lưu không chính thức, các cuộc gặp gỡ xã hội 3.2.1 Tổ chức gặp gỡ giao lưu không chính thức

Thường diễn ra giữa các tổ chức với nhau, các loại giao lưu không chính thứcnày thường được tổ chức đơn giản nhưng không kém phần trọng thị nhằm thể hiện sựmến khách của bên đón

Theo thông lệ các buổi giao lưu không chính thức thường là tiếp xúc xã giao,giới thiệu về thành phần đoàn, những hoạt động của tổ chức đơn vị minh để bạn biết

và sau đó có thể sắp xếp liên hoan nhẹ, hoặc tiệc rượu và có thể là tiệc ngồi, khi tổchức các buổi tiệc như vậy thường được chủ nhà sắp xếp Nếu có các chương trìnhtham quan thì chủ nhà sẽ bố trí việc ăn ở tham quan cho khách và khi chi tay hai bên

sẽ có buổi gặp sau cùng để cảm ơn đáp lễ

3.2.2 Tổ chức các cuộc gặp gỡ xã hội

Các hoạt động gặp gỡ xã hội thường diễn ra vào các dịp kỷ niệm nào đó hoặccác hoạt động có liên quan về các sự kiện công việc nào đó Tính chất của các buổigặp gỡ này thường diễn ra nhẹ nhàng nhanh chóng, nếu lớn hơn thì thường không quámột ngày, ví dụ: Buổi gặp mặt chiến sĩ bị tù đày ở Côn đảo, hoặc gặp mặt cán bộĐoàn nhân kỷ niệm 78 năm ngày thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, hay cuộc gặpmặt nhân kỷ niệm ngày truyền thống trường phổ thông trung học Phan Châu Trinh…

Nhũng sự kiện này thông thường là để ôn lại truyền thống của tổ chức minh, ônlại những kỷ niệm xưa, thăm hỏi nhau, giúp đỡ nhau trong công việc cho tương lại, vì cuộc gặp nằm trong giới hạn nhỏ nên tính quy mô ít phổ biến trừ những sự kiện lớn của địa phương hoặc tầm quốc gia thì mức độ tuyên truyền phải đạt yêu cầu cao nhất Đối với những sự kiện này nhà tổ chức cần chú ý vì đối tượng này rất đặc biệt, thường

là các vị có chức vụ cao, các bậc cao niên, từng có nhiều đóng góp cho xã hội, cho đấtnước, do đó việc chăm sóc, quan tâm đến họ trong mọi yêu cầu có thể là việc phải nên

làm và làm tốt hơn có như vậy mới tạo được ấn tượng cho họ, góp phần thành công cho buổi gặp gỡ.

3.3 Tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo còn gọi là Workshop hoặc Summit thường tổ chức ở nhữngnơi sang trọng như khách sạn hội trường lớn của thành phố hoặc các trung tâm hộinghị quốc gia, và có thể là trung tâm hội nghị quốc tế Có những hội thảo, hội nghịhoặc diễn đàn khoảng trên dưới 50 người, nhưng cũng có những diễn đàn hội thảo lớnvới số lượng hàng trăm hoặc hàng ngàn người, thông thường những hội thảo, hội nghịnày tính chất và quy mô rất lớn, yêu cầu rất cao, nhất là vấn đề an ninh và an toànđược đặt lên hàng đầu

Để thực hiện được khối lượng và áp lực công việc như vậy, nhà tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp phải chuẩn bị khá chu đáo cho kịch bản của mình để báo cáo trước ban

tổ chức nhằm bổ sung thiếu sót và tăng cường phối hợp đạt chất lượng thực hiện caonhất, đồng thời dự tính các tình huống bất trắc có thể xảy ra để kiểm soát được tìnhhình trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo

Trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo thường gắn với việc tổ chức các buổitiệc tùng ăn uống, vì vậy yếu tố an toàn trong ăn uống luôn được chú trọng, thôngthường các diễn đàn lớn có số lượng đông như vậy thì việc chuẩn bị phải bảo đảm chuđáo chặt chẽ và nghiêm ngặt Có như vậy mới bảo đảm sức khoẻ cho các quan khách

dự hội nghị được tốt hơn Đi kèm với việc ăn uống thì hệ thống y tế phải bảo đảm túctrực 100% để kịp thời xử lý nhanh chóng các sự cố liên quan đến sức khỏe của quankhách tham dự

Việc tổ chức các hội nghị, hội thảo có đi kèm với tham quan du lịch, nghỉdưỡng người ta gọi là MICE chắc chắn phát sinh nhiều vấn đề liên quan, vì vậy nhà

tổ chức sự kiện phải có sự đầu tư đáng kể cả về nguồn nhân lực, vật lực và tài lực mới

đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình

Tóm lại: Để việc tổ chức thành công các chương trình hội nghị, hội thảo lớn,

nhà tổ chức sự kiện cần có phương pháp làm việc khoa học, năng động, có khả năng chịu đựng áp lực cao và phải có phương pháp quản lý giám sát và điều hành giỏi

3.4 Tổ chức sinh nhật

Chủ thể chính của các hoạt động sinh nhật thường là các cá nhân, tùy theo yêucầu mà nhà tổ chức sinh nhật có thể thiết kế chương trình cho một buổi sinh nhật hoànhảo Ngày nay, cuộc sống ngày càng nâng cao, việc thư giản vui chơi giải trí đã trởnên phổ biến thì hoạt động sinh nhật sẽ mang lại nhiều niềm vui cho mọi người, trong

xã hội có nhiều thành phần và nhiều đối tượng nhu cầu sở thích có sự khác nhau, cóngười giàu, người nghèo, có người thành đạt, có người có vị trí xã hội cao do vậy mức

độ sở thích tổ chức sinh nhật cũng có sự khác biệt rõ ràng, như người thành đạt, giàu

có hoác những người nổi tiêng, người của công chúng thì mức độ hoành tráng củabuổi sinh nhật đạt đến sự hoàn mỹ tuyệt đối Tuy nhiên, những đối tượng có điều kiệnkhiêm tốn thì tiệc sinh nhật của họ sẽ đơn giản hơn miễn sao vui là được

Nắm bắt được tâm lý này mà nhà tổ chức sự kiện có thể tư vấn thiết kế chương trình sao cho phù hợp với yêu cầu mà khách hàng đã lựa chọn Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức tiệc sinh nhật cho khách điểm cần lưu ý là phải thực hiện chu đáo kỹ lưỡng và dĩ nhiên không để sai sót nào xãy ra trong ngày vui của khách hàng.

3.5 Tổ chức tuyên dương, tổng kết

4.Mối quan hệ giữa khách sạn và các hoạt động giải trí

Hiểu theo cách đơn giản nhất khách sạn là nơi được chọn để tổ chức sự kiệnnhiều nhất thông thường, các vị khách sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhânphụ thuộc vào rất nhiều bầu không khí mà sự kiện mang đến Do đó, tùy theo mụcđích, người tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, tjoar mãn các tiêu chí mang lạithành công cho chương trình

Khách sạn là sự lựa chọn phổ biến nhất, một kết quả tìm kiếm hoàn hảo khi lên

kế hoạch tổ chức sự kiện bởi khách sạn có khả năng cung cấp đồng bộ các yêu cầu từ

hệ thống âm thanh, ánh sáng đến trang trí, phục vụ, dịch vụ ăn uống Đặc biệt vớinhững hội nghị, hội thảo kéo dài nhiều ngày, khách sạn thực sự là sự lựa chọn lýtưởng giúp người tham dự không phải di chuyển nhiều hay lo lắng về chỗ ở xa nơi tổchức

Tại Việt Nam, phần lớn hệ thống khách sạn 4sao trở lên đều có dịch vụ trọn góicho nhiều loại sự kiện trong nhà với chất lượng phục vụ đáng tin cậy nhưIntercontinental, Sheraton, Melia, Sofitel Plaza,… Bạn có thể liên hệ phòng Sales.Banqueting để thuê ballroom cho sự kiện đám cưới, hội thảo, hội nghị …

Chương 2: Kế hoạch tổ chức sự kiện

Mục tiêu: Sau khi học xong chương này, người học có khả năng

- Về kiến thức: Nắm được một số kiến thức cơ bản về việc xây dựng một bản kế hoạch

cụ thể cho một sự kiện

- Về kỹ năng: lập kế hoạch cụ thể cho việc tiến hành sự kiện

- Về thái độ: tích cực trong công tác học tập theo nhóm

1.Loại sự kiện và mục tiêu của sự kiện

Theo các nhà chuyên môn tổ chức sự kiện là một hiện tượng phổ biến hiện naytrên khắp thế giới và trở thành một nghề có tính chuyên nghiệp và hiện đại Hiện nay

người ta chia hoạt động tổ chức sự kiện thành hai loại đó là: Hình thức tổ chức sự kiện trong nhà và hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời Với các loại hình phổ biến

theo các tiêu chí sau đây:

1.1. Theo tiêu chí qui mô

- Diễn trình của các CEO (Giám đốc điều hành) trước công chúng

- Hoạt động diễn đàn, hội thảo cấp quốc gia quốc tế

- Hoạt động các đại lễ cấp quốc gia

- Hoạt động Văn hóa thể thao cấp quốc gia và quốc tế

- Hội chợ triển lãm thương mại

1.2 Theo tiêu chí hình thức

- Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công

- Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng

- Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang

- Chương trình team building (xây dựng đội ngũ)

- Các hoạt động cắm trại (camping)

- Các hoạt động Văn hóa thể thao

1.3 Theo tiêu chí nội dung

- Kỷ niệm thành lập, Đón nhận các danh hiệu

- Tiệc chiêu đãi, ngoại giao, tiệc ngoài trời (out-side)

- Các hoạt động Văn hóa thể thao

- Hội thảo chuyên đề (Workshop)

Những điểm cần lưu ý khi tổ chức các hoạt động sự kiện:

* Khai trương động thổ: Tùy theo phong tục của từng vùng, từng miền mà cắtbăng, liên quan đến yếu tố tâm linh.

* Giới thiệu sản phẩm: Phải lưu ý nhà tài trợ yêu cầu làm cái gì vận động đốitượng tham quan

* Sự kiện thể thao, biểu diễn ca nhạc, trình diễn thời trang: Đảm bảo tính antoàn cho đối tượng tham gia

* Hội nghị, hội thảo, Hội chợ triễn lãm: Liên quan đến thiết bị và phải đảmbảo tính an toàn về âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật

2.Địa điểm tổ chức

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công và cũng

có thể làm hỏng sự kiện Do vậy, khi chọn lựa địa điểm nhà tổ chức chú ý đến các vấn

đề sau:

- Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện: Địa điểm phù hợp sẽ tạo đượckhông gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực Điều này làm chokhách tham dự thấy thỏa mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhậpvới sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công

- Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ởkhách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng Sự kiện rất đa dạng và phong phú, chính

vì vậy để có địa điểm phù hợp với nó rõ ràng khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàngtuy đủ tiện nghi hay hiện đại song không thể nào thỏa mãn được tất cả các loại hình

sự kiện Từ đó có thể khuyến cáo rằng nếu địa điểm tổ chức sự kiện chỉ giới hạn ởnhững hình thức địa điểm nêu trên sẽ có không ít những sự kiện không phù hợp Làmnhư vậy nhà tổ chức tự bó hẹp nguồn lực có thể huy động cho lĩnh vực hoạt động này

và hạn chế khả năng thành công của các sự kiện

Trên cơ sở chọn lựa địa điểm phù hợp với sự kiện, chúng ta có thể đưa ra 2 hìnhthức phổ biến sau:

2.1.Trong nhà

- Việc chuẩn bị sự kiện trong nhà, hội trường thường đơn giản hơn vì cấu trúc

có sẳn, nhà tổ chức chỉ có việc xây dựng ý tưởng để lên chương trình, việc mua sắmtrang thiết bị sẽ dễ dàng hơn vì đã dự đoán và xác định tính chất quy mô của chươngtrình như số lượng khách tham dự, hệ thống điện nước, vật tư dụng cụ có sẵn vàkhông lo lắng gì về yếu tố môi trường cũng như thời tiết

- Chi phí thấp hơn nhiều so với việc tổ chức ngoài trời

- Chính vì không gian tổ chức đã có sẳn nên khi tổ chức sự kiện trong nhà thường bị hạn chế ý tưởng sáng tạo

Dưới đây là một số kiểu xếp đặt chổ ngồi điển hình cho các sự kiện được tổ chứctrong nhà (thường dùng cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo):

* Hình 1: Kiểu chữ U

Hình 2: Kiểu chữ nhật/vuông

Hình 3: Kiểu chữ T

* Hình 4: Kiểu chữ E

* Hình 5: Kiểu chữ E mở