II. 5 Quá trình tuyển dụng
2. Quá trình tuyển chọn
Con ngời là nguồn lực quan trọng nhất đối với bất cứ tổ chức nào để hoạt động cú hiệu quả. Sự thành cụng của bất kỳ Cụng ty lớn hay nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào năng lực và hiệu suất của những con ngời lao động. Mặt khỏc, khi một cụng nhõn khụng đủ trỡnh độ đợc tuyển do sự lựa chọn kộm thỡ cụng nhõn đú sẽ trở thành gỏnh nặng ch Cụng ty. Chớnh vỡ vậy, đũi hỏi cụng tỏc tuyển chọn tại mỗi Cụng ty phải cú chất lợng cao
2.1 Yờu cầu và nguyờn tắc của tuyển chọn
Để cụng tỏc thật sự thành cụng thỡ quỏ trỡnh tuyển chọn con ngời vào làm việc trong doanh nghiệp cần đản bảo những yờu cầu sau đõy:
-Tuyển chọn những ngời cú chuyờn mụn cần thiết cú thể làm việc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất cụng tỏc tốt.
-Tuyển những ngời cú kỷ luật, trung thực gắn bú với cụng việc, với doanh nghiệp .
- Tuyển những ngời cú sức khoẻ tốt làm việc lõu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ đợc giao .
Nếu tuyển chọn khụng kỹ, tuyển chọn sai tuyển theo cảm hứng hoặc theo một sức ộp nào đú thỡ sẽ dẫn độn hậu quả nhiều mặt về kinh tế và xó
hội .
Nội dung tuyển chọn là xõy dựng đợc cỏc nguyờn tắc bớc đi và phơng phỏp tuyển chọn thớch hợp cho từng cụng việc.Tuyển chọn thờng đợc tiến hành theo qui trỡnh chặt chẽ bao gồm một số phơng phỏp và bớc đi cổ diển thờng đợc ỏp dụng là:
- Căn cứ vào đơn xin việc, lý lịch, bằng cấp và giấy tờ chứng chỉ về trỡnh độ chuyờn mụn của ngời xin việc .
- Căn cứ vào hệ thống cỏc cõu hỏi và trả lời để tỡm hiểu ngời xin việc cỏc cõu hỏi này do doanh nghiệp đề ra .
- Căn cứ vào tiếp xỳc gặp gỡ giữa doanh nghiệp và ngời xin việc
- Căn cứ vào kiểm tra sc khoẻ, thử tay nghề thử trỡnh độ và khả năng chuyờn mụn .
- Về tiền lơng đối với một vị trớ làm việc hay một chức vụ ngời đứng
đầu chủ yếu và phũng quản lý nguồn nhõn lực sẽ núi rừ cho ngời đợc tuyển chọn
Trỏch nhiệm tuyển mộ thuờ mớn và sắp xếp ngời lao động thờng đợc giao cho phũng quản trị nhõn lực
2.2 Quỏ trỡnh tuyển chọn :
Toàn bộ tiến trỡnh tuyển chọn nhõn viờn đợc phỏc hoạ dới sơ đồ sau : Sơ đồ 4 : Tiến trỡnh tuyển chọn nhõn viờn
(Nguồn: Giỏo trỡnh quản trị nhõn sự - Nguyễn Hữu Thõn) Người được tuyển mộ nộp đơn
Tuyển dụng bổ nhiệm Phỏng vấn sơ bộ
Khỏm sức khoẻ Quyết định tuyển chọn Tham khảo và kiểm tra lý lịch
Xem xột mẫu đơn xin việc Trắc nghiệm
Phỏng vấn sõu
Những ứng cử viờn bị loại bỏ Mụi trường bờn ngoài
Mụi trường bờn trong
Đõy là tiến trỡnh cơ bản cú tớnh chất quốc tế. Tuy nhiờn, tiến trỡnh này cũn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố bờn trong và bờn ngoài. Do đú, cú nhiều tr- ờng hợp phải bỏ bớt một vài giai đoạn nào đú hoặc dảo lộn thứ tự. Tiến trỡnh này bao gồm giai đoạn cỏc ứng viờn nộp đơn xin việc, sau đú đến giai đoạn phỏng vấn sơ bộ, xem xột mẵu đơn xin việc, trắc nghiệm, phỏng vấn sõu, tham khảo và su tra lý lịch, quyết định tuyển chọn, khỏm sức khoẻ, và tuyển dụng chớnh thức. Đú là tiến trỡnh tuyển chọn nhõn viờn một cỏch chớnh thức.
Tuy nhiờn, trớc khi tuyển chọn nhõn viờn cỏc Cụng ty chuẩn bị rất chu đỏo.
Do đú, chỳng ta cú thể chia ra làm hai giai đoạn trong việc tuyển chọn nhõn viờn.
• Giai đoạn chuẩn bị.
Trớc khi tuyển mộ tuyển chọn nhõn viờn cỏc Cụng ty chuẩn bị rất kỹ.
Ngoài những chuẩn bị về vật chất nh tiền bạc, phũng ốc, cỏc mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn cỏc Cụng ty rất chỳ trọng đến bảng mụ tả chi tiết tiờu chuẩn cụng việc. Nhờ cú bảng mụ tả này mà cấp quản trị biết sẽ cần loại ứng viờn cú những tiờu chuẩn nào. Đồng thời cũn giỳp cỏc chuyờn gia soạn thảo cỏc mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn thớch hợp.
• Giai đoạn chớnh thức.
2.2.1. Bớc 1: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi cỏc hồ sơ đợc tuyển chọn sơ bộ, Cụng ty sẽ thụng bỏo cho cỏc ứng viờn đợc chọn đến tham dự cỏc giai đoạn tuyển chọn kế tiếp. Đõy là lần
đầu tiờn cỏc ứng viờn đợc tiếp xỳc với Cụng ty một cỏch chớnh thức. Chớnh vỡ vậy, cụng tỏc đún tiếp ban đầu phải đợc diễn ra trong bầu khụng khớ lịch sự thoải mỏi. Đõy là giai đoạn lọc lựa sơ khởi để loại cỏc ứng viờn khụng đủ yờu cầu, khụng phự hợp với cụng việc.
2.2.2. Bớc 2 : Xem xột mẫu đơn xin việc.
Đơn xin việc phải đợc thiết kế cú chủ định để cú thể thu thập đợc những thụng tin cơ bản về ngời lao động.Thụng tin chi tiết trong mẫu đơn xin việc thay đổi tuỳ theo từng Cụng ty và từng loại hỡnh kinh doanh. Nội dung của đơn xin tuyển dụng là nhằm phõn tớch kỹ xem cỏc ứng viờn nào
đạt đợc tiờu chuẩn gần nhất với cụng việc mà anh ta cần tuyển.
2.2.3. Bớc 3: Trắc nghiệm tuyển chọn.
Đõy là phơng tiện để đỏnh giỏ cỏc đăc trng cỏ nhõn và sự phự hợp của
đối tợng dự tuyển với cỏc yờu cầu của cụng việc.
Giai đoạn trắc nghiệm đợc thực hiện nhằm cỏc mục đớch sau đõy :
- Giảm bớt chi phớ về huấn luyện vỡ khi biết năng khiếu của họ, Cụng ty chỉ việc phỏt triển khả năng đú lờn chứ khụng phải huấn luyện ngời mà ta khụng biết họ cú năng khiếu gỡ.
- Giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh do sơ suất, yếu kộm của nhõn viờn.
- Rỳt ngắn thời gian tập sự của nhõn viờn.
- Nhõn viờn đợc thăng thởng một cỏch hợp lý.
- Nhõn viờn đợc giao cho cụng việc đỳng khả năng.
- Giảm bớt đợc tỡnh trạng nhõn viờn tự ý nghỉ việc hoặc buộc thụi việc do khụng thớch hợp với cụng việc.
Ngày nay trắc nghiệm đó trở thành một trong hai phơng phỏp chủ yếu mà nhà quản trị nhõn lực sử dụng để lựa chọn những ứng viờn cho doanh nghiệp phơng phỏp trắc nghiệm này ngày nay đó đem lại rất nhiều lợi điểm.
Đú là :
- Tiờn đoỏn ứng viờn cú thể thành cụng trong cụng việc làm tới mức độ nào.
- Khỏm phỏ đợc những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viờn, mà đụi lỳc ứng viờn cũng khụng hề hay biết.
- Kết quả chớnh xỏc hơn phơng phỏp phỏng vấn vỡ sẽ giới hạn phần nào thành kiến hay khuynh hớng của ngời phỏng vấn
- Giỳp cho cụng ty hay bất cứ tổ chức nào tỡm đợc cỏc sắc thỏi đặc biệt về cỏ tớnh, cũng nh năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viờn
Tiết kiệm chi phớ sản xuất vỡ cụng ty tuyển đợc ngời cú năng suất lao động cao nh vừa trỡnh bày ở trờn
Phơng phỏp trắc nghiệm sẽ trở nờn vụ hiệu cho bất cứ Cụng ty nào chỉ biết ỏp dụng nú một cỏch mỏy múc và vụ ý thức. Vỡ thế, Cụng ty phải cú
cỏc phơng phỏp trắc nghiệm hợp lý. Dự cho thể thức thi trắc nghiệm là cỏ
nhõn hay nhúm. Nhng bài thi trắc nghiệm tõm lý thờng ỏp dụng một trong ba phơng sỏch sau :
- Bỳt vấn trắc nghiệm : Một hỡnh thức thụng thờng là yờu cầu ứng viờn trả lời cõu hỏi trong bài thi. Phơng phỏp này giỳp cho Cụng ty biết rừ ràng ứng viờn cú cỏ tớnh nh thế nào. Chẳng hạn nh dối trỏ, hay tranh chấp, thành thật, yếu đuối hay bạo động...
- Khẩu vấn trắc nghiệm: Đõy là một hỡnh thức phỏng vấn. Cỏc cõu hỏi cú thể dựa theo phơng phỏp bỳt vấn. Tuy nhiờn, với phơng phỏp khẩu vấn thỡ cú lợi điểm là cỏc trắc nghiệm viờn cú thể tỡm đợc thỏi độ, t tởng, và một phần nào cỏ tớnh... của ứng viờn trực tiếp. Nhng phơng phỏp khẩu vấn này sẽ rất dễ đến những kết quả cú tớnh chất chủ quan hơn, và thể thức thực hiện cũng phức tạp hơn phơng phỏp bỳt vấn trắc nghiệm.
- Trắc nghiệm bằng mỏy múc, mỏy vi tớnh, hỡnh vẽ và dụng cụ lien hệ : Ngày nay ngời ta tận dụng tất cả cỏc phơng tiện tõn tiến nhất trong việc thực hiện trắc nghiệm tõm lý của con ngời. Chẳng hạn nh trắc nghiệm bằng mỏy vi tớnh, trắc nghiệm bằng phơng phỏp rỏp hỡnh.
Hiện nay cú nhiều loại trắc nghiệm đang đợc ỏp dụng thuộc nhiều lónh vực khỏc nhau ở trong quõn đội cũng nh ở trong những tổ chức t doanh hay cụng sở dự cú mục đớch thơng mại hay khụng. Đú là những loại trắc nghiệm sau đõy:
- Trắc nghiệm kiến thức tổng quỏt: Mục đớch của trắc nghiệm này là tỡm xem trỡnh độ hiểu biết tổng quỏt của một cỏ nhõn hay một ứng viờn cú thể đạt đến trỡnh độ nào. Nhà quản trị chỉ ỏp dụng loại trắc nghiệm này khi cần phải tuyển chọn những nhõn viờn thuộc cấp quản trị.
- Trắc nghiệm tõm lý: Trắc nghiệm tõm lý hiện nay là loại trắc nghiệm đúng vai trũ quan trọng trong việc tuyển chọn ,sắp xếp cũng nh thuyờn chuyển nhõn viờn . Trắc nghiệm tõm lý giỳp cho nhà quản trị hiểu đ- ợc động thỏi và thỏi độ ứng xử của cỏc nhõn viờn nh hớng nội - hớng ngoại, rụt rố hay nhỳt nhỏt, ớch kỷ, ớt núi....
- Trắc nghiệm về cỏ tớnh: Cỏc cấp quản trị đồng ý rằng trắc nghiệm cỏ tớnh cú tầm mức quan trọng rộng lớn hơn trắc nghiệm về năng khiếu.
- Trắc nghiệm về khả năng chuyờn mụn, và năng khiếu: Đõy là trắc nghiệm nhằm xỏc định năng khiếu và năng lực chuyờn mụn của cỏc ứng viờn.
- Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu úc vào cơ bắp: Trắc nghiệm này đo lờng sức mạnh sự phối hợp và sự khộo lộo của chõn tay. Ngày nay, cỏc chuyờn gia tăng cờng việc triển khai loai trắc nghiệm nhằm xỏc định những khả năng này bằng cỏch thu nhỏ cỏc hoạt động trong dõy chuyền sản xuất.
- Trắc nghiệm khả năng nhận thức: Đõy là phơng phỏp đo lờng khả năng học hỏi cũng nh khả năng hoàn thành một cụng việc. Loại trắc nghiệm này đặc biệt phự hợp với việc lựa chọn cỏc ứng viờn cha cú kinh nghiệm.
- Trắc nghiệm sử dụng thuốc: Ngoài cỏc loại trắc nghiệm nờu trờn, cỏc nớc phỏt triển cũn ỏp dụng trắc nghiệm bằng thuốc.
- Trắc nghiệm cụng việc mẫu cụ thể: Đõy là loại trắc nghiệm đợc thực hiện trờn cỏc mẫu đó đợc doanh nghiệp thiết kế từ trớc.
Túm lại, phơng phỏp trắc nghiệm ngày nay đó đem lại những giỏ trị rất lớn trong cụng tỏc tuyển chọn lao động của cỏc Cụng ty. Vỡ vậy, hiện nay trắc nghiệm trở thành một trong hai phơng phỏp khụng thiếu đợc cho cỏc nhà quản trị trong việc thực hiện cụng tỏc tuyển dụng nhõn viờn cho Cụng ty mỡnh.
2.2.4. Bớc 4: Phỏng vấn sõu.
Phỏng vấn là một phơng phỏp thụng dụng nhất trong nghiệp vụ tuyển chọn của bất cứ tổ chức hay xớ nghiệp nào. Phỏng vấn cú thể hiểu là một cuộc tiếp xỳc trũ chuyện giữa cỏc ứng viờn và ngời đại diện doanh nghiệp.
Để từ đú hai bờn cú thụng tin về nhau đũng thời qua cuộc tiếp xỳc trũ chuyện ngời ta cú thể đa ra đợc những đỏnh giỏ ban đầu về phẩm chất t cỏch năng lực và trỡnh độ của cỏc ứng viờn. Ngày nay, phơng phỏp phỏng vấn đợc cỏc cấp quản trị tiến hành nhằm những mục đớch cụ thể nh sau :
- Giỳp cho Cụng ty kiểm tra lại tất cả những dữ liệu liờn quan mà ứng viờn đó cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khỏc nhau trong suốt cỏc giai đoạn tuyển chọn.
- Để cho cỏc ứng viờn lẫn cấp chỉ huy trong tơng lai cú dịp gặp gỡ và hiểu biết nhau hơn.
- Phỏng vấn xem ứng viờn cú đủ kiến thức hoặc trỡnh độ đối với cụng việc của đơng sự sau này hay khụng.
- Đỏnh giỏ trực tiếp sắc thỏi bờn ngoài của ứng viờn nh cỏch ăn mặc, dỏng vúc, khoa ăn núi, thỏi độ và tỏc phong làm việc.
- Đỏnh giỏ một cỏch trực tiếp tài năng, úc thụng minh cũng nh tõm lý của ứng nh ý chớ, nghị luận, mức độ thớch nghi với hoàn cảnh, trớ phỏn đoỏn, úc suy luận, tỡnh cảm, tham vọng...
Ai phụ trỏch phỏng vấn ?
Cụng tỏc phỏng vấn cú thể sẽ đợc thực hiện bởi cỏc nhõn vật sau đõy : + Giỏm đốc nhõn sự : Quyền phỏng vấn thờng đợc u tiờn dành cho giỏm đốc nhõn sự, vỡ ụng ta là ngời cú chuyờn mụn, biết nhiều vấn đề của Cụng ty cũng nh chớnh sỏch và khung cảnh chung của xớ nghiệp. Ngoài ra, giỏm đốc nhõn sự thờng cú đủ khả năng chuyờn mụn và kinh nghiệm để nhận xột cỏc ứng viờn.
+ Tổng giỏm đốc: Đối với một loại chức vụ hay cụng việc quan trọng thờng quyền quyết định tuyển chọn vẫn ở nơi vị giỏm đốc. Bởi vỡ những ng- ời này thờng là những ngời sau này trực tiếp làm việc với giỏm đốc. Do đú, cụng việc tỡm hiểu và nhận xết ứng viờn rất cần thiết cho ụng ta.
+ Vị chỉ huy trức tiếp của ứng viờn: Đối với cỏc ứng viờn đợc tuyển dụng vào cỏc cụng việc hay chức vụ thấp thỡ vị chỉ huy trực tiếp của ứng viờn sau này phụ trỏch phỏng vấn là hay nhất. Bởi vỡ ụng ta là ngời hiểu rừ cần tuyển loại nhõn viờn nào nhất, và ụng ta là ngời biết rừ ứng viờn nào thớch hợp với khung cảnh kinh doanh của Cụng ty.
+ Chuyờn viờn phỏng vấn : Ngày nay để trỏnh những khuyết điểm
đỏng tiếc trong nghiệp vụ phỏng vấn, cỏc Cụng ty thờng cú khuynh hớng
đào tạo phỏng vấn viờn chuyờn nghiệp. Đõy là những ngời sẽ cú kinh nghiệm và năng lực cũng nh khả năng chuyờn mụn để tuyển dụng lao động cho Cụng ty.
• Vai trũ của phỏng vấn viờn : Để cuộc phỏng vấn đạt đợc kết quả tốt
đẹp thỡ ngời phỏng vấn viờn phải giữ một vai trũ quyết định. Họ sẽ phải làm
tất cả cỏc cụng việc từ cụng tỏc chuẩn bị đến việc đặt cỏc cõu hỏi và khả
năng gợi mở cựng sự tiếp cận cỏ ứng viờn.
• Cỏc phơng phỏp phỏng vấn : Cú nhiều phơng phỏp phỏng vấn nh phỏng vấn cỏ nhõn, phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn nhúm.
• Phõn loại phỏng vấn : Cỏc nhà khoa học hiện nay đó đa ra nhiều loại phỏng vấn khỏc nhau. Nhng về cơ bản chi cú hai loại phỏng vấn đợc ỏp dụng phổ biến trong việc tuyển chọn nhõn viờn đú là: Phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đỏnh giỏ. Phỏng vấn ban đầu để loại bỏ những ứng viờn khụng
đủ chất lợng (trỡnh độ) và chỳ ý đến những ngời cú đủ trỡnh độ để thuờ vào làm việc. Phỏng vấn ban đầu là phần đầu của sự lựa chọn liờn tục và kết quả chỉ cú tớnh chất ớm thuờ. Những cuộc phỏng vấn ban đầu kộo dài từ 15 -> 30 phỳt. Hiệu quả nhất để sử dụng loại phỏng vấn này là dựng cỏch sàng lọc. Đú là ngời đi phỏng vấn yờu cầu ngời đi xin việc trả lời những cõu hỏi.
Điều đú sẽ cho biết ngời xin việc cú đạt đợc những tiờu chuẩn của nghề nghiệp hay khụng. Ngời đi phỏng vấn cú sẵn một bảng cỏc cõu hỏi. Nhng những cõu trả lời khụng đủ để phỏt hiện mọi t cỏch của ngời xin việc.Vỡ vậy bớc tiếp theo của quỏ trỡnh sẽ là phỏng vấn đỏnh giỏ. Đõy là loại phỏng vấn
đợc tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn để thuộc về khả năng của ngời xin việc. Việc này cho phộp ngời phỏng vấn đa ra quyết định cuối cựng. Phỏng vấn này thờng đợc kộo dài từ 30 ->60 phỳt. Đõy là giai đoạn cực kỳ quan trọng đũi hỏi ngời phỏng vấn phải cú chuyờn mụn và phơng phỏp gợi mở.
Túm lại, hiệu quả mà phỏng vấn mang lại là rất lớn trong doanh nghiệp. Vỡ vậy để cú một buổi tiếp xỳc trũ chuyện với một khụng khớ tụt thỡ
doanh nghiệp cần cú một giai đoạn chuẩn bị thớch hợp kỹ lỡng và sử dụng hỡnh thức phơng phỏp phỏng vấn thớch hợp cú thể lựa chọn bằng hỡnh thức phỏng vấn theo mẫu hay khụng theo mẫu là tuỳ thuộc vào cỏch thức làm việc của từng ngời phỏng vấn.
2.2.5. Bớc 5: Su tra lý lịch.
Sau khi đó trắc nghiệm và phỏng vấn sõu, nhà quản trị nờn kiểm tra lại tất cả những điều mà ứng viờn trỡnh bày cú đỳng sự thật hay khụng. Ngoài ra, nhà quản trị cần tỡm hiẻu thờm một đụi chỳt về ứng viờn qua đệ tam nhõn - nghĩa là một ngời nào đú núi về ứng viờn. Điều này đợc gọi là su tra lý lịch. Để thực hiện cụng tỏc này một số Cụng ty gửi mẫu tờng trỡnh cho Cụng ty cũ hoặc thầy cụ giỏo của ứng viờn. Cú Cụng ty ỏp dụng phơng phỏp gọi là điện thoại để thẩm tra. Đõy là cỏch nhanh nhất và dễ dàng nhất, thuận lợi nhất. Cũng cú Cụng ty đến tận nơi thẩm tra để hỏi một số cõu hỏi.
2.2.6. Bớc 6: Khỏm sức khoẻ.
Để đảm bảo những ngời làm việc mới phự hợp với cụng việc, và đảm bảo cho Cụng ty khụng phải đối phú với tỡnh hỡnh ngời lao động bị mất khả năng làm việc hay bị ốm: cũng nh để bảo vệ những ngời lao động lớn tuổi chống lại những bệnh truyền nhiễm cú thể cú, ngời xin việc đợc lựa chọn phải trải qua một cuộc kiểm tra về sinh lý và sức khoẻ do những thầy thuốc của Cụng ty hay bệnh viện khỏc thực hiện.
2.2.7 Bớc 7: Phỏng vấn bởi ngời lónh đạo trực tiếp. Ngời lónh đạo trực tiếp cú thể đỏnh giỏ kỹ hơn về cỏc khả năng kỹ thuật của ngời dự tuyển và trả lời cỏc cõu hỏi chi tiếy cú liờn quan đến cụng việc và sẽ cho ý kiến quyết
định cuối cựng.
2.2.8 Bớc 8: Giới thiệu cho ngời mới vào làm việc tỡnh hỡnh và phơng hớng hoạt động của Cụng ty.
2.2.9. Bớc 9: Ra quyết định tuyển chọn.
Phũng quản trị nhõn lực thụng bỏo lại cho những ngời khụng trỳng tuyển để giữ cỏc mối quan hệ xó hội tốt. Đồng thời lu giữ cỏc đơn xin việc của những ngời khụng trỳng tuyển để sử dụng trong đợt tuyển chọn tiếp theo, phũng quản trị nhõn lực cũng lu trữ hồ sơ của những ngời trỳng tuyển
để bắt đầu theo dừi và quản lý nhõn sự đối với họ, ngoài ra, phũng quản trị nhõn lực cũn nghiờn cứu tất cả đơn xin việc của tất cả những ngời dự tuyển
để đỏnh giỏ mức độ hoàn thành cụng việc và tham khảo ý kiến của ngời trỳng tuyển để điều chỉnh hoặc thiết kế lại quỏ trỡnh tuyển chọn nếu cần thiết.
I.3 Thực trạng của cụng tỏc tuyển dụng của cỏc doanh nghiệp nhà