CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH
3.2. KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU
3.2.1. Kế toán phải thu khách hàng
3.2.1.1. Khái niệm:
Phải thu khách hàng là những khoản phải thu của công ty đối với khách hàng về các mảng dịch vụ ví dụ như: Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển, vận tải đường thủy nội địa, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, vận tải hàng không, vận tải đa phương thức, dịch vụ xếp dỡ container, các dịch vụ kho bãi hỗ trợ vận tải đường biển, dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa,… mà khách hàng chưa thanh toán cho công ty.
Các khoản phải thu khách hàng được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.
Các khoản phải thu được ghi nhận như tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai.
3.2.1.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
Bên nợ:
Số tiền phải thu của khách hàng về các hình thức về cung cấp dịch vụ
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Bên có:
Số tiền khách hàng đã trả nợ
Số tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
46
Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán khách hàng trả lại trừ vào số phải thu …
Dư nợ:
Số tiền còn phải thu khách hàng Dư có:
Số tiền đã nhận trước hoặc số đã thu lớn hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể
3.2.1.3. Nguyên tắc sử dụng:
Nguyên tắc hạch toán phải thu khách hàng tại công ty Công Thành như sau:
Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, theo thời gian thanh toán được.
Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu – phải trả.
Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng.
Tổng hợp và xử lí nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lí tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp
3.2.1.4. Chứng từ sử dụng:
Kế toán công ty Công Thành sử dụng các chứng từ sau để theo dõi phát sinh các khoản phải thu khách hàng:
o Phiếu thu
o Giấy báo có ngân hàng o Hóa đơn GTGT
o Sổ chi tiết theo dõi phải thu khách hàng o Biên bản xác nhận công nợ
47 3.2.1.5. Quy trình mua hàng – thanh toán:
Lưu đồ 3.1: Quy trình bán hàng - thu tiền của công ty Công Thành Nguồn: Bộ phận kế toán công nợ tại công ty Công Thành
48 Diễn giải:
Đối với khách hàng dịch vụ hàng nhập:
Bước 1: Căn cứ vào Debit note từ các phòng nghiệp vụ chuyển đến để xuất hóa đơn cho khách hàng KTCN sẽ không xác nhận lại các loại phí trên Debit note với khách hàng vì các phí dịch vụ này đã được NVKD thỏa thuận trước khi nhập giá cho lô hàng đó.
Bước 2: Gửi Debit note, hóa đơn và toàn bộ chứng từ đi kèm gồm TKHQ, hóa đơn chi hộ, chứng thư, C/O, ... (nếu có) cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ cước phí ngay khi giao hàng.
Bước 3: Trường hợp khách hàng không thanh toán tiền ngay khi giao hàng thì nhân viên phòng kinh doanh phải gửi email cho Giám Đốc và KTT xin bảo lãnh trước khi giao hàng cho khách hàng nếu không nhân viên giao nhận tuyệt đối không được giao hàng cho khách hàng mà không thu được tiền.
Đối với khách hàng dịch vụ hàng xuất:
Bước 1: Căn cứ vào Debit note từ các phòng nghiệp vụ chuyển đến để xuất hóa đơn cho khách hàng KTCN sẽ không xác nhận lại các loại phí trên Debit note với khách hàng vì các phí dịch vụ này đã được NVKD thỏa thuận trước khi nhập giá cho lô hàng đó.
Bước 2: Gửi Debit note, hóa đơn và toàn bộ chứng từ đi kèm gồm TKHQ, hóa đơn chi hộ, chứng thư, C/O, ... (nếu có) cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ cước phí ngay khi giao hàng.
Bước 3: Yêu cầu nhân viên giao nhận không được tự ý trả hồ sơ cho K/H mà phải dữ lại toàn bộ hồ sơ của lô hàng, chuyển hồ sơ qua cho phòng kế toán để có sự chế tài trong việc thu hồi công nợ. Nếu quá 10 ngày mà KTCN vẫn chưa thu được tiền thì KTCN sẽ chuyển công nợ sang cho NVKD phụ trách việc thu hồi nợ.
Đối với khách hàng công nợ cuối tháng:
Bước 1: Từ ngày 01 đến 10 tháng sau, KTCN tập hợp Debit note, lập bảng công nợ tổng hợp và gửi cho khách hàng kèm Debit note chi tiết bằng fax or email đồng thời yêu cầu khách hàng kiểm tra xác nhận công nợ trong vòng10 ngày kể từ ngày gửi công nợ cho khách hàng (lưu lại bằng chứng xác nhận bằng điện thoại or email).
49 Bước 2: Khi K/H đã xác nhận bảng công nợ đúng, PKT sẽ căn cứ trên bảng tổng hợp công nợ để xuất hóa đơn, fax or gửi email cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán nợ theo công văn hoặc hợp đồng đã ký kết.
Bước 3: Khi đã nhận được tiền từ K/H thì KTCN sẽ ghi nhận cân bằng nợ, nhận phiếu thu hoặc SP, đóng và lưu hồ sơ.
+ Nếu đến ngày quy định mà KTCN vẫn chưa thu được tiền từ K/H thì KTCN tiếp tục gửi công văn “Yêu cầu xác nhận và thanh toán nợ” cho K/H đồng thời thông báo khoản lãi phạt trong việc chậm thanh toán cho K/H.
+ Nếu sau 07 ngày kể từ ngày gửi công văn “Yêu cầu thanh toán nợ” mà vẫn không nhận được sự phản hồi nào từ K/H thì KTCN chuyển hồ sơ công nợ cho KTT xem xét yêu cầu nhân viên KD hoặc Giám Đốc hỗ trợ thu hồi nợ.
3.2.1.6. Kế toán một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty Công Thành:
Ví dụ 1: Công nợ phải thu Công ty Vận Tải Bắc Nam theo Debit note phát sinh vào ngày 05/02/2021 kế toán công nợ đã gửi mail và được Khách hàng xác nhận ngày 07/02/2021 đồng thời ra hóa đơn với số tiền là: 8.283.000 đồng
Kế toán hạch toán vào ngày 07/02/2021:
Theo Debit note (Hóa đơn 0000023) số tiền phải thu khách hàng:
Nợ TK 131 (Bắc Nam): 6.314.000 Có TK 5113: 5.740.000
Có TK 33311: 574.000
Kế toán thu tiền khách hàng vào ngày 28/03/2021:
Theo phiếu thu ngày 28/02/2021 khách hàng thanh toán tiền:
Nợ TK 1111: 6.314.000
Có TK 131 (Bắc Nam): 6.314.000
Kế toán công nợ thu tiền xong, kế toán tổng hợp thu thập những chứng từ trên, kết xuất sổ chi tiết phải thu khách hàng:
50 Phụ lục 1: Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng Công ty Vận Tải Bắc Nam
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ví dụ 2: Công nợ phải thu Công ty TNHH Lộc Phát theo Debit note phát sinh vào ngày 21/02/2021 kế toán công nợ đã gửi mail và được Khách hàng xác nhận ngày 28/02/2021 đồng thời ra hóa đơn với số tiền là: 2.000.000 VND và 104,00 USD.
Kế toán hạch toán vào ngày 28/02/2021:
Theo Debit Note (Hóa đơn 0000593,0000594) số tiền phải thu khách hàng:
Nợ TK 131 (Lộc Phát): 4.760.320 Có TK 5113: 4.377.440
Có TK 33311: 382.880
Kế toán thu tiền khách hàng vào ngày 28/02/2021:
Theo sổ phụ Vietcombank ngày 28/02/2021 khách hàng thanh toán tiền:
Nợ TK 112: 4.760.000
Có TK 131 (Lộc Phát): 4.760.000
Kế toán công nợ thu tiền xong, kế toán tổng hợp thu thập những chứng từ trên, kết xuất sổ chi tiết phải thu khách hàng.
51 Phụ lục 2: Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng Công ty TNHH Lộc Phát
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ví dụ 3: Công nợ phải thu Công ty FREETREND phát sinh trong tháng 01/2021 kế toán công nợ đã làm bảng kê gửi mail khách hàng xác nhận. Nhận được xác nhận bởi email kế toán công nợ ra hóa đơn phần dịch vụ và bàn giao hóa đơn cho khách hàng kiểm tra chứng từ gốc. Tổng công nợ được xác nhận là: 157.749.471 VND.
Theo bảng kê công nợ phần chi hộ khách hàng phải thu:
Nợ TK 131 (FREETREND): 47.573.471 Có TK 138: 47.573.47
Theo phiếu thu PT050/0221 ngày 23/02/2021 khách hàng thanh toán tiền chi hộ:
Nợ TK 1111: 47.573.471
Có TK 131 (FREETREND): 47.573.471
Theo bảng kê công nợ phần làm dịch vụ cho khách hàng (hóa đơn 0005670):
Nợ TK 131 (FREETREND): 110.176.000 Có TK 5113: 100.160.000
52 Có TK 33311: 10.016.000
Theo sổ phụ Vietcombank ngày 23/02/2021 KH thanh toán phần tiền dịch vụ:
Nợ TK 1121: 110.176.000
Có TK 131 (FREETREND): 110.176.000
Phụ lục 3: Bảng kê hóa đơn công nợ Công ty TNHH FREETREND (Nguồn: Phòng kế toán)
53 Phụ lục 4: Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng Công ty TNHH FREETREND
(Nguồn: Phòng kế toán)
Ví dụ 4: Trong phần công nợ cuối tháng thường xảy ra tình trạng công nợ khó thu hồi. Vào cuối năm 2018 có phát sinh công nợ với Công ty TNHH Bảo Thanh với số tiền: 124.809.000 VND theo Bảng kê hóa đơn công nợ tháng 01/2021.Sau đó, Công ty TNHH Bảo Thanh đã thanh toán công nợ 82.568.695 VND vào ngày 16/02/2021, còn nợ 45.543.000VND mặc dù đã gọi điện khách hàng nhiều lần vẫn không nhận được xác nhận sẽ thanh toán, kế toán công nợ tiến hành làm thông báo yêu cầu thanh toán nợ số: 28/02/2020ASL theo quy trình thu hồi công nợ. Do vậy mãi đến ngày 17/03/2021 mới thu tiền được khách hàng.
Theo sổ phụ ngân hàng Vietcombank ngày 16/02/2021 Cty TNHH Bảo Thanh thanh toán nợ:
Nợ TK 1121: 82.568.695
Có TK 131 (Bảo Thanh): 82.568.695
Theo sổ phụ ngân hàng Vietcombank ngày 17/03/2021 kế toán ghi nhận:
Nợ TK 1121: 45.543.000
54 Có TK 131 (Bảo Thanh): 45.543.000
Kế toán công nợ thu tiền xong, kế toán tổng hợp thu thập những chứng từ trên, kết xuất sổ chi tiết phải thu khách hàng :
Phụ lục 5: Sổ chi tiết tài khoản theo đối tượng Công ty TNHH Bảo Thanh (Nguồn: Phòng kế toán)
55 Phụ lục 6: Bảng kê HĐ công nợ Công ty TNHH Bảo Thanh