Tài liệu Bài giảng Quản lý dự án Chương 8- Hoạch định và lập tiến độ dự án doc

CÁC BƯỚC TRONG HĐDÁ: Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án Thu thập thông tin Xây dựng cấu trúc phân việc WBS Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc Thiết lập sơ đồ trách nhiệ

CHƯƠNG 8:

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

(PROJECT PLANNING & SCHEDULING)

WHAT – WHO –WHEN – HOW MUCH

 Cơ sở đêå kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án

Vì sao phải HĐDÁ?

 Nâng cao việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực

 Là cơ sở để thực hiện và kiểm soát công việc

 Thúc đẩy giao tiếp và phối hợp

 Loại trừ hoặc giảm thiểu sự không chắc chắn

HĐDÁ là quá trình lập đi lập lại và được thực hiện trong

suốt chu kỳ hoạt động của dự án

Kế hoạch phái bao gồm rủi ro và đủ linh hoạt để thực hiện

II CÁC BƯỚC TRONG HĐDÁ:

Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án

Thu thập thông tin

Xây dựng cấu trúc phân việc ( WBS)

Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc

Thiết lập sơ đồ trách nhiệm

Ứơc tính thời gian, ngân sách, nguồn lực cho các công việc

Đánh giá – sửa đổi

Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách, và thời gian biểu

Phê chuẩn

TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN LÀ THÀNH CÔNG

1 Nội dung cụ thể (Specific content): rõ ràng, không

mơ hồ  đầy đủ thông tin cần thiết, không quá chi tiết & rườm rà

2 Có thể hiểu được (Understandability): Mọi người dể dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc & cách thực hiện công việc

3 Có thể thay đổi được (Changeability): Dể dàng thay đổi, cập nhật, hiệu chỉnh

4 Có thể sử dụng được (Usability): HĐDÁ phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát quá trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin

CÁC LÝ DO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THẤT BẠI

1 Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ớ các cấp

2 HĐDÁ dựa trên các thông tin không đầy đủ  dự trù nguồn lực không đủ

(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)

Nếu không đủ:

 Thay đổi trong tiến độ,

 Thay đổi trong mức độ ưu tiên và trong phân bổ nguồn lực

 Công việc càng không chắc chắn thì càng xử lý nhiều lượng thông tin để đảm bảo thực hiện một cách hiệu quả

3 HĐDÁ được hoạch định và thực hiện bởi những nhóm khác nhau

4 HĐDÁ thiếu phần giám sát, kiểm soát và hiệu chỉnh

5 HĐDÁ thiếu các chỉ số đánh giá cụ thể (measurable) trong quá trình thực hiện

III CÁC CÔNG CỤ TRONG HĐDÁ (4)

1 HĐDÁ theo cột mốc thời gian

(Milestone Schedule)

2 HĐDÁ theo cấu trúc phân việc

( WBS- Work Breakdown Structure)

3 HĐDÁ theo biểu đồ thanh ngang

( GANTT diagram)

4 HĐDÁ theo sơ đồ mạng

( PERT diagram)

1 Hoạch định theo mốc thời gian

Trình bày các giai đoạn hoặc các hoạt động chính của DÁ với các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc

Biểu đồ trình bày sơ lược, đơn giản  giúp nhà quản lý

nắm được tiến độ chung các hoạt động chính của dự án

Thiết kế ban đầu

90% thiết kế hoàn chỉnh

Hoàn tất mẫu

Hoàn tất việc thử HT

Xem xét th/kế sau cùng

Đưa vào thực hiện

2 Hoạch định theo cấu trúc phân việc - WBS

WBS: dạng cấu trúc tổ chức dự án  mô tả toàn bộ công việc dự án, phân công công việc cụ thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn củøa từng nhóm công tác & đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc đề

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC CỦA 1 DỰ ÁN

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN WBS

Bước 1: Thu thập thông tin từ các thành viên sẽ  tách nhỏ các nhiệm vụ chi tiết hơn đến khi từng nhiệm vụ được hoạch định, lập tiến độ, ngân sách, điều khiển và kiểm tra một cách riêng lẻ

Bước 2: Đối với từng nhiệm vụ:

Xác định công việc &ø kết quả mong muốn đạt được

Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm

Xác định nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật tư Liệt kê nhân sự và nhóm chịu trách nhiệm

Xây dựng sơ bộ thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ trong WBS

Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với các thành viên sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó  kiểm tra mức độ chính xác của WBS

Bước 4: Các yêu cầu về nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ được tổng hợp ở mức cao hơn của WBS, và cứ tiếp tục theo các thứ bậc của WBS

Bước 5: Ở mức độ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách dự án hình thành gồm 4 yếu tố:

• Ngân sách trực tiếp từ các nhiệm vụ

• Chi phí gián tiếp của dự án

• Chi phí tiếp thị

• Các chi phí khác

Bước 6: Các thông tin hoạch định và các mốc thời gian được tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể (Project master schedule)

Bước 7: So sách mức độ thực hiện của nhiệm vụ và đầu ra trong WBS để xác định định các vấn đề phát sinhhiệu chỉnh

Bước 8: Khi dự án thực hiện từng bước, PM liên tục kiểm tra việc sử dụng các nguồn lực hiện có theo mức độ từ mảng công việc mức toàn bộ dự án  PM xác định vấn đề, đánh giá các chi phí cuối cùng &ø thực hiện các hiệu chỉnh cần thiết

Bước 9: So sánh tiến độ dự án như với ngân sách dự án

3 Hoạch định theo sơ đồ GANTT

Các công việc của dự án và thời gian thực hiện công việc

được biểu diễn bằng thanh ngang

Các công việc trong dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí

Kiểm tra và thử nghiệm

_ _

A

B

C

C D,E F,G

A

B

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN

4 Hoạch định theo sơ đồ mạng

Hai phương pháp phân tích sơ đồ mạng:

Phương pháp đường găng CPM

(Critical Path Method)

 phương pháp sử dụng mô hình xác định, thời gian hoàn thành mỗi công việc là một hằng số

Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT

(Project Evaluation & Review Techniques)

 phương pháp dùng mô hình xác suất, thời gian hoàn thành công việc được mô tả theo dạng hàm phân phối xác xuất

4.1 PHƯƠNG PHÁP CPM

1 Các thuật ngữ:

Sự kiện/nút (Event): sự kết thúc của một hay một số công việc và là điều kiện để bắt đầu một hoặc một số công việc tiếp sau

 Có 3 loại công việc:

Công tác thực

Công tác giả (dummy activity): dùng chỉ mối liên hệ giữa các công việc, không đòi hỏi thời gian và nguồn lực

Ký hiệu:

Công tác chờ

Mạng (network): Sự kết hợp tất cả các hoạt động và sự

kiện Mạng thường vẽ từ bên phải sang bên trái & mũi tên chỉ mối quan hệ thứ tự công việc

Đường găng (critical path): đường có thời gian thực hiện lớn nhất

Chiều dài đường găng = tổng thời gian thực hiện các công việc trên đường găng

2 Những qui tắc lập sơ đồ mạng

1 Sự kiện được đánh số từ nhỏ đến lớn theo hướng từ trái qua phải và từ trên xuống dưới Mỗi sự kiện đều có công việc đến và công việc đi và sự kiện cuối cùng chỉ có công việc đến

18 21

20

2 Các công việc phải hướng từ trái sang phải không được

quay lại sự kiện mà chúng xuất phát (không lập vòng kín) Các mũi tên không nên cắt nhau

Trường hợp công việc d bắt đầu sau khi a,b hòan thành, còn công việc e bắt đầu sau khi công việc b,c hòan thành thì sơ đồ là :

a d

b

c e

Biểu diễn sự phụ thuộc của các công việc

3 Các thông số của sơ đồ mạng

Các thông số chính gồm:

Thời điểm sớm : Thời điểm sớm tại đỉnh i ký hiệu là

Tsi và được tính tốn theo các cơng thức sau :

Ts1 = 0

Tsj = Max {Tsi + Tsij}

Trong đĩ j = 2,3,…n

Thời điểm muộn : Thời điểm muộn tại đỉnh i ký hiệu là

Tmi , được tính theo cơng thức sau :

Tmn = Tsn

Tmj = Min {Tmj - Tmij} Thời gian dự trữ cac đỉnh :

di = Tmi - Tsi

Ví dụ:

Một dự án sản xuất gồm 10 công việc như sau:

Công việc Thời gian

(tuần)

Trình tự

Các bước :

- Phác thảo sơ đồ

- Chỉnh lại sơ đồ

- Tính tốn trên sơ đồ

 Đánh số thứ tự trên đỉnh : số thứ tự tính như sau :

- Điểm suất phát tồn quy trình mang số 1

- Sau khi một đỉnh được mang số i ta xĩa tấc cả các cung cĩ gĩc tại i và xét các đỉnh chưa cĩ số, đỉnh nào gồm tồn gĩc các cung sẽ mang số (i + 1) , nếu cĩ nhiều đỉnh thỏa như vậy thì ta đánh số lần lượt là (i+1), (i+2)…tùy ý

Tính thời gian cho sự kiện và công việc cho thí dụ ở trên

Chú ý:

 Sự kiện găng là sự kiện không thể chậm trể  Sự kiện găng có slack = 0

 Sự kiện xuất phát và sự kiến kêt thúc bao giờ cũng là sự

kiện găng  có thời gian dự trữ = 0

Ý nghĩa của đường găng

 Mỗi sơ đồ ít nhất có 1 đường găng

 Tổng thời gian của tất cả các công việc trên đưòng găng chính là thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án

 Nếu 1 công việc trên đường găng bị trể  toàn bộ dự án trể

 muốn rút ngắn thời gian hoàn thành dự án  tập trung các công việc trên đường găng

 Với công việc không găng  cho phép xê dịch thời gian thực hiện ( không quá thời gian dự trử)

PHÂN TÍCH KẾT QUẢ CPM

 Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án

(Critical time)

 Thời gian dự trữ các công việc

(Slack / float)

 Đường găng và các công việc găng

(Critical path & activities)

i

Tsi Tmi

K

Thời gian tối thiểu dự án = 14(tuần), thi cơng theo 2 đường gantt

4.2 PHƯƠNG PHÁP PERT

 PERT là kỹ thuật xác suất  xác định xác suất toàn bộ dự

án hoàn thành trong 1 thời gian định sẵn

 Thời gian thực hiện công việc mong muốn ( TE – Expected

time) được ước lượng bởi các loại thời gian:

• Thời gian lạc quan (optimistic time)- a

• Thời gian bi quan (pessmistic time)- b

• Thời gian thực hiện bình thường – m

 a ≤ m ≤ b

 PERT cung cấp các thông tin sau:

• Thời gian hoàn thành dự án

• Xác suất mà dự án sẽ hoàn thành trong thời gian cho sẵn

• Đường găng và các công tác găng

• Các công việc không găng và thời gian dự trử của chúng

• Tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc

 Thời gian hoàn thành mong muốn

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN P/P PERT:

1 Vẽ sơ đồ mạng

2 Tinh TE và V của các công việc

3 Dùng phương pháp CPM  xác định đường găng

4 Đánh giá khả năng hoàn thành dự án trong thời

gian mong muốn

Z = (D-S) / V

Z - Số của độ lệch chuẩn theo phân bố chuẩn

D - Thời gian hoàn thành dự án mong muốn

S - Thời gian hoàn thành dự án được hoạch định, tức thời gian găng

V - Phương sai của đường găng

 Từ Z, tra bảng xác xuất phân bố chuẩn  xác định xác suất hoàn thành dự án

 Có hai dạng bài tóan:

1 Cho D, tìm xác xuất để hoàn thành dự án

D  Z  p%

= 52,45 ngày

Thời gian (ngày)

Miền xác suất=0,888

Nhận xét:

 Nếu D = S:  Z = 0 => p% = 0,50 = 50%

 p% = 0,25 – 0,50 (D ≤ S):  Việc hoàn thành dự án là bình thường

 Nếu p% < 0,25: Không bình thường

 Nếu p% > 0,50: Dự án hoàn thành trể hơn dự định  gây lãng phí

5 ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

(Crashing scheduling)

Trong thực tế, có rất nhiều TH thời gian hoàn thành

mong muốn (D) nhỏ hơn thời gian tối ưu để hoàn thành

dự án tính theo đường găng (S)  Để đảm bảo thời

gian qui định D, ta phải tìm cách rút ngắn thời gian

đường găng S

BIỆN PHÁP RÚT NGẮN ĐƯỜNG GĂNG:

Bố trí các công việc song song thay ví nối tiếp

trong sơ đồ mạng

Phân phối lại nguồn lực: tăng công nhân, tăng giờ

lao động, tăng công suất thiết bị …

Thay đổi biện pháp kỹ thuật

Biện pháp rút ngắn thời gian đường găng  chi phí dự án tăng

3 Lắp dựng cần trục Sau công việc 2 3

5 Lắp ghép khung và mái nhà Sau công việc 1 5

2 Lập sơ đồ mạng CPM cho dự án bao gồm 10 cơng việc, được liệt kê theo bảng

dưới đây

Tên cơng việc Trình tự tiến hành Thời gian

thực hiện (tuần)