Điều đó là hoàn toàn chính đáng bởi lẽ ta khó lòng hình dung một dự án lại có thể thành Một kế hoạch hiệu quả lên lịch từ đầu đến cuối, nêu chỉ tiết tất cả những việc cần phải làm, thời
Trang 1CHƯƠNG V HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
I TONG QUAN VE HOACH DINH DỰ ÁN:
Việc hoạch định dự án thu hút sự chú ý của mọi người nhiều hơn bất kỳ khía cạnh nào của quản
lý dự án Điều đó là hoàn toàn chính đáng bởi lẽ ta khó lòng hình dung một dự án lại có thể thành
Một kế hoạch hiệu quả lên lịch từ đầu đến cuối, nêu chỉ tiết tất cả những việc cần phải làm, thời gian thực hiện, chi phí Hoạch định tốt sẽ bảo đảm thành công
Hoạch định dự án là một phạm trù khó mô tả rạch ròi vì 2 lý do:
-._ Kế hoạch dự án không chỉ đơn thuân là một lịch biểu mà được xem là gồm có 3 chiều cơ
bản:
« - Chị phí: số lượng tiển sẽ bỏ ra và cách lập ngân sách chúng qua thời gian
¢ _ Thời gian: quãng thời gian để thi hành công việc
e Pham vi: ndi dung được thực hiện
===> Kế hoạch dự án là một loại bản đổ mà bạn có thể dùng để hướng dẫn bạn và đội dự
án từ đầu đến cuối
Kế hoạch dự án luôn luôn thay đổi (tiến hóa)
1 Lý do phải hoạch định dự án:
— Bảo đảm dự án đạt được mục tiêu: chúng ta không thể tưởng tượng một hành động của con người sẽ đi về đâu nếu ta không hoạch định xem mục tiêu là gì? Làm bằng cách nào?
AI làm? v.v
-— Bảo đảm chủ động trong việc phân bổ và sử dụng nguồn lực có hiệu quả
~_ Là cơ sở để thuyết phục và nhận được sự tài trợ từ bên ngoài
-_ Là căn cứ hướng dẫn, khích lệ tất cả mọi thành viên đi đến mục tiêu
~_ Giúp việc giám sát và kiểm soát dự án dễ dàng, có căn cứ đánh giá tiến độ thực hiện dự
án và khả năng thành công theo dự kiến
2 Các bước hoạch định dự án:
Xác định mục tiêu - > mô tả công việc - > tổ chức - > hoạch định nguồn lực - >
lập tiến độ -> hoạch định kiểm soát
II XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DỰ ÁN:
1 Xác định mục tiêu và thứ tự ưu tiên:
~ Mục tiêu của dự án phải thỏa mãn những đặc điểm sau:
« - Rõ ràng và cụ thể
e Đảm bảo rằng các mục tiêu đề ra đều có khả năng đo lường được
e - Có thể thực hiện được: các mục tiêu phải đạt được sự thống nhất của mọi thành viên
« C6 thé chuyển giao được
e - Có giới hạn cụ thể về thời gian
—_ Xác định thứ tự ưu tiên và các chỉ tiêu: không phải mục tiêu nào cũng có tầm quan trong ngang nhau đối với tổ chức, cần phân loại các mục tiêu và đánh số thứ tự theo tầm quan
trọng Sau đó cụ thể hóa thành các chỉ tiêu
Ví dụ:
Nếu mục tiêu của dự án là tăng mức độ hài lòng của khách hàng và chỉ số là dựa trên các đơn
khiếu nại thì chỉ tiêu đưa ra là giảm số lượng các đơn khiếu nại
36
Trang 2-_ Liệt kê tất cả những mục tiêu, chỉ số, thứ tự ưu tiên, tình hình hiện tại và các chỉ tiêu
mong muốn để xác định những trọng tâm nào của dự án cần bỏ nhiều nỗ lực và nguồn lực
hơn
Ví dụ:
MỤC TIÊU CHỈ SỐ Thú ¬
(quyết định (hước đo mức độ | HH | Hiện tại Chỉ tiêu
thành công của dự án) | thành công của dự án) Hiến cần đạt
các sản phẩm đơn đặt hàng
Tăng hiệu suất chuẩn Giảm thời Ban 4 ngay/ 2 ngay/ thang
bị bảng báo giá TT SN 6
Tăng trách nhiệm giải | Chỉ để một nhà quản lý hư
trình của cấp quản lý chịu trách nhiệm 6 ° a sẽ áp dung
2 Đánh giá những mặt hạn chế:
Không có dự án nào tránh khỏi những hạn chế như ngân sách thiếu hụt, thời gian gấp gáp, v.v Những hạn chế này đôi khi làm cho dự án không khả thi Vì thế bạn phải nên tâm
niệm một điều là phải đương đầu với những mặt hạn chế một cách có lôgic và vượt qua
chúng bằng cách hoạch định phương pháp khắc phục
Khi có tình trạng thiếu hụt xảy ra cần phải hạn chế sự thay đổi và giữ nguyên những gì có hiệu quả Lý do là nếu có quá nhiều sự thay đổi, dự án sẽ có nguy cơ thất bại một khi mọi người phải cố gắng chạy theo những thay đổi đó, mặt khác lúc đó sẽ rất khó xác định chính xác thay đổi nào đưa đến thành công hay thất bại cho dự án
Đánh giá hạn chế và tận dụng những nguồn sẵn có, kiểm tra lại toàn bộ nguồn lực
-_ Nếu thành công của dự án phụ thuộc vào những nguồn lực mà sắp tới không thể có được thì hãy suy nghĩ lại và thay đổi mục tiêu
-_ Nếu có thể hoàn thành dự án mà dùng ít nguồn lực hơn thì nên thay đối kế hoạch theo
hướng đó còn nếu có thể thương lượng để có thêm thời gian và tiền bạc để xúc tiến
dự án thì cứ giữ nguyên khách hàng cũ
- _ Tận dụng tối đa những thứ đã có sẵn để giảm thời gian và chỉ phí
Ví dụ: Bạn THANH VÂN được giao nhiệm vụ thiết kế trang WEBSITE cho phòng của chị Vì
không có chuyên môn để tự làm việc này một mình nên chị yêu cầu hai công ty bên ngoài chuyên thiết kế WEBSITE báo giá dịch vụ Cấp trên của Vân nói rằng phí dịch vụ
của hai công ty này qúa cao và khuyên chị nên tham khảo WEBSITE của các phòng ban
khác Qua tìm hiểu Vân rất thích WEBSITE của Hồng thiết kế Hồng đã nhiệt tình chỉ
dẫn cho Vân cách sử dụng phần mềm cô mua để làm WEBSITE đó Kết qủa là Vân đã tự mình tạo ra WEBSITE cho phòng của chị Như vậy không những chị đã tiết kiệm được số
tiền đáng lẽ phải chi để làm WEBSITE mà còn khai thác thêm lợi ích cho khoản tiền
Hồng đã bỏ ra để đầu tư mua phần mềm
HI MÔ TẢ CÔNG VIỆC: (trả lời câu hỏi phải thực hiện việc gì?)
Trang 3IV
Cần xác định cụ thể công việc, mối liên quan giữa các công việc để dễ dàng kiểm soát trong
quá trình thực hiện Cách tốt nhất để mô tả công việc là phân chia dự án thành nhiều thành phần nhỏ hơn gọi là công việc thành phần (Work Breakdown Structure — WBS)
Cấu trúc phân đoạn công việc như vậy có tất nhiều thuận lợi:
Nếu nhóm gồm nhiều thành viên có kỹ năng và kinh nghiệm trong từng lĩnh vực riêng
biệt thì họ có thể giúp phân chia công việc và để xuất những biện pháp phù hợp để thực
hiện công việc có hiệu quả hơn
Mỗi thành viên có thể chỉ phải chịu trách nhiệm đối với một vài công ViỆC -> có căn
cứ xác định trách nhiệm cá nhân đối với sự thành công, thất bại của dự án
Có thể xác định và phân bổ nguồn lực riêng biệt cho từng phần công việc
Xác định được thứ tự và điểm mốc đối với từng công việc, nhờ đó có thể đảm bảo dự án
được thực hiện đúng tiến độ
Dễ dàng kiểm soát về mặt tài chính
Ví dụ: Dự án tổ chức hội nghị khách hàng
Í Thứ aa — | Thời gian ` Dự trù `
kinh phi
1 | Xác định chương trình hội nghị
2_ | Danh sách khách mời
3_ | Thiết kế thiệp và gửi thiệp mời
4 Bế trí khách sạn và phương
tiện đi lại
5 | Chuẩn bị quà lưu niệm, thưởng
_ 6 Trang trí hội trường, âm thanh
ánh sáng
7| Tiếp tân
; 8 | Bai phat biéu
9 Văn nghệ phục vụ hội nghị
10 | Đóng góp ý kiến (tham luận)
11 | Tiệc chiêu đãi
TỔ CHỨC:
Sau khi đã xác định được phải làm những việc gì thì công việc tiếp theo là phải
tổ chức,
quyết định phân công ai làm việc gì? Mối liên kết giữa họ ra sao? V.V
Xác định nhu cầu nhân sự và tuyển chọn
Thành lập các đội dự án đầm trách công viỆc
Phân công công việc cho các thành viên: chú ý đến khả năng và nhủ cầu phát triển
của
từng thành viên
Tổ chức sự phối hợp: thông qua SỞ để trách nhiệm, sơ đổ truyền và tiếp nhận
thông tin
Để đạt được sự phối hợp chặt chế giữa các thành viên trong nhóm cân phải:
Với tư cách trưởng nhóm: bạn phải thể hiện với các thành viên trong nhóm
rằng:
‹ - Bạn cam kết gắn bó với dự án và với nhóm
‹ Sẽ hỗ trợ và làm hết khả năng để giúp họ và dự án thành công
„« Mong chờ sự hỗ trợ của họ và tin tưởng rằng mọi thành viên đều đóng
vai trò quan
trọng
Với tư cách là những thành viên: mỗi thành viên phải cố gắng tìm hiểu xem
38
Trang 4Mình phù hợp với công việc ở chỗ nào?
Những người khác mong muốn gì ở mình và ngược lại mình có thể chờ đợi điều gì ở
họ?
Công việc này khó khăn đến mức nào?
Mình cần những nguồn lực nào và sẽ xử lý công việc này như thế nào?
Người lãnh đạo của mình thuộc loại nào?
KẾT LUẬN:
Để lãnh đạo nhóm dự án thành công nhà lãnh đạo cần chủ động đối phó bằng cách:
Tin tưởng vào sự thành công và biết rõ cách để đạt được điều đó
Khuyến khích thảo luận cởi mở mọi vấn để có liên quan để đạt được sự thống nhất
cao cho các quyết định cuối cùng
Tập trung vào các công việc đang làm hơn là các van dé cá nhân
Khi có thảo luận cần cố gắng tránh tình huống thể hiện người này thắng người kia thua mà cố gắng ghi nhận tất cả những ý kiến tốt
Tạo thời gian cho nhóm ổn định lại
Khi phân công nên lưu ý là giao công việc mang tính thử thách để kích thích khai thác
tốt tiểm năng bởi nếu công việc quá dễ sẽ gây ra tư tưởng chán nản không thỏa mãn, còn nếu quá khó thì mất tự tin và dễ thất bại
V._ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC:
Đánh giá xem ai
A o nhiêu người ~ 1a SA SA
Cần bao nhiều ngườ sẽ làm việc gì?
Họ cần những
kỹ năng nào?
Ỷ
Trang thiết bị, vật tư
Xác định mức độ chuyên
môn cân thiết
cần gì?
Có cần thông tin hoặc Nhu cầu sử dụng
công nghệ khong? các hệ thống hiện có
Kiểm tra ngân quỹ
đã được nhất trí
- Việc xác định chính xác các nguồn lực cho dự án giúp giảm thiểu rủi ro là phải xin thêm ngân sách khi triển khai thực hiện dự án
39
Trang 5VỊ
VIL
VIII
- Việc xác định không chính xác các nguồn lực sẽ làm mất uy tín của nhà quần trị dự án khi người khác kiểm tra dự án để đối chiếu giữa kết quả với chi phí nhằm xác định lợi ích mà dự
án mang lại cho những người được thụ hưởng
-Giúp mọi người tập trung nỗ lực vào việc đạt mục tiêu của dự án, không phải mất thời gian, công sức giải quyết những sự cố do hoạch định kém, hoạch định không chính xác
LƯU Ý:
» _ Trên thực tế nhà quản trị dự án phải chấp nhận số lượng của nguồn lực nhỏ hơn yêu cầu
Ví dụ: Nhân viên do bận một công việc nào đó không thể dành trọn thời gian để thực hiện công
việc của dự án, lúc này nhà quản trị phải biết cách thỏa hiệp để mục tiêu của dự án vẫn
đạt được
« Tránh cắt giảm những nguồn lực mà dự án thật sự cân không thể khác được
° Nếu các nguồn lực thật sự khan hiếm cần xem xét đến các phương án thay thế
LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỤ ÁN:
Nội dung hoạch định bao gồm:
- _ Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động của dự án
-_ Xác định mối liên hệ của các hoạt động theo một trình tự hợp lý, hoạt động nào thực hiện
trước, hoạt động nào thực hiện sau nối tiếp, hoạt động nào thực hiện song song
- _ Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động, xác định những điểm mốc cho
dự án
-_ Kiểm tra nguồn lực xem có bảo đảm được đúng tiến độ hay không?
~_ Nhận dạng các rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ
~_ Xác định sự đánh đổi giữa thời gian và chỉ phí
- Biéu thị sơ đồ GANTT, CPM và PERT
HOẠCH ĐỊNH VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN:
-_ Xác định rõ những điểm mốc và tiêu chuẩn đo lường tiến trình theo từng giai đoạn
— Xác định cơ chế giám sát
¢ - Ai, khi nào và làm thế nào để giám sát tiến trình và kết quả thực hiện dự án
‹ _ Những tiêu chuẩn đối với việc đo lường tiến trình, chất lượng và kết quả thực hiện
s - Cách lựa chọn dữ liệu cho việc đo lường và đánh giá
« - Báo cáo những bất trắc của các kết quả và cơ chế cho các hoạt động điều chỉnh
-_ Hoạch định nguồn lực đối với hoạt động giám sát dự án
—_ Phân tích và nhận dạng những rủi ro có liên quan và phác thảo những chiến lược nhằm đối phó với những rủi ro
- _ Tổ chức họp định kỳ để cập nhật tình hình và chia sẻ những kinh nghiệm giữa các thành viên
là một phương pháp kiểm soát tốt
Tóm lại: kiểm soát dự án là một chức năng quan trọng của quản lý dự án Kiểm soát dự án
nhằm đảm bảo các hoạt động của dự án được thực hiện đúng tiến độ, chi phí không vượt quá
ngân sách và đạt được chuẩn mực chất lượng như mong muốn
TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THÀNH CÔNG VÀ NHỮNG LÝ DO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THẤT BAT:
1 Tiêu chuẩn đánh giá thành công:
-_ Về nội dung: đầy đủ những chỉ tiết cần thiết trên cơ sở những tính toán tin cậy
« _ Nội dung rõ ràng, dễ hiểu nhưng không quá ti mỉ tránh làm vấn để thêm rối rắm
» Không có những mục tiêu hoặc chỉ tiêu chung chung, mơ hồ
- Dé hiéu: tất cả mọi nội dung hoạch định phải được trình bày sao cho mọi nhân viên đều
biết được công việc của mình và kết quả cần đạt đến
40
