4.2 Gi ới thiệu HTQLMT theo ISO 14001: 2004 đang áp dụng
4.2.3 Th ực hiện và điều hành
Mỗi phòng ban sẽ tự xác định các khía cạnh môi trường của mình, thực hiện theo các hướng dẫn để cải thiện môi trường và chịu trách nhiệm báo cáo lên trưởng nhóm, trưởng nhóm báo cáo lên người điều phối ISO và sau đó người điều phối ISO sẽ báo cáo lên ban lãnh đạo .
4.2.4.2 Thông tin liên lạc
Hiện nay Holcim thiết lập, thực hiện và duy trì việc liên lạc thông tin :
• Thông tin liên lạc nội bộ
Cách thức từng bộ phận truyền đạt, thông tin là bằng e -mail hay bảng thông báo…Thông tin là các khía cạnh môi trườ ng đáng kể + chính sách môi trường + các quy định về quản lý rác + cách thức ứng phó với tình trạng khẩn cấp đến tất cả mọi
Hình 4.1: Sơ đồ cấu trúc của nhóm ISO tại trạm Cát Lái Trưởng nhóm tại
Trạm Cát Lái Điều phối ISO
Ban lãnh đạo
An toàn
Môi trường
Vận hành
QA
Hậu cần Kho hàng
Bảo trì
Hỗ trợ kĩ thuật
D.V khách hàng
Nhân sự Geocycle Cung ứng
Kiểm tra sự truyền đạt thông tin có tốt không bằng cách phỏng vấn những người đang làm việc đảm bảo họ được thông tin về các vấn đề trên
• Thông tin liên lạc với bên ngoài
Kiểm tra các báo cáo định kỳ nộp cho cơ quan nhà nước; kiểm tra xem có văn bản/thư từ từ các bên hữu quan phàn nàn, khiếu nại về môi trường; các văn bản/thư trả lời của Holcim.
4.2.4.3 Hệ thống văn bản:
Bảng 4.23: Bảng tổng hợp các văn bản áp dụng tại Cát Lái
Tài liệu Người kiểm soát tài liệu
• Chính sách môi trường, sức khỏe và an toàn Trưởng bộ phận an toàn và môi trường
• Sổ tay môi trường Điều phối viên môi trường
• Thủ tục môi trường Nhân viên môi trường
• Hướng dẫn công việc Nhân viên môi trường
• Qui định về môi trường, yêu cầu về giấy phép môi trường
Nhân viên môi trường
• Thủ tục ứng phó các tình trạng khẩn cấp Nhân viên môi trường
• Thông số về an toàn Nhân viên an toàn
• Hướng dẫn về môi trường Nhân viên môi trường
• Thông tin liên quan về nhận thức môi trường Điều phối viên hệ thống
• Tài liệu chuyên ngành về môi trường Điều phối viên môi trường
• Yêu cầu bổ sung về an toàn và môi trường Trưởng bộ phận an toàn và môi trường 4.2.4.4 Kiểm soát tài liệu
• Mục đích
Nhằm mô tả các hoạt động và trách nhiệm cần thiết cho việc kiểm soát các tài liệu bằng văn bản có tác động đến hoạt động chất lượng/môi trường của Công ty liên doanh Xi Măng Holcim Việt Nam.
• Quy định chung
Tất cả các bản gốc của mọi tài liệu bằng văn bản đều do bộ phận biên soạn bảo quản và lưu trữ. Người chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ bản gốc những tài liệu
Để thuận tiện cho việc tham khảo những tài liệu được ban hành và áp dụng trong công ty, các tài liệu bằng văn bản sau khi được phê duyệt sẽ được quét (scan), lưu trên mạng máy tính của công ty và phân quyền đọc (read-only) cho những người có liên quan, bao gồm toàn thể nhân viên công ty, hoặc một nhóm người tùy thuộc vào phạm vi áp dụng của mỗi tài liệu.
Khi có nhu cầu, Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền sẽ lập phiếu đề xuất biên soạn, soát xét, hoặc mua tài liệu và chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt
• Quy định tính hiệu lực của tài liệu bằng văn bản
Các tài liệu có hiệu lực sử dụng được đóng dấu“CONTROLLED” bằng mực đỏ tại góc trên bên phải của trang đầu tiên.
Riêng đối với các tài liệu kỹ thuật có nguồn gốc từbên ngoài (ví dụ các tài liệu hướng dẫn vận hành thiết bị), có thể được kiểm soát thông qua danhmục tài liệu có sự phê duyệt của Trưởng bộ phận.
Các tài liệu hết hiệu lực sử dụng được đóng dấu“OBSOLETE” bằng mực đỏ tại trang đầu tiên, bên cạnh dấu “CONTROLLED”.
Các tài liệu tham khảo được đóng dấu“REFERENCE ONLY” bằng mực đỏ tại gốc trên bên phải trang đầu tiên.
Khi đóng dấu “CONTROLLED” hoặc “OBSOLETE”, người kiểm soát tài liệu phải ký tên, ghi ngày tháng vào khung dấu.
Tài liệu sau khi được đóng dấu hết hiệu lực phải được ghi rõ tài liệu thay thế.
Trong trường hợp có sự khác biệt về nội dung giữa bản tiếng Việt và tiếng Anh của cùng một văn bản thì bản gốc sẽ có hiệu lực áp dụng. Tùy theo bộ phận ban hành, bản gốc có thể là bản tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
• Qui trình kiểm soát tài liệu
Khi có nhu cầu cần biên soạn/thẩm xét/ban hành tài liệu, người liên quan điền vào phiếu yêu cầu (nếu cần thiết, tùy từng trường hợp cụ thể) và trình người quản lý trực tiếp xem xét. Người quản lý trực tiếp xem xét đề xuất có thực sự cần thiết hay không. Nếu không cần, trả về người đề xuất. Ngược lại, gửi đến người phê duyệt tài liệu.
Người được phân công sẽ thực hiện việc biên soạn, soát xét, hoặc sửa đổi tài liệu. Sau khi hoàn tất sẽ trình xem xét, thẩm xét và phê duyệt.
Tài liệu sẽ được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền tương ứng với phạm vi áp dụng của thủ tục cần được soạn thảo và áp dụng Nếu tài liệu được đánh giá không đạt sau khi xem xét sẽ được trả về cho người biên soạn để sửa chữa. Tài liệu mới sau khi được phê duyệt, người kiểm soát tài liệu của bộ phận ban hành chịu trách nhiệm scan, đưa lên mạng máy tính, và cập nhật danh mục tài liệu được kiểm soát.
Hình 4.2 Sơ đồ kiểm soát tài liệu 4.2.4.5 Kiểm soát điều hành
Thực hiện đi Site tour (theo layout nhà máy) các khu vực liên quan đến bộ phận mình đánh giá
• Quan sát các tác nghiệp thực tế – xem có hoạt động gây ô nhiễm môi trường Người yêu cầu
Trưởng bộ phận Người có thẩm quyền
Người được ủy quyền
Người có thẩm quyền
Hành động Trách nhiệm
Không đồng ý
Không đạt
• Phổ biến áp dụng
• Lưu trữ Lập đề xuất
Thẩm xét Xem xét
Biên soạn tài liệu
Phê duyệt Không
đạt
• Kiểm tra các hướng dẫn công việc, các thủ tục, quy định… liên quan đến nghiệp vụ quản lý môi trường; kiểm tra thực tế các khu vực do bộ phận nào quản lý; đảm bảo không xả rác tùy tiện, không gây ô nhiễm, rò rỉ dầu/nhớt/xăng/hóa chất; đảm bảo ngăn ngừa ô nhiễm môi trường; quy định về kiểm tra các phương tiện PCCC, kiểm tra an toàn, bảo trì nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, v.v…