CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH
3.3. KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ
3.3.1. Kế toán phải trả người bán
Phải trả cho người bán là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua chịu về các văn phòng phẩm, thiết bị, máy móc, … của nhà cung cấp mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
Tài sản này dung để phản ánh và theo dõi số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho những nhà cung cấp về các thiết bị, máy móc,.., người cung cấp dịch vụ.
3.3.1.2. Tài khoản sử dụng:
Công ty Công Thành sử dụng tài khoản 331 (Phải trả người bán) để hạch toán:
Bên nợ
Số tiền đã trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ
Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp
Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
Bên có
Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Số dư bên có
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp Số dư bên nợ
Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
69 3.3.1.3. Nguyên tắc hạch toán:
Nguyên tắc hạch toán phải trả người bán tại công ty Công Thành như sau:
Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng
Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ theo quý và cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả cho người bán phát sinh, số đã trả, số còn phải trả
Phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thanh toán
Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của tài khoản phải trả cho người bán để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà “tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau”.
3.3.1.4. Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Chứng từ kế toán thường sử dụng trong công ty, bao gồm:
o Lệnh chuyển tiền o Giấy báo nợ ngân hàng o Hóa đơn GTGT
o Sổ chi tiết theo dõi phải trả khách hàng o Credit note
70 3.3.1.5. Quy trình thanh toán
Lưu đồ 3.2: Quy trình thanh toán của công ty Công Thành Nguồn: Bộ phận kế toán công nợ tại công ty Công Thành
71 Diễn giải:
CÔNG NỢ LOCAL CHARGE: Nhận Debit note hoặc hóa đơn từ hãng tàu hoặc các nhà cung cấp gửi đến. Kiểm tra giá cước VC hoặc dịch vụ trên phần mềm.Nếu có sự chênh lệch chuyển lại cho bộ phận sale làm việc với NCC. Căn cứ vào ngày đến hoặc thời hạn thanh toán của từng lô hàng để thanh toán cước vận chuyển cho nhà cung cấp với điều kiện lô hàng đó đã thu cước, dịch vụ xong từ khách hàng (hoặc khách hàng đã có công văn nợ cước dài hạn với công ty).
Nhập số phiếu chi hoặc sổ phụ ngân hàng đã thanh toán cho vận đơn đó đồng thời gửi mail thông báo cho bộ phận chứng từ lô hàng đó đã được giải phóng.
Đối với các khoản phải trả như dịch vụ vận chuyển nội địa: cuối tháng sẽ nhận công nợ từ phòng kinh doanh và bộ phận vận tải. Sau khi kiểm tra đối chiếu thì sẽ lên lịch thanh toán tùy theo sự thỏa thuận giữa Công ty và NCC.
Chi dịch vụ hải quan: Chi phí dịch vụ của từng lô hàng sẽ do nhân viên công ty tạm ứng và thanh toán. Được các trưởng phòng và Giám đốc duyệt thanh toán theo qui định của công ty ban hành.
Sau khi hoàn tất lô hàng, nhân viên giao nhận sẽ hoàn ứng các loại phí đã trả cho lô hàng đó và cũng được trưởng phòng và Giám đốc phê duyệt. Sau đó chuyển xuống cho phòng kế toán để kế toán trưởng xem lại chi tiết như số bill, số job,... và chuyển sang cho kế toán tổng hợp làm phiếu chi.
3.3.1.6. Phát sinh nghiệp vụ chủ yếu:
Ví dụ 9: Ngày 16/1/2021, căn cứ theo hóa đơn số 004290 công ty TNHH Ngọc Bích cung cấp dịch vụ vận chuyển từ Đồng Nai-Tây Ninh với số tiền là 18.400.000 đồng (giá chưa thuế GTGT 10%)
Kế toán hạch toán phải trả Cty TNHH Ngọc Bích vào ngày 16/01/2021:
Nợ TK 632: 18.400.000 Nợ TK 1331: 1.840.000
Có TK 331 (Ngọc Bích): 20.240.00
Kế toán hạch toán trả nợ Cty TNHH Ngọc Bích theo Ủy nhiệm chi ngày 25/01/2021:
Nợ TK 331 (Ngọc Bích): 20.240.00
72 Có TK 1121: 20.240.000
Phụ lục 15: Sổ cái TK 331 ( Nguồn: Phòng kế toán)
Ví dụ 10: Ngày 21/01/2021, căn cứ theo hoá đơn số 0260660, công ty Hải Nam cung cấp dịch vụ thu hộ chứng từ, phí làm hàng tại cảng, phí vệ sinh Cont với số tiền là 3.575.000 đồng.
Ngày 21/01/2021, kế toán hạch toán:
Nợ TK 632: 3.250.000 Nợ TK 1331: 325.000
Có TK 331 (Hải Nam): 3.575.000
Ngày 31/01/2021, kế toán hạch toán thanh toán cho nhà cung cấp (hãng tàu):
Nợ TK 331 (Hải Nam): 3.250.000 Có TK 1121: 3.250.000