Phần 1: Tổng quan về công ty dệt kim Đông Xuân
2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Dệt kim Đông Xuân
2.2.1. Thủ tục, chứng từ
Chứng từ kế toỏn là bằng chứng phỏp lý cho cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong doanh nghiệp. Do đú, tổ chức chứng từ kế toỏn là cụng việc rất quan trọng trong cụng tỏc kế toỏn, đặc biệt là kế toỏn nguyờn vật liệu. Ở cụng ty Dệt kim Đụng Xuõn thủ tục nhập kho, xuất kho được thực hiện như sau:
* Thủ tục nhập kho
Theo chế độ kế toỏn quy định, tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu khi về đến kho Cụng ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
Phũng nghiệp vụ là bộ phận đảm nhận cung ứng vật tư, cú trỏch nhiệm thu mua và xỏc định mức dự trữ vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyờn vật liệu, phũng nghiệp vụ cử cỏn bộ tiếp liệu liờn hệ hoặc đến thẳng nơi cung cấp nguyờn vật liệu để thu mua theo đỳng yờu cầu về chủng loại, số lượng và chất lượng.
Tại kho, thủ kho cựng cỏn bộ tiếp liệu tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng về số nguyờn vật liệu mua về. Nếu hàng mua về đỳng quy cỏch, chất lượng theo hợp đồng mua hàng thỡ phũng nghiệp vụ làm thủ tục nhập kho.
Đối với nguyờn vật liệu nhập khẩu, phũng nghiệp vụ mời VinaControl lập biờn bản kiểm nghiệm hàng và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập.
Sau đõy là mẫu “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho” của Cụng ty dệt kim Đụng Xuõn:
Biờn bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho
Căn cứ nhu cầu SXKD của Cụng ty, hụm nay ngày 9/12/2008, chỳng tụi gồm:
1) ễng (bà): Vũ Huy Khuờ Chức vụ: KCS 2) ễng (bà): Chức vụ:
3) ễng (bà): Chức vụ:
Để kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư nhập kho
TT Tờn vật
tư ĐVT
Số lượng Theo
CT
TT kiểm nghiệm
Đỳng quy cỏch,
PC
Khụng đỳng quy cỏch,
PC
A B C 1 2 3 4
1 Sợi 46/2
PE Kg 3000 3000 3000 0
2 Sợi 34/2
PE Kg 2016 2016 2016 0
Phần kiến nghị:
Qua kiểm tra 2 loại sợi trờn đú đảm bảo chất lượng. Đề nghị Cụng ty cho nhập kho.
TGĐ P.Kỹ thuật Ban kiểm nghiệm Bờn nhập hàng
Đối với phiếu nhập kho thỡ mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn và phải cú đầy đủ chữ ký của người giao nhận hàng, trong đú:
- Một liờn lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phũng nghiệp vụ - Một liờn lưu tại phũng tài chớnh kế toỏn làm chứng từ thanh toỏn
- Một liờn thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đú chuyển cho kế toỏn nguyờn vật liệu định khoản và vào số liệu theo dừi ở phũng tài chớnh kế toỏn
Sau đõy là mẫu phiếu nhập kho của Cụng ty dệt kim Đụng Xuõn:
CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN DỆT KIM ĐễNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)
Ngày 13 thỏng 3 năm 2008 Số: 274A Người giao hàng:
Đơn vị: CTDS – Cụng ty TNHH Đụng San Địa chỉ: 3 ngừ 55 Huỳnh Thỳc Khỏng Hà Nội Số húa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu
Tài khoản cú:331111 – Phải trả ngắn hạn người bỏn: HĐ SXKD (VND) Stt Mó
kho Mó vật tư Tờn vật tư Tk Đvt Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 K5 1200019 Chỉ Đụng San
– 5000m
15221 Kg 24.00 89 580 2 149 925
Tổng cộng tiền hàng: 2 149 925 Chi phớ: 0 Thuế giỏ trị gia tăng: 0 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 2 149 925 Bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chớn nghỡn, chớn trăm hai mươi lăm đồng chẵn
Nhập ngày 13 thỏng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO
CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN DỆT KIM ĐễNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)
Ngày 17 thỏng 3 năm 2008 Số: 520 Người giao hàng:
Đơn vị: NVANDUNG – Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: Phũng nghiệp vụ
Số húa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu
Tài khoản cú: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bỏn: HĐ SXKD (VND) Stt Mó
kho
Mó vật tư Tờn vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn
giỏ
Thành tiền
1 K5 28000007 Chun 1cm 15221 Một 2000.00 500 1 000 000
2 K5 28000028 Chun 4+5cm 15221 Một 700.00 1 600 1 120 000
3 K5 28000047 Tăm bắn 15221 Một 200 000.00 6 1 200 000
4 K5 28000010 Chun 2cm 15221 Một 1 800.00 800 1 440 000
Tổng cộng tiền hàng: 4 760 000 Chi phớ: 0 Thuế giỏ trị gia tăng: 476 000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 5 236 000
Bằng chữ: Năm triệu, hai trăm ba mươi sỏu nghỡn đồng chẵn
Nhập ngày 17 thỏng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO
Nguyờn vật liệu khi mua về nhập kho theo đỳng quy định, thủ kho cú trỏch nhiệm sắp xếp hợp lý, khoa học, đảm bảo yờu cầu của từng loại nguyờn vật liệu để tiện theo dừi và tiện cho Cụng ty khi xuất kho.
* Thủ tục xuất kho:
Khi phỏt sinh nhu cầu về nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp, bộ phận sẽ làm
“Phiếu yờu cầu xin lĩnh vật tư” gửi phũng nghiệp vụ, xột thấy yờu cầu hợp lý, phự hợp với kế hoạch sản xuất và định mức nguyờn vật liệu, phũng
nghiệp vụ lập “Phiếu xuất kho” (cú thể là Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ) cho đơn vị sử dụng.
Phiếu xuất kho lập thành 3 liờn, trong đú:
- Một liờn lưu vào chứng từ gốc ở phũng nghiệp vụ
- Một liờn giao cho người lĩnh vật tư để xuống kho lĩnh vật tư
- Một liờn thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đú luõn chuyển cho kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ
Ở kho, thủ kho chỉ xuất nguyờn vật liệu khi đó kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của Phiếu xuất kho rồi ghi số lượng thực nhập vào phiếu.
Sau đõy là mẫu “Phiếu xuất kho” của Cụng ty dệt kim Đụng Xuõn:
CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN DỆT KIM ĐễNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28 thỏng 3 năm 2008 Số: 72270 Người nhận hàng:
Đơn vị: M2 – Xớ nghiệp May 2 Địa chỉ: 250 Minh Khai
Nội dung: Xuất phế liệu Stt Mó
kho Mó vật
tư Tờn vật tư Tk Nợ TK
Cú Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 K5 1200022 Chỉ SP 343- 5000 m Việt hương
6211M1 15211 Kg 257.31 60 542.8798 15 578 652 2 K5 1200016 Chỉ ALC-
1000m 6211M1 15211 m 60 000.00 10.6630 639 780
3 K5 1200019 Chỉ Đụng
san-5000m 6211M1 15211 Kg 15.04 89 580.1920 1 347 286 Tổng cộng: 17 565 718
Bằng chữ: Mười bảy triệu, năm trăm sỏu mươi lăm nghỡn, bảy trăm mười tỏm đồng chẵn
Xuất ngày 28 thỏng 3 năm 2008
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO
Hàng thỏng, sau khi đó hoàn tất phần cập nhật Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, kế toỏn nguyờn vật liệu in thẻ kho và đối chiếu về mặt số lượng đối với từng kho. Bờn cạnh đú, trong quỏ trỡnh cập nhật chứng từ,kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra lại mó vật tư do thủ kho điền cú phự hợp với từng đối tượng sử dụng khụng.
Sau đõy là mẫu “Thẻ kho” của Cụng ty dệt kim Đụng Xuõn:
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
CễNG TY TNHH MỘT THÀNH VIấN DỆT KIM ĐễNG XUÂN
THẺ KHO
Kho: K5 – Kho phụ liệu may Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008
Chứng từ Khỏch hàng Diễn giải Mó
NX SL nhập SL xuất Tồn kho Ngày Số
Vật tư: 28000007 – Chun 1cm, Đvt: Một, TK 15221 Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ 2000.000
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ 2000.000
17/03 PN 520 Nguyễn Văn
Dũng Nhập pliệu 3311 2000.000 2000.000
Tồn cuối kỳ Vật tư: 28000010 – Chun 2cm, Đvt: Một, TK 15221
Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ 1.800.000
Xuất trong kỳ 1.800.000
17/03 PN 520 Nguyễn Văn
Dũng Nhập pliệu 3311 1.800.000 1.800.000
26/03 PX 72068 XN may 1 Xuất nốt mó cũn lại của px 72068 ngày 26/01/08
6211 1.800.000
Vật tư: 1200019 – Chỉ Đụng San – 5000m, Đvt: Kg, Tk: 15211
Tồn đầu kỳ 478.822
Nhập trong kỳ 69.700
Xuất trong kỳ 162.032
Tồn cuối kỳ 386.490
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 7.708 471.114
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 6.888 464.226
07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 12.628 451.598
07/03 PX 92292 Xuất chi 1521 7.544 444.054
27/03 PN 278 Cty TNHH
Kim Long Nhập phế liệu 3311 69.700 513.754
28/03 PX 72267 XN may 3 Xuất phế liệu 6211 510.966
… … … … … … … …
Tại cụng ty Dệt kim Đụng Xuõn, mỗi năm tiến hành kiểm kờ theo định kỳ 2 lần vào 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/07. Thành phần kiểm kờ bao gồm:
P. Nghiệp vụ, P. Tài chớnh kế toỏn và thủ kho. Mỗi phũng ban cử ra một người đại diện cựng nhau đứng ra kiểm đếm những vật tư cũn tồn thực tế trong kho, sau đú đối chiếu với số liệu tồn trong sổ sỏch. Ở cụng ty dệt kim Đụng Xuõn khụng xảy ra trường hợp thiếu do mất mỏt, chỉ xảy ra trường hợp thực tế thiếu so với sổ sỏch do hao hụt trong định mức cho phộp (vớ dụ:
xăng dầu) và trường hợp thực tế thừa so với sổ sỏch do khớ hậu, thời tiết (vớ dụ: Sợi).
Như vậy, tại Cụng ty dệt kim Đụng Xuõn hạch toỏn nguyờn vật liệu sử dụng cỏc chứng từ sau:
- Húa đơn GTGT do bờn bỏn lập (mua nguyờn vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ)
- Húa đơn bỏn hàng (mua vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp trờn GTGT)
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Kế hoạch phõn bổ chi phớ theo dự toỏn
- Cỏc chứng từ thanh toỏn như phiếu chi, giấy bỏo nợ …
2.2.2. Phương phỏp kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty Dệt kim Đụng Xuõn