tài liệu hướng dẫn quản lý dự án flc 2013

BÁO CÁO TÀI CHÍNH ...

Ngày 2/7/2013

c l c

CH NG 1: HI U L C 4

CH NG 2: GI I THI U CHUNG V QU H P TÁC A PH NG (FLC) 5

CH NG 3: NHI M V VÀ QUY N H N C A CÁC BÊN LIÊN QUAN 7

1 i s quán Ph n Lan t i Vi t Nam (sau ây s g i t t là i s quán): 7

2 i tác th c hi n d án (Sau ây s c g i t t là i tác): 7

3 T v n qu n lý d án (Công ty T v n u t Y t - CIHP, sau ây s c g i t t là Công ty t v n ho c CIHP): 7

4 Công ty ki m toán: 8

CH NG 4: BÁO CÁO 10

1 Lo i báo cáo 10

2 C ch báo cáo 11

3 M t s k n ng vi t báo cáo 14

CH NG 5: L P K HO CH 15

1 Các lo i k ho ch 15

2 Quy trình l p k ho ch và phê duy t u ch nh k ho ch 16

2 M t s l u ý trong l p k ho ch 20

CH NG 6: QU N LÝ TÀI CHÍNH 21

PH N I NGUYÊN T C CHUNG 21

1 M tài kho n 21

2 Ti p nh n tài tr t i s quán 21

3 Ch k toán 21

4 Qu n lý trang thi t b , tài s n 22

5 Thanh toán chi phí d án 22

6 Các v n v thu d án 23

7 Phê duy t d án c a c quan ch qu n Vi t Nam và Xác nh n vi n tr 23

8 Qu n lý ti n m t c a d án 24

9 u ch nh dòng ngân sách d án 24

10 i s quán khuy n cáo 24

PH N II GHI CHÉP VÀ QU N LÝ CH NG T 24

1 Ch ng t t m ng 24

2 Ch ng t thanh toán 25

PH N III THANH TOÁN 26

1 Thanh toán mua tài s n: 26

2 Thanh toán ti n thuê khách s n: 26

3 Thanh toán h p ng thuê cá nhân 26

4 Thanh toán các kho n v i Gi y Biên nh n, Phi u thu: 28

PH N IV: U TH U D CH V VÀ MUA S M 28

1 Các nguyên t c c b n 28

2 Các hình th c u th u và mua s m: 28

3 M t s l u ý: 30

PH N V BÁO CÁO TÀI CHÍNH 30

Báo cáo tài chính bao g m: 30

CH NG 7: H TH NG THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ÁNH GIÁ 31

1 THEO DÕI 31

2 GIÁM SÁT H TR 31

3 CH S 31

4 CÁC B C C B N TRONG THEO DÕI – GIÁM SÁT H TR 31

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

4.1 B C 1: Xác nh n i dung c n theo dõi giám sát h tr 31

4.2 B C 2: Xác nh ph ng pháp và b công c theo dõi giám sát h tr 32

4.3 B C 3: Xây d ng k ho ch theo dõi, giám sát h tr 33

4.4 B C 4: T p hu n cho cán b 33

4.5 B C 5: T ch c tri n khai ho t ng theo dõi giám sát h tr theo k ho ch t i c s 34 5 ÁNH GIÁ D ÁN 34

5.1 N i dung ánh giá 34

5.2 Lo i hình ánh giá 35

6 H TH NG L U TR THÔNG TIN VÀ TÀI LI U TRUY N THÔNG 36

6.1 Lo i tài li u, thông tin b t bu c c n l u tr 36

6.2 Hình th c l u tr 36

6.3 n ph m, tài li u truy n thông 37

CH NG 8: PH L C 38

PH L C 1: M U BÁO CÁO HO T NG 38

PH L C 2: M U BÁO CÁO TÀI CHÍNH 48

PH L C 3: M U K HO CH HO T NG 56

PH L C 4: M U K HO CH TÀI CHÍNH 57

PH L C 5: VÍ D V B CÔNG C GIÁM SÁT H TR 58

PH L C 6: U MINH H A V CH NG T , HÓA N TÀI CHÍNH H P L 61

PH L C 7: H NG D N CHI TI T THU, KÊ KHAI VÀ N P THU THU NH P CÁ NHÂN (TNCN) 70

Tài li u này s áp d ng t ngày có hi u l c (15/7/2013) cho t t c các D án nh n tài tr t Qu

p Tác a Ph ng (FLC), bao g m các D án m i s phê duy t và c các D án ang c tri n khai

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

CH NG 2: GI I THI U CHUNG V QU H P TÁC A PH NG (FLC)

Là ph ng ti n h p tác c l p và không thay th các ch ng trình h p tác song ph ng khác c a

Ph n Lan t i Vi t Nam Qu FLC c s d ng thúc y quá trình phát tri n xã h i dân s và khu v c t nhân c a Vi t Nam thông qua vi c xây d ng n ng l c th ch cho các t ch c a

ph ng Ngân sách hàng n m c a Qu FLC ã t ng r t n nh trong nh ng n m g n ây t 100.000 EUR n m 2003 lên 500.000 EUR nh hi n nay Hi n có kho ng 10 d án ang c

th c hi n t i nhi u t nh khác nhau trong toàn qu c

u tiên c a Qu FLC c th hi n trong Chi n l c và c c p nh t nh k phù h p v i tình hình th c t (chi ti t c th có trong Chi n l c Qu H p Tác a Ph ng)

Th ô Helsinki - Ph n Lan

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

CH NG 3: NHI M V VÀ QUY N H N C A

CÁC BÊN LIÊN QUAN

1 i s quán Ph n Lan t i Vi t Nam (sau ây s g i t t là i s quán):

Xây d ng chi n l c và nh h ng c a Qu ; là nhà tài tr cho các d án; ch u trách nhi m xem xét, phê duy t xu t d án, phê duy t nh ng thay i trong quá trình th c

hi n d án; qu n lý, theo dõi, giám sát và h tr các d án th c hi n ho t ng d án

t c m c tiêu ã ra, phù h p v i mong i c a i s quán

2 i tác th c hi n d án (Sau ây s c g i t t là i tác):

i tác th c hi n d án có trách nhi m t ti n hành th t c 1) Xin phê duy t d án c a c p

có th m quy n c a Vi t Nam ng th i 2) Xin xác nh n vi n tr v i các c quan có th m quy n c a Vi t Nam

i tác có trách nhi m l p k ho ch, tri n khai, giám sát và qu n lý các ho t ng theo úng k ho ch d án ã c phê duy t; th c hi n y ch báo cáo theo yêu c u c a

i s quán; tuân th các quy nh có liên quan c a i s quán Ph n Lan và c a pháp

lu t Vi t Nam B t kì s thay i nào trong quá trình tri n khai d án so v i v n ki n d

án ã c phê duy t u ph i c s ch p thu n c a i s quán Các i tác c n duy trì s liên l c ch t ch và chia s thông tin liên quan n d án trong quá trình tri n khai

án v i i s quán Ph n Lan c ng nh v i Công ty t v n qu n lý d án FLC và Công

ty ki m toán d án FLC do i s quán ch nh

3 v n qu n lý d án (Công ty T v n u t Y t - CIHP, sau

ây s c g i t t là Công ty t v n ho c CIHP):

Theo h p ng d ch v t v n qu n lý các d án FLC c ký gi a i s quán Ph n Lan

và CIHP ngày 15/4/2013, CIHP là n v t v n và tr cho i s quán trong quá trình

qu n lý các d án CIHP c ng tr nâng cao ng l c qu n lý d án, qu n lý tài chính

a các i tác ng th i ôn c các i tác th c hi n c ch báo cáo và th c hi n úng các quy nh khác c a i s quán và Pháp Lu t Vi t Nam C th :

ng d ncác i tác m i c a FLC trong quá trình xây d ng v n ki n d án nh m

m b o d án c xây d ng áp ng các yêu c u qu n lý d án c a qu FLC

tr các d án phát tri n và xây d ng khung giám sát ánh giá d án Cung c p các h ng d n v qu n lý d án, bao g m c qu n lý tài chính d án và c

ch báo cáo, các bi u m u báo cáo ho t ng và tài chính cho các i tác

Thu th p các báo cáo ho t ng, báo cáo tài chính nh k t ban qu n lý d án m

o các báo cáo quý và báo cáo cu i d án c n p lên i s quán úng h n

Xem xét báo cáo ti n d án, báo cáo tài chính nh k quý và xác nh n ng m khác bi t trong báo cáo ho t ng và gi i ngân so v i k ho ch ã c phê duy t Xem xét và óng góp ý ki n nh m h tr hoàn thi n các ch ng trình ào t o, tài li u

ào t o, tài li u h i th o, các nghiên c u và ánh giá c a các d án

Th o lu n và yêu c u i tác b sung ho c làm rõ các n i dung ch a rõ ràng, ch a y trong báo cáo

Theo dõi vi c th c hi n các ki n ngh nêu trong báo cáo ánh giá d án khi c n thi t Xem xét các u ch nh ho t ng và tài chính do các d án xu t, a ra khuy n ngh phù h p cho i s quán

Làm vi c v i các i tác FLC t i v n phòng c a các i tác và/ho c th c hi n các chuy n i th c a giám sát và h tr tr c ti p d án t i hi n tr ng

Ki m tra các ch ng t g c c a d án nh m m b o tính chính xác và nh t quán v i các báo cáo tài chính d án

p nh t tài li u, s (c b n n t và trên gi y t ) c a t t c các d án thu c

ch ng trình FLC

Liên h v i công ty ki m toán do i s quán ch nh s p x p ki m toán gi a k và/ho c cu i k cho các d án FLC và theo dõi vi c th c hi n các ki n ngh nêu trong báo cáo ki m toán khi c n thi t

Th ng xuyên liên h và trao i v i i s quán v tình hình tri n khai các d án, các v n liên quan n vi c ch m ti n d án, nh ng sai sót trong th c hi n các

ng d n v qu n lý d án FLC, v n qu n lý tài chính d án c ng nh các v n quan tâm khác c a i s quán

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

ki m toán gi a k ho c vào b t k th i m nào mà i s quán yêu c u i s quán ký

p ng khung v i m t công ty ti n hành ki m toán các d án do Qu FLC tài tr

Hi n h p ng khung cho ki m toán các d án do Qu FLC tài tr ang c ký gi a i quán v i công ty ECOVIS Chi phí ki m toán c a vào ph n kinh phí d án Tr c khi ti n hành ki m toán, công ty ki m toán s liên h tr c ti p v i i tác d án FLC, có

i kèm CIHP, thông báo v các yêu c u ki m toán và th i gian ti n hành ki m toán Các i tác qu FLC ph i ph i h p ch t ch và t o u ki n thu n l i cho công tác ki m toán Tr c khi báo cáo ki m toán chính th c c phát hành, công ty ki m toán t ch c

t cu c h p gi a các bên liên quan bao g m i s quán, công ty t v n, n v ki m toán và i tác th c hi n d án trình bày các k t qu ki m toán Công ty ki m toán s

p báo cáo cho i s quán, i tác th c hi n d án và các bên liên quan trong vòng 15 ngày sau khi công tác ki m toán k t thúc Báo cáo ki m toán chính th c s c i s quán phê duy t tr c khi d án ti n hành các th t c thanh toán chi phí ki m toán v i công ty ki m toán

1.3 Báo cáo ki m toán

quan ki m toán

Báo cáo b ng ti ng Anh và ti ng Vi t

1.5 Báo cáo tài chính n m

i tác th c

hi n d án

Báo cáo b ng ti ng Anh N u vi t b ng

ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i báo cáo ti ng Vi t

1.6 Báo cáo k t thúc d án

i tác th c

hi n d án

Báo cáo b ng ti ng Anh N u vi t b ng

ti ng Vi t và d ch sang ti ng Anh thì g i báo cáo ti ng Vi t

1.7 Báo cáo ánh giá d án (gi a k

i tác th c

hi n d án

Báo cáo ti ng Vi t và g i kèm theo báo cáo quý N u có ti ng Anh càng t t 2.2 Báo cáo t p

ho t ng c th khác (n u có)

i tác th c

hi n d án

Báo cáo ti ng Vi t và g i kèm theo báo cáo quý N u có ti ng Anh càng t t

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

2 ch báo cáo

c 1: i tác th c hi n d án g i báo cáo quý/n m (có ph n k ho ch quý/n m ti p theo là m t n i dung c a báo cáo quý/n m này) b ng ti ng Vi t qua email cho Công ty

n (CIHP) và i s quán ch m nh t tr c 10 ngày cu i cùng a m i quý i v i báo cáo quý và ch m nh t tr c 15 ngày cu i cùng c a n m i v i báo cáo n m CIHP s

nh n xét và ph n h i trong vòng 5 ngày k t khi nh n c báo cáo D a trên ý ki n óng góp c a CIHP, án có trách nhi m ch nh s a, sung và hoàn thi n các báo cáo

ó

c 2: D a trên báo cáo ti ng Vi t ã c th ng nh t, i tác th c hi n án s d ch các báo cáo ti ng Vi t sang ti ng Anh và g i cho CIHP CIHP s yêu c u hi u ch nh l i

n ti ng Anh n u c n thi t

c 3: Phiên b n cu i cùng c a báo cáo ti ng Anh (g m c báo cáo quý/n m và k

ho ch quý/n m ti p theo là m t n i dung trong báo cáo quý/n m này) c n ph i c thông qua/phê duy t tr c ngày cu i cùng c a quý tr c và tr c 01 ngày cu i cùng c a n m

tr c Sau khi nh n c email CIHP thông báo v vi c phê duy t báo cáoquý/n m, i tác th c hi n án s in 02 b báo cáo b ng ti ng Anh (và ti ng Vi t n u có), ký và óng

u c a c quan và g i cho CIHP ch m nh t trong vòng 10 ngày u tiên c a quý sau/n m sau CIHP có trách nhi m g i 01 b b n in và 1 b n n t c a báo cáo này cho i s quán Ph n Lan

vào ó là báo cáo k t thúc d án

2.2 Th i h n c a các báo cáo khác:

Báo cáo k t thúc d án: Trong vòng 1 tháng sau khi k t thúc d án, i tác th c hi n d án

n ph i n p báo cáo t ng k t d án

Báo cáo ki m toán và th qu n lý: báo cáo ki m toán ph i c Công ty ki m toán n p cho

i s quán và i tác th c hi n d án trong vòng 15 ngày sau khi công tác ki m toán k t thúc

Báo cáo ho t ng c th ( u tra/kh o sát, h i th o/t p hu n, giám sát): khi các ho t ng này k t thúc thì các báo cáo c n c g i kèm theo báo cáo quý nh là ph l c c a báo cáo quý

Báo cáo ánh giá gi a k ho c/và ánh giá cu i k : s c quy nh c th trong c ng miêu t công vi c dành cho t ng lo i ánh giá này

QUY TRÌNH BÁO CÁO

I TÁC

- G i 1 b (b n in +

n n )

c 3: i 2 b b n in có d u

c 2: G i b n ti ng Anh qua email Yêu c u hi u ch nh ti ng Anh

(n u c n)

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

Ghi chú:

Khuy n khích các i tác th c hi n d án s d ng ti ng Anh khi vi t báo cáo c ng

nh l p k ho ch cho ho t ng quý cho quý/n m ti p theo.V i nh ng i tác có

kh n ng vi t báo cáo tr c ti p b ng ti ng Anh thì: B c 1: g i báo cáo ti ng Anh; Không c n th c hi n b c 2; B c 3: không c n g i báo cáo ti ng Vi t

3 t s k n ng vi t báo cáo

t c các khía c nh c a t ng m c tiêu ã ra u ph i c xem xét và c p trong báo cáo

Báo cáo c n tuân th úng m u ã quy nh, ng n g n nh ng ph i y , chú tr ng vào các

t qu t c trong m c tiêu, th hi n b ng các thông tin có th o l ng c (có th s

ng các b ng bi u, th … thông tin c trình bày rõ h n)

Các k t lu n thích h p và t ng x ng v i k t qu t c và v i m c tiêu ra

Ph n khuy n ngh /ý ki n óng góp ph i tuân theo logic ã c p n trong ph n khó kh n, thách th c

Báo cáo nên trình bày t t c các thay i, u ch nh trong quá trình qu n lý và tri n khai d

án, bài h c kinh nghi m, a ra h ng kh c ph c

Ví d minh h a:

a Ví d v s không t ng thích gi a ph n Khó kh n, n ch và Khuy n ngh

Khó kh n, h n ch :

Ch t l ng ho t ng c a tình nguy n viên ch a u, còn h n ch v ki n th c và k n ng truy n thông, qu n lý i t ng có nguy c cao, buôn bán, y ch ng n c ngoài b

ng c ãi tr v

ng lúc, ng n i, Ban u hành d án c p huy n và xã thi u ch ng và ph i h p trong

ho t ng d án

Khuy n ngh : ngh i s quán Ph n Lan xem xét t o u ki n h tr cho d án c ti p

c giai n 2 trong th i gian t i

b Ví d v d n ch ng minh h a xác th c

"Vi c áp d ng ph ng pháp gi ng d y l y ng i h c làm trung tâm, k t h p v i s d ng các thi t b h tr và dành ph n l n th i gian cho vi c th o lu n, làm bài t p tình hu ng ã th c gây s thích thú và có tính hi u qu cao trong vi c nâng cao nh n th c c a h c viên u này th hi n r t rõ qua phi u t ng k t tr c và sau khóa h c Ví d : Tr c khóa h c ch có 79% h c viên nh n th c c c p xã, ch t ch xã và tr ng công an có quy n x ph t vi

ph m hành chính nh ng sau khóa h c ã có 96% h c viên nh n th c c u ó (Ngu n:

Phi u ánh giá khóa t p hu n dành cho cán b c p xã)"

tr lên và tùy theo thi t k

th , ví d : u tra/ kh o sát, t p hu n, giám sát, h i

tr lên và tùy theo tùy theo thi t k c a t ng d án)

ho t ng c th , ví d : u tra/ kh o sát, t p hu n, giám sát, h i th o, v.v

i tác th c

hi n d án

ho ch vi t b ng ti ng Vi t

u có ti ng Anh càng t t

2 Quy trình l p k ho ch và phê duy t u ch nh k ho ch

b p k ho ch quý: a trên k ho ch n m (bao g m c k ho ch ho t ng và k ho ch tài chính) và ti n tri n khai d án, cu i m i quý i tác c n l p k ho ch ho t ng và

ho ch tài chính cho quý t i K ho ch quý ph i c chi ti t h n so v i k ho ch n m

và k ho ch t ng th trong v n ki n d án Trong tr ng h p k ho ch quý không thay i

so v i v n ki n d án ho c không thay i so v i k ho ch n m ã c phê duy t (k

ho ch n m ã c u ch nh ho c không u ch nh) thì k ho ch quý c a vào trong báo cáo quý và s tuân theo quy trình phê duy t áp d ng i v i báo cáo quý

c p k ho ch ho t ng c th : i v i m t s ho t ng c thù nh u tra, kh o sát, t p hu n, h i th o, giám sát, i tác c ng c n có nh ng k ho ch chi ti t cho nh ng

ho t ng này

Trong tr ng h p c n ph i có các u ch nh cho phù h p v i th c t tri n khai d án nh thay i v các dòng ngân sách, thay i th i gian ho c thay i ho t ng nh m t i a hóa các k t qu t c, i tác có th ngh u ch nh k ho ch M i thay i so v i

n ki n d án c a các d án do qu FLC tài tr c n ph i c s phê duy t c a i s quán Ph n Lan Quy trình xin phê duy t u ch nh k ho ch nh sau:

c 1: Cu i m i quý/n m, khi i tác g i các báo cáo quý/n m (g m c báo cáo ho t

ng và báo cáo tài chính quý/n m), u có khó kh n, n t i c n ph i u ch nh các ho t

ng trong quý/n m sau thì các u ch nh c n c xu t trong ph n khuy n ngh c a báo cáo K ho ch chi ti t c a quý/n m có u ch nh này s c ng c a vào báo cáo quý/n m nh tr ng h p thông th ng (không có u ch nh) nh ng ph i c ghi rõ ngay trên tiêu c a k ho ch phân bi t v i các tr ng h p không u ch nh khác

ng th i c ng c n nói rõ là vi c u ch nh k ho ch ó s tuân th theo quy trình áp

ng cho vi c xin phê duy t u ch nh k ho ch Ngoài ra, i tác c n i k ho ch chi

ti t bao g m Công v n gi i trình thay i k ho ch và B n k ho ch u ch nh chi ti t có

Ghi chú:

ho ch ho t ng và tài chính quý/n m ti p theo c n c g i kèm theo báo cáo quý/n m tr c ó (Xem s Quy trình báo cáo)

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

th hi n rõ s thay i, qua email cho i s quán và CIHP Nh vây, nh ng tài li u c n

p cho xu t u ch nh k ho ch quý/n m g m: i) báo cáo quý/n m, ii) Công v n gi i trình thay i k ho ch, iii) b n k ho ch u ch nh chi ti t Toàn b tài li u ph c v vi c ngh u ch nh k ho ch quý/n m ph i g i qua email và b ng ti ng Anh cho i s quán và CIHP ch m nh t tr c 10 ngày cu i cùng c a quý tr c i v i ngh u

ch nh k ho ch quý ti p theo và ch m nh t tr c 15 ngày cu i cùng c a n m i v i ngh u ch nh k ho ch n m

c 2: CIHP s có trách nhi m ph n h i và trao i v i i tác d án v nh ng u c n

ph i làm rõ thêm trong xu t ó (n u có) và a ra các khuy n ngh liên quan cho i s quán Ph n Lan trong vòng 5 ngày k t khi nh n c ngh u ch nh k ho ch a trên ý ki n ph n h i a CIHP, d án có trách nhi m ch nh s a, b sung và hoàn thi n

ho ch u ch nh chi ti t.

c 3: án n p xu t u ch nh k ho ch (b n cu i cùng sau khi ã c ch nh a) cho i s quán Ph n Lan và CIHP qua email ch m nh t tr c 3 ngày cu i cùng c a quý/n m i s quán Ph n Lan s là quan a ra quy t nh cu i cùng cho xu t

u ch nh k ho ch i s quán s tr c ti p g i ph n h i phê duy t/không phê duy t n

i tác Tu theo m c ngh thay i mà i s quán s g i ph n h i/phê duy t cho

i tác b ng công v n ( hình th c th có ký và óng d u c a i s quán) ho c b ng email Phê duy t b ng hình th c công v n ho c hình th c email u là phê duy t c a i quán Các ph n h i/phê duy t này c n c l u l i trong h s d án Các hình th c trao i khác không b ng v n b n (ví d : n tho i, trao i tr c ti p, vv.) không c công nh n Phê duy t cu i cùng cho k ho ch u ch nh c a quý/n m ti p theo c n c hoàn t t ch m nh t tr c 01 ngày cu i cùng c a quý/n m tr c ó Sau khi nh n c email ho c công v n t i s quán thông báo v vi c phê duy t k ho ch u ch nh, i tác s in 02 b b ng ti ng Anh, ký và óng d u c a c quan và g i cho CIHP ch m nh t trong vòng 10 ngày u tiên c a quý/n m sau CIHP có trách nhi m g i 01 b b n in và 1

n n t ( c scan t b n in ã c ký và óng d u) c a k ho ch u ch nh này cho

ng 3: Ví d v Thay i n i b trong dòng ngân sách

ng

n giá (000)

Kinh phí

c duy t (000)

c kinh phí xu t

u ch nh (000)

(000)

Kinh phí

c duy t (000)

c kinh phí xu t

u ch nh (000)

Chuy n t tháng 1/2013 sang tri n khai tháng 2/2013 vì lý do

2 t s l u ý trong l p k ho ch

i v i m i b n k ho ch c n tr l i c các câu h i sau:

- n ph i t c nh ng k t qu gì? (M c tiêu)

- Nh ng công vi c gì c n c tri n khai t c nh ng k t qu ó? (Ho t ng)

- Nh ng công vi c ó c n c b t u tri n khai khi nào và k t thúc khi nào? (Th i gian)

- Ai ch u trách nhi m cho công vi c nào? (Nhân s )

- n u t nh ng gì? (Ph ng ti n, tài l c, v t l c)

- Làm th nào bi t c nh ng công vi c ó ã c hoàn thành úng ti n và t

ch t l ng? (Theo dõi, giám sát)

ho ch ph i sát v i th c t m b o tính kh thi cao và gi m thi u vi c ph i u

ch nh k ho ch Do v y k ho ch ph i d a trên th c t các y u t v tài l c, v t l c, nhân

c, th i gian và b i c nh a ph ng

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

CH NG 6: QU N LÝ TÀI CHÍNH

PH N I NGUYÊN T C CHUNG

1 M tài kho n

Khi i s quán thông báo quy t nh phê duy t xu t d án c a i tác, các i tác s m

t tài kho n Vi t Nam ng t i ngân hàng th ng m i Tài kho n này c ghi trong Hi p

nh tài tr gi a i s quán và i tác và s c dùng riêng cho d án ti p nh n tài tr

a i s quán Ngu n v n tài tr ph i c gi trong tài kho n d án và ch c s d ng cho các ho t ng d án theo Hi p nh tài tr B t k cá nhân nào c a i tác và c a d án

ng không c phép u chuy n v n tài tr c gi trong tài kho n này sang b t c tài kho n nào khác vì b t c lý do gì ngoài ho t ng c a d án B t k thay i nào liên quan t i tài kho n d án ph i c thông báo và có phê duy t theo ng công v n chính th c c a i quán

và s ti n g i ngân hàng t i th i m báo cáo Gi y ngh chuy n ti n này c g i cùng

i báo cáo tài chính và báo cáo ho t ng c a quý ó Trong vòng t i a 5 ngày làm vi c sau khi nh n c ti n do i s quán chuy n, i tác c n g i thông báo xác nh n ã nh n c

ti n và sao kê ngân hàng v s ti n này cho i s quán và Công ty t v n (CIHP) (Xem Ph

c 6, m u 6I- Gi y xác nh n nh n ti n (Confirmation of Receipt))

u ý: Th i gian i s quán hoàn t t th t c B Ngo i giao Ph n Lan chuy n ti n cho

i tác th ng t 2-3 tu n Do ó, yêu c u i tác n thông tin chính xác và y vào

Gi y Yêu c u chuy n ti n tránh sai sót d n n kéo dài th i gian hoàn t t các th t c chuy n ti n

- p ch ng t k toán: T t c nghi p v kinh t , tài chính phát sinh u ph i l p ch ng t k toán Ch ng t k toán ch c l p m t l n cho m i nghi p v kinh t phát sinh T t c

ch ng t g c c thanh toán t qu FLC u ph i óng d u “PAID BY FLC – EMBASSY

OF FINLAND” tránh thanh toán trùng l p M i kho n chi ph i c th tr ng n v

ho c ng i c u quy n phê duy t

th ng l u tr ch ng t k toán: Tùy cách qu n lý c a t ng i tác, d án c n m b o

vi c qu n lý và l u tr ch ng t thu n ti n cho vi c tìm ki m và ki m tra ch ng t Ví d , d

án nên ánh s tham chi u t s chi ti t chi phí t i các ch ng t g c c l u tr

- p s k toán: T t c các i tác nh n tài tr u ph i m s k toán theo quy nh c a B Tài chính theo dõi toàn b các phát sinh c a d án nh i) s theo dõi ti n m t, ii) s theo dõi ti n g i ngân hàng, iii) s chi ti t qu n lý các kho n t m ng và hoàn ng, iv) s theo dõi

qu n lý các kho n vay ng n h n, v) s theo dõi chi phí d án

- i v i ti n trong tài kho n t i ngân hàng, d án c n thu th p s ph ngân hàng hàng tháng

và l p b ng i chi u s d ngân hàng hàng tháng i chi u ngân hàng c n c th c hi n

nh k hàng tháng M i b n i chi u nên c m t thành viên khác c a d án xem xét, c

p v i vi c ti n hành i chi u B t k chênh l ch quan tr ng ho c b t th ng nào c ng nên

c ki m tra và theo dõi k p th i Biên b n i chi u s d ngân hàng nên c l u d i

ng v n b n T t c nh ng sai l ch l n/b t th ng c n c tìm hi u nguyên nhân có

bi n pháp gi i quy t k p th i (Xem m u minh h a 6G)

-

- i ch ng t , s sách k toán u luôn ph i c c p nh t và luôn s n sàng cho b t c t

ki m tra, ki m toán nh k và t xu t nào c a Công ty ki m toán, Công ty t v n (CIHP) hay c a i s quán

4 Qu n lý trang thi t b , tài s n

- n v nh n tài tr có trách nhi m m b o các thi t b , tài s n mua s m b ng ti n c a d án

c s d ng úng m c ích Toàn b tài s n, trang thi t b ph i c b o qu n t t, c ghi vào s theo dõi tài s n, ánh s t nh n l n và c ki m kê nh k

- t c các tài s n c mua t ngân sách do qu FLC tài tr u ph i c ghi mã s và dán nhãn c a d án

Ví d cách ánh mã s : FLC 09-001 t c là tài s n c a d án FLC, mua n m 2009 và có s

th t là 001 Sau ó c mua thêm tài s n nào thì ti p t c các con s 002, 003 v.v

- Khi bàn giao tài s n cho các n v qu n lý s d ng cho m c tiêu c a d án ph i l p biên b n bàn giao Biên b n bàn giao tài s n ph i c l u gi cùng s theo dõi tài s n

- theo dõi tài s n và các gi y t liên quan (các biên b n bàn giao tài s n n u có) u luôn

ph i c c p nh t th ng xuyên và luôn s n sàng cho b t c t ki m tra, ki m toán nh k

và t xu t nào c a Công ty ki m toán, Công ty t v n (CIHP) hay c a i s quán

5 Thanh toán chi phí d án

- n v nh n tài tr c n tuân th tuy t i các nh m c chi ã c phê duy t t i s quán

nh ng c ng ph i có trách nhi m m b o các chi phí h p lý và theo tinh th n ti t ki m

- Ti n m t nên ch s d ng cho các giao d ch nh , các kho n thanh toán l n c n c thanh toán qua chuy n kho n ngân hàng Tuy nhiên, khuy n khích d án ti n hành thanh toán t t các giao d ch l n và nh thông qua ngân hàng (chuy n kho n, séc)

- i kho n thanh toán chi phí d án, ví d : mua thi t b , v t t , thanh toán chi phí t v n, chi phí i l i, d ch v thuê ngoài t 10.000.000 VN (m i tri u ng) tr lên b t bu c ph i

th c hi n qua ngân hàng Trong m t s tr ng h p c bi t, m t s kho n thanh toán có chi phí t 10.000.000 VN tr lên có th th c hi n b ng ti n m t nh ng ph i có phê duy t tr c

a i s quán Nh ng kho n thanh toán cho nh ng h ng m c: l ng tháng c a nhân viên

- i v i thu thu nh p cá nhân (TNCN): Áp d ng Lu t Thu thu nh p cá nhân i v i ng i

Vi t Nam và ng i n c ngoài làm vi c cho các d án và các ho t ng c tài tr t i quán n v nh n tài tr ph i có trách nhi m kh u tr t i ngu n, th c hi n ng ký, làm các th t c kê khai và n p thu thu nh p cá nhân theo quy nh c a Lu t thu thu nh p cá nhân và các v n b n h ng d n th c hi n (xem Ph l c 7 H ng d n kh u tr và n p thu TNCN)

- i v i thu giá tr gia t ng (GTGT): Ti n tài tr c a i s quán Ph n Lan là kho n vi n tr không hoàn l i Do ó, d án c i s quán tài tr c hoàn l i s thu GTGT ã tr khi

tr c ti p mua hàng hoá, d ch v ch u thu GTGT t i Vi t Nam th c hi n d án Do ó, d

án c n thi t l p s ghi chép t t c các kho n thu GTGT phát sinh trong d án và làm th t c hoàn thu GTGT v i c quan thu a ph ng trong th i gian ti n hành d án theo qui nh

a Vi t Nam Vi c s d ng s ti n hoàn thu GTGT thu l i c ph i c s phê duy t chính th c b ng công v n c a i s quán S ti n hoàn thu GTGT nên xu t chi cho các

ho t ng d án nh m c ng c và m b o t c m c tiêu c a d án c ng nh m b o tính b n v ng c a d án

7 Phê duy t d án c a c quan ch qu n Vi t Nam và Xác nh n

vi n tr

i tác có trách nhi m t làm th t c phê duy t d án v i c quan ch qu n c a Vi t Nam

Vi c phê duy t d án hi n c th c hi n theo qui nh c a Ngh nh 93/2009/N -CP c a Chính ph Vi t Nam ( i tác c n t c p nh t qui nh m i thay th Ngh nh này, n u có)

Vi c xin phê duy t d án nên c ti n hành song song ho c nên ti n hành tr c khi ký k t

Hi p nh tài tr v i i s quán nh m ti t ki m th i gian Tuy nhiên, vi c phê duy t d án này ch có th th c hi n sau khi v n ki n d án ã c i s quán phê duy t

i tác có trách nhi m t làm th t c xác nh n kinh phí vi n tr v i B Tài chính khi nh n

c vi n tr t i s quán Do ó sau khi nh n c vi n tr t i s quán, i tác c n làm th t c xác nh n vi n tr sau m i l n nh n c ngân sách tài tr t i s quán ho c có

th làm m t l n vào giai n u c a d án tùy theo h ng d n hi n hành có quy nh c th

Vi c xác nh n vi n tr c th c hi n theo Thông t s 225/2010/TT-BTC c a B tài chính ngày 31 tháng 12 n m 2010 (ho c Thông t m i thay th n u có) h ng d n v Quy nh ch

qu n lý tài chính nhà n c i v i vi n tr không hoàn l i c a n c ngoài thu c ngu n thu

ngân sách nhà n c Thông th ng, các i tác mi n B c, mi n Trung, mi n Nam s làm

th t c xác nh n vi n tr v i tr s c a B tài chính Hà N i, à N ng và thành ph H Chí Minh t ng ng

c, th ng nh t và có phê duy t chính th c t i s quán tr c khi áp d ng

Các i tác s d ng ti n chênh l ch t giá, phí d phòng, lãi ngân hàng và ngân sách t vi c hoàn thu GTGT vào n m cu i c a d án Trong tr ng h p c n thi t, n u i tác mu n s d ng s

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

Gi y ngh t m ng: (theo quy nh c a B tài chính), có y ch ký c a tr ng các

ph n

i v i ho t ng d trù mua tài s n c nh c n b sung thêm m t s ch ng t sau:

- Yêu c u có gi y yêu c u mua tài s n, 3 báo giá, có xác nh n c a Tr ng b ph n

ng ý mua tài s n c a n v cung c p

- p ng mua tài s n

i v i ho t ng thuê khách s n ho c thuê phòng h p h i th o, ào t o c n có thêm h p

ng thuê phòng cho các ho t ng trên

2 Ch ng t thanh toán

2.1 Hoá n tài chính:

(Xem m u minh h a 6B, 6C, 6D, 6E- Ph l c s 6)

Các thông tin c n thi t trên hoá n:

Hoá n tài chính ph i có y các thông tin c a ng i bán, ng i mua nh : tên ng i mua, tên d án, a ch , mã s thu , ch ký, d u c a ng i bán Trong tr ng h p không

có ch ký c a giám c bên bán, b t bu c ph i có óng d u treo t i góc bên trái c a hoá

n (Ví d : M u 6B)

u ý: Tên ng i mua ghi: "Mã d án - ” "Tên t ch c "

(Ví d : D án FLC 07-01 - S N i v t nh Thái Bình)

i các hoá n mua c a cùng m t n v mà không dòng vi t chi ti t, có th vi t

ng h p nh ng b t bu c ph i có b ng kê kèm theo Trong b ng kê c n có ch ký và d u

a n v bán hàng, hoá n lúc ó yêu c u c ng y thông tin theo chi ti t ph n trên (Ví d : mua v n phòng ph m)

Các lo i hoá n tài chính c coi là h p l :

Hoá n tài chính t in có thu giá tr gia t ng c a t ng doanh nghi p cung c p d ch v Hoá n tài chính t in tr c ti p (không có thu GTGT)

Hoá n bán l ( t h n ch s d ng: Dùng cho nh ng hoá n d i 200.000 ) Yêu

u ph i có y : tên, a ch ng i bán, ng i mua V i d ch v i taxi ngh i cùng

t hãng taxi thu n ti n cho vi c yêu c u hãng taxi vi t hoá n tài chính

Trong tr ng h p i l i b ng máy bay ho c t u: ngoài hoá n tài chính th hi n vi c mua vé máy bay, ng i quy t toán c n ính kèm: vé máy bay, th lên máy bay, vé tàu, vé

xe

i nh ng h i th o, p ào t o, chuy n i th c a giám sát c n có cáo báo ính kèm (ho c biên b n h p)

PH N III THANH TOÁN

1 Thanh toán mua tài s n:

i v i nh ng chi phí cho mua s m tài s n, c n có nh ng ch ng t sau:

2 Thanh toán ti n thuê khách s n:

i v i nh ng ho t ng ào t o, h i th o có thuê khách s n c n có nh ng ch ng t sau:

Hoá n tài chính

p ng

Thanh lý h p ng

Gi y xác nh n s d ng d ch v nh : xác nh n s d ng phòng, s d ng các d ch v ph c khách s n

3 Thanh toán h p ng thuê cá nhân

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

n ph m/ k t qu c a d ch v t v n (ví d : tài li u gi ng d y, t r i, b ng, a v.v.)

Ch ng t Thu thu thu nh p cá nhân (n u ng m c tr thu nh p t 1.000.000/l n tr lên)

Ghi chú: i v i các tr ng h p mua s m, thuê d ch v ho c t v n áp d ng các hình

th c u th u nêu trong: “Ph n IV Thuê t v n, u th u d ch v và mua s m” thì c n

có thêm các h s theo qui nh t i ph n IV ó

4 Thanh toán các kho n v i Gi y Biên nh n, Phi u thu:

ph i ký gi y ã nh n ti n chi cho nh ng kho n ó

i v i các t ch c không có ch c n ng kinh doanh, do v y h không có hoá n tài chính thì gi y biên nh n c n có các ch ký c a ng i có liên quan và ph i óng d u c a c quan, ghi rõ a ch c quan công tác

Các kho n chi v i cá nhân: c n ghi rõ a ch nhà riêng, s n tho i liên l c, a ch email (n u có), ch ng minh th nhân dân

Trong m t s tình hu ng, khi c n t c c ho c tr m t ph n ti n m t cho h p ng thì ph i

có phi u thu ho c gi y biên nh n cho kho n ti n ó, i v i ti n chuy n qua tài kho n thì không c n phi u thu ho c gi y biên nh n

Theo th t c u th u r ng rãi, các ho t ng u th u ph i c thông báo r ng rãi trên các

ph ng ti n thông tin i chúng và do v y t t c các nhà th u, nhà cung c p ho c chuyên gia

v n quan tâm n vi c cung c p hàng hoá, d ch v , xây l p và d ch v t v n cho d án u

c thông báo nh nhau v các nhu c u ó c a d án Theo ó, h có kh n ng ti p c n bình

ng c nh tranh lành m nh và dành các h p ng cung c p m t cách chính áng

có kh n ng áp ng yêu c u c a gói th u ho c khi giá tr h p ng nh

Các th t c u th u h n ch c áp d ng trong tr ng h p giá tr gói th u ho c h p ng

m trong kho ng:

- ch v , d ch v t v n, hàng hóa: t 3.000 Euro n 20.000 Euro

c Chào hàng c nh tranh:

Hình th c này áp d ng i v i hàng hoá, d ch v s n có trên th tr ng và giá tr mua h n ch Theo hình th c mua s m này thì ph i có ít nh t 3 báo giá chào hàng so sánh Th t c chào hàng c nh tranh có th áp d ng khi giá tr c a t ng h p ng n m trong kho ng:

- ch v , d ch v t v n, hàng hóa: t 200 Euro n d i 3.000 Euro

Trong tr ng h p này d án c n có biên b n l a ch n nhà cung c p trong ó có nêu rõ s ánh giá c a d án cho c 3 báo giá này

d Mua s m tr c ti p:

Hình th c này c áp d ng khi giá tr h p ng c a hàng hoá, d ch v th p h n 200 Euro

ho c công vi c xây l p th p h n 1.000 Euro

e th c hi n:

Là vi c s d ng nhân l c và thi t b c a n v i tác tri n khai công vi c trong k ho ch

u th u c a d án Hình th c t th c hi n c áp d ng trong tr ng h p:

- i tác có n ng l c, kinh nghi m th c hi n và ph i m b o vi c t th c hi n mang

i hi u qu cao h n và giá thành c nh tranh h n so v i vi c l a ch n nhà th u khác

th c hi n gói th u ó

- Khi áp d ng hình th c t th c hi n không làm c n tr các ho t ng khác c a n v nh n tài tr

- n v nh n tr ph i cam k t ch u r i ro v nh h ng c a vi c t th c hi n n các ho t

ng khác c a chính mình

- Chuyên gia t v n không ph i là ng i ang làm 100% th i gian cho d án

- Có h p ng lao ng kèm theo mô t công vi c ( c ng tham chi u - TOR) và b ng

ch m công ính kèm i v i chuyên gia, m b o r ng th i gian làm vi c c a chuyên gia

là làm thêm ngoài qu th i gian ã cam k t v i d án ( i v i cán b ang tham gia làm

bán th i gian cho d án) Tuy nhiên, tránh xung t l i ích, các cán b ang tham gia làm bán th i gian cho d án không c phép t th c hi n các ho t ng òi h i có tính khách quan, ví d : ánh giá gi a k , ánh giá cu i k , ki m toán d án, v.v

Khi c n thuê, tuy n chuyên gia, t v n thì d án c n ph i xây d ng m t B n miêu t công vi c

c ng tham chi u - TOR) chi ti t, nêu rõ m c ích, n i dung công vi c, th i gian th c

hi n, k t qu c n t c, s n ph m ph i cung c p và yêu c u i v i các ng c viên Vi c

a ch n các chuyên gia, t v n cá nhân ch y u d a trên trình và kinh nghi m c n thi t

th c hi n công vi c t v n Vi c l a ch n này c th c hi n thông qua xem xét lý l ch, l a

ch n m i ph ng v n, th c hi n ph ng v n và tham kh o ý ki n m t s ng i có thông tin v

ng viên ho c các n v ã h p ng t v n v i ng viên Các quy trình, th t c ti n hành trong quá trình l a ch n t v n c n ph i c ghi l i b ng v n b n, c bi t c n th hi n rõ

nh ng ng viên nào ã c cân nh c và gi i thích lý do cho quy t nh l a ch n Phí t v n cho các chuyên gia t v n ph i phù h p v i nh m c d án ã c phê duy t

i tác không s d ng cán b c a t ch c mình trong tr ng h p c n có nh ng ánh giá, t

n c l p, ví d nh ánh giá cu i d án

i nh ng h p ng mua s m, thuê t v n, d ch v thu c hình th c u th u ho c chào hàng

nh tranh nh ng do c thù c a ngành ngh và u ki n c a a ph ng (mi n núi ch có duy nh t 1 nhà cung c p ) c n ph i xin phép và c s phê duy t chính th c c a i S Quán

PH N V BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Báo cáo tài chính bao g m:

1 Báo cáo tài chính t ng h p quý (M u TC 1 và TC2 – Xem ph l c 2)

2 Báo cáo chi ti t chi phí và ngân sách d toán t i th i m báo cáo

6 ng kê chi ti t tài kho n ngân hàng do ngân hàng c p – bank statement

(Xem m c 6, ph c l c 2) (L u ý: không ph i b ng kê giao d ch ngân hàng do d án t l p)

7 Báo cáo tài chính t ng h p n m (M u TC7 – Xem ph l c 2)

Tóm l i :

Theo dõi là nh ng ho t ng t p trung vào “công vi c” còn Giám sát là nh ng ho t ng

ng t i “con ng i/cán b ” ho c Theo dõi là “theo sát ti n , kh i l ng công vi c” còn Giám sát h tr là phát hi n nh ng m khó kh n, h n ch và cung c p h tr t i ch

nh m “ m b o và nâng cao ch t l ng”

3 CH S

Ch s là i l ng dùng o l ng và mô t m t s v t hay m t hi n t ng D a vào ch s ,

có th xác nh c s thay i c a m t s v t hi n t ng Có nhi u cách phân lo i ch s Tuy nhiên, trong qu n lý d án theo khung logic, 2 nhóm ch s th ng c quan tâm nh t

ho ch tri n khai các ho t ng c a d án

Xác nh n i dung theo dõi giám sát h tr

xác nh n i dung theo dõi giám sát h tr c phù h p, c n c n c vào:

Nhi m v c a các i t ng c n c theo dõi, giám sát h tr

i v i m i ho t ng c n ph i theo dõi giám sát 2 n i dung c b n là: Ti n , kh i

Ph ng pháp c n th hi n c cách ti p c n “Có s tham gia c a các bên liên quan”

s d ng và phân tích t ng h p cho công tác báo cáo

Ph ng pháp c th

Theo dõi giám sát d a trên h th ng thông tin, báo cáo nh k

Theo dõi giám sát thông qua vi c s d ng các ph ng ti n liên l c: n tho i, th n t Theo dõi giám sát h tr trong các chuy n i th c a: ph ng v n, quan sát, th o lu n nhóm

Thông th ng các d án u áp d ng ph i h p c 3 hình th c trên nh ng v i các

c khác nhau

công c :

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

a trên các ch s c a d án s ph i thi t k các b công c phù h p Ví d , xác nh

c có bao nhiêu l p t p hu n t yêu c u v ch t l ng c n ph i có B ng ki m v ch t

ng t p hu n B ng ki m này chính là m t công c cho theo dõi giám sát

Ngoài ra, theo dõi ti n và kh i l ng c a b t k ho t ng nào c n ph i d a vào 2 ngu n thông tin c b n:

ho ch ho t ng Báo cáo k t qu ho t ng

Khi so sánh k ho ch ho t ng v i báo cáo k t qu s giúp xác nh c ti n c ng

nh kh i l ng công vi c ã c hoàn thành Vì v y, b n K ho ch ho t ng và Báo cáo k t qu ho t ng c ng c coi là nh ng công c s d ng cho công tác theo dõi và giám sát h tr

4.3 B C 3: Xây d ng k ho ch theo dõi, giám sát h tr

a trên k ho ch ho t ng c a d án, ti n hành xây d ng k ho ch theo dõi, giám sát

n th ng nh t k ho ch giám sát v i c s tr c khi tri n khai các ho t ng giám sát

ng 7: Ví d v B ng k ho ch s d ng các công c Theo dõi - giám sát h tr ho t

ng truy n thông thay i hành vi

su t

Ngu n thông tin

Ng i th c

hi n

trù tài chính

Cán b ph trách, t ch c

4.5 B C 5: T ch c tri n khai ho t ng theo dõi giám sát h tr theo k

Xem l i k ho ch (quý ho c tháng) c a ho t ng s c theo dõi giám sát

Xem l i báo cáo giám sát k tr c

Chu n b các công c giám sát: bi u m u, phi u, xác nh i t ng s c giám sát,

ph ng v n ho c quan sát

Cán b giám sát: phân công ch c trách rõ ràng (n u i thành oàn)

Chu n b th c a: th o lu n v i cán b oàn c s /mô hình v k ho ch giám sát c th

o Nh ng v n t n t i/khuy n ngh c a t giám sát tr c ã c gi i quy t ch a?

o Nh ng phát sinh, khó kh n, t n t i c phát hi n trong t giám sát này là gì? Lý do

i sao?

Ph n h i thông tin: t ch c bu i h p rút kinh nghi m v i nh ng ng i liên quan (cán b tri n khai, cán b ph trách) trình bày nh ng phát hi n, th o lu n gi i pháp cho nh ng

n t i (n u có)

p k ho ch cho các gi i pháp a ra: gi i quy t nh ng t n t i c n ph i th c hi n

nh ng công vi c gì? Ai s tham gia? Th i gian th c hi n và th i h n hoàn thành vào khi nào? C n nh ng h tr gì khác?

ánh giá c l p: m i chuyên gia c

p bên ngoài n ánh giá d án

ban u theo các ch s có trong khung

logic c a d án Các s li u này dùng làm c s so sánh cho k t qu c a d án k ánh giá ti p sau Ph n l n vi c u tra c b n do d án t ti n hành nh ng trong m t s

tr ng h p, u tra c b n này c ng có th do t v n c l p bên ngoài m nhi m

ánh giá gi a k : i v i các d án có th i gian t 2 n m tr lên s ti n hành ánh giá

gi a k khi k t thúc n m th nh t ánh giá này do chuyên gia c l p bên ngoài ti n hành

ánh giá cu i k : t t c các d án u có ánh giá cu i k ánh giá này do chuyên gia

c l p bên ngoài d án ti n hành

ánh giá tác ng: Trong m t s tr ng h p c bi t, d án có th c yêu c u ánh giá tác ng sau khi d án ã k t thúc m t th i m nh t nh, ví d : sau 1-3 n m k t thúc

án

6 H TH NG L U TR THÔNG TIN VÀ TÀI LI U TRUY N THÔNG

6.1 Lo i tài li u, thông tin b t bu c c n l u tr

n ki n d án (b n ã c phê duy t)

Hi p nh tài tr d án (b n ã ký)

Báo cáo ho t ng

Báo cáo tài chính

Các hóa n, ch ng t , h p ng, s sách tài chính k toán

Báo cáo ki m toán

Báo cáo ánh giá d án

ng file d li u trên máy tính: Song song v i vi c l u tr d i d ng tài li u ã in n, các

i tác d án nên l u tr b ng các files d li u trên máy tính c bi t, b o v môi

tr ng và gi m thi u chi phí, m t s lo i tài li u không b t bu c ph i in ra thì ch c n l u

i d ng file

thu n ti n s d ng và tra c u, vi c l u tr c n c s p x p m t cách khoa h c, theo

lo i hình ho t ng và theo trình t th i gian

Tài li h ng d n qu n lý d án – FLC, 02/07/2013

6.3 n ph m, tài li u truy n thông

t c các n ph m, tài li u truy n thông c a d án c n có Logo c a i s quán và ghi rõ trang bìa tr c: ”Tài li u c in trong khuôn kh d án FLC (mã s d án) do Qu H p Tác a

Ph ng i s quán Ph n Lan tài tr Thông tin trong tài li u này không th hi n quan m c a

i s quán Ph n Lan” Các thông tin liên h c a d án c n c in rõ trang bìa sau c a n

ph m, tài li u

Các n ph m, tài li u truy n thông c n g i cho CIHP xem xét và nh n xét tr c khi in n, phát hành i v i tài li u không có gi y phép xu t b n c n ghi rõ: “Tài li u l u hành n i b d án”