bai giang word 2007

Ví dụThẻ Home Nhóm định dạng Font Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân.... • Hiển thị các lề trang

1.Làm quen với giao diện word 2007

Ví dụ

Thẻ

Home Nhóm định

dạng Font

Các nút lệnh có liên quan

đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân được gom vào nhóm Font

2 Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh

• Giữ phím Alt trong 2 giây

• Nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào muốn mở

3 Đóng mở ghi tài liệu

• Tạo một tài liệu mới (Ctrl+N )

• Mở tài liệu có sẵn trên máy (Ctrl+O )

• Lưu tài liệu (Ctrl+S, Save As hoặc F12)

• Lưu File dưới dạng *.doc hoặc *.docx

4 Lưu văn bản tự động

Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu

•Ctr + lăn bánh xe chuột

•Góc Tay phải màn hình có biểu tượng thay đổi kích thước tài liệu

Ẩn hiện Thanh thước kẻ (Ruler)

Đổi đơn vị đo về Centimet : Mục Word

Option  Advanced  Chọn nhóm Display

 Centimeter

5 Định dạng văn bản 5.1 Định dạng trang

Vào Tab Page Layout  Margin

• Hiển thị các lề trang

Mục Word Option  Advanced  Chọn nhóm Show document content  Show text boundaries

• Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu

Page Layout  Page Setup, Orientation  Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang)

• Thay đổi cỡ giấy

Page Layout  Page Setup  Size chọn một trong các cỡ giấy có sẵn

10/19/21 11

Tạo Header và Footer

•Đầu trang (header) và chân trang (footer) là như nhau trên mọi trang của một văn bản.

•Vào Mục Insert chọn Header and Footer  chọn kiểu Header, Footer

Chèn số trang vào văn bản

Vào Mục Insert chọn Header and Footer  chọn Page Number

Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác

•Vào Mục Insert chọn Header and Footer  chọn Page Number Format Page Numbers Start at

chọn số trang bắt đầu cần đánh

•Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu

Thẻ Page Layout mở hộp thoại Page Setup

vào thẻ Layout , đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page

Định dạng chữ trong Word 2007

Chọn Tab Home  Nhóm Font

Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)

• Chọn Tab insert  nhóm Text  Drop Cap

Chèn biểu tượng và ký tự đặc biệt công thức toán

• Tại thẻ Insert, nhóm Symbols

• Symbol : biểu tượng ký tự đặc biệt

• Equation : chèn công thức toán

10/19/21 18

6 Tạo chỉ mục ký hiệu tự động - Bullet

Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets hoặc nút Numbering

10/19/21 19

Chia cột văn bản

Chọn khối văn bản cần chia cột

• Vào menu Page Layout  Nhóm Page

setup  Columns

10/19/21 20

Ngắt cột

Khi đang trình bày văn bản tại một cột, ta muốn ngắt cột tức thời chuyển sang trình bày tại cột tiếp theo làm như sau:

• Vào menu Page Layout  Nhóm Page setup  Breaks  Columns

để chèn

1 Tìm đến

thư mục

chứa ảnh

10/19/21 25

6 Hiệu chỉnh hình ảnh

• Nhấp đôi vào hình ảnh để xuất hiện ra Tab

Format để chỉnh sửa hình ảnh

10/19/21 26

`

• Kiểu hiển thị của hình

Văn bản bao quanh hình

Văn bản bó sát hình Hình ẩn sau văn bản Hình nằm dưới văn bản

Hình nằm trên văn bản

Giống Square

10/19/21 29

*Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật

• Chọn chữ nghệ thuật để xuất hiện Tab Format để hiệu chỉnh chữ nghệ thuật

10/19/21 30

9 Vẽ hình trong văn bản

• Vào Tab Insert  Inllustration  Shapes

• Nhấn giữ chuột trái và kéo rê hình vào khung soạn thảo

• Nháy chuột vào hình để xuất hiện tab

Format căn chỉnh

10/19/21 31

• Có thể hiệu chỉnh hình thông qua

hộp thoại Format Picture bằng cách Chuột phải | Format Autoshape

• Colors and Lines

• Size

• Layout

• Picture

• …

10/19/21 33

• Nhóm các hình vẽ

• Chọn những hình vẽ cần nhóm (Nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn)

• Chuột phải | Grouping | Group

• Để hủy bỏ chọn nhóm: Chuột phải | Grouping | Ungroup

10/19/21 35

a Tạo bảng

• Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng

• Vào Insert | Table  Insert Table

• Ngoài ra có thể tạo bảng bằng thanh công cụ

Nhập số cột Nhập số hàng Chọn độ rộng các cột

Độ rộng cột tự động

vừa khít nội dung

Độ rộng cột vừa với

trang giấy cũng như

vừa với nội dung

Chọn các bảng biểu

đã thiết kế sẵn Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới

10/19/21 36

b Chèn thêm cột, dòng

• Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn trong bảng

• Chuột phải chọn insert 

• Nhấp chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells

• Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows.

• Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn

 Thay đổi chiều cao hàng:

• Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.

Nhập công thức

10/19/21 45

a Tìm kiếm trong văn bản

• Chọn phạm vi văn bản cần tìm, nếu không chọn Word sẽ tìm trên toàn bộ văn bản.

• Vào Tab Home | Editing (Hoặc nhấn Ctrl + F),

Nếu tính năng autocorrect chưa có trên list, vào mục More Command

c Tính năng AutoCorrect

10/19/21 48

• Bổ sung thêm tính năng AutoCorrect

• Vào AutoCorrect Option

10/19/21 49

4 Bảo vệ tài liệu

• Vào Office button| Prepare | Encrypt

Document ,

Xác định số bản in

Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản

• Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 48/2008/NĐ-CP

• Nghị định 110/2004/NĐ-CP

• Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của chính phủ về

công tác văn thư

• Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

10/19/21 51

Khổ giấy trình bày văn bản

• Văn bản hành chính trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x

297 mm)

• Các giấy giới thiệu, biện nhận hồ sơ, phiếu gửi trình bày trên khổ A5 (148mm x210mm)

10/19/21 52

Định trang lề văn bản đối với khổ A4

Kỹ thuật trình bày văn bản

• Nội dung văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng

• Cỡ chữ 13,14

• Xuống dòng, chữ đầu tiên của dòng mới phải thụt vào từ 1cm đến 1,27 cm

• Khoảng cách giữa các đoạn của văn bản tối thiểu 6pt

• Khoảng cách giữa các dòng là từ 1 dòng đơn đến 1,5

dòng

10/19/21 54

10/19/21 56

* Thực hiện trộn thư

• Bước 1:

• Đặt con trỏ tại Main Document

• Vào menu Tool | Letters Mailing | Mail

Merge

• Chọn Letters

• Nhấn Next để sang bước 2

10/19/21 58

• Bước 3:

• Chọn Use an existing list

• Kích Browse rồi chọn tập tin Data Source

• Chọn các bản ghi cần trộn, kích OK

• Kích Next để chuyển sang bước 4.

10/19/21 60

• Bước 5:

• Kích vào nút ( ) hoặc ( ) để xem kết quả trộn.

• Kích Next để chuyển sang bước 6

• Chú ý: kích vào nút ( )

để bỏ qua bản ghi

Bước 2: Soạn thảo văn bản theo các Heading đã định dạng

• Với cácMục như Mở Đâu, Hay Chương I, II, III chọn định dang Heading 1

• Mục 1 định dạng heading 2

• Mục 1.1 định dạng là Heading 3

• Mục 1.1.1 định dang Heading 4

Tạo nhiều Header, Footer cho văn bản

•Các bước thực hiện:

•Chia văn bản ra thành các đoạn (section) khác nhau, mỗi

đoạn dự định làm Header riêng

•Soạn Header and Footer bình thường cho đoạn 1, lúc này các đoạn đều mang Header của đpạn 1

•Đặt con trỏ tại vị trí hai đoạn cần tách dời (đoạn 1 và đoạn 2) thực hiện lệnh Page layout  Break  Continuous Khối văn bản sau con trỏ được tách thành phần khác.

10/19/21 66

Tạo ra 2 Section khác nhau

• Chọn Header tại Section 2, chú ý điều khiển “Link to Previous” đang sáng nháy chuột để tắt nó đi, lúc này dòng chữ “Same as Previous” phía trên hộp soạn tiêu đề cũng biến mất

10/19/21 69

• Chọn lại header Section2 và soạn Header mới cho Section 2