TRNG DI HC NGAN HANG THANH PH h CH

Quy trình quản lý dự án 1.1.2 1.1.2.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự á

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM

TÊN ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CHUNG CƯ

“AN CƯ - LẠC NGHIỆP”

TP Hồ Chí Minh, T3/2019

2 Nguyễn Hồng Doan MSSV: 030632160328

3 Hà Phạm Phương Ngân MSSV: 030632161439

4 Đặng Thị Hoài Phương MSSV: 030632161885

5 Nguyễn Thị Kim Phương

MSSV: 030633171

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC

HIỆN BÀI TẬP NHÓM

D14_NHÓM 2

MỞ ĐẦU

Thế giới ngày càng hội nhập càng tạo ra cho các cá nhân cũng như các doanh

nghiệp thêm rất nhiều cơ hội để phát triển những dự án kinh doanh, dự án nhà đất, công

trình, xây dựng, chương trình, sự kiện… của mình nhưng bên cạnh đó cũng không ít

những thách thức trong việc phát triển các dự án này

Vấn đề về con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát triển các kĩ năng con người trên cơ sở các chuẩn

kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp trình bày Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là

một quá trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình

phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn trọng phạm vi

ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản

phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Vì vậy, quản lý dự

án là một quy trình vô cùng quan trọng trong sự thành công của dự án

Các cá nhân, doanh nghiệp nào cũng đặt ra mục tiêu hàng đầu là thực hiện và

phát triển dự án của mình tốt nhất, đạt mục tiêu ban đầu đề ra của dự án Để đạt được

điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải có những biện pháp thiết thực quản lý chặt chẽ trong tất cả các quá trình thực hiện dự án của mình để dự án được thực hiện chính xác Vậy

quản lý dự án là gì? Quy trình quản lý dự án như thế nào? Công cụ, phần mềm nào hỗ trợ quản lý dự án cụ thể? Để giải quyết những câu hỏi trên nhóm chúng tôi đã quyết định

nghiên cứu “Đề tài lập kế hoạch cho dự án xây dựng chung cư „An cư – Lạc nghiêp và sử dụng công cụ phần mềm MS Project để quản lý dự án này”

Vì thời gian và kiến thức của chúng em còn hạn hẹp, chắc chắn trong quá trình

làm bài tiểu luận sẽ không tránh được những sai sót Vì thế chúng em mong nhận được sự

thông cảm và góp ý từ thầy để bài của chúng em có thể được hoàn thiện hơn

D14_NHÓM 2

3

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Giảng viên hướng dẫn: NGUYỄN VĂN THỌ

Lớp: Tin học ứng dụng D14

Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

CHUNG CƯ “AN CƯ- LẠC NGHIỆP”

Nội dung nhận xét:

Điểm

Bằng số:

Bằng chữ:

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

(Ký, ghi rõ họ tên)

D14_NHÓM 2

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 3

MỤC LỤC 4

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 9

CHƯƠNG 1 -1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 9

Khái niệm dự án 9

1.1.1 Quy trình quản lý dự án 10

1.1.2 1.2 Phần mềm quản lý dự án 18

Phần mềm miễn phí 18

1.2.1 Phần mềm có bản quyền 23

1.2.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 32

CHƯƠNG 2 -2.1 Giới thiệu tổng quan 32

Sơ lược về phần mềm Microsoft Project: 32

2.1.1 Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ 32

2.1.2 Các tiện ích của MS Project 32

2.1.3 Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của MS Project 33

2.1.4 2.2 Giao diện phần mềm 34

2.3 Một số thao tác cơ bản 37

Tạo một dự án mới 37

2.3.1 Thiết lập thông tin dự án 38

2.3.2 Tạo lịch làm việc 42

2.3.3 Tạo danh sách công việc 44

2.3.4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 37

2.3.5 Tài nguyên dự án 47

2.3.6 Phân bổ tài nguyên cho các công việc 49

2.3.7 Lịch trình cho dự án 52 2.3.8

D14_NHÓM 2

5

Tìm đường găng cho dự án 55

2.3.9 Cập nhật tiên độ dự án 56

2.3.10 Cân đối tài nguyên 61

2.3.11 Lập và in báo cáo 64

2.3.12 MINH HỌA: ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN: XÂY DỰNG CHUNG CHƯƠNG 3 -CƯ “AN -CƯ- LẬP NGHIỆP” 68

3.1 Giới thiệu dự án 68

3.2 Mục đích, ý nghĩa của chung cư tái định cư 68

3.3 Kế hoạch thi công 69

3.3.1 Quy trình các bước thực hiện dự án “AN CƯ – LẬP NGHIỆP” 69

Nhóm thực hiện 73

3.3.2 3.4 Ứng dụng phần mềm MS Project để quản lý thời gian và tài nguyên dự án 77

Tạo dự án 77

3.4.1 Thiết lập thông tin dự án 78

3.4.2 Tạo lịch 79

3.4.3 Tạo danh sách công việc 79

3.4.4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 81

3.4.5 Tài nguyên dự án 81

3.4.6 Phân bổ tài nguyên cho công việc 82

3.4.7 Lịch trình cho dự án 84

3.4.8 Sơ đồ gantt cho dự án 85

3.4.9 Cập nhật tiến độ dự án 86

3.4.10 Cân đối tài nguyên 87

3.4.11 Lập và in báo cáo 87

3.4.12 Tài liệu tham khảo 36

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Quan hệ công việc 39

Bảng 2: Quy trình các bước thực hiện 72

Bảng 3: Nhóm thực hiện 77

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Quy trình quản lý dự án 10

Hình 2: Giao diện phần mềm MS Project 35

Hình 3: Màn hình chính của MS Project 35

Hình 4: Lựa chọn và truy cập ban đầu 36

Hình 5: Tạo một dự án mới 38

Hình 6: Thiết lập thông tin dự án 40

Hình 7: Change Working Time 43

Hình 8: Details 44

Hình 9: Grantt chart 45

Hình 10: Task Mode 45

Hình 11: Menu Task 46

Hình 12: Task information 47

Hình 13:Hiển thị một hộp thoại 37

Hình 14: Cung thông tin về một công việc 40

Hình 15: Thiết lập quan hệ bằng cách khác 41

Hình 16: Task information 41

Hình 17:: Chọn kiểu quan hệ 42

Hình 18:Giao diện biểu đồ Gantt 42

Hình 19: Giai đoạn 1 và 5 43

Hình 20:Biểu tượng Respect Links 44

Hình 21: Tự thiết lập lại công việc 44

Hình 23: Giao diện biểu đồ Gantt 45

Hình 22:Giai đoạn 1 và 5 45

Hình 24: Biểu tượng Respect Links 46

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

7

Hình 25: Thiết lập lại quan hệ 46

Hình 26: New Business 48

Hình 27:Phân bổ tài nguyên cho lập phương án 50

Hình 28Phân bổ tài nguyên nhân công cho công tác “Chuẩn bị dụng cụ” 50

Hình 29:Phân bổ tài nguyên nhân công cho công tác “Lắp đặt và bố trí các thiết bị” 51

Hình 30: Lập lịch trình cho dự án 52

Hình 31: Chọn giờ làm việc 53

Hình 32: Chọn lịch cho dự án hoặc tài nguyên 54

Hình 33: Tìm đường găng cho dự án 56

Hình 34: Cập nhật tiến độ dự án 57

Hình 35: Task update 57

Hình 36: Tracking Gantt 58

Hình 37: Ví dự minh họa 58

Hình 38: Set Baseline 59

Hình 39: Cập nhật thêm công tác mới bổ sung vào Baseline đã lưu 60

Hình 40: Kết quả sau khi update Baseline 60

Hình 41: Cân đối tự động 62

Hình 42: Kết hợp 2 phương pháp 62

Hình 43: Kết hợp 2 phương pháp 63

Hình 44: Cân đối thủ công 63

Hình 45: Các phương pháp cân đối 63

Hình 46: Project Overview 64

Hình 47: : lập báo cáo 64

Hình 48: Báo cáo nguồn lực 65

Hình 49: In báo cáo 66

Hình 50: Xuất bản báo cáo 67

Hình 51:Tạo file trong MS Project cho dự án 78

Hình 52: Thiết lập thông tin dự án 78

Hình 53: Tạo lịch Error! Bookmark not defined. Hình 54: Tạo danh sách công việc 80

Hình 55: Tài nguyên dự án 82

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Hình 56: Thiết lập lịch trình cho từng công việc trong dự án 82

Hình 57: Danh sách khai báo các tài nguyên phân bổ cho từng công việc 83

Hình 58: Danh sách lịch trình dự án 85

Hình 59: Sơ đồ Gantt cho dự án 86

Hình 60: Cập nhật tiến độ công việc theo sơ đồ network 87

Hình 61: Cân đối tài nguyên 87

Hình 62: Báo cáo thông tin dự án 88

Hình 63: In báo cáo 89

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng một sản phầm giao nộp- sản phẩm kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn

có đều đòi hỏi những quyết định, điều hòa các mặt yêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro

Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về thời gian

Các công việc và tổng thể các công việc cần được thực hiện trong một thời hạn xác định Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Các nguồn lực để thực hiện các công việc và tổng thể công việc là giới hạn Mỗi dự án thường tiêu phí các nguồn lực Các nguồn lực này càng bị rang buộc chặt chẽ khi chi phí cho dự án là một số thành công then chốt

Các hoạt động của dự án đang diễn ra trong môi trường không chắc chắn Môi trường của dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Như vậy, dự án và các hoạt động đang tiến hành có những điểm chung Cả hai đều do con người thực hiện và sự giới hạn về nguồn lực, cả hai đều được lên kế hoạch thực hiện và kiểm tra Sự khác biệt ở chỗ các hoạt động đang được tiến hành có tính chất lặp lại, còn dự án thì có thời hạn và là duy nhất

Quy trình quản lý dự án

1.1.2

1.1.2.1 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án”

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

1.1.2.2 Quy trình quản lý dự án

a) Giai đoạn khởi tạo dự án

Hình 1: Quy trình quản lý dự án

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

11

Trong giai đoạn đầu tiên, mục tiêu và tính khả thi của dự án được xác định Đây là một giai đoạn rất quan trọng của toàn bộ quá trình, vì nó có thể chỉ ra liệu dự án này là một cơ hội tốt hay không Nếu cần thiết, một nghiên cứu khả thi tiến hành và dựa trên kết quả của nó, một giải pháp được đề nghị kế hoạch được ban hành Sau khi tất cả mọi thứ quyết định, một tài liệu bắt đầu dự án được tạo ra Tài liệu bắt đầu dự án cung cấp nền móng cho kế hoạch xây dựng và là một trong những hiện vật quan trọng nhất trong quản lý dự án

b) Giai đoạn lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch là giai đoạn thứ hai của quy trình quản lý dự án và là sự khởi đầu cần thiết để hành động Nói chung, việc lập kế hoạch dự án luôn được bắt đầu bằng mục tiêu đã được xác định sau cùng, cụ thể là bạn hãy hỏi: “Căn cứ vào mục tiêu của chúng

ta về , chúng ta cần phải hoàn thành những nhiệm vụ nào?”

Cụ thể hơn, những người lập kế hoạch phải xác định trình tự và thời hạn phải hoàn tất những nhiệm vụ này

Ở đây, người lập kế hoạch tác mục tiêu đã định thành những nhiệm vụ chính Điều không kém phần quan trọng nữa là cần phân biệt khung thời gian của dự án với thời hạn mà mỗi nhiệm vụ phải hoàn tất, sao cho mục tiêu tổng thể của dự án được thực hiện cho đúng lịch trình

Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, mỗi nhiệm vụ chính và phụ đều phải được sắp xếp một khoảng thời gian hợp lý để tiến hành Khi tất cả mọi nhiệm vụ đã được đưa vào một lịch trình tổng thể (với một số viêc tiến hành theo thứ tự kế tiếp nhau và một số

có thể thực hiện song song), nhà quản lý dự án có thể xác định liệu một số cá nhân có bị quá tải trong khi những người khác còn nhàn rỗi hay không và khoảng thời gian chung cần thiết cho dự án Nếu kết quản là quãng thời gian đó nhiều hơn lượng thời gian đã định trong bản tuyên bố, bạn phải điều chỉnh lịch trình hoặc nguồn lực theo yêu cầu thực

tế của dự án

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Sau đó, nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm sẽ phân tích các nhiệm vụ để xác định có phải tất cả những nhiệm vụ này đều cần thiết và liệu có thể sắp

xếp lại một số nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và giảm chi phí hay không

Để triển khai công viêc hiêu quả, hê thống thông tin đươc thiết kế từ giai đoạn lập kế hoac h phải đươc sử dụng triê để Vì thời gian luôn luôn gấp gáp đối với moi dự

ánnên để các công việc đươc tiến hành như đã đi h, các thông tin từ người quản lý

dự ántới những người đứ ng đầu công viêc phải đươc truyền đạt sớm hơn thời điểm

bắt đầucông viêc và thông tin phải đầy đủ chính xác, đồng thờ i người đứ ng đầu

công viêc phảiphản hồi cho người quản lý dự án biết về việc đã nhân đươc thông

tin, đánh giá về thôngtin nhân đươc và sẽ tiến hành dự án đúng thời điểm hay

không.Tiến trình thưc tế của dự án cần phải đươc lưu trữ và câp nhâ bằng các công

cụghi chép như biểu đồ, bảng t lê phần trăm hoàn thành nhờ những dữ liêu này mà

ngườiquản lý dự án và các thành viên đôi dự án có thể thấy đươc sự tiến triển của dự

án trên thực tế và sự sai lệch so với kế hoạch

- Điều phối các hoạt động:

Vì quá trình hoa đô g dự án có rất nhiều biến đô g, việc các hoạt động diễn ra nhanh hơn kế hoac h hoăc đươc dự đoán trước là sẽ không kip

tiến đô nếu sử du g nguồn lực như kế hoạch vì vậy dẫn tới kế hoac h có thể

không đa đươc , đồng thời có nhiều dự án cùng thực hiên song song và sử

du g chung nguồn lưc , vì vậy cần có hoa đô g điều phối để đảm bảo kế

hoac h dự án và tối ưu hoá viêc sử du g nguồn lưc

Để có thể điều phối các hoạt động hiêu quả, các thành viên điều hành dự án và người quản lý dự án cần phải trao đổi thông tin thường

xuyên, kip thời lẫn nhau để có thể theo dõi đươc sự tiến triển của dự án

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

13

c) Giai đoạn thực thi dự án

Giai đoạn thực thi công việc là giai đoạn biến kỳ vọng và kế hoạch thành đầu

ra cụ thể tương ứng với mục tiêu của dự án Ở giai đoạn này các công việc theo lịch trình sẽ lần lượt được tiến hành theo thứ tự thời gian đã định, các nguồn lực sẽ được đưa vào xử lý để chuyển đổi thành đầu ra của dự án Các quản lý dự án và thành viên

dự án sẽ điều hành, phối hợp để các công việc được diễn ra theo kế hoạch

Giai đoạn thực thi dự án có các hoạt động cụ thể như sau:

- Triển khai công việc theo lịch trình:

Sau khi hoàn thành kế hoac h, khi thời điểm bắt đầu trên bảng lic h trình đến, ngườ i quản lý dự án phát lê h cho các thành viên đứng đầu các công việc đươc liê kê trên lic h trình thờ i gian tiến hành công việc đúng thời điểm đã đi h Người quản lý dự án cũng

đô ng thơ i thông ba o cho ca c bô phân liên quan biê t thông tin đê hô trơ công viêc đô ng thời bắt đầu các công viêc khác đúng thời điểm

Các hoạt động cần thiết trong quá trình lập kế hoạch của dự án:

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

- Lập kế hoạch cơ sở vật chất

- Lập kế hoạch quản lý rủi ro

- Lập kế hoạch quản lý thông tin

- Lập tài liệu dự án

Công viêc điều phối dự án là công viêc quan tro g của người quản lý dự án và các thành viên chủ chốt của đôi dự án Điều phối dự án là công viêc đòi hỏi kiến thức khoa hoc và sự khéo léo của người quản lý, điều hành dự án và có thể nói là nghê thuật của quản lý Trong giai đoan thực thi dự án, công viêc điều phối dự án là công viêc quan tro g nhất, tốn nhiều công sức và thời gian nhất và đây là công việc thể hiện khả năng của người quản lý dự án

- Hoàn thành các cột mốc dự án Đối với moi dự án, luôn luôn có những điểm quan tro g trên lic h trình mà khi dự

án đi qua điểm này thì đánh dấu sự hoàn thành từ ng phần của dự án Các mốc quan tro g của dự án luôn luôn đánh dấu bước thành công của dự án, khi bất kỳ môt côt mốc nào của dự án đươc hoàn thành cũng đánh dấu môt bước tiến triển của dự án trên lic h trình Các côt mốc chính là sự hoàn thành của các phần trên WBS, khi hoàn thành nhánh nào

đó trên WBS thì nó hoàn thành mô cô mốc quan tro g Vì sự sắp xếp trình tự của WBS nên các côt mốc của dự án có thể là đóng vai trò quan tro g khác nhau theo bậc của nó trên WBS, có những cột mốc cần thiết phải dồn nhiều nguồn lực để hoàn thành vì nó quyết đi h sự thành bại của dự án, nhưng cũng có các cột mốc mà vai trò của nó chỉ quan tron g ơ mư c đô đia phương, tư c la a nh hươ ng đê n sư hoa n tha nh ca c công việc ở môt nhánh nhỏ nhất đi h trên WBS

- Lập các tài liệu dự án:

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Ở giai đoạn này của dự án, các vấn đề quan trọng của dự án cần được lập thành tài liệu của dự án Mục đích các tài liệu ở giai đoạn này là nhằm ghi lại tiến độ dự án bao gồm sự hoàn thành của từng công đoạn, phần trăm hoàn thành của từng công đoạn

và toàn bộ dự án, các vấn đề như chất lượng sản phẩm của dự án, các lỗi xảy ra của dự

án, phương án khắc phục lỗi và kết quả khắc phục, sự điều vận nhân sự, nguồn lực, các biên bản ghi nhận, biên bản họp Có thể nói là rất nhiều tài liệu cần được lập ra theo tiến trình phát triển và hoàn thành dự án

Đối với nhiều tài liệu, việc xem xét và thông qua là cần thiết, vì vậy sau khi tài liệu được lập, tài liệu cần được gửi cho người xem xét sau đó bổ xung và cuối

cùng là gửi cho người phê duyệt để thông qua

- Quản lý và Giải quyết các mâu thuẫn nhân sự phát sinh:

Quá trình thực thi dự án, không chỉ có quá trình vận hành của bộ máy dự án theo kế hoạch mà có rất nhiều vấn đề xảy ra ngoài dự liệu Mâu thuẫn, xung đột sẽ phát sinh giữa các bộ phận tập thể, cá nhân với nhau Vì vậy các mâu thuẫn, xung đột cần phải được quản lý và giải quyết khéo léo để đưa toàn bộ đội ngũ dự án quay vào quỹ đạo vận động chung của dự án

Trước hết là đội ngũ nhân sự bao gồm thành viên đội dự án và nhân lực thực hiện cần được quản lý chặt chẽ thông qua cấu trúc dự án Những người liên quan đến

dự án sẽ được phân theo tổ, nhóm dựa trên WBS và công việc thực tế Tất cả các thành viên dự án, nhân lực cần được phân bổ nhiệm vụ rõ ràng và kiểm soát thời gian làm việc theo ngày, giờ Đồng thời với việc quản lý theo hệ thống thì việc nắm bắt tâm tư, nguyện vọng, phản hồi của thành viên dự án và nhân lực là một phần tất yếu nhằm nắm được những bất cập của dự án và những mâu thuẫn đang nảy sinh

 Các xung đột, mâu thuẫn trong nội bộ đội dự án và nhân lực dự án cần phải giải quyết càng sớm càng tốt

d) Giai đoạn điều khiển và kiểm soát

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Giám sát dự án là quá trình kiểm tra theo dõi dự án về tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dự án

Hệ thống giám sát dự án có tác dụng giúp các nhà quản lý dự án:

e) Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch

- Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt

- Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện pháp giải quyết

Việc giám sát dự án đòi hỏi phải thực hiện thường xuyên và có thể được tiến hành theo hệ thống chính thức hoặc không chính thức Tuy nhiên, những dự án nhỏ

không cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát chính thức Hệ thống giám sát cần đơn giản, dễ hiểu, tập trung vào những thay đổi quan trọng, những khâu yếu trong hệ thống Việc lựa chọn hệ thống kiểm sát phụ thuôc vào nhiều yếu tố như loại hình tổ chức dự

án, yêu cầu công nghệ, kế hoạch… Tiêu chuẩn lựa chọn hệ thống kiểm soát chính thức

phụ thuộc vào: (1) Mức độ rủi ro của dự án và (2) chi phí của hệ thống và lợi nhuận mà

nó đem lại Hệ thống kiểm soát có thể rất đơn giản như cuộc họp giao ban hàng tuần

hoặc rất phức tạp bao gồm nhiều chỉ tiêu đánh giá Nguyên tắc chung để lựa chọn một

hệ thống kiểm soát là chi phí không vượt quá mức lợi nhuận (hoặc tiết kiệm được) do

hoạt động kiểm soát đem lại

Cụ thể các hoạt động điều chỉnh và giám sát dự án như sau:

- Giám sát tiến độ và tình trạng của dự án

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

- Điều chỉnh kế hoạch do yêu cầu dự án thay đổi

- Điều chỉnh kế hoạch dự án do biến động thực tế

- Điều chỉnh dự án để đảm bảo kế hoạch đã định

f) Giai đoạn kết thúc dự án

Giai đoạn kết thúc của một dự án là giai đoạn cuối cùng trước khi dòng đời dự án kết thúc, trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên dự án và nhân lực dự án đã kết thúc vai trò và nhiệm vụ đối với dự án, các công việc ở giai đoạn này chủ yếu được thực hiện bởi người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án và một số thành viên quan trọng trong đội dự án Các nhiệm vụ chính của giai đoạn này là giải quyết các tồn đọng của dự án, hoàn thành các tài liệu để chuyển cho khách hàng và các bên liên quan, bàn giao kết quả dự án cho bên sử dụng cuối cùng, nhận thanh toán cuối cùng của khách hàng, chi trả các nghĩa vụ với các bên liên quan, đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án, thưởng thành quả cho các thành viên tham gia dự án và giải thể đội dự án

- Hoàn thành các tài liệu dự án

Các tài liệu dự án cần phải hoàn thành trước khi dự án kết thúc và trước khi kết quả dự

án được bàn giao toàn bộ cho khách hàng hoặc người sử dụng thì dự án nên được xem xét bởi ngừơi quản lý và nên được thông qua bởi các nhà tài trợ dự án

- Bàn giao kết quả dự án cho bên sử dụng cuối cùng

Khi tất cả các công việc của dự án đã hoàn thành, kết quả của dự án phải được bàn giao cho bên sử dụng cuối cùng, việc bàn giao sản phảm của

dự án luôn đi kèm các tài liệu thích hợp đã được lập

Việc bàn giao kết quả dự án đánh dấu cột mốc hoàn thành dự án, việc bàn giao dự án có thường bào gồm việc chạy thử sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, đào tạo cho người sử dụng và bàn giao toàn bộ sản phẩm cho người sử dụng, giám sát người sử dụng sử dụng sản phẩm trong một quãng thời gian nhất định

Việc bàn giao sản phẩm của dự án hoàn thành khi người sử dụng có thể độc lập sử dụng sản phẩm đó (hoặc hết thời gian quy định) và người sử dụng ký

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

biên bản bàn giao

- Nhận thanh toán cuối cùng từ khách hàng

Khi công việc bàn giao sản phẩm dự án hoàn thành, các biên bản bàn giao được ký kết, lúc này tổ chức thục hiện dự án có thể yêu cầu khách hàng thanh toán phần cuối cùng của giá trị hợp đồng (có thể yêu cầu thanh toán trước khi bàn giao), hoặc có thể ngoại trừ phần giữ lại do hợp đồng cho phép thanh toán sau thời hạn bảo trì

Việc yêu cầu thanh toán có thể do người quản lý dự án, hoặc do nhà tài trợ dự án, hoặc đại diện hợp pháp của tổ chức thực hiện dự án thực hiện thực hiện đối với khách hàng

1.2 Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm miễn phí

1.2.1

1.2.1.1 Jira phần mềm quản lý dự án cho nhà phát triển

JIRA là phần mềm quản lý công việc vô cùng hữu ích hướng tới người dùng là những nhà phát triển và cho phép quản lý nhiều dự án phát triển phần mềm Phần mềm

được sử dụng bởi nhiều nhóm agile

Agile là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt với mục đích đưa phần

mềm càng sớm càng tốt tới tay người dùng, được cho là phương pháp cải tiến và hiệu

quả hơn so với những mô hình cũ Với JIRA, các nhà phát triển có thể dễ dàng lên kế

hoạch, theo dõi và phát hành phần mềm của mình, cho dù có đang làm việc với nhiều

dự án phần mềm khác nhau Cơ sở dữ liệu có thể được truy cập trên thiết bị hoặc

thông qua dịch vụ đám mây của hãng Tất cả những gì bạn cần là tạo tài khoản miễn

phí từ trang chủ

Đặc điểm chính của phần mềm quản lý công việc JIRA:

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

 Tạo ra quy trình làm việc hiệu quả nhất cho toàn đội

 Phát hành phần mềm

 Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc

 Bảng điều khiển đa dạng: Scum Board, Kanban Board,

 Cải thiện năng suất làm việc toàn đội thông quan dữ liệu trực quan và báo cáo trong thời gian thực

 Portfilio tất cả các dự án mang lại cái nhìn tổng thể, dễ dàng quản lý đội nhóm, lên kế hoạch nguồn lực, theo dõi tiến trình

 Bộ lọc JIRA Query Language giúp tìm kiếm nhanh chóng

 Hơn 950 add-on mang đến các tính năng nâng cao

 Quy mô quản lý nhóm từ 10 tới 10,000 biến JIRA thành công cụ quản lý nhóm agile cho bất kì kích thước nhóm nào

1.2.1.2 Trello công cụ quản lý công việc trực tuyến

Trello là một công cụ rất hiệu quả để quản lý công việc, đặc biệt là quản lý dự

án gồm nhiều người Ngoài phiên bản dành cho các thiết bị di động, hiện nay Trello đã

có phiên bản trực tuyến Trello cũng được xem là một trong những ứng dụng giúp quản

lý công việc hiệu quả và đơn giản nhất hiện nay

Trello sẽ giúp bạn kiểm soát các dự án một cách hiệu quả, bao gồm tên dự án,

nội dung dự án, thành viên nhóm và những nội dung liên quan đến dự án Bằng

cách tổ chức chúng dưới dạng bảng, người dùng dễ dàng nắm bắt được toàn bộ các vấn

đề liên quan đến công việc cần làm mà không cần phải mất nhiều thời gian tìm kiếm

Một ví dụ điển hình cho lợi ích của Trello đó là sử dụng Trello để tổ chức tiệc cưới, du lịch, các chuyến dã ngoại, hội thoại Lên đầu mục các nội dung chính như nhà cung cấp, khách sạn, nhiếp ảnh, thực đơn, danh sách khách mời, ban nhạc

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Ngoài giúp quản lý các dự án trong công việc, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Trello để kiểm soát tất cả những việc “vặt” của mình như lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho bạn thân, viết một vở kịch hay lên kế hoạch dọn nhà vào cuối tuần Trello

sẽ giúp bạn nhận thấy rằng việc quản lý bản thân và sắp xếp các công việc theo thứ

tự ưu tiên thật không khó và bạn sẽ thấy mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều

Những tính năng nổi bật của Trello

 Đơn giản Trello không có quá nhiều nút phức tạp và người dùng chỉ cần mất vài phút để làm quen với giao diện của nó Sau đó, có thể bắt đầu lên kế hoạch của mình

Đối với những công việc đã hoàn thành, người dùng đơn giản

chỉ cần kéo các tấm thẻ đó vào List Done mà không cần phải mất nhiều

thời gian đổi tên, đổi ngày hay thay đổi tình trạng công việc

 Chuyên nghiệp và khoa học

Trello hỗ trợ nhiều nhãn dán với các màu khác nhau, cho phép người dùng phân loại các công việc theo tính chất quan trọng hay khẩn

cấp của công việc Điều này giúp bạn dễ dàng ưu tiên cái gì nên làm trước, nên làm sau và không bỏ qua bất cứ công việc nào

 Hỗ trợ các thông báo thay đổi

Hỗ trợ thông báo vào email khi có bất kỳ sự thay đổi nào trên dự

án Điều này sẽ tạo điều kiện cho người dùng nắm được quá trình triển khai dự án cũng như tiến độ hoàn thành công việc

1.2.1.3 Asana công cụ quản lý tối ưu

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Trong những năm gần đây, các ứng dụng hỗ trợ thực hiện dự án đã trở nên

đa dạng và ngày càng phổ biến với nhiều tính năng ưu việt Cùng với Trello,

Redmine hay Toodledo, Basecamp, Clinked, phần mềm Asana cũng là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người sử dụng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email Hiện nay, rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare

Những tính năng nổi bật:

Được phát triển bởi người đồng sáng lập Facebook Dustin Moskovitz và kỹ sư

Justin Rosenstein với mục đích ban đầu là thúc đẩy tiến độ làm việc của nhân viên tại Facebook, Asana được biết đến như một SAAS với tính năng nổi bật chính là sự đơn giản Với thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, người sử dụng sẽ không mất quá nhiều thời gian để “làm quen” với ứng dụng độc đáo này Asana mang đến cho

người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian

(workspace) riêng cho mỗi team dự án với đầy đủ tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự ưu tiên công việc Ngoài ra, Asana còn cho phép người sử dụng theo dõi tiến

độ công việc trên tablet, smartphone hay máy tính để bàn hoặc thêm vào những

comment, file đính kèm, ghi chú, inbox … một cách hết sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm soát tính hiệu quả của công việc một cách nhanh chóng, chi tiết hơn, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án

- Một ưu điểm nổi bật nữa của Asana chính là: khác với rất nhiều công cụ hỗ trợ thay thế, Asana hoàn toàn miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên trở xuống Với những tính năng vượt trội đó, Asana hiện nay đang trở thành một công cụ hỗ trợ quản lý dự

án phổ biến và nhận được sự tin cậy từ người sử dụng

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.2.1.4 Agilefant

Agilefant là giải pháp quản trị dự án tập trung hỗ trợ quy trình Agile với

đầy đủ các chức năng của một phần mềm quản trị dự án Đây là phần mềm miễn

phí, phát triển từ mã nguồn mở, hoạt động trên môi trường Java, MySQL và

Tomcat

Agilefant là công cụ quản lý dự án mã nguồn mở dựa vào các phương pháp Agile, hỗ trợ các hồ sơ sản phẩm, các dự án, chạy nước rút, và phát triển nhiều đội

Agilefant cung cấp ba cấp độ khác nhau lập kế hoạch quản lý tồn đọng: backlogs

sản phẩm, dự án và lặp đi lặp lại Bên cạnh đó, phần mềm còn hiển thị các đồ thị

trực quan để giám sát tiến độ dự án

Agilefant được đánh giá là một trong những công cụ quản lý dự án mã nguồn mở tốt nhất hiện nay với các tính năng hữu ích cũng như giao diện với khả

năng tùy biến cao cho người dùng Tuy đơn giản nhưng phần mềm quản lý dự án

này vẫn cung cấp đầy đủ đến người dùng những tính năng quản lý cần thiết, chức

năng quản lý sản phẩm, cũng như khả năng tương thích với tất cả các hệ điều hành

chính

1.2.1.5 My Collab phần mềm quản lý dự án khách hàng

MyCollab cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lí mối quan hệ khách hàng, tài liệu và dự án nói chung Ngoài ra, MyCollab cũng đồng thời cung

cấp rất nhiều những công cụ để người dùng, đặc biệt là chủ dự án nắm bắt được các

lịch biểu, thời gian hoàn thành dự án trực quan

Hệ thống giám sát dự án được hiển thị dưới dạng timeline cho phép người dùng dễ quản lý và theo dõi mọi lúc Các thành viên trong cùng một dự án có thể

trao đổi với nhau thông qua email hoặc tin nhắn trong MyCollab MyCollab-Project

cũng cung cấp biểu đồ quản lí Gantt, theo dõi tiến độ và chức dự án Đồng thời,

MyCollab-Project còn cung cấp biểu đồ phát triển Agile và bảng Kanban đặc trưng

Ưu điểm: Là công cụ quản lý dự án toàn diện cho phép dễ dàng theo dõi vànắm bắt được

tiến độ dự án, dễ dàng xuất file dưới dạng CSV, Excel, PDF để dễ chia sẻ

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.2.1.6 One Project

Với những tính năng riêng biệt, Open Project cho phép lên kế hoạch, sắp xếp

kế hoạch theo một lộ trình, quản lý nhiệm vụ và phân phối công việc, đặc biệt công cụ

theo dõi thời gian, chi phí báo cáo và ngân sách hàng tuần

Nhờ hệ thống quản lý dự án thông qua vòng đời, quản lý nhiệm vụ, thống kê thời gian, báo giá và rất nhiều tính năng khác, OpenProject có thể khẳng định là một

trong những phần mềm hỗ trợ quản lý dự án hàng đầu, bên cạnh đó, bổ trợ rất tốt cho

các phần mềm kế toán và quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp

Ưu điểm: Giao diện hiện đại, thân thiện cho tất cả người dùng muốn lập kế hoạch và theo dõi

kế hoạch quản lý dự án của công ty

1.2.1.7 My Xteam phần mềm quản trị doanh nghiệp

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, Phần mềm quản trị doanh nghiệp Myxteam mang đến cho nhà quản lý công cụ hiệu quả để kết nối nhân viên và công ty

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Mặc dù mang nhãn hiệu như là một thành viên của gia đình Microsoft Office nhưng nó chưa bao giờ được đi kèm trong bất cứ trong bộ Office nào (như Visio) Tương tự, Office 2010 cũng như vậy Project có hai phiên bản, Standard và Professional Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Mỗi tài nguyên có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những gì thay đổi một tài nguyên

Các chức năng chính của MS Project:

 Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành

 Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

 Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác

 Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

 Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method

 Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin dự án theo cách của bạn

 Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

 Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…

Ưu điểm: quản lý thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp cho

nguồn lực của dự án, trải nghiệm một cách dễ dáng, mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Nhược điểm: chi phí bản quyền cao, mất nhiều thời gian để làm quen do có nhiều tính

năng

1.2.2.2 Project Manager

Project Manager là tiện ích hỗ trợ người dùng tổ chức và sắp xếp các tập tin asset 3D bao gồm mô hình, nguyên vật liệu, kết cấu và ánh sáng và xử lý chúng trong chương trình 3ds Max Với Project Manager, người dùng dễ dàng tạo danh mục và sử dụng chúng trong các bitmap của project, thư viện

các mô hình và nguyên vật liệu, cùng các tập tin HDRI và tập tin trắc quang IES

Trang tổng quan trong thời gian thực

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Ưu điểm: Dễ sử dụng, công cụ Project Manager cho phép bạn dễ dàng quản lý nhóm của

mình để xem liệu dự án của bạn có đang theo dõi hay không

1.2.2.3 Orange Scrum

Orange Scrum là công cụ quản lý dự án dành cho các lập trình viên tự do, cơ quan, các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nhiều tính năng hỗ trợ người dùng theo dõi và thực hiện dự án Đặc biệt, phần mềm cung cấp bảng phân phối Scrum, lên kế hoạch tài nguyên, theo dõi tiến độ, biểu đồ Kanban và Gantt, kết hợp với một giao diện theo kiểu Google tạo thuận lợi trong thao tác cho người dùng

OrangeScrum giúp bạn tập trung các nhiệm vụ của dự án để quản lý công việc được thuận lợi hơn, đồng thời phối hợp các nguồn lực khác nhau như con người, quy trình, công nghệ để thực hiện

dự án

OrangeScrum giúp bạn tập trung các nhiệm vụ của dự án để quản lý công việc được thuận lợi hơn, đồng thời phối hợp các nguồn lực khác nhau như con người, quy trình, công nghệ để thực hiện

dự án

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Các tính năng của Orange Scrum:

 Xuất hóa đơn, báo cáo dữ liệu

 Theo dõi thời gian tự động

 Giám sát và theo dõi dự án trong thời gian thực

 Phối hợp các nguồn lực để thực hiện dự án

 Quản lý dự án, các công việc liên quan

Ưu điểm: OrangeScrum tạo ra một nền tảng cộng tác giữa chủ dự án và khách hàng, các

bên liên quan vưới chức năng giao tiếp thông minh Chức năng theo dõi thời gian tự động, báo cáo

dữ liệu, lập kế hoạch dự án trên giao diện đồ họa tương tác Bạn cũng có thể tùy biến các nhiệm

vụ, xác định nhiệm vụ ưu tiên, nâng cao năng suất công việc

1.2.2.4 Primavera

Primavera Việt Nam được phân phối bởi TPP Technologies là phần mềm cho phép các

doanh nghiệp quản lý dự án một cách thống nhất trên toàn bộ tổ chức Người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát được tất cả các vấn đề về tiến độ, nguồn lực, ngân sách, hồ sơ, tài liệu… từ đó chủ động trong việc lên kế hoạch, giám sát thực hiện, báo cáo kết quả dự án

Phần mềm Primavera được xây dựng từ năm 1983, ứng dụng vào việc giám sát tiến độ, quản

lý tài sản, quản lý tài chính…Phần mềm được sử dụng tại nhiều quốc gia trên thế giới, cho nhiều loại công trình, tài sản khác nhau Cho đến nay Primavera đã trở thành phần mềm quản lý bắt buộc mang tính quốc tế khi tham gia đấu thầu vào các dự án xây dựng

Các tính năng của Primavena:

 Quản lý dự án

 Quản lý tiến độ

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

 Quản lý nguồn lực

 Quản lý thông tin dự án tập trung

 Đánh giá năng suất thực hiện

Mavenlink, bạn có thể lập kế hoạch, quy trình và phân cấp bậc nhiệm vụ cho dự án, hiển thị không

gian dự án để bạn dễ dàng hình dùng, đồng thời cập nhật liên tục những thay đổi của dự án

Các tính năng của Mavenlink:

- Quản lý thời gian,

- Quản lý chi phí,

- Yêu cầu thanh toán

- Báo cáo công việc đang tiến hành (WIP report) ,

- Báo cáo các khoản phải thu (A/R report)

Ưu điểm: tạo một trang để người sử dụng góp ý, đề xuất các điều chỉnh và tính năng mới

Bộ phận phát triển sẽ căn cứ vào các gợi ý đó để hoàn thiện, cải tiến phần mềm Tính năng nào đang làm hoặc định làm, cũng sẽ có thông báo cụ thể

Nhược điểm: tính năng phân quyền cho người sử dụng chưa thật sự chặt chẽ

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.2.2.6 Basecamp

Basecamp là một công cụ quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng nhất, điều hành công việc nhanh chóng, thuận tiện và được nhiều công ty, cá nhân, tổ chức, nhóm nghiên cứu sử dụng nhất Phần mềm này hoạt động trên nền web, mobile và cả desktop Basecamp cung cấp danh sách công việc phải làm, các tài liệu văn bản, quản lý sự kiện quan trọng, chia sẻ tập tin, theo dõi thời gian, và một hệ thống nhắn tin

- Nó cho phép bạn để truy cập và xem tiến độ dự án mọi lúc mọi nơi

Nhược điểm: Các ứng dụng Basecamp cổ điển không được hỗ trợ

1.2.2.7 Smartsheet

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Smartsheet là một nền tảng quản lý công việc phổ biến mà bạn cần để chuyển từ ý tưởng sang hành động

CHƯƠNG 1- GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

- Nó cho phép thành viên trong nhóm dự án để chia sẻ ý tưởng và báo cáo tiến độ

dự án liên quan

Nhược điểm: Nó đòi hỏi bạn để liên tục chuyển nhập các tệp sẵn có từ các chương

trình khác chẳng hạn như excel, hoặc tải xuống tài liệu đó mất thời gian và đôi khi chúng có thể

chứa chương trình đáng ngờ hoặc virus

1.2.2.8 Evernote

Đây là bộ phần mềm, dịch vụ thiết kế sử dụng cho nhu cầu thu thập thông và lưu trữ thông tin Những thông tin này được lưu trữ lại dưới dạng các ghi chú Hiểu đơn giản nhất Evernote là phần mềm ghi chú hỗ trợ cho nhiều nhu cầu cụ thể của người dùng

Trong phần mềm Evernote ghi chú có thể là đoạn văn, danh sách, hình ảnh, chữ viết tay ,…

và nhiều dữ liệu khác Sử dụng Evernote giúp người dùng có thể lưu trữ mọi loại thông tin người dùng thu thập cho mục đích cụ thể của mình

Các tính năng của Evernote:

- Quản lý mọi thứ, từ dự án lớn tới khoảnh khắc cá nhân

- Nắm bắt lý tưởng và cảm hứng vào trong ghi chú, âm thanh và hình ảnh

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CHƯƠNG 2 -

2.1 Giới thiệu tổng quan

Sơ lược về phần mềm Microsoft Project:

2.1.1

Microsoft Project (viết tắt là MS) là phần mềm cơ sở dữ liệu tiên tiến và là sản phẩm phần mềm chuyên dùng cho vấn đề này, chương trình này rất có ích cho các nhà sáng tạo lập các dự án chuyên dùng đang làm việc trong môi trường Windows Với MS bạn có thể sử dụng máy tính để bàn thực hiện nhiều công việc Quản lý dự án bao gồm tất cả các giai đoạn của một dự án, đi từ giai đoạn lập kế hoạch đến lúc hoàn thành và phác thảo các bản báo cáo sau cùng để tổng kết việc hoàn tất dự

án

Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ

2.1.2

Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP

Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành ttrên

Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào

Nên có bộ gõ tiếng Việt và dùng font UNICODE Hệ điều hành thích hợp nhất nên từ WinMe trở lên Nếu dùng Win98Se thì cần phải cài bộ Office 2000 để có bộ font Unicode Bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode có thể dùng Vietkey 2000

Các tiện ích của MS Project

2.1.3

Hệ lệnh trong danh mục (menu) và trong các nút bấm (buttons) trên thanh công cụ (toolbars)

là tương đồng nhau, tuy được bố trí khác nhau Các nút bấm có thể thêm, bớt bằng tiện ích

“Customize” được gọi ra bằng cách nhấp phải chuột vào phần “toolbars” và các nút dược kéo thả để thêm hay bớt

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

MS Project là một chương trình kiểu “thấy gì thì in ra như thế” cho

nên việc trình bày ngay trên màn hình cũng như thiết lập giấy in là điều cần

hoàn thành trong quá trình thao tác Chi tiết phần này có thể tìm thấy trong menu “File” và “View”

Các thao tác cơ bản trong sử dụng các chương trình thông dụng như: Tạo mới, lưu trữ, cắt dán ,… tương tự như trong các ứng dụng phổ biến khác Hay nói cách khác nếu sử dụng tốt Windows

và MS Office (Word, Excel…) thì người dùng sẽ không gặp trở ngại trong thao tác trên MS Project

Để thuận tiết trong quá trình soạn thảo, tác giả chỉ trình bày theo lệnh trong danh mục mà không trình bày theo các lệnh nút bấm CHunsg ta có thể tự tìm hiểu chúng bằng cách di chuyển chuột trên nút bấm tương ứng

Mỗi thao tác được thể hiện trong một dòng, khi kết thúc thao tác bao giờ cũng là bấm chọn nút “Ok” hay “Apply” hoặc bấm phím “Enter” Hủy một thao tác bao giờ cũng là bấm chọn nút

“Cancel” hoặc bấm phím “Esc”

Đây là chương trình giao tiếp với người dùng bằng tiếng Anh nên người sử dụng cần biết một

số từ tiếng Anh cơ bản và chuyên ngành để sử dụng

Phần “help online” của MS Project rất đầy đủ và chi tiết nên khi nắm được phần cơ bản nên dùng trực tiếp phần “help online” cho các công việc đòi hỏi sự chuyên sâu hơn

Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của MS Project

2.1.4

1 Chuẩn bị thông tin cho dự án: Gồm tên dự án, mục đích của dự án, tác giả thực hiện, tên công ty tiến hành lập dự án…

2 Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project): Gồm thông tin chính của dự

án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc…

3 Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án: Tài nguyên được dùng trong dự án bao gồm nhân công, vật liệu và máy móc các loại…

5 Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án: Cập nhật tiến độ thực hiện các công tác là yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực hiện dự án Mỗi công tác bao gồm một

số thông tin chính cần phải cập nhật như: khối lượng đã hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hoàn thành, thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế

6 Xác lập đường găng của dự án: Đường găng (Critical Path) là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác có thời gian hoàn thành dài nhất Các công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng và thông qua đường găng ta có thể điều chỉnh được tiến

độ dự án

7 In các biểu đồ và báo cáo: Các báo cáo được Project hỗ trợ khá đa dạng, tuy nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào một số định dạng của báo cáo như một số ghi chú, tên các cột… Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta chỉ cần chọn mục phù hợp là xong Việc in các báo cáo cũng tương tự như việc kết xuất, được Project làm tự động, nếu cần ta chỉ điều chỉnh trong phần “Page setup” để in cho đẹp hơn

2.2 Giao diện phần mềm

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Task: Công việc, nhiệm vụ

Duration: Thời gian thực hiện công việc

Start: Ngày bắt đầu

Finish: Ngày kết thúc

Predecessors: Công việc làm trước

Successors: Công việc kế tiếp

Task list: Danh sách các công việc

Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án

Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc

Hình 4: Lựa chọn và truy cập ban đầu

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên

Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có

Duration=0: dùng để kết thúc các đoạn trong dự án

Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian

thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần

Shedule: Lịch trình của dự án

Std Rate: Giá chuẩn

Ovr Rate: Giá ngoài giờ

Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên

Baseline: Theo kế hoạch

Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại

Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm

hiện tại

Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án

Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa

đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác

2.3 Một số thao tác cơ bản

Tạo một dự án mới

2.3.1

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Thời gian bạn xác đinh được rõ mục đích của dự án và vạch ra được

các giai đoạn chính của dự án cũng chính là lúc bạn cần tạo ra một kế hoạch

cho dự án Trước hết, nhập và tổ chức các công việc và khoảng thời gian để thực hiện chúng Sau đó khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu và chi phí cho các công việc Với những thông tin này, Microsoft Project sẽ tạo ra một kế hoạch làm việc, bạn chỉ cần kiểm tra lại kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết Phần này sẽ hướng dẫn bạn tạo lập kế hoạch dự án

Bước đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án

Sau khi tạo dự án mới, bạn sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày

dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án

Thiết lập thông tin dự án

2.3.2

Hình 5: Tạo một dự án mới

CHƯƠNG 2- PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công

việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực

hiện chúng và mục đích của dự án Để bạn có thể nhớ và theo dõi được các thông tin này khi cần thiết hãy thực hiện theo các bước sau: