4.2 Gi ới thiệu HTQLMT theo ISO 14001: 2004 đang áp dụng
4.2.4.3 Ki ểm soát hồ sơ
• Mục đích
Thủ tục này quy định thống nhất việc tập hợp, truy cập, lưu trữ, bảo quản, ban hành và thanh lý các hồ sơ chất lượng/môi trường bằng văn bản trong Công ty Liên doanh Xi Măng Holcim Việt Nam.
• Nội dung
Thu thập và lập hồ sơ
Tại mỗi bộ phận, người có liên quan và người giữ hồ sơ chịu trách nhiệm lập danh mục, thu thập và thiết lập hồ sơ của bộ phận theo biểu mẫu .Tùy ý lập phiếu lập hồ sơ tại trang đầu tiên của mỗi bìa hồ sơ để tiện theo dõi nội dung bên trong, nếu không cần thiết, có thể không áp dụng biểu mẫu.
Phân loại và sắp xếp hồ sơ
Phân loại, đánh số hồ sơ theo ký hiệu và sắp xếp có hệ thống vào những bìa hồ sơ riêng biệt theo trình tự thời gian để dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Bên ngoài mỗi bìa hồ sơ phải dán nhãn có tên và mã số hồ sơ.
Kiểm tra sự phù hợp của hồ sơ
Dựa theo danh mục hồ sơ, người có thẩm quyền và người giữ hồ sơ kiểm tra về tính đầy đủ, hợp lý của hồ sơ trước khi đưa vào lưu giữ và sử dụng.
Lưu giữ, cập nhật, và sử dụng
Lưu giữ hồ sơ đúng nơi quy định với những điều kiện bảo quản cần thiết để đảm bảo sự an toàn như tủ, kệ, những thiết bị ngăn ngừa và chống cháy, cũng như phòng tránh sự ảnh hưởng của hóa chất, tránh ẩm ướt/ẩm mốc, chống lũ lụt, mối mọt, chuột cắn...
Đối với hồ sơ bằng văn bản: chỉ những người có liên quan mới được truy xuất, và cập nhật. Ngoài ra, khi có nhu cầu tham khảo tài liệu, người yêu cầu phải ghi phiếu mượn hồ sơ và phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền/người được ủy quyền. Người giữ hồ sơ chịu trách nhiệm cập nhật phiếu theo dõi hồ sơ mỗi khi cho mượn để đảm bảo hồ sơ luôn được kiểm soát chặt chẽ.
Đối với hồ sơ lưu trên mạng, máy vi tính: chỉ người có thẩm quyền mới được quyền truy xuất, cập nhật. Các tập tin này được phân quyền “Chỉ đọc” (“Read only”) đến máy của người có liên quan sau khi có sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
Trường hợp phải cung cấp hồ sơ cho người ngoài công ty thì phải được sự chấp thuận của Giám đốc bộ phận hay Giám đốc các khu vực.
Kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ
Người liên quan và người giữ hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ hồ sơ.
Nếu có sự không phù hợp, phải giải quyết sự không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (nếu cần) theo thủ tục
Kiểm tra định kỳ thời hạn lưu giữ
Hằng năm, dựa theo danh mục hồ sơ, người giữ hồ sơ thực hiện soát xét lại thời hạn hiệu lực của hồ sơ.
Tiến hành thanh lý hồ sơ đã hết hạn lưu trữ
Đối với những hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có một yêu cầu đặc biệt nào từ Trưởng bộ phận, những người liên quan và người giữ hồ sơ tiến hành thanh lý bằng cách đốt cháy, cắt hay xé nhỏ bằng máy hủy giấy hoặc bằng tay, tùy theo điều kiện của mỗi khu vực, để đảm bảo rằng những thông tin và dữ liệu trên những hồ sơ đã hủy này không thể tái sử dụng được.
Lập danh mục hồ sơ đã hủy có chữ ký xác nhận của những người liên quan và Trưởng bộ phận đã tiến hành hủy hồ sơ. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm xác định thời hạn lưu giữ của Danh mục hủy hồ sơ.
Sau khi thanh lý hồ sơ hết hạn, người giữ hồ sơ chịu trách nhiệm cập nhật danh mục hồ sơ.
Đối với những hồ sơ không xác định thời hạn lưu trữ, khi cần thanh lý, phải có sự chấp thuận của cấp trên trực tiếp bằng văn bản hoặc bằng e-mail.
Đối với hồ sơ trên mạng/máy tính, thực hiện hủy hồ sơ theo thủ tục.