Nội dung của Luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ và KSNB chu trình cung ứng tại Doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB ch
Trang 1Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều cơ hội tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra nhiều thách thức, buộc các Doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới Trong bối cảnh đó, các Doanh nghiệp nói chung và DN Dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với nhịp đập phát triển của xã hội Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng, và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả Ý thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và đặc biệt là đối với chu trình cung ứng, qua thời gian thực tập tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ, em đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ” để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Nội dung của Luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về hệ thống Kiểm soát nội bộ và KSNB chu trình cung ứng tại Doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình cung ứng tại Tổng Công ty
Cổ phần Dệt may Hoà Thọ Do sự hạn hẹp về thời gian cũng như sự hiểu biết chưa được toàn diện, nên luận văn này của em chắn chắc còn tồn tại những thiếu sót Em rất mong sự quan tâm, giúp đỡ, đóng góp
ý kiến của các thầy cô để luận văn được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Toàn, Giảng viên Khoa Kế toán đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian qua Em cũng xin chân thành cảm
ơn các anh, các chị Tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ đã tạo điều kiện thuận lợi để cho em hoàn tất luận văn này Xin chân thành cảm ơn Đà Nẵng, tháng 06 năm 2009 Sinh viên thực hiện Huỳnh Thị Cam Thảo
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP
1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của DN, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động Đó chính là hệ thống KSNB của một đơn
vị Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ thống KSNB
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB được định nghĩa như là "một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính xác
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý" Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu
Trang 2đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của KSNB về quản lý Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Thông tin đáng tin cậy
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định"
Cũng cần phân biệt giữa KSNB và kiểm toán nội bộ, theo IFAC thì "kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một DN như là một loại dịch vụ cho DN đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá
và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB"
1.1.2 Phân loại KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý
1.1.2.1 Kiểm soát nội bộ về kế toán KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2 mục tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin kế toán
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các
hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như
sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…
-Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính 1
.1.2.2 Kiểm soát nội bộ về quản lý KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêu chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được tuân thủ đúng mức Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của DN
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của DN + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Trang 3Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN Bên cạnh
đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN Trên quan điểm tổ chức, KSNB về quản lý cũng như KSNB về kế toán đều quan trọng như nhau
Tuy nhiên KSNB về quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán Mặc
dù vậy KSNB về quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua năng lực đào tạo hay năng lực quản lý
1.1.3 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn là các đơn vị có quy mô nhỏ Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi
ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu
tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty Cổ phần)
1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng
và nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả - Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế
độ và quyết định đó - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của DN - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 1.1.5 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của DN phải thực hiện được các mục tiêu sau: - Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của DN
7
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế ngoài sổ sách - Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn Một cơ cấu
Trang 4KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc - Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB bao gồm 3 yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát Các yếu tố đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các mục tiêu đã nêu 1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối
ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác trong hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động của các nhà quản lý cấp
8
cao trong đơn vị đối với quản lý nói chung và kế toán nói riêng Sau đây là các nhân tố chính của môi trường kiểm soát: 1.2.1.1 Đặc thù về quản lý Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về sự chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp nhận rủi ro trong kinh doanh Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục KSNB phải chặt chẽ Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không đảm bảo tính trung thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo, không hiệu quả Như vậy, phong cách điều hành
và tư cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục KSNB cũng như độ chính xác của BCTC Một vấn đề quan trọng khác của đặc thù quản lý là cơ cấu quyền lực trong đơn vị Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì phẩm chất và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát Trong những DN có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì môi trường kiểm soát sẽ không mạnh do những người khác không có cơ hội giám sát người có quyền lực cao 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy định, triển khai các quy định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ DN, tạo hiệu quả quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra Để đạt được mục tiêu của đơn vị, cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị Muốn vậy, cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ sót bất kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau giữa các bộ phận
9
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản - Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận Điều này thể hiện qua việc người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng trực thuộc phòng vật tư và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng vật tư) 1.2.1.3 Chính sách nhân sự Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách nhân sự phù hợp Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó
Trang 5với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng những người sai phạm Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh 1.2.1.4 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi, sữa chữa TSCĐ và các phương án chiến lược kinh doanh của ban quản lý trong đơn vị Việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học, nghiêm túc sẽ là công cụ kiểm soát rất hiệu quả Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch để phát hiện những vấn
đề bất thường và có những giải pháp kịp thời
10
1.2.1.5 Bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) Bộ phận KTNB là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát: chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có hệ thống thông tin kế toán Bộ phận KTNB hữu hiệu
sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát,
từ đó phát hiện những sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động Để có
bộ phận KTNB hữu hiệu, điều cần thiết là bộ phận KTNB phải độc lập với các bộ phận còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị Muốn vậy, bộ phận KTNB phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức nghề nghiệp 1.2.1.6 Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Giám sát sự chấp hành pháp luật của công dân - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ - Giám sát tiến trình lập BCTC - Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập
và làm việc với họ - Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc 1.2.1.7 Môi trường bên ngoài Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân tố bên ngoài Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 1.2.2 Hệ thống kế toán (Hệ thống thông tin kế toán)
11
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ Do đó, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau đây: - Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị - Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ - Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh - Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các chính sách kế toán - Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan - Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị 1.2.2.1 Hệ thống chứng từ
Trang 6kế toán Lập chứng từ là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp
vụ phát sinh Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị
12
1.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán Ghi ghép sổ sách là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo Trong KSNB, hệ thống sổ sách kế toán có một vai trò quan trọng Chẳng hạn như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, hệ thống sổ sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC, nên là
cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ Hệ thống sổ sách đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho đơn vị quản lý chính xác số lượng tài sản, bộ phận sử dụng, giá trị và giá trị còn lại của từng tài sản, quản lý trên sổ sách các loại vật liệu để có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp lý; đồng thời làm cơ sở để đối chiếu với kiểm kê thực tế 1.2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm BCTC và các báo cáo nội bộ Các BCTC được lập theo quý hoặc năm phải tuân theo biểu mẫu đã quy định và phải trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán hiện hành) Các báo cáo này được công bố ra bên ngoài, cho các nhà đầu tư và các nhà chức năng đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của DN Nó quyết định đến hình ảnh và uy tín của DN nên đòi hỏi số liệu phải trung thực và chính xác Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của nhà quản lý, nó không có biểu mẫu bắt buộc quy định và được lập vào bất cứ thời điểm nào cần thiết Với các báo cáo này, sẽ là cơ
sở cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của công việc, kiểm tra kết quả thực thi so với mục tiêu ban đầu
Từ đó để có các giải pháp, phương hướng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt mục đích cao hơn 13
Các báo cáo nội bộ và BCTC nếu được lập chính xác, trung thực sẽ trở thành công cụ quản lý hữu hiệu, xác định các kế hoạch và chiến lược phát triển trong tương lai phù hợp, đánh giá đúng đắn và có những điều chỉnh hợp lý để đạt được mục tiêu 1.2.3 Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được thiết
kế bởi các nhà quản lý của DN nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu
cụ thể của đơn vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác nhau và cũng rất khác nhau giữa các
DN khác nhau Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau: Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ và tạo sự giúp đỡ lẫn nhau hơn trong công việc Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Theo nguyên tắc này, yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như sau: - Cách ly bảo quản tài sản với kế toán Chẳng hạn tách biệt kế toán vật tư với thủ kho… - Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách biệt bộ phận sản xuất với kế toán tập hợp chi phí sản xuất… - Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư… - Tách biệt chức năng kế toán và chức năng tài chính - Tách biệt chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát
14
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Ví dụ: Kế toán tiền mặt kiêm nhiệm thủ quỹ sẽ có thể tham ô công quỹ và sửa đổi
số liệu kế toán để che dấu sự thâm hụt quỹ Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Người quản lý
Trang 7không thể và cũng không nên quyết định mọi vấn đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự ủy quyền cho các thuộc cấp Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi tính tập trung của đơn vị Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong quyền hạn được giao Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được
sự ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp Việc thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót do một người không phải giải quyết quá nhiều việc 2 Các chu trình và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng 2.1 Các chu trình kế toán Các DN mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh
cụ thể, rất khác nhau về quy mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo một trình tự nhất định
15
Hoạt động kế toán, ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các hoạt động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả là lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế Hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng) Như vậy chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định Chu trình kế toán được chia thành 4 chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, và chu trình tài chính Trong từng chu trình kế toán, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng 2.1.1 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu
là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa DN và khách hàng của họ) gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và việc thanh toán công nợ từ khách hàng Mục tiêu chủ yếu của chu trình này là bán được hàng và thu được tiền Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: - Nhận đặt hàng từ khách hàng - Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng - Lập Hóa đơn bán hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán
- Nhận tiền thanh toán Và tương ứng là 4 hệ thống ứng dụng sau: - Hệ thống nhận đặt hàng - Hệ thống gửi hàng
16
- Hệ thống lập Hóa đơn bán hàng - Hệ thống nhận tiền Có thể hình dung mô hình minh họa cho chu trình doanh thu như sau: 2.1.2 Chu trình cung ứng Chu trình cung ứng (hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán) bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng Đó là: - DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu - Xác định nghĩa vụ thanh toán - DN thanh toán tiền Bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình này là: - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng
17
- Hệ thống theo dõi thanh toán - Hệ thống chi tiền 2.1.3 Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi
là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ Trong chu trình này, có các hệ thống ứng dụng: - Hệ thống lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí 2.1.4 Chu trình tài chính Chu trình tài chính ghi chép 2 sự kiện kinh tế Đó là: - Hoạt động tăng vốn từ chủ DN đầu tư và từ đi vay -
DN sử dụng vốn này tạo các tài sản mà việc sử dụng tài sản này sẽ tạo doanh thu Các hệ thống liên quan đến chu trình này là: - Hệ thống ghi nhật ký - Hệ thống TSCĐ - Hệ thống BCTC
18
Sau đây là mô hình minh họa các thành phần của chu trình tài chính 2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán Như đã tìm hiểu ở trên thì rõ ràng mỗi chu trình đều có đầu vào và đầu ra khác nhau, tuy
Trang 8nhiên chúng lại có quan hệ rất mật thiết Đó là ở chỗ: đầu ra của chu trình này lại là đầu vào của chu trình khác, cứ thế xoay vòng tạo nên mối quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa các chu trình Giả sử ta bắt đầu từ chu trình doanh thu (cũng có một cách bắt đầu khác là từ chu trình tài chính, bởi thiết nghĩ phải có tiền ban đầu thì mới có các hoạt động tiếp theo, tuy nhiên theo tôi cách dẫn dắt nào cũng đều có lý miễn sao sự giải thích cho trình tự đó thật lôgic và hợp lý), đầu vào sẽ là các sản phẩm và đầu ra sẽ là tiền sau khi đã diễn ra hoạt động trao đổi mua bán với khách hàng Tiền đầu ra từ chu trình doanh thu sẽ tiếp tục cung cấp đầu vào cho chu trình tài chính Các hoạt động của chu trình tài chính diễn ra với mua sắm tài sản cố định, đầu tư các dự án… nói chung là sử dụng nguồn tiền đầu vào để đầu tư tiếp, nhưng chủ yếu vẫn là đáp ứng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ… cho DN (đặc biệt là các DN sản xuất như các nguyên vật liệu…), đây cũng chính là chu trình cung ứng Với chu trình cung ứng thì đầu vào chính là nguồn tiền được cung cấp từ chu trình tài chính, và đầu ra chính là các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mua vào sau khi đã thực hiện trao đổi mua bán với các nhà cung cấp Các đầu ra từ chu trình cung ứng cùng với các yếu tố khác như nhân công
19
và chi phí sản xuất… sẽ tiếp tục bước vào chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình biến các yếu tố đầu vào này trở thành các thành phẩm (hay sản phẩm) Sản phẩm đầu ra của chu trình chuyển đổi lại trở thành đầu vào của chu trình doanh thu, và như vậy trình tự diễn ra như một sự tuần hoàn liên lục giữa các chu trình Ta có thể hình dung được tất cả các điều đó thông qua mô hình minh họa sau: 2.3 Chu trình cung ứng và kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng 2.3.1 Khái niệm Chu trình cung ứng bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình cung ứng Đó là: - DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiêt
- Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu - Xác định nghĩa vụ thanh toán - DN thanh toán tiền Sau đây là mô hình minh họa cho chu trình cung ứng:
20
Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau: Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình cung ứng Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu cầu mua hàng" Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và
sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập ĐĐH mua gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận ĐĐH thì gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng Nhận hàng và nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định trong ĐĐH, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với ĐĐH để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào PNK và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như ĐĐH, PNK, và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp
21
Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập các thủ tục để chuyển cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thanh toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi để làm căn cứ nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp 2.3.2 Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng: Có chức năng thu mua hàng hóa, vật tư theo yêu cầu của sản xuất đúng số lượng và chủng loại hàng hóa; sau đó từ Hóa đơn và các chứng từ liên quan kế toán vật tư phản ảnh vào sổ sách và tài khoản liên quan - Hệ thống nhận hàng: Có chức năng xác nhận hàng hóa được mua về có đúng xuất xứ, mặt hàng, số lượng, chất
Trang 9lượng hay không; nhập hàng vào kho; theo dõi ở sổ kế toán - Hệ thống theo dõi thanh toán: Có chức năng ghi nhận việc mua hàng chịu, chưa thanh toán cho người bán, sau đó phản ánh vào tài khoản công nợ liên quan - Hệ thống chi tiền: Có chức năng lập Phiếu chi tiền, hay Ủy nhiệm chi yêu cầu ngân hàng thay mặt đơn vị chuyển trả số tiền cho NCC hàng; sau đó vào Sổ quỹ tiền mặt, hay Sổ ngân hàng Sau đây là lưu
đồ mô tả các hoạt động của tiến trình cơ bản và các tài liệu liên quan đến chu trình cung ứng:
22
2.3.3 Chức năng và mục tiêu của chu trình cung ứng 2.3.3.1 Chức năng của chu trình: Chu trình có các chức năng chính, đó là: - Mua hàng hóa hay các dịch vụ mua vào - Thanh toán tiền - Ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo 2.3.3.2 Mục tiêu của chu trình: Đối với chức năng mua hàng thì mục tiêu đặt ra là phải mua đúng, mua đủ và mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng: - Mua đúng tức là phải đảm bảo đúng hàng (về tên hàng, quy cách của hàng và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp và đúng giá (càng thấp càng tốt và cao nhất là một giá nào đó được xác định) - Mua đủ tức là đảm bảo đủ về số lượng theo phê duyệt, có thể hao hụt một phần nào đó cho phép - Mua kịp thời tức là kịp tiến độ vận hành sản xuất, khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng chỉ được phép trong một ngưỡng định trước
23
Đối với chức năng thanh toán tiền thì mục tiêu cũng tương tự như chức năng mua hàng ở trên là thanh toán đúng, thanh toán đủ và thanh toán kịp thời - Thanh toán đúng tức là đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số hàng đã mua (mà không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác) và đúng giá đã thỏa thuận - Thanh toán đủ là đủ khoản tiền như đã thỏa thuận mà DN đã chấp nhận thanh toán - Thanh toán kịp thời tức là kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp Đối với chức năng ghi chép nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo (các báo cáo liên quan nhập - xuất - tồn vật tư và các báo cáo liên quan công nợ thanh toán) thì mục tiêu đặt ra là công việc ghi chép và lập báo cáo này phải đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng, có thể: - Chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư vào bất cứ thời
kỳ nào và vào bất cứ thời điểm nào - Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả các nhà cung cấp, từng nhà cung cấp, cùng với việc theo dõi tuổi nợ, hạn tín dụng tối đa được hưởng, … 2.3.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng 2.3.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán - Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong DN khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu - Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của DN với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu ĐĐH được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên
24
- Báo cáo nhận hàng (Receiving report): Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa vật chất, nêu
rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các dữ kiện thích đáng khác Biên nhận hàng hóa và dịch
vụ trong tiến trình kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua hàng - Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập được làm căn cứ ghi tăng TK Hàng tồn kho Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng… - Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa
vụ thanh toán của người mua đối với người bán Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn - Chứng từ thanh toán (Voucher): Chứng từ này được dùng trong hệ thống "Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó - Chứng từ trả lại hàng mua (Debit memo): Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại - Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi Sau khi Chi phiếu được người có trách nhiệm ký thì nó là
Trang 10một tài sản Khi Chi phiếu được bên bán lĩnh tiền và xóa sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là Chi phiếu đã thanh toán 2.3.3.2 Hệ thống sổ kế toán Các tài khoản sử dụng trong chu trình cung ứng: - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu - TK 153 : Công cụ, dụng cụ - TK 331 : Phải trả người bán -
TK 111 : Tiền mặt
25
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Ghi chép kế toán bằng máy tính được tiến hành trong các tập tin và cơ
sở dữ liệu Trong hệ thống thông tin dữ liệu , thông thường sẽ có 2 loại tập tin: tập tin chính và tập tin nghiệp vụ.Tập tin nghiệp vụ sẽ phản ánh hoạt động xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian, thông thường là một ngày Tập tin nghiệp vụ được coi như Sổ nhật ký, ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh Tập tin chính là các tập tin lưu trữ các dữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, ít biến động, được duy trì và
sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian - Tập tin chính: + Tập tin nhà cung cấp: tập tin này lưu trữ những thông tin về từng nhà cung cấp, bao gồm các thuộc tính liên quan đến mỗi người bán, và mỗi người bán được theo dõi bằng một mã nhà cung cấp + Tập tin nguyên vật liệu: Bao gồm nhiều loại vật tư hàng hóa, và các thuộc tính của nó, mỗi hàng hóa cũng được theo dõi bằng một Mã vật tư Tập tin này bao gồm nhiều trường về mã, tên, thuộc tính, kho, số lượng, giá trị - Tập tin nghiệp vụ: tùy thuộc vào mức độ sử dụng máy tính trong mỗi doanh nghiệp, hệ thống xử lý có thể có nhiều hay ít tập tin nghiệp vụ Mỗi tập tin nghiệp vụ được dùng để nhập dữ liệu hàng ngày về những yếu tố liên quan đến chu trình cung ứng như tập tin mua hàng, tập tin thanh toán Các sổ kế toán được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152, 331,
111, 112 - Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112 - Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112 2.3.3.3 Hệ thống báo cáo
kế toán Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán
sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm Chẳng hạn:
26
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty - Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách - Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối
kỳ 2.3.4 Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng Tổ chức dữ liệu trong chu trình cung ứng (gồm các tập tin) Tên bảng Thuộc tính Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu, Ngày yêu cầu, Mã kho, Ngày giao hàng, Điều khoản thanh toán Hàng mua - Yêu cầu mua hàng (chi tiết mua hàng) Mã hàng, Số yêu cầu, Số lượng Hàng Mã hàng, Tên hàng, Đơn giá tồn, Số lượng tồn Nhà cung cấp Mã NCC, Tên, Địa chỉ, Số dư phải trả Đặt hàng mua Số ĐĐH, Ngày đặt hàng, Số yêu cầu, Tên người mua Hàng mua - đặt hàng mua (chi tiết hàng) Mã hàng, Số ĐĐH, Số lượng, Đơn giá Nhận hàng Số phiếu nhập, Ngày nhập, Địa điểm nhận, Số ĐĐH, Mã NCC Hàng mua - nhận hàng Mã hàng, Số phiếu nhập, Số lượng Hóa đơn Số Hóa đơn, Ngày Hóa đơn, Số ĐĐH, Mã NCC Hàng mua - hóa đơn Mã hàng, Số Hóa đơn, Số lượng, Đơn giá Thanh toán Số Voucher,
Số Hóa đơn, Mã NCC, Số tiền Tiền gửi ngân hàng Số Tài khoản ngân hàng, Mã Ngân hàng, Số tiền 27
Trong chu trình cung ứng, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là: Rủi ro Tình trạng 1 Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho 2 Đặt mua những mặt hàng không trong nhu cầu Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho 3 Không đặt hàng những mặt hàng cần mua Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị 4.Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và người bán để đạt mục đích cá nhân Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào 5 Tạo những hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý làm mất mát 6 Sai sót và gian lận trong việc kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho Khai khống hàng tồn kho 7
Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo đúng về nợ phải trả 8 Người bán tăng giá hàng Giá trị hàng mua tăng 9 Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng mà không được phát hiện 10 Lỗi của NCC trong việc tính toán tổng giá trị trên Hóa đơn Khoản