Tài liệu Hướng dẫn quản lý dự án pptx

Student's Copy Nội dung bài học: bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may mắn, quản lý dự án sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc tiếp cận mục tiêu của dự án.. Dự

Student's

Copy

Nội dung bài học: bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may

mắn, quản lý dự án sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc tiếp cận mục tiêu của dự án

1 Ưu điểm (sức mạnh) của quản lý dự án:

1.1 Tập trung vào…………

1.2 Kỹ năng ……… ……tốt hơn

1.3 ……… hiệu quả hơn

2 Tại sao chúng ta cần có đề cương chi tiết của dự án:

2.1 Nó không phải vì ……… bao gồm rất nhiều công việc, nhưng bởi vì sự

khác biệt giữa ……… công việc và ………… không rõ ràng

2.2 ……… là tiền bạc - Việc sử dụng ……… dự án để kiểm soát một dự án dường như làm tăng thêm gánh nặng, nhưng nó tiết kiệm …………

và ……… trong một chu trình làm việc lâu dài Việc áp dụng đúng cách kỹ

thuật quản lý dự án, cho phép bạn kiểm soát dự án trong tầm tay của mình, thay

vì phải quay cuồng theo sự hỗn loạn trong đầu của bạn vì bạn phải dự liệu tất cả các đối tượng, vấn đề liên quan của dự án

3 Tất cả các dự án là công việc, nhưng không phải công việc nào cũng là dự án:

3.1 Các nội dụng kết quả của một dự án phải được ………….một cách cụ thể không theo cách thức làm việc thông thường Mỗi một dự án có ……… xác

định

3.2 Một dự án là ……… bao gồm các nhiệm vụ khởi đầu và kết

thúc được xác định giới hạn một cách rõ ràng thông qua các yếu tố:

………… và ………… mong muốn Điều này có nghĩa là mỗi một dự án

sẽ có một ……… được xác định cụ thể

3.3 Dự án thường bao một số lượng nhân công, vật tư và các khoản tài chính xác

định để hoàn thành công việc trong một thời hạn hoặc thời gian cụ thể

4 Sự khác biệt giữa công việc thông thường và dự án:

• Đáp ứng các yêu cầu của khách

hàng

• Pha một tách cà phê cho văn phòng

• Viết thư ngỏ cho khách hàng tương

lai

• Sản xuất định kỳ hàng tháng theo đơn hàng

• Cung cấp các suất ăn cho các buổi

lễ khai mạc của các công ty

• Viết và xuất bản một quyển sách

Student's

Copy

• Cắm (găm) máy in vào máy tính

của bạn

• Họp với một người xin việc để bàn

về một thủ tục mới của pháp luật

• Tham dự một buổi hội thảo

• Mở chi nhánh bán hàng mới

• Viết báo cáo thường niên cho toàn

bộ công việc của công ty

5 N ăm đặc điểm của các dự án:

5.1 Các dự án sử dụng ……… (Con người, thời gian và tiền bạc) mà nó đã được xác định để cung cấp cho một công việc trong dự án, nhằm thỏa mãn các yêu cầu chung của công việc

5.2 Kết quả cuối cùng của một dự án sẽ xác định các mục tiêu của ……… và

……… lưu ý: khi một dự án được hoàn thành sẽ xuất hiện những yếu tố mới

mà trước đó chưa từng xuất hiện

5.3 Một dự án sẽ hoạt động theo …………., mô hình …………để đạt được các mục đích của dự án

5.4 Một dự án thường bao gồm một ……… để hoàn thành dự án

5.5 Một dự án luôn xác định trước các thời điểm bắt đầu và kết thúc

7 Bạn cần phải quan tâm đến dự án như thế nào?

7.1 Không có ……… là quá nhỏ để không cần phải quan tâm xem xét

Student's

Copy

8 Tại sao chúng ta cần phải học quản lý dự án:

8.1 Quản lý dự án là cách đơn giản để kết hợp các ……… và

……… để đảm bảo các vấn đề tài chính và thời gian luôn trong tầm kiểm soát Quản lý dự án là công cụ đưa ra các cách thức để đảm bảo yếu tố thời gian, tránh những dự tính không rõ ràng và các phát sinh tài chính trong quá trình thực hiện dự án

8.2 Quản lý dự án có thể giúp bạn giảm thiểu các ……… và làm cho mọi

việc trở nên dễ dàng hơn để đạt được các mục tiêu của dự án mà không cần phải

nỗ lực nhiều

8.3 Quản lý dự án được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như: quản lý lập trình viên, quản lý xây dựng, quản lý sản xuất mà chỉ cần điều chỉnh các khái niệm và các quy trình thực hiện

9 Làm sao để xác định các lợi ich từ kỹ thuật quản lý dự án

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7

9.8

9.9

10 5 giai đoạn của quản lý dự án:

10.1 Giai đoạn khởi động dự án

10.2 Giai đoạn lập kế hoạch dự án

10.3 Giai đoạn thực hiện dự án

10.4 Giai đoạn kiểm soát dự án

10.5 Giai đoạn kết thúc dự án

Student's

Copy

Bài 2 (tt):

Sức Mạnh Của Quản Lý Dự Án (Project Management Power)

Nội dung bài học: Bạn sẽ tìm hiểu các phương pháp, các kế hoạch, các biểu đồ và các kỹ

thuật hướng dẫn bạn qua 5 giai đoạn của các phương pháp quản lý dự án

1 Các quy tắc của dự án:

• Lý do mà dự án thất bại thì rất đơn giản: không đạt được

……….của dự án tại một ………và ……… đã được xác định

2 Bốn lý do tại sao các dự án có thể thất bại:

3 Có12 quy tắc để quản lý dự án thành công:

• Quy tắc 1: tôi sẽ lấy lại ……… cho kết quả cuối cùng của dự án

• Quy tắc 2: tôi sẽ xây dựng ……… cộng tác tốt nhất mà tôi có thể

• Quy tắc 3: tôi sẽ khai thác và phát triển ……… khả năng thành công của các kế hoạch và tiếp tục cập nhật

• Quy tắc 4: tôi sẽ quyết định bao nhiêu ………… mà tôi thực sự cần để thực hiện dự án

• Quy tắc 5: tôi phải lập ra một kế hoạch làm việc ………

• Quy tắc 6: tôi không nên cố gắng làm ……… khả năng tôi có thể làm

• Quy tắc 7: tôi luôn phải nhớ rằng mọi người ……… ở tôi

• Quy tắc 8: tôi sẽ lập lại sự trật tự, luật lệ và tiếp tục duy trì sự hỗ trợ của

….……… và … ………

• Quy tắc 9: tôi sẽ luôn sẵn lòng để ………

• Quy tắc 10: tôi phải đảm bảo ………

về các vấn đề họ đang đối mặt (đang thực hiên)

• Quy tắc 11: tôi luôn phải sẵn sàng để thử nghiệm ………

……… ………mới

• Quy tắc 12: tôi phải là một ………

Hãy xem xét 12 quy tắc vàng mỗi tuần 1 lần

4 Người quản lý dự án:

“Hãy học cách nói “không”nếu bạn đã quá sức

Phẩm chất quan trọng nhất của người lãnh đạo là sự hiểu biết rõ vai trò của mình

• Hoạt động với vai trò trách nhiệm “kép”:

7 Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án:

• Vai trò giữa các cá nhân:

9 Giao tiếp………với các cộng sự có vai trò chuyên môn khác nhau, để tạo thành tập thể làm việc thống nhất

9 ……… bàn cãi, tranh luận trong nhóm làm việc

9 ……… và thúc đNy các thành viên trong nhóm làm việc hoàn tất các phần việc được giao nhằm hoàn thành các mục tiêu của dự án

9 Phân biệt giữa.……….và ………

9 Phân bố ……… các nguồn lực nếu không

dự án bị tụt lại đằng sau

9 Xác lập ……… giữa cá yếu tố tài chính, thời gian và các kết quả

9 Chống lại ……… của dự án và ………… tài chính

8 Sáu đặc điểm của một người quản lý giỏi:

• Đặc điểm 1: ……… dự án

• Đặc điểm 2: Khả năng để quản lý……….một cách hiệu quả

• Đặc điểm 3: Một thái độ kiên nhẫn dành cho các vấn đề ………

• Đặc điểm 4: Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc và ………

• Đặc điểm 5: Sự định hướng “……….”

• Đặc điểm 6: ……… đối với các ưu tiên của dự án

Student's

Copy

Nội dung bài học: Ngay cả khi có một ý tưởng tốt cũng có thể trở thành ý tưởng tồi tệ

(dở), nếu các mục tiêu và phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án không được xác định một cách rõ ràng, trước khi các nguồn lực chính được phân bổ cho dự án

1 Xác định phạm vi ảnh hưởng của các mục tiêu cho một dự án:

1.1 các mục tiêu rõ ràng của dự án có ý nghĩa đối với mọi người:

1.1.1 Bất cứ dự án nào mà dự dịnh làm phải có ………., nếu xét trong

phạm vi tổng quát của các ………… mà nó ……… cho con người trong các cách thức khác nhau

1.1.2 Dự án phải được suy nghĩ một cách ………

1.1.3 Các mục đích của dự án nên cung cấp các ……… mà bạn cần để đánh giá mức độ thành công của dự án khi kết thúc

1.1.4 Các mục tiêu của dự án phải thường xuyên được xem xét lại và

……… trong toàn thể êkip thực thực hiện

2 Sáu tiêu chuNn để thiết lập các mục tiêu thành công (great goals):

2.1 Các mục tiêu là trái tim, nhiệm vụ và mục đích cho giai đoạn khởi động của dự

Student's

Copy

Xác định chi tiết

Đo lường được

Sự đồng thuận

Yếu tố thời gian

Các Nhiệm

vụ rõ ràng

Khả thi (thực tế)

3 Các bước thiết lập mục tiêu của dự án:

3.1 Liệt kê danh sách của ……… dự án có thể

3.2 N ghiên cứu danh sách các mục tiêu và mạnh dạn loại bỏ bất cứ nội dung nào

………… trực tiếp đến dự án

3.3 ……… bất cứ nội dung nào mà không phải là mục tiêu của kết quả cuối cùng

3.4 Kiểm tra tất cả các mục tiêu xem có thích hơp với sáu ………

*** sự chuẩn bị tốt nhất cho công việc của ngày mai là hãy làm tốt nhưng công

việc của ngày hôm nay

4 Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án:

4.1 Phạm vi của dự án là ……… của dự án

Phạm vi, tầm ảnh hưởng

Mức độ phức tạp

Mục tiêu của dự án

Student's

Copy

5 Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của một dự án có thể bao gồm 1 hoặc nhiều vấn đề sau:

5.1 Khối lượng công việc của dự án có thể ……… là bao nhiêu

5.2 Thời gian ……… dự án

5.3 Vai trò (nghĩa vụ) của các ………

6 Hiểu rõ tính chất mạo hiểm và bắt buộc của dự án:

6.1 Một nhà quản lý dự án giỏi có thể lường trước (nhìn thấy trước) ………

6.2 Tính chất ……… của dự án là yếu tố chính khi tiến hành lập kế hoạch của

dự án, cũng như khi dự án đang thực hiện

7 N hững yếu tố bắt buộc sẽ đem dự án tới thành công:

7.1 Bao nhiêu ……… sẵng sàn cho dự án và khi nào được giải ngân

7.2 Khi nào thì dự án phải ………

7.3 N hững yêu cầu bên trong của ……… …

7.4 N hững yêu cầu bên ngoài của ………

7.5 Bạn có thể tạo sự đồng lòng (nhất trí) giữa ……… trong êkip làm việc 7.6 Bạn có sẵn sàng ……… các vấn đề mà nó liên quan đến các nhu cầu của bạn

7.7 Liệu có cách thức nào khác để thực hiện dự án mà ít ……… hoặc sử

Student's

Copy

9.3 Điều 3: ………

9.4 Điều 4: ………

9.5 Điều 5: ………

9.6 Điều 6: ………

*** Tấn công là cách phòng vệ tốt nhất

Student's

Copy

Nội dung bài học: sinh viên sẽ học cách để làm sao xây dựng nhóm làm việc (êkip) tốt

nhất mà sinh viên có thể thực hiện

1 Xây dựng nhóm làm việc cho một dự án:

1.1 Một nhóm làm việc (êkip) lý tưởng là nhóm có thể hoàn thành công việc

………… ……… và trong giới hạn ………… … cho phép, mà bạn không mất nhiều thời gian để quản lý

2 Nhóm làm việc cho một dự án nhiều thành phần và đa kỹ năng:

2.1 Nhóm làm việc cho một dự án là một tập hợp các cá nhân với những khác biệt về: ………, ……… , ………., ………

và………

3 Các vấn đề cần quan tâm dành cho nhóm làm việc (êkip):

3.1 Sự ……….……… để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án

3.2 Nếu bạn có thể chỉ định bất kỳ ai đó ….………, thì những người này là

ai và tại sao bạn có thể chỉ định họ?

3.3 Giao nhiệm vụ cho ……… những gì bạn thực sự muốn họ làm,

và mức độ giám sát mà bạn sẽ yêu cầu như thế nào

3.4 Những nhân nhiên này đến từ đâu:

3.4.1 Là ……… của bạn và những người khác trong cùng bộ phận với bạn

3.4.2 Những ……… đến từ những phòng ban khác, thì ai khác sẽ là người gánh vác công việc cho họ Chi phí phát sinh là ………… … để đào tạo những nhân viên này? Phải đào tạo họ trong

……….Và họ có sẵn lòng đồng ý với

……… của bạn Hoặc một người quản lý khác giới thiệu nhân viên của họ cho bạn vì họ muốn……… những người này

3.4.3 Thuê mướn và đào tạo nhân viên ………

3.4.4 Thuê mướn nhân viên ……… (với sự chọn lựa kỹ lưỡng bạn có thể điều chỉnh nhân lực cho dự án một cách linh động, thuê nhân công khi bạn cần và để họ ra đi khi họ hoàn thành công việc)

3.5 Có kế hoạch ……… nhân viên hợp lý

4 Ai là những thành viên chủ chốt (cơ hữu) cho nhóm làm việc?

4.1 Những thành viên chủ chốt của dự án là những người có vai trò ………… trong

dự án, họ là những người tham gia dự án từ giai đoạn ……… …… cho đến

giai đoạn ………

5 Những đóng góp của vai trò cá nhân có chống lại tập thể?

5.1 Chức năng của nhóm làm việc tập thể giống như vai trò của các thành viên trong

………

6 Làm sao để bạn có thể xây dựng nhóm làm việc tốt nhất?

6.1 Đầu tiên dựa vào những mục tiêu được tổng hợp lại từ các dự án đã thực hiện

trước đó, liệt kê tất cả ……… cần có để hoàn thành những mục tiêu

chính của dự án

6.2 Tiếp theo, mô tả ……… cho mỗi cá nhân, mà họ sẽ đảm nhiệm các công việc mà bạn sẽ giao Những mô tả này nên vắn tắt, từng điểm một và

………

7 Bạn sẽ làm gì trong những lần tiếp theo:

7.1 Rất hiếm khi các dự án tiếp theo sẽ có cùng hình ……… với các

dự án đã từng thực hiện

7.2 Dự án thường tạo ra một các tập thể ………

Student's

Copy

Nội dung bài học: tìm hiểu khái niệm giai đoạn lập kế hoạch của dự án (the planning

phase) Xác định hướng đi đúng đắn cho dự án, trong giai đoạn này việc xác lập kế thời gian thực hiện và xác định ngân sách cho dự án, cái nào cần được xác định trước?

1 Xác lập thời gian để các nội dung của dự án cùng thực hiện tại một thời điểm:

1.1 Các bước trong giai đoạn xác lập một kế hoạch làm việc được tiến hành tuần tự, bao gồm các nội dung sau:

1.1.1 Xác lập một ……… giả định

1.1.2 Ước lượng ……….để thực hiện các nhiệm vụ

1.1.3 Xác định các ngày trong kế hoạch làm việc cho ……… của dự án

và tạo ra lịch làm việc cho ………

1.1.4 Hiệu chỉnh ……… tùy thuộc vào ……….… của các nguồn lực

1.1.5 Lập thành bảng kế hoạch làm việc hoàn chỉnh

2 Ước Lượng Thời Gian:

2.1 Năm lựa chọn để đánh giá, lượng giá một cách tốt nhất

2.1.1 Đặt câu hỏi ……….… mà họ thực sự sẽ thực hiện những công việc của dự án

2.1.2 Có được các ý kiến ……… của các chuyên gia

2.1.3 Tìm kiếm ……… trong các nhiệm vụ đã thực hiện ở những dự

án trước đó, để xác định được thời gian thực hiện là bao lâu

2.1.4 Kiểm tra xem thời gian sử dụng các nguồn lực là bao lâu?

2.1.5 Dự đoán một cách tốt nhất dựa trên ………

5 Hãy viết tất cả lên giấy:

5.1 Việc ước lượng độ dài thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ của dự án, đồng thời

cũng yêu cầu xác định thời gian để hoàn tất mỗi nhiệm vụ

7 Đánh giá (thNm định) kế hoạch làm việc cho dự án của bạn:

7.1 Có hay không số lượng cố định ……… mà bạn sẽ sử dụng cho dự án

hoặc bạn có thể bổ sung?

7.2 Có hay không một ngày ……… mà dự án buộc phải hoàn tất?

7.3 Có thể ……… ngày hoàn tất (kết thúc) của dự án hay không?

7.4 Mọi người sẽ làm việc theo chế độ bình thường hay sẽ phải làm việc…………? 7.5 Tất cả các nguồn lực hiện tại đã được chuNn bị sẵn sàng chưa?

8 Thời gian “chết” của dự án:

8.1 Sự khác biệt giữa thời gian……… để thực hiện 1 nhiệm vụ và thời gian ………để hoàn tất nhiệm vụ, được gọi là thời gian “chết”

8.2 Thời gian “chết” cũng được hiểu là khoảng thời gian dự án bị đình trệ

8.3 Thời gian kết thúc trễ nhất - Thời gian khởi động sớm nhất - Thời gian thực hiện theo kế hoạch = Tổng thời gian “chết”

Student's

Copy

8.5 Khối lượng thời gian “chết” là khối lượng thời gian “mềm” cho việc khởi động các nhiệm vụ của dự án

9 Sử dụng bảng kế hoạch để tính toán thời gian “chết” và định hướng công việc:

9.1 Liệt kê ……… và ước lượng ……… thực hiện trong bảng kế hoạch 9.2 Tính toán thời gian ……… sớm nhất cho mỗi nhiệm vụ

9.3 Tính toán thời gian ……… sớm nhất cho mỗi nhiệm vụ

9.4 Tính toán thời gian bắt đầu ……… cho mỗi nhiệm vụ

9.5 Tính toán thời gian kết thúc ……… cho mỗi nhiệm vụ

9.6 Xác định tổng thời gian “chết” cho mỗi nhiệm vụ

9.7 Tính toán các ngày trong lịch làm việc

10 Tiêu chuNn hóa kế hoạch làm việc:

10.1 Ba chiến lược để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ mà nó không theo các

10.1.3 Lập kế hoạch một hệ thống thay thế các nhiệm vụ

11 Các quy luật phân bổ nguồn lực:

11.1 Đảm bảo rằng bạn biết một cách ……… về các nguồn lực

11.2 Phân bổ một cách phù hợp nhất, ……… cho mỗi nhiệm vụ

11.3 Sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả để đảm bảo

……… trong kế hoạch làm việc một cách nhỏ nhất

11.4 Liên tục lập lại kế hoạch cho tới khi bạn đạt được sự cân bằng

12 Các lựa chọn để điều chỉnh kế hoạch làm việc:

12.1 Thay đổi ……… của dự án hoặc bổ sung các nguồn lực 12.2 Cho phép sử dụng nhiều ……… … hoặc chia công việc làm hai 12.3 Dời công việc tới thời điểm khi mà các nguồn lực …… … ……… 12.4 Cho phép ……… trong mỗi công việc để hoàn thành dự án

13 Xây dựng ngân sách cho dự án:

13.1 Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ …… ……… của dự án 13.2 Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ ………… ……… và các

kế hoạch Thực hiện ……….……… hơn thường chi phí cao hơn

13.3 Các chi phí cần phải có

16.2 Tiếp tục cắt giảm các ……… không cần thiết

16.3 Tối ưu hóa các khoản chi phí

16.4 Hạn chế các chi tiêu không cần thiết

16.5 Đệ trình các khoản ngân sách cần chi

17 Qui tắc ba phần cho dự thảo ngân sách:

18 Gỡ bỏ các hạn chế:

19 Các lý do đầu tiên để lập kế hoạch:

19.3 ……… đường hướng và các nguồn lực cần có để đi tới nơi bạn cần đến

20 Phối hợp tất cả lại với nhau:

20.6 Xây dựng biểu đồ hệ thống công việc

20.7 Chi tiết của nguồn lực:

Student's

Copy

20.7.3 ………

20.8 Chi tiết của ngân sách 20.9 Tổ chức của dự án 20.10 ……… hoạt động 20.11 ………

20.12 ………

20.13 ………

21 Ai là người viết kế hoạch cho dự án: 21.1 Sáng tạo kế hoạch cho ……… và xem xét lại kế hoạch: 21.1.1 N hững điểm hạn chế: • Rất khó để xác định ……… trong hệ thống biểu đồ công việc hoặc trong việc phân chia công việc • Bạn có thể khó xác định được các ……… hoặc các công việc chưa hoàn thành • Bạn có thể không có đủ ………

• Rất khó để thấy ……… của bạn • Trong một dự án ………., rất hiếm khi một người có đủ chuyên môn và kinh nghiệm cho tất cả các công việc • Mọi người có lẽ cảm thấy tôi đã bỏ quên ………

21.1.2 N hững thuận lợi: • Có thể thực hiện ………

• Bạn có thể tự hoàn thành công việc trước khi các thành viên trong nhóm làm việc được hình thành 21.2 Xây dựng kế hoạch với các thành viên chủ chốt (key players): 21.2.1 N hững điểm hạn chế: • Tốn ………

• Mức độ khác nhau của các ……… sẽ phải rõ ràng • ……… phải được giải quyết và thỏa hiệp • ……… cho các hoạt động trước khi lập kế hoạch 21.2.2 N hững thuận lợi: • ……… giữa các thành viên trong nhóm làm việc • Hiểu biết rõ ràng hơn về ……… của các thành viên trong nhóm làm việc • Có thể xác định các khả năng xung đột 22 Tiêu chuNn hóa các tình huống để đảm bảo dự án không bao giờ bị vỡ kế hoạch: 22.1 ………

22.2 ………

22.3 ………

22.4 ………