Báo cáo về Hubspot CRM

Đây là bài tiểu luận cuối kì môn Hệ thống thông tin quản lý của mình. Mình học trường UEH và môn này do thầy Bùi Thanh Hiếu giảng dạy. Mình được thầy đánh cao và cho điểm 10 bài này nhé. Bài tiểu luận được nghiên cứu và đầu tư kĩ càng, chỉn chu nên các bạn cứ yên tâm tải về mà tham khảo nhé

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, các doanh nghiệp đã tiến hành tự động hóa trong nhiều khâu từ việc kết nốivới các bộ phận sale, marketing,…một cách khoa học nhờ sử dụng các phần mềm nhưSalesForce, Zoho, Hubspot,… Việc sử dụng phần mềm CRM đem tới cho doanhnghiệp nhiều lợi ích Đó là cải thiện việc quản lý và liên hệ với khách hàng, thúc đẩy

sự hợp tác giữa các phòng ban, nâng cao năng suất làm việc, hỗ trợ việc kinh doanhcho người quản lý, dự báo chính xác hoạt động kinh doanh, báo cáo trên CRM trựcquan và tin cậy Và Hubspot CRM là một trong những phần mềm tiêu biểu và phổ biếnnhất hiện nay Thông qua bài báo cáo này, người đọc có thể hiểu hơn về HubspotCRM, từ đó sử dụng nó trong các công việc sau này

NỘI DUNG

I Tổng quan về Hubspot CRM

1 Giới thiệu về Hubspot CRM

HubSpot CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) là một phần quan trọng của hệ sinh tháiHubSpot Đó là một phần mềm SaaS tiếp thị trong nước nhằm mục đích giúp cácdoanh nghiệp thuộc mọi quy mô thu hút khách truy cập, biến họ thành khách hàng trảtiền, có được nhiều khách hàng tiềm năng hơn và chốt được nhiều giao dịch hơn.Hubspot CRM được biết đến là một trong số những công cụ CRM dẫn đầu và dễ sửdụng nhất trên thị trường hiện nay Bởi vì, các công cụ CRM khác được tìm thấy trênthị trường thường bị nhầm lẫn khi thực hiện các chức năng cần thiết, còn đối vớiHubspot CRM thì thông minh và đơn giản hơn nên khó bị nhầm lẫn

Trọng tâm được đặt ở hướng nội, là khái niệm trung tâm về cách thức và lý do công tyhoạt động Có quan niệm rằng mọi người không muốn bị các nhà tiếp thị liên tục làmphiền và bị tấn công bởi tất cả các loại email và cuộc gọi điện thoại Thay vào đó,những gì họ muốn là được hiểu và giúp đỡ Quá trình chuyển đổi xuất hiện: sự chuyểnđổi từ gián đoạn khách hàng sang trợ giúp khách hàng Đó là những gì phần mềmHubspot CRM làm tốt nhất: nó trả lại sự tập trung cho khách hàng Khi các công tymới thành lập, các công ty vừa và nhỏ và các doanh nhân đơn lẻ, đều mong muốn làmcho hoạt động kinh doanh của họ nhanh hơn, trơn tru hơn và tiết kiệm chi phí hơn, thìHubSpot CRM có thể là lựa chọn hàng đầu cho tất cả các nhóm mục tiêu đó

2

Tóm lại, HubSpot CRM kết hợp các chức năng tiếp thị với dữ liệu từ bán hàng và các

bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như email Nó giữ tất cả cáccông cụ bán hàng và thông tin bạn cần ở một nơi trung tâm để chạy các chiến dịch tiếpthị hiệu quả hơn Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại sẽ được loại bỏ để bạn có thể tập trungvào phần con người của doanh nghiệp mình Cho dù bạn muốn xây dựng một trangweb mạnh mẽ, tạo các trang đích chuyển đổi cao, gửi email được cá nhân hóa, đẩynhanh doanh số bán hàng hay đơn giản hóa dịch vụ khách hàng, HubSpot là một hệthống CRM hoàn chỉnh được trang bị tất cả các công cụ này và hơn thế nữa Giải phápCRM này sử dụng rất nhiều công cụ tiếp thị mạnh mẽ, từ trạng thái thư đã mở / chưa

mở và tỷ lệ nhấp đến thử nghiệm A / B và lập lịch họp Hubspot CRM có phải là tốtnhất? Các tính năng cốt lõi của CRMS được cung cấp miễn phí, với tùy chọn nâng cấpphần mềm với tất cả các loại tiện ích bổ sung trả phí, làm cho CRM này trở thành mộtlựa chọn dễ tiếp cận và hấp dẫn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2 Hubspot CRM làm những việc gì?

Các nền tảng CRM đều hướng về khách hàng và HubSpot CRM vượt trội trong việctrao quyền cho các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ gắn bó, lâu dài với kháchhàng và thúc đẩy các cuộc trò chuyện hiệu quả với họ Khả năng này sẽ giúp nhữngdoanh nghiệp đó cải thiện doanh thu của họ bằng cách sử dụng thông tin quan trọngđược cung cấp bởi dữ liệu khách hàng chảy vào từ các kênh liên lạc như cuộc gọi điệnthoại, lượt truy cập trang web và tương tác trên mạng xã hội

HubSpot CRM cung cấp cho các công ty phương tiện để xử lý và phân tích thông tinkhách hàng, trích xuất mối quan hệ từ các mục dữ liệu khác nhau để tiết lộ thông tinchi tiết và mô tả cơ hội, tạo kênh bán hàng và triển khai các chiến dịch khách hàngthân thiết

Người dùng HubSpot CRM lâu năm trao giải thưởng cho phần mềm vì cách nó chophép họ phân loại khách hàng theo kỳ vọng của họ và cam kết thời gian cho nhữngngười mua tiềm năng — khả năng chuyển đổi sang các giá trị hữu hình hơn, đặc biệt làsong song với hệ thống bán hàng và tiếp thị của họ

Thị trường CRM đang tận hưởng một số năm sung mãn nhất mà nó đã chứng kiếntrong một thời gian, cho phép nó đi trước thị trường quản lý cơ sở dữ liệu bằng một sốlợi nhuận trong vòng đánh giá mới nhất của ngành Bước đột phá này dẫn chúng ta đếnmột châm ngôn rõ ràng: “một trong những quyết định quan trọng nhất mà tổ chức củabạn có thể đưa ra là đầu tư vào CRM “

Nói một cách cụ thể hơn, các công ty nhận ra rằng khách hàng là trọng tâm của côngviệc kinh doanh của họ đương nhiên sẽ thấy rằng cửa sổ có hiệu quả nhất đối vớikhách hàng là một phần mềm CRM tuyệt vời Hơn thế nữa, họ cũng nhanh chóng nhận

ra rằng việc đặt CRM là cốt lõi của các hoạt động tập trung vào khách hàng — hệ

3

thống bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ — trực tiếp có ý nghĩa Và đó là những gì HubSpotnhìn thấy một cách hiệu quả — và về cơ bản là làm — trong các nền tảng CRM, tiếpthị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng được tích hợp chặt chẽ của họ.

II Cách sử dụng Hubspot CRM

1 Cách thiết lập tài khoản HubSpot CRM của bạn

Các bước này sẽ giúp bạn tìm hiểu cách hoạt động của HubSpot CRM và sau đó, bạn

có thể sử dụng ứng dụng HubSpot CRM để xử lý tất cả dữ liệu của mình

- Bước 1 : Tạo tài khoản Hubspot

Truy cập vào địa chỉ HubSpot.com để được điều hướng đến Trang chủ

 Ở bên phải trên cùng của trang, click vào "Get Hubspot CRM".

 Sau đó, trang đăng nhập sẽ hiện ra Bạn phải điền các thông tin chi tiết của mìnhnhư họ và tên, email và mật khẩu

 Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin chi tiết hãy click vào nút "Get HubSpotCRM"

 Bạn được ghi nhận là tạo thành công tài khoản HubSpot CRM nếu Hubspot tiếnhành kiểm tra thông tin và nó chính xác

- Bước 2 : Thêm địa chỉ liên hệ và công ty

 Sau khi tạo tài khoản Hubspot CRM thành công, Hubspot CRM sẽ dẫn bạn đếntrang chủ như hình bên dưới :

4

 Trên trang tổng quan của HubSpot CRM, bạn có thể nhập, chỉnh sửa cột hay tạo

bộ lọc theo nhu cầu của mình và tạo liên hệ mới

 Click vào "Create Contact" để tạo liên hệ mới, từ đó nhập thông tin chi tiết của

liên hệ bạn muốn lưu Bạn cần nhập các thông tin như email, tên, chọn loại liên hệ,người sở hữu liên hệ, tên của liên hệ, số điện thoại, giai đoạn,…

 Sau khi cung cấp tất cả thông tin, hãy click vào nút Create Contact.

 Nếu bạn muốn bổ sung một số liên hệ khác thì hãy click vào nút "Create and add

another" Sau đó, bạn hãy làm các bước tương tự giống như bạn làm khi tạo liên

hệ mới

 Danh sách liên hệ sẽ bổ sung thông tin bạn đã tạo

 Nếu thông tin thêm vào là không chính xác, bạn muốn chỉnh sửa một số nội dung,

hãy nhấp vào biểu tượng Edit.

 Tại đây, bạn phải lựa chọn một đặc tính của liên hệ mà bạn muốn sửa đổi, chẳnghạn như cơ quan, bằng cấp, ngày sinh, v.v

 Sửa đổi xong nội dung hãy bấm nút Update để lưu dữ liệu.

 Trường hợp bạn muốn xóa liên hệ mãi mãi, hãy click vào nút "Permanently

delete".

 Nếu bạn muốn giao quyền chủ sở hữu cho mục đã chọn hãy click vào Assign link,

hình ảnh dưới dây sẽ hiện ra :5

 Bây giờ, bạn sẽ chọn chủ sở hữu mà bạn muốn đề cử cho một mục cụ thể và click

vào nút Assign.

 Nếu bạn muốn cùng một lúc thêm số lượng lớn địa chỉ liên hệ hãy bấm vào nút

Import.

 Tiếp sau đó, hãy bấm vào nút "start an import" Tại đó, hãy chọn các tệp bạn

muốn nhập Đó có thể là các tệp lấy từ máy tính của bạn, danh sách Chọn khôngtham gia hay danh bạ được lưu trữ trong Gmail của bạn

Các bước nhập tệp từ máy tính:

 Từ tùy chọn "File from the computer", bạn hãy chọn số tệp bạn muốn nhập.

 Nếu muốn tiếp tục hãy bấm vào nút Next.

Bạn sẽ được điều hướng

đến- Từ tất cả tùy chọn này (liên hệ, công ty, giao dịch và vé) bạn phải chọn một

 Để bổ sung thêm thông tin của những đối tượng mà bạn hợp tác thì liên hệ sẽ đượcchọn thường được gọi là khách hàng hay lãnh đạo

 Nếu bạn muốn bổ sung thêm thông tin của các công ty bạn đang làm việc thì cáccông ty sẽ được chọn

 Tùy chọn giao dịch sẽ được chọn khi bạn kiếm được doanh thu từ công ty khác

 Tùy chọn Tickets để bổ sung thêm thông tin về các vấn đề mà khách hàng đang

gặp phải

6

 Ngay bây giờ, hãy lựa chọn các tệp bạn muốn tải lên thông qua việc kéo và thảtrực tiếp danh bạ.

 Chỉ các tệp lưu trữ ở dạng CSV, XLSX và XLS mới có thể tải lên.

 Sau khi tải lên tệp đã chọn, hãy bấm vào nút Next.

 HubSpot sẽ tự động đánh dấu các cột trong tệp của bạn cho bạn Đánh dấu thủcông các tệp chưa được đánh dấu bằng cách chọn thuộc tính từ menu thả xuống

Ngoài ra, bạn có thể chọn "Don’t import column" hoặc tạo một thuộc tính mới.

Bây giờ, hãy tiến hành các bước

sau- Nhấp vào nút Next Sau đó, các tệp đã chọn sẽ được tải lên và sẽ được hiển thị trên

trang tổng quan

 Nếu bạn muốn chọn nhiều tệp hãy chọn “ Multiple files with associations “

 Sau khi nhấp vào nút Next, bạn phải chọn hai đối tượng khác nhau.

Các bước để nhập Danh sách chọn không tham gia

 Nếu bạn muốn nhập danh sách những người bị loại khỏi nhận email thì Lựa chọn ”

An opt-out list “.

 Hãy nhớ rằng danh sách lựa chọn chỉ nên được lưu dưới dạng tệp CSV Bạn cũng

có thể kéo và thả tệp từ vị trí lưu trữ

 Để nhập danh sách, hãy nhấp vào nút Upload.

 Bây giờ, từ danh sách thả xuống, bạn chọn tiêu đề cột trường email để nhập

thông tin Nội dung bạn chọn sẽ được thêm vào danh sách đen của bạn

 Bấm vào nút “Next, confirm your choice” sau khi chọn.

 Từ menu thả xuống, chọn luật và quy định về quyền riêng tư Để chọn cơ sở hợppháp thì bạn phải chọn một tùy chọn nào đó từ danh sách thả xuống

 Bạn cũng phải cung cấp cơ sở lý luận cho tùy chọn đã chọn Xác nhận việc chọnkhông tham gia của bạn khi dữ liệu đã được thêm vào

7

 Tại đó, ở danh sách đen hãy nhập số liên hệ bạn muốn đưa vào Bây giờ, hãy nhấp

vào nút “Begin import”.

 Bạn sẽ nhận được thông báo về danh sách đã nhập

Các bước để nhập danh bạ từ Gmail:

 Khi nhập tất cả các địa chỉ liên hệ từ Gmail mà gặp sự cố thì nhấp vào nhập và

chọn “Contact from Gmail.”

 Hộp thoại trên màn hình hiện ra Kiểm tra thông tin và bấm vào nút “Access and

connect to Google”.

 Lựa chọn một tài khoản email bất kỳ của bạn để tích hợp với Hubspot

 Nhấp vào nút “Allow” để cấp quyền truy cập cho HubSpot vào tài khoản của bạn.

 Khi quá trình xong xuôi thì bạn sẽ nhận được thông báo “Huzzah! Your

connection is now complete '' Trong Hubspot, tất cả các địa chỉ liên hệ được lưu

trữ trong Gmail của bạn sẽ được xem

Các bước để thêm bộ lọc

 HubSpot cung cấp tùy chọn biểu tượng “Add filter” để đơn giản hóa quá trình tìm

kiếm Ở đó, bạn có thể tùy chọn theo nhu cầu của mình Có các tùy chọn như Đại

lý, Giao dịch được liên kết, Công ty được liên kết, v.v

 Chọn được tùy chọn phù hợp thì hãy nhấp vào “the Apply filter” và lưu.

 Để xem tất cả các bộ lọc được áp dụng thì hãy bấm vào “Add saved filters”.

 Để thực hiện một số cập nhật trong các cột hãy nhấp vào nút "Actions" Tại đó,

bạn có thể chỉnh sửa các thuộc tính và khôi phục danh bạ

Để thêm công ty:

 Để thêm thông tin khách hàng, sử dụng các bước tương tự như khi thêm thông tinliên hệ Chỉ cần nhập tên miền, ngày tạo và ngày tạo liên hệ ban đầu của công tyvào các trường thích hợp

Bước 3: Gửi lời mời đến đồng nghiệp của bạn

HubSpot sẽ gửi email cho mọi người sau khi địa chỉ liên hệ và công ty đã được thêmvào Nó cũng chứa hướng dẫn đăng nhập

Bạn có thể nhanh chóng thống nhất các dịch vụ của công ty mình cung cấp cho kháchhàng bằng cách mời mọi người trong nhóm của bạn tham gia HubSpot CRM

Bước 4: Tạo giao dịch và xác định các giai đoạn giao dịch

 Giao dịch có thể hỗ trợ bạn trong việc tổ chức bán hàng và theo dõi tiến trình củamọi người Nó hỗ trợ trong việc quản lý một số mối quan hệ cùng một lúc và xácđịnh các nút thắt cổ chai

8

Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn xác định các giai đoạn và hành động giaodịch:

 Để chuyển sang cấp độ tiếp theo, hãy nhấp vào nút "Create Deal".

 Bạn phải đặt tên cho giao dịch của mình và khả năng xảy ra bằng cách nhập têngiao dịch, quy trình bán hàng, giai đoạn giao dịch, số tiền, ngày kết thúc, chủ sởhữu giao dịch, công ty, địa chỉ liên hệ và sản phẩm trong khi thực hiện giao dịch.Sau đó, nhấp vào nút Create Bạn sẽ được điều hướng đến-

 Trang tổng quan sẽ hiển thị thông tin đã được thu thập Trên trang tổng quan, bạn

có thể dễ dàng thấy trạng thái thỏa thuận của mình

 Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi đối với giao dịch đã được tạo, hãy chuyểnđến phía bên trái của trang tổng quan và nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa

 Bằng cách chọn Action từ menu thả xuống Action ở góc trên cùng bên trái của

màn hình, bạn cũng có thể xóa các giao dịch, kiểm tra tất cả các thuộc tính và xemlịch sử thuộc tính

 Để liên hệ với thỏa thuận của bạn và lên kế hoạch cho một cuộc họp, chỉ cần nhấpvào biểu tượng email, cuộc gọi, gặp gỡ

 Bằng cách đi tới Notes -> Create notes, bạn cũng có thể thêm ghi chú Đơn giản

chỉ cần điền vào chỗ trống với các chi tiết bạn muốn bao gồm

 Bằng cách nhấn nút import từ danh bạ, bạn có thể tạo các giao dịch ngay lập tức.

Bước 5: Tạo quảng cáo khách hàng tiềm năng

Sau khi bạn đã hoàn thành các giao dịch của mình, đã đến lúc tạo ra các khách hàngtiềm năng mới và thúc đẩy hoạt động sản xuất của công ty bạn

 Để tiếp tục, hãy chọn Marketing Ads từ menu thả

xuống-9

 Bây giờ, hãy chuyển đến Contact account để tạo quảng cáo có liên quan và được

nhắm mục tiêu cho mọi giai đoạn trong hành trình của người mua

 Tiếp tục bằng cách nhấp vào Facebook link.

 Đối với Đồng bộ hóa khách hàng tiềm năng, bây giờ bạn phải cung cấp địa chỉemail và mật khẩu của mình Nó sẽ hỗ trợ bạn tương tác với mọi người thông quatrang web, ứng dụng di động và Instagram của Facebook

 Bạn có thể thu hút các địa chỉ liên hệ được tải lên HubSpot CRM và nâng caonăng suất kinh doanh khi bạn phát triển quảng cáo và chỉ định nhân khẩu học mục tiêu

2 Danh sách tính năng của Hubspot CRM

HubSpot CRM cung cấp một bộ gồm hơn 50 tính năng, cả miễn phí và trả phí, và đángchú ý nhất bao gồm: Contact Management, Deal Pipelines and Stages, Sale goals, TaskManagement, Email Templates, Email Integration, Personalized Sequences, CustomForms, Meeting Scheduling, Ad management, Live Chat, App MarketplaceIntegration, Reporting, Mobile

Nền tảng này cho phép bạn tạo tới 1.000.000 hồ sơ liên hệ và công ty chi tiết Việcthêm địa chỉ liên hệ mới được thực hiện nhanh chóng theo cách thủ công bằng cách sửdụng địa chỉ email của khách hàng tiềm năng hoặc lấy thông tin liên hệ từ hộp thư đếnhoặc gửi biểu mẫu của bạn Nền tảng này tự động làm phong phú thêm hồ sơ liên hệcủa bạn với dữ liệu từ hơn 20 triệu doanh nghiệp

10

Một chức năng tuyệt vời khác là tùy chọn gửi email, thực hiện cuộc gọi, ghi chú bánhàng, giao nhiệm vụ, lên lịch họp và thêm giao dịch mới, tất cả đều trực tiếp trong chế

độ xem liên hệ hoặc công ty của bạn

Nhìn chung, tính năng quản lý liên hệ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mọitương tác bạn đã có với khách hàng tiềm năng và sau đó trang bị cho bạn các công cụcần thiết để tạo chiến dịch tốt hơn và chốt nhiều giao dịch hơn

2.2 Deal pipelines and stages

Hãy nói dễ hiểu hơn: các đường ống giao dịch có thể dự đoán doanh thu và xác địnhcác rào cản trong quá trình bán hàng của bạn Các giai đoạn giao dịch là các bướctrong quy trình của bạn để cho các thành viên trong nhóm bán hàng của bạn biết tiếntrình của một giao dịch và thời điểm kết thúc giao dịch

Với tính năng này, bạn có thể kéo và thả một giao dịch dọc theo quy trình bán hàng, từgiai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, khi tiến trình bán hàng của bạn HubSpot đikèm với một quy trình bán hàng với bảy giai đoạn giao dịch theo mặc định, nhưng bạn

có thể tùy chỉnh các giai đoạn tùy thuộc vào tính chất kinh doanh của mình

2.3 Sales goals

Với tính năng mục tiêu bán hàng, người quản lý có thể đặt mục tiêu ở cấp độ doanhnghiệp, nhóm và cá nhân

 Mục tiêu bán hàng cá nhân cho phép người dùng theo dõi các mục tiêu cá nhân

của họ Những loại mục tiêu này có thể giúp tăng động lực và làm cho nhóm vàmục tiêu kinh doanh có vẻ dễ đạt được hơn Một số ví dụ về mục tiêu bán hàngriêng lẻ bao gồm số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành, số lượng doanh thu kiếm được

và thời gian giải quyết vé trung bình

 Mục tiêu bán hàng của nhóm giúp hình dung các mục tiêu của nhóm và theo dõi

các tương tác thành công Một số ví dụ về mục tiêu bán hàng của nhóm bao gồm

số lượng giao dịch đã kết thúc, thời gian phản hồi vé trung bình và số lượng cuộcgọi được thực hiện

 Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp có thể giúp cung cấp một lộ trình cho các

mục tiêu của nhóm và cá nhân Nhóm hoặc cá nhân có thể có được ý tưởng rõ rànghơn về mục tiêu của doanh nghiệp và tiến độ đang đạt được Một số ví dụ về mụctiêu bán hàng của doanh nghiệp bao gồm số lượng khách hàng tiềm năng được tạo

và số lượng MQL / SQL được tạo

2.4 Task management

Quản lý công việc là một chiến lược hiệu quả để quản lý các trách nhiệm hàng ngày vàcông việc định kỳ của bạn với thời gian và nỗ lực tối thiểu Thay vì chuyển đổi qua lạigiữa một số hệ thống khác nhau để xem và hoàn thành các công việc hàng ngày củabạn, HubSpot CRM cho phép bạn quản lý mọi thứ từ một nơi trung tâm

11